XX協(xié)同辦公OA系統(tǒng)上線規(guī)范制度含推廣方案v1.0.doc

XXX 協(xié)同辦公 OA 系統(tǒng)上線規(guī)范制度 XXX 集團(tuán)企業(yè)發(fā)展中心 信息化部 修改歷史記錄 序號(hào)日期版本變更說(shuō)明修改人注釋 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 目錄 第一篇 OA 系統(tǒng)概述 1 一 XXX 對(duì)于 OA 系統(tǒng)的需求及建設(shè)目標(biāo) 1 二 泛微平臺(tái)簡(jiǎn)述 1 三 泛微技術(shù)平臺(tái)優(yōu)勢(shì) 2 第二篇 OA 系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃 1 一 系統(tǒng)建設(shè)原則 1 二 系統(tǒng)實(shí)施 3 三 基礎(chǔ)應(yīng)用 4 四 深化應(yīng)用 4 五 集成應(yīng)用 4 第三篇 OA 系統(tǒng)功能清單 4 一 標(biāo)準(zhǔn)主模塊功能清單 4 一 工作流程管理模塊功能清單 4 二 知識(shí)管理模塊功能清單 8 三 信息門戶模塊功能清單 11 二 擴(kuò)展主模塊功能清單 13 一 組織人事管理模塊功能清單 13 二 客戶管理模塊功能清單 14 三 輔助模塊功能清單 15 一 日程管理模塊功能清單 15 二 協(xié)作溝通管理模塊功能清單 16 三 會(huì)議管理模塊功能清單 16 四 車輛管理模塊功能清單 17 第四篇 OA 系統(tǒng)建設(shè)體系及工作要求 17 第五篇 OA 系統(tǒng)試運(yùn)行工作及要求 18 第六篇 OA 系統(tǒng)正式上線工作及要求 18 第七篇 OA 系統(tǒng)運(yùn)行指標(biāo) 19 第八篇 OA 系統(tǒng)使用規(guī)范 19 一 引言 19 二 整體規(guī)范要求 20 三 系統(tǒng)使用規(guī)范 20 一 知識(shí)文檔管理模塊使用規(guī)范 20 二 工作流程模塊使用規(guī)范 22 三 信息門戶模塊使用規(guī)范 23 四 組織人事管理模塊使用規(guī)范 23 五 客戶管理模塊使用規(guī)范 23 六 日程管理模塊使用規(guī)范 24 七 協(xié)助溝通管理模塊使用規(guī)范 24 八 會(huì)議管理模塊使用規(guī)范 24 九 車輛管理模塊使用規(guī)范 25 四 對(duì)于如何熟悉系統(tǒng)的建議 25 第九篇 OA 系統(tǒng)管理規(guī)定 25 一 目的 25 二 OA 系統(tǒng)登陸地址 25 三 適用范圍 25 四 安全規(guī)定 25 五 系統(tǒng)使用規(guī)定 26 一 新用戶錄入系統(tǒng) 26 二 用戶初次登陸系統(tǒng) 26 三 我的流程 相關(guān)使用 26 四 我的知識(shí) 相關(guān)使用規(guī)定 27 五 我的人事 相關(guān)使用規(guī)定 27 六 我的會(huì)議 使用規(guī)定 28 六 附則 28 第十篇 XXX 集團(tuán)知識(shí)地圖使用及管理辦法 28 一 企業(yè)知識(shí)地圖的概念 28 二 企業(yè)知識(shí)地圖的作用 28 三 企業(yè)知識(shí)地圖的功能 29 四 XXX 企業(yè)知識(shí)地圖 30 一 企業(yè)知識(shí)地圖的創(chuàng)建 30 二 企業(yè)知識(shí)地圖的使用 30 三 企業(yè)知識(shí)地圖的管理辦法 30 第十一篇 XXX 集團(tuán)知識(shí)討論組 31 一 引言 31 二 XXX 集團(tuán)知識(shí)討論組的組建 31 三 XXX 集團(tuán)知識(shí)討論組討論方式方法 31 四 XXX 集團(tuán)知識(shí)討論組管理辦法 32 第十二篇 XXX 協(xié)同辦公 OA 系統(tǒng)獎(jiǎng)懲暫行制度 32 第一節(jié)總則 32 第二節(jié)獎(jiǎng)勵(lì) 32 第三節(jié)懲罰 33 第四節(jié)申訴 34 1 30 第一篇 OA 系統(tǒng)概述 一 XXX 對(duì)于 OA 系統(tǒng)的需求及建設(shè)目標(biāo) XXX 集團(tuán)于 2010 年 7 月啟動(dòng)信息化建設(shè)議題 企業(yè)發(fā)展中心于 2010 年底按照集團(tuán)的信息化系統(tǒng)建設(shè) 規(guī)劃指示 啟動(dòng)了集團(tuán) OA 系統(tǒng)的需求調(diào)查及招投標(biāo)工作 并于 2011 年 2 月底與泛微合作展開系統(tǒng)實(shí)施工 作 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為 XXX 集團(tuán)兩級(jí)用戶和應(yīng)用系統(tǒng)的協(xié)同 提高辦公效率 按照 全集團(tuán)一套系統(tǒng) 一個(gè) 平臺(tái) 多維度應(yīng)用 多級(jí)門戶 的總體建設(shè)思路 構(gòu)建一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的 電子一體化的 覆蓋 XXX 集團(tuán) 信息產(chǎn)業(yè)的 統(tǒng)一的現(xiàn)代化辦公協(xié)同平臺(tái)和企業(yè)信息門戶 滿足 XXX 集團(tuán)跨時(shí)間 跨區(qū)域 跨部門的集團(tuán) 化協(xié)同辦公要求 根據(jù)不同的業(yè)務(wù) 建立分類的企業(yè)知識(shí)庫(kù) 形成企業(yè)的知識(shí)地圖 將人員 流程和業(yè)務(wù)知 識(shí)緊密集成在一起 促進(jìn)信息的有效利用和科技創(chuàng)新 系統(tǒng)提供對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案 建設(shè)一個(gè)可以面向整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程來(lái)進(jìn)行管理的協(xié)作平臺(tái) 從應(yīng)用的層面看 OA 系統(tǒng)平臺(tái)以部門之間 跨部門以及企業(yè)內(nèi)部與外部的工作流程帶動(dòng)知識(shí)信息流 物流 資金流等在企業(yè)內(nèi)外的無(wú)障礙流動(dòng) 并完成相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的更新 對(duì)于系統(tǒng)本身 任何一個(gè)模塊都可以 看作是系統(tǒng)應(yīng)用層面上的核心 其他所有的模塊都圍繞本平臺(tái)工作 共同完成本平臺(tái)所要求的相關(guān)應(yīng)用 從管理的層面上看 OA 系統(tǒng)平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)基于資源協(xié)同 實(shí)現(xiàn) 以點(diǎn)帶面 和 協(xié)同運(yùn)作 任何一 個(gè)因素的變化都在系統(tǒng)中的相關(guān)點(diǎn)反應(yīng)出來(lái) 并通過(guò)本平臺(tái)提供給企業(yè)各部門 以及企業(yè)的外部資源 從而 使業(yè)務(wù)過(guò)程達(dá)到高效 協(xié)作的目的 用戶只需在統(tǒng)一的平臺(tái)和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作 而不必在不同的平臺(tái) 數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用系統(tǒng)之間切換 XXXOA 系統(tǒng)的建設(shè)使用 專注于辦公事務(wù)處理 著重于工作流流程審批 具體幫助 XXX 解決如下問(wèn) 題 1 梳理集團(tuán)辦公流程 規(guī)范優(yōu)化流程 進(jìn)而固化流程 提高日常工作效率 2 30 2 日常文件 表格 單據(jù)等的審批從線下紙質(zhì)流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換為線上電子文檔流轉(zhuǎn) 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)辦公無(wú)紙化 提高 資料流轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性 并更好的將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ) 管理 OA 系統(tǒng)信息溝通還可跨越不同機(jī)構(gòu) 不同地域 實(shí)現(xiàn)暢通的信息往來(lái) 提高流程審批速度 3 集團(tuán) 部門等規(guī)章制度 工作知識(shí)歸集 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)知識(shí)共享和規(guī)范管理 通過(guò)確認(rèn)和有效利用已有的和 獲取的知識(shí) 并通過(guò)對(duì)各種知識(shí)的連續(xù)性管理 提高企業(yè)的創(chuàng)新能力和創(chuàng)造價(jià)值能力 以滿足企業(yè)持續(xù) 發(fā)展的需要 4 日程 計(jì)劃 資源調(diào)度等快速安排協(xié)調(diào) 實(shí)現(xiàn)高效率團(tuán)隊(duì)協(xié)作 5 綜合的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析 挖掘信息的價(jià)值 為決策層提供有價(jià)值的數(shù)據(jù) 二 泛微平臺(tái)簡(jiǎn)述 泛微的 e cology 產(chǎn)品是一個(gè)整體的平臺(tái) 遵循 J2EE 標(biāo)準(zhǔn) 系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定 支持大集團(tuán) 大用戶量 并 可實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的組織架構(gòu)企業(yè)的應(yīng)用 在平臺(tái)上提取了企業(yè)七大基本管理要素 通過(guò)協(xié)同矩陣模型和齒輪 聯(lián)動(dòng)模型完全實(shí)現(xiàn)了真正意義上的協(xié)同 完全體現(xiàn)為如下三方面的基本設(shè)計(jì)思想 信息網(wǎng)狀思想 將各種分散的 不規(guī)則存在的信息整合成一張 信息網(wǎng) 業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想 對(duì)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合并實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一平臺(tái)上的統(tǒng)籌管理 隨需而應(yīng)思想 企業(yè)的各種資源 可以被迅速找到并集合到一起 并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié)作 泛微產(chǎn)品功能方面非常強(qiáng)大 七大主模塊之間相互協(xié)同 完全信息關(guān)聯(lián) 高度協(xié)作 實(shí)用高效的知識(shí)解 決方案 為企業(yè)從零開始構(gòu)架一個(gè)完整的知識(shí)管理 其中 知識(shí)權(quán)限體系 和知識(shí)地圖的應(yīng)用更為企業(yè) 帶來(lái)知識(shí)管理帶來(lái)便捷與活力 強(qiáng)大的工作流引擎系統(tǒng)串聯(lián)所有系統(tǒng)模塊 將數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸 完全自定義企業(yè)的各類流程 從字段最小 元素開始就可以自定義 個(gè)性化的表單定義隨心所遇 流程支持多路由 子流程 流程自啟動(dòng)等強(qiáng)大功 3 30 能 并能對(duì)每個(gè)流程支持自定義報(bào)表 泛微的產(chǎn)品完全基于 WEB 開發(fā) 客戶端可以維護(hù)服務(wù)端 完全支持大集團(tuán)化大用戶量的集中管理 并可以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)分權(quán)管理 解決你分散的維護(hù)成本和數(shù)據(jù)安全問(wèn)題 并能大量的節(jié)約你的服務(wù)器硬件投 入成本 三 泛微技術(shù)平臺(tái)優(yōu)勢(shì) 泛微采用的是 Java 技術(shù) 遵循 J2EE 標(biāo)準(zhǔn) J2EE 為應(yīng)用 Java 技術(shù)開發(fā)服務(wù)器端應(yīng)用提供一個(gè)平臺(tái)獨(dú)立 的 可移植的 多用戶的 安全的和基于標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)級(jí)平臺(tái) 從而簡(jiǎn)化企業(yè)應(yīng)用的開發(fā) 管理和部署 使用 J2EE 技術(shù)開發(fā)的企業(yè)級(jí)應(yīng)用可以部署各種 J2EE 應(yīng)用服務(wù)器上 優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)如下 1 高可用性和可移植性 跨平臺(tái) 數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用 便于管理 節(jié)省投資 可在 windows Linux solaris AIX 等操作平臺(tái)上應(yīng)用 數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)支持 SQLserver Oracle 等關(guān)系 型數(shù)據(jù)庫(kù)多種 web 服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器選擇 2 可擴(kuò)展性 統(tǒng)一部署企業(yè) IT 系統(tǒng) 高效 快捷 多數(shù)管理系統(tǒng)采用 J2EE 標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)或者兼容 JAVA 技術(shù)應(yīng)用 3 安全可靠性 4 高性能 硬件配置的可適應(yīng)性強(qiáng) 5 分布式部署應(yīng)用 可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集群和分布式的應(yīng)用 對(duì)大型應(yīng)用有較大的優(yōu)勢(shì) 6 技術(shù)成熟 技術(shù)開源 管理應(yīng)用成熟度較高 對(duì)于大型集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō) 選擇一個(gè)戰(zhàn)略性的平臺(tái)來(lái)實(shí) 現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)縫集成 加速企業(yè)應(yīng)用的部署 從 J2EE 優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)來(lái)看 J2EE 是企業(yè)的首選 1 30 第二篇 OA 系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃 OA 系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃圖 一 系統(tǒng)建設(shè)原則 1 設(shè)計(jì)原則 根據(jù)對(duì) XXX 集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目的需求分析 在設(shè)計(jì)整個(gè)系統(tǒng)之前 結(jié)合泛微公司的電子信 息產(chǎn)業(yè)企業(yè)信息化經(jīng)驗(yàn) 對(duì)于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則 我們歸納總結(jié)為安全性 成熟性 標(biāo)準(zhǔn)化 易用性 開 放性 可維護(hù)性與高性能 先進(jìn)性等八大類型要求 并以此作為本系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則 2 安全性原則 安全保密是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及到 XXX 集團(tuán)重要或機(jī)密信息 因此安全 性需要放在首位進(jìn)行考慮 系統(tǒng)要有完善 周密的安全體系和信息安全支撐平臺(tái)緊密配合 從物理 傳 2 30 輸 網(wǎng)絡(luò) 應(yīng)用 采用多層次的安全保障措施 本次項(xiàng)目從分析到設(shè)計(jì) 安全性的原則貫穿始終 系統(tǒng) 的安全性主要應(yīng)該考慮 系統(tǒng)具備嚴(yán)格的等級(jí)訪問(wèn)及授權(quán)機(jī)制 對(duì)于認(rèn)定的關(guān)鍵及敏感數(shù)據(jù) 只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的合法用戶才 能使用訪問(wèn)及修改 并具有完備的日志及審核功能 系統(tǒng)應(yīng)該有一套完整的安全機(jī)制 保證系統(tǒng)能夠抵 抗內(nèi)部和外部的黑客性質(zhì)的攻擊 完整的身份認(rèn)證與授權(quán) 對(duì)關(guān)鍵用戶 領(lǐng)導(dǎo)的身份確認(rèn)進(jìn)行數(shù)字簽名 并支持對(duì)敏感數(shù)據(jù)的加密 傳輸 確保數(shù)據(jù)的安全性 系統(tǒng)中存在大量的數(shù)據(jù) 要確保用戶不能夠直接存取關(guān)鍵數(shù)據(jù) 而只能通過(guò) 相關(guān)的功能模塊對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作 建立完備的數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制及策略 在泛微公司提供的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)解決方案中 提供了標(biāo)準(zhǔn)的 CA 認(rèn)證接口 在以往的多個(gè)項(xiàng)目中 成功的實(shí)現(xiàn)了與多個(gè)第三方 CA 提供商的集成 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將提供有效的 嚴(yán)格的分級(jí)管理模式 把系統(tǒng)管理員和各級(jí)單位的應(yīng)用管理員的 權(quán)限分開 按照各自的職責(zé)范圍劃定管理權(quán)限 除了系統(tǒng)管理員以外 分別設(shè)置網(wǎng)站管理員 公文管理 員 檔案管理員以及其它功能模塊的專門管理人員 在保證各施其責(zé)的基礎(chǔ)上 保證數(shù)據(jù)的安全性 3 成熟性原則 作為一套龐大而復(fù)雜的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目 如何降低項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn) 避免出現(xiàn)項(xiàng)目失敗是在 項(xiàng)目分析階段所必須關(guān)注的重要環(huán)節(jié) 而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)品 系統(tǒng)平臺(tái)和使用技術(shù)是否成熟 往往會(huì) 直接影響到項(xiàng)目的結(jié)果 實(shí)踐證明 過(guò)分強(qiáng)調(diào)采用先進(jìn)的平臺(tái)和技術(shù) 是系統(tǒng)不穩(wěn)定的重要因素 因此 應(yīng)該選用經(jīng)過(guò)市場(chǎng)考驗(yàn)和用戶實(shí)際應(yīng)用驗(yàn)證 在系統(tǒng)穩(wěn)定性 運(yùn)行效率和可維護(hù)性上都達(dá)到了國(guó)際先進(jìn) 水平的成熟操作系統(tǒng)平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái) 本次項(xiàng)目采用的技術(shù)路線 操作系統(tǒng)平臺(tái) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 應(yīng) 3 30 用服務(wù)器等都遵循了這一原則 4 標(biāo)準(zhǔn)化原則 在系統(tǒng)平臺(tái) 技術(shù)等選型時(shí) 應(yīng)符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) 工業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 特別是國(guó)家 行業(yè)發(fā)布的 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 使系統(tǒng)的通信環(huán)境 軟件環(huán)境相互間依賴減至最小 使其各自發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì) 另一方面也 要強(qiáng)調(diào)各種系統(tǒng)之間的通信和信息交換 以信息資源共享為有效的基本出發(fā)點(diǎn) 5 易用性原則 企業(yè)信息化是為了幫助企業(yè)提高管理水平 因此在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作上 需要盡量的直觀 簡(jiǎn)潔 操作步驟不能太復(fù)雜 廣大用戶可以通過(guò)主流的 Internet 瀏覽器訪問(wèn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 操作與 上網(wǎng)類似 在本解決方案中 根據(jù)泛微公司多年的經(jīng)驗(yàn) 我們將吸取以往用戶所提出的意見(jiàn) 秉承 把復(fù)雜 的事情簡(jiǎn)單化 簡(jiǎn)單的事情規(guī)范化 的設(shè)計(jì)原則 從用戶的實(shí)際工作出發(fā)設(shè)計(jì)整個(gè)系統(tǒng) 辦公自動(dòng)化系 統(tǒng)要徹底改變傳統(tǒng)軟件單調(diào) 繁瑣的計(jì)算機(jī)操作方式 功能要清晰 簡(jiǎn)潔 友好 易用和一致 注重整 體風(fēng)格布局 精心設(shè)計(jì)界面中諸如按鈕位置 數(shù)據(jù)表現(xiàn)方式等細(xì)節(jié) 使操作者能夠方便地操作和比較容 易地理解界面所表達(dá)的信息和內(nèi)容 便于用戶快速掌握系統(tǒng)的使用 各功能模塊本身要最大限度地簡(jiǎn)化 操作 用戶應(yīng)無(wú)需長(zhǎng)時(shí)間的訓(xùn)練和磨合 在相當(dāng)短的周期內(nèi)就可以熟悉操作 迅速為廣大工作人員接受 和樂(lè)于使用 同時(shí) 系統(tǒng)將改變以往辦公自動(dòng)化系統(tǒng)單一按照功能進(jìn)行組織的設(shè)計(jì)模式 采取 事務(wù)聯(lián)動(dòng) 的 設(shè)計(jì)模式 把一個(gè)事務(wù)中的多個(gè)任務(wù)有機(jī)的組織在一起 用統(tǒng)一的界面反應(yīng)給用戶 以符合用戶的日常 事務(wù)處理習(xí)慣 6 開放性原則 4 30 系統(tǒng)開放程度直接影響到系統(tǒng)的生命周期 系統(tǒng)真正符合三層瀏覽器 服務(wù)器 B S 體系結(jié)構(gòu) 隨著應(yīng)用水平的提高 規(guī)模的擴(kuò)大和需求的增加 無(wú)須對(duì)系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)做較大的改變就可以對(duì)系統(tǒng)的 功能實(shí)現(xiàn)擴(kuò)展 為保證系統(tǒng)穩(wěn)定性 我們將采用優(yōu)秀的框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)本系統(tǒng) 以泛微公司的成熟的的管理平臺(tái)作 為主框架 基于 平臺(tái) 應(yīng)用 的架構(gòu) 采用 構(gòu)件模式 來(lái)安裝各種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊 所有 模塊的用戶都由應(yīng)用支撐平臺(tái)來(lái)管理 個(gè)別模塊的添加刪除不影響其它模塊的運(yùn)行 這與電腦的 主板 功能卡 原理類似 7 可維護(hù)性原則 對(duì)于 XXX 集團(tuán)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)這樣一個(gè)涉及范圍廣 用戶數(shù)量大的系統(tǒng) 對(duì)其可維護(hù)性具有 很高要求 因此 系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)就充分考慮到了系統(tǒng)的部署與配置 業(yè)務(wù)管理 性能管理等多方面的要 求 提供靈活易用的流程設(shè)計(jì) 配置管理 實(shí)時(shí)監(jiān)控和詳細(xì)的日志 審計(jì)功能 對(duì)于管理和維護(hù)人員具 有可管理和易于維護(hù)的特點(diǎn) 能夠?qū)崿F(xiàn)各部門 各廠的分級(jí)管理 力求以最少的人力資源和技術(shù)要求 就能夠很好零代碼地維護(hù)和管理 并能正常運(yùn)行 8 高效性原則 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的基本意義是提高工作效率 因此系統(tǒng)自身的性能與效率必須非常高與穩(wěn)定 泛微公司應(yīng)用支撐平臺(tái)系統(tǒng)的強(qiáng)大適應(yīng)能力和簡(jiǎn)便實(shí)現(xiàn)能力使高效性得以體現(xiàn) 首先 泛微公司應(yīng) 用支撐平臺(tái)系統(tǒng)利用了強(qiáng)大的工作流引擎 eFlow 機(jī)制 并將其處理放在安全可靠的服務(wù)器上 系統(tǒng)可 以充分利用服務(wù)器的先進(jìn)特性使得系統(tǒng)能夠高效運(yùn)作 第二 泛微公司應(yīng)用支撐平臺(tái)系統(tǒng)利用了先進(jìn)可 靠的三層次開發(fā)模式 所有的信息都由中間層來(lái)處理 而且信息的處理也都在服務(wù)器上 第三 系統(tǒng)具 有強(qiáng)大的自定義功能 包括多個(gè)自定義的工具和功能 這使得系統(tǒng)的使用 實(shí)施和推廣具有高效性 5 30 9 先進(jìn)性原則 當(dāng)前的信息技術(shù)日新月異 如果只著眼于當(dāng)前需求而忽視系統(tǒng)技術(shù)和體系的前瞻性 系統(tǒng)將不能滿 足 XXX 集團(tuán)日益增長(zhǎng)的需求 導(dǎo)致系統(tǒng)的生命周期縮短 從而增加 XXX 集團(tuán)在信息化建設(shè)上的投 資 本方案采用業(yè)界公認(rèn)先進(jìn)的和標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù) 符合信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì) 保證系統(tǒng)在可預(yù)見(jiàn)的階 段內(nèi)有相當(dāng)強(qiáng)大的生命力 我們將在以下兩個(gè)方面滿足先進(jìn)性要求 技術(shù)先進(jìn)性 技術(shù)先進(jìn)性是保證整個(gè)系統(tǒng)生命周期的重要環(huán)節(jié) 在本方案中 我們將使用諸如 J2EE XML 等比 較成熟而又有發(fā)展前途的先進(jìn)技術(shù) 保證整套系統(tǒng)在一段時(shí)間內(nèi)的整體技術(shù)領(lǐng)先 結(jié)構(gòu)先進(jìn)性 結(jié)構(gòu)先進(jìn)性是保證系統(tǒng)生命周期的基礎(chǔ) 根據(jù)我們以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn) 一般一套龐大的系統(tǒng)不可能 在短時(shí)間內(nèi)就能開發(fā)完善 它往往必須經(jīng)過(guò)一段 使用 修改 的循環(huán)過(guò)程才能夠比較好的滿足用戶的 需要 這個(gè)循環(huán)過(guò)程就需要靈活 利于擴(kuò)展的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與科學(xué)合理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)不合理正是導(dǎo)致出 現(xiàn)所謂 信息孤島 現(xiàn)象的關(guān)鍵 為了避免這種現(xiàn)象的產(chǎn)生 我們?cè)谠O(shè)計(jì)這套系統(tǒng)時(shí) 將充分理解需求 并在此基礎(chǔ)上對(duì)需求進(jìn)行整合分析 再利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)建模的方法對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì) 保證整個(gè)系統(tǒng) 的有機(jī)完整 二 系統(tǒng)實(shí)施 1 實(shí)施范圍 目前規(guī)劃的實(shí)施對(duì)象包括集團(tuán)總部 安徽 XXX 江陰 XXX 2 實(shí)施目的 OA 系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo)是使 XXX 集團(tuán)在統(tǒng)一的信息平臺(tái)協(xié)同辦公 通過(guò) OA 系統(tǒng)的實(shí) 施 期望實(shí)現(xiàn) XXX 集團(tuán)分子公司與集團(tuán)總部 集團(tuán)總部各中心內(nèi)部及相互間不受地域及時(shí)間 6 30 限制高效協(xié)同辦公 3 實(shí)施規(guī)劃 調(diào)研梳理流程 制定方案 實(shí)施 關(guān)鍵用戶培訓(xùn) 測(cè)試 全體用戶培訓(xùn) 試運(yùn) 行 正式上線 系統(tǒng)維護(hù) 流程分期上線 1 第一期 OA 試運(yùn)行階段 25 條上線流程選自各中心 目的是讓員工使用熟悉系統(tǒng) 收 集問(wèn)題及建議 從而更好地建設(shè)維護(hù)系統(tǒng) 2 第二期 OA 正式上線 將梳理細(xì)分的流程貫穿起來(lái)以打通整個(gè)工作流的方式上線 使一 個(gè)整體的工作全部在 OA 上體現(xiàn) 以工作流的方式上線又按照各中心分階段實(shí)施 3 第三期 OA 系統(tǒng)復(fù)制 將成功的實(shí)施方案移植到子公司 從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)在統(tǒng)一信息 平臺(tái)協(xié)同辦公 三 基礎(chǔ)應(yīng)用 保障 OA 快速上線 組織建立新的工作習(xí)慣和模式 實(shí)現(xiàn) OA 系統(tǒng)重點(diǎn)應(yīng)用 流程審批 將部門的細(xì)節(jié)要求優(yōu)先級(jí)排后 將業(yè)務(wù)方面的要求優(yōu)先級(jí)也排后 保障最大范圍的最小應(yīng)用 保障 流程的順暢執(zhí)行 公文信息的及時(shí)流轉(zhuǎn) 讓所有員工感受到電腦協(xié)同方式相較于傳統(tǒng)協(xié)同方式的優(yōu) 勢(shì) 讓員工認(rèn)同 OA 系統(tǒng) 四 深化應(yīng)用 按照各部門的管理規(guī)定 理念及側(cè)重點(diǎn)進(jìn)行深化的推廣應(yīng)用 通過(guò) OA 把部門管理的難點(diǎn) 重點(diǎn)通過(guò)深度實(shí)施解決 明確責(zé)任崗位進(jìn)行檢查和推進(jìn) 成熟的流程應(yīng)用轉(zhuǎn)化為固定的模板 甚至 上升為管理制度 同時(shí)沉淀積累企業(yè)知識(shí) 如業(yè)務(wù)處理經(jīng)驗(yàn) 系統(tǒng)工具使用技巧捷徑 創(chuàng)新理念等 分享并傳承 7 30 五 集成應(yīng)用 XXXOA 系統(tǒng)是信息化系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)的第一個(gè)系統(tǒng) 信息化系統(tǒng)的規(guī)劃建設(shè)是以支持服務(wù) XXX 集團(tuán)發(fā)展為目標(biāo) 與 XXX 集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)同步 目前 XXX 的 PLM ERP 系統(tǒng)也在規(guī)劃中 之 后還會(huì)有 CRM SCM 等系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè) 這必然要求以后各應(yīng)用系統(tǒng)之間相互集成 實(shí)現(xiàn)信息化 系統(tǒng)的最優(yōu)應(yīng)用和管理 第三篇 OA 系統(tǒng)建設(shè)體系及工作要求 XXXOA 系統(tǒng)建設(shè)按集團(tuán)規(guī)劃 五大中心 標(biāo)準(zhǔn)化室 安徽 XXX 江陰 XXX 北京辦事處 河南辦事 處各立門戶 系統(tǒng)還設(shè)置了個(gè)人門戶 用戶基于工作需求及個(gè)人習(xí)慣可進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置 OA 系統(tǒng)建設(shè) 首先是硬件平臺(tái)即服務(wù)器的搭建 然后是安裝 OA 系統(tǒng)至數(shù)據(jù)庫(kù) 接下來(lái)實(shí)施系統(tǒng)功能 主要是搭建各部門流程以及知識(shí)目錄 最后是用戶的應(yīng)用及反饋 對(duì)于流程的搭建 需要各部門關(guān)鍵用戶的配合 梳理流程 完善流程節(jié)點(diǎn)及細(xì)節(jié)信息的控制 并對(duì)流程 進(jìn)行各種測(cè)試 對(duì)問(wèn)題進(jìn)行反饋 信息化部要基于用戶反饋信息進(jìn)行流程設(shè)置的更改 優(yōu)化及維護(hù) 對(duì)于知識(shí)目錄的維護(hù) 首先是需要各部門配合去上傳積累企業(yè)知識(shí) 然后根據(jù)已有的知識(shí)構(gòu)建知識(shí)地圖 各部門需要有主要負(fù)責(zé)人 去及時(shí)上傳知識(shí) 更新并維護(hù)知識(shí) OA 系統(tǒng)它是一個(gè)工具 每個(gè)用戶都有基于權(quán)限的使用范圍及配置的功能清單 OA 系統(tǒng)的建設(shè)運(yùn)行就 是使每個(gè)用戶協(xié)作起來(lái) 共同完成某個(gè)工作流程 并且有序地管理相關(guān)信息 第四篇 OA 系統(tǒng)試運(yùn)行工作及要求 1 截至 5 月 15 日 確保初期上線 25 條工作流程順暢運(yùn)行 正確率 100 2 各部門關(guān)鍵用戶組織部門成員上傳相關(guān)知識(shí)文檔至對(duì)應(yīng)知識(shí)目錄 要求 6 月 1 日正式上線時(shí) 已有 8 30 的知識(shí)文檔上傳率為 100 3 試運(yùn)行階段原有線下紙質(zhì)審批流程與線上審批流程并行 具體認(rèn)可參考各部門原則規(guī)定 4 要求各部門積極使用系統(tǒng)辦公 及時(shí)對(duì)遇到的問(wèn)題進(jìn)行反饋 信息化部在問(wèn)題反應(yīng)后 24 小時(shí)內(nèi)應(yīng) 解決問(wèn)題 如不能解決問(wèn)題 需向問(wèn)題反饋者及信息化部經(jīng)理解釋原因 5 除了 25 條已運(yùn)行流程 接下來(lái)信息化部以打通工作流的方式陸續(xù)上線營(yíng)銷中心 生產(chǎn)中心流程 流程總數(shù)運(yùn)行達(dá)到 50 條 6 對(duì)于業(yè)務(wù)相關(guān)流程無(wú)法在 OA 上實(shí)現(xiàn)的 或者需要大力二次開發(fā)才能實(shí)現(xiàn)的 考慮先不上 OA 留 至 ERP 系統(tǒng)處理 OA 上面僅做過(guò)程管控 7 要求領(lǐng)導(dǎo)及員工于 6 月 1 日正式上線前 100 參與用戶培訓(xùn) 8 要求員工按照培訓(xùn)練習(xí)指導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)操作練習(xí) 6 月 1 日上線前完成率 100 9 要求各用戶在 6 月 1 日正式上線前維護(hù)個(gè)人聯(lián)系信息 完成率為 100 10 需要使用外網(wǎng)辦公 如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及銷售人員 者 請(qǐng)于 6 月 1 日正式上線前與信息化部溝通測(cè)試 個(gè)人電腦使用設(shè)置 第五篇 OA 系統(tǒng)正式上線工作及要求 1 對(duì)于已上線的流程 要求使用率為 100 全體員工必須應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行辦公 線下紙質(zhì)審批不可歸 檔 2 新建流程時(shí)須認(rèn)真考慮 不得隨意撤銷及收回流程 3 流程命名及知識(shí)文檔命名須規(guī)范 具體參考集團(tuán)及各部門規(guī)定 9 30 4 如有出差不能遠(yuǎn)程辦公者 流程審批必須設(shè)置代理 5 信息化部收集所有系統(tǒng)相關(guān)問(wèn)題 并于問(wèn)題反應(yīng)后 24 小時(shí)內(nèi)解答 如不能及時(shí)解答 需向信息化 部經(jīng)理及問(wèn)題反饋者解釋原因 6 要求各部門關(guān)鍵用戶配合完成剩余流程上線運(yùn)行工作 包括流程搭建 測(cè)試及反饋 7 要求每個(gè)部門設(shè)立 OA 系統(tǒng)負(fù)責(zé)人 建議由關(guān)鍵用戶擔(dān)任 關(guān)鍵用戶的部分業(yè)務(wù)工作建議轉(zhuǎn)移至 部門其他員工分擔(dān) 第六篇 OA 系統(tǒng)運(yùn)行指標(biāo) 通過(guò)實(shí)施初期對(duì)集團(tuán)各中心各部門調(diào)研 與實(shí)施小組的各關(guān)鍵用戶交流討論 一共梳理了 154 條流程 其中經(jīng)過(guò)再討論和流程優(yōu)化 29 條流程合并至已有相關(guān)流程 則最后梳理的流程總數(shù)為 125 條 XXX 集團(tuán) OA 系統(tǒng)按實(shí)施計(jì)劃于 2011 年 5 月 4 日如期進(jìn)入試運(yùn)行階段 通過(guò)實(shí)施小組討論決定 試 運(yùn)行階段選擇 25 條流程上線 25 條流程選自 5 大中心的簡(jiǎn)單常用流程 目的是通過(guò)試運(yùn)行 達(dá)到調(diào)動(dòng)用 戶積極性 使大多數(shù)用戶能實(shí)際操作應(yīng)用系統(tǒng) 去感受新的工作方式 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題 OA 系統(tǒng)著重于工作流程的審批 XXX 集團(tuán)的目標(biāo)是以后在 OA 系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)的所有流程都通過(guò) OA 系統(tǒng) 進(jìn)行信息的流轉(zhuǎn)及審批 可以明確員工責(zé)任 追溯歷史記錄 試運(yùn)行上線的 25 條流程是分散的來(lái)自各中心 占梳理流程總數(shù) 20 這些流程只能解決部門的部分審批工作 接下來(lái)在 6 月 1 號(hào)正式上線前 計(jì)劃按照 工作流來(lái)逐個(gè)梳理流程 階段性上線 達(dá)到整個(gè)工作流工作審批全程貫通 使員工能用 OA 系統(tǒng)完成日常 所有審批工作 XXX 集團(tuán) OA 系統(tǒng)配置如下表 目前的配置足夠滿足 500 1000 個(gè)用戶同時(shí)順暢使用系統(tǒng) 應(yīng)用服務(wù)器 10 30 內(nèi)存 4G CPU 主頻 2 13 2 個(gè) 4 核硬件配置 硬盤 4x300G 操作系統(tǒng)Linux RHEL6 x86 64 通過(guò)防火墻接入 Internet 數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器 內(nèi)存 4G CPU 主頻 2 13 2 個(gè) 4 核硬件配置 硬盤 4x300G 操作系統(tǒng) Linux RHEL5 4 x86 64 數(shù)據(jù)庫(kù) Oracle10g 第七篇 OA 系統(tǒng)使用規(guī)范 一 引言 XXX 協(xié)同辦公系統(tǒng)是 XXX 各部門內(nèi)部及部門間協(xié)同工作的平臺(tái) 系統(tǒng)本身只是一種工具 對(duì)于工 具每個(gè)用戶可以有不同的使用習(xí)慣或使用方法 但如果 XXX 所有用戶都按照自己的習(xí)慣來(lái)使用系統(tǒng) 那么系統(tǒng)一定會(huì)變得混亂 導(dǎo)致系統(tǒng)并不能給用戶帶來(lái)工作上的方便 反而會(huì)使所有的數(shù)據(jù)混亂 數(shù)據(jù) 之間無(wú)法關(guān)聯(lián) XXX 協(xié)同辦公系統(tǒng)最大的特色就是把 XXX 內(nèi)部各種數(shù)據(jù) 不同部門 不同人員等產(chǎn)生的數(shù)據(jù) 按 照一定方式組織起來(lái) 為用戶的日常工作提供一個(gè)行之有效的協(xié)同工作平臺(tái) 讓每個(gè)用戶在合適的時(shí)候 得到合適的數(shù)據(jù) 但如果在平常系統(tǒng)的使用過(guò)程中 沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)范準(zhǔn)則作為約束 必將使系統(tǒng)的效能 大大降低 11 30 XXX 協(xié)同辦公系統(tǒng)使用規(guī)范 制定的主要目的就是協(xié)助大家按照最佳的方式來(lái)協(xié)同工作 保證 用戶一直在系統(tǒng)上高效地協(xié)同運(yùn)行 使用規(guī)范的制定遵守也會(huì)便于系統(tǒng)的管理維護(hù) 從而為各用戶提供 準(zhǔn)確方便的共享資源 希望各位用戶在使用 XXX 協(xié)同辦公系統(tǒng)前能認(rèn)真仔細(xì)地閱讀本 XXX 協(xié)同辦公系統(tǒng)使用規(guī)范 為整個(gè) XXX 集團(tuán)的良好運(yùn)作提供規(guī)范有序的數(shù)據(jù) 二 整體規(guī)范要求 XXX 協(xié)同辦公系統(tǒng)作為集團(tuán)所有員工的日常工作的平臺(tái) 要求各部門所有員工經(jīng)常使用 使得相 關(guān)信息能夠及時(shí) 準(zhǔn)確的在系統(tǒng)上體現(xiàn)反映 從而體現(xiàn)上一套協(xié)同辦公系統(tǒng)的目的及意義 在本使用規(guī)范的撰寫過(guò)程中 遵循了如下原則 1 以科學(xué)的 全面的 長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)規(guī)范建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行制度 2 結(jié)合 XXX 集團(tuán)的實(shí)際情況 考慮制度的可行性和連續(xù)性 三 系統(tǒng)使用規(guī)范 一 知識(shí)文檔管理模塊使用規(guī)范 在協(xié)同辦公系統(tǒng)上建立完備和規(guī)范的知識(shí)管理體系 達(dá)到 知識(shí)積累 知識(shí)共享 知 識(shí)促進(jìn)企業(yè)和個(gè)人發(fā)展 三步目標(biāo) 1 每位員工及時(shí)共享文檔 即在生成一篇文檔的時(shí)候就放入系統(tǒng) 2 對(duì)于上傳到協(xié)同辦公系統(tǒng)中的內(nèi)容 每位員工有責(zé)任保證知識(shí)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性 3 公司相關(guān)管理部門配合及時(shí)整理公司內(nèi)部的各種知識(shí) 并形成各種知識(shí)地圖方便知識(shí)的共享 12 30 4 上傳文件的規(guī)則 1 命名規(guī)則 每位員工創(chuàng)建的文檔都要標(biāo)明文檔主題 文檔主題是對(duì)文檔內(nèi)容的簡(jiǎn)單描述 通過(guò)文 檔主題其他員工可以大概了解此篇文檔要說(shuō)明的內(nèi)容 明確的主題也將方便各位員工在大 量的知識(shí)文檔庫(kù)中以主題準(zhǔn)確搜索到所期望的文檔 2 保存在適合的目錄下 協(xié)同辦公系統(tǒng)制定知識(shí)歸檔有序化結(jié)構(gòu)化 要實(shí)現(xiàn)知識(shí)規(guī)范有序地存儲(chǔ)在文檔目錄中 要求每位員工在上傳文檔的時(shí)候必須要按照指定的文檔目錄存放 文檔負(fù)責(zé)人將會(huì)對(duì)全體員 工上傳文檔進(jìn)行監(jiān)督維護(hù) 5 文檔發(fā)布的規(guī)范 1 發(fā)布在首頁(yè)上的文檔必須輸入摘要 2 文檔格式為 PPT DOC TXT JPG GIF PDF 的直接發(fā)布內(nèi)容 其它格式則以附件形式 上傳 3 對(duì)于直接發(fā)布內(nèi)容的文檔 根據(jù)需要輸入關(guān)鍵詞 摘要 對(duì)于以附件形式發(fā)布的文檔 則 必須輸入關(guān)鍵詞 摘要 4 文檔的命名規(guī)則參考 XXX 集團(tuán)文檔命名規(guī)則 附參考 文檔命名規(guī)則 如果銷售現(xiàn)在上傳一份為惠普公司寫的一個(gè)銷售方案 它的標(biāo)題應(yīng)該是 惠普銷售管理系統(tǒng)方案書 v1 0 即 客戶名稱文檔主要描述內(nèi)容文檔類型 版本控制 對(duì)于日常性的文檔命名規(guī)則參考如下 13 30 所有的對(duì)外文檔和需 文檔內(nèi)容命名規(guī)則樣例 項(xiàng)目文檔項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目階段 文檔 名稱 版本號(hào) 知識(shí)管理項(xiàng)目 系統(tǒng)實(shí)施 上線計(jì)劃 v1 0 日常工作類文檔名稱 版本號(hào) 某工作 v1 0 年度報(bào)告 計(jì) 劃等 部門或者姓名 文檔名稱 年度 部 姓名 年度工作計(jì)劃 2007 月度報(bào)告 計(jì) 劃 部門或者姓名 文檔名稱 年月 部 姓名 月工作計(jì)劃 200704 部 姓名 月工作預(yù)告表 200704 周計(jì)劃 周工 作報(bào)告等 部門或者姓名 文檔名稱 具體的時(shí)間范圍 部 姓名 周工作計(jì)劃 20070404 08 部 姓名 周工作小結(jié) 20070404 08 部 姓名 周工作小結(jié)計(jì)劃 20070404 08 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議名稱 時(shí)間會(huì)議紀(jì)要 中心 2004 年度工作總結(jié)會(huì)議 20070418 部門文檔部門 文檔名稱 版本號(hào) 部 知識(shí)管理制度 v1 0 正式文件發(fā)文字號(hào) 公文標(biāo)題粵國(guó)稅發(fā) 2004 217 號(hào)轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家稅務(wù)總局關(guān) 于印發(fā) 全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法 的通 知 14 30 5 工作文檔必須注明版本 考慮到以后會(huì)有修改可能性 控制資源同步共享 同時(shí) 上傳 附件也必須對(duì)附件標(biāo)題注明版本 注意兩者的版本必須一致 6 發(fā)布新版本文檔 就相同主題發(fā)布不同版本的文檔 版本的標(biāo)題必須相同 區(qū)別在于版本號(hào) 例如某員 工發(fā)布分公司管理政策 共有三個(gè)版本 則每篇文檔的標(biāo)題都為 XXX2006 年分公司管理 政策 vx 0 發(fā)布新版本文檔時(shí) 新版本文檔對(duì)舊版本所作的修改需列舉說(shuō)明 以便其它 員工快速了解更新內(nèi)容 7 文檔發(fā)布式樣 文檔不超過(guò) 10 頁(yè)的 而且不是特殊格式的 PPT 圖片等 直接將文檔內(nèi)容拷貝進(jìn)來(lái) 再鏈接附件 若需以純附件形式發(fā)布文檔 則必須在正文處對(duì)此文檔內(nèi)容及用途作出簡(jiǎn)要 說(shuō)明 一般性的文檔首選 HTML 的方式發(fā)布 便于其他員工瀏覽 6 各種文檔應(yīng)在設(shè)定的共享范圍以及安全等級(jí) 共享方式上盡可能實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享 7 文檔瀏覽方式 包括在線查閱 搜索 導(dǎo)航等 文檔共享方式 包括確定文檔的共享屬性 安 全級(jí)別等 文檔在不同的目錄下面有不同的權(quán)限設(shè)置 可以針對(duì)不同文檔做不同的共享設(shè)置 8 設(shè)置文檔目錄設(shè)時(shí) 盡量開放文檔的 回復(fù) 和 修改共享 權(quán)限 以方便收集各位員工針對(duì) 文檔的意見(jiàn)及建議 9 文檔目錄盡量開放給用戶 這樣方便用戶放置文檔 10 文檔在創(chuàng)建的時(shí)候 務(wù)必選擇合適的目錄放置 11 生產(chǎn)相關(guān)的文檔需注意文檔的安全 共享 設(shè)置 此類文檔可以通過(guò)流程的方式把文檔共享給 相關(guān)的人員 12 即時(shí)更新已經(jīng)陳舊的知識(shí)文檔 對(duì)于無(wú)用 重復(fù)的知識(shí)文檔 請(qǐng)及時(shí)清理 15 30 13 對(duì)現(xiàn)有協(xié)同辦公的知識(shí)結(jié)構(gòu)有任何建議或意見(jiàn) 請(qǐng)與信息化部聯(lián)系溝通 14 公司新聞可以為不同的部門 不同的事業(yè)部 不同的客戶類別設(shè)置不同的新聞頁(yè)面 新聞頁(yè)可 以用來(lái)放置公司的新聞 行業(yè)新聞 公司重要通知或公告 1 對(duì)公司的各類新聞設(shè)定模板 2 對(duì)公司的各類通知設(shè)定模塊 3 新聞中心的設(shè)置可以由系統(tǒng)管理員在文檔管理模塊中進(jìn)行設(shè)置 4 新聞中心可以被設(shè)置成外部網(wǎng)站的新聞頁(yè) 5 新聞中心公布公司重要的新聞和通告 希望各位員工平時(shí)多留意 6 所有員工都可以創(chuàng)建新聞 新聞創(chuàng)建后進(jìn)入審批流程 審批通過(guò)后方能發(fā)布 7 創(chuàng)建的新聞最好有圖片和摘要 便于其他員工更直觀了解新聞 8 對(duì)于一般性新聞 可以在發(fā)布的時(shí)候設(shè)置成標(biāo)題新聞 9 公司的新聞管理部門必須定時(shí)的發(fā)布新聞到新聞中心 便于員工即時(shí)了解公司的情況 10 一般性新聞可以設(shè)置員工回復(fù)權(quán)限 增強(qiáng)員工參與公司運(yùn)營(yíng)的積極性與使命感 11 可以設(shè)置綜合新聞頁(yè) 將公司發(fā)布的所有一般性新聞都集中到這個(gè)新聞頁(yè) 其它可以按各中 心設(shè)置不同的新聞頁(yè) 二 工作流程模塊使用規(guī)范 工作流程模塊用于規(guī)范企業(yè)的運(yùn)作 提高工作效率和追溯工作的痕跡 企業(yè)能對(duì)所有流程進(jìn)行 統(tǒng)計(jì)分析 掌握企業(yè)的運(yùn)作情況 從而優(yōu)化形成符合 XXX 企業(yè)特點(diǎn)的工作流程 實(shí)現(xiàn)所有的工作流 程電子化高效化 16 30 1 每條工作流程都需配備流程說(shuō)明 通過(guò)閱讀流程說(shuō)明 相關(guān)人員可以快速了解流程的大概內(nèi)容 進(jìn)行選擇性地查看和審批流程 流程說(shuō)明還能用于流程檢索 流程說(shuō)明由關(guān)鍵用戶編寫 2 流程的表單信息填寫要清楚 規(guī)范 便于相關(guān)人員查看審批 3 請(qǐng)及時(shí)登陸系統(tǒng)處理工作流程 以便流程順暢高效執(zhí)行 系統(tǒng)自動(dòng)記錄處理流程的信息 包括處 理的人 處理日期 處理時(shí)間等 4 公司內(nèi)部的溝通 最好通過(guò)流程而不是郵件 以便對(duì)事件查詢及快速推廣系統(tǒng)應(yīng)用 5 用戶新建流程時(shí) 請(qǐng)盡量填寫得詳盡 以便下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的閱讀和理解 6 注意對(duì)系統(tǒng)中相關(guān)的文檔 相關(guān)客戶 相關(guān)流程 相關(guān)項(xiàng)目 相關(guān)產(chǎn)品等信息進(jìn)行關(guān)聯(lián) 7 及時(shí)跟蹤 我的請(qǐng)求 督促其他人員及時(shí)完成流程 8 流程標(biāo)題明確 便于以后查詢 9 及時(shí)查看 待辦事宜 會(huì)議 項(xiàng)目和客戶的提醒流程會(huì)以默認(rèn)流程發(fā)送至各用戶 10 流程的執(zhí)行過(guò)程為企業(yè)協(xié)同工作的過(guò)程 各位員工應(yīng)負(fù)有責(zé)任感 三 信息門戶模塊使用規(guī)范 信息門戶有個(gè)人門戶 集團(tuán)各中心門戶 標(biāo)準(zhǔn)化室 各子公司門戶 1 個(gè)人門戶可根據(jù)自身的崗位等建立個(gè)人的門戶 包括建立公司新聞鏈接 個(gè)人的信息發(fā)布平臺(tái) 代辦事宜 常用文件等設(shè)置 不得鏈接違反公司規(guī)定的外部網(wǎng)站 股票信息及法律禁止文件等 2 各中心門戶可建立信息共享平臺(tái) 將中心內(nèi)的通知 通告 新聞 規(guī)章制度 常用的文檔發(fā)布在 部門門戶中 需按照各中心使用規(guī)范及規(guī)則發(fā)布內(nèi)容 文檔發(fā)布先走審批流程 17 30 3 標(biāo)準(zhǔn)化室可建立集團(tuán)文件 產(chǎn)品等標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定 模板等信息共享 標(biāo)準(zhǔn)化室門戶發(fā)布的內(nèi)容必須 是階段性時(shí)間內(nèi)作為標(biāo)準(zhǔn)參考之文檔 4 子公司門戶可集中將有關(guān)子公司的主要通知 新聞 規(guī)章制度 活動(dòng)等等信息及時(shí)發(fā)布 子公司 門戶文檔須由相關(guān)部門草擬 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布 四 組織人事管理模塊使用規(guī)范 主要是人力資源部門對(duì)組織結(jié)構(gòu) 員工信息及福利待遇等進(jìn)行管理 員工主要用于查詢公司其 他員工信息及與其他員工協(xié)作 1 系統(tǒng)管理人員或者人力資源部門可通過(guò) 新建人員 功能對(duì)新入職員工進(jìn)行賬號(hào)設(shè)置 人力資 源錄入并維護(hù)員工相關(guān)信息如基本信息 個(gè)人信息 工作信息 工資福利 考勤 培訓(xùn)記錄等 2 員工進(jìn)入 我的卡片 基本信息 對(duì)個(gè)人聯(lián)系信息進(jìn)行編輯維護(hù) 3 通過(guò) 我的下屬 可查詢下屬信息及工作狀態(tài) 4 通過(guò) 密碼設(shè)置 可更改當(dāng)前密碼 要求用戶在系統(tǒng)上線后及時(shí)更改 確保使用安全 5 通過(guò) 在線人員 可查看登錄 OA 系統(tǒng)的用戶信息 可及時(shí)進(jìn)行工作分配 信息傳遞等 6 查詢?nèi)藛T 可按多種組合條件查詢公司員工信息 五 客戶管理模塊使用規(guī)范 主要用于客戶信息管理維護(hù)如基本信息 歷史項(xiàng)目記錄 及時(shí)方便的查詢客戶信息 對(duì)客戶 進(jìn)行拜訪等 18 30 1 新建客戶 功能 要求先輸入客戶名稱 如果有重復(fù)名稱系統(tǒng)則會(huì)調(diào)出原有客戶 用戶選擇 性編輯或新建客戶名稱錄入資料信息 系統(tǒng)不允許重復(fù)錄入相同客戶名稱 2 批量共享 可設(shè)置將客戶信息共享給相關(guān)人員 3 客戶導(dǎo)入 按照導(dǎo)入步驟提示準(zhǔn)備 批量導(dǎo)入客戶信息 4 查詢客戶 支持基于客戶信息組合模糊查詢 5 客戶信息需及時(shí)維護(hù)更新 并注意共享安全設(shè)置 六 日程管理模塊使用規(guī)范 可以做領(lǐng)導(dǎo)日程安排 共享計(jì)劃日程 計(jì)劃日程更改 計(jì)劃日程查詢 計(jì)劃日程設(shè)計(jì) 跟蹤 監(jiān)控 對(duì)協(xié)作事務(wù)進(jìn)行跟蹤 監(jiān)控 可以主題 狀態(tài) 類型 時(shí)間 創(chuàng)建人等條件查詢 根據(jù)用戶使用需要進(jìn)行建立安排 要求日程建立需與工作需要相關(guān) 建立日程后要維護(hù)跟蹤記 錄 及工作成果 七 協(xié)助溝通管理模塊使用規(guī)范 定義協(xié)作主題 任務(wù)內(nèi)容 主負(fù)責(zé)人 協(xié)作人 在協(xié)作區(qū)內(nèi)共享各種信息 通過(guò)各種方式進(jìn)行 溝通 1 及時(shí)查詢 我的協(xié)助 幫助或解答其他員工發(fā)出的協(xié)助請(qǐng)求 2 新建協(xié)助 不得用于工作無(wú)關(guān)的協(xié)助請(qǐng)求 八 會(huì)議管理模塊使用規(guī)范 19 30 高效的會(huì)議管理可以促進(jìn)整個(gè)公司的運(yùn)作效率 減少協(xié)調(diào)時(shí)間 明確會(huì)議主題 從而提高會(huì)議 效率 重要的會(huì)議應(yīng)該通過(guò)系統(tǒng)來(lái)準(zhǔn)備會(huì)議 并對(duì)會(huì)議的決議進(jìn)行記錄 1 系統(tǒng)管理員為企業(yè)各種會(huì)議設(shè)定相關(guān)的會(huì)議模板 會(huì)議參加人員 會(huì)議審批人 會(huì)議服務(wù)的內(nèi) 容 便于會(huì)議快速準(zhǔn)確地創(chuàng)建 2 會(huì)議創(chuàng)建人確定與會(huì)人員 會(huì)議議題 時(shí)間 地點(diǎn)等 3 會(huì)議室管理員及時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)的會(huì)議 4 會(huì)議審批人及時(shí)審批會(huì)議請(qǐng)求 5 與會(huì)人員及時(shí)提交會(huì)議參加回執(zhí) 便于會(huì)議聯(lián)系人統(tǒng)計(jì)協(xié)調(diào) 6 會(huì)議主講人準(zhǔn)備相關(guān)議題資料 讓與會(huì)人員提前了解會(huì)議大概內(nèi)容 7 會(huì)議管理員控制會(huì)議內(nèi)容及時(shí)間 8 會(huì)議結(jié)束以后 記錄員在系統(tǒng)中提交會(huì)議紀(jì)要 9 會(huì)議結(jié)束以后 召集人應(yīng)及時(shí)共享會(huì)議內(nèi)容 決策 任務(wù)等給相關(guān)他部門或員工 九 車輛管理模塊使用規(guī)范 車輛管理模塊主要用于對(duì)空閑車輛查詢與商務(wù)用車申請(qǐng) 車輛使用必須如實(shí)記錄 用車申請(qǐng)不 得用于私人用途 車輛信息維護(hù)須及時(shí)更新 四 對(duì)于如何熟悉系統(tǒng)的建議 XXX 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能很龐大 熟練地使用系統(tǒng)及問(wèn)題反饋解決是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵 這需要所有員工 主動(dòng)登陸系統(tǒng) 熟悉系統(tǒng) 把系統(tǒng)真正實(shí)際地在工作中用起來(lái) 及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 反饋問(wèn)題至信息化部 以便 20 30 系統(tǒng)及時(shí)改善 在使用系統(tǒng)的過(guò)程中能總結(jié)使用經(jīng)驗(yàn)和使用習(xí)慣 并通過(guò)流程或文檔的形式共享 與大家交 流溝通 達(dá)到共同提升的目的 第八篇 OA 系統(tǒng)管理規(guī)定 一 目的 XXX 集團(tuán)網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng) 以下簡(jiǎn)稱 OA 是基于 Web 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的辦公信息交流處理平臺(tái) 運(yùn)用瀏 覽器進(jìn)行傳統(tǒng)的辦公信息處理全過(guò)程操作及歸檔 為了使該協(xié)同辦公系統(tǒng)高效 安全地運(yùn)行 以及提倡無(wú)紙 化辦公特制定本規(guī)定 二 OA 系統(tǒng)登陸地址 內(nèi)網(wǎng) http 10 62 11 4 外網(wǎng) http 125 89 61 207 三 適用范圍 本管理規(guī)定適用于 XXX 集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)使用和管理 四 安全規(guī)定 1 員工在使用系統(tǒng)前應(yīng)仔細(xì)閱讀功能說(shuō)明和相關(guān)管理制度 在工作中應(yīng)規(guī)范使用系統(tǒng) 若有疑問(wèn)請(qǐng)及時(shí)聯(lián) 系企業(yè)發(fā)展中心信息化部系統(tǒng)管理員 2 XXX 集團(tuán)每位正式員工擁有專用的賬號(hào)和密碼 系統(tǒng)將自動(dòng)記錄每位員工的登陸情況 請(qǐng)全體員工正 確使用系統(tǒng) 保護(hù)好自己的用戶名和密碼 不得隨意泄漏給無(wú)關(guān)人員 如發(fā)現(xiàn)盜用用戶賬號(hào) 密碼現(xiàn)象 21 30 應(yīng)立即報(bào)告信息化部 3 如使用者使用公司以外的公用設(shè)備 如網(wǎng)吧 登陸系統(tǒng) 請(qǐng)?jiān)谑褂煤蠹皶r(shí)退出系統(tǒng) 并刪除電腦中相關(guān) 記錄 4 員工不得利用系統(tǒng)發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的信息 如有違反 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理 5 員工不得利用系統(tǒng)發(fā)布反動(dòng) 色情 低級(jí)趣味以及國(guó)家法律禁止的相關(guān)信息 如有違反 將嚴(yán)肅處理 情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任 6 對(duì)于惡意操作行為 公司將予以嚴(yán)懲 甚至訴諸法律 7 為保證服務(wù)器資源的合理使用 在使用完系統(tǒng)后及時(shí)退出系統(tǒng)以便提供更快的服務(wù)給使用者 五 系統(tǒng)使用規(guī)定 一 新用戶錄入系統(tǒng) 1 各子公司 事業(yè)部人力資源管理員將新進(jìn)員工名單報(bào)集團(tuán)人力資源 向集團(tuán)人力資源管理員統(tǒng)一索 取賬號(hào)及密碼 各個(gè)部門在新員工到崗前必須由行政助理提交新員工入職流程 OA 系統(tǒng)管理員在接收到流程申請(qǐng) 后 1 小時(shí)內(nèi)完成新員工的帳號(hào)密碼設(shè)置和權(quán)限分配 集團(tuán)人力資源管理員必須在 3 天以內(nèi)將賬號(hào)分發(fā)給各子公司 事業(yè)部人力資源管理員 并備案 所 有賬號(hào)不得重復(fù) 2 各子公司 事業(yè)部人力資源管理員 收到賬號(hào)后在 3 天內(nèi)必須將員工信息維護(hù)到系統(tǒng) 1 行政人員 各子公司 事業(yè)部通過(guò)系統(tǒng)管理員賬戶為用戶建立登陸系統(tǒng)的賬號(hào)為姓的全拼加名的 第一個(gè)拼音字母 例如 李成的帳號(hào)為 lic 初始化密碼 12345 如果有重復(fù)的 則在賬號(hào) 22 30 后面加上阿拉伯?dāng)?shù)字 1 2 3 按入職先后順序 例如 公司新進(jìn)員工李春 賬號(hào)為 lic1 初始 化密碼 12345 2 非行政人員 不必分配賬號(hào) 當(dāng)從非行政轉(zhuǎn)為行政人員的時(shí)候系統(tǒng)管理員為其建立登陸系統(tǒng)的 賬號(hào)以及密碼 二 用戶初次登陸系統(tǒng) 1 首先登陸系統(tǒng)后必須到 我的人事 我的卡片 修改自己的密碼以提高安全 2 其次到 我的人事 我的卡片 維護(hù)好自己的聯(lián)系信息 工作地點(diǎn) 辦公室 辦公室電話 內(nèi) 線 移動(dòng)電話 其他電話 傳真電子郵件 系統(tǒng)內(nèi)個(gè)人的聯(lián)系信息必須填寫否則管理員將凍結(jié)其賬號(hào)登陸系統(tǒng) 三 我的流程 相關(guān)使用 1 新建流程 日常工作 留言 的相關(guān)規(guī)定 1 凡是系統(tǒng)內(nèi)用戶之間文本交流信息一律使用系統(tǒng)內(nèi)的 留言 不得使用其他免費(fèi)郵箱發(fā)送信 息 為了用戶事后查詢留言 使接收者更加清楚明白 留言的時(shí)候用戶必須填寫 留言內(nèi)容 并且留言內(nèi)容不得填寫無(wú)關(guān)的說(shuō)明如 111 1234 等數(shù)字 字母等無(wú)實(shí)際意義字符 系統(tǒng) 管理員一旦發(fā)現(xiàn)這樣的留言會(huì)將其刪除 并追究其責(zé)任 2 當(dāng)被留言人超過(guò) 30 人或是想所有人知道的情況下 請(qǐng)用戶使用通知的形式發(fā)布信息 無(wú)發(fā)布 通知權(quán)限的部門 請(qǐng)將通知發(fā)給各子公司 事業(yè)部辦公室有權(quán)限發(fā)布通知人員代替發(fā)布 3 用戶不得將協(xié)同辦公系統(tǒng)當(dāng)作存放文件的服務(wù)器 不得頻繁地將文件單單發(fā)給自己 不得惡意 新建流程 管理員發(fā)現(xiàn)該種不良行為或得到舉報(bào)將嚴(yán)重追究其責(zé)任 23 30 2 各中心流程規(guī)定 必須規(guī)范使用流程不得將流程轉(zhuǎn)發(fā)給與其無(wú)關(guān)人員 凡是日常的工作能在系統(tǒng)內(nèi) 找到對(duì)應(yīng)的流程的時(shí)候必須使用協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)的流程 不得線外流轉(zhuǎn) 3 所有使用系統(tǒng)的用戶必須每日處理發(fā)到自己賬號(hào)內(nèi)的待辦事宜 每天登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)不少于三 次 開機(jī)后 中午休息時(shí) 關(guān)機(jī)前各一次 以確保信息流程傳輸?shù)募皶r(shí) 準(zhǔn)確 暢通 如因出差 時(shí)間較長(zhǎng) 又不能通過(guò)外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)系統(tǒng)的時(shí)候 用戶須使用 流程代理 將流程代理給相關(guān)人員 代理人處理相關(guān)的待辦事宜 管理員通過(guò)監(jiān)控發(fā)現(xiàn)用戶長(zhǎng)時(shí)間未處理待辦事宜 首先會(huì)電話通知 三天內(nèi)若仍無(wú)處理動(dòng)作 管理 員將斷其網(wǎng)絡(luò) 封其賬號(hào) 沒(méi)收電腦 情節(jié)嚴(yán)重者上報(bào)處理 四 我的知識(shí) 相關(guān)使用規(guī)定 1 新聞與公告的相關(guān)規(guī)定 1 各子公司 事業(yè)部發(fā)布新聞與公告的權(quán)限有嚴(yán)格的控制 各子公司 事業(yè)部不得私自添加或刪除 權(quán)限用戶 必須經(jīng)信息化部批準(zhǔn)方可添加權(quán)限用戶 2 新聞與通知的不能重復(fù)發(fā)布 要區(qū)分新聞和通知不得混淆 3 各子公司 事業(yè)部發(fā)布重要人事任命 紅頭文件等通知之時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)也必須使用系統(tǒng)內(nèi)的 模 板 用紅頭文件樣式 通知的標(biāo)題格式參考 XXX 相關(guān)規(guī)定 例如 關(guān)于 XXXXXXXXXX 的通 知 五 我的人事 相關(guān)使用規(guī)定 各子公司 事業(yè)部人力資源管理員必須更新維護(hù)好本公司的組織架構(gòu) 各子公司 事業(yè)部組織架 構(gòu)變動(dòng)通知發(fā)出后 1 天內(nèi)必須將本公司的組織架構(gòu)維護(hù)完成 必須根據(jù)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)責(zé)任制的內(nèi)容維護(hù)好各部門下的 崗位 職務(wù) 根據(jù)實(shí)際維護(hù)好 基 24 30 本設(shè)置 的相關(guān)基本內(nèi)容 1 人員入錄系統(tǒng) 各子公司 事業(yè)部人力資源管理員在 6 個(gè)工作日內(nèi)必須將人員入錄系統(tǒng) 并維護(hù)好以下內(nèi)容 1 個(gè)人信息 頁(yè)面內(nèi)的所有信息 出生日期 籍貫 戶口 身份證號(hào)碼等 2 工作信息 頁(yè)面內(nèi)的所有信息 合同相關(guān)內(nèi)容 教育情況 入職前工作簡(jiǎn)歷 資格證書 入職培訓(xùn)等 2 人員的轉(zhuǎn)正 續(xù)簽 調(diào)動(dòng) 離職 退休等各子公司 事業(yè)部人力資源管理員必須在系統(tǒng)內(nèi)操作完成 3 批量人員導(dǎo)入系統(tǒng)請(qǐng)各子公司 事業(yè)部人力資源管理員向信息管理部取得協(xié)助 各子公司 事業(yè)部人力資源管理員必須及時(shí)維護(hù)好本公司的人力資源 所有人力資源報(bào)表必須以系 統(tǒng)內(nèi)的人力資源為依據(jù) 凡是不能及時(shí)維護(hù)好人力資源的公司 事業(yè)部將追究其領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任 六 我的會(huì)議 使用規(guī)定 公司級(jí)會(huì)議召集人必須提前做詳細(xì)會(huì)議計(jì)劃 所有使用系統(tǒng)人員應(yīng)該在系統(tǒng)內(nèi)做好詳細(xì)的工作 計(jì)劃 各部門下發(fā) 上報(bào)的各類公文 包括文件 會(huì)議通知 公告 簡(jiǎn)報(bào) 信息等 原則上統(tǒng)一采 用協(xié)同辦公系統(tǒng) OA 發(fā)送 特殊情況打印紙質(zhì)文件 六 附則 本規(guī)定自 2011 年 5 月 4 日起試行 25 30 在試運(yùn)行期間 公司全面利用 OA 系統(tǒng)處理文件發(fā)送 信息溝通 將逐步推行自動(dòng)化辦公流程 以實(shí)現(xiàn)真正意義上的無(wú)紙辦公 加快公司的現(xiàn)代企業(yè)信息科學(xué)化建設(shè) 各部門在試行中遇到的問(wèn)題和意見(jiàn) 建議 請(qǐng)及時(shí)向信息化部反映 以便對(duì)本規(guī)定進(jìn) 行修改 第九篇 XXX 集團(tuán)知識(shí)地圖使用及管理辦法 一 企業(yè)知識(shí)地圖的概念 企業(yè)知識(shí)地圖是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)制作企業(yè)知識(shí)資源的導(dǎo)航系統(tǒng) 具體包括兩部分內(nèi)容 一 是企業(yè)知識(shí)資源的總目錄及各知識(shí)點(diǎn)間的關(guān)聯(lián) 二是人員專家網(wǎng)絡(luò) 即對(duì)企業(yè)員工的知識(shí)技能及相 關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业拿枋?以及建立知識(shí)與人 人與人之間的聯(lián)系 它描繪一個(gè)組織系統(tǒng)中的知識(shí)存量 結(jié)構(gòu) 功能 存在方位以及查詢路徑等 二 企業(yè)知識(shí)地圖的作用 1 有助于企業(yè)知識(shí)的重復(fù)利用 有效地防止知識(shí)的重復(fù)生產(chǎn) 節(jié)約檢索和獲取時(shí)間 2 發(fā)現(xiàn) 知識(shí)孤島 并在它們之間建立聯(lián)系 以促進(jìn)知識(shí)共享 3 發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部能有效促進(jìn)學(xué)習(xí)的非正式社團(tuán) 4 為知識(shí)項(xiàng)目評(píng)估提供基礎(chǔ) 5 協(xié)助員工快速獲取所需知識(shí) 6 通過(guò)提供知識(shí)的檢索 來(lái)協(xié)助企業(yè)決策及業(yè)務(wù)問(wèn)題的解決 7 提供更多的學(xué)習(xí) 利用知識(shí)的機(jī)會(huì) 26 30 8 協(xié)助組織機(jī)構(gòu)發(fā)掘其智力資產(chǎn)的價(jià)值 有助于知識(shí)資產(chǎn)的創(chuàng)造和評(píng)價(jià) 9 使組織機(jī)構(gòu)內(nèi)各種專家技能轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)并進(jìn)而內(nèi)化為組織的知識(shí)資源 10 有助于建立合適的組織知識(shí)管理基礎(chǔ)設(shè)施 三 企業(yè)知識(shí)地圖的功能 1 企業(yè)知識(shí)地圖的搜索導(dǎo)航功能 在大量的企業(yè)知識(shí)里面 知識(shí)地圖對(duì)概念和知識(shí)關(guān)聯(lián)進(jìn)行表述或分類 使用戶快速找到他 們所需要的知識(shí)點(diǎn) 然后重新返回到相關(guān)的知識(shí)源 知識(shí)源可能指人 文獻(xiàn)資料 非出版的原 始資料 甚至可以是推動(dòng)某一事務(wù)進(jìn)展的原動(dòng)力 特定的環(huán)境 職位 地位等 知識(shí)地圖 還支持用戶的模糊查詢 它可以將相毗鄰的知識(shí)單元聯(lián)系起來(lái)并進(jìn)行詳細(xì)的描述 2 企業(yè)知識(shí)地圖的培育評(píng)估功能 企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理主要有以下幾種類型 評(píng)估知識(shí) 開發(fā)知識(shí) 進(jìn)行以項(xiàng)目為基礎(chǔ)的學(xué)習(xí) 管理知識(shí)工人 而知識(shí)地圖描述知識(shí)的過(guò)程 也是評(píng)估原有知識(shí)的過(guò)程 由此可見(jiàn)知識(shí)地圖對(duì) 評(píng)估知識(shí)的作用 并且它對(duì)知識(shí)的開發(fā) 共享和應(yīng)用都起到了十分重要的作用 3 揭示企業(yè)中的隱性知識(shí) 由于隱性知識(shí)存在于人腦中 很難顯性表述 或者轉(zhuǎn)化成本太高 或在提煉過(guò)程中會(huì)失去 很多特性 而這些特性可能比共性的東西更有價(jià)值 因此 找到擁有知識(shí)的人 也就找到了需 要的知識(shí) 知識(shí)地圖還能揭示外部專家的知識(shí) 從而將外部的專家資源納入資源網(wǎng)絡(luò)中 使內(nèi)部人員可以 方便地獲得外部的支持 27 30 4 揭示知識(shí)節(jié)點(diǎn)之間以及知識(shí)節(jié)點(diǎn)與人或特定事件相互之間的關(guān)