盡管去做—無(wú)壓工作的藝術(shù)(DOC 333頁(yè)).doc

盡管去做 無(wú)壓工作的藝術(shù) 美戴維艾倫 著 張靜 譯 fatdragoncat(胖龍貓)手打 中 信 出 版 社 目錄 第一部分 通向從容之道 第1章 新情況，新做法 像實(shí)干家一樣思考問(wèn)題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。 第2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段我們應(yīng)該使任何事物都變得越簡(jiǎn)單越好，而不是比較簡(jiǎn)單。第3章 第3章 縱向管理：巧妙制定工作計(jì)劃當(dāng)著手處理平凡瑣事的時(shí)候，必須著眼于大局，這樣一來(lái)，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。 第二部分 遠(yuǎn)離壓力，提高效率 第4章 確定時(shí)間、空間和工具提升個(gè)人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂(lè)于使用的管理工具。第5章 收集階段：填充工作籃訓(xùn)練自己發(fā)現(xiàn)那些沒(méi)有到位的事情。第6章 處理階段：清空工作籃工作籃是一個(gè)處理問(wèn)題的站點(diǎn)，而不是一個(gè)存儲(chǔ)容器。第7章 管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，一個(gè)完整和同步的工作清單堪稱為一個(gè)主要的運(yùn)作手段。第8章 檢查階段：回過(guò)頭看看只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時(shí)間。 第9章 行動(dòng)階段：選最佳方案你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。第10章 創(chuàng)造性地思考工作準(zhǔn)備行動(dòng)、創(chuàng)造條件，對(duì)工作進(jìn)行一些創(chuàng)造性的思考。然后，你就把大多數(shù)人遠(yuǎn)遠(yuǎn)地拋在后面了。 第三部分 事半功倍的幾個(gè)竅門 第11章 竅門1：養(yǎng)成收集和自省的習(xí)慣焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔(dān)太多的工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導(dǎo)致的后果。第12章 竅門2：下一步行動(dòng)無(wú)論問(wèn)題有多么大、多么嚴(yán)峻，你總可以向解決它們的方向邁出小小的一步，來(lái)根除掉束手無(wú)策的感覺(jué)。行動(dòng)起來(lái)吧。第13章 竅門3：關(guān)注結(jié)果沒(méi)有明確任務(wù)的展望充其量只是一個(gè)夢(mèng)想，而缺乏前景的任務(wù)只是痛苦和艱辛的勞作。同時(shí)擁有前景和任務(wù)才是世界的希望。 結(jié)論 歡迎來(lái)到蘊(yùn)涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫(kù)。這里介紹了如 何獲取更加旺盛的精力，變得更加輕松自如，事半功倍的方法。 如果你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的 滋味，這不再是一種魚(yú)和熊掌不可兼得的選擇了。你完全有可能 做到在快樂(lè)地享受生活的同時(shí)，高效地處理工作上的事務(wù)。 我認(rèn)為高效是一種非常有價(jià)值的東西。也許你目前從事著十 分重要、妙趣橫生或者值得贊揚(yáng)的工作；又或許并非如此，但是 你仍不得不面對(duì)這一切。在第一種情況下，你希望所投入的時(shí)間 和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)。在第二種情況下，你希望能夠盡 快地投入到其他工作中去，同時(shí)不遺留任何令你念念不忘的問(wèn)題。 無(wú)論正在做什么，你都希望更輕松更自信，這正是你需要做 的事情你可能正在同你的員工們一道舉杯痛飲；夜深人靜時(shí)， 你正溫柔憐愛(ài)地凝視著搖籃中安然酣睡的愛(ài)子；也許你正忙忙碌 碌地回復(fù)著涌向你面前的電子郵件，或者在會(huì)議結(jié)束后抽幾分鐘 的時(shí)間與具有潛力的新客戶攀談。 放松精神的技巧和使其遠(yuǎn)離煩惱與憂慮的力量，很可能 就是我們那些偉人的秘訣。 J A 哈特菲爾德（J. A. Hatfield） 本書(shū)寫(xiě)作的宗旨在于：教你在有需要或期望之時(shí)，如何才能盡管去做達(dá)到高效和輕松的最佳境界。我已經(jīng)探求了很長(zhǎng)一段時(shí)間（也許你也曾嘗試過(guò)），一直希望找到下列問(wèn)題的答案，即做什么，什么時(shí)間去做，以及如何去做。根據(jù)2 0多年發(fā)展和應(yīng)用提高效率的新方法的實(shí)踐，我可以斷言，沒(méi)有一種萬(wàn)能的解決方案。當(dāng)你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長(zhǎng)旅途中，沒(méi)有任何一種軟件產(chǎn)品、研討會(huì)、一流的個(gè)人計(jì)劃手冊(cè)或者個(gè)人使命的宣言，可以簡(jiǎn)化你的工作或者代替你作出選擇。而當(dāng)你剛剛掌握如何在某一個(gè)層面提升辦事效率和決策能力時(shí)，又會(huì)不知不覺(jué)地接受一批新的任務(wù)和富于創(chuàng)意的目標(biāo)。由此所產(chǎn)生的新的挑戰(zhàn)，公然否定了任何一個(gè)促成你達(dá)到目的、解決問(wèn)題可以套用的簡(jiǎn)單公式或者人們最近流行的某種方法。不過(guò)，即使不存在一種通用手段，我們還是可以通過(guò)采取某些措施來(lái)提高效率和完善個(gè)人管理。當(dāng)我逐漸地成熟起來(lái)，我發(fā)現(xiàn)了許多層次更深刻、內(nèi)容更豐富、意義更重大的事情，值得我去關(guān)注、探討和付諸行動(dòng)。而且，我已經(jīng)找到了一些完全可以學(xué)習(xí)到的簡(jiǎn)單方法，它們將顯著地提高我們處理日常煩瑣事務(wù)的能力。 下面是對(duì)2 0多年來(lái)有關(guān)個(gè)人效率各種發(fā)現(xiàn)的匯編：最大程度地增加輸出和最小程度地縮減輸入，并且在工作量變得日益龐大且性質(zhì)模糊不定的現(xiàn)實(shí)世界推行這種做法。我曾經(jīng)耗費(fèi)幾千個(gè)小時(shí)，在工作臺(tái)邊實(shí)地培訓(xùn)，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，也已經(jīng)證明是功效卓著的。在我花費(fèi)了2 0年的時(shí)間培養(yǎng) 和訓(xùn)練了一些最為精明干練的專業(yè)人士之后，我才領(lǐng)悟到當(dāng)今社會(huì)正如饑似渴地尋求這些方法。 長(zhǎng)期以來(lái)，頂層的經(jīng)理主管們一直不遺余力地向他們自己和 其他員工灌輸“冷酷執(zhí)行”這個(gè)基本標(biāo)準(zhǔn)。他們知道，我也清楚，每一天，在緊閉的大門后，經(jīng)過(guò)幾個(gè)小時(shí)的苦苦奮斗，還存在著 一大堆沒(méi)來(lái)得及回復(fù)的電話，需要應(yīng)付的電子郵件，有待指派他 人處理的任務(wù)，會(huì)后尚未處理的事務(wù)，以及缺乏管理的個(gè)人工作。而無(wú)數(shù)的商業(yè)人士之所以成功，是因?yàn)樗麄兘鉀Q的危機(jī)和把握的 機(jī)遇，遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問(wèn)題。 一方面，我們需要一些大家公認(rèn)的手段，可以幫助人們從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)的雙重角度來(lái)集中精力，不遺漏任何一件事情。另一方 面，我們需要?jiǎng)?chuàng)造工作氛圍和技能，以保證那些投入最為徹底的 人們，不會(huì)因?yàn)椴豢爸刎?fù)而慘敗。我們急需積極而正確的工作標(biāo) 準(zhǔn)，來(lái)吸引和挽留精英和奇才們。 我們知道各種企業(yè)機(jī)構(gòu)迫切地需要這個(gè)信息，同時(shí)在學(xué)校也 存在著這種需求。在那里，我們的孩子尚未受到有關(guān)如何處理信息、如何關(guān)注成果，和采取哪些行動(dòng)達(dá)到目標(biāo)的教育。而對(duì)于我 們每個(gè)人來(lái)說(shuō)，這樣的信息也是不可或缺的。只有這樣，我們才能夠充分地利用機(jī)遇，積極、長(zhǎng)久地為這個(gè)世界增添價(jià)值。 我在 盡管去做一書(shū)中所討論的簡(jiǎn)單性和高效性最好成為 你在生活中實(shí)時(shí)的親身體驗(yàn)，因此，本書(shū)必須將工作流程管理法 的精髓用直線的形式體現(xiàn)出來(lái)。我試圖這樣安排本書(shū)，以便使你 在實(shí)踐的過(guò)程中，一面領(lǐng)悟到鼓舞人心的全局總覽，一面品嘗立竿見(jiàn)影的成效。 本書(shū)分為三個(gè)部分。第一部分扼要地介紹了這個(gè)系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨(dú)特性和時(shí)效性。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式 提出了這些方法論。第二部分展示了如何實(shí)施這個(gè)系統(tǒng)。它是你 的私人培訓(xùn)顧問(wèn)，指導(dǎo)你循序漸進(jìn)地在真刀真槍的現(xiàn)實(shí)生活中運(yùn) 用這些行動(dòng)模式。第三部分進(jìn)入更加深刻的討論。描述了當(dāng)你把 這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以產(chǎn)生的形式 更加微妙、意義更加深遠(yuǎn)的眾多成果。 我希望你加入這個(gè)行列，我盼望你檢驗(yàn)這些內(nèi)容，甚至提出質(zhì)疑。我渴望你向自己證明，我所承諾的效果對(duì)你個(gè)人來(lái)說(shuō)，不 僅可能而且伸手可及。此外，我還希望你了解，我提出的每一項(xiàng) 建議都是簡(jiǎn)單易行的，根本沒(méi)有涉及任何的新技能。你早已經(jīng)掌 握了如何關(guān)注問(wèn)題，如何把它們記錄下來(lái)，如何判定成果和行為， 以及如何回顧各種選擇并作出決定。你將證實(shí)，你長(zhǎng)久以來(lái)一直 憑借本能和直覺(jué)對(duì)許多問(wèn)題進(jìn)行的處理都是正確而恰當(dāng)?shù)?。我?為你提供一些方法，幫助你充分地利用這些基礎(chǔ)技能，將它們推 向高效的新境界。我希望能夠激勵(lì)你把它們納入一個(gè)令你為之振 奮的全新的行為模式中。 在本書(shū)中，我自始至終地提及針對(duì)這些資料所開(kāi)展的培訓(xùn)工作和研討會(huì)。在過(guò)去的2 0多年中，我作為一名“管理學(xué)顧問(wèn)”獨(dú)立地工作著，并與別人進(jìn)行了小范圍的合作。我的工作主要是圍繞本書(shū)中介紹的方法，針對(duì)個(gè)人進(jìn)行提升效率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。我（和我的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬(wàn)名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開(kāi)研討會(huì)。這就是我提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)實(shí)例的背景情況。 我的一位客戶曾經(jīng)生動(dòng)形象地描述了我所作出的承諾：“當(dāng)我習(xí)以為常地采納著本書(shū)中的各項(xiàng)原則時(shí)，它拯救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運(yùn)用它們時(shí)，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預(yù)防日常生活中的 救火現(xiàn)象（在某個(gè)工作日中，出現(xiàn)的所謂的緊急事件和危機(jī)）；同時(shí)也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力。”第一部分通 向 從 容 之 道 第 1章 新情況，新做法 可能有這樣一種情況：一個(gè)人整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制這一切。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。同時(shí)，這也是那些經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人士要獲取成功所必備的一種關(guān)鍵性的運(yùn)作模式，你已經(jīng)知 如何做才能達(dá)到這種高效率的境界，然而，如果你本人同其他大多數(shù)人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運(yùn)用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而不會(huì)有一種被深埋其中的感覺(jué)。盡管本書(shū)中所描寫(xiě)的方法和技巧具有極強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值，并且源于生活常理，但是，大多數(shù)人都已經(jīng)養(yǎng)成了自成體系的工作習(xí)慣，他們只有對(duì)自身這些工作習(xí)慣加以調(diào)整之后，才有可能實(shí)施本系統(tǒng)。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來(lái)清新的變化。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變 （paradigm shift ）。 焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準(zhǔn)備和行動(dòng)不足所造成的。 戴維凱克奇 （David Kekich） 我在這里所介紹的方法主要基于兩個(gè)目的：（1）抓住所有一切需要處理的事情 （現(xiàn)在的、以后的、將來(lái)某時(shí)的；大的、小的、或者不大不小的）把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個(gè)脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。 （2 ）訓(xùn)練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。這樣一來(lái)，在任何時(shí)候，你都把下一步行動(dòng)計(jì)劃掌握在手，可以實(shí)施或者進(jìn)行再議。本書(shū)提供了一種經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的、高效的工作流程管理方法。為推動(dòng)這一方法的實(shí)施，還列舉了一些實(shí)用的手段、技巧及竅門。 你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無(wú)論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派上用場(chǎng)。(我是從最普遍的意義出發(fā)來(lái)考慮“工作”的。它可以是指你希望或者需要改變?nèi)魏我环N有別于當(dāng)前狀況的事情。許多人把 “工作”和 “個(gè)人生活”嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，但我不是這樣：對(duì)于我來(lái)說(shuō)，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫(xiě)本書(shū)或者培訓(xùn)一名客戶的工作。本書(shū)中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個(gè)領(lǐng)域中去。) 正如在你之前的很多人已經(jīng)體驗(yàn)到的那樣，你可以把我所描述的這種頗具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去?；蛘?，你也可以仿效其他一些人的做法，當(dāng)你感覺(jué)必要時(shí)，把它僅僅選定為一個(gè)向?qū)В垣@得更佳的控制狀態(tài)。 問(wèn)題：新的要求，匱乏的資源. 這些日子以來(lái)，幾乎我遇到的每個(gè)人都感嘆自己要處理的事情過(guò)于繁多，而且總是缺乏足夠的時(shí)間來(lái)一一搞定。在僅僅一周的時(shí)間里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見(jiàn)。他承擔(dān)著公司的管理工作，但他擔(dān)心沉重的工作負(fù)荷將會(huì)影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經(jīng)理打算在一年的時(shí)間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1 100人擴(kuò)增到2 000人。由于受到這一目標(biāo)的驅(qū)使，她每天都要拼命地處理1 5 0多封電子郵件。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個(gè)自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但是同時(shí)又承擔(dān)著自己力所不能及的工作，結(jié)果導(dǎo)致他們承受了越來(lái)越大的壓力。這似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數(shù)人都對(duì)怎樣改善這種局面感到茫然。 工作不再有清楚的界線 我們感到身上的壓力與日俱增，一個(gè)主要的原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿糠倍嗟呐嘤?xùn)都追趕不上的。僅僅在2 0世紀(jì)的后5 0年中，在這個(gè)工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)楸说玫卖斂耍≒ e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識(shí)工作”（k n o w l e d g e work ）。 我試圖一次處理一天的事情，但是有時(shí)，幾天的問(wèn)題一起洪水猛獸般地向我襲來(lái)。 阿什利布里連特（Ashley Brilliant） 以前，工作是一件不言而喻的事情。人們耕田種地，用機(jī)器加工工具，裝箱搬運(yùn)，擠牛奶，擺弄精密的工具。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經(jīng)大功告成，哪些問(wèn)題還懸而未決，一切都明明白白。 現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。我所認(rèn)識(shí)的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打子的事情要處理。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。這次會(huì)議有多大的潛力可以挖掘？這個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結(jié)構(gòu)是否合理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開(kāi)的員工會(huì)議能否令人為之振奮不已？公司的重組計(jì)劃是否行之有效？還有一個(gè)問(wèn)題：要想更加出色地完成這些任務(wù)，你能夠搜尋到多少相關(guān)的資料呢？回答是：通過(guò)因特網(wǎng)，你可以輕而易舉地獲取數(shù)目無(wú)窮無(wú)盡的信息，至少存在著這樣的潛力。 幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)在促成這一切成為現(xiàn)實(shí)的信息，已數(shù)不勝數(shù)、唾手可得。 另一個(gè)問(wèn)題是，工作缺乏明確的邊界導(dǎo)致每一個(gè)人的工作量加大。今天，許許多多大公司的運(yùn)作都是各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結(jié)果，我們這個(gè)獨(dú)立的部門由于從不愿自找麻煩地去查閱由市場(chǎng)部、人力資源部或某個(gè)專門的委員會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)來(lái)的電子郵件，結(jié)果導(dǎo)致我們的部門正面臨著徹底崩潰的威脅。 工作在不斷地變化 一般情況下，我們工作中所出現(xiàn)的參差不齊、變化萬(wàn)千的枝節(jié)問(wèn)題，對(duì)任何人來(lái)說(shuō)都是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。現(xiàn)在，在這個(gè)基礎(chǔ)上還要添加一個(gè)變化無(wú)窮的工作定義的問(wèn)題。我經(jīng)常在研討會(huì)上提問(wèn)：“你們當(dāng)中，有誰(shuí)做的是招聘你的時(shí)候要你做的事情？”很少有人舉手。由于工作職責(zé)很可能既無(wú)明確的限制，又無(wú)特定的形式，因此，如果你有機(jī)會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。但是，很少有人能享受這個(gè)福分，主要有以下兩個(gè)原因： 1.我們所工作的機(jī)構(gòu)似乎處于一種永恒的變化之中，奮斗目標(biāo)、產(chǎn)品、用戶、市場(chǎng)、技術(shù)，以及所有者都在不斷地更新變化。這必然導(dǎo)致各種現(xiàn)存的結(jié)構(gòu)、模式、角色和責(zé)任的重組整頓。 2. 與從前相比，當(dāng)今一般的專業(yè)人士具有更強(qiáng)的獨(dú)立性和自由度。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連4 0多歲和5 0多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。他們希望更全面地融入主流社會(huì)中去，投身于 “包羅萬(wàn)象的發(fā)展大潮之中，無(wú)論是在專業(yè)方面、管理方面還是行政方面”。簡(jiǎn)單地說(shuō)，他們不會(huì)長(zhǎng)期從事任何一個(gè)職業(yè)。 我們永遠(yuǎn)無(wú)法為那些新的事物真正作好充分的準(zhǔn)備。我們不 得不調(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨 一次危機(jī)：我們經(jīng)受著考驗(yàn)，我們不得不證明自己。這需要我們 振奮起自信心去面對(duì)劇烈的變革，這樣內(nèi)心深處才不會(huì)感到瑟瑟 發(fā)抖。 埃里克霍弗 （Eric Hoffer） 現(xiàn)在很少有人非常清楚，工作到底是什么？到底需要多大的投入才能夠把它做好呢？我們從外部世界吸取了大量的信息，同時(shí)，在我們的內(nèi)心世界又形成了同樣數(shù)量巨大的觀點(diǎn)以及與別人達(dá)成的共識(shí)。然而，我們自身還沒(méi)有具備相應(yīng)的能力來(lái)承擔(dān)和調(diào)整來(lái)自于我們內(nèi)心和外界環(huán)境的一切。 舊的模式和習(xí)慣已顯得力不從心 無(wú)論是我們所接受的標(biāo)準(zhǔn)教育，或是傳統(tǒng)的支配時(shí)間的方法，還是當(dāng)今那些充斥市場(chǎng)、隨手可得的管理輔助工具，如個(gè)人記事本、微軟的O u t l o o k軟件或者個(gè)人掌上電腦 （P D A ），都無(wú)法全面地幫助我們應(yīng)付我們所面對(duì)的各種新要求，如果你已經(jīng)試過(guò)使用上述任何一種處理器或者工具，恐怕你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，它們都無(wú)法滿足工作中各種不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)移的復(fù)雜要求。要期望在這個(gè)波濤洶涌的時(shí)代獲得輕松和良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。我們迫切地需要挖掘出一些新方法、新技術(shù)和新的工作習(xí)慣，以幫助我們永遠(yuǎn)立于不敗之地。 狂風(fēng)和巨浪永遠(yuǎn)站在最精明強(qiáng)干的航海家一邊。 愛(ài)德華吉本 （Edward Gibbon ） 傳統(tǒng)的時(shí)間管理法和個(gè)人管理法在過(guò)去的時(shí)代大顯身手。當(dāng)勞動(dòng)大軍從工業(yè)化裝配流水線中抽身出來(lái)，涌入一種全新的工作模式時(shí)，這些傳統(tǒng)的方法為我們提供了極為有益的參照點(diǎn)。這包括對(duì)行動(dòng)對(duì)象和時(shí)機(jī)的判斷。而當(dāng)“時(shí)間”自身也轉(zhuǎn)化為一種工作因素時(shí)，個(gè)人日程表隨之成為一種關(guān)鍵性的工作管理工具。（2 0世紀(jì)8 0年代，許多專業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。時(shí)至今日，仍有許多人把自己的日程表奉為重要工具。）有了自由支配的時(shí)間，選擇做什么事的要求也接踵而來(lái)?！? 2 3”優(yōu)先順序代碼和每日開(kāi)列的事務(wù)清單，就是人們?cè)谶^(guò)去的實(shí)踐中逐漸發(fā)展起來(lái)的重要手段。如果你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的事情。 你可能已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，盡管日程表的作用不容忽視，但是實(shí)際上，它也只是有效地管理了你所從事的大量事務(wù)中的一小部分內(nèi)容，至少在某種程度上如此。而且，已為人們所證實(shí)的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號(hào)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)付一個(gè)普通專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。越來(lái)越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個(gè)邀請(qǐng)、投訴或訂單。幾乎沒(méi)有人能夠 （或者甚至應(yīng)該）把所有的事務(wù)一一按照“1、2、3 ”的順序排出先后，也沒(méi)有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程。 “大局”與事物的本質(zhì) 另一方面，大量的商業(yè)書(shū)籍、范例、研討會(huì)和專家權(quán)威們，都極力推崇把“著眼大局”作為一種處理我們復(fù)雜問(wèn)題的思路。認(rèn)清主要的目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。然而，在實(shí)踐中，運(yùn)用價(jià)值觀思維方式這一良好的初衷卻經(jīng)常達(dá)不到預(yù)期的效果。我經(jīng)?？吹?，出于下面三個(gè)原因，這些努力往往都付諸東流了： 1. 在處理每天、每小時(shí)的事務(wù)時(shí)，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無(wú)法集中足夠的精力關(guān)注更重要的問(wèn)題。 2. 由于個(gè)人管理系統(tǒng)方面存在欠缺，引發(fā)了一種下意識(shí)的抵觸情緒，在面對(duì)那些原本棘手的重要項(xiàng)目和目標(biāo)時(shí)，這種情緒阻止了具體行動(dòng)的實(shí)施。結(jié)果導(dǎo)致了更加嚴(yán)重的干擾作用，進(jìn)一步強(qiáng)化了壓力。3. 一旦闡明了更高一級(jí)的水準(zhǔn)和價(jià)值觀，我們?cè)械臉?biāo)準(zhǔn)尺度也隨之提升，這使我們認(rèn)識(shí)到有更多的事物有待轉(zhuǎn)變。對(duì)于那些自己原已應(yīng)接不暇，又不得不應(yīng)付的工作我們已經(jīng)作出了強(qiáng)烈的消極反應(yīng)。那么，是什么促使我們首先在清單上堆積了大量的任務(wù)呢？是我們的價(jià)值觀。 關(guān)注價(jià)值觀并不會(huì)使你的生活變得簡(jiǎn)單。它闡明意義，指導(dǎo)方向，而且?guī)?lái)更多復(fù)雜的情況。 當(dāng)然，集中精力對(duì)付主要的成果和價(jià)值觀是至關(guān)重要的。但是，這并不意味著我們要做的工作就減輕了，或者遇到的困難和挑戰(zhàn)大大地減少了。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。例如，對(duì)一位人力資源部的經(jīng)理來(lái)說(shuō)，僅僅決定提高工作生活的質(zhì)量來(lái)吸引并留住人才，這并不能使事情變得簡(jiǎn)單化。 長(zhǎng)期以來(lái)，在“知識(shí)工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實(shí)實(shí)在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。它必須能夠從大局著眼，從小處入手，并且使二者有機(jī)地融合在一起。它必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對(duì)每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來(lái)節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡(jiǎn)。 承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)”. 缺乏洞察力，生活就會(huì)拒絕你。無(wú)論是擦窗戶還是撰寫(xiě)宏篇 巨著都是如此。 納迪亞布朗熱 （Nadia Boulanger） 讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時(shí)間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會(huì)是怎么樣呢？如果你能夠1 0 0 %地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會(huì)是怎么樣呢？ 這是有可能實(shí)現(xiàn)的。有一種方法可以讓你緊緊抓住遍及生活各個(gè)角落的所有的事情，同時(shí)保持隨意而放松，花費(fèi)最少的氣力完成一切有意義的工作。它使你在這個(gè)錯(cuò)綜復(fù)雜的世界里，能夠體驗(yàn)到武術(shù)家們所說(shuō)的“心靜如水”（mind like water ）的境界，優(yōu)秀的運(yùn)動(dòng)員則稱之為“區(qū)域”（z o n e ）。事實(shí)上，你很有可能已經(jīng)體會(huì)到這種美妙的感覺(jué)了， 你發(fā)揮能量的能力與你放松休息的能力直接成正比。 在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個(gè)人都可能獲得這種狀態(tài)。要想積極有效地應(yīng)付2 1世紀(jì)復(fù)雜多樣的生活，人們對(duì)這種狀態(tài)的需求日益增強(qiáng)。對(duì)于那些高效率的專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。世界級(jí)的劃船手克雷格蘭伯特 （Craig Lambert ）曾在 碧波上的心境（M i n d Over Water，霍頓米夫林公司1998年出版）一書(shū)中這樣描述這種感受： 劃船手們用這樣一個(gè)詞語(yǔ)來(lái)描述這種無(wú)摩擦的狀態(tài)：搖蕩。使我們回想起，在后院蕩秋千時(shí)的那種愜意和歡娛一種簡(jiǎn)單的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動(dòng)，完全憑借著來(lái)自秋千自身的沖力。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過(guò)的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。與其說(shuō)我們蕩秋千，還不如說(shuō)我們被蕩了起來(lái)。船推動(dòng)著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，速度在吟唱著。我們的任務(wù)僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，拼命地?fù)]槳加快速度，避免拖其后腿。而過(guò)于用力又會(huì)阻礙船速。努力變成了為努力而努力，其結(jié)果適得其反，反而在努力中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進(jìn)貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類。貴族們并不需要努力，他們?cè)缫呀?jīng)到達(dá)了這種境界。蕩秋千就是這樣一種到達(dá)了的境界。 “心靜如水”的比喻 空手道中用“心靜如水”來(lái)形容一切就緒的狀態(tài)。想像把一粒石子投入沉寂無(wú)聲的池塘中，池塘中的水會(huì)有何種反應(yīng)呢？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應(yīng)的反應(yīng)，然后又歸于平靜。池水既不會(huì)反應(yīng)過(guò)激，也不會(huì)聽(tīng)之任之。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會(huì)向一切事情敞開(kāi)大門。 Shunryu Suzuki 空手道中的擊拳動(dòng)作，其力量來(lái)自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發(fā)”。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會(huì)用雙手劈開(kāi)木板和磚塊了。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運(yùn)用一種能夠附和著高速度而產(chǎn)生聚集沖力的能力。但是如果肌肉緊張，動(dòng)作就會(huì)慢下來(lái)。因此，在高級(jí)階段的武功訓(xùn)練中，對(duì)平衡和放松狀態(tài)的教學(xué)并不亞于對(duì)其他方面的要求。掃除雜念和靈活柔韌是關(guān)鍵之所在。 任何造成你反應(yīng)過(guò)度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、員工、項(xiàng)目、未讀的雜志、下一步行為的思考、孩子、或者與老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比你預(yù)期差得多的結(jié)果。很多人對(duì)于一些事情，要么給予過(guò)分的關(guān)注，要么不屑一顧，這僅僅是因?yàn)樗麄儫o(wú)法做到“心靜如水”般地行事。 任何造成你反應(yīng)過(guò)度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。 你能夠在需要時(shí)進(jìn)入自己的“高效狀態(tài)”嗎？ 回想一下上一次你感覺(jué)工作高效時(shí)的情形。很可能你當(dāng)時(shí)感覺(jué)自己完全能夠控制一切，絲毫沒(méi)有緊張的感覺(jué)。你全身心投入到工作中去，時(shí)間的概念似乎消失了，（怎么已經(jīng)到了午餐的時(shí)間了？）你明顯地感受到工作上取得的進(jìn)展。你還希望再次體驗(yàn)這樣的感覺(jué)嗎？ 有一件事我們可以做到，最幸?？鞓?lè)的人是那些盡力而為的人，我們完全可以達(dá)到這一境界，我們能夠全身心地投入。我們可以全神貫注地關(guān)注我們面前的機(jī)遇。 馬克范多琳 （Mark Van Doren ） 如果你確實(shí)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地脫離了那種理想狀態(tài)，開(kāi)始感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書(shū)的宗旨，它將告訴你如何才能回歸 “心靜如水”的境界，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書(shū)將對(duì)你的生活具有重大的指導(dǎo)意義。 原則：有效地處理內(nèi)心中的承諾. 從事2 0余載的培訓(xùn)工作，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)最為基本的常識(shí)，即由于人們對(duì)自己作出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)不明確，導(dǎo)致了他們承受著重重壓力的折磨。即使那些并沒(méi)有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會(huì)了如何更加有效地對(duì)生活中“懸而未決的問(wèn)題”加以控制，毫無(wú)疑問(wèn)，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會(huì)呈現(xiàn)出明顯的改觀。 恐怕你已經(jīng)與自己達(dá)成了許多項(xiàng)協(xié)議 （這一點(diǎn)多半連你自己也尚未認(rèn)識(shí)到）。而每一項(xiàng)協(xié)議，無(wú)論大小，都時(shí)時(shí)刻刻地被你自身中的無(wú)意識(shí)緊密地追隨著。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問(wèn)題”。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問(wèn)題”這樣的重大事務(wù)，也可能是 “雇傭一個(gè)新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。 現(xiàn)在，你內(nèi)心很有可能已經(jīng)承擔(dān)了比你自己所意識(shí)到的還多得多的工作。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。比如，你需要以某種方式回復(fù)電子郵箱、語(yǔ)言信箱以及工作中的新信息；你知道有無(wú)數(shù)的工程項(xiàng)目將會(huì)被劃分到你的責(zé)任范圍內(nèi)；你還需要確定某些目標(biāo)和方向，經(jīng)營(yíng)自己的事業(yè)，在總體上平衡自己的生活。 任何沒(méi)有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都?huì)盤(pán)踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問(wèn)題。 為了能夠高效地應(yīng)付這一切問(wèn)題，首先，你必須收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計(jì)劃如何一一地解決掉。這看起來(lái)似乎極為簡(jiǎn)單，但在實(shí)際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅(jiān)持下去。 管理承諾時(shí)的基本要求 如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面 幾點(diǎn)： 首先，如果這件事總占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會(huì)受阻。任何一件你認(rèn)為沒(méi)有完成的事情，都必須置于一個(gè)客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中必須經(jīng)常回訪并且清理它。 第二，你必須明白你的工作到底是什么。你還必須作出判斷：需要采取什么行動(dòng)來(lái)推動(dòng)工作的發(fā)展進(jìn)程。 第三，一旦決定了需要采取的行動(dòng)方案，你必須在某一個(gè)你會(huì)經(jīng)常查閱的體系中安排組織好這些行為的提示信息。 檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練 我建議，你拿筆記下來(lái)目前盤(pán)踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最能夠分散你的注意力？哪一個(gè)問(wèn)題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以其他的方式消耗了你大量的注意力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者問(wèn)題需要解決，而且越早處理越好。也許，你馬上就要背上行裝外出度假去了。出發(fā)之前，你還有幾個(gè)重大決策要敲定。或許你剛剛繼承一筆6 0 0萬(wàn)美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。明白了嗎？好，請(qǐng)用簡(jiǎn)單的一句話來(lái)描述一下，你希望得到的理想結(jié)果是什么。換句話說(shuō)，怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡(jiǎn)單，就像 “去夏威夷度假”，“處理有關(guān)客戶X 的事情”，“與蘇珊協(xié)調(diào)大學(xué)里的情況”，“弄清新的分區(qū)管理結(jié)構(gòu)”或者 “實(shí)施新的投資策略”。你現(xiàn)在都清楚了嗎？好極了。 現(xiàn)在，請(qǐng)寫(xiě)下為了推動(dòng)事情的進(jìn)程，緊接著你需要采取的具體行動(dòng)是什么。如果你目前除了要馬上結(jié)束這件事，再無(wú)其他的事情要處理，那你現(xiàn)在打算去哪里？打算采取什么行動(dòng)步驟呢？ 你會(huì)不會(huì)打一個(gè)電話？會(huì)不會(huì)走到計(jì)算機(jī)前敲一封電子郵件？會(huì)不會(huì)坐下來(lái)，取出紙和筆，心血來(lái)潮地寫(xiě)上幾筆呢？有沒(méi)有可能與你的配偶、秘書(shū)、律師或你的老板面對(duì)面地談上一會(huì)兒呢？還是去五金商店買一些釘子呢？是什么？ 你找到答案了嗎？好極了。 你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價(jià)值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會(huì)時(shí)完成了這個(gè)訓(xùn)練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會(huì)體驗(yàn)到，至少你的控制力增加了一點(diǎn)點(diǎn)，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，對(duì)于某些長(zhǎng)久以來(lái)一團(tuán)亂麻的局面，你似乎也會(huì)增加動(dòng)手解決它的沖動(dòng)。設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動(dòng)力放大1 000倍時(shí)將會(huì)是怎樣的一番景象。 像實(shí)干家一樣思考問(wèn)題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。 亨利伯格森（Henry Bergson） 如果這個(gè)小小的試驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)δ惝a(chǎn)生一些積極影響，請(qǐng)你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，是什么促使局面得到了改觀？事物本身并不會(huì)向前發(fā)展，至少在這個(gè)物質(zhì)世界中這一點(diǎn)是千真萬(wàn)確的。當(dāng)然，事情還沒(méi)有結(jié)束呢。恐怕，所發(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結(jié)果和確定了下一步需要采取的行動(dòng)方案。 然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。你并不需要進(jìn)行很多思考，僅僅需要一些，能夠把你所承擔(dān)的責(zé)任和投入的資源凝聚到一起就綽綽有余了。 “知識(shí)工作”的本質(zhì) 歡迎參與到“知識(shí)工作”的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)以及意義深遠(yuǎn)的運(yùn)作原則中來(lái)。原則是：你對(duì)工作投入的思考必須比你認(rèn)識(shí)到的多得多，但是又比你所擔(dān)心的工作量少得多。就像彼得德魯克所描寫(xiě)的那樣：“在知識(shí)工作中，任務(wù)沒(méi)有被指定，它需要被確定。這項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？這是一個(gè)提高知識(shí)工作者工作效率的關(guān)鍵性問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題可能導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。通常，沒(méi)有正確的答案，只有不同的選擇。想要獲取高效益，一定要明確地認(rèn)定預(yù)期結(jié)果?！?行動(dòng)來(lái)源于思想。 拉爾夫沃爾多愛(ài)默生（Ralph Waldo Emerson） 要弄清人們工作生活中涌現(xiàn)出的各種事物的真實(shí)面目，要決定為此需要采取的種種行動(dòng)，都將消耗人們大量的氣力。因此，許多人都對(duì)此產(chǎn)生了抵觸情緒。實(shí)際上，我們從來(lái)沒(méi)有學(xué)過(guò)在開(kāi)始行動(dòng)之前進(jìn)行周密的思考。大部分的日?；顒?dòng) （如一家人的吃喝拉撒，照顧孩子）早已被明確地定義出來(lái)了，但幾乎沒(méi)有人認(rèn)為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預(yù)期的結(jié)果。然而事實(shí)上，思考后果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最為有效的手段之一。 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對(duì)一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒(méi)有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么； * 你還沒(méi)有決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么； * 你還沒(méi)有把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴的體系中去。 這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有的問(wèn)題，作出一切必要的決定，并把結(jié)果存儲(chǔ)到那個(gè)系統(tǒng)中去，同時(shí)心里十分清楚，需要時(shí)你能夠隨時(shí)調(diào)用查詢這個(gè)系統(tǒng)，你的大腦才會(huì)放松下來(lái)。你可以騙過(guò)所有的人，但是你卻無(wú)法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動(dòng)的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識(shí)中浮現(xiàn)出來(lái)。如果你沒(méi)有作好這些準(zhǔn)備，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。通常情況下，當(dāng)你對(duì)某件事感到無(wú)能為力時(shí)，你的某根神經(jīng)仍然會(huì)持續(xù)不斷地對(duì)你施加壓力，這僅僅會(huì)進(jìn)一步增加你的精神負(fù)擔(dān)。 你的大腦并不總那么管用 有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會(huì)在你需要處理某件事時(shí)及時(shí)地提醒你。 持續(xù)不斷且毫無(wú)成效地深陷于我們不得不處理的事務(wù)當(dāng)中，是對(duì)時(shí)間和精力的最大浪費(fèi)。 克里格利森 （Kerry Gleeson） 你有沒(méi)有這樣一把手電筒，電池中的電量都已經(jīng)消耗殆盡了？而你的大腦一般是什么時(shí)候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)電池沒(méi)有電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號(hào)。 從你今天早晨醒來(lái)到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無(wú)進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力。而且這往往只會(huì)增加你的焦慮不安。 似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時(shí)，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。人們把許許多多懸而未決的問(wèn)題委托給大腦來(lái)處理，但這個(gè)實(shí)體目前卻無(wú)法有效地應(yīng)付這些情況。 控制你的頭腦，要么由它來(lái)操縱你。 賀勒斯 （Horace ） “材料”的轉(zhuǎn)化 我是這樣定義“材料”（S t u ff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動(dòng)的事情。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，大部分的組織管理系統(tǒng)沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的功效，原因在于沒(méi)有首先完成對(duì)它們的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無(wú)法加以控制。 我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉(zhuǎn)化為可以付諸行動(dòng)的事務(wù)。 多年以來(lái)，我所見(jiàn)過(guò)的絕大部分任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動(dòng)方案，即真正意義上的工作提綱和細(xì)節(jié)。 “材料”在本質(zhì)上并不是一件壞事。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來(lái)。但是，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為腦力勞動(dòng)者，這是我們的責(zé)任。如果“材料”已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)化過(guò)程，而且明白無(wú)誤，那么，我們的價(jià)值觀（不是我們的體力勞動(dòng)）就大可不必存在了。 在一次研論會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡(jiǎn)直是一堆根本無(wú)法完成的工作，毫無(wú)章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽(tīng)到過(guò)的最生動(dòng)形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、殘缺不全的任務(wù)清單。但是，他們?nèi)匀粵](méi)有認(rèn)識(shí)到，到底需要組織多少內(nèi)容，管理什么細(xì)節(jié)，才能夠獲得真正的回報(bào)。如果他們希望自己的組織管理工作富有成效，就應(yīng)該搜集一切需要思索的問(wèn)題，然后開(kāi)始冥思苦想。 過(guò)程：管理你的行動(dòng). 你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動(dòng)員那樣來(lái)訓(xùn)練你自己，在“知識(shí)工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動(dòng)和精力集中。你可以更加積極有效地思考問(wèn)題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。此外，你還可以針對(duì)搜集到的全部“材料”進(jìn)行前期階段的判定，為你的工作和生活制定出標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作程序。 然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。正如我們已經(jīng)看到的那樣，通過(guò)管理時(shí)間、信息或者重要事情，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。畢竟： * 你不可能通過(guò)對(duì)5分鐘進(jìn)行管理，賺取6分鐘的時(shí)間。 * 你無(wú)法對(duì)付超載的信息量，否則，你會(huì)走進(jìn)圖書(shū)館便立刻死 掉?；蛘弋?dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開(kāi)電話號(hào)碼本 時(shí)，你就會(huì)大發(fā)脾氣，失去耐心。 * 你不能管理重要事宜，你只是擁有它們。 因此，管理你的行動(dòng)是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。 管理行動(dòng)是一個(gè)重要的挑戰(zhàn) 你利用你的時(shí)間都做了些什么事情呢？你是如何運(yùn)用你獲取的信息的呢？你是如何調(diào)用你的身體和關(guān)注焦點(diǎn)事物的精力的呢？這些是當(dāng)你面臨著分配有限資源的時(shí)候必須作出的選擇。真正的問(wèn)題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動(dòng)。 這似乎是顯而易見(jiàn)的。然而，希望管理那些尚未確認(rèn)或決定的行動(dòng)是極其困難的。很多人手頭有許多事情有待推進(jìn)，但連他們自己都還沒(méi)有搞清楚要做些什么。常常聽(tīng)到有人抱怨“我沒(méi)有時(shí)間去”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多工作似乎都難以控制。之所以有這種感覺(jué)，是因?yàn)槟愀緵](méi)有能力一口氣完成一項(xiàng)工作，你僅僅能夠完成這項(xiàng)任務(wù)中的某一個(gè)步驟。在多數(shù)情況下，很多推動(dòng)整個(gè)工作進(jìn)程的步驟實(shí)際上僅僅需要一兩分鐘的時(shí)間就可以搞定。 開(kāi)始便是行動(dòng)的一半。 希臘諺語(yǔ) 在培訓(xùn)成千上萬(wàn)名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問(wèn)題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。問(wèn)題的關(guān)鍵在于，他們無(wú)法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。就像第一次在雷達(dá)屏幕上觀察到敵情時(shí)，你應(yīng)在前期界定問(wèn)題，而不是等到問(wèn)題嚴(yán)重化了才手忙腳亂地判斷。這將讓你收獲行為管理所帶來(lái)的豐碩成果。 事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻。它們陷入困境往往是由于未能判定行動(dòng)而造成的。 自下而上法的價(jià)值 多年來(lái)，我已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，自下而上的方法對(duì)提高個(gè)人工作效率具有實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手。頭腦精明的人一般認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行：首先確定個(gè)人和公司的任務(wù)；然后定義工作的主要目標(biāo)；最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)問(wèn)題上。然而問(wèn)題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。結(jié)果，自下而上的方法反而更加行之有效。 現(xiàn)在，就開(kāi)始掌控各種情況的最新動(dòng)態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來(lái)，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，同時(shí)，你也會(huì)滿懷信心地去迎接創(chuàng)造出來(lái)的新成果。對(duì)于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們來(lái)說(shuō)，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺(jué)便會(huì)油然而生。 當(dāng)你用于對(duì)付實(shí)施結(jié)果的工具成為目前工作模式中的一個(gè)組成部分時(shí)，這也就是說(shuō)，你為進(jìn)行更高一級(jí)的思維活動(dòng)作好了更加充分的準(zhǔn)備。事實(shí)上，在你的工作以外，更多有價(jià)值的事情還有待思考。但如果你這一層次上的控制管理能力不夠，就好似穿著碩大寬松的衣服游泳一樣難言輕松。 我接觸過(guò)許多主管經(jīng)理，他們?cè)诎滋焯幚碇鞣N繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對(duì)公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。這一切是在完全地?cái)[脫了一天工作的糾纏之后，自然而然引發(fā)的結(jié)果。 僅僅懷有對(duì)前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來(lái)。僅僅靠雙眼盯住階梯是不夠的，我們必須勇于跨上階梯。 瓦茨拉夫哈維爾 （Vaclav Havel） 橫向和縱向的行動(dòng)管理 你需要從橫向和縱向兩個(gè)角度出發(fā)來(lái)控制各種任務(wù)、工作和行動(dòng)。“橫向的”控制保證了所有行動(dòng)都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對(duì)你周圍的一切事物進(jìn)行掃描監(jiān)測(cè)。它可能捕捉到2 4小時(shí)內(nèi)吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略計(jì)劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顧客、需要擦的皮鞋，買郵票、存一張支票、預(yù)訂旅館、取消一次員工會(huì)議、今晚去看一場(chǎng)電影等等。你也許會(huì)對(duì)自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來(lái)輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過(guò)渡到另一件。 相比之下，“縱向的”控制則是指針對(duì)每個(gè)具體的主題和工作所進(jìn)行的思考。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃?，這時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開(kāi)始鎖定這一信息你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要作什么準(zhǔn)備等；或者你即將對(duì)部門進(jìn)行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。從廣泛的意義上講，這就是“工作計(jì)劃”，它的重點(diǎn)聚集在某一情況或某一個(gè)人身上，勾勒出執(zhí)行過(guò)程中一切必要的想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序，至少在目前是這樣的。 橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。恰到好處的行為管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領(lǐng)域之中。同時(shí)，適度的工作計(jì)劃能夠使你清楚地認(rèn)識(shí)到所需的具體環(huán)節(jié)，并且緊抓不放。 主要的變化：把一切