辦公自動化專題講座

辦公自動化講座,費兆亮fzl03072010-12,什么是辦公自動化？,把計算機技術、通訊技術、信息技術和軟件科學等技術及現(xiàn)代辦公設備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，以提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境而構成的服務于某一目的的人機信息處理系統(tǒng)。,辦公自動化系統(tǒng)構成,收發(fā)文管理會議管理個人管理電子郵件檔案管理遠程辦公,學習目標,掌握常用辦公軟件的基本使用方法和辦公實用技巧WordExcelPowerPointPhotoshop了解使用計算機實現(xiàn)辦公過程的自動化。,講座安排,Word基本使用方法介紹；Word長文檔排版方式和辦公實用技巧；Excel基本使用方法介紹Excel辦公常用操作介紹；如何用PowerPoint制作內(nèi)容豐富的幻燈片Photoshop條件下簡單圖像處理,第一講Word2003概述,強大的文字錄入排版的功能；圖片圖行處理功能；強大的表格制作；,一、Word簡介1、Word2003的啟動與退出1.1Word2003的啟動通過“開始”菜單；利用桌面上的快捷圖標；直接利用已經(jīng)創(chuàng)建的文檔。1.2Word2003的退出(1)單擊Word2003窗口右上角的“關閉”(2)雙擊Word2003窗口標題欄上的控制菜單圖標(3)單擊“文件”“退出”命令(4)使用鍵盤組合鍵Alt+F4,2、Word窗口的基本結構,3、Word菜單欄提供的菜單命令有：文件執(zhí)行與文件有關的操作，包括文件的新建、打開、保存、打印等。編輯實現(xiàn)對已有文本的編輯、查找、替換和連接。視圖定義Word文檔的各種顯示方式。插入在Word文檔中插入各種類型的元素。格式對文本或其他文檔元素的編輯格式進行定義。工具提供制作文檔過程中的實用工具，如拼寫檢查、字數(shù)統(tǒng)計等。表格在文檔中引入表格，并對表格進行各種編輯。窗口可實現(xiàn)文檔的多窗口操作。幫助查閱有關Word的聯(lián)機幫助信息。,圖1Word2003的常用工具欄和格式工具欄,4、Word文檔顯示方式,閱讀版式,大綱視圖,Web版式,全屏顯示,縮略圖,文檔結構圖,頁面視圖,普通視圖,二、文檔的基本操作,創(chuàng)建文檔（新文檔窗）保存文檔（內(nèi)存外存）打開文檔（外存內(nèi)存）關閉文檔（結束文檔操作）多文檔之間的操作,菜單欄工具欄快捷鍵,1、創(chuàng)建新文檔,方法一：創(chuàng)建空白文檔(1)Word啟動創(chuàng)建：“文檔1.doc”。(2)使用快捷鍵來建立：Ctrl+N。(3)【文件】菜單中的【新建】：新建一個空白文檔。(4)使用右鍵菜單來建立：快捷菜單中【新建】【MicrosoftWord文檔】。方法二：利用模板和向?qū)?chuàng)建文檔文件新建本機模板,2、保存文檔打開文檔后，要保存已修改的文檔，可采用以下方法：(1)在“文件”菜單中打開【另存為】對話框，在“保存位置”中選擇要將文件保存的具體位置，在“文件名”中輸入要保存的文件名稱，單擊保存即可。(2)如果不更改文件原有保存位置和名稱，則可直接點擊“文件”菜單中【保存】命令或工具欄中【保存】圖標。ctrl+s,3、多文檔切換打開【文件】菜單，最下面列出了我們打開的所有文檔，其中標號1所對應的文件是當前編輯的文檔，單擊“文檔2.doc”，就切換到了“文檔2.doc”。當然也可以按下Alt+Tab鍵來切換。4、關閉文檔和退出Word當文檔編輯完畢，需要關閉文檔，以備下次再進行編輯或使用。關閉文檔的方法有：(1)退出Word。(2)關閉單個文檔。,首先是鍵入文字，進行編輯和錯誤修改；,其次是設置文本格式，進行字體、大小、下劃線、粗體、斜體的文本格式的設置；,然后是設計版面格式，如段落的縮進、分欄、插入圖片、美術字、加頁眉頁角、插入各種外部對象，用于美化版面。,三、Word文檔的創(chuàng)建步驟,選擇合適的輸入法,1、文字錄入,特殊符號和難檢字的輸入“插入”菜單中的“符號”命令，在彈出的“符號”對話框中選擇需要的字體及符號。使用軟鍵盤。,用鼠標右鍵單擊,“標點符號”軟鍵盤,2、文檔的編輯,選定文本（快捷鍵）詞的選擇：詞前雙擊連續(xù)文本：shift行的選?。壕淝皢螕舳蔚倪x取：雙擊鼠標矩形選取:alt全文選?。篶trl+a，文前三擊刪除文本：del、backspace復制、剪切和粘貼：ctrl+c,ctrl+x,ctrl+v查找替換編輯查找編輯替換撤銷恢復ctrl+z，ctrl+y,先選擇再編輯的方法。選擇文本可以用鼠標，也可以采用一些快捷鍵，大大提高效率。查找：從已有的文檔中查找指定的字符串；替換：新字符串替換文檔中已有的字符串；技巧：實現(xiàn)大量文本的快速輸入。,3、文本排版,字符格式；段落格式；項目符號和編號；邊框和底紋分欄,（1）使用“字體”命令設置字符格式（2）使用“格式”工具欄設置字符格式（3）使用“格式刷”按鈕復制字符格式,3.1設置字符格式,1、設置字符格式,字體、字號、字形、顏色、特殊效果、字符間距,2、高效修飾工具:,高級查找/替換命令,宋體三號字，楷體四號字，黑體16點字，隸書24點字,字符間距,字符縮放,添加邊框和底紋,字符修飾,3.2段落的格式,（1）對齊方式有五種：左對齊、兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。（2）段落的縮進：左縮進、右縮進、首行縮進（3）段落間距（4）自動套用格式,段的對齊方式設置段落縮進設置行間距和段落間距,使用“格式”/“首字下沉”菜單命令打開“首字下沉”對話框,使用“首字下沉”,3.3項目符號和編號,圖4-11設置項目符號和編號圖4-12添加項目編號效果圖,取消自動編號“工具”“自動更正選項”,3.4邊框和底紋,在Word2000中文版中，可以為選定的字符、段落設置邊框，美化文檔。設置邊框的方法是：1.先選定要添加邊框的文字或段落；2.單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；3.在“邊框”選項卡中，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等，應用范圍可以是“文字”或“段落”。,文字和段落邊框,頁面邊框,設置頁面邊框效果的方法是：1.單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；2.單擊“頁面邊框”選項卡，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等，要使用“藝術型”頁面邊框，可以單擊藝術型右邊的箭頭，從下拉列表中進行選擇后單擊“確定”按鈕，應用范圍是“整篇文檔”。,底紋,設定文字或段落底紋的方法是：單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；單擊“底紋”選項卡，分別設定填充底紋的顏色、式樣和設定應用范圍等。,設置欄數(shù)、欄寬、欄與欄的間距，以及是否在兩欄之間加線排版多種分欄形式共存,3.5分欄,圖4-13“分欄”對話框,分欄排版,缺省值：每隔0.5英寸就設置一個制表位。,自定義制表位：對齊方式終止位置前導字符,自定義方法：利用標尺設置格式菜單制表符命令,刪除自定義制表符：拖離標尺。,標尺,制表位類型切換按鈕,示例,3.6制表位,3.7樣式,1.內(nèi)部樣式及其類型Word預定義了幾十種樣式，這些成為內(nèi)部樣式。Word允許修改內(nèi)部樣式的定義，但不允許重命名或刪除內(nèi)部樣式。樣式分為兩種類型：(1)字符類型的樣式字符類型的樣式只針對字符設置格式，只控制所選字符的外觀，包括字符的字體、字形、大小和字符間距等方面。(2)段落類型的樣式段落類型的樣式是針對段落設置格式的。它控制插入點所在段落或選擇內(nèi)容涉及的段落的外觀，包括字符的字體、字形、大小等字符格式以及段落的間距、行間距、對齊方式、制表位、邊框等。,1、套用樣式：快速格式化文檔中的某個段落；(1)使用“格式”工具欄上的“樣式”列表框；(2)使用格式菜單中的樣式命令。,2、修改樣式：,3、創(chuàng)建新樣式(1)格式化文檔中的某個段落；(2)單擊該段落，使插入點落在該段落中的任一位置；(3)通過用“樣式和格式”命令創(chuàng)建新樣式：選擇【格式】【樣式和格式】，單擊【新樣式】，顯示如圖所示對話框。利用對話框?qū)π聵邮竭M行設置，包括屬性、格式等的設置。再輸入新創(chuàng)建的樣式名。,四、表格的使用,創(chuàng)建和繪制表格編輯表格格式化表格表格計算文字與表格的轉(zhuǎn)換,1、創(chuàng)建和繪制表格,單擊“表格”菜單中的“繪制表格”命令；表格插入“插入表格”對話框，分別輸入列數(shù)、行數(shù)，單擊“確定”按鈕即可；工具欄上插入表格工具按鈕；使用“表格和邊框”工具繪制表格,2、編輯表格,單元格的選定表行的選定表列的選定表中矩形塊的選定整表選定表格高度、寬度的調(diào)整用鼠標調(diào)整行高或列寬利用菜單“表格屬性”調(diào)整,合并、拆分單元格平均分布各行（各列）：表格自動調(diào)整行、列的插入：tab行、列的刪除,3、編輯表格,表格內(nèi)容的編輯單元格的對齊方式,4、格式化表格,表格自動套用格式“表格”菜單中的“表格自動套用格式”；使用“表格屬性”對話框?qū)Ρ砀襁M行邊框和底紋的設置,5、表格計算,一個表格是由若干行和若干列組成的一個矩形的單元格陣列。單元格是組成表格的基本單位。單元格地址是由行號和列標來標識的，列標在前，行號在后。列標用A、B、C、Z、AA、ABAZ、BA、BB、表示，最多達63列；行號用1、2、3表示，最多可達32767行，所以一張Word表格最多可有3276763個單元格。單元格區(qū)域的表示方法是用該區(qū)域左上角的單元格地址和右下角單元格地址中間加一個冒號“：”組成。例如A1:B6、B3:D8、C3:C7等。,5、表格計算公式計算,單擊要計算結果的單元格，如F2單元格，單擊“表格”菜單中的“公式”命令；在“公式”文本框中輸入計算公式“=SUM(LEFT)”或“=SUM(B2:E2)”。單擊“確定”按鈕，關閉“公式”對話框，即可計算出F2單元格的值。用同樣的方法可以計算出其余員工的總工資。,公式中可以使用函數(shù)，只要將需要的函數(shù)粘貼到公式中并填上相應的參數(shù)即可。Word2000的表格計算中常用的四個函數(shù)參數(shù)，分別是：ABOVE、LEFT、RIGHT和BELOW，用來指示運算的方向。ABOVE表示對當前單元格以上的數(shù)據(jù)進行計算；LEFT表示對當前單元格左邊的數(shù)據(jù)進行計算；RIGHT表示對當前單元格右邊的數(shù)據(jù)進行計算.BELOW表示對當前單元格下邊的數(shù)據(jù)進行計算。,6、文字與表格的轉(zhuǎn)換表格轉(zhuǎn)換成文字,表格轉(zhuǎn)換成文字的方法是：將光標定位在需要轉(zhuǎn)換為文本的表格中；單擊“表格”菜單下的“轉(zhuǎn)換”命令，在其級聯(lián)菜單中選擇“表格轉(zhuǎn)換成文字”命令；在對話框中選擇合適的文字分隔符，用來分隔單元格的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕即可。,7、文字與表格的轉(zhuǎn)換文字轉(zhuǎn)換為表格,文字轉(zhuǎn)換為表格的方法是：選定需要轉(zhuǎn)換成表格的文本；單擊“表格”菜單下的“轉(zhuǎn)換”命令，在其級聯(lián)菜單中選擇“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令；在對話框中，先在“文字分隔位置”單選框中選擇文本中使用的分隔符，對話框中就會自動出現(xiàn)合適的列數(shù)、行數(shù)；還可以調(diào)整列的寬度和使用“自動套用格式”。,五、在文檔中插入對象,Word最精彩之處就是能夠在文檔實現(xiàn)圖文混排。Word中使用的圖形有：剪輯庫中包含的圖片、Windows提供的大量圖形文件、通過“繪圖”工具欄繪制的自選圖形、“藝術字”、數(shù)學公式等。,圖片的插入,剪貼畫和文件中的圖片（繪圖工具欄）插入到文檔中的圖片對象有兩種存在形式：一種是嵌入式對象，一種是浮動式對象。Word2000默認的插入剪貼畫和圖片的形式是嵌入式。,兩種圖片的尺寸柄,對象的選定；對象的調(diào)整；對象的移動；（ctrl+方向鍵）對象的復制；（ctrl+拖拽）對象的刪除,對象的編輯,設置對象格式,選定對象后單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置對象格式”命令；或者在選定對象后，單擊“格式”菜單中的“對象”命令，均可以彈出“設置對象格式”對話框。在“設置對象格式”對話框中，因選定的對象不同，彈出的對話框名稱不同，其名稱就是針對所選對象的，可使用的選項卡也不同，最多有6個選項卡可供使用。,設置圖片的環(huán)繞方式,改變對象環(huán)繞方式的方法是：右鍵單擊要設置環(huán)繞方式的圖片，從彈出的快捷菜單中選擇“設置圖片格式”命令，打開“設置圖片格式”對話框，單擊“版式”標簽，在環(huán)繞方式中列出了多種環(huán)繞方式，選擇其中一種，單擊“確定”按鈕即可實現(xiàn)環(huán)繞。單擊“高級”按鈕，可以彈出“高級版式”對話框，可以設置更多的環(huán)繞方式。,文字對象和圖片對象的“層次關系”,“文字環(huán)繞”效果：四周型、緊密型、穿越型、無環(huán)繞、上下型,同層,下方,上方,剪貼畫庫外部圖形文件,繪制自選圖形,真實與虛擬,人類未來的進化趨向,防治對策,計算機道德論,制作藝術字,使用文本框制作特殊的標題樣式：文中標題、欄間標題、邊標題、局部豎排文本效果,文本框的使用,公式編輯器的使用,輸入數(shù)學公式的步驟如下：（1）在要輸入數(shù)學公式的位置，單擊鼠標插入點。（2）單擊“插入”|“對象”命令，打開“對象”對話（3）單擊“新建”選項卡，在“對象類型”框中選擇“Microsoft公式3.0”選項。（4）單擊“確定”，顯示“公式