公司財務(wù)檔案管理制度及相關(guān)表格

公司財務(wù)檔案管理制度第一條 根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)會計檔案管理辦法的通知的規(guī)定，為加強公司會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，特制定本制度。第二條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。第三條 每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當由財務(wù)部編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。2.移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。第四條 財務(wù)部和檔案部門保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理批準，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。1.由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度。2.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。3.會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第五條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。第六條 保管期滿的會計檔案，除本第七條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：1.本單位檔案部門會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。第七條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。第八條 使用電子計算機進行會計核算，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應(yīng)報財政局備案。第九條 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。第十一條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。附表一：會計檔案保管期限表附件二、相關(guān)表格：一、文件歸檔表部門：序號文件名稱檔案編號歸檔日期交件人簽名收件人簽名備注二、歸檔案卷目錄表卷宗號： 目錄號： 部門：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注三、檔案目錄表部門： 編號文號名 稱 內(nèi) 容歸檔日期備注1234四、檔案索引表編號檔案號檔案名稱歸檔日期儲存位置檔案內(nèi)容處理五、(機密)文件保管備查簿歸檔日期原文件編號內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門檔號預(yù)定保存期限份數(shù)備注副本影本六、檔案明細表保險庫號柜位號擬存至日期公司部門文件名稱內(nèi)容類別入庫日期出庫日期收件人簽收日期七、作廢檔案焚毀清單 年 月 日 焚毀檔號收文號發(fā)文號簡由檔案起訖日期核準： 監(jiān)焚： 焚毀執(zhí)行人：八、檔案調(diào)閱單檔案名稱審 批調(diào)閱人檔案號及件數(shù)號碼還卷宗日期年 月 日經(jīng)收人簽章件數(shù)共計 件 申請人： 制表日期： 年 月 日九、檔案保存年限表檔案分類檔案名