車展流程【河北XX傳媒有限公司13年7月】展會策劃流程

展會策劃流程【展前階段】河北XX傳媒有限公司【2013年07月01日】趙長喜【第二版】目 錄一、提案【項目選擇】3（一）、提案封面3（二）、提案前言 / 概要 【寫給領導看的】4（三）、項目定位4（四）、整體策略及程序【概述】4（五）、效果預測及愿景5（六）、潛在風險5（七）、重要說明5二、立項【項目確定】6（一）、確定展會基本框架6（二）、成立項目組，明確人員，及負責事務6（三）、前期準備工作7（四）、起草立項策劃書7三、立項策劃書【初案】8（一）、辦展市場環(huán)境分析：8（二）、展會名稱8（三）、展會地點9（四）、辦展機構(gòu)10（五）、辦展時間11（六）、展品范圍11（七）、辦展頻率11（八）、展會規(guī)模12（九）、展會定位12（十）、展會價格和展會初步預算13（十一）、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃13（十二）、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關活動計劃14（十三）、項目結(jié)算計劃14四、審批【項目審批】15（一）、立項策劃書修訂15（二）、立項策劃書遞交15（三）、展會注冊登記15五、調(diào)研【項目論證】16（一）、資料分析16（二）、客戶調(diào)研16（三）、重新定位16六、可行性分析報告【項目分析】17（一）、市場環(huán)境分析17（二）、展會項目生命力分析17（三）、展會執(zhí)行方案分析17（四）、招展招商和宣傳推廣計劃評估18（五）、展會項目財務分析18（六）、存在的問題19（七）、改進建議19（八）、努力的方向20七、策劃案修訂【項目改進】20（一）、研討方案20（二）、訂制策劃案20（三）、展會潛在風險預測及預備案21八、資料的設計和印制21（一）、展會標識設計21（二）、編制參展說明書制訂新聞發(fā)布會講解文件21（三）、印制展會招展函25（四）、印制媒體邀請函25（五）、印制參展合同26（六）、其他相關資料的印制30九、展會招商與宣傳推廣31（一）、媒體公關31（二）、媒體宣傳31（三）、新聞發(fā)布會31（四）、參展商聯(lián)絡31（五）、參展商溝通31（六）、參展商溝通31（七）、簽訂合同31（八）與舞臺搭建、音響效果、表演團體、施工隊等簽訂協(xié)議31十、布展31（一）、舞臺搭建公司進場31（二）、現(xiàn)場展位搭建、參展商進場布展31一、提案【項目選擇】由相關負責人提出想法、意見或建議，通過會議進行表決，明確是否進行該項目。具體格式如下：（一）、提案封面關于 “此部分內(nèi)容保密”車展的策劃提案提案部門：河北XX文化傳播有限公司（項目三部）講解人（職務）：趙長喜（PMP）提案時間：2013年07月01日決議： 通過 廢止 表決章（二）、提案前言 / 概要 【寫給領導看的】前言包括提案動機、出發(fā)點，提案構(gòu)想、提案主旨、預期效果、是整個提案的內(nèi)容概要【領導只看完這一頁，就能明白你要干什么，目的是什么，就算達到效果了】。（三）、項目定位1、市場定位（1）、宏觀市場分析【行業(yè)現(xiàn)狀、全國行情、相關政策】（2）、微觀市場分析【區(qū)域市場、市場發(fā)展程度及空間】（3）、研究結(jié)論【該項目有沒有價值，能辦幾次】2、主辦方、參展商、消費者、承辦方定位分析多方共贏的出發(fā)點，無非“名”和“利”?！緷M足各方的要求，就知道該舉辦什么樣的車展了。】3、項目差異性定位及亮點。本次車展和以往不同之處，超越之處，亮點在哪里。（四）、整體策略及程序【概述】1、總體構(gòu)想2、行動策略3、程序要點【核心】4、粗略的進程表5、初步預算【估值，主要針對前期投入。】（五）、效果預測及愿景1、效果預測：本次車展的效果預期2、項目愿景：打造一個品牌系列。（六）、潛在風險提案階段的的風險因素，主要考慮的是項目的生命力和持續(xù)盈利能力，具體風險因素本階段不用考慮，因為只是搜集資料做了分析，并沒有做市場調(diào)研，沒有和受眾面對面。（七）、重要說明1、提案要簡明扼要，直奔主題，它不涉及具體的內(nèi)容和詳細的步驟。2、提案有完整的體系，需要科學的態(tài)度和縝密的思維。3、提案的最核心價值是，在會議室講解給別人聽或看，WORD格式用來存檔，PPT幻燈片用來講解，通常兩份共存。4、提案要有一個人去講解，他對提案所有內(nèi)容及出發(fā)點諳熟于心。當然回答各式各樣的提問時，有同部門同事在旁協(xié)助?！咎岚鸽A段，并沒做過市場調(diào)研，但是有大量的資料搜集、整理、對比、分析。】5、幻燈片的制作水平，講解者的演講能力，對提案至關重要。二、立項【項目確定】（一）、確定展會基本框架通過集體會議，確定展會基本內(nèi)容：（1）、展會名稱：（2）、舉辦地點：（3）、辦展機構(gòu)：（4）、展品范圍：（5）、辦展時間：（6）、辦展頻率：（7）、展會規(guī)模：（8）、展會定位：【注意】：策劃一個項目，不是一個人可以完成的，也不可能出現(xiàn)一個人獨權(quán)，所有的事都是他說了算，有些步驟和細節(jié)必須討論，集思廣益大家說了算，因為沒有人是完美的，沒有缺點的。【注意】：策劃討論會，要注意控制方向和節(jié)奏，別走題，別超時。（二）、成立項目組，明確人員，及負責事務 項目經(jīng)理(PMP)：項目責任人，負責項目的整體執(zhí)行；策劃主管：負責協(xié)調(diào)、溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負責策劃方案的制定和修訂；執(zhí)行主管：負責會展現(xiàn)場執(zhí)行階段，各部門的協(xié)調(diào)、溝通，對活動現(xiàn)場全權(quán)負責。策劃人員：負責編擬會展項目計劃；文案撰寫：負責撰寫會展文案；市場調(diào)查：負責進行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報告；媒體聯(lián)絡：進行媒體宣傳推廣；美術(shù)設計：負責視覺形象設計；銷售人員：負責尋找活動贊助商；現(xiàn)場人員：活動現(xiàn)場各項事務的執(zhí)行，及與參展商的溝通，突發(fā)事件的處理工作。（三）、前期準備工作第一步、廣泛的收集資料，第二步、進行分類匯總第三步、進行數(shù)據(jù)對比分析第四步、執(zhí)行方案的目錄【主體框架】的建立如果沒有主體框架，沒有目錄，工作就失去了針對性和方向，先有目錄和章節(jié)，再往里添加具體內(nèi)容。回想一下，當初寫畢業(yè)論文的過程。（四）、起草立項策劃書 1、 辦展市場環(huán)境分析： 2、 展會的基本框架： 3、 展會價格及初步預算方案【簡寫、有的人后面才寫】。 4、 展會工作人員分工計劃【初步計劃、簡寫】。 5、 展會招展計劃【簡寫、有的人后面才寫】 6、 展會招商計劃【簡寫、有的人后面才寫】。 7、 展會宣傳推廣計劃【簡寫、有的人后面才寫】。 8、 展會籌備進度計劃【初步計劃、簡寫】。 9、 展會贊助商安排計劃【簡寫、有的人后面才寫】。 10、 展會開幕和現(xiàn)場管理計劃【簡寫、有人后面才寫】。 11、 展會期間舉辦的相關活動計劃【簡寫、有的人后面才寫，前面不寫】12、 展會結(jié)算計劃【初步計劃、簡寫】。三、立項策劃書所謂展會立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規(guī)劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃現(xiàn)場管理計劃、相關活動計劃等。（一）、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。（二）、展會名稱 展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標識是“出口商品”。 下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明： 1、基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。 2、限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質(zhì)。 展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里，用“屆”來去示最常見，它強調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。 展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。 展會名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”表明本展會是一個國際展。 3、 行業(yè)標識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。 （三）、展會地點 策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。 策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。 策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。 （四）、辦展機構(gòu) 辦展機構(gòu)是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。 根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。 主辦單位：擁有展會并對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。 承辦單位：直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，并對展會承擔主要財務責任的辦展單位。 協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。 支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。 （五）、辦展時間 辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。 展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標準，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。 （六）、展品范圍 展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。 根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。 （七）、辦展頻率 辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。 辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。 產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。 （八）、展會規(guī)模 展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預測和規(guī)劃。 在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。 （九）、展會定位 通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體地說，展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。 展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。 （十）、展會價格和展會初步預算 展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標準層位的價格。 在制定展會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。 在策劃舉辦展會時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。 （十一）、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃 人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會互相影響。 人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統(tǒng)籌安排。 招展計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。 招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。 宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商服務的。 （十二）、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關活動計劃 展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好，展會籌備的各項準備工作就能有條不紊地進行。 現(xiàn)場管理計劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進行有效管理的各種計劃安排，它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等?，F(xiàn)場管理計劃安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。有些車展，現(xiàn)場管理計劃是，確定了參展商和展位之后，了解各參展商的日程活動安排之后，才針對性的制定出現(xiàn)場管理計劃，在立項策劃書里不作具體體現(xiàn)，而是簡單帶過。 展會相關活動計劃是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充。（十三）、項目結(jié)算計劃1、項目結(jié)算原則和條件2、項目結(jié)算流程3、項目結(jié)算明細表四、審批【項目審批】（一）、立項策劃書修訂立項策劃書，遞交策劃主管審閱并修改。（二）、立項策劃書遞交報總體方案，公文請示于主辦單位（一般為政府部門及商業(yè)協(xié)會），等待審批。（三）、展會注冊登記 1、攜主辦單位批復、總體方案等資料報工商部門辦理展會登記證。2、攜登記證去辦展地點（展館或商圈管委會）簽訂場地合同，辦理消防、公安等手續(xù)。3、流程如下：（1）、確認申請資格（2）、 向所在的工商行政管理部門提出申請（3）、 工商行政管理部門核發(fā)商品展銷會登記證（4）、 填寫展銷會報告書。（5）、注意事項：省局不辦理展銷會的申報手續(xù)，請到舉辦的所在地市縣工商局辦理手續(xù)多個單位聯(lián)合舉辦的，由其中一個具體承擔展銷會組織工作地單位向舉辦地地 工商部門申請辦理登記五、調(diào)研【項目論證】策劃的靈魂-創(chuàng)意，策劃的生命-可行性。沒有創(chuàng)意的策劃案，如同行尸走肉，但仍可實施。沒有可行性的策劃案就只能叫笑話，市場調(diào)研，可行性分析報告，在策劃過程中絕對重要，無可替代。（一）、資料分析對前期已經(jīng)搜集的資料進行綜合分析，并建立數(shù)據(jù)庫。（二）、客戶調(diào)研通過設計問卷、電話調(diào)查、陌生拜訪等方式，來驗證原構(gòu)思方案的成立性，主要爭對參展群體、觀展群體的調(diào)研，來進行可行性的基本分析。（三）、重新定位根據(jù)市場調(diào)研得到的數(shù)據(jù)，進行匯總分析，對展會的規(guī)模、市場定位、主題，進行論證并得出結(jié)論。六、可行性分析報告【項目分析】（一）、市場環(huán)境分析 1、宏觀市場環(huán)境： 2、區(qū)域市場環(huán)境： 3、市場環(huán)境評價： （二）、展會項目生命力分析 1、項目發(fā)展空間： 2、項目競爭力： 3、辦展機構(gòu)優(yōu)劣勢分析 （三）、展會執(zhí)行方案分析 對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括： 1、展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。 2、辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。 3、展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。 4、在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。 5、展會的辦展機構(gòu)在計劃的辦展時間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。 6、辦展機構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。 7、展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。 （四）、招展招商和宣傳推廣計劃評估 1、招展計劃評估 2、招商計劃評估 3、贊助商計劃評估 4、宣傳推廣計劃評估 5、執(zhí)行方案評估（五）、展會項目財務分析 1、價格定位 2、成本預測 舉辦一個展會的成本費用一般包括： （1)展覽場地費用。 （2)展會宣傳廣告費、會展資料設計和印刷費。 （3)招展和招商的費用。 （4)相關活動的費用。 （5)辦公費用和人員費用。 （6）稅收 （7）其他不可預測的費用 舉辦一個展會的廣告收入一般包括：（1）證件廣告（2）入場券廣告、宣傳單頁廣告（3）會刊廣告（4）現(xiàn)場擋板廣告，充氣拱門、氣球、條幅等（5）各種手提袋廣告（6）專用信封、信紙廣告（7）媒體廣告（8）收費方式招攬參展商參加講座（9）其他形式的廣告資源 3、 收入預測 舉辦一個展會的收入一般包括： （1） 展位費收入 （2） 門票收入 （3） 廣告和企業(yè)贊助收入 （4） 其他相關收入 4、 盈虧平衡分析 5、 現(xiàn)金流量分析 6、風險預測 （1） 市場風險 （2） 經(jīng)營風險 （3） 財務風險 （4） 合作風險 （六）、存在的問題 包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。 （七）、改進建議 針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。 （八）、努力的方向 根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。七、策劃案修訂【項目改進】（一）、研討方案修改策劃案，通過一定時段的調(diào)研與論證，對原有的構(gòu)思重新進行分析、評估。部分創(chuàng)意內(nèi)容，則要根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果進行及時調(diào)整。（二）、訂制策劃案1、 修訂展會預算方案。 2、 修訂展會招展方案 3、 修訂展會招商方案 4、 修訂展會宣傳推廣方案 5、 修訂展會籌備進度方案 6、 修訂展會服務商方案 7、 修訂展會開幕和現(xiàn)場管理方案 8、 修訂展會結(jié)算方案（三）、展會潛在風險預測及預備案1、展會潛在風險：風險就是辦展機構(gòu)在舉辦展會的過程中，由于一些難以預料和無法控制的因素的作用，使辦展機構(gòu)舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發(fā)生背離，從而使辦展機構(gòu)舉辦展會的計劃落空；或者是即使展會如期舉辦，但辦展機構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟損失的可能性。針對上述潛在風險，指定的應急方案或補救措施。2、市場風險。（不可分散風險、系統(tǒng)風險）3、經(jīng)營風險。可能導致經(jīng)營風險的因素：定位不當、招展不力、招商不順、宣傳推廣效果不佳等。4、財務風險5、合作風險大愛音樂節(jié)2012年6月21日至6月24日，虧損4000多萬，所有中國策劃人必須看的一個案例。虧損原因：1、市場定位，區(qū)域市場分析偏離，受眾分析錯誤。2、宣傳推廣不到位。3、票價定位不科學。4、現(xiàn)場執(zhí)行有嚴重漏洞【策劃失敗，風險預測失敗】，黃牛黨帶了10幾萬人入場，沒有買票【成就了黃牛黨的暴富，主辦方損失了幾千萬的門票收入】。八、資料的設計和印制（一）、展會標識設計1、展會LOGO2、展會網(wǎng)站3、宣傳單及手提袋設計（二）、編制參展說明書制訂新聞發(fā)布會講解文件1、前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關規(guī)定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。 2、展覽場地基本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時，要注意標明展館各種服務設施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時，要注意標明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對于該展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準確地列出地面承重、館內(nèi)通風條件、貨運電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應狀況等。對展覽場地基本情況的介紹對于幫助參展商準確地找到展館和自己的展位，進而進行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。 3、展會基本信息。包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間盡量精確到小時；對于辦展機構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和EMAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時候方便聯(lián)系各有關單位。 4、展會規(guī)則。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會有關證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項等。展會規(guī)則是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護現(xiàn)場秩序十分重要。 5、展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標準展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標準展位說明”主要是對展位的標準配置作出說明，列明參展商使用標準展位的注意事項，提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等。“空地展位搭裝說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指導參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。 6、展品運輸指南。是對參展商將展品等物品運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等。不管是海外還是國內(nèi)運輸指南，都要對展品等的運輸方式和運輸線路、各種貨品的交運和文件提交的期限、貨運文件的準備和交付、收費標準、包裝、海關報關、回程運輸、可供選擇的自選服務等作出具體說明。展品運輸指南對幫助參展商及時安排展品等物品的運輸有較大的作用。 7、會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。會展旅游信息要詳細地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務的。 8、相關表格。是有關參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當?shù)臅r間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。（三）、印制展會招展函展會招展函包含以下內(nèi)容：1、市場狀況分析。2、展會基本內(nèi)容。3、辦展背景和目標。4、展會場地規(guī)劃。5、展品范圍。6、展會亮點。7、參展要求。8、參展費用。9、參展程序。10、參展申請表。（四）、印制媒體邀請函媒體邀請函包含以下內(nèi)容：1、展會基本內(nèi)容。2、辦展背景和目標。3、參與媒體。4、展會亮點。5、展會流程6、展會媒體流程（五）、印制參展合同 車展參展協(xié)議書【范本】甲方：_ 乙方：_ _ 展覽會將于_年_月_日至_月_日在_ 舉辦。甲方為該次覽會組織承辦方，乙方為該次覽會參展方。為了保證展會正常進行，維護雙方共同利益及聲譽，本著自愿、平等合作、互惠互利的原則，訂立本合同，以茲雙方共同遵守。一、展位情況及展品1、乙方參展展位位置：_ （參見展會展位分布圖，該圖作為本合同附件，系本合同的一部分）；2、乙方參展面積：_平方米；3、參展場租價格：總計_元（大寫 ）；4、乙方參展展品為 。二、付款方式乙方于本合同簽訂后7日內(nèi)支付_元作為履約定金（展會結(jié)束后轉(zhuǎn)為參展場租）；剩余款項_元在_年_月_日前支付。三、甲方的權(quán)利和義務1、展位的分配：甲方將依據(jù)展品的特性或認為適宜的方式分配展位。在展位開始搭建之前，甲方保留改變展位分配的權(quán)利，在特殊情況下，甲方可改變展位，移動展覽設施，或關閉展館的出入口，并可對展位進行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，對于展位的調(diào)整，甲方應通知乙方，乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；2、改變展會日期和地址：甲方保留因外部因素改變展會日期和地點的權(quán)利，日期和地點改變應在展會開幕10日之前通知乙方，本協(xié)議仍然有效。乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；3、安全：甲方負責展會期間展出場地的安全工作，對乙方和參觀者采取安全預防措施，在存在安全隱患的情況下，甲方有權(quán)拒絕任何參觀者參展商進入展會或展場。甲方應在展會期間配置保安，協(xié)調(diào)當?shù)毓矙C關，確保展會進行，但對展會期間和之后乙方及其參展人員物品、展品的丟失、損壞或被竊不承擔責任；4、附加條款：展會承辦單位將保留頒布附加條款的權(quán)利，以保證展覽有序的管理。所有附加條款將是本合同的一部分。四、乙方的權(quán)利和義務1、展位的使用：乙方只能展示申報的展品，在展會期間，乙方應委派有能力的人員管理展品。未經(jīng)甲方的書面同意，乙方不得將展位全部或部分轉(zhuǎn)租或分派給他人，乙方對展廳墻面或其他部位的損壞應負賠償責任，未經(jīng)甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展館柱面或墻面；2、展位的搭建與裝飾：乙方展位的搭建及裝飾由乙方負責，費用由乙方承擔，但須符合甲方對參展商的展位搭建要求。乙方須于展會開幕前一日的十六時前完成