秘書工作職業(yè)化及其途徑分析.doc

秘書工作職業(yè)化及其途徑分析摘要：隨著我國經(jīng)濟發(fā)展速度的加快，特別是 2001 年加入世界貿(mào)易組織后，國內(nèi)秘書職業(yè)化的要求日益強烈。然而,受國內(nèi)政治、經(jīng)濟、法律、社會傳統(tǒng)觀念等的影響，目前我國秘書職業(yè)化的進程仍處于起步階段,秘書職業(yè)化程度較低。因此，研究我國秘書職業(yè)化的發(fā)展環(huán)境具有重要的現(xiàn)實意義。關(guān)鍵詞：一、秘書職業(yè)化及其意義（一） 秘書職業(yè)化秘書工作的職業(yè)化是指在組織上和制度上建立秘書的分級分類體系，明確各類秘書的職責(zé)范圍，通過專業(yè)教育手段保證從業(yè)人員的質(zhì)量，以規(guī)范的考核評定從業(yè)資格和工作水平，實現(xiàn)對秘書工作的專業(yè)化管理。秘書工作職業(yè)化是市場經(jīng)濟發(fā)展的產(chǎn)物，在市場經(jīng)濟較為發(fā)達的國家和地區(qū)，其職業(yè)化過程已經(jīng)完成，表現(xiàn)為以下幾個特點：一是從業(yè)人數(shù)擴大，社會群體形成。從全世界的統(tǒng)計數(shù)字中可以發(fā)現(xiàn)，越是市場經(jīng)濟發(fā)達的國家和地區(qū)，秘書從業(yè)人員在總?cè)丝谥兴急壤礁摺６菢I(yè)務(wù)專門化。隨著科學(xué)技術(shù)的進步和決策日趨科學(xué)化、管理日趨現(xiàn)代化，對秘書的業(yè)務(wù)要求越來越專業(yè)化。三是職業(yè)準(zhǔn)入規(guī)范化。當(dāng)前許多秘書職業(yè)化程度較高的國家都有一套較為成熟的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。（二）秘書職業(yè)化的意義首先，社會群體的形成，有利于轉(zhuǎn)變社會認(rèn)識，促進秘書隊伍的穩(wěn)定。在我國一部分人對秘書工作者還抱有一定的偏見和誤解，以從業(yè)人數(shù)擴大、社會群體形成為特征的秘書工作職業(yè)化，可以構(gòu)建一支具有相當(dāng)規(guī)模和良好專業(yè)素養(yǎng)的秘書隊伍，利于提升整體的職業(yè)道德水準(zhǔn)。同時社會群體越大，社會影響力就越大，可以使秘書的工作性質(zhì)和內(nèi)容更好地為全社會所理解、認(rèn)同，徹底消除社會上對秘書人員的誤解。社會認(rèn)識的轉(zhuǎn)變再反作用于秘書職業(yè)，可以促進秘書從業(yè)隊伍的穩(wěn)定和發(fā)展。其次，業(yè)務(wù)專門化有利于秘書機構(gòu)特別是基層秘書機構(gòu)功能的健全，符合現(xiàn)代化管理的要求。秘書工作職業(yè)化后，從業(yè)人員隊伍相對穩(wěn)定，專業(yè)職級的晉升制度得以建立，從業(yè)人員可以通過定期參加教育、培訓(xùn)等，不斷提高專業(yè)水平，并隨著社會需求的發(fā)展不斷拓展秘書專業(yè)知識領(lǐng)域，從而使各級各類秘書機構(gòu)的功能進一步健全，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。第三，職業(yè)準(zhǔn)入制度的完善可以促進高素質(zhì)的秘書隊伍建設(shè)。職業(yè)準(zhǔn)入制度要求欲從事秘書工作的人員必須通過嚴(yán)格的意志品質(zhì)、文化知識和專業(yè)技能測試，涉及職業(yè)道德、政治學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、自然科學(xué)及辦公自動化知識和技能等多門學(xué)科。同時，秘書等級的晉升制度也促使秘書從業(yè)人員要不斷地進修學(xué)習(xí)，努力構(gòu)建更為合理實用的能力結(jié)構(gòu)，全面提高職業(yè)道德素養(yǎng)和職業(yè)能力。二、影響我國秘書職業(yè)化的因素分析1.當(dāng)下的社會文化環(huán)境制約著秘書職業(yè)化的進程。社會文化環(huán)境對秘書職業(yè)發(fā)展的制約因素中,最重要就是社會對秘書職業(yè)的認(rèn)知。如果社會對秘書職業(yè)有一個科學(xué)的、正面的認(rèn)識和評價,就會創(chuàng)造一個有利于秘書職業(yè)健康發(fā)展的環(huán)境,反之,社會文化環(huán)境就會制約秘書職業(yè)進程的順利發(fā)展。影響我國秘書職業(yè)化進程的社會文化環(huán)境因素有三:一是我國/官本位0文化傳統(tǒng)的影響。不把秘書看作是一個正當(dāng)社會職業(yè)的情況目前在社會各個階層普遍存在。許多人把秘書看作是一種職位或職務(wù),把秘書工作作為通向仕途和管理層的一塊跳板,而沒有把秘書作為一種職業(yè)來認(rèn)識。在黨政機關(guān),秘書是/后備干部0,是/第三梯隊0。在工商企業(yè),各組織的領(lǐng)導(dǎo)甚至把秘書作為自己心腹的部屬或者差役,也很少把秘書作為一種社會職業(yè)來對待。二是由于秘書工作的幕后性特點,秘書工作成果隱匿于領(lǐng)導(dǎo)工作成績之中,許多人對秘書工作的綜合輔助性特征和秘書工作所發(fā)揮的作用認(rèn)識不足,使得社會普遍缺少對秘書是一種正當(dāng)職業(yè)的基本認(rèn)知,以至于秘書被人當(dāng)作是領(lǐng)導(dǎo)的花瓶、保姆、管家、采辦、電腦、托兒、寫手、小蜜、槍手、臥底、交際花、出氣筒、美人痣、橡皮泥、滅火器、掌中寶、開胃酒、替罪羊、同林鳥、牧羊犬、繞指柔、傳聲筒、打字機、小棉襖、二老板、茶水工、垃圾桶、擋箭牌、創(chuàng)可貼、大內(nèi)密探、老板的/狽0、狐假虎威的/狐0等等。1再加上媒體對/秘書腐敗0案件報道和影視作品中秘書負(fù)面形象的影響,使得秘書職業(yè)蒙上了/妖魔化0的色彩,嚴(yán)重?fù)p害了秘書職業(yè)的社會聲望。三是秘書職業(yè)缺乏必要的制度保障,比如說嚴(yán)格的職業(yè)準(zhǔn)入制度、秘書的專業(yè)技術(shù)職務(wù)制度等。秘書的合法權(quán)益得不到有力保障,使得秘書不安心秘書職業(yè),秘書人才流失頻繁,不利于秘書職業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。2.秘書職業(yè)的專業(yè)性不完善影響秘書職業(yè)的發(fā)展進程。社會對秘書職業(yè)存在普遍誤解,比如說秘書不是一個職業(yè)、秘書不需要非常聰明也需要任何證書、秘書最適合非常年輕的婦女等,以為秘書職業(yè)似乎沒什么難度,每天只是收發(fā)、整理文件,接待來訪,跟著領(lǐng)導(dǎo)開開會、做個記錄,連腦子都不用動,只要會打字、會使用電腦、復(fù)印機就可以做秘書了,根本談不上專業(yè)性。缺少專業(yè)性是秘書職業(yè)不受社會尊敬的原因,也是制約秘書職業(yè)發(fā)展的內(nèi)在原因。造成秘書職業(yè)專業(yè)性不強的原因有三:首先,目前我國秘書學(xué)科尚不完全成熟,基礎(chǔ)理論研究比較薄弱,秘書學(xué)科體系到底有哪些子學(xué)科組成還是眾說紛紜,這就直接影響秘書專業(yè)的學(xué)科地位、秘書人才的教育培養(yǎng)質(zhì)量和層次,也直接影響社會對秘書職業(yè)專業(yè)性的認(rèn)識。如果秘書專業(yè)不只是培養(yǎng)大專生,還有本科、碩士和博士的層次,社會就不會對秘書職業(yè)的專業(yè)性產(chǎn)生懷疑。其次,我國目前的秘書教育和培訓(xùn),與國際秘書教育和培訓(xùn)的水平有相當(dāng)?shù)牟罹唷１热缰孛貢碚摻虒W(xué),輕秘書職業(yè)技能訓(xùn)練和智能訓(xùn)練,秘書專業(yè)缺少不易為人取代的核心知識和技能,使得秘書缺少對自己職業(yè)技能和職業(yè)前景的信心。似乎任何專業(yè)的人都能從事秘書職業(yè),讓人感到秘書職業(yè)缺乏專業(yè)性。第三,由于社會組織機構(gòu)的性質(zhì)、層次和規(guī)模不同,秘書工作的內(nèi)容、規(guī)范及其要求的職業(yè)水平有很大的不同,這也使得人們對秘書職業(yè)專業(yè)性的認(rèn)知千差萬別。二、秘書職業(yè)化存在的問題（一）秘書工作職責(zé)界限不清現(xiàn)代秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)職能、決策職能、管理職能的實現(xiàn)起著重要的助手作用,是領(lǐng)導(dǎo)者或輔佐對象工作能力的延伸,其工作直接關(guān)系到整個機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)層的工作效率和工作水平。所以規(guī)范秘書工作的職能范圍,明確秘書職責(zé)也就顯得極為重要。但長期以來,我國的秘書工作融合在機關(guān)行政事務(wù)中,沒有準(zhǔn)確的職業(yè)定位,秘書為管理者提供服務(wù)的范圍及程度沒有社會統(tǒng)一的要求,往往是視本單位工作及領(lǐng)導(dǎo)的需要及個人職業(yè)認(rèn)識來開展。一方面,部分本應(yīng)由秘書從事的工作實際在由別人甚至領(lǐng)導(dǎo)者承擔(dān);另一方面,秘書的角色意識模糊,不能積極主動為領(lǐng)導(dǎo)工作提供所需的服務(wù)。所以在一些單位,秘書工作界限不清、權(quán)力不明。（二）對秘書專業(yè)技能和工作水平?jīng)]有明確的要求現(xiàn)代秘書工作是一項專業(yè)技能要求較高的職業(yè),勝任秘書工作需要對該項工作有正確認(rèn)識,具備秘書專業(yè)知識和專業(yè)技能,如現(xiàn)代化辦公設(shè)備操作技術(shù)、交通、食宿、銀行、郵電系統(tǒng)等社會服務(wù)機構(gòu)的使用知識、文書及檔案管理知識、行政管理知識、公共關(guān)系知識、經(jīng)濟知識、法律知識、財務(wù)知識、社會學(xué)及心理學(xué)知識、人事管理知識以及組織協(xié)調(diào)、語言文字及公文寫作能力等。這些都需要經(jīng)過系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)才能掌握。但目前我國對各類秘書的專業(yè)技能及工作水平幾乎沒有統(tǒng)一而明確的規(guī)定,既沒有設(shè)立從事秘書工作所必須的專業(yè)能力標(biāo)準(zhǔn),也缺乏統(tǒng)一的秘書人員管理規(guī)范和就業(yè)水平要求。秘書的水平等級也并沒有和秘書所應(yīng)具備的能力及水平的要求嚴(yán)格地統(tǒng)一起來,在一些單位選用秘書時,對秘書能力要求大多僅集中于有限的幾個方面,對秘書的專業(yè)教育及專業(yè)技能掌握程度則沒有過多要求,秘書工作的完成質(zhì)量在很大程度上只能被動地取決于秘書個人的能力。因此不同單位的秘書工作水平往往參差不齊,甚至同一單位、同一崗位的秘書工作,在由不同的秘書來完成時,也因秘書個人工作水平的差異,而顯得各有高低。（三）秘書來源不規(guī)范,專業(yè)要求不高,工作質(zhì)量不穩(wěn)定改革開放以來,我國秘書的就業(yè)范圍從單一的公務(wù)領(lǐng)域延伸至社會各個方面,就業(yè)人數(shù)也大為增長。但由于社會對秘書專業(yè)的認(rèn)識不足,沒有嚴(yán)格的秘書技能要求,所以秘書的來源也很不規(guī)范,用人單位選用秘書的渠道很寬,例如在學(xué)歷方面從高中生到碩士生;在專業(yè)上從秘書專業(yè)到/相關(guān)專業(yè)0,甚至沒有專業(yè)要求的不一而足,因此至今還有很多從事秘書工作的人并沒有受過秘書專業(yè)教育。而秘書專業(yè)要求不高的結(jié)果,就是秘書工作質(zhì)量總體水平顯得極不穩(wěn)定。我國秘書工作的非職業(yè)化狀態(tài)是秘書工作發(fā)展過程必然走過的初級階段。這一階段中,在社會需求的推動下,其自身既表現(xiàn)出了若干方面的不足,又孕育了向更高階段)職業(yè)化發(fā)展的條件。三、加快秘書職業(yè)化進程的對策盡管影響我國秘書職業(yè)化進程的因素十分復(fù)雜,但是筆者認(rèn)為可以從以下幾個途徑加快秘書職業(yè)化進程。1.加大對秘書職業(yè)的宣傳力度,提高全社會對秘書職業(yè)的認(rèn)知,弘揚秘書職業(yè)文化。秘書職業(yè)文化是秘書人員在長期職業(yè)活動中逐步形成的價值觀念、思維方式、行為規(guī)范以及相應(yīng)的習(xí)慣、氣質(zhì)、禮儀與風(fēng)氣,它的核心內(nèi)容是對秘書職業(yè)使命、職業(yè)榮譽感、職業(yè)心理、職業(yè)規(guī)范以及職業(yè)禮儀的自覺體認(rèn)和自愿遵從。2社會之所以對秘書職業(yè)有偏見,原因是多方面的,其中社會缺少對秘書職業(yè)的宣傳和了解,是客觀因素之一。這幾年,秘書界雖然有了一些宣傳秘書職業(yè)的活動,比如2000年由北京市外國企業(yè)服務(wù)總公司與亞商在線共同主辦的/2000年國際秘書節(jié)FESCO網(wǎng)上大賽0、2004年由溫州市市點秘書事務(wù)所和溫州秘書網(wǎng)主辦的2004年國際秘書節(jié)征文、由亞商在線和千龍網(wǎng)聯(lián)合舉辦的2004/春暖職場看秘書)4月秘書節(jié)征文大賽0等一系列活動, 2005年由亞商在線發(fā)起并聯(lián)合搜狐策劃并推出了/2005首屆-炫秘書.之花評選0活動、/2006年3M-亞商在線國際秘書節(jié)體驗日0大型線下活動,全國秘書學(xué)會學(xué)術(shù)年會等等。但總的來說這一些活動層次不高、參與面窄、媒體報道少、社會影響小。筆者認(rèn)為,可以充分利用國際秘書周和秘書節(jié)這種契機,像每年的教師節(jié)一樣,由政府部門組織主辦秘書職業(yè)系列的宣傳活動。這項活動如果能開展并堅持下去,肯定會使社會較快地認(rèn)知秘書職業(yè)的真實面貌,消除人們對秘書職業(yè)的偏見和誤解,人人理解秘書職業(yè),秘書以從事秘書職業(yè)為榮,從而為我國秘書職業(yè)化進程創(chuàng)造良好的環(huán)境。秘書職業(yè)有了良好的社會輿論環(huán)境,必然會促進秘書職業(yè)的文化環(huán)境建設(shè),為秘書職業(yè)化奠定堅實的社會心理基礎(chǔ)。4.繼承和發(fā)揚中國古代秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng),重塑職業(yè)秘書的人文精神。我國幾千年的秘書史形成了豐富、獨特的秘書工作優(yōu)良傳統(tǒng),對秘書職業(yè)化進程仍有啟迪和指導(dǎo)意義。第一,古代秘書人員對氣節(jié)操守等精神世界的不懈追求。如/有為0、/崇德0的精神,/盡忠0、/不二0的氣節(jié),恪守諫諍的職責(zé),清正廉潔的道德等。第二,古代秘書工作者代代相傳的職業(yè)操守。如/君舉必書、秉筆直書0,/忠于職守、嚴(yán)守制度0,/業(yè)務(wù)熟練、制文神速0,/德才兼?zhèn)?、學(xué)識廣博0等。4第三,古代秘書工作中的優(yōu)秀案例。如古代秘書人員的修養(yǎng),古代優(yōu)秀秘書個案,古代秘書工作方法和制度,古代秘書的諫諍之術(shù),古代秘書/盡心盡言盡力0、/合則留,不合則去0、/立身正潔0的/佐治之道0等。5古代秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng),在秘書工作背景日益紛繁復(fù)雜和秘書人文精神缺失的今天,對許多秘書工作者安心秘書職業(yè)不啻是一帖良方。5.借鑒吸收國外秘書工作的文明成果,加快與國際秘書職業(yè)化的對接。秘書工作在國外也經(jīng)歷了上千年的演進過程,到現(xiàn)在已經(jīng)非常成熟,積累了許多行之有效的經(jīng)驗。了解和研究外國秘書的培養(yǎng)及管理模式、秘書工作機制等,吸取其中科學(xué)成分,對處在國際文化日益交融中的我國秘書職業(yè)化進程很有幫助。比如,美國秘書職級制度非常值得我們學(xué)習(xí)。美國勞工部根據(jù)秘書所服務(wù)的管理人員的級別高低、秘書所擔(dān)負(fù)的職責(zé)的大小、按照職位所規(guī)定的職務(wù)性質(zhì)等三類不同標(biāo)準(zhǔn)從橫向角度對秘書的職位進行分類,美國行政管理學(xué)會從縱向的角度對秘書職位進行了分級,對14個工資等級的職責(zé)也作了明確的規(guī)定,在實踐中產(chǎn)生了積極的意義。職級種類劃分細(xì)密,首先, 它有助于秘書工作的專業(yè)分工,改善秘書的職能作用,提高工作效率;其次,對秘書職位進行分類分級,有利于在秘書專業(yè)教育中明確專業(yè)培養(yǎng)方向和培養(yǎng)層次,使正在從事或準(zhǔn)備從事秘書工作的人員有明確的努力方向和目標(biāo),便于進行有針對性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn);再次,建立秘書職位分類分級制度,可以為秘書人員的定職定級定薪提供客觀的依據(jù)。其他如國外秘書教育體制,教育培訓(xùn)的內(nèi)容和形式,嚴(yán)格的培訓(xùn)考試制度,政府企業(yè)對秘書職業(yè)資格制度的通力合作等等,都值得借鑒。6.把握經(jīng)濟全球化和高科技發(fā)展的機遇,提升秘書職業(yè)化進程的品質(zhì)。當(dāng)今世界正在發(fā)生深刻的變化,經(jīng)濟全球化進程加快,高科技發(fā)展引起社會重大變化,我國對外開放進一步擴大,改革進入攻堅階段,各種社會矛盾日益尖銳,這使得領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理工作日益復(fù)雜,也因此對輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的秘書工作提出了新要求。這就需要秘書工作者要提高自身素質(zhì),轉(zhuǎn)變工作觀念,樹立新的思維方式,掌握新的工作方式,拓展服務(wù)空間。樹立新的思維方式,需要秘書具有三種思維:即樹立前瞻性思維,用戰(zhàn)略眼光去分析領(lǐng)導(dǎo)工作的需求,具有對未來發(fā)展機遇的分析判斷能力和科學(xué)預(yù)測能力;樹立全球化思維,秘書要放眼世界,有把一件事同整個世界高度關(guān)聯(lián)起來的敏銳性;樹立市場化思維,秘書要自覺分析投入產(chǎn)出,從效能的角度改進工作,具有經(jīng)濟成本意識。掌握新的工作方式,是指秘書要迅速適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展帶來傳統(tǒng)秘書工作體制和觀念的變化,掌握網(wǎng)絡(luò)通訊為主的辦公自動化技術(shù),使用信息化的工作方式。秘書工作者必須具備相應(yīng)的知識和技能,才能迎接網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革命帶來的語言文化、信息處理、工作手段、人際交往等工作方式的挑戰(zhàn)。拓展服務(wù)空間,是指秘書要主動發(fā)現(xiàn)并適應(yīng)社會發(fā)展對秘書職業(yè)的新服務(wù)需求。社會職業(yè)分工越來越細(xì),專業(yè)內(nèi)容和技術(shù)成分越來越強,因此在協(xié)作中需要協(xié)調(diào)、溝通、彌合的地方更多,這也給秘書服務(wù)拓展了空間。雖然我國秘書職業(yè)化的進程較為緩慢,但畢竟已經(jīng)邁出了可貴的前幾步。經(jīng)過改進的全國秘書職業(yè)資格考試加強了內(nèi)容的針對性和實用性,人事部的秘書專業(yè)技術(shù)資格也已在研究之中,制定5秘書法6的呼聲也不時傳出,用人單位對秘書的專業(yè)知識和技能要求越來越高,社會發(fā)展對秘書職業(yè)化的要求日益強烈等等,都使我們看到秘書職業(yè)化之路越走越寬。三、 秘書職業(yè)化的措施（二）明確劃分秘書的種類就目前情況看,我國秘書的稱呼名目繁多,且界限不清,多有重疊;在實際使用上,名不符實的情況也時有出現(xiàn)。為此,從職業(yè)化角度起見,有必要予以統(tǒng)一。秘書的種類可以有不同的劃分方法:第一,從工作性質(zhì)來看,秘書可以分為公務(wù)秘書和私人秘書兩大類。第二,按照服務(wù)方式來劃分,秘書又可以分為部門秘書和專職秘書。部門秘書主要是在辦公室或其他行政部門為整個單位或部門的管理活動提供服務(wù),其服務(wù)對象是一個群體。專職秘書一般在機關(guān)中主要是為某一位高級管理者提供服務(wù),諸如總裁秘書、總經(jīng)理秘書等即屬此類。另外還包括近些年來出現(xiàn)的總裁助理、總經(jīng)理助理等職務(wù)。第三,在一些單位,秘書的使用往往在具體工作內(nèi)容上有所側(cè)重或分工,如文字處理、接待聯(lián)絡(luò)、行政事務(wù)等,所以按工作重點或?qū)I(yè)分工來劃分,秘書又可以有文秘、公關(guān)秘書、行政助理等名目之分。第四,按行業(yè)領(lǐng)域劃分,秘書又可以分為政府機關(guān)秘書、工商企業(yè)秘書、法律秘書、教育秘書等。另外目前工商企業(yè)秘書又可以細(xì)分為一般工商企業(yè)秘書和外企秘書。這主要是由于目前國內(nèi)外秘書工作方式上存在的差異造成的。從行業(yè)管理角度來看,秘書的分類按后一種標(biāo)準(zhǔn)來劃分顯得比較合理,即分為公務(wù)秘書、商務(wù)秘書、教育秘書、法律秘書等。這種劃分在強調(diào)秘書普遍需要具備的基本技能的同時,也強調(diào)了秘書應(yīng)具備所服務(wù)行業(yè)的專業(yè)知識,可以使秘書工作更有針對性,也便于有關(guān)部門管理和考核。（三）明確劃分秘書的等級秘書工作的水平直接關(guān)系到機關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)工作的質(zhì)量,且不同崗位需要不同水平的秘書,所以統(tǒng)一對秘書水平的劃分在秘書的合理使用上就顯得更為重要。無論是哪一類秘書,按照其工作的水平和熟練程度,一般都可以分為初級、中級和高級三個級別。初級秘書:受過秘書專業(yè)培訓(xùn),但缺乏工作能力及經(jīng)驗,需在別人的指導(dǎo)下完成工作。中級秘書:具有熟練的秘書技能及全面的秘書知識,對秘書職責(zé)及作用有充分的了解,工作經(jīng)驗豐富,能主動開展工作并獨立完成難度較大的秘書工作。高級秘書:完全掌握秘書的職責(zé),具有豐富的秘書工作經(jīng)驗,具備行政組織管理等方面的知識及能力,能夠在管理工作中適當(dāng)?shù)匕l(fā)揮作用,與領(lǐng)導(dǎo)者密切配合,協(xié)助其完成工作。（四）確定統(tǒng)一的秘書資格及水平劃分標(biāo)準(zhǔn)為切實保證秘書隊伍的質(zhì)量,社會應(yīng)客觀地規(guī)范秘書人員的就業(yè)資格及職業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在我國的秘書工作職業(yè)化進程中,由國家有關(guān)的權(quán)威部門針對秘書種類及水平要求設(shè)置嚴(yán)格的就業(yè)資格及水平考核標(biāo)準(zhǔn),并合理進行評價,不失為一個有效的辦法。這也是秘書工作真正達到職業(yè)化程度的一個根本保證。它一方面便于社會對秘書人員的確認(rèn)、選擇與使用,穩(wěn)定秘書工作水平;另一方面,可以使秘書人員按照工作標(biāo)準(zhǔn)進行嚴(yán)格的自我管理,提高職業(yè)素質(zhì)。我國目前有關(guān)部門已引進英國的LCCI及PETMAN秘書資格水平考試,這兩種考試在國際上有較好的聲譽,但由于是完全采用國外的標(biāo)準(zhǔn),所以僅適用于一些涉外單位,范圍還比較窄。我國還應(yīng)該結(jié)合國內(nèi)的實際情況,按照秘書能力水平要求建立起與之相適應(yīng)的秘書資格能力考核體系,這才是秘書工作職業(yè)化的根本保證。3.通過制定法律和行政法規(guī),從現(xiàn)實上加快推進秘書職業(yè)化的進程。秘書職業(yè)化是社會現(xiàn)代化和秘書工作專業(yè)化的結(jié)果。我們必須從秘書職業(yè)在社會發(fā)展進程中的所處的地位、作用和高科技發(fā)展引發(fā)的社會重大變化的角度來認(rèn)識秘書職業(yè)化的重要性,來推進秘書職業(yè)化進程。第一,按照國家勞動部的文件精神,加大力度推行秘書從業(yè)人員的職業(yè)資格準(zhǔn)入制度,凡是初次應(yīng)聘秘書崗位者必須有相應(yīng)的秘書職業(yè)資格證書,在職的秘書人員必須限期取得相應(yīng)的秘書職業(yè)資格證書。轉(zhuǎn)變社會上長期不重視秘書的專業(yè)培訓(xùn)和任職資格條件的狀況。第二,建立秘書系列的專業(yè)技術(shù)職稱制度。秘書等級可按教育、科研、編輯等職稱系列評定的等級要求一樣劃分標(biāo)準(zhǔn),分為高級、副高級、中級、初級四個等級,讓在職秘書人員按照條件申報,然后參加統(tǒng)一命題考試,再加上評定程序,合格了就相應(yīng)晉升某級職稱,并享受該級職稱的工資福利待遇。專業(yè)技術(shù)職稱制度十分有利于提高秘書的切實利益和秘書隊伍的長期穩(wěn)定。第三,加快秘書立法工作。由于秘書崗位的特殊性,通過立法的形式,明確秘書的職權(quán)、職責(zé)、任職資格、地位和限制等,規(guī)范秘書的工作和任用選拔制度,充分保障秘書職業(yè)的權(quán)利,明確秘書職業(yè)的社會義務(wù),防止秘書無作為,杜絕秘書腐敗現(xiàn)象。第四,成立全國秘書協(xié)會和行業(yè)秘書協(xié)會,加強職業(yè)秘書的歸屬感。職業(yè)協(xié)會是一個職業(yè)發(fā)展成熟的標(biāo)志。秘書協(xié)會攜手秘書學(xué)會,充分發(fā)揮協(xié)會在秘書職業(yè)教育、培訓(xùn)、監(jiān)督、規(guī)范和維護秘書權(quán)益等方面的作用。由于現(xiàn)代社會已經(jīng)形成了一個龐大的職業(yè)網(wǎng)絡(luò),法律和政府不可能制定一套全面細(xì)致的秘書行業(yè)規(guī)范,所以必須充分發(fā)揮行業(yè)組織的作用,包括制定相應(yīng)的職業(yè)規(guī)范和職業(yè)禮儀,豐富和改善職業(yè)心理。（五）建立與實際工作需要相適應(yīng)的秘書教育體系2.建立和完善具有中國特色的秘書學(xué)科體系,為秘書職業(yè)化進程提供理論上的堅強支持和有力指導(dǎo)。面對秘書職業(yè)迅猛發(fā)展對秘書理論指導(dǎo)的渴求,政府有關(guān)部門和全國秘書學(xué)會應(yīng)該聯(lián)手,集中全國秘書學(xué)專家和秘書工作者之力,掀起秘書學(xué)科體系和基礎(chǔ)理論研究的攻堅戰(zhàn),進一步確立和完善秘書職業(yè)的核心資質(zhì),對秘書職業(yè)中不容易被人替代的知識和技能加以重點分析研究,比如秘書的/第二專業(yè)0知識和工作悟性等,同時對日益凸現(xiàn)的如民企秘書、會展秘書、個人助理等各種秘書現(xiàn)象加以專題研究。建立和完善具有中國特色的秘書學(xué)科體系,已成為當(dāng)務(wù)之急。呂錦如先生曾提出必須解決好三個問題:一是要立足于中國政治、經(jīng)濟、文化的基本國情;二是要認(rèn)真研究并大膽借鑒西方已有秘書學(xué)理論體系;三是充分考慮秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系,充分吸收相關(guān)學(xué)科的最新研究成果。3通過秘書基礎(chǔ)理論和學(xué)科體系的成熟與完善,一方面使秘書學(xué)科地位獲得學(xué)術(shù)界的尊重和教育部的認(rèn)可,從而使秘書專業(yè)可以名正言順地招收本科、研究生層次的學(xué)生,提高秘書職業(yè)從業(yè)人員的層次,也可以使更多的教學(xué)科研人員投身秘書學(xué)科的建設(shè);另一方面,用更加科學(xué)實用的秘書專業(yè)知識技能來教育秘書專業(yè)的學(xué)生和培訓(xùn)在職的秘書工作者,可以提升秘書隊伍的整體素質(zhì),促進秘書工作水平和工作效率的提高,為秘書職業(yè)化進程提供強大的后勁。首先,秘書教育層次設(shè)置主要應(yīng)該以培養(yǎng)不同水平的秘書為出發(fā)點,如各種短期基礎(chǔ)培訓(xùn)和職業(yè)培訓(xùn)應(yīng)為秘書教育的初級階段,以培養(yǎng)秘書的實際操作能力和技巧為主要目的,并輔之以基本秘書理論,使之可以勝任初級秘書工作。職業(yè)高中階段可以為社會培養(yǎng)熟練掌握各種秘書技能,有一定專業(yè)能力的秘書專業(yè)人才。大學(xué)秘書教育則在培養(yǎng)學(xué)生實際操作能力的同時,注重其他綜合知識和能力的培養(yǎng),如經(jīng)濟、法律、行政管理、企業(yè)管理、公共關(guān)系、社會學(xué)知識等,使之可以符合更高層次如中、高級秘書工作的需要。其次,秘書教育專業(yè)方向應(yīng)該實行寬口徑設(shè)置,不宜分得過細(xì)。目前我國的秘書教育專業(yè)方向多由各學(xué)?；蚱渌k學(xué)單位自行設(shè)定,因此在專業(yè)名稱上顯得名目繁多,較為混亂。另外各單位大多是根據(jù)社會需要或熱點選擇培訓(xùn)方向,所以專業(yè)設(shè)置的短期行為也比較常見。而從實際情況看,不同的用人單位當(dāng)然會從各自工作需要出發(fā)選擇秘書,相應(yīng)地他們還會注重強調(diào)秘書某些方面的能力,如語言能力、文字能力、行政能力或公共關(guān)系能力等,由此造成實際秘書工作方向上的差異,而且這種需要達到一定程度后就會形成一個個社會熱點,如外企秘書、文字秘書、行政秘書(助理)、公關(guān)秘書等。但這并不就簡單意味著教育單位要以此來設(shè)置秘書專業(yè)方向,因為就實際工作而言,不論是在哪一個專業(yè)方向或是在哪一個領(lǐng)域從事秘書工作,職業(yè)秘書所應(yīng)具備的基本職業(yè)技能和知識都是一樣的,它們是任何一個秘書所必須具備的知識和能力,而且這種知識和能力體系并不會因工作環(huán)境及工作重點的變化而被改變或忽略,只不過在實際工作中某些方面發(fā)揮的強度及需要的水平會有所不同。從此意義出發(fā),秘書的專業(yè)方向似乎沒有必要設(shè)得過細(xì),專業(yè)口徑狹窄的結(jié)果往往只是某幾門課程的比重加強及課程門類的單一;同時秘書專業(yè)設(shè)置過細(xì)不利于秘書綜合能力的培養(yǎng),進而還會限制學(xué)生的就業(yè)范圍。這不符合當(dāng)前各種專業(yè)教育努力拓寬專業(yè)口徑的社會發(fā)展趨勢。為了培養(yǎng)基礎(chǔ)知識扎實、適應(yīng)能力強的秘書人才,學(xué)校的秘書專業(yè)教育應(yīng)該以秘書的行業(yè)分類為基本依據(jù),設(shè)置專業(yè)方向,使其專業(yè)內(nèi)容具有較大的外延。第三,秘書教育課程的設(shè)置,應(yīng)該從職業(yè)化角度出發(fā),既注意培養(yǎng)秘書的實際操作能力,又要努力拓寬秘書的知識范圍,同時依秘書教育層次的不同作一些重點選擇。例如在基礎(chǔ)培訓(xùn)階段,主要為秘書業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),這些技能是任何秘書所必須具備的,一般應(yīng)采取短期培訓(xùn)班的形式,也可以設(shè)在大?；虼髮W(xué)的初級階段。課程設(shè)置應(yīng)包括:秘書概論、秘書實務(wù)、公文寫作、文件及檔案管理、通用電腦軟件程序、中英文打字、辦公自動化、公共關(guān)系知識、行政管理知識等。經(jīng)過基礎(chǔ)培訓(xùn)的秘書具備了秘書所應(yīng)具備的基本技能,可以從事一般的秘書工作,相當(dāng)于初級水平,在工作中逐步積累起各種經(jīng)驗后即可較熟練地開展工作,達到中級秘書水平。更高一個層次的秘書教育,則應(yīng)在基礎(chǔ)培訓(xùn)之后,加大相關(guān)知識和能力培訓(xùn)的比重,使學(xué)生具備獨立主持辦公室日常事務(wù)及參與行政管理工作的能力。該層次應(yīng)該在大?；虼髮W(xué)的后一階段,或者初級培訓(xùn)后的提高階段完成。課程設(shè)置主要包括行政管理、工業(yè)企業(yè)管理、信息管理、人事管理、會計基礎(chǔ)知識、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、社會學(xué)、經(jīng)濟法、經(jīng)濟貿(mào)易知識、計算機原理、國家政府機關(guān)工作程序、工商企業(yè)辦公室工作程序、外語等。具備上述知識的人可以在工作中經(jīng)過一段時間的鍛煉,成為管理者所倚重的高級秘書。四、如何解決我國秘書工作職業(yè)化進程中存在的問題由于我國特殊的體制和歷史形成，在秘書工作職業(yè)化的進程中，還存在著社會認(rèn)識不足、職業(yè)道德缺失、職業(yè)準(zhǔn)入制度不健全等問題，需要有效地予以解決。（一）規(guī)范秘書的職業(yè)地位,提高社會對秘書工作的認(rèn)識由于前一段時間我國秘書工作職責(zé)不規(guī)范,秘書職業(yè)定位不清,所以社會上還有相當(dāng)一部分人對秘書工作缺乏正確的理解。例如在一些人看來秘書工作不過是一種青春職業(yè)或是簡單勞動,因而忽視了對秘書工作的技能要求。在某些場合有人還將秘書稱為/辦公室的漂亮寶貝0,而沒有給予應(yīng)有的職業(yè)上的尊重。這些錯誤的或不全面的認(rèn)識,反過來又繼續(xù)制約秘書工作的正常開展,在客觀上影響秘書工作質(zhì)量的提高。所以,實現(xiàn)秘書工作職業(yè)化首先要規(guī)范秘書的職業(yè)地位,對秘書工作的對象、職責(zé)范圍、分類、工作性質(zhì)等方面作出明確的、權(quán)威性的規(guī)定。這樣就等于交給社會公眾一個完整、清晰的秘書工作形象,從而引導(dǎo)社會正確認(rèn)識秘書工作,使各單位在秘書人員的定崗、聘任與使用上有所依據(jù),充分發(fā)揮他們的作用。（二）強化職