公文基礎(chǔ)知識(shí)(銀行培訓(xùn))--.ppt

公文基礎(chǔ)知識(shí) 一 公文的概念 所謂公文 它是公務(wù)文書的簡稱 它是黨政機(jī)關(guān) 人民團(tuán)體 企事業(yè)單位在辦理公務(wù)活動(dòng)中 經(jīng)過一定的處理程序而形成的具有法定效力和規(guī)范體式的各類文字材料 含義要點(diǎn) 一 公文是處理公務(wù) 溝通情況的一種工具 二 公文的形式和形成程序有統(tǒng)一的規(guī)定和要求 三 公文是具有規(guī)范體式的書面文字材料 二 公文的分類 按來源分 收文和發(fā)文按行文關(guān)系分 上行文 平行文和下行文按傳閱范圍分 保密公文 普通公文和發(fā)布公文按處理時(shí)間分 特急件 急件和平件按內(nèi)容性質(zhì)分 黨內(nèi)公文 行政公文 群團(tuán)公文和企事業(yè)商務(wù)公文 三 公文的作用 一 規(guī)范作用 二 指導(dǎo)作用 三 聯(lián)系作用 四 憑證作用 四 公文的特點(diǎn) 一 鮮明的政治性 二 法定的權(quán)威性 三 特定的規(guī)范性 四 效用的現(xiàn)實(shí)性 黨政機(jī)關(guān)公文格式 GB T9704 2012 國家質(zhì)監(jiān)總局 國家標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì) 2012年6月29日發(fā)布 省委辦公廳省政府辦公廳關(guān)于印發(fā) 江蘇省黨政機(jī)關(guān)實(shí)施細(xì)則 試行 的通知 蘇辦發(fā) 2012 37號(hào) 五 公文的種類及特點(diǎn) 15種 一 決議 新增 用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是受文主體的普遍性 決議一經(jīng)作出 就適用于所屬的每一個(gè)組織 團(tuán)體 個(gè)人 二是行文客體的重要性 決議的內(nèi)容主要是針對(duì)某一重要工作或重大事項(xiàng) 三是行文行為的程序規(guī)范性 決議的形成 按照一定的組織程序 它所要貫徹的決策事項(xiàng) 必須經(jīng)過集體討論和表決通過后形成 四是行文效力的長期性 決議具有戰(zhàn)略性 不會(huì)朝令夕改 其作用往往具有相對(duì)的長期性和穩(wěn)定性 二 決定 用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署 獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員 變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是發(fā)文主體的廣泛性 在黨和國家機(jī)關(guān)中有比較廣泛的應(yīng)用 二是行文客體的靈活性 既可以用于解決重大的方針 政策 決策 部署等問題 也可以用于處理具體的人和事 三是行文效力的約束性 一旦作出決定 有關(guān)組織和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵照?qǐng)?zhí)行 三 命令 令 用于公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施 批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí) 嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員 特點(diǎn) 一是發(fā)文主體的限定性 發(fā)文機(jī)關(guān)嚴(yán)格限定在依法具有相應(yīng)職能和權(quán)限的行政機(jī)關(guān)及其人法定代表 不具有相應(yīng)職能和權(quán)限的其他單位和個(gè)人不能發(fā)布命令 黨的機(jī)關(guān)不發(fā)布命令 令 二是行文行為的嚴(yán)肅性 使用審慎 不輕易發(fā)布 三是行文效力的強(qiáng)制性 命令 令 發(fā)布后在適用范圍內(nèi)需遵照?qǐng)?zhí)行 四 公報(bào) 新增 用于公布重要決定或重大事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是發(fā)文主體的多樣性 如以黨和國家名義直接發(fā)布的重要決定或重大決策的公報(bào) 以兩個(gè)或兩個(gè)以上政黨 國家的名義將會(huì)談形成的成果公開發(fā)布的聯(lián)合公報(bào) 二是行文客體的重要性 公報(bào)所涉及的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是黨內(nèi)外 國內(nèi)外普遍關(guān)心的重大事項(xiàng)或重要決定 三是行文行為的公開性 在新聞媒體上發(fā)布 影響面廣 透明度高 五 公告 用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是發(fā)文主體的特定生 限于行政機(jī)關(guān)以及被授權(quán)的部門 二是受文主體的廣泛性 面向社會(huì)各界公開發(fā)布 三是行文客體的權(quán)威性 所宣布的都是重要的事項(xiàng)或法定事項(xiàng) 宣布后就要遵照?qǐng)?zhí)行 四是行文行為的公開性 主要通過報(bào)紙 網(wǎng)絡(luò) 廣播 電視等新聞媒體發(fā)布 六 通告 用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是受文主體的廣泛性 直接向社會(huì)大眾發(fā)布 二是行文目的的告知性 用于告知一定管轄范圍內(nèi)的機(jī)關(guān) 團(tuán)體 企事業(yè)單位 人民群眾某些事項(xiàng) 三是行文語言的通俗性 內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡量使用明確 流暢 通俗易懂的語言來表達(dá) 以達(dá)到 遵守 與 周知 的行文目的 四是行文行為的傳遞公開性 主要采用在特定場(chǎng)合張貼或新聞媒體發(fā)布的形式予以公開 七 意見 用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法 特點(diǎn) 一是行文主體的靈活性 在行文方向上 既可以用于下行文 又可以用于上行文 平行文 二是行文客體的重要性 所涉及的應(yīng)當(dāng)是工作中所遇到的重大事項(xiàng)和重要問題 特別是新問題 三是行文目的針對(duì)性 就解決某一重要問題提出意見和建議 四是行文效力的相對(duì)性 意見用于下行文時(shí) 受文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵照?qǐng)?zhí)行 意見用于上行文和平行文時(shí) 僅供受文機(jī)關(guān)參考 八 通知 用于發(fā)布 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng) 印發(fā) 批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)公文 特點(diǎn) 一是行文客體的廣泛性 此文種適用性強(qiáng) 形式靈活 在公務(wù)活動(dòng)中廣泛運(yùn)用 使用頻率高 是所有文種中最常用的一種 二是行文行為的專項(xiàng)性 通知的起草 簽發(fā) 制發(fā)要遵循一事一通知原則 表述必須具體明確 簡練準(zhǔn)確 九 通報(bào) 用于表彰先進(jìn) 批評(píng)錯(cuò)誤 傳達(dá)重要精神和告知重要情況 特點(diǎn) 一是行文目的的告知性 目的都在于告知某一情況 增進(jìn)對(duì)某一事件真實(shí)情況的了解 澄清不實(shí)傳聞 說明有關(guān)政策和措施 以統(tǒng)一思想和行動(dòng) 二是行文行為的及時(shí)性 如處置突發(fā)事件 要及時(shí)將有關(guān)情況予以通報(bào) 十 報(bào)告 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問 特點(diǎn) 一是行文方向的單向性 下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)單向行文 二是行文行為的事后性 事前請(qǐng)示 事后報(bào)告 三是行文行為的語言陳述性 內(nèi)容以陳述為主 十一 請(qǐng)示 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示 批準(zhǔn) 特點(diǎn) 一是行文主體間關(guān)系的特定性 發(fā)文主體與受文主體之間應(yīng)具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系 原則上主送一個(gè)主管的上級(jí)機(jī)關(guān)即有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)機(jī)關(guān) 必須逐級(jí)請(qǐng)示 不得越級(jí)行文 特殊情況需越級(jí)請(qǐng)示的 應(yīng)抄送被越過的有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān) 二是行文客體的特定性 本機(jī)關(guān)無權(quán)處理 無法解決的問題 都可行文請(qǐng)示 1 對(duì)有關(guān)政策和法律法規(guī)不明確 有待上級(jí)明確的問題 2 工作中發(fā)生了重大問題或沒有相關(guān)規(guī)定 難以處理 希望上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示的問題 3 工作中遇到困難 需要上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決的問題 4 因本地區(qū) 本系統(tǒng) 本單位情況特殊 難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定 需要請(qǐng)示批準(zhǔn)后變通處理的問題 5 本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)不能決定 有待上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的問題 6 與其他機(jī)關(guān)意見分歧 無法統(tǒng)一 要求上級(jí)裁決的問題 7 其他按上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示的問題 三是行文行為的專項(xiàng)性 事前性 請(qǐng)示一文一事 請(qǐng)示的制發(fā)時(shí)間在所請(qǐng)示事項(xiàng)的辦理之前 不能先斬后奏 四是行文效力的確定性 無論同意與否 上級(jí)機(jī)關(guān)都有義務(wù)給予答復(fù) 十二 批復(fù) 用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是行文主體間關(guān)系的特定性 發(fā)文主體和受文主體之間應(yīng)具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系 二是行文行為的針對(duì)性 簡明性 批復(fù)中的內(nèi)容必須針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng) 表明的態(tài)度 提出的意見和處理辦法都具有很強(qiáng)的針對(duì)性 對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)要有明確意見 批復(fù)要簡明扼要 無須作具體的分析和闡述 三是行文效力的約束性 批復(fù)提出的決策 意見對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有約束力 下級(jí)機(jī)關(guān)必須遵照?qǐng)?zhí)行 十三 議案 用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是行文主體的法定性 發(fā)文主體是各級(jí)人民政府 受文主體是同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì) 二是行文客體的特定性 所提內(nèi)容必須是同級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng) 三是行文行為的時(shí)效性 議案必須在同級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)舉行會(huì)議期間提出 否則不能列為議案 四是行文行為的可行性 所提議案不僅要言之有理 而且要符合客觀條件 切實(shí)可行 五是行文行為的程序性 提出議案和審議議案都要按照法定程序辦理 十四 函 用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作 詢問和答復(fù)問題 請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是行文主體間關(guān)系的特定性 發(fā)文主體和受文主體之間為平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系 二是行文客體的廣泛性 靈活性 函是機(jī)關(guān) 單位公務(wù)往來中使用比較簡單靈活 使用范圍廣 使用頻率高的文種 凡是申請(qǐng)事項(xiàng) 咨詢問題 商洽工作 通知事項(xiàng) 催辦事情 答復(fù)詢問 召開會(huì)議 報(bào)送材料均可用函 還可用來請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批有關(guān)事項(xiàng)等 三是行文行為的專項(xiàng)性 一函一事 簡潔明了 十五 紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng) 特點(diǎn) 一是行文行為的紀(jì)實(shí)性 概括性 如實(shí)記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)以及會(huì)議存在的分歧意見和問題等 紀(jì)要不同于記錄 紀(jì)要要集中地反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì) 具有高度的概括性 二是行文效力的內(nèi)部性 紀(jì)要是摘要記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的內(nèi)部文件 可以印發(fā)參會(huì)單位和其他相關(guān)單位 不得以紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書 六 文種選用的依據(jù) 1 法規(guī)規(guī)定 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例 對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和普遍的約束力 不得隨意使用規(guī)定以外的文種 2 發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和層級(jí) 文種的選用要與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán) 層級(jí)相符 如命令用于公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強(qiáng)制性措施 批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí) 嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員 發(fā)文機(jī)關(guān)必須具有相應(yīng)權(quán)限 3 行文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系 一是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 如黨委系統(tǒng)中的中央與各省區(qū)市黨委 政府系統(tǒng)中的國務(wù)院與各省區(qū)市人民政府 二是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系 如省教育廳與各市教育局 三是平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系 如同級(jí)宣傳 教育 財(cái)政等部門 黨政機(jī)關(guān)之間不同的行文關(guān)系 決定了使用不同的文種 如 地方政府向上級(jí)政府請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng) 選用請(qǐng)示 屬于平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文 選用函或意見 4 行文目的 選取有助于實(shí)現(xiàn)行文目的的文種 行文目的是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作的 應(yīng)選項(xiàng)用報(bào)告 行文目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給出指示 幫助和支持的 應(yīng)選用請(qǐng)示 行文目的是推動(dòng) 指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作的 應(yīng)選用意見或通知 行文目的是就某一重要問題提出見解和處理辦法的 應(yīng)選用意見 5 文種適用對(duì)象 有的文種黨政機(jī)關(guān)都可以使用 也有的文種為黨的機(jī)關(guān)或政府機(jī)關(guān)專用 條例 所列15個(gè)文種中 黨政機(jī)關(guān)通用的有10個(gè) 決定 公報(bào) 意見 通知 通報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 函 紀(jì)要 黨的機(jī)關(guān)一般不使用命令 公告 通告 議案這4個(gè)文種 行政機(jī)關(guān)一般不使用決議這個(gè)文種 6 公文內(nèi)容差異 選擇公文文種時(shí) 往往會(huì)出現(xiàn)這個(gè)文種也行那個(gè)文也可以的現(xiàn)象 如 表彰先進(jìn)是用決定還是通報(bào) 需要從公文內(nèi)容上進(jìn)行分析 如果是表彰有較大貢獻(xiàn) 較大影響 能在更大范圍內(nèi)起到教育和引導(dǎo)作用的先進(jìn)集體和個(gè)人 一般選項(xiàng)用決定 如果是表彰某一業(yè)務(wù)或工作領(lǐng)域的優(yōu)異成績 一般選用通報(bào) 文種使用的常見問題 1 缺少文種 有的公文沒有標(biāo)題 有的公文雖然有標(biāo)題卻缺少要素 如以 今年高考招生計(jì)劃超額完成15 作為公文標(biāo)題 僅有事由一個(gè)要素 類似新聞標(biāo)題 2 使用非法定文種 一是使用 條例 未規(guī)定的文種 如總結(jié) 要點(diǎn) 方案計(jì)劃 安排 綱要 規(guī)劃 建議答復(fù)等 二是文種重疊使用 如 意見報(bào)告 請(qǐng)示函 請(qǐng)示報(bào)告 等 三是使用不存在的文種 如 申請(qǐng)匯報(bào) 等 3 混用或錯(cuò)用文種 常見的情況有 1 應(yīng)該用 函 的卻用 請(qǐng)示 平行機(jī)關(guān)之間行文 包括用于請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng) 都應(yīng)該使用函作為文種 2 應(yīng)該用 請(qǐng)示 的卻用了 報(bào)告 報(bào)告和請(qǐng)示都是上行文 但報(bào)告屬閱件 可不回復(fù) 而請(qǐng)示屬辦件 需要回復(fù) 用錯(cuò)了容易誤事 3 混用決定和決議 公告和通告等 七 公文的文風(fēng)要求 內(nèi)容簡潔 主題突出 觀點(diǎn)鮮明 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn) 表述準(zhǔn)確 文字精練 內(nèi)容簡潔 就是 短 實(shí) 新 一要力求簡短精練 直截了當(dāng) 意盡言止 二要?jiǎng)?wù)實(shí)管用 有感而發(fā) 樸實(shí)明白 三要角度新 材料新 表達(dá)新 觀點(diǎn)鮮明 就是基本觀點(diǎn) 主張 政策措施要清楚明白 擁護(hù)什么 反對(duì)什么 肯定什么 否定什么 想解決什么問題 達(dá)到什么目標(biāo)等 都應(yīng)在公文中反映出來 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn) 就是圍繞主題表達(dá)的需要 合理地安排和展開材料 公文層次 段落的劃分和安排要前后呼應(yīng) 邏輯嚴(yán)密 自然連貫 完整勻稱 表述準(zhǔn)確 就是觀點(diǎn)和論述要符合實(shí)際情況和機(jī)關(guān)意圖 無虛假錯(cuò)漏 不產(chǎn)生歧義 文字精練 就是公文的語言簡單扼要 準(zhǔn)確貼切 嚴(yán)密規(guī)范 合乎語法 1 不濫用省略 如 商服功能 危化品2 遣詞搭配準(zhǔn)確 如 執(zhí)行 通知 精神 事情抓緊解決 3 防止語意重復(fù) 如 學(xué)習(xí)有關(guān)政策的規(guī)定 目的是為了 相關(guān)具體事項(xiàng)4 防止成分殘缺 如 認(rèn)真解決困難群眾住房5 符合邏輯 避免歧義 如 減少了 倍 最大限度地爭(zhēng)取支持 八 行文規(guī)則 一 向上級(jí)行文 應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則 1 原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān) 根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān) 不抄送下級(jí)機(jī)關(guān) 2 黨委 政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示 報(bào)告重大事項(xiàng) 應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委 政府同意或者授權(quán) 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門 3 下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng) 如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示 應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào) 不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān) 4 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事 不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 5 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外 不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文 不得以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文 6 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文 必要時(shí)抄送另一個(gè)機(jī)關(guān) 二 向下級(jí)機(jī)關(guān)行文 遵循以下規(guī)則 1 主送受理機(jī)關(guān) 根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān) 重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān) 2 黨委 政府辦公室根據(jù)本機(jī)關(guān)黨委 政府授權(quán) 可以向下級(jí)黨委 政府行文 其他部門和單位不得向下級(jí)黨委 政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委 政府提出命令性要求 需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng) 經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文 文中須注明已經(jīng)政府同意 3 黨委 政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委 政府的相關(guān)部門行文 4 涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù) 部門之間未協(xié)商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷 5 上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文 必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān) 三 同級(jí)黨政機(jī)關(guān) 黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文 屬于黨委 政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作 不得聯(lián)合行文 黨委 政府依據(jù)職權(quán)可以相互行文 部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對(duì)外正式行文 九 公文的基本格式 新的公文格式作了以下調(diào)整 一 取消主題詞要素 二 增加頁碼要素 三 統(tǒng)一使用A4紙 四 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 統(tǒng)一為兩種形式 1 使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加 文件 2 使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱 五 取消公文印發(fā)份數(shù) 公文格式的18個(gè)要素 份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 發(fā)文字號(hào) 簽發(fā)人 標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 附件說明 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 頁碼 公文格式各要素 1 份號(hào)即公文印制份數(shù)的順序號(hào) 非涉密公文可以不用 6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字頂格排在版心左上角第一行 2 秘密等級(jí)和保密期限 分 絕密 機(jī)密 秘密 3號(hào)黑體頂格排在版心左上角第二行3 緊急程度 分特急 加急 電報(bào)為特提 特急 加急 平急 4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 字體小標(biāo)宋 小于22 15毫米 上邊距版心上邊35毫米 上行文為80毫米 聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)在前 保證首頁有正文 5 發(fā)文字號(hào) 由機(jī)關(guān)代字 年份 序號(hào)組成 排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置 居中排布 年份 發(fā)文序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字 年份標(biāo)全稱 用六角括號(hào) 序號(hào)不加 第 不編虛號(hào) 6 簽發(fā)人 一般供上行文用 與發(fā)文字號(hào)在同一行 居右空一字 編排在發(fā)文標(biāo)志下空二行位置 簽發(fā)人用3號(hào)仿宋 姓名用3號(hào)楷體 7 標(biāo)題 一般用2號(hào)小標(biāo)宋 排于紅色分隔線下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行時(shí) 詞意要完整 排列對(duì)稱 長短適宜 應(yīng)當(dāng)用梯形或菱形 8 主送機(jī)關(guān) 應(yīng)當(dāng)使用全稱 規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱 編排于標(biāo)題下空一行位置 居左頂格 回行時(shí)仍頂格 最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào) 主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí) 應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記 上行文的主送機(jī)關(guān) 特別是請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān) 原則上只寫一個(gè) 根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān) 不抄送下級(jí)機(jī)關(guān) 下行文的主送機(jī)關(guān) 可以有一個(gè)或數(shù)個(gè) 比如對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的回復(fù) 主送機(jī)關(guān)就是那個(gè)請(qǐng)示的機(jī)關(guān) 而上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的普發(fā)性文件 主送機(jī)關(guān)則有數(shù)個(gè) 甚至包括下屬所有機(jī)關(guān) 在這種情況下 主送機(jī)關(guān)常常使用泛稱 9 正文 是公文的主體 公文首頁必須顯示正文 用3號(hào)仿宋體 編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可用 一 一 1 1 標(biāo)注 一般第一層用黑體 第二層用楷體 第三 四層用仿宋體 10 附件說明 在正文下空一行左空二字編排 附件 二字 后標(biāo)全角冒號(hào) 附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn) 名稱較長需回行時(shí) 應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊 如 附件 1 11 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 成文日期和印章 署名應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱 成文日期應(yīng)當(dāng)署會(huì)議通過或發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期 聯(lián)合行文時(shí) 署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期 有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章 與署名機(jī)關(guān)相符 有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章 對(duì)于加蓋印章的公文 成文日期右空4字編排 印章用紅色 不得出現(xiàn)空白印章 單一機(jī)關(guān)行文時(shí) 在成文日期上 以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名 印章端正 居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期 使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居中印章中心偏下位置 印章頂端距正文 或附件說明 一行以內(nèi) 聯(lián)合行文按順序排列 印章一一對(duì)應(yīng) 印章之間不相交或相切 編排不超出版心 12 附注 是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng) 附注居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行 聯(lián)系人只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)聯(lián)系人即可 13 附件 附件應(yīng)另面編排 并在版記之前 與正文一起裝訂 附件 二字及序號(hào)用黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件標(biāo)題居中編排在版心第三行 如附件與正文不能一起裝訂 應(yīng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注 附件 二字及附件序號(hào) 14 抄送機(jī)關(guān) 可以是上級(jí) 平級(jí) 下級(jí)或者不相隸屬機(jī)關(guān) 排列順序 先上級(jí) 再平級(jí) 后下級(jí) 用4號(hào)仿宋體 在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上一行 左右各空一字編排 抄送 二字后標(biāo)全角冒號(hào) 后標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)名稱 回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊 最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào) 如版記中既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)的 主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)置于抄送機(jī)關(guān)上一行 之間不加分割線 15 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)日期是指公文的送印日期 用4號(hào)仿宋體 編排在最后一條分割線之上 印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字 印發(fā)日期右空一字 年 月 日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全 年份應(yīng)標(biāo)全稱 后加 印發(fā) 二字 16 頁碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字編排在公文版心下邊緣之下 數(shù)字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7毫米 單頁碼居右空一字 雙頁碼居左空一字 公文的版記頁前有空白頁的 空白頁和版記頁不編頁碼 公文的附件與正文一起裝訂時(shí) 頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排 聯(lián)合發(fā)文 多家單位聯(lián)合發(fā)文 以牽頭單位為首 單位名稱并列 發(fā)文字號(hào)由牽頭單位編號(hào) 上行文如有多個(gè)簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)排序每行兩個(gè) 從左到右 自上而下排列 公文其他規(guī)范 1 使用A4紙 左側(cè)裝訂 上邊距37mm 左邊距28mm 誤差 1mm 版心尺寸156 225mm 2 標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字 正文用3號(hào)仿宋體字 每頁22行 每行28字 特殊情況可作調(diào)整 3 引用公文應(yīng)先引標(biāo)題 后引發(fā)文字號(hào) 引用外文應(yīng)注明中文 日期寫明具體年月日 計(jì)量單位用漢字 4 使用非規(guī)范化簡稱 應(yīng)先用全稱并注明簡稱 使用外文縮寫 第一次出現(xiàn)時(shí)注明中文譯名 5 公文中數(shù)字 除成文日期 層次序數(shù) 作為詞素用漢字外 其余應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字 十 公文擬寫的步驟與方法 公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似 但是由于公文在性質(zhì) 作用及其寫作要求上的不同 擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題 公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行 一 明確發(fā)文主旨 1 文件的中心內(nèi)容是什么 如相關(guān)工作的改進(jìn) 主要寫目前情況怎樣 存在哪些問題 解決的方式 需協(xié)助事項(xiàng) 再如請(qǐng)求事項(xiàng) 擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決什么問題等 2 根據(jù)文件內(nèi)容 準(zhǔn)備采用什么文種 如匯報(bào)工作情況 是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào) 針對(duì)下級(jí)來文所反映的問題 是寫指示或復(fù)函 還是帶規(guī)定性質(zhì)的通知等 3 明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象 如 向上級(jí)匯報(bào)工作 還是向有關(guān)單位推廣 介紹經(jīng)驗(yàn) 是給領(lǐng)導(dǎo) 有關(guān)部門人員閱讀 還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá) 4 明確發(fā)文的具體要求 例如 是要求對(duì)方了解 還是要求對(duì)方答復(fù) 是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行 還是參照?qǐng)?zhí)行 研究參考 征求意見等 二 收集有關(guān)資料 進(jìn)行調(diào)查研究 1 圍繞主題收集資料一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料 二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料 2 善于分析材料提煉觀點(diǎn)分析材料要多角度立意 獲得較多的觀點(diǎn)以供選擇 再對(duì)每一個(gè)觀點(diǎn)要反復(fù)掂量 比較 評(píng)價(jià) 從中選擇一個(gè)最能反映事物本質(zhì)的東西作為文章的主題 防止將只反映了事物的表象 局部 甚至歪曲了事物本質(zhì)的觀點(diǎn)寫進(jìn)文章 三 擬出提綱 安排結(jié)構(gòu) 在收集材料的基礎(chǔ)上 草擬出一個(gè)寫作提綱 擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程 文件的基本觀點(diǎn) 可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改 使提綱日益完善 由兩人以上分工合寫的文件 更需要共同研究寫作提綱 以免發(fā)生前后重復(fù) 脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象 四 落筆起草 擬寫正文 寫作中注意兩點(diǎn) 1 要主題鮮明 用材得當(dāng) 所用材料要與觀點(diǎn)一致 要有明確的貫穿全文的主題 2 要語句簡練 交代清楚 既要盡量節(jié)省用字 縮短篇幅 簡潔通順 又要注意交代的問題清楚明了 用語不能含糊不清 模棱兩可 詞不達(dá)意 似是而非 觀點(diǎn)不明 五 反復(fù)檢查 認(rèn)真修改 初稿寫出后 要認(rèn)真進(jìn)行修改 尤其是重要的文件 往往要經(jīng)過幾稿才能通過 只要認(rèn)真 有耐心 寫公文也不難的 十一 常用公文的寫作 一 通知 二 通報(bào) 三 請(qǐng)示 四 報(bào)告 五 函 六 會(huì)議紀(jì)要 七 決定 八 批復(fù)其他 命令 決定 批復(fù) 議案 公告 通告 意見 一 通知 通知的種類 一是發(fā)布性通知 二是批示性通知 又稱轉(zhuǎn)發(fā)性通知 三是指示性通知 四是知照性通知 通知的基本結(jié)構(gòu) 1 標(biāo)題 發(fā)文機(jī)關(guān) 事由 一目了然 緊急 重要 補(bǔ)充 聯(lián)合 通知 2 主送機(jī)關(guān) 受文單位不要遺漏 3 正文 交代清楚發(fā)文的原因 意圖和目的 通知的事項(xiàng) 具體要求和意見 受文單位應(yīng)如何辦理 4 落款 發(fā)文機(jī)關(guān)和日期 指示性通知 XX單位關(guān)于XXXX 擬采取的措施 的通知XXXX 主送單位 近一段時(shí)期 使用點(diǎn)面結(jié)合材料 從正反兩各方面分析面臨的形勢(shì)和存在的問題 指出采取進(jìn)一步措施的重要性 必要性和緊迫性 為了 目的主旨 根據(jù) 依據(jù) 經(jīng)研究 決定 擬采取措施 現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下 一 二 三 通知的具體內(nèi)容 提出希望和要求 印章 XXXX年XX月XX日 印發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā)性通知 XX單位關(guān)于印發(fā) 實(shí)施辦法的通知 主送單位 實(shí)施辦法 已經(jīng) 會(huì)議或決策機(jī)構(gòu) 同意 現(xiàn)印發(fā)給你們 請(qǐng)結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行 印章 年月日 會(huì)議通知 單位關(guān)于召開 會(huì)議的通知 主送機(jī)關(guān) 經(jīng) 決定 定于 月 日上 下 午 時(shí) 時(shí) 在 地點(diǎn) 召開 會(huì)議 會(huì)議由 主持 會(huì)議主要內(nèi)容 1 2 請(qǐng) 與會(huì)人員 準(zhǔn)時(shí)參加 會(huì)議其他要求 聯(lián)系人 電話 印章 年月日 通知的寫作要求 通知的事項(xiàng)要具體明確 條理清楚 措施 方法切實(shí)可行 通知的內(nèi)容要注意針對(duì)性 評(píng)價(jià)要符合實(shí)際 貫徹意見要切合本地區(qū) 單位 具體情況 表述語言要準(zhǔn)確 簡明 切忌模糊不清 以免貽誤工作 二 通報(bào) 通報(bào)的分類 1 表彰性通報(bào)2 批評(píng)性通報(bào)3 情況性通報(bào) 通報(bào)正文的撰寫 1 導(dǎo)語部分 簡要概括主題 2 事實(shí)和決定部分 事實(shí)詳寫全過程 交待來龍去脈 決定要簡潔 準(zhǔn)確3 要求部分 原則性寫法 受表彰單位 其他單位具體性寫法 工作部署 分條分項(xiàng)寫 表彰通報(bào) 關(guān)于表彰 獎(jiǎng)勵(lì) 的通報(bào) 主送單位 表彰獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)象的先進(jìn)事跡 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 原由 事情 經(jīng)過 產(chǎn)生的積極影響和表現(xiàn)出的精神 為了 目的 根據(jù) 經(jīng) 研究 程序 決定對(duì) 等予以通報(bào)表彰 有多項(xiàng)表彰可分條列項(xiàng) 希望 號(hào)召 要求 印章 成文日期 批評(píng)通報(bào) 關(guān)于 問題的通報(bào) 主送單位 通報(bào)對(duì)象違紀(jì)違規(guī)的事實(shí)和做法 經(jīng)查 調(diào)查結(jié)果 為了 目的 根據(jù) 經(jīng) 研究 程序 對(duì)通報(bào)對(duì)象的結(jié)論和處理意見 有多項(xiàng)可分條列項(xiàng) 警示教育和杜絕措施 落款 成文日期 情況通報(bào) 關(guān)于 情況的通報(bào) 主送單位 年 月 日 單位 在 地點(diǎn) 發(fā)生 事故或事件 事故或事件的性質(zhì) 為 目的 進(jìn)一步加強(qiáng) 工作 防止此類事故 事件 的發(fā)生 現(xiàn)將 事故或事件 情況通報(bào)如下 一 事故或事件的原因分析 二 對(duì)有關(guān)單位和人員的處理情況 三 應(yīng)吸取的教訓(xùn)和擬采取的措施 印章 成文日期 通報(bào)撰寫應(yīng)注意的問題 1 要注意事件的典型性2 要注意定性的準(zhǔn)確性3 要注意要求的科學(xué)性4 要注意語言的色彩性 三 請(qǐng)示 請(qǐng)示的種類 1 請(qǐng)求批示性請(qǐng)示2 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示 請(qǐng)示正文的寫作要點(diǎn) 1 請(qǐng)示緣由 說理要充分明了 緣由 事實(shí) 根據(jù)與下面的請(qǐng)示事項(xiàng)要有合理 嚴(yán)密的邏輯性 2 請(qǐng)求事項(xiàng) 請(qǐng)示事項(xiàng)要具體 明確 條項(xiàng)清楚 不超出審批機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍 3 結(jié)語 習(xí)慣用語一般有 特此請(qǐng)示 請(qǐng)予批準(zhǔn) 批示 批復(fù) 特此請(qǐng)示 請(qǐng)予審批 或 以上請(qǐng)示如無不妥 請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū) 各部門研究執(zhí)行 等 請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示 XXXX關(guān)于XXXX的請(qǐng)示XXXX 主送機(jī)關(guān) 為了XXXX 目的 根據(jù) 依據(jù) 我單位擬XXXXXX 主旨意圖 概述工作背景或基本情況 簡要提出要求解決的問題 現(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見請(qǐng)示如下 一 基本情況 二 請(qǐng)示的必要性和可行性及其意義 三 具體方案和請(qǐng)示事項(xiàng) 妥否 請(qǐng)指示 印章 成文日期 聯(lián)系人 電話 請(qǐng)示寫作的注意事項(xiàng) 1 要一事一報(bào) 2 不能多頭請(qǐng)示 請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān) 每件請(qǐng)示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān) 其他需報(bào)送的用抄送 但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān) 3 不要越級(jí)請(qǐng)示 4 不要錯(cuò)用文種 四 報(bào)告 報(bào)告的種類按內(nèi)容分 1 綜合性報(bào)告 或稱總結(jié)性報(bào)告 2 專題性報(bào)告按行文目的分 1 呈報(bào)性報(bào)告 2 呈轉(zhuǎn)性報(bào)告 綜合性報(bào)告 XXXX 單位 關(guān)于 工作情況的報(bào)告XXXX 主送單位 根據(jù) 要求 或 以來 我們XXXXXX 概述工作背景或基本情況 對(duì) 工作進(jìn)行了認(rèn)真總結(jié) 現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下 一 工作基本情況 二 主要做法和成績 包括采取的辦法 措施和產(chǎn)生的效果 三 存在問題 以及擬采取的對(duì)策措施 四 下一步工作安排和思路 落款 日期 專題性報(bào)告 XXXX 單位 關(guān)于XX有關(guān)情況的 緊急 報(bào)告XXXX 主送單位 XXXX年XX月XX日 最近 近日 概述 報(bào)告 反映情況的產(chǎn)生緣由 情況和問題 為了 目的 現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下 一 事情的過程和最新事態(tài)等 二 原因和后果分析 三 已采取的措施及作用 四 下一步擬采取的措施 五 需引起上級(jí)單位重視或關(guān)注的問題 印章 日期 報(bào)告正文的撰寫 1 開頭部分