行政專員崗位職責(zé)及工作流程

靈信互動(dòng)職位說明書（行政專員）職位名稱行政專員職位代碼xz001精品資料所屬部門人事行政部人事行政經(jīng)理工作地點(diǎn)北 京 直接上級(jí)人事行政經(jīng)理直接下級(jí)無職位關(guān)系圖部門其他人員行政專員公 司其他部門工作目標(biāo)保證公司行政工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。輪崗方向1、 不能勝任本職工作時(shí)，調(diào)換到本部門其他基層崗位工作；2、 本職工作優(yōu)秀時(shí)，可考慮調(diào)換到其他相關(guān)崗位學(xué)習(xí)。1. 負(fù)責(zé)公司各部門文件處理、審稿及歸檔工作，建立完善的文書管理目錄及手冊(cè)。2. 負(fù)責(zé)各項(xiàng)規(guī)章制度文件的發(fā)放、推行、執(zhí)行和跟蹤，維護(hù)公司各項(xiàng)規(guī)章制度的權(quán)威。3. 負(fù)責(zé)做好與公司領(lǐng)導(dǎo)及橫向部門之間的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、溝通工作，做好與其他職位職責(zé)操作類外聯(lián)機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)以及相關(guān)的手續(xù)辦理工作。4. 稽查考勤記錄，負(fù)責(zé)員工考勤資料、請(qǐng)假單、調(diào)休單的整理歸檔。5. 負(fù)責(zé)日常辦公用品的庫存管理，并按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)企業(yè)行政財(cái)產(chǎn)物資登記、造冊(cè)、定期進(jìn)行盤點(diǎn)，并負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)物資的維修和保養(yǎng)。6. 負(fù)責(zé)協(xié)助公司各部門主要負(fù)責(zé)人起草各項(xiàng)制度章程，并向其提出文書修改的意見和建議。7. 負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人出行的飛機(jī)、火車等車票的預(yù)定工作。8. 負(fù)責(zé)公司各部門及領(lǐng)導(dǎo)辦公室所屬設(shè)施、設(shè)備的管理和維護(hù)工作。9. 負(fù)責(zé)公司水、電費(fèi)、電話費(fèi)等繳費(fèi)以及根據(jù)每月費(fèi)用產(chǎn)生情況及時(shí)分析各項(xiàng)數(shù)據(jù)，確保正常使用。10. 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域及公共辦公區(qū)域衛(wèi)生的清理及維護(hù)工作。11. 負(fù)責(zé)配合領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行公司各類活動(dòng)的組織及實(shí)施工作。12. 參與公司后勤、人事等事務(wù)。13. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事項(xiàng)。輔助類1. 協(xié)助行政人事經(jīng)理制定、修改、監(jiān)督、執(zhí)行、檢查行政管理制度。2. 協(xié)助1. ?？埔陨蠈W(xué)歷，兩年以上同崗位工作經(jīng)驗(yàn)；2. 熟悉 office 辦公軟件，熟練操作各類辦公設(shè)備；任職資格3. 具有一定的文字表達(dá)及公文寫作能力；4. 良好的協(xié)調(diào)、組織、溝通、語言表達(dá)能力；5. 為人誠實(shí)、正值、可靠，能吃苦耐勞、嚴(yán)謹(jǐn)自律、上進(jìn)心強(qiáng)，具有服從意識(shí)、團(tuán)隊(duì)合作精神。任職者簽名直接主管批準(zhǔn)者簽名執(zhí)行時(shí)間行政專員崗位流程、規(guī)范、及常見問題序號(hào)工作項(xiàng)流程規(guī)范時(shí)間常遇問題解決辦法精品資料日常工作1事項(xiàng)開啟門廳燈上班開啟、下班關(guān)閉。每日 9:00 前、18:00 后 因本人晚來、或請(qǐng)假，需由本部門人員執(zhí)行其工作。員統(tǒng)計(jì)考2 工勤考勤情況 每日從打卡機(jī)內(nèi)導(dǎo)出前一天的打卡記錄，將異常出勤人員匯總并發(fā)布； 每日將異常出勤人員填寫到未（漏）打卡說明表內(nèi) ,再逐一找其個(gè)人及部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)； 將每日考勤情況匯總到月度考勤表中。其中包括：每日的請(qǐng)假單、調(diào)休單、加班申請(qǐng)單、遲到及未打卡的情況；每日 12:00 前每日 12:00 前每日 12:00 前員工請(qǐng)假時(shí)只跟直屬上級(jí)請(qǐng)假而從未通知人事行政部；員工請(qǐng)假多數(shù)為請(qǐng)過假后不主動(dòng)補(bǔ)假條，而由人事行政部追要假條；如有遲到便不打卡，之后追問便說忘記；員工外出從未主動(dòng)填寫外出申請(qǐng)建議各部門負(fù)責(zé)人在每天9 ：00 上班時(shí)向人事行政部報(bào)一下考勤情況；凡是后補(bǔ)假條的員工未能及時(shí)補(bǔ)交假條的， 人事行政部將視為這天考勤為曠工；由各部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)計(jì)下屬員工考勤， 每周向人事行政部提交 每日巡查各部門員工到崗情況；每日 11:00 前單。 每周一進(jìn)行對(duì)各部門所提交的值班表進(jìn)行審每周一 12:00 前核；一次；凡早晨未打卡人員將視為遲到（外出人員除外） ；每月 1 號(hào)向張經(jīng)理提交月度考勤表，每月5凡外出人員不填寫外出申請(qǐng)?zhí)柊l(fā)布月度考勤表，每月8 號(hào)提交最終月度考勤表。18:00 前單，視為此次外出無效，并按曠工或者請(qǐng)假處理。上午 10 點(diǎn)半 -11 領(lǐng)取辦公用品；點(diǎn)之間、下午為日日常辦常3 辦公用品公用品管理 每日將領(lǐng)出的日常辦公用品匯總到辦公用品桌臺(tái)賬中；每周五將部分部門下周所需的日常辦公用品領(lǐng)出；每周五將更新的辦公用品桌臺(tái)賬提交張經(jīng)理；3 點(diǎn)半 -4 點(diǎn)之間每日 18:00 前每周六 18:00 前每周六 18:00 前通常負(fù)責(zé)人在下達(dá)命令時(shí)，員工 未能及時(shí)有效地執(zhí)行，無視于負(fù)責(zé)人（包括人事行政部在發(fā)布通知及相關(guān)制度）。如有員工不能及時(shí)有效地執(zhí)行公司制度及負(fù)責(zé)人下達(dá)的命令，是否該考慮該員工試崗問題。 每月中、 月末采購日常辦公用品，將各部門填寫的物品申請(qǐng)表進(jìn)行匯總，再結(jié)合庫存情況，填寫采辦單；每月中、月末18:00 前因其它部門未及時(shí)申報(bào)需求，故不能按時(shí)采購辦公用品。增加溝通力：員工如有任何 將采購回的辦公用品進(jìn)行審核入庫，并逐一填寫物品價(jià)格；采購回后18:00前員工流動(dòng)性大、對(duì)薪資不滿、與其它部門員工發(fā)生口角想法應(yīng)及時(shí)與負(fù)責(zé)人溝通；同時(shí)負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期主動(dòng)和員工進(jìn)行交流溝通。各部門查看辦公物品使用程度進(jìn)行購買（提前 2 天查看；此3 種物品由外部人員送貨）。提前 2 天查看；此 3 種物品由外部人員送貨4衛(wèi)衛(wèi)生情況生檢查 每日檢查2 處衛(wèi)生間打掃情況， 檢查過后執(zhí)勤人員簽字確認(rèn)，且將當(dāng)日未執(zhí)勤人員允以警告并另再排一次； 每月不定期檢查各部門內(nèi)部衛(wèi)生情況。 每日中午13:00 18:00 前 。員工自覺性不夠，缺乏主動(dòng)性。警告 1 次，再輪值1 次，下月如還沒主動(dòng)按照衛(wèi)生管理制度進(jìn)行處罰。5 通訊錄更新通訊錄每周六更新員工通錄并發(fā)送人事專員。每周五 18:00 前 離職人員未刪、 新進(jìn)人員未添加、職務(wù)為更改。6 接待工作接待貴客及面試人員將面試人員帶到會(huì)客廳或會(huì)議室，并通知招聘專員；接待副總級(jí)以上的朋友及顧客。當(dāng)顧客到訪時(shí)及前來面試人員詢問時(shí)因本人請(qǐng)假或不再座位上，由本部門人員執(zhí)行此工作；因本人低頭忙于工作，未及時(shí)接待應(yīng)聘者及到訪人員。購電、購7水情況購電、充值水卡購電，將每次充電日期及購電日期隨時(shí)記錄;購水頻率不多，保持正常用水。當(dāng)電表亮紅燈時(shí)進(jìn)行充值；當(dāng)無水使用時(shí)。未及時(shí)購買，突然停電，影響員工正常工作。電話卡情8況充值電話卡將員工拿來需要充值的電話，看其電話類型進(jìn)行為其充值，并填寫在電話充值明細(xì)表內(nèi)每月將儲(chǔ)存10000 元的充值卡當(dāng)電話卡無無費(fèi)用時(shí)。隨著業(yè)務(wù)量的增加，從而電話充值次數(shù)也隨之增加。每月底按照辦公用品桌臺(tái)賬中的庫存剩余數(shù)行政庫房9管理情況盤點(diǎn)庫房來進(jìn)行盤點(diǎn)，將盤虧、盤盈數(shù)如實(shí)填寫,保證不虧損；將行政庫房內(nèi)的辦公用品擺放整齊，做到不凌亂。每月底員工領(lǐng)完物品忘記簽字，造成庫內(nèi)有盤虧現(xiàn)象。每月底按部門盤點(diǎn)一次固定資產(chǎn)及低值消耗品；固定資產(chǎn)盤點(diǎn)固將編號(hào)有損的地方重新鞏固；每月底； 部門在采購固定資產(chǎn)時(shí)，未走正及低值消定資產(chǎn)將新增品及廢舊品做好記錄；10 新入職員工常固定資產(chǎn)采購流程，導(dǎo)致固定資產(chǎn)耗品管理及低值將離職人員的電腦收入庫房，待新人入職搬時(shí)。的不準(zhǔn)確。情況消耗品出并更換使用人；將每月底盤點(diǎn)的固定資產(chǎn)及低值消耗品逐一找其使用人及部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)信息后，進(jìn)行訂購。訂火車票時(shí)：詢問有無車次，有無包廂或者軟臥（結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)需求）詢問過后，向財(cái)務(wù)部借錢并攜帶出行者身份臨時(shí)11交辦事項(xiàng)訂火車票、酒店、飯店證到火車票辦理處，進(jìn)行夠哦買；訂酒店時(shí)：詢問有無住房(結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)需求，通常是標(biāo)間 )，如有進(jìn)行訂購，并為其聯(lián)系人電話及姓名，通常不必外出；訂飯店：詢問有無包間（結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)需求來訂 購包間大?。?，如有進(jìn)行訂購， 并為其聯(lián)系人電話及姓名；將所記錄的信息向領(lǐng)導(dǎo)提供，并提醒相關(guān)事宜。領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)命令后 領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)通知，未有房、火車票、飯店，從而預(yù)定情況不理想。發(fā)布通知及文發(fā)送到各員工郵