辦公室工作實務(wù)-辦公室秘書的職業(yè)素養(yǎng)

辦公室工作實務(wù),會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,第一章辦公室工作概述,學(xué)習(xí)目標(biāo)知識點(diǎn)：1、了解辦公室工作的性質(zhì)、作用和職能2、理解辦公室工作的原則性與靈活性3、認(rèn)識辦公室秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)能力點(diǎn)：1、培養(yǎng)辦公室秘書的工作悟性2、完善辦公室秘書的能力結(jié)構(gòu)素質(zhì)點(diǎn)：1、培養(yǎng)并逐步具備組織系統(tǒng)宏觀管理眼光2、培養(yǎng)正確的秘書職業(yè)觀、事業(yè)觀,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,第三節(jié)辦公室秘書的職業(yè)素養(yǎng),會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,情景案例,劉麗麗是一位剛滿19歲的漂亮姑娘，高中畢業(yè)后因高考落榜，便到省城來求職。她再三思量，覺得自己長得不錯，口齒伶俐，適合去做秘書工作。于是，她翻閱大報小報，幾乎每張報紙都能看到各種企業(yè)招聘秘書人才的廣告，她喜出望外。便津津有味地閱讀起來：某國際投資有限公司聘英文秘書一名，女性，25歲以下；中英文說寫流利，良好的人際關(guān)系；熟練中英文電腦處理；英語大專畢業(yè)；有兩年以上外資企業(yè)工作經(jīng)驗者優(yōu)先。某公司招聘辦公室秘書兼總務(wù)，女性，大專畢業(yè)，兩年相關(guān)工作經(jīng)驗，工作耐心、細(xì)致，辦事謹(jǐn)慎，有承受工作壓力的心理素質(zhì)，具有較強(qiáng)的英語聽、說、寫能力以及一定的財務(wù)經(jīng)驗。某集團(tuán)公司聘高級文秘，大學(xué)本科或?qū)？飘厴I(yè)，具有較強(qiáng)文字表達(dá)能力，熟悉資料分類存檔。有專業(yè)知識及合資企業(yè)工作經(jīng)驗者優(yōu)先考慮。某汽車配件公司聘文秘，要求品貌端正，大專畢業(yè)，年齡在2028歲，男女不限。要略懂電腦操作，曾從事管理工作，能講流利的廣州話及普通話，懂英文或日語（最好是外語學(xué)院畢業(yè)）。某首飾廠聘秘書，大專以上學(xué)歷，有良好英語能力和熟悉電腦者，有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，有獨(dú)立處事能力，有吃苦耐勞的精神，能與人融洽相處。劉麗麗把一則又一則的招聘廣告從頭看到尾，越看越泄氣。各種招聘秘書的廣告，對應(yīng)聘秘書的要求很具體，既有知識技能方面的條件，也有思想品質(zhì)方面的要求，她僅有年齡和容貌是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。經(jīng)過幾天的認(rèn)真考慮，劉麗麗決定報考秘書職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校，繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高自己的素質(zhì)。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,項目任務(wù),如果你是文秘專業(yè)學(xué)生，你打算怎樣培養(yǎng)自己的職業(yè)素養(yǎng)以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理對秘書人才的要求？,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,任務(wù)分析,隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，秘書人員以驚人的速度增長，秘書已成為市場經(jīng)濟(jì)條件下興起的社會職業(yè)群體，是社會活動中重要的不可缺少的輔助力量。隨著我國改革開放特別是加入世貿(mào)組織，對秘書從業(yè)人員的要求越來越高，圍繞我國企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制，建立現(xiàn)代企業(yè)制度，秘書工作必須適應(yīng)新的形勢，秘書人員也必須努力提高自身的素質(zhì)，更好地為完善市場經(jīng)濟(jì)體制服務(wù)，這就要求面向二十一世紀(jì)的秘書具有較高的素質(zhì)。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,任務(wù)分析,作為文秘專業(yè)的在校學(xué)生，想要在將來的職場競爭中謀得一席之地，首先一定要學(xué)好專業(yè)知識，注重提升專業(yè)素質(zhì)，利用學(xué)校的實訓(xùn)條件以及各種實踐機(jī)會充分掌握秘書工作的相關(guān)技能，這是適應(yīng)時代發(fā)展、社會需要的必備條件；不但好學(xué)、勤學(xué)，還要博學(xué)，人們說：“秘書肚，雜貨鋪”，就是說秘書人員是通才，是雜家，一定要博學(xué)多才，見多識廣，因此要充分利用學(xué)校的圖書館、閱覽室以及越來越發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)廣泛涉獵各行各業(yè)的知識，以提升自己的職業(yè)素養(yǎng)。更重要的，要學(xué)會做人，這是做好秘書工作的先決條件，其實，學(xué)校就是一個小社會，要學(xué)會和各種各樣的人相處，多參加校內(nèi)的各種各樣的活動，在與人溝通交往中培養(yǎng)謙虛謹(jǐn)慎、誠實守信、尊重他人、與人為善的優(yōu)良品格，這是一個職業(yè)秘書必須具備的思想、道德品質(zhì)方面的素養(yǎng)。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的職業(yè)道德,會說會寫會做事會做人,職業(yè)道德是人們從事職業(yè)活動所應(yīng)遵守的行為規(guī)范。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德，秘書相對于其他職業(yè)而言，職業(yè)道德尤其重要，因為秘書這個職業(yè)最接近領(lǐng)導(dǎo)核心層，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德淪喪，將會給單位帶來無法估量的損失；另外，由于秘書工作的事務(wù)性、從屬性、服務(wù)性等特點(diǎn)，也決定了辦公室秘書必須具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。,CompanyLogo,辦公室秘書的職業(yè)道德,會說會寫會做事會做人,愛崗敬業(yè)，忠于職守遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密誠實守信，恪盡職責(zé)埋頭奉獻(xiàn)，甘當(dāng)配角謙虛謹(jǐn)慎，廉潔自律,CompanyLogo,小技法,“反思”與“慎獨(dú)”秘書應(yīng)該繼承前人在道德修養(yǎng)中注重“反思”和“慎獨(dú)”的好傳統(tǒng)。古人講“日三省乎己”，秘書應(yīng)該把職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)作為一面鏡子，定期檢查自己。所謂“慎獨(dú)”，就是說即使在個人獨(dú)立工作，無人監(jiān)督的情況下，也要堅持按道德規(guī)范的要求做事，在“隱”和“微”的地方，能夠自覺地控制自己，防微杜漸，加強(qiáng)自我教育、自我磨煉、自我改造和自我完善，努力使自己成為一個具有較高道德修養(yǎng)的人。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的知識素養(yǎng),會說會寫會做事會做人,1、基礎(chǔ)知識2、專業(yè)知識3、相關(guān)知識,CompanyLogo,辦公室秘書的知識素養(yǎng),秘書知識素養(yǎng),基礎(chǔ)知識,專業(yè)知識,相關(guān)知識,會說會寫會做事會做人,辦公室秘書最起碼的知識面,辦公室秘書區(qū)別于其他專業(yè)人才的重要標(biāo)志,邊緣學(xué)科知識的掌握有助于辦公室秘書整體素質(zhì)的提高,CompanyLogo,相關(guān)知識,行業(yè)知識,專業(yè)知識,辦公室秘書的知識素養(yǎng),會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,秘書應(yīng)從實踐經(jīng)驗中不斷學(xué)習(xí)，提高自己的知識的素養(yǎng)，通過與各位有頭腦、有經(jīng)驗的領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同事往來，從他人的經(jīng)驗中不斷提升自己。秘書身處領(lǐng)導(dǎo)的周圍，應(yīng)注意在工作中向領(lǐng)導(dǎo)取經(jīng)，學(xué)習(xí)有益的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗，并從自己的失誤中汲取教訓(xùn)。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的能力素質(zhì),會說會寫會做事會做人,秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，這種綜合性的能力要求是由秘書的職業(yè)特征所決定的。當(dāng)今單位組織由于領(lǐng)導(dǎo)職能的進(jìn)一步加強(qiáng)，辦公室秘書所擔(dān)負(fù)的工作日趨繁重，秘書的能力內(nèi)涵較之以前有顯著的擴(kuò)展與強(qiáng)化。從適應(yīng)單位實際工作的需求出發(fā)，辦公室秘書幾種能力是必須要具備的。,CompanyLogo,辦公室秘書的能力素質(zhì),閱讀概括能力,創(chuàng)新能力,包容能力,競爭能力,組織策劃能力,表達(dá)能力,人際溝通能力,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,秘書的工作責(zé)任范圍日益擴(kuò)大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見得能夠做完工作，結(jié)果不是事情沒有辦好，便是錯誤不斷。如何才能使工作順利進(jìn)行呢？有如下建議可供參考：1、掌握工作的整體概況。若是忽略了這一點(diǎn)，而把目光集中于特定細(xì)節(jié)，就會忽略真正重要的部分。唯有對工作有通盤的了解，才能進(jìn)行有效率的規(guī)劃。2、善于借助他人的力量。這里指的他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運(yùn)用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關(guān)系，廣結(jié)人緣，那么辦起事來自然方便許多。3、了解自己的實力。譬如準(zhǔn)備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復(fù)精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進(jìn)度表。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的心理素質(zhì),辦公室秘書處于單位組織管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊、事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，經(jīng)常使他們的心理處于高度緊張狀態(tài)，加之個人對職業(yè)、崗位、角色的認(rèn)知偏差和社會世俗觀點(diǎn)及群體輿論壓力等原因，極易產(chǎn)生一些心理障礙，如果不能及時加以調(diào)整，久而久之就會造成心理失調(diào)，如缺乏自信心、失敗感、憂慮不安或者自視甚高的優(yōu)越感、好出風(fēng)頭、不肯吃苦等等，這些心理障礙不僅會給秘書的工作和人際交往造成困難，甚至?xí)绊懙矫貢陨淼纳硇慕】怠?會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的心理素質(zhì),作為辦公室秘書應(yīng)具備的健康和諧的心理素質(zhì)，主要是指：樹立正確的人生觀，價值觀，熱愛本職工作；建立自我成功期待，擁有恰當(dāng)?shù)娜松ж?fù)水平；善于反省，能自我調(diào)節(jié)心理壓力；自覺抵御各種不良思想觀念行為的影響；善于營造和諧、互助的人際關(guān)系氛圍；做事有百折不回、堅持不懈的勇氣和毅力；具有自信、熱忱、沉著、樂觀飽滿的情緒，有幽默感。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,辦公室秘書的心理調(diào)適,為了有效地工作和正常的生活，辦公室秘書要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，行之有效的調(diào)適方法是：培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活，以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒；博覽群書，以拓寬視野，開闊胸襟；主動與人交流、溝通，利用各種心理咨詢服務(wù)，通過傾訴、宣泄以調(diào)節(jié)情緒；正確地評估自己，培養(yǎng)高尚的人格修養(yǎng)；勞逸結(jié)合，堅持鍛煉身體；學(xué)會轉(zhuǎn)移注意力，其中學(xué)會克制與忘記很重要，不良情緒容易得以排解；掌握一些心理保健知識。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,秘書的八種不良心理辦公室秘書應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行自我心理調(diào)節(jié)，以便更好地適應(yīng)環(huán)境和工作的需要。秘書必須注意克服八種不良心理：一是求逸心理缺乏責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，貪圖安逸，追求舒適，工作繁重便產(chǎn)生厭倦情緒，怨天尤人。二是恃勢心理自恃與領(lǐng)導(dǎo)接近，地位特殊，處處流露出一種優(yōu)越感。待人接物態(tài)度傲慢，對同事頤指氣使，有時還利用領(lǐng)導(dǎo)的威望為自己謀取私利。三是嘩眾心理忽視修養(yǎng)，不甘寂寞，熱衷于嘩眾取寵，將謹(jǐn)言慎行、嚴(yán)于律己的職業(yè)規(guī)范置于腦后。四是自卑心理對秘書的參謀助手作用缺乏充分理解，把領(lǐng)導(dǎo)與秘書之間的依存關(guān)系曲解為主仆關(guān)系，因而在領(lǐng)導(dǎo)跟前低聲下氣，誠惶誠恐，辦事毫無主見。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,小技法,五是逢迎心理為了和領(lǐng)導(dǎo)融洽相處，便對領(lǐng)導(dǎo)一味遷就迎合，把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)庸俗化到了拍馬溜須、巴結(jié)討好的地步。六是偏執(zhí)心理自以為是，固執(zhí)己見，拒絕接受任何批評，甚至當(dāng)面頂撞，叫領(lǐng)導(dǎo)下不了臺。七是疏怠心理誤會領(lǐng)導(dǎo)的謙和與熱情，自以為和領(lǐng)導(dǎo)親密無間，非同一般，因而忘乎所以。八是居功心理把份內(nèi)工作當(dāng)成可資提高身價的籌碼，或在領(lǐng)導(dǎo)面前居功稱勞，希望能換取恩寵獎賞和提拔重用。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關(guān)鏈接,現(xiàn)代秘書職業(yè)技能的新要求21世紀(jì)是電子時代、網(wǎng)絡(luò)時代，瞬息萬變的社會充滿著挑戰(zhàn)，這都對秘書人員的工作技能提出了新的要求。最近，英國倫敦工商會考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官ShirleyTaylor女士發(fā)表了自己的看法。她認(rèn)為，在過去的幾十年中，秘書的角色變化很快，他們不再是打字員或是辦事員，開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。這種變化使得市場對秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。概括起來，21世紀(jì)的秘書人員需要從以下方面提高自己的職業(yè)技能：,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關(guān)鏈接,1、多元化才能?，F(xiàn)代社會對于秘書人員的要求是全方位的，首先應(yīng)懂得兩國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機(jī)技能，同時還要具備所從事的特定行業(yè)的專業(yè)技術(shù)知識。因此，平時注意知識的積累和儲備就顯得非常重要。2、出色的組織能力和控制能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個組織者，他們要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。能夠把握和控制各種復(fù)雜的局面。3、完美的溝通能力。要做一個21世紀(jì)合格的秘書，溝通能力應(yīng)該非常出眾。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系，這些都有賴于溝通能力作保證。4、獲取新知識的能力。現(xiàn)代社會知識更新的速度超過了以往任何一個時代，要想完成好自己的工作任務(wù)，在激烈的競爭中贏得主動，秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計算機(jī)、現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展步伐。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,相關(guān)鏈接,5、團(tuán)隊合作能力。團(tuán)隊合作能力也是21世紀(jì)秘書人員需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的，在當(dāng)今社會，沒有一個人能夠完全脫離群體取得成功，而秘書人員又是社會組織中處于特殊位置的一個角色，他們需要通過自己的努力，幫助領(lǐng)導(dǎo)為組織構(gòu)建起一個強(qiáng)有力的團(tuán)隊，同時要督促團(tuán)隊努力工作，最大限度地發(fā)揮團(tuán)隊的潛力。目前我國秘書從業(yè)人員約2300萬人，而且還在不斷增長。但有調(diào)查顯示，在我國年營業(yè)額5000萬元以上的企業(yè)中，約有80%的企業(yè)總裁秘書早期所受的專業(yè)教育都是中文、外語等專業(yè)，缺乏專門的秘書理論和技能培訓(xùn)，也缺乏從公司的戰(zhàn)略高度整合商務(wù)管理問題的理論基礎(chǔ)和實際經(jīng)驗。按照現(xiàn)代社會的要求，一個合格的秘書人員應(yīng)該是具備優(yōu)秀商務(wù)人員素質(zhì)的行業(yè)精英，懂得國際商務(wù)禮儀、人際關(guān)系與溝通技巧、壓力管理、財務(wù)的精算與操作等。而企業(yè)高級秘書或助理人員，應(yīng)該十分了解秘書與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)系，知道如何有效地處理商務(wù)事件，協(xié)助總裁完成上下級的溝通，并在任何場合都能保持良好的心態(tài)、優(yōu)雅的風(fēng)度和冷靜的頭腦。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實踐訓(xùn)練,1、思考題：有人說，上司選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)是“看起來舒心，帶在身邊放心，用起來省心。”你是如何理解這句話的？2、調(diào)研題：通過訪問一名工作多年的秘書或從事過秘書工作的領(lǐng)導(dǎo)等，分析哪些思想品質(zhì)和心理素質(zhì)是職業(yè)秘書必備的。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實踐訓(xùn)練,3、案例分析面試呂芬到恒達(dá)股份有限公司應(yīng)聘總經(jīng)理秘書職位，初試以優(yōu)異的卷面考試成績通過，復(fù)試由總經(jīng)理親自主持，當(dāng)面回答總經(jīng)理提出的問題?？偨?jīng)理問呂芬：“呂小姐，從你的個人資料上看，你的畢業(yè)論文得過獎，大學(xué)生演講比賽得過第一名，你的口頭表達(dá)和書面表達(dá)的語言應(yīng)用能力一定很過硬了?！薄翱偨?jīng)理先生”，呂芬回答，“這只能說我學(xué)生時代在語言應(yīng)用上有一定的基礎(chǔ)，但到工作單位后，對行業(yè)術(shù)語和管理語言，特別對秘書語言應(yīng)用特征的把握上，還必須苦下功夫，向領(lǐng)導(dǎo)和前輩們學(xué)習(xí)。只有在大家的幫助扶持下，我才能較快進(jìn)入角色。”總經(jīng)理微笑地點(diǎn)頭，又問：“呂小姐品學(xué)兼優(yōu)，才德兼?zhèn)?，獲獎證書如此之多，個人條件如此之好，到目前面臨不少困難的恒達(dá)公司應(yīng)聘，不覺得屈才嗎？”呂芬回答：“正好相反。我注意到貴公司的股票正在下跌，從有關(guān)資料上反映，這是貴公司與國際市場接軌進(jìn)行產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和技術(shù)升級出現(xiàn)的暫時困難。經(jīng)過這驚險的一跳，公司的綜合素質(zhì)和整體競爭實力將有極大的提升。我若能在公司機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存之際加入公司團(tuán)隊，這是我的榮幸。”總經(jīng)理連連點(diǎn)頭，又問：“若請你任我的秘書，你將為我的工作提供怎樣的幫助？”“總經(jīng)理，剛開始我只能做一些事務(wù)服務(wù)的工作，”呂芬回答，“若需要我草擬文稿，還需領(lǐng)導(dǎo)和前輩指導(dǎo)、把關(guān)；經(jīng)過幾個月實踐考驗后，若公司認(rèn)為我基本合格，我自信能夠承擔(dān)起總經(jīng)理秘書的參謀輔助和事務(wù)服務(wù)的工作職責(zé)?！泵嬖嚱Y(jié)果，呂芬被聘任為恒達(dá)股份有限公司總經(jīng)理秘書。,會說會寫會做事會做人,CompanyLogo,實踐訓(xùn)練,會說會寫會做事會做人,分析與討論：從呂芬在恒達(dá)公司應(yīng)聘復(fù)試的過程中，分析公司需要怎樣的秘書？呂芬具有怎樣的職業(yè)素養(yǎng)？談?wù)勀阌纱税咐艿降膯l(fā)。,CompanyLogo,技能測評,秘書溝通能力測評溝通能力是秘書職業(yè)生涯中必備的重要能力?，F(xiàn)在不妨先熱熱身，看看自己的溝通能力到底如何。本測驗選擇了一些在工作中經(jīng)常會遇到的、比較尷尬的、難于應(yīng)付的情境，測查你是否能正確地處理這些問題，從而反映出你的溝通技能。每個人都有獨(dú)特的與人溝通、交流方式。閱讀下面的情境性問題，選擇出你認(rèn)為最合適的處理方法。請根據(jù)自己的第一印象回答，不要過多考慮。單項選擇：說明：問題1、2選A積1分，選其他積0分；問題3、4、5選C積1分，選其他積0分；問題6選B積1分，選其他積0分；最后累加積分。,