MBA 會(huì)議管理 55頁(yè)doc

1 目 錄 引 言 . 3 第 1 章 有效利用會(huì)議 . 3 需要開(kāi)會(huì)嗎？ . 3 確會(huì)議的目的 . 5 正式會(huì)議 . 6 式會(huì)議 . 8 新中的交流方式 . 10 議類(lèi)型 . 11 要離題 . 12 第 2 章 準(zhǔn)備會(huì)議 . 14 請(qǐng)與會(huì)者 . 14 備議程 . 16 定地點(diǎn) . 18 排座位 . 22 備會(huì)議用品 . 25 第 3 章 出席會(huì)議 . 27 極參與 . 27 表與講話(huà) . 28 聽(tīng)發(fā)言 . 30 理問(wèn)題 . 32 備忘錄 . 33 評(píng)估與會(huì)技巧 . 35 第 4 章 主持會(huì)議 . 36 解職責(zé) . 36 究出席者 . 38 握會(huì)議節(jié)奏 . 39 制會(huì)議 . 41 持秩序 . 44 束會(huì)議 . 47 2 用正規(guī)程序 . 49 決正式會(huì)議上的問(wèn)題 . 52 主持能力自測(cè) . 54 3 會(huì)議管理 若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面。會(huì)議管理不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。生動(dòng)有力的提示幫助你處 理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。 蒂姆欣德?tīng)枺?倫敦商業(yè)語(yǔ)言咨詢(xún)機(jī)構(gòu)“ 的創(chuàng)建人。作為編輯顧問(wèn)和作者，他完成了許多著作，其中包括袖珍經(jīng)理手冊(cè)、袖珍 袖珍金融手冊(cè)、 1979 年以來(lái)一直是經(jīng)濟(jì)學(xué)家雜志的撰稿人， 1994任歐洲商務(wù)雜志的編輯。 引 言 會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，會(huì)議管理會(huì)幫助你 不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席 提高這些會(huì)議的效果和效率。不論是正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書(shū)將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見(jiàn)于全書(shū)的 101 個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。自我評(píng)估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評(píng)估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應(yīng)用本書(shū)所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。 第 1 章 有效利用會(huì)議 開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢(qián)，因此只有在必要時(shí)才召開(kāi)會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富有建設(shè)性。 需要開(kāi)會(huì)嗎？ 大 多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力。可是究竟有多少會(huì)議能真正解決問(wèn)題？如果你考慮過(guò)會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。 義會(huì)議 商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問(wèn)題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊 4 里偶然相遇，也可以說(shuō)是一個(gè)會(huì)議。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。這些會(huì)議可以是與高級(jí)經(jīng)理、同事或客戶(hù)一對(duì)一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。 慮成本 成功的會(huì) 議通過(guò)將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢(qián)。然而，有許多會(huì)議沒(méi)有必要召開(kāi)，例如小組會(huì)議。開(kāi)始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來(lái)成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來(lái)休息一下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間 從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些 成本。 成本加起來(lái) 要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開(kāi)支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需計(jì)算召開(kāi)會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢(qián)？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。 在舉行會(huì)議 一個(gè)部門(mén)的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開(kāi)會(huì)，以解決一個(gè)問(wèn)題。他們的年薪合計(jì) 180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì) 100000 英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是 178 英鎊。 銷(xiāo)售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息 銷(xiāo)售代表提出報(bào)告 董事總經(jīng)理主持會(huì)議 銷(xiāo)售總監(jiān)向銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)提出問(wèn)題 秘書(shū)作記錄 5 確會(huì)議的目的 可以為許多不同的原因召開(kāi)會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使會(huì)議取得成功。 小提示 1： 從一開(kāi)始就要明確會(huì)議目的 小提示 2： 如果不開(kāi)會(huì)也能解決問(wèn)題，就取消會(huì)議。 慮目的 大多數(shù)會(huì)議的目的屬于下列幾種之一。要預(yù)先決定所要召開(kāi)會(huì)議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會(huì)者明 了。 透露住處信息或提供意見(jiàn)； 發(fā)布指示； 提出申訴和仲裁； 做出決定或貫徹決定 激發(fā)創(chuàng)意； 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定； 慮細(xì)節(jié) 如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開(kāi)始考慮其他細(xì)節(jié)。想一下這個(gè)會(huì)議要開(kāi)多長(zhǎng)，哪幾個(gè)問(wèn)題需要講座以及必須分配給每個(gè)問(wèn)題的時(shí)間是多少。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)?、有必要?quán)威性的與會(huì)者能夠出席。如果他們不能來(lái)，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一 個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi)時(shí)間。 我提問(wèn) Q 每個(gè)人都明確開(kāi)會(huì)的目的嗎？ Q 是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？ Q 是否有比開(kāi)會(huì)更好的方法不提出問(wèn)題？ Q 是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見(jiàn)？ Q 使用各種視覺(jué)輔助手段是否有利于會(huì)議？ 6 估個(gè)人的目的 無(wú)論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開(kāi)始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。另一個(gè)需要考慮的問(wèn)題是你能否減少花費(fèi)在 會(huì)議上的時(shí)間。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。 密事宜 如果會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開(kāi)始階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響與會(huì)者的態(tài)度。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁?huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。 小提示 3： 仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。 調(diào)目標(biāo) 如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì) 議期間都能牢記不忘。提醒與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且 如果他們偏離這點(diǎn) 提醒他們注意分配給每個(gè)問(wèn)題的討論時(shí)間。如果你僅是會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備。 小提示 4： 考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒(méi)有如期舉行，會(huì)有什么后果。 的重要途徑 目的未明確，你就無(wú)法確定需要舉行哪種會(huì)議。首先確定會(huì)議的目的及需花時(shí)間，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。 確定會(huì)議目的 決定會(huì)議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席 正式會(huì)議 非正會(huì)議可以有多種不同的形式，并且 可以采取討論會(huì)的形式。非正式會(huì)會(huì)議無(wú)論是偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來(lái)的，都提供了一些機(jī)會(huì)來(lái)簡(jiǎn)單地解決問(wèn)題。 小提示 5： 記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。 7 小提示 6： 要遠(yuǎn)離你的辦公室召開(kāi)會(huì)議，這樣你就可以輕易地離開(kāi)會(huì)議。 置環(huán)境 盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會(huì)者感覺(jué)不 服，或者要他們?cè)陂_(kāi)放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。 決問(wèn)題 利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如 與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問(wèn)題。 時(shí)會(huì)議 只有簡(jiǎn)短的通知并且是順便或立即召集的會(huì)議，稱(chēng)為“臨時(shí)會(huì)議”。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于坦誠(chéng)地討論問(wèn)題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問(wèn)題時(shí)具有最佳效果。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議發(fā)布緊急通告。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語(yǔ)言風(fēng)格和輕松的身體語(yǔ)言為特征。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中理解其他人的反應(yīng)。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。 型非正式會(huì)議 策劃小型非正式會(huì)議是為了通過(guò)討論不解決問(wèn)題，提供反饋，因此與臨時(shí)會(huì)議不同，它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目的和時(shí)間限制。恰當(dāng)?shù)乜刂茣?huì)議，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會(huì)者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的討論。通過(guò)保持目光接觸這種身體語(yǔ)言中具有表達(dá)性的方式，來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者。 論爭(zhēng)議 如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來(lái)幫助你保持對(duì)會(huì)議的控制。 流思想 小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。如果你 正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議， 8 安排專(zhuān)人記下與會(huì)者提出的想法，這種書(shū)面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。 腦風(fēng)暴會(huì)議 利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來(lái)產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問(wèn)題。為了得到最好的效果，事先說(shuō)明會(huì)議的目的和時(shí)間限制，以便與會(huì)者能有所準(zhǔn)備。由一小群各具特長(zhǎng)的人參與的頭腦風(fēng)暴會(huì)議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。會(huì)議期間避免評(píng)論或批評(píng)任何想法，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再判斷這些想法的可行性。 式會(huì)議 不同類(lèi)型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)則。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依 法召開(kāi)；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問(wèn)題而召開(kāi)。 小提示 7： 讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。 式會(huì)議 會(huì)議類(lèi)型 特點(diǎn) 會(huì)議類(lèi)型 特點(diǎn) 董事會(huì)會(huì)議由公司的董事們參加 董事會(huì)通常由董事組成。有些國(guó)家的法律規(guī)定董事會(huì)必須共同行使權(quán)力。 董事會(huì)通常定期召開(kāi)會(huì)議，也許一個(gè)月一次，來(lái)討論公司事務(wù)。會(huì)議通常在董事會(huì)的會(huì)議室舉行 這是一個(gè)設(shè)有一張大桌子的正式場(chǎng)合。 董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來(lái)的 大會(huì) 在大會(huì)上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。有些大會(huì)對(duì) 公眾開(kāi)放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。 這類(lèi)會(huì)議適用于大量人員在短時(shí)期內(nèi)交流信息 雖然有時(shí)發(fā)言人會(huì)留有“回答提問(wèn)”這一段時(shí)間，借鑒于大會(huì)的規(guī)模，計(jì)論和聽(tīng)眾參與是很有限的。 常務(wù)委員會(huì)會(huì)議 常務(wù)委員會(huì)是公司董事會(huì)下屬的一個(gè)小組，它可能是對(duì)經(jīng)常性的事情負(fù)責(zé)，如一位總經(jīng)理的薪金和業(yè)常務(wù)委員會(huì)定期召開(kāi)會(huì)議來(lái)履行授權(quán)給它的任務(wù)。 公司董事會(huì)可以授權(quán)常務(wù)委員會(huì)代為采取行動(dòng)。 常務(wù)委員會(huì)要先向公外部會(huì)議 一個(gè)外部會(huì)議包括某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另 一群人，例如來(lái)訪的行業(yè)工會(huì)談判代表。 在外部會(huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問(wèn)題。與會(huì)者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會(huì)上 9 績(jī)的年度評(píng)審。 司董事會(huì)報(bào)告，然后采取必要的行動(dòng)。 披露。 外部會(huì)議可以在中立地點(diǎn)進(jìn)行。 專(zhuān)門(mén)委員會(huì)會(huì)議 公司董事會(huì)可以建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)委員會(huì)，研究一個(gè)需要特別注意的問(wèn)題。與整個(gè)董事會(huì)相比，這個(gè)小組會(huì)更加頻繁地召開(kāi)會(huì)議。 必要時(shí)，專(zhuān)門(mén)委員會(huì)可以開(kāi)會(huì)討論專(zhuān)業(yè)性特別強(qiáng)的特殊問(wèn)題，或詳細(xì)分析復(fù)雜問(wèn)題。 許多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)難以在一個(gè)月內(nèi)召開(kāi)一次以上的會(huì)議，而專(zhuān)門(mén)委員會(huì)可以定期召開(kāi)會(huì)議，而且只涉及必要的人員。 年會(huì)（ 年會(huì)一年一次，常常是規(guī)定的，召集公司董事與股東討論過(guò)去一年的事務(wù)和未來(lái)的計(jì)劃。 年會(huì)允許股東向公司董事提問(wèn)，并要求他們京公司的業(yè)績(jī)做出解釋。 董事們利用這個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計(jì)師，并討論未來(lái)的計(jì)劃和策略。 公眾會(huì)議 公眾會(huì)議對(duì)任何人都開(kāi)放。這種討論的形式可被地方政府或私人活動(dòng)小組所采用，用來(lái)與公眾討論各類(lèi)事項(xiàng)，或?yàn)楣舅捎?，以討論未?lái)的發(fā)展。 所有的成員被邀請(qǐng)出席公眾會(huì)議。通常事先在當(dāng)?shù)厣缃恢行摹⒐矆D書(shū)館及地方報(bào)紙或雜志上通告。 公眾會(huì)議的議程通常只有一項(xiàng)供討論的主要議題。 臨 時(shí) 股 東 大 會(huì)（ 果為了立該采取行動(dòng)而需獲得股東的批準(zhǔn)，則可召開(kāi)臨時(shí)股東大會(huì)。臨時(shí)股東大會(huì)可以在兩次年會(huì)之間的任何時(shí)候召開(kāi)。 應(yīng)提前一些時(shí)間向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大會(huì)的通知，提前多少時(shí)間則隨國(guó)家而異。 臨時(shí)股東大會(huì)的操作規(guī)則通常與年會(huì)一樣。 守規(guī)則 管理正式會(huì)議的規(guī)則可能是復(fù)雜的，并且隨國(guó)家和組織的不同而異。規(guī)則能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循的一些規(guī)則。 小提示 8： 注意正式會(huì)議中的一切法律要求。 10 新中 的交流方式 計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱(chēng)為信息技術(shù)，或 快速發(fā)展，使面對(duì)面的會(huì)議數(shù)量大大減少。你可利用這些高科技工具減少出席會(huì)議的時(shí)間。 小提示 9： 在會(huì)議前，打電話(huà)給與會(huì)者，讓他集中到議題上來(lái)。 小提示 10： 對(duì)信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。 擬通訊 數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要性。電話(huà)會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線(xiàn)會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對(duì)面的會(huì)議。在召集各地人員開(kāi)會(huì)之前，考慮以上這些選擇。 頻會(huì)議 現(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻 會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶(hù)友好程度正在提高的開(kāi)會(huì)方法。假如你那里已具備這種技術(shù)，你可以利用這類(lèi)會(huì)議，像電話(huà)會(huì)議，聯(lián)絡(luò)在世界各地的人。視頻會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語(yǔ)言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。 小提示 11： 組織和舉行電話(huà)會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。 出席視頻會(huì)議 將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來(lái)，為你所用。例如，讓無(wú)法來(lái)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的代表通過(guò)視頻設(shè)備來(lái)出席會(huì)議。 小提示 12： 通過(guò)設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來(lái)優(yōu)化在線(xiàn)會(huì)議。 小提示 13： 當(dāng)你在電話(huà)會(huì)議中發(fā)表講話(huà)時(shí)，不斷重復(fù)你的姓名。 化差異 跨文化 商務(wù)交流中的常見(jiàn)障礙包括語(yǔ)言的不同、時(shí)區(qū)差異和國(guó)與國(guó)之間旅行時(shí)間的不同，以及文化期望的不同。然而信息技術(shù)正使得這些困難減小：電子郵件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無(wú)關(guān)。英語(yǔ)的廣泛使用，會(huì)在正式交往中妨礙其母語(yǔ)不是英語(yǔ)的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問(wèn)題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對(duì)簡(jiǎn)短并且是非正式的，較少 11 需要熟練的語(yǔ)言運(yùn)用。 子郵件 電子郵件（ 可使你以很快的速度與頻率通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)送和接收書(shū)面信息。這相當(dāng)于另一種形式的會(huì)議延續(xù)幾天甚至幾星期，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)“虛擬的”會(huì)議地點(diǎn)評(píng) 論當(dāng)前的議題和問(wèn)題，或者討論一些事情。在組織之內(nèi) ,電子郵件能使來(lái)自不同部門(mén)和不同地點(diǎn)的大量雇員代表參加討論，而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi)。然而非必要的信息會(huì)快速地積累。盡量保持全部信息簡(jiǎn)短扼要 _這將有助于限制 “ 會(huì)議的議程。 有效的聯(lián)系 視頻會(huì)議讓你們充分交流，即使在你們不能見(jiàn)面時(shí)。首先準(zhǔn)備好設(shè)備，包括書(shū)面材料和整套身體語(yǔ)言。 議類(lèi)型 有多種類(lèi)型的會(huì)議 一種類(lèi)型適合于一種特定的目的，因此在你開(kāi)始安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類(lèi)型的會(huì)議最能達(dá)到你和目的。 小提示 14： 仔細(xì) 地思考你需要舉行的會(huì)議的類(lèi)型。 小提示 15： 使會(huì)議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。 考慮的因素 一旦你已經(jīng)決定召開(kāi)一次會(huì)議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會(huì)議的緊迫性，即是否必須立即召開(kāi)？誰(shuí)參加？你想從會(huì)議中得到什么？牢記這些問(wèn)題和你的主要目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議類(lèi)型。例如一對(duì)一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會(huì)議對(duì)于交流想法是非常有益的。 定會(huì)議規(guī)模 會(huì)議的目的會(huì)影響其理想的規(guī)模。大會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大群人可提出各種意見(jiàn)，但是這些成員可能會(huì)分 成派系；小群人一起行動(dòng)可能會(huì)更有效，但是思路比較狹窄。通常的會(huì)議有六至九人參加。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。這 12 樣規(guī)模的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的意見(jiàn)能引起他與會(huì)者的注意。 小提示 16： 在一個(gè)顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時(shí)間。 議目的和類(lèi)型相符合 目的 需要考慮的事項(xiàng) 會(huì)議類(lèi)型 處理信息 例如聽(tīng)取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化 最多涉及三個(gè)人 非正式的 小及四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì) 正式的 要求反饋度討論 非正式或正式的 讓公司董事了解最新形勢(shì) 正式的 涉及股東 年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì) 要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。 公開(kāi)的 涉及提供信息的發(fā)言人 新聞發(fā)布會(huì) 解決問(wèn)題 例如應(yīng)付不滿(mǎn)。 僅涉及一人 一對(duì)一 需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入 專(zhuān)門(mén)委員會(huì) 涉及緊急問(wèn)題 臨時(shí)的 做出決定 例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng) 需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問(wèn)題 監(jiān)時(shí)的 涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題 正式的 要求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán) 董事會(huì) 要求公司的股東們授權(quán) 年會(huì)或臨時(shí)股大會(huì) 激發(fā)創(chuàng)意 例如形成創(chuàng)造性的解決方法 需要討論創(chuàng)新的想法 非正式的 需要迅速地產(chǎn)生全新思想 頭腦風(fēng)暴 需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備 正式的 要離題 會(huì)議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會(huì)者可能帶有相互沖突的目的，會(huì)議可能迷失了方向，或者議題太多，時(shí)間不夠。事先商定會(huì)議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。 小提示 17： 傳閱議程及所有的相關(guān)材料。 13 小提示 18： 會(huì)前爭(zhēng)取來(lái)自可能的同盟者的支持。 考在前 會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)計(jì)劃是非常重要的，這樣可以保證會(huì)議順利進(jìn)行。首先，傳閱一份清晰的議程。 確保會(huì)議有充足的時(shí)間，避免匆匆掠過(guò)議程上的主要項(xiàng)目而結(jié)束會(huì)議。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。找出那些與你有同樣觀點(diǎn)的人，并鼓勵(lì)他們支持你的論點(diǎn)。 免陷阱 通過(guò)良好的準(zhǔn)備和全體與會(huì)者的參與，會(huì)議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。必須確保： 研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料； 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議； 嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會(huì)議； 如果主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和回答； 保證與會(huì)者充分了解已經(jīng)做出的決定。 當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（通常標(biāo)以 ” 其他事宜 ” ）開(kāi)始進(jìn)行時(shí)，與會(huì) 者可能會(huì)在底下相互交談，提出一些小問(wèn)題。如果你主持會(huì)議，讓每個(gè)人有秩序地獲得發(fā)言機(jī)會(huì)。 小提示 19： 確保在會(huì)議之前就會(huì)議目的取得一致。 小提示 20： 當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提醒他們。 行會(huì)議 積極的行為 消極的行為 會(huì)議開(kāi)始 一次討論議程上的問(wèn)題 獲得關(guān)于每個(gè)問(wèn)題的意見(jiàn) 果斷而積極地開(kāi)始 與會(huì)者遲到 把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會(huì)者有效地提出建議 與會(huì)者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 14 第 2 章 準(zhǔn)備會(huì)議 花費(fèi)在準(zhǔn)備會(huì)議上的時(shí)間很少會(huì)浪費(fèi)。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。 請(qǐng)與 會(huì)者 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議可以決定會(huì)議是否能達(dá)到目的。每一個(gè)被邀請(qǐng)者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯蕴厥獾囊庖?jiàn)，否則會(huì)議就不能充分利用與會(huì)者們的時(shí)間。 小提示 21： 考慮與會(huì)者在一個(gè)小組環(huán)境中如何工作。 小提示 22： 排定會(huì)議時(shí)間表之前要考慮旅行時(shí)間。 15 擇出席者 當(dāng)你考慮邀請(qǐng)誰(shuí)時(shí)，可能某些人是當(dāng)然的出席對(duì)象。例如，如果討論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。另一些人可以提供專(zhuān)門(mén)的技巧或建議。邀請(qǐng)那些有良好溝通技巧的人參加會(huì)議。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。，并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。若某些與 會(huì)者只需參加會(huì)議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，這樣可以節(jié)約這些與會(huì)者的時(shí)間，并使會(huì)議易于控制。 估貢獻(xiàn) 當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每個(gè)人可能做出的貢獻(xiàn)： 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷(xiāo)售經(jīng)理報(bào)告客戶(hù)的反應(yīng)。 他們能否提供特殊的意見(jiàn)或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。 他們的專(zhuān)業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭(zhēng)議的律師。 他們能否實(shí)施已獲得同意的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的一位財(cái)務(wù)主管。 慮參與者 提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門(mén)成員，例如生產(chǎn)或銷(xiāo)售 部門(mén)成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門(mén)的進(jìn)展情況。 提供意見(jiàn)：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見(jiàn)。 提供特殊的專(zhuān)長(zhǎng)：具有特殊技能的專(zhuān)家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。 授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)。 小提示 24： 議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名 知與會(huì)者 組織會(huì)議最困難的部分之一是確定一個(gè)時(shí)間，以適合你的全體與會(huì)者。有時(shí)，確定會(huì)議時(shí)間的最簡(jiǎn) 單的方法是。把會(huì)議安排在由同一批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，否則電子郵件或電話(huà)要來(lái)來(lái)往往直到至確定會(huì)議日期。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會(huì)議，在重新安排會(huì)議時(shí)間之前，考慮下下如果沒(méi)有他參加，會(huì)議是否仍可舉行。通常需要就會(huì)議的時(shí)間 16 和地點(diǎn)作書(shū)面的確認(rèn)。 要點(diǎn) 必須明確通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議的目的。 與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議做出哪些貢獻(xiàn)。 會(huì)前向全體與會(huì)者提供書(shū)面的背景材料。 會(huì)議場(chǎng)所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場(chǎng)大小適宜。 備議程 使與會(huì)者明確會(huì)議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的 議程。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開(kāi)會(huì)，例如緊接在午餐之后。 排議程 會(huì)議議程是需要提出度討論的問(wèn)題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定細(xì)致程度。你會(huì)發(fā)現(xiàn)與其他會(huì)者商計(jì)是有用的。若有許多的問(wèn)題要討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證你不會(huì)超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。在會(huì)前多久開(kāi)始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時(shí)間。 小提示 26： 保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。 寫(xiě)議程 在為類(lèi)似會(huì)議 編寫(xiě)議程時(shí)，可把這份簡(jiǎn)單的議程作為模板。給每一項(xiàng)標(biāo)出號(hào)碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開(kāi)始時(shí)間，以有利于那些不需參加整個(gè)會(huì)議的與會(huì)者。 小提示 27： 議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。 例如：委員會(huì)會(huì)議議程 7 月 6 日上午 11 點(diǎn) 格林 德雷 飯店 （議程開(kāi)頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)） （ 11： 00）任命一位會(huì)議主席 （ 11： 10）為缺席致 17 （ 11： 15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄 （ 11： 30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng) （ 11： 45）討論聯(lián)絡(luò)司宜 (每項(xiàng)編號(hào)、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)間 ) （ 12： 00）會(huì)間休息 （ 12： 15）財(cái)務(wù)事項(xiàng) （ 12： 45）特別事項(xiàng) （ 13： 00） 其他動(dòng)議 （ 13： 15）其他事宜 （ 13： 35）下次會(huì)議細(xì)節(jié) （下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的未尾） 小提示 28： 試將議程限于一頁(yè)紙 要點(diǎn) 議程包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。 議程中關(guān)于會(huì)議的主要目的應(yīng)盡量明確 全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求 分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序 時(shí)間。無(wú)人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間是令人不快的。 想議程 當(dāng)你撰寫(xiě)會(huì)議議程時(shí)，盡量按邏輯排列主題，并把類(lèi)似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一 遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從常規(guī)事情開(kāi)始，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會(huì)議（若相關(guān)）備忘錄并聽(tīng)取前次會(huì)議上接受任務(wù)者的報(bào)告。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問(wèn)題，例如最新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及銷(xiāo)售情況，進(jìn)行大量的討論。最后是其他事宜，并計(jì)劃確定下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。 小提示 29： 早些討論最重要的問(wèn)題，此時(shí)與會(huì)者最有精神。 發(fā)議程 一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評(píng)論、補(bǔ)充或征求同意。如果你希望 18 在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)目，必須征得與會(huì)者的同意。與增加 項(xiàng)目相比，他們可能會(huì)更喜歡減少一些項(xiàng)目，除非他們對(duì)你希望加上去的項(xiàng)目有特殊的趣。當(dāng)與會(huì)者抵達(dá)會(huì)議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時(shí)事件而必須這樣做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情況的突然變化。盡可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。 做的事 決定需要在會(huì)上提出的問(wèn)題。 將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。 將建議匯總到下一個(gè)草案中。 重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。 定地點(diǎn) 選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè) 舒適的問(wèn)題，而且要使與會(huì)者感覺(jué)到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。對(duì)所有會(huì)議都這們，無(wú)論小會(huì)或大會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。 小提示 30： 為那些需作長(zhǎng)途旅行者考慮所要花費(fèi)的時(shí)間 小提示 31： 為殘疾與會(huì)者提供必要的設(shè)備。 清你的需要 會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室如開(kāi)正式會(huì)議。對(duì)于你本部門(mén)的會(huì)議，仍有一個(gè)選擇問(wèn)題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合你的需要。 擇會(huì)議地點(diǎn) 如果 你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場(chǎng)及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個(gè)折扣。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會(huì)者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。城外會(huì)議場(chǎng)所對(duì)與會(huì)者吸引力較小，但如果會(huì)議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個(gè) 19 城市的愉快舒適可能有助于吸引人來(lái)參加持續(xù)幾天的會(huì)議。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會(huì)議地點(diǎn)。 律方面考慮 根據(jù)法律，必須邀請(qǐng)某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì) 雖然有一些不道德的公司找一 個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)間召開(kāi)會(huì)議以通過(guò)不得人心的提議。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無(wú)法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。將公眾會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。 估環(huán)境 在任何會(huì)議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場(chǎng)合，注意使與會(huì)者足夠舒適以集中精力開(kāi)會(huì)，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過(guò)分。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對(duì)于維持一種活躍的氣氛是重要的。 小提示 32： 確定電話(huà)已被移出會(huì)議室。 慮各種類(lèi)型的會(huì)議場(chǎng)所 會(huì)議場(chǎng)所 考慮的因素 你的辦公室 你的工作位置或一張會(huì)議桌，外加幾把椅子。 你的全部參考資料在手邊。 你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。 可能會(huì)有電話(huà)干擾，或者有人打擾。 下級(jí)的辦公室 一位下級(jí)的工作處。 可能提高一位下級(jí)的地位和士氣 如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方都感不適 單位會(huì)議室 供員工使用的公司會(huì)議室 避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問(wèn)題 處人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議 外面的會(huì)議室 在你公司之外的一個(gè)中立的會(huì)議室。 保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)。 如果保密是重要的，這類(lèi)會(huì)議室很有用。 20 可能昂貴，并 且每人個(gè)人都不熟悉。 會(huì)議中心 一個(gè)大的聚會(huì)場(chǎng)所，例如在一所大學(xué)里。 具有開(kāi)大會(huì)的設(shè)備。 需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)。 可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。 城外的會(huì)議場(chǎng)所 異地的一間辦公室、會(huì)議室或飯店。 如果與會(huì)者來(lái)自全世界，那是合適的。 在某種場(chǎng)合增加幾分的力。 旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。 免陷阱 有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場(chǎng)所選擇得不好。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)預(yù)計(jì)避免下列常見(jiàn)的陷阱： 參加會(huì)議的人比預(yù)計(jì)的要多 房間不夠大，人們感到不舒服。 出 席人數(shù)比預(yù)計(jì)的少得多，空蕩蕩的房間令人 。 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。 會(huì)議室中的燈光開(kāi)關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題。 會(huì)議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)部門(mén)，如咖啡廳或銀行。 小提示 33： 把有潛在問(wèn)題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)。 要點(diǎn) 會(huì)前對(duì)于不熟悉的會(huì)場(chǎng)至少訪問(wèn)一次。 房間最好有窗，可以打開(kāi)或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。 發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開(kāi)關(guān)的位置。 洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。 椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。 小提示 34： 要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们闆r，時(shí)間表和季節(jié)性變化。 例研究 隨著公司的發(fā)展，會(huì)計(jì)部門(mén)與銷(xiāo)售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題，所以會(huì)計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷(xiāo)售部門(mén)的房間里召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的方法。 21 然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線(xiàn)，致使他們不能看到經(jīng)理。 正在翻動(dòng)的圖表。空調(diào)無(wú)效，窗也未開(kāi)，所以室內(nèi)悶熱；一扇門(mén)開(kāi)著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話(huà)叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。經(jīng)理回來(lái)詢(xún)問(wèn)建議，但幾 沒(méi)有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法。 選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場(chǎng)所：這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)所 ，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系。在一個(gè)沒(méi)有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門(mén)的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的結(jié)果。 注音響效果 一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，但是它可顯著增加這種機(jī)會(huì)。記住你的會(huì)議目標(biāo)。大多數(shù)會(huì)議的主要目的是與別的與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以?xún)?yōu)良的音響效果是必需的。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問(wèn)題，而音響效果對(duì)于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要。如果運(yùn)用視覺(jué)因素，例如使用視覺(jué)輔助裝置，視聽(tīng)效果都必須良好，所有椅子的安放 位置都不能有礙視線(xiàn)。 小提示 35： 找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的會(huì)議場(chǎng)所。 良好的氛圍中開(kāi)好會(huì)議 好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。如果聽(tīng)眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。 例研究 一家廣告公司安排會(huì)見(jiàn)一個(gè)潛在的客戶(hù)，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)客戶(hù)的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開(kāi)放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶(hù)且有會(huì)議設(shè)備的飯店。 會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來(lái)飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他 要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽(tīng)設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。開(kāi)會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來(lái)測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶(hù)。 22 提供完善的會(huì)議場(chǎng)所：正如這個(gè)事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過(guò)程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問(wèn)題，從而能集中在他的展示工作上。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。 排座位 與會(huì)者座位的安 排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。 小提示 36： 考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。 對(duì)一會(huì)議 在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會(huì)議，可通過(guò)適當(dāng)安排座位來(lái)影響會(huì)議的正式程度。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對(duì)面的。為了解與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。 支持性的 ：如果你希望是支持性的 ，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。 合作性的： 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。 面對(duì)面的： 坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。 小提示 37： 在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。 座分組 大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀念，主席就座于 長(zhǎng)桌的頂端。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對(duì)主席。 化差異 23 等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。 面對(duì)面就座 ：當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。 顯示等級(jí)： 如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。 自由討論： 如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌。主席可坐在任何一個(gè)座位上 小提示 38： 確保任何與會(huì)者能互相看到。 用策略來(lái)排座 主席坐的位置決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。 策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確你想從會(huì)議得到什么，然后通過(guò)安排座位幫助你達(dá)到目 的。對(duì)于有爭(zhēng)議的問(wèn)題，通過(guò)座位安排把派系分散開(kāi)，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問(wèn)題的觀點(diǎn)，來(lái)構(gòu)劃座位安排圖。目光接觸對(duì)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰(shuí)應(yīng)該能夠與誰(shuí)進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。 小提示 39： 安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。 小提示 40： 不要讓與會(huì)者就座于直射的陽(yáng)光下。 散對(duì)抗 畫(huà)一張座位安排表，以與會(huì)者對(duì)即將討論的最有爭(zhēng)議的問(wèn)題的觀點(diǎn)為依據(jù)，這會(huì)有助于 分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對(duì)抗性。 圖例 主席 意見(jiàn)未定者 支持者 24 反對(duì)者 視線(xiàn) 意見(jiàn)未定者看著主席尋求引導(dǎo) 反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用 意見(jiàn)未定的與會(huì)者可清楚地看到和聽(tīng)到全部觀點(diǎn) 動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者 動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開(kāi) 支持者在這個(gè)位置上有利于把情況傳給意見(jiàn)未定的出席者 主席與大部分與會(huì)者尤其是意見(jiàn)未定者保持目光接觸 反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌 支持者可以影響那些反對(duì)者 察座位安排 如果會(huì)議沒(méi)有正式排座，可觀察別的與會(huì)者坐 的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對(duì)所討論的問(wèn)題的感覺(jué)以及他想在會(huì)上起什么作用。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)?huì)議桌那邊的討論起支配作用。如果你是主席，盡力勸說(shuō)聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。 小提示 41： 要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話(huà)或傳呼機(jī)。 讀就座模式 會(huì)議桌周?chē)拿恳粋€(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。試著從其他與會(huì)者坐的位置“讀”出他們的目的。 坐這個(gè)位置有良好的視線(xiàn)，可以看到全體與會(huì)者 桌子中央位 置能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極作用 沒(méi)有什么意見(jiàn)的與會(huì)者選擇這個(gè)位置，希望不被卷入 強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對(duì)的位置 與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會(huì)者坐這個(gè)位置 主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置 主席或主要發(fā)言者為控制會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的位置 25 小提示 42： 不要用太舒適的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者感到懶洋洋。 述你的理由 你的情況介紹會(huì)受到你與聽(tīng)眾之間座位安排的影響。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。讓聽(tīng)眾坐在你的周?chē)馕吨献餍耘c非正式的討論，但它可能無(wú)助于你左右別人的觀點(diǎn)。站在 離你的聽(tīng)眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評(píng)估他們的態(tài)度。 備會(huì)議用品 大多數(shù)會(huì)議的成功在很大程度上依賴(lài)于事先的準(zhǔn)備和組織，包括為這些場(chǎng)合提供恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備和材料 其中有會(huì)議地點(diǎn)，各種視聽(tīng)設(shè)備，以及書(shū)寫(xiě)材料。 小提示 43： 會(huì)議開(kāi)始之前檢查全部視聽(tīng)設(shè)備是否都能工作。 做的事 1 檢查是否預(yù)定了點(diǎn)心。 2 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。 3 保證有足夠的停車(chē)位置。 4 多準(zhǔn)備一些書(shū)面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材料。 5 確定供電系統(tǒng)是否正常。 織會(huì)議場(chǎng)所 在會(huì)議場(chǎng)所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽(tīng)設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。如果真是這樣，考慮多找些人來(lái)幫忙，作會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后的收拾