現(xiàn)代企業(yè)電算化管理制度講義

為規(guī)范會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作行為，保證電算化系統(tǒng)的安全運(yùn)行和電算化會(huì)計(jì)檔案資料的安全完整，根據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范和財(cái)政部、國(guó)家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法，特制定會(huì)計(jì)電算化管理制度。一、電算化操作管理制度（一）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用管理1、電算維護(hù)人員按照會(huì)計(jì)核算軟件的要求，設(shè)置系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，做好會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行前的系統(tǒng)測(cè)試，并制定系統(tǒng)維護(hù)細(xì)則。2、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境及操作環(huán)境參數(shù)設(shè)定后，根據(jù)工作需要如需改動(dòng)，電算維護(hù)人員提出書面申請(qǐng)，經(jīng)中心分管主任批準(zhǔn)后，方可實(shí)施改動(dòng)，實(shí)施時(shí)不得單人操作。3、用于會(huì)計(jì)核算的計(jì)算機(jī)屬專機(jī)專用，非指定人員不得使用，不得將專機(jī)作其他用途。4、如因工作需要安裝工具軟件時(shí)，應(yīng)履行規(guī)定審批手續(xù)，經(jīng)中心主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由電算維護(hù)人員安裝。5、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件隨意增、刪、改數(shù)據(jù)。電算維護(hù)人員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)操作時(shí)，要履行必要的審批手續(xù)，同時(shí)作詳盡的記錄。電算維護(hù)人員不得對(duì)實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。6、電算維護(hù)人員要加強(qiáng)日常檢查監(jiān)督，定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查維護(hù)。如發(fā)現(xiàn)不規(guī)范操作要及時(shí)予以糾正，并制定出有效措施，以防止同類事故重復(fù)發(fā)生。（二）上機(jī)操作規(guī)程1、每臺(tái)計(jì)算機(jī)應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼及用戶密碼，用戶密碼三個(gè)月更換一次，并在電算維護(hù)人員處備案，電算維護(hù)人員不得將密碼外泄。2、中心主任負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件權(quán)限的分配；軟件操作人員必須以真實(shí)姓名登記，并嚴(yán)格按所分配權(quán)限進(jìn)行操作，任何人不得越權(quán)或以他人名字進(jìn)行操作。3、軟件操作人員要對(duì)所分配權(quán)限設(shè)置操作密碼，以妥當(dāng)方式保存，注意嚴(yán)格保密。4、操作過程中如發(fā)生故障，應(yīng)先退出系統(tǒng)并重啟計(jì)算機(jī)，故障未能排除再通知電算維護(hù)人員進(jìn)行處理，電算維護(hù)人員不處理的，由第一發(fā)現(xiàn)人登記維護(hù)服務(wù)登記簿，向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告再作進(jìn)一步處理。5、操作人員離機(jī)時(shí)，應(yīng)按程序要求安全退出會(huì)計(jì)軟件，以防他人越權(quán)操作。6、操作人員必須嚴(yán)格按規(guī)定步驟開、關(guān)計(jì)算機(jī)和進(jìn)、出軟件系統(tǒng)。（三）會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序管理1、要嚴(yán)格按照行政單位會(huì)計(jì)制度和事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度的要求進(jìn)行賬務(wù)處理。2、憑證錄入。憑證應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)生成連續(xù)號(hào)，不允許重號(hào)、斷號(hào)。審核會(huì)計(jì)嚴(yán)格按會(huì)計(jì)制度等有關(guān)規(guī)定對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，對(duì)審查合格的非經(jīng)國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)結(jié)算的單據(jù)由審核會(huì)計(jì)直接錄入報(bào)賬單，交資金會(huì)計(jì)開具支票，而還款、直接支付及經(jīng)國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)結(jié)算的單據(jù)則由分管會(huì)計(jì)按規(guī)定編制憑證。具體要求如下： 原始憑證必須合法、合規(guī)，并按規(guī)定審批權(quán)限嚴(yán)格審核、簽字，方可錄入。 摘要內(nèi)容要求完整、簡(jiǎn)明扼要、表述準(zhǔn)確。可根據(jù)需要建立自動(dòng)分錄庫(kù)。 科目使用準(zhǔn)確（有明細(xì)科目的要求使用末級(jí)科目）。 借貸金額一致，且與原始憑證金額相符。 打印記賬憑證，粘貼在原始憑證前。 各分管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)年終結(jié)轉(zhuǎn)的操作。3、憑證的復(fù)核。復(fù)核會(huì)計(jì)對(duì)已編制的憑證進(jìn)行復(fù)核，具體如下： 復(fù)核會(huì)計(jì)審核原始憑證，復(fù)核記賬憑證，進(jìn)行電腦操作并簽章確認(rèn)。 一張憑證的制單人和復(fù)核人不得同為一人。 對(duì)有錯(cuò)誤的記賬憑證，分幾種情況進(jìn)行處理： 在復(fù)核前發(fā)現(xiàn)的交分管會(huì)計(jì)更正； 在復(fù)核后、記賬前發(fā)現(xiàn)的由復(fù)核會(huì)計(jì)取消簽章確認(rèn)交分管會(huì)計(jì)更正； 在記賬后發(fā)現(xiàn)的，要求分管會(huì)計(jì)用紅字沖正法進(jìn)行更正。4、記賬、結(jié)賬。分管會(huì)計(jì)對(duì)復(fù)核無(wú)誤的憑證進(jìn)行記賬，每月對(duì)已經(jīng)完結(jié)的賬務(wù)進(jìn)行結(jié)賬。5、編制會(huì)計(jì)報(bào)表。按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度和相關(guān)要求，根據(jù)管理需要，在系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)定會(huì)計(jì)報(bào)表的種類、格式和編制公式。按規(guī)定打印、裝訂月度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。裝訂時(shí)要求封面、封底齊全，報(bào)表須經(jīng)結(jié)算中心蓋章、核算單位公章及負(fù)責(zé)人簽章后方為有效報(bào)表。6、年末，打印輸出總賬、明細(xì)賬，分別裝訂成冊(cè)。按會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化的要求，封面、扉頁(yè)、封底規(guī)范，填寫、簽章齊全。二、電算化系統(tǒng)維護(hù)管理制度（一）硬件維護(hù)管理1、會(huì)計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)配備不間斷電源。工作場(chǎng)地配備必要的火警設(shè)施、消防器材，嚴(yán)禁煙火。2、用于會(huì)計(jì)電算化的計(jì)算機(jī)實(shí)行專機(jī)專用。禁止無(wú)關(guān)人員使用；禁止用于本職崗位無(wú)關(guān)的其它用途。3、操作人員應(yīng)每天保持機(jī)器及環(huán)境的清潔整齊，不得擅自裝拆計(jì)算機(jī)及打印設(shè)備。電算維護(hù)人員每周全面檢查一次硬件系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。4、硬件需請(qǐng)外單位人員進(jìn)行維護(hù)的，應(yīng)在維護(hù)服務(wù)登記簿中記錄，送分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知外單位維護(hù)人員到當(dāng)場(chǎng)維護(hù)。如需帶出辦公室維修的由電算維護(hù)人員開具放行條，并跟蹤維修單位及時(shí)送回。必要時(shí)應(yīng)與維修單位簽訂保密協(xié)定。5、每月對(duì)計(jì)算機(jī)場(chǎng)地的安全進(jìn)行檢查，包括：電源、消防、報(bào)警、防鼠、防電磁波、防雷擊、防靜電等設(shè)備和措施，及時(shí)消除隱患。（二）軟件維護(hù)管理1、任何人員不得擅自對(duì)系統(tǒng)文件進(jìn)行刪除或修改，會(huì)計(jì)軟件操作人員不得對(duì)系統(tǒng)文件進(jìn)行任何內(nèi)容的操作。2、電算維護(hù)人員定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行全面維護(hù)。3、建立故障報(bào)告制度。系統(tǒng)運(yùn)行或軟件操作中發(fā)生故障，如屬簡(jiǎn)單故障，由電算維護(hù)人員現(xiàn)場(chǎng)解決；對(duì)于本中心無(wú)法排除的故障，由第一發(fā)現(xiàn)者登記維護(hù)服務(wù)登記簿，經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交電算維護(hù)人員及時(shí)聯(lián)系相關(guān)軟件管理公司派員解決，解決后記錄原由。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)管理1、對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)實(shí)行雙備份。備份分為日備份及隔日備份，由軟件自動(dòng)生成備份文件，每月第一個(gè)工作日由電算維護(hù)人員將最新備份文件復(fù)制至服務(wù)器外的硬盤，并刻錄成光盤保存，雙備份應(yīng)異地存放。2、備份光盤屬檔案資料，貼上標(biāo)簽，注明時(shí)間。3、加強(qiáng)防治計(jì)算機(jī)病毒。在服務(wù)器及終端機(jī)上安裝防治病毒軟件，實(shí)施每日定時(shí)查殺病毒，操作人員不得停止防病毒軟件的升級(jí)及查殺病毒程序。由外單位帶來的軟盤或光盤需查（殺）病毒后方能使用，如發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)與電算維護(hù)人員聯(lián)系。三、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度（一）電算化會(huì)計(jì)檔案的管理要求電算化會(huì)計(jì)檔案范圍：每月會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份盤，打印的書面會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表。電算化會(huì)計(jì)檔案中以光盤介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，其保管期限與會(huì)計(jì)檔案管理辦法中規(guī)定的書面資料一致。光盤介質(zhì)應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，雙份歸檔，分存不同地點(diǎn)。（二）歸檔程序1、會(huì)計(jì)資料的歸檔程序 憑證。復(fù)核后的記賬憑證與原始憑證同存，月末按規(guī)定裝訂成冊(cè)，每月第一冊(cè)的首頁(yè)為憑證匯總表，封面、封底及簽章齊全，年度終了辦理歸檔手續(xù)。 銀行日記賬。年末分核算單位打印裝訂成冊(cè)，辦理歸檔手續(xù)。 資金日?qǐng)?bào)表。每日打印，年終按日期順序裝訂成冊(cè)，辦理歸檔手續(xù)。 支票使用情況表。年末打印裝訂成冊(cè)，辦理歸檔手續(xù)。 總賬。年末打印按科目順序裝訂成冊(cè)，辦理歸檔手續(xù)。 明細(xì)賬。年末打印，分類裝訂成冊(cè)，辦理歸檔手續(xù)。 會(huì)計(jì)報(bào)表。年末按核算單位將月報(bào)表裝訂成冊(cè)，辦理歸檔手續(xù)。 賬簿、憑證、報(bào)表的裝訂、簽章、封存面、賬簿啟用表等嚴(yán)格按會(huì)計(jì)