某公司綜合管理部工作手冊.doc

綜合信息中心經(jīng)理工作細(xì)則80 / 80附件1：綜合信息中心經(jīng)理工作流程送審總經(jīng)理任命綜合計劃管理中心副總綜合信息中心經(jīng)理信息服務(wù)委員會崗位職責(zé)組織結(jié)構(gòu)提請綜合信息網(wǎng)絡(luò)體系數(shù)據(jù)通信建立辦公室自動化文字處理員工考核信息系統(tǒng)審查信息服務(wù)規(guī)劃信息服務(wù)策略與規(guī)格綜合信息服務(wù)制度費用分配方式企業(yè)計算機(jī)安全管理制度附件2：崗位職責(zé) 職務(wù) （一）在分管副總領(lǐng)導(dǎo)下，貫徹政府善于“開發(fā)信息資源，服務(wù)社會建設(shè)”的精神，有目的地組織收集、整理、分析、傳遞、研究、處理、貯存企業(yè)內(nèi)外有關(guān)改革和經(jīng)營管理科技進(jìn)步、群眾生活，思想工作等方面的綜合信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門應(yīng)用服務(wù)。 （二）負(fù)責(zé)組織開展經(jīng)濟(jì)技術(shù)情報工作，為企業(yè)制定經(jīng)營決策和產(chǎn)品開發(fā)方案提供依據(jù)。 （三）負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的工作。 （四）負(fù)責(zé)組織訂綜合信息管理制度。 （五）積極組織開展重大信息的調(diào)研，努力辦好信息刊物，不定期召開信息發(fā)布會，及時企業(yè)內(nèi)外傳遞、發(fā)布有關(guān)信息。 （六）積極參加行業(yè)，地區(qū)及國家經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)活動，搞好信息的協(xié)作和交流，不斷提高企業(yè)信息管理水平。 （七）逐步開展對外有償信息咨詢服務(wù)活動。 （八）逐步發(fā)展與國際上的信息聯(lián)系。 （九）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 職權(quán)（一）有權(quán)組織信息員收集企業(yè)內(nèi)外各方面的信息。（二）對所轄信息工作崗位有檢查督促權(quán)。（三）有權(quán)代表企業(yè)參加行業(yè)和地區(qū)經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)活動。（四）有權(quán)組織開展綜合信息調(diào)研活動，組織召開企業(yè)內(nèi)信息發(fā)表會，主持編撰刊物。（五）有權(quán)向各相關(guān)部門索取有關(guān)信息資料，督促按期整理交繳檔案。 職權(quán)（一）對收集、整理、傳遞、貯存發(fā)布的信息的準(zhǔn)確性、及時性負(fù)責(zé)。（二）對所轄信息崗位工作的質(zhì)量和安全負(fù)責(zé)。（三）對檔案住處資料保管不善，造成丟失、損壞和失、泄密現(xiàn)象負(fù)責(zé)。附件3：信息服務(wù)委員會 與信息服務(wù)有關(guān)的委員會可以分為兩類，第一類包括管理信息服務(wù)業(yè)務(wù)的委員會，例如，高級管理信息系統(tǒng)指導(dǎo)委員會;另一類包括在信息服務(wù)部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)中設(shè)立并盡職的委員會。信息服務(wù)委員會有兩種形式:常設(shè)的和特設(shè)的。常設(shè)委員會是永久設(shè)立的，通常是定期召開會議。特設(shè)委員會是為了達(dá)到更直接的目的(例如，調(diào)查和可行性研究)而特別設(shè)立的。 1公司信息服務(wù)委員會 (1)名稱不一的信息服務(wù)委員會。 在信息服務(wù)發(fā)展初期，公司的信息服務(wù)委員會就是高級信息服務(wù)指導(dǎo)委員會。從此公司到彼公司，委員會的名稱和職責(zé)相差很大。通常的名稱有:計算機(jī)咨詢委員會，執(zhí)行數(shù)據(jù)處理的指導(dǎo)委員會，管理信息系統(tǒng)咨詢理事會，信息服務(wù)優(yōu)先權(quán)決定委員會，信息系統(tǒng)政策委員會。為了保持一致性，這個高級指導(dǎo)委員會被稱為信息系統(tǒng)政策委員會。其成員一般是用戶管理人員和行政領(lǐng)導(dǎo)。一個高級的信息系統(tǒng)政策委員會是一個公司成功地進(jìn)行信息服務(wù)必不可少的組成部分。 在過去的十年中，信息系統(tǒng)政策委員會已成為許多公司組織機(jī)構(gòu)流行的部門。不幸的是，許多這樣的委員會的創(chuàng)建是因為要處理內(nèi)部事務(wù)，并不給定明確的職責(zé)，因此，這些委員會還不如不建立。在這種情況下，委員會的建立以及委員會的義務(wù)和職責(zé)通常是在錯誤方向上發(fā)展。為建立稱職的信息系統(tǒng)政策委員會，公司政策制定者必須提出關(guān)于委員職責(zé)、會員資格、會晤次數(shù)、涉及的范圍和(在某種情況下)出席者等問題。 (2)信息系統(tǒng)政策委員會的職責(zé)。 信息系統(tǒng)政策委員會的職責(zé)應(yīng)明確定義，并應(yīng)系統(tǒng)地進(jìn)行書面闡述，然后分送給那些需要知道的人員。下面規(guī)定的這些信息系統(tǒng)政策委員會的職責(zé)已證明在許多組織中是行之有效的: 0為使公司高效地運轉(zhuǎn)，必須有信息服務(wù)，顯然，信息系統(tǒng)政策委員會一定能促進(jìn)信息服務(wù)。 0定期地向總裁和董事會報告信息服務(wù)情況和提出有關(guān)建議。 0批準(zhǔn)和否決信息服務(wù)請求。公司的政策應(yīng)該根據(jù)估算的資源條件(通常是人力、成 本)，能夠描述出主要的和次要的服務(wù)請求的輪廓。 0在批準(zhǔn)的信息系統(tǒng)開發(fā)項目中負(fù)責(zé)建立優(yōu)先權(quán)。委員會一般都會遇到一系列的批準(zhǔn)項目，依據(jù)公司需要，這些項目的優(yōu)先權(quán)要不斷地調(diào)整和更新。 0負(fù)責(zé)監(jiān)督信息服務(wù)項目的進(jìn)行和正在運行的生產(chǎn)系統(tǒng)的性能。必要時，委員會必須估計分配給項目的追加資源的價值，它通常是超過預(yù)算的。當(dāng)完成項目明顯地不如所望時，委員會可以作出繼續(xù)進(jìn)行還是停止進(jìn)行的決定。許多公司不會采取強(qiáng)迫一個注定要失敗的項目盡快地完成的政策(想補(bǔ)償損失反而損失更多)。信息系統(tǒng)政策委員會還應(yīng)監(jiān)督正在運行的生產(chǎn)系統(tǒng)的性能，以便能估計他們?yōu)楣灸繕?biāo)所作的貢獻(xiàn)。一般來說，委員會還要負(fù)責(zé)簽署那些陳舊而無用的信息系統(tǒng)的死亡證。 0調(diào)停用戶部門之間的爭論和由信息服務(wù)工作與指定的工作所引起的矛盾。多年來，數(shù)據(jù)處理領(lǐng)導(dǎo)者處于必須在兩個或更多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域中作選擇的處境。重要的過程沖突應(yīng)該由信息系統(tǒng)政策委員會和那些受此決定影響最大的部門解決，而不是由信息管理部門解決。 0制定與信息服務(wù)有關(guān)的并且涉及所有部門的政策。 0制定信息服務(wù)發(fā)展的短期和長期的規(guī)劃。信息服務(wù)的規(guī)劃工作是項冗長乏味的任務(wù)。通常，必須指派一名信息服務(wù)人員來完成規(guī)劃過程中的技術(shù)工作。委員會提供規(guī)劃所需的主要輸入信息并作出最終的批準(zhǔn)。 以上建議的職責(zé)范圍根據(jù)工業(yè)的種類和委員會的重點會有很大變化。信息系統(tǒng)政策委員會可以利用信息服務(wù)部門來幫助履行這些職責(zé)。 信息系統(tǒng)政策委員會是公司的(而不是信息服務(wù)部門的)重要助手。讀委員會應(yīng)該由董事長和董事會授予特許的職權(quán)。委員會通常要向董事長匯報，委員會與信息服務(wù)部門的聯(lián)絡(luò)靠信息服務(wù)部門的負(fù)責(zé)人。 (3)信息服務(wù)委員會委員的資格問題。 信息服務(wù)政策委員會的委員資格應(yīng)由公司政策委員會規(guī)定。要作到這一點，董事長、執(zhí)行委員會和董事會必須回答如下問題: 0誰適合在委員會中任職？如何選擇他們？ 為了使信息系統(tǒng)政策委員會具有較高的工作效率，它的成員應(yīng)具備制定政策的水平。這些成員可以是專業(yè)領(lǐng)域的高級管理人員，也可以是公司其他高級管理人員，副總裁或更高級的人員則更好。在歷史上，信息服務(wù)指導(dǎo)委員會還沒有取得真正成功的經(jīng)驗。在最好的情況下，充其量是沒有引起過分的麻煩;在最壞的情況下，他們已影響了生產(chǎn)力的發(fā)展。為了更好地工作，委員會必須擁有決策權(quán)力并且能保證這些決策貫徹到底。任何一級的信息系統(tǒng)委員會需要開發(fā)大量的信息服務(wù)資源來支持該委員會。如果沒有果斷采取行動的職權(quán)，較低一級的委員會的工作只在那里兜圈子，這樣不但浪費了有價值的資源，而且還浪費了每個成員的時間。 0應(yīng)該有多少人在委員會里工作? 一個處理如此復(fù)雜和政策性很強(qiáng)的課題的委員會，如果超過了八、九個人，那就可能變得很呆滯，太多的成員會使決策過程帶來不必要的困難，因此建議有六、七個參加表決的成員就行了。 0每一個成員的任期應(yīng)該多長? 因為大多數(shù)主要項目需花費一年多時間，所以任期最短也得一年，兩年或更長一點更好。如果公司只有六個到九個可能勝任的成員，則永久性任職也是可以的。其它較大的或更多的同行業(yè)組織起來的公司需要輪換這一重要的職責(zé)。這種任職應(yīng)該以這樣的方式來輪換，即委員會的核心人物必須在每個任職周期到期后留任。 0負(fù)責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會的一員嗎? 關(guān)于負(fù)責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人是否應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會的成員這一問題，是公司應(yīng)首先考慮的。可笑的是，某些人認(rèn)為信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)是其中一員，而另一些人則認(rèn)為提出這個問題是荒謬的。指派信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)入信息系統(tǒng)政策委員會的基本思想是這樣的:信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人一般情況下是由副總裁兼任的，如果他是信息系統(tǒng)政策委員會的成員，就很容易使信息系統(tǒng)政策委員會成為有權(quán)力的機(jī)構(gòu)。也許最能使人信服的理由是因為數(shù)據(jù)中心和信息服務(wù)部門本身是服務(wù)的主要用戶，并且認(rèn)為應(yīng)該掌握遠(yuǎn)景方面、項目開發(fā)和優(yōu)先權(quán)的輸入信息，所以信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該是該委員會成員。 那些認(rèn)為信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人不應(yīng)該是委員會的成員的主要理由是:信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人的出席會在決策過程中帶進(jìn)很多偏見。執(zhí)委會如不能解決這個爭論，就可以選擇一項折衷的辦法，那就是使信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人成為一個無表決權(quán)的成員。甚至有些人建議信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人成為一個無表決權(quán)的主席。 0誰能擔(dān)任主席? 也許選擇信息系統(tǒng)政策委員會主席的最好辦法是允許全體成員提名并選舉他們自己所喜歡的主席。主席的最短任期為兩年。當(dāng)主席由總裁任命時，委員會要保持中立就很困難了。事實上，這種中立往往受到來自上級管理部門壓力的影響。另一個可供選擇的方案是在公司的高級職員(例如，總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人、審計員等等)中物色合適的人選來擔(dān)任主席。 0主席的職位應(yīng)該輪換嗎? 如果主席是選舉產(chǎn)生的，則讀職位應(yīng)該在全體委員中輪換。如果是指派的，只有當(dāng)占據(jù)該主席職位的人被提升，或者是調(diào)任時才能更換。 0委員會應(yīng)該多長時間碰頭一次? 委員會應(yīng)經(jīng)常碰頭以保持與項目進(jìn)展同步，并履行信息系統(tǒng)政策委員會的職責(zé)。信息服務(wù)的使用和發(fā)展是隨公司的不同而不同的。一般建議:委員會的碰頭每兩個月至少一次，而每個月不超過一次。這個碰頭次數(shù)的限度已被證明是有效的。在信息服務(wù)活動的非常時期，應(yīng)安排專門的會議。 0應(yīng)該有一個鼓勵出席會議的政策嗎? 為使信息系統(tǒng)政策委員會成為一個有效的工作團(tuán)體，每個有投票權(quán)的成員必須積極地參加其活動。建議由總裁制定鼓勵出席會議的政策。舉一個例子，政策可以要求一個投票成員保持至少75%的出席次數(shù)，而指定為代表的成員保持至少%的出席次數(shù)。如果參加次數(shù)不足，就失去委員會的席位?？梢灾贫ㄟ@樣的政策，當(dāng)一個成員累計出席次數(shù)低于最低要求限度時，就自動地任命新的委員會成員。信息系統(tǒng)政策委員會會員職務(wù)應(yīng)該由具有特殊興趣的愿接受此職位的高水平的人擔(dān)任。任何關(guān)于出席政策的建議都不完全是可取的，但是過去的經(jīng)驗表明:這個不積極的成員必然造成委員會的惰性，所以，必須不惜代價來避免這樣的成員參加委員會。 2用戶委員會 另一個與信息服務(wù)有關(guān)的公司委員會是用戶委員會，這個委員會的目的就是促進(jìn)在信息服務(wù)和用戶團(tuán)體之間不斷地積極聯(lián)絡(luò)。這個委員會是由專業(yè)領(lǐng)域的管理人員所組成的，他們與以計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。這個委員會定期碰頭以便能提供關(guān)于信息系統(tǒng)的運行的口頭和書面反饋。 3信息服務(wù)部門里的常設(shè)或特設(shè)委員會 常設(shè)或特設(shè)委員會在公司信息服務(wù)部門的暫時性日常工作中起主要的作用。在某些機(jī)構(gòu)中，非正式聯(lián)系網(wǎng)是獲得集中意見和請求外部輸人的唯一工具。相比之下，而其它部門則可自由地利用這種委員會。下面介紹信息服務(wù)中典型的常設(shè)或特設(shè)委員會。 (1)硬件選擇委員會負(fù)責(zé)評價和挑選所有計算機(jī)硬件。在挑選過程中常常邀請有經(jīng)驗的用戶參加，尤其是當(dāng)用戶要付款時，更應(yīng)該邀請他們參加。 (2)軟件選擇委員會負(fù)責(zé)評價和挑選所有的軟件產(chǎn)品(系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件)。專業(yè)領(lǐng)域的代表參加應(yīng)用軟件包(專用軟件)的選擇。 (3)項目指導(dǎo)和審查委員會負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查主要的、正在進(jìn)行中的信息服務(wù)項目進(jìn)展情況。這項任務(wù)與信息系統(tǒng)政策委員會的職責(zé)有些重疊，但項目指導(dǎo)和審查委員會能更詳細(xì)地審查項目。這個委員會并不負(fù)責(zé)項目的管理;但是，該委員會主要任務(wù)之一是為了項目經(jīng)理提供有意義的反饋信息。 (4)信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃委員會可以由信息服務(wù)管理組、一名懂技術(shù)的職工(也許是一個高級系統(tǒng)分析員兼信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃員)、一個或兩個有經(jīng)驗的用戶(不一定要管理人員)組成。該委員會的目的是提供關(guān)于信息服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃的價值和可行性以及一般規(guī)劃進(jìn)程的反饋信息。附件4：綜合信息網(wǎng)絡(luò)體系數(shù)據(jù)通信：一、數(shù)據(jù)通信及有關(guān)概念 數(shù)據(jù)通信是指從遠(yuǎn)程設(shè)備之間收發(fā)數(shù)據(jù)。盡管遠(yuǎn)程通信一詞有更廣泛的含義，但是人們還是經(jīng)常把它與數(shù)據(jù)通信交替使用。通常與數(shù)據(jù)通信相關(guān)的另一個術(shù)語是遠(yuǎn)程處理(簡寫為TP)。遠(yuǎn)程處理比數(shù)據(jù)通信的含義更加廣泛，它意味著利用數(shù)據(jù)通信來進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。聯(lián)機(jī)系統(tǒng)和基于通信的系統(tǒng)這兩個術(shù)語交替地用來描述利用數(shù)據(jù)通信的信息系統(tǒng)。二、基于通信的系統(tǒng)的影響 如上文所述，信息服務(wù)的趨勢正朝著分散和分布式數(shù)據(jù)處理(DDP)方向發(fā)展。分散的信息服務(wù)工作并不意味著數(shù)據(jù)通信，但是多數(shù)是基于通信的。依照定義，所有分布式數(shù)據(jù)處理(DDp)系統(tǒng)都是基于通信的。對于所有實際應(yīng)用而言。分布式數(shù)據(jù)處理和分散的信息服務(wù)是可以交換使用的。那些跟隨著脫離集中式成批處理系統(tǒng)這一趨勢的公司應(yīng)該了解基于通信的技術(shù)和系統(tǒng)將對公司的組織結(jié)構(gòu)、人員、管理、預(yù)算以及質(zhì)量保證和控制產(chǎn)生重大的影響。 對組織結(jié)構(gòu)方面的影響 在集中式環(huán)境里，信息服務(wù)業(yè)務(wù)在實際上和組織上都從專業(yè)領(lǐng)域移走了。分布式數(shù)據(jù)處理的目標(biāo)是使用戶團(tuán)體更加直接參與信息服務(wù)工作。維護(hù)計算機(jī)硬件以及提供信息服務(wù)的人員安排最終成為用戶的責(zé)任。為了容納這些人員，必須在現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)中增加專門的機(jī)構(gòu)和部門。這種增加機(jī)構(gòu)的作法通常將引起對公司和部門原有的組織結(jié)構(gòu)作重大的改變。 對人員方面的影響 遠(yuǎn)程設(shè)備可以是一至二臺用來進(jìn)行管理查詢的終端，也可以是支持若干數(shù)據(jù)錄人和查詢終端的中型計算機(jī)系統(tǒng)。對用戶人員的影響將體現(xiàn)在培訓(xùn)方面，而且很可能要改變用戶人員的業(yè)務(wù)經(jīng)歷?？赡芤匦掠?xùn)練行政助理使用某種查詢語言來進(jìn)行特定的管理查詢。另外一些用戶人員可能要作為程序員、分析員、操作員等，從而專門從事信息服務(wù)業(yè)。 那些為進(jìn)行分布式數(shù)據(jù)處理而安裝硬件設(shè)備的用戶部門很可能全部接受來自外部的信息服務(wù)專門人程序員、分析員、操作員等，這些人員將成為業(yè)務(wù)領(lǐng)域組織的一部分。 對管理方面的影響 用戶管理人員的職責(zé)范圍將擴(kuò)大到分布式數(shù)據(jù)處理環(huán)境。按照傳統(tǒng)，這種職責(zé)包括人員管理和詳盡的專業(yè)方面的知識。在分布式數(shù)據(jù)處理環(huán)境中，用戶管理人員必須掌握某些有關(guān)信息服務(wù)的技術(shù)(例如，系統(tǒng)分析、程序設(shè)計、硬件操作、信息服務(wù)規(guī)劃等等)，以便能管理那些主要參與信息服務(wù)活動的人員。 對預(yù)算方面的影響 用戶經(jīng)理有可能需要在部門的預(yù)算中增加兒個重要的專項(例如，為信息服務(wù)人員所增加的工資、采購和維護(hù)計算機(jī)硬件的費用)、與計算機(jī)有關(guān)的消耗品費用等等)。 在質(zhì)量保證和控制方面的影響 在集中式的信息服務(wù)環(huán)境中，用戶管理人員在很大程度上是依賴于信息服務(wù)部門來進(jìn)行質(zhì)量保證和控制的。而在分布式數(shù)據(jù)處理環(huán)境申，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)所輸人的數(shù)據(jù)的一致性，信息系統(tǒng)的質(zhì)量，輸出的精確性，分散的控制以及所有在集中式環(huán)境下所能保證的那些數(shù)據(jù)處理的各個方面。三、遠(yuǎn)程處理 遠(yuǎn)程處理應(yīng)用 可以想象，遠(yuǎn)程處理的應(yīng)用種類是很有限的。多數(shù)公司將利用現(xiàn)有的通信網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)幾種不同的應(yīng)用。為了突出通信網(wǎng)的應(yīng)用潛力，我們對一般的遠(yuǎn)程處理應(yīng)用作如下分類。 1電子郵件。電子郵件通常與辦公自動化相聯(lián)系。在電子郵件應(yīng)用中，計算機(jī)是給公司內(nèi)、外人員發(fā)送消息的一個工具。對整個單位的每個人員都分配一個電子郵政信箱，用以接收和存放消息。一個典型的應(yīng)用例子是全國性銷售經(jīng)理和區(qū)域性經(jīng)理之間的業(yè)務(wù)往來。為了直接響應(yīng)競爭性的降價，全國性經(jīng)理可能要通過電子郵件通知區(qū)域性經(jīng)理一個商業(yè)上的降價比率。他將通過一個終端輸入這些信息，然后發(fā)送到區(qū)域性經(jīng)理們的各自電子郵政信箱。通過一個電子標(biāo)志來通知區(qū)域性經(jīng)理有關(guān)的消息。區(qū)域性經(jīng)理可以要求將有關(guān)消息顯示在視頻終端的顯示屏上，如果需要，還可以打印一份硬拷貝。 2查詢，回答。在查詢，回答這類應(yīng)用中，操作員(也可能是用戶經(jīng)理)進(jìn)行某種查詢，然后計算機(jī)(經(jīng)由信息系統(tǒng))作出回答。例如，人事經(jīng)理可能要求查詢某個特定職工的培訓(xùn)記錄。一個百貨公司銷售員可能要求查詢某個顧客的賒帳限度。 3，字處理。在字處理應(yīng)用中，操作員利用軟件來進(jìn)行正文處理。盡管當(dāng)前多數(shù)的宇處理是用一臺單獨的設(shè)備來完成的，但是也有許多公司為了充分利用數(shù)據(jù)庫而使用功能更強(qiáng)的主處理機(jī)的軟件來進(jìn)行宇處理。例如，一位秘書需要發(fā)送同樣內(nèi)容的信件給公司所有顧客，那么她可以結(jié)合公司數(shù)據(jù)庫進(jìn)行字處理，從而將來自顧客主文件的顧客名字和地址填寫到預(yù)先格式化的信件中。 4數(shù)據(jù)錄入。經(jīng)由通信網(wǎng)絡(luò)可以從遠(yuǎn)程地點直接將數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中。例如，銀行分行的出納員可以在每項銀行事務(wù)出現(xiàn)時，直接將它錄入系統(tǒng)。 5數(shù)據(jù)收集。在有些情況下，將利用通信網(wǎng)絡(luò)來收集數(shù)據(jù)。一個典型的例子是在一家百貨公司銷售網(wǎng)上各銷售點(POS)終端。在整個工作日中，每個銷售事務(wù)被自動記人一個計算機(jī)文件。數(shù)據(jù)被收集和分批以供處理。 6過程控制。數(shù)據(jù)通信也被用在過程控制上。例如，遍及整個城市所有街道上的傳感器連續(xù)地監(jiān)視車輛的方向和流量，同時通過控制交通信號來優(yōu)化車輛的流量。 7遠(yuǎn)程計算。通信網(wǎng)絡(luò)給最終用戶提供了利用計算機(jī)進(jìn)行計算的機(jī)會。在一個大公司的研究中心里，通常有400個以上的工程師和科學(xué)家使用約150臺遠(yuǎn)程終端進(jìn)行科學(xué)或工程計算。 8交互式程序設(shè)計。應(yīng)用程序員或系統(tǒng)程序員以及用戶利用遠(yuǎn)程終端直接訪問計算機(jī)來編寫他們的程序。利用聯(lián)機(jī)調(diào)試輔助軟件和直接診斷程序?qū)⒏菀走M(jìn)行程序的開發(fā)。 9診斷估計。用戶工程師(那些對計算機(jī)硬件進(jìn)行修復(fù)和預(yù)防性維護(hù)的人員的頭銜)在遠(yuǎn)程設(shè)備上定期使用診斷軟件來查出軟件或機(jī)器錯誤的根源。 建立遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)的理由 建立一個遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)的實際的理由是依具體的應(yīng)用而異的。但是，下述兒個考慮的要點將為這種評價提供一些補(bǔ)充。用戶經(jīng)理選擇轉(zhuǎn)向聯(lián)機(jī)系統(tǒng)的主要原因是因為該系統(tǒng)的響應(yīng)。用戶能進(jìn)行查詢并立即得到回答。用戶還能直接錄人數(shù)據(jù)、發(fā)送消息等，而不像成批處理系統(tǒng)那樣，得到結(jié)果典型周轉(zhuǎn)期要一天。 在一聯(lián)機(jī)環(huán)境中的數(shù)據(jù)庫反映了當(dāng)前的狀態(tài)。例如，當(dāng)在甲城和乙城的推銷員同時銷售乙城某倉庫的產(chǎn)品時，他們不可能許諾在同一天交付庫存中唯一的一件貨物到兩地。一旦其中一個推銷員將訂貨單輸入到中央系統(tǒng)，該件貨物立即被打上標(biāo)記并被銷售出去。 遠(yuǎn)程處理在不同程度上提供了集中式的文件和分散的操作。與其把數(shù)據(jù)送到信息服務(wù)部門，還不如由業(yè)務(wù)領(lǐng)域的人員來運行整個系統(tǒng)。聯(lián)機(jī)系統(tǒng)不僅僅提高了系統(tǒng)的能力的靈活性，而且還降低了運行的費用。在成批處理環(huán)境中，信息服務(wù)人員重復(fù)了許多用戶工作。例如，用戶將訂貨要求書寫在訂貨單上，然后，信息服務(wù)部的數(shù)據(jù)錄人員錄制這些數(shù)據(jù)。這樣做，不僅包含了不必要的轉(zhuǎn)錄步驟，而且還增加了出錯的概率。聯(lián)機(jī)系統(tǒng)還給用戶管理人員提供了進(jìn)行他們自己的即時查詢的機(jī)會，從而節(jié)省了雇用程序員和分析員進(jìn)行服務(wù)的費用。 四 數(shù)據(jù)通信硬件配置 數(shù)據(jù)通信硬件配置的基本模式 可以從下述的基本模式來配置二個計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng):點到點式、星形、層次或樹形、環(huán)形和網(wǎng)絡(luò)形。 1點到點式配置 點到點式配置是指兩臺遠(yuǎn)程計算機(jī)之間的通信。 2、星形配置若干個小型計算機(jī)系統(tǒng)被連接到一臺大型中央計算機(jī)上，這些小型計算機(jī)系統(tǒng)可以通過主計算機(jī)彼此通信，而且通常共享主計算機(jī)上公司級的數(shù)據(jù)庫。3、層次形配置層次形配置把在某一層計算機(jī)與其下一層的計算機(jī)相連接。在某給定層上的各計算機(jī)之間的通信是這樣的：將信息先發(fā)送到上一層的一臺計算機(jī)，然后再經(jīng)過連接鏈路將信息送到該給定層上的另外一臺計算機(jī)。層次形配置能夠反映出公司的組織結(jié)構(gòu)。4、環(huán)形配置環(huán)形配置最適合于希望在鄰近的計算機(jī)之間進(jìn)行通信的情況。而且當(dāng)租用額外的線路來連接所有的計算機(jī)而帶來的處理上的不便時，它是一種可接受的變通變法。5、網(wǎng)絡(luò)形配置網(wǎng)絡(luò)形配置將按需要提供數(shù)據(jù)鏈路。6、混合配置在現(xiàn)實中很少能找到純粹是上述某一種類型的配置。多數(shù)的通信網(wǎng)絡(luò)是混合配置的。究竟將一個混合配置看成是環(huán)形、星形還是其他類型主要取決于該配置中占主要支配地位的配置特征。一個分布式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將使用最適合于其公司情況的配置。五、通信信道 迎信信道的組成 遠(yuǎn)程設(shè)備之點間的數(shù)據(jù)鏈路稱為通信信道、通信線路或通信鏈路。一條通信信道提供了在兩至多間傳送數(shù)據(jù)的通道通信信道可以由下述傳輸設(shè)備之一或它們的某種組合所組成1電話線路2電報線路3衛(wèi)星4激光5同軸電纜6微波7光纖數(shù)據(jù)是按位(0、1信號)存儲和傳送的，信道速度是指每秒鐘可以傳輸?shù)奈粩?shù)，又稱它為波特率。位，秒與波特率并不完全等同，但在實際使用時二者是通用的。根據(jù)波特率二般可以將信道分成三類:次聲級、聲級和寬頻帶級。1次聲級。次聲級線路比電話線還低一級。通常，因硬件技術(shù)的限制使得每秒鐘只能輸出7個字符時才使用這種線路，但是目前已經(jīng)很少，甚至沒有這種需要了。2聲級。這是常規(guī)的電話線路，其速率在600波特(位，秒)到9600波特之間。一條常規(guī)的電話線可以被調(diào)節(jié)高達(dá)9600波特的速率傳送數(shù)據(jù)，而且相當(dāng)準(zhǔn)確。當(dāng)然隨著這種能力的增加而必然帶來用戶成本相應(yīng)提高。如果具體看聲級線路速度，那么，一條具有1200波特速率的線路每秒鐘大約可以傳送120個字符。聲級線路主要用于計算機(jī)與群控器之間的高速鏈路，但是它也能用于低速的、計算機(jī)到計算機(jī)的通信。3寬頻帶級。寬頻帶級信道具有超出1兆波特的容量，而且主要用于計算機(jī)到計算機(jī)的通信上。 信道的種類 一個公司要為自己在費城與紐約之間架設(shè)二條同軸電纜線是不切實際的，更不用說是不合法的。同樣，要建立自己的微波中繼站或發(fā)衛(wèi)星也是不切實際的。鑒于這些原因，大多數(shù)公司都轉(zhuǎn)向去租用公用的載波線路，例如，去租用美國電話電報公司(AT&T)和西方聯(lián)盟為他們的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)提供的信道。 一個公司可以在傳輸設(shè)備間租用一種永久的或半永久的連接線路(租用線)。永久線路是一天24小時都可使用的專用線。半永久的連線只給公司在每天的某9個小時使用權(quán)。租用線路的公司付費的多少取決于波特率的大小、距離的長短以及是永久的還是半永久的等因素。 撥號線路(又稱為公用線或交換線路)是嚴(yán)格按時間和距離來記帳的。這跟打長途電話的收費辦法一樣。 私用線路由使用者自己安裝、維護(hù)，而且其所有權(quán)也是屬于使用者的。私用線是局部網(wǎng)的一部分，有時也稱為一個局部網(wǎng)。一個局部網(wǎng)只限于一個大樓內(nèi)或公司范圍內(nèi)的幾座大樓之間。有時把一條完全專用的租用線也稱為私用線。 另一種公司載波線路是增值網(wǎng)絡(luò)(VAN)，VAN是一種特殊的公用載波。它可以使用也可以不使用公用載波設(shè)備，在每種情況下都對網(wǎng)絡(luò)起增值作用。在公用載波線路的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)之外，VAN還能進(jìn)行電子郵件業(yè)務(wù)并允許在彼此不兼容的計算機(jī)之間進(jìn)行通信。VAN不僅增加了服務(wù)項目，而且是以低速率來完成這些服務(wù)項目的。為了說明這一點，我們來考察下面的實例，美國廣播公司(ABC)從公用載波線路中租用了一條從紐約到費城的速率為9600波特的專用線路。ABC只使用大約15%的線路容量。一個增值網(wǎng)絡(luò)可以從同一個公用載波線路中租用同一條線路，并使用余下的(85%)的線路容量來為幾個公司傳輸數(shù)據(jù)(這幾個公司都要求建立紐約與費城之間的聯(lián)系)。VAN在線路的每一端都使用數(shù)據(jù)傳輸?shù)穆?lián)系在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，串二進(jìn)制位(稱為比特每臺終端和計算機(jī)系統(tǒng)都被指定一個地址。包含數(shù)據(jù)的信息都用一流)來編碼 信息從網(wǎng)絡(luò)中的一個地址發(fā)送到一個或多個地址。信息有內(nèi)容是任意的，它可以是一個程序的指令，也可以是公司的總裁發(fā)給所有副總裁的電子便函。發(fā)出信息的人稱作發(fā)送者。發(fā)送信息的終端或計算機(jī)稱作信息源。接收信息的人或部門稱作接受者，而接收信息的終端或計算機(jī)稱作目的地。七、數(shù)據(jù)通信的有關(guān)術(shù)語 在日常交談中經(jīng)常用到一些與通信有關(guān)的術(shù)語，應(yīng)該將它們放到用戶管理人員的詞典中去。我們首先討論與遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸有關(guān)的術(shù)語，然后再討論與系統(tǒng)相關(guān)的那些術(shù)語。 l通信量。通信雖涉及到詢問次數(shù)、所輸入的數(shù)據(jù)量、所發(fā)送的信息昨等。簡言之，通信量是數(shù)據(jù)的流量。在數(shù)據(jù)通信里，通信雖類似于汽車(比特)和商速公路(信道)的關(guān)系。也可以用一般的定雖描述(如時經(jīng)或重)來給出通信中的通信雖。 2 端口。具有有限數(shù)量進(jìn)入點的一臺計算機(jī)稱作為一個端口，通過端口可以接收和發(fā)送數(shù)據(jù)。端口的數(shù)目受到可以連接到一臺計算機(jī)的遠(yuǎn)程信道數(shù)目的限制。 3輪詢。輪詢是一種線路控制方法，它允許幾臺遠(yuǎn)程終端通過同一條通信線路與一臺計算機(jī)通信。為了替這些終端服務(wù)，計算機(jī)輪詢或連續(xù)的對每臺終端輪流發(fā)出詢問，以確定是否已準(zhǔn)備發(fā)送一條信息。如果某臺終端有一條待發(fā)送的信息而且線路是可用的，那么計算機(jī)就接收滾條信息，然后輪詢下一臺終端。輪詢的過程對用戶來說是透明的(無須詳細(xì)知道的)。 4響應(yīng)時間。從發(fā)送一條信息到收到回答之間的時間稱作響應(yīng)時間。例如，有關(guān)更新名字一地址文件中一個記錄的請求就是一條信息，而在終端顯示屏上顯示更新后的一記錄則是一個回答。根據(jù)查詢的復(fù)雜性、分享處理機(jī)的終端數(shù)目、主計算機(jī)的速度以及通道速度的不同，響應(yīng)時間有很大的差別。在設(shè)計一個聯(lián)機(jī)信息系統(tǒng)時，響應(yīng)時間是一個重要的因素。盡管在幾乎所有的信息系統(tǒng)中都可以使響應(yīng)時間達(dá)到最短(幾乎是直接響應(yīng))，但是隨之而來的是成本也商到不可接受的程度。因此，用戶經(jīng)理和信息服務(wù)經(jīng)理必須確定對一個特定的應(yīng)用什么樣的響應(yīng)時間是可以接受的。通常，除了在峰值工作負(fù)荷的情況下，超過二秒鐘的響應(yīng)時間將是不可接受的。 5排隊的長度。等待某操作員或一臺遠(yuǎn)程終端(例如，航空公司訂栗處)服務(wù)的人數(shù)稱作為排隊的長度。排隊的長度也描述了己經(jīng)被發(fā)送但必須排除處理的信息條數(shù)。 6事務(wù)日記。事務(wù)日記是所有聯(lián)機(jī)事務(wù)的記錄，通常以一天為一個周期。例如，當(dāng)更新了某職工主文件上的一個地址時，讀事務(wù)就被記在輔助存儲器(通常是磁帶)上。如果在一天工作結(jié)束前，由干某種原因職工主文件遭到破壞，則事務(wù)日記就可以作為當(dāng)天處理的一個備份。 7連接時間。連接時間是指從最終用戶的終端與計算機(jī)系統(tǒng)連接上（或該終端與計算機(jī)之間建立起一條鏈路)這個時刻開始，到用戶注銷或鏈路中斷時為止所經(jīng)歷的時間。辦公室自動化和字處理一、辦公室自動化和字處理的概念 展望中的辦公室自動化 每年白領(lǐng)工人都有較大的工作強(qiáng)度;然而，僅在最近強(qiáng)調(diào)利用計算機(jī)以來才使他們眼前的工作環(huán)境變得更有實際效果。白領(lǐng)工人的工作效率還沒有趕上藍(lán)領(lǐng)工人的生產(chǎn)效率。意想不到的是，專業(yè)人員費了他們時間的10%一75擠在書寫工作上，而文書人員則多費了10%一50%的時間在很容易就能實現(xiàn)自動化的工作上。具有專職秘書的任-公司或辦公室都能證明，購買計算機(jī)和支援軟件是合算的。辦公室白動化，特別是數(shù)據(jù)處理，在許多辦公環(huán)境里大大地提高了辦公效率。在辦公室自動化方面，投資的回收周期通常不超過兩年的時間。 行政首腦和文書人員都能同等地認(rèn)識到辦公室自動化的效益。例如，按照慣例，秘書要用打字機(jī)印出由經(jīng)理通過口述或手寫的文件。而現(xiàn)在，秘書可以利用字處理設(shè)備采簡化這個抄錄過程;而且，經(jīng)理能在視頻顯示器(VDU)上產(chǎn)生較短的修改稿，這比起向秘書說明修改稿的內(nèi)容來要更快。然而，要指望提高50%的打字效率，即使不提及輸出質(zhì)量要有同等的提高，也不是一件過分樂觀的事。 什么是辦公室自動化和字處理 宇處理(即wp)這個術(shù)語是由lBM公司在60年代中期提出的，而且適合該公司的磁卡片和帶打印機(jī)產(chǎn)品的應(yīng)用范圍。字處理這個術(shù)語花70年代中期就成了非常流行的術(shù)語，那時專門用于正文處理的小型計算機(jī)已在商業(yè)上得到了應(yīng)用。辦公室自動化在最近10年中得到 了發(fā)展，總起來說，它指的就是涉及一般辦公室工作的計算機(jī)應(yīng)用。雖然字處理和辦公室自動化這兩個術(shù)語?？梢越粨Q使用，但是字處理是包含辦公室自動化的一部分內(nèi)容。實際上，對于信息服務(wù)人員、用戶管理人員和文書人員來說，這兩個術(shù)語所指的范圍稱意義一直是混淆不清的。辦公室自動化包括像字處理、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸入、電子郵件、傳真和聲音處理等這樣的一些方面的應(yīng)用。假定這些應(yīng)用準(zhǔn)確地反映了辦公室自動化的范圍，那么人們可能會問，為什么所有這一切會引起辦公室自動化的注意呢?實際上，辦公室自動化只不過是采用了計算機(jī)系統(tǒng)的另一應(yīng)用領(lǐng)域。創(chuàng)造這兩個術(shù)語是為了銷售支持辦公室自動比的獨立硬件，然而，字處理和辦公室自動化都不討是信息服務(wù)業(yè)務(wù)的延伸。 辦公室自動化是計算機(jī)的一種有效的、而且成本合理的應(yīng)用，但是它會過量出售(被貨商)、廉價出售(被信息服務(wù)部門)、以及錯賣(被所有人)結(jié)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員。 辦公室自動化的應(yīng)用 l字處理 字處理是辦公室自動化的基礎(chǔ)。因此，后面專門論述字處理這個面。字處理指的是利用計算機(jī)來輸入正文;把正文存儲在磁存儲介質(zhì)上;在準(zhǔn)備輸出的過程中操縱正文;以及打印輸出正文。正文處理包括像把姓名和地址文件同相應(yīng)的格式信件歸并在一起這樣的任務(wù)，無論怎么樣的更復(fù)雜的數(shù)據(jù)操縱都將歸人數(shù)據(jù)處理這個應(yīng)用方面。 2數(shù)據(jù)處理 某些數(shù)據(jù)處理(DP)應(yīng)用已與辦公室自動化結(jié)合在一起。最普通的系統(tǒng)包括事務(wù)調(diào)度、日程安排、人事安排、設(shè)施管理、以及旅行安排等。 3數(shù)據(jù)錄入 數(shù)據(jù)錄入業(yè)務(wù)通常更多的包含佳數(shù)據(jù)處理或信息系統(tǒng)的內(nèi)部，但是由于它是一種傳統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)，所以數(shù)據(jù)錄入多少總與辦公室自動化聯(lián)系在一起。 4電子郵件 在電子郵件應(yīng)用方面，通過計算機(jī)就能把文電發(fā)送給公司內(nèi)部的人；在某些情況下，能發(fā)送給公司外面的人。 5傳真 傳真設(shè)備能夠把影像(硬拷貝資料)經(jīng)由電話線路傳遞給另一個辦公室。這些傳真設(shè)備能夠獨立于宇處理或數(shù)據(jù)處理計算機(jī)而工作。 6聲音處理 聲音處理包括舉行電信會議和聲音信息轉(zhuǎn)換。舉行電信會議的聲音和影像是電話網(wǎng)絡(luò)支持傳遞的。除不能得到硬拷貝之外，聲音信息較按(一種能存儲并遞送的聲音郵箱系統(tǒng))達(dá)到了像數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)接或電子郵件一樣的目的把發(fā)送人的聲音數(shù)字化并行儲在磁盤上供以后檢索用。在指定的接收入請求時，就把這些數(shù)字化了的信息發(fā)送給指定的目的地。在這兩個方面的應(yīng)用中沒有一個是要由字處理計算機(jī)或主計算機(jī)來支持的。二、字處理系統(tǒng) 字處理系統(tǒng)就是計算機(jī)系統(tǒng) 不管什么原因，銷貨商和字處理專家都已選用邏輯和智能這樣的詞來描述字處理的能力。計算機(jī)在字處理的所有詞匯中占很少的部分?；蛟S，這是一種要使字處理脫離計算機(jī)和信息系統(tǒng)的企圖。不要摘錯了，字處理系統(tǒng)就是計算機(jī)系統(tǒng)!大多數(shù)獨立字處理系統(tǒng)的配置類似于小型商用計算機(jī)系統(tǒng)，唯一的差別是軟件不同。 字處理系統(tǒng)的種類 公司能夠從各種各樣的字處理系統(tǒng)中挑選合適的系統(tǒng)。這些可供選擇的字處理系統(tǒng)將在下列段落里描述。 1獨立字處理系統(tǒng) 獨立字處理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)變比較小，它包括一臺計算機(jī)、視頻顯示器、軟盤磁存儲器用一臺高質(zhì)量打印機(jī)(或許包含一個自動送紙裝置)計算機(jī)通常安放在視頻顯示器的裝置里。磁盤驅(qū)動器通常是獨立的裝置，似有時候與計算機(jī)及視頻顯示器在同一裝置里。雖然打印機(jī)通常是一個單獨的裝置，但有一些貨商卻出售包含了所有部件的單個袋置。2共用邏輯的宇處理系統(tǒng) 共用邏輯的字處理系統(tǒng)能夠比作埋形通信網(wǎng)絡(luò)。多個工作站（即多個視頻顯示器）可連接到小型計算機(jī)上，而操作員可共享磁盤存儲器空間和打印機(jī)。能夠連接到計算機(jī)上去的工作站、打印機(jī)和磁盤的數(shù)目取決于計算機(jī)的規(guī)模。這些共用邏輯的宇處理系統(tǒng)使用硬磁盤，而不是軟磁盤。共用邏輯字處理系統(tǒng)的主要缺點是，當(dāng)計算機(jī)出現(xiàn)故障時，一切字處理工作都得停止。 3共享資源的字處理系統(tǒng) 共享資源的字處理系統(tǒng)比共用邏輯系統(tǒng)又進(jìn)了一步。每個工作站都有自已的智能（小型計算機(jī)）和本地的磁盤驅(qū)動器（軟磁盤）。實際上，每個工作站就是一個不包含打印機(jī)在內(nèi)的獨立字處理系統(tǒng)。在正常情況下，工作站?？晒蚕泶疟P空間、打印機(jī)和計算機(jī)。倘若任一共享設(shè)備出了故障，那么每一個工作站的操作員能以本地方式繼續(xù)工作。 4主機(jī)支持的字處理系統(tǒng) 用來支持公司的信息服務(wù)業(yè)務(wù)的計算機(jī)系統(tǒng)也能用來支持字處理功能。這叫做主機(jī)支持的字處理系統(tǒng)。在用戶辦公室里平常用作數(shù)據(jù)輸人和詢問遠(yuǎn)程終端機(jī)（視頻顯示器）恰好就能容易地用作字處理。其它唯一的硬件要求是一臺高質(zhì)量的字符打印機(jī)。按一般配置，每個工作站都有一臺視頻顯示器，而操作員要共享使用高質(zhì)量打印機(jī)。 在有了幾乎無限的磁盤存儲空間和更強(qiáng)的處理機(jī)能力的情況下，主機(jī)支持的宇處理系統(tǒng)提供全面的、比其它字處理系統(tǒng)更大的能力。隨著處理機(jī)功能的增強(qiáng)也就增強(qiáng)了字處理系統(tǒng)的能力。在一般的辦公室內(nèi)，從來不會使用這些更高一級的數(shù)據(jù)處理。主機(jī)支持的字處理系統(tǒng)最適用于那些場所，在那里，用戶就是正文的創(chuàng)作者，而不是秘書。例如，這些系統(tǒng)特別適合在大學(xué)和研究中心使用，在那里研究人員和學(xué)生日常要產(chǎn)生很多的文件資料。這些用戶需要更復(fù)雜的字處理功能，像自動腳注、目錄表和索引生成。主機(jī)支持的系統(tǒng)還為用戶提供綜合圖形和字處理能力的選擇。 字處理軟件 字處理軟件對于從個人計算機(jī)到大型計算機(jī)的各種計算機(jī)系統(tǒng)都是通用的，事實上，在整個字處理軟件方面的設(shè)計特點足要維持用戶對它的好感。就是說，只有很少或者完全沒有上機(jī)經(jīng)驗的終端用戶就能毫無困難地同系統(tǒng)打交道。適當(dāng)?shù)奶崾竞颓笾羁墒棺痔幚碥浖氖褂煤苋菀祝瑢τ谛率忠彩侨绱?。字處理軟件不足菜單?qū)動式的就是語句驅(qū)動式的。下面討論這些設(shè)計方法。 1菜單驅(qū)動式字處理軟件 菜單驅(qū)動式字處理軟件對于所有用往字處理方面的系統(tǒng)都是標(biāo)準(zhǔn)的，這些系統(tǒng)包括獨立的、共用邏輯的和共享資源的字處理系統(tǒng)，就其作用來說，每個這樣的系統(tǒng)都面向作為終端用戶的秘書，對于這一批終端用戶，菜單驅(qū)動式軟件是更受歡迎的，因為它容易學(xué)會并容易使用。終端用戶通過從菜單上選擇操作就可輸入并操縱正文。對正文的操縱一直是在視頻顯示器上進(jìn)行的，直到完成所要求的輸出格式為止。具有代表性的是，原菜單列出了全部的基本功能，終端用戶選擇想要的功能，則更詳細(xì)的菜單就會出現(xiàn)，然后，從詳細(xì)的菜單中選擇想要的操作。 某些視頻顯示器鍵盤具有專門的功能鍵，這些功能鍵可幫助終端用戶與系統(tǒng)打交道。 2語句驅(qū)動式字處理軟件 語句驅(qū)動式字處理軟件是設(shè)計成在終端用戶輸入正文的同時可插人格式命令。這種軟件是像程序一般的，而且主要在主計算機(jī)支持的字處理系統(tǒng)上，由更富有經(jīng)驗的終端用戶使用。學(xué)習(xí)這種軟件，尤其對于那些沒有程序設(shè)計經(jīng)驗的人來說是較困難的。但是，這種軟件具有更大范圍的能力。 一旦輸入了正文和命令，終端用戶便能請求按照插入的命令對正文進(jìn)行格式編排。只在那時，格式化了的輸出才出現(xiàn)在視頻顯示器上。如果終端用戶想要改變正文或著改變格式，那末系統(tǒng)必須返回到編輯方式。這個過程可多次反復(fù)直到達(dá)到所想要的輸出為止，此過程類似于調(diào)試程序。 3典型的字處理軟件功能 （1）編輯。終端用戶能夠使用編輯功能來添加、刪除、改變和移動字、詞組、段落以及整節(jié)正文。例如，能夠刪除一個句子;把字母加到拼寫錯的字中;交換兩個段落的位置；添加額外的形容詞等等。 （2）格式。終端用戶可以用格式選擇功能去建立文件的格式，正文的邊界可加以調(diào)整，終端用戶選擇像單空格或雙空格這樣的格式選擇功能。甚至正文能夠有對齊。終端用戶可以用某個專用命令去建立注解的格式，此格式不同于正文主體部分的格式。另一命令可以使條款目錄實現(xiàn)自動編號。雙列式打印是許多字處理系統(tǒng)上的選擇功能。（3）拼寫，有了自動的拼寫核對功能就能消除排印錯誤。字處理軟件通常常有30萬到100萬個字的字典文件。這些字可與正文內(nèi)的字進(jìn)行對照:任何拼錯的字都會被指出來，引起終端用戶的注意。 (4)全面檢索和替換。終端用戶可利用這個功能來為某個字或詞組而檢索全文，而且可用其它的字或詞組來替換檢索到的字或詞組。例如，為了節(jié)省敲打鍵盤的時間，終端用戶可在一個報告的全文中，凡是應(yīng)打入信息服務(wù)的地方打入“ISX”（一個唯一的字符串），并且在產(chǎn)生硬拷貝之前，在整篇全文中把iSX更換成信息服務(wù)。這功能還能用來直接到達(dá)到正文的某一特殊的部分，而不需明顯地掃描正文。 （5）標(biāo)記頁數(shù)。字處理軟件可自動地給文件的頁編號。如果正文增加或刪除了一部分，則頁號應(yīng)作相應(yīng)的修改、編排和合并。簡單的文件能夠自動地與正文合并。例如，一個包含預(yù)定接收同樣信件的人員的姓名和地址文件可以與正文合并，使不要再用鍵盤打入姓名和地址或者重新打印信件。在輸入的正文除幾項外都是標(biāo)準(zhǔn)的情況下（例如，標(biāo)準(zhǔn)的無爭論的意向意見），這功能是有用的。 （6）強(qiáng)調(diào)。終端用戶能夠請求在輸出時把某些字或詞組加重打印作為強(qiáng)調(diào)。那些加重打印的部分表現(xiàn)為更深、更醒目的字母。這功能可用作打印標(biāo)題和小標(biāo)題，以及強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵的字。 (7)附注。把附注輸進(jìn)正文里并自動地出現(xiàn)在適當(dāng)?shù)捻撋稀?（8）索引。要終端用戶注意的關(guān)鍵字都將按字母順序表的次序包括進(jìn)去，并通過頁號可對出現(xiàn)關(guān)鍵字的所有地方進(jìn)行相互參照。 （9）目錄。當(dāng)編纂報告、論文或書籍時，這個功能是有用的。目錄可按主要的標(biāo)題自動地進(jìn)行編纂。 (10)計算。某些字處理系統(tǒng)為終端用戶提供了執(zhí)行某些基本的數(shù)學(xué)計算的能力。 （11）排序。數(shù)據(jù)處理的表格(或文件)可以進(jìn)行排序。例如，可對姓名和地址文件進(jìn)行排序，然后按郵區(qū)編碼進(jìn)行處理。三、辦公室自動化的宇處理的管理 辦公室自動化的管理 正如任何其它的采用計算機(jī)的系統(tǒng)一樣，應(yīng)由最終將使用該系統(tǒng)的人或部門來管理辦公室自動化。在同一公司里，適合于其它采用計算機(jī)的系統(tǒng)的政策也應(yīng)該適合于字處理系統(tǒng)。在正常情況下，要求實現(xiàn)一個字處理系統(tǒng)的用戶管理人員將通過適當(dāng)?shù)那捞峤环?wù)請求。這樣就能在全公司保證系統(tǒng)的一致性。 某些公司提倡建立專門的辦公室自動化小組去管理字處理?；蛟S對于字處理來說，這甚至是阻礙生產(chǎn)力的方法，所以最好是短期的。當(dāng)字處理(以及辦公室自動化，普遍存在時，每個工作站都將并入公司的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。作為綜合網(wǎng)絡(luò)的一部分，字處理系統(tǒng)能夠充分利用公司數(shù)據(jù)庫和主機(jī)的能力，而且甚至能起電子信箱區(qū)的作用，任何支持獨立的自治字處理系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)都直接與信息資源管理己（IRM）的概念相抵觸。 字處理系統(tǒng)的實現(xiàn) 在公司范圍內(nèi)，成功地實現(xiàn)字處理和辦公室自動化應(yīng)用的關(guān)鍵是把初始的計劃集中在一個辦公室并使其成功。由于沒有其它的計算機(jī)應(yīng)用，所以變革的阻力是較大的。大批地實現(xiàn)字處理不僅可能導(dǎo)致失敗，而且可能造成混亂。一般地說，全面實現(xiàn)字處理系統(tǒng)的最好方法是經(jīng)過一個成功的試驗性項目和以后的示范證明。試驗的部門應(yīng)該按照明顯程度(有許多部門受其影響，或知道它的輸出內(nèi)容)、成功的可能性和可能承認(rèn)的經(jīng)濟(jì)效益來加以選擇。 與大多數(shù)信息系統(tǒng)比較起來，字處理的技術(shù)實現(xiàn)起來并不困難。實現(xiàn)的主要障礙是幾十年的習(xí)慣努力，這幾十年已經(jīng)形成了秘書本身也就是打字員的這樣一種習(xí)慣，這種阻力一定會繼續(xù)存在下去，直到終端用戶學(xué)會如何操作字處理系統(tǒng)為止。一且掌握了這個系統(tǒng)，就只有極少數(shù)的秘書還想用他們的工作站去換打字機(jī)。 有了成功的試驗項目作示范，才能把初期的阻力減到最小，并且能促進(jìn)其他的管理人員了解字處理的效益。 未來的辦公室 關(guān)于未來的辦公室，人們已經(jīng)敘述討許多許多。它被描述得好像必須等待管理人員去實現(xiàn)奇跡一樣。事實上，關(guān)于這些所謂未來的辦公室的技術(shù)現(xiàn)和就可以采用。辦公室自動化的整個領(lǐng)域正處在實現(xiàn)的初期階段。有興趣的信息服務(wù)人員和用戶管理人員都能夠在現(xiàn)有的技術(shù)范圍內(nèi)完成這些應(yīng)用系統(tǒng)。附件5：綜合信息服務(wù)制度信息服務(wù)策略和規(guī)程 按照定義，信息服務(wù)部門屬于服務(wù)機(jī)構(gòu)，這種服務(wù)機(jī)構(gòu)必須有與公司各部門以及其他信息服務(wù)部門之間建立書面正式聯(lián)系。信息服務(wù)策略和規(guī)程的重要性突出地反映存系統(tǒng)綜合和協(xié)調(diào)信息系統(tǒng)規(guī)劃的需求方面，以及不包含在信息服務(wù)本身業(yè)務(wù)內(nèi)的其他潛在的方面。信息服務(wù)專業(yè)人員和用戶管理人員以及信息系統(tǒng)政策委員會負(fù)責(zé)建立信息服務(wù)策略和規(guī)程。 所有與信息服務(wù)有關(guān)的策略和規(guī)程在本章中討論，這些策略和規(guī)程涉及或影響各業(yè)務(wù)領(lǐng)域。一個典型的信息服務(wù)部門有許多書面的策略和規(guī)程，這些策略和規(guī)程對用戶團(tuán)體來說是透明的，因此不需要作詳細(xì)的解釋。一信息服務(wù)策略的合理性 每個公司實際上都面臨兩種情況:正常情況和異常情況。一般說來，大多數(shù)用戶與信息服務(wù)的聯(lián)系只涉及到正常情況。令人滿意的信息服務(wù)策略可直接適用于正常情況而間接通用于異常情況。通過建立適用于大多數(shù)正常情況的準(zhǔn)則，信息服務(wù)部門將設(shè)立一個機(jī)構(gòu)，借此機(jī)構(gòu)，信息服務(wù)專業(yè)人員和用戶管理人員能夠更好地應(yīng)付異常情況。 多數(shù)情況下，信息服務(wù)決策取決于個人的準(zhǔn)則而不是公司的準(zhǔn)則。要求四名業(yè)務(wù)領(lǐng)域的經(jīng)理人員為公司利益而評定所提出的信息服務(wù)項目時，就可能使用不能被其他三個人接受的個人準(zhǔn)則。為了公司的利益，制定準(zhǔn)則和策略應(yīng)該建立決策過程公司管理人員，尤其是處于危急環(huán)境中的管理人員，必須能夠在收集足夠的信息之后迅速決策。合適的信息服務(wù)策略的制定能最大限度地減少管理人員作出錯誤決策的可能性。 不準(zhǔn)確的信息服務(wù)策略為用戶和信息服務(wù)管理人員按他們理解的信息服務(wù)策略作出他們自己的解釋敞開了大門。如果沒有信息服務(wù)策略，那么在信息服務(wù)專業(yè)人員和用戶人員之間、用戶之間、信息服務(wù)內(nèi)部必然會產(chǎn)生矛盾。二、有關(guān)策略的幾個方面 信息服務(wù)的特許權(quán) 作為一種服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)部門，它通常執(zhí)行來自上級管