淺談企業(yè)檔案管理新模式.doc

淺談企業(yè)檔案管理新模式-網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè) 馬鋼股份公司第三鋼軋總廠 鄭志超馬鋼國(guó)際貿(mào)易總公司 吳躍天企業(yè)檔案管理模式是指為了達(dá)到完整收集、科學(xué)管理和有效利用本企業(yè)的檔案所采取的管理體制、管理形式、管理原則和管理方法。企業(yè)對(duì)檔案管理模式的選擇，往往要受到企業(yè)管理體制及管理模式等諸多因素的影響。隨著冶金企業(yè)體制改革的步伐加快，企業(yè)主輔分離，建立多元化的產(chǎn)權(quán)制度，給企業(yè)的檔案部門帶來(lái)了壓力，也使現(xiàn)行的檔案工作在管理模式、工作方法上面臨著一系列的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代企業(yè)的社會(huì)化大生產(chǎn)已由原來(lái)的勞動(dòng)密集型走向自動(dòng)化、程序化，計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理活動(dòng)的方方面面，形成了企業(yè)信息集成系統(tǒng)。根據(jù)企業(yè)檔案工作的實(shí)際情況及目前狀況，建立以計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的符合企業(yè)檔案工作自身特點(diǎn)的管理模式，打造企業(yè)自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)以顯得刻不容緩。信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用,使企業(yè)辦公自動(dòng)化水平大大提高，各種高效掃描設(shè)備及各種多媒體技術(shù)在企業(yè)檔案部門的應(yīng)用，也使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了挑戰(zhàn)。如何全方位、多角度、高質(zhì)量、高效率地揭示企業(yè)檔案信息的內(nèi)容特征,方便、快捷地為企業(yè)提供服務(wù)將成為企業(yè)檔案工作者迫切追求的目標(biāo)?，F(xiàn)行的企業(yè)管理體制賦予了企業(yè)檔案主管部門對(duì)所屬的二級(jí)單位的檔案工作監(jiān)督與指導(dǎo)的職責(zé)。但隨著企業(yè)重組、資本整合，體制改革的深化及行業(yè)兼并形勢(shì)的發(fā)展，企業(yè)新建項(xiàng)目的相續(xù)建成，企業(yè)規(guī)模迅速擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增加，對(duì)當(dāng)前乃至今后的檔案工作及管理體制產(chǎn)生了深刻的影響，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的問(wèn)題也日益突顯出來(lái)。其主要表現(xiàn)為：一是檔案主管部門監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制渠道不暢，工作效率難以提高，組織協(xié)調(diào)管理職能難以充分發(fā)揮。二是不能及時(shí)了解二級(jí)單位檔案工作的最新?tīng)顩r，不能快速解決二級(jí)單位實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題。三是隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，新建項(xiàng)目的增多，檔案數(shù)量急劇增多，檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員下基層進(jìn)行面對(duì)面的檢查指導(dǎo)，已顯得力不從心，精力及人力不夠，且方式方法落后。四是各二級(jí)單位檔案室之間缺乏經(jīng)常性的橫向協(xié)作及業(yè)務(wù)交流渠道，檔案管理水平不一，所以企業(yè)檔案管理的整體水平停滯不前難以提高等等。企業(yè)檔案工作的管理模式要與企業(yè)管理模式相適應(yīng)，即：檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)；檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模層次相適應(yīng)；檔案管理范圍與企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)需求相適應(yīng)；檔案管理規(guī)模與企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)需求相適應(yīng)；檔案管理手段與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)；檔案管理重心與企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)相適應(yīng)。總之，檔案作為企業(yè)的歷史記錄,其管理水平的高低直接影響檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度，因此必須不斷提高檔案的科學(xué)管理水平,以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案工作提出的新要求。以下從四個(gè)方面入手試述企業(yè)檔案管理新模式-網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)：一、企業(yè)小而全的檔案管理模式浪費(fèi)嚴(yán)重，不利于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)企業(yè)檔案管理目前的現(xiàn)狀是：從機(jī)關(guān)到二級(jí)單位都建有自己的檔案室，“麻雀雖小，五臟俱全”。企業(yè)各二級(jí)單位的綜合檔案室每年的檔案形成數(shù)量平均在500卷（件）上下。機(jī)構(gòu)改制后的各總廠都要求設(shè)立綜合檔案室，將原來(lái)各區(qū)域的檔案集中管理，這樣每個(gè)新設(shè)總廠就需要新建至少在300400的檔案庫(kù)房，還要添置設(shè)備。各個(gè)總廠都要在人力、物力、財(cái)力方面進(jìn)行投入，這種多方面的投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。另外，各二級(jí)單位的檔案室處在二級(jí)單位的分別領(lǐng)導(dǎo)下，使各單位檔案室管理水平參差不齊。檔案工作的管理水平，完全取決于檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)及該單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)及對(duì)檔案工作的重視程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，需要各檔案室之間具有“同一性”和“互換性”，只有管理水平基本統(tǒng)一才能達(dá)到資源共享。而各二級(jí)單位的分散管理，使檔案管理水平參差不齊，要想達(dá)到資源共享難度很大。 將企業(yè)二級(jí)單位的檔案室予以合并，將所有的人力、物力、財(cái)力統(tǒng)一整合在企業(yè)總公司檔案處下，集中管理，集中配置，集中調(diào)遣，提高企業(yè)檔案系統(tǒng)的集約度已顯得十分必要。另外，各二級(jí)單位在企業(yè)總公司辦公自動(dòng)化的帶動(dòng)下，雖已開(kāi)始進(jìn)行了數(shù)字化的建設(shè)。但都是自己配備計(jì)算機(jī)，自己配備運(yùn)行程序，自己開(kāi)發(fā)軟件，自己購(gòu)買軟件，沒(méi)有像企業(yè)總公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)和備件管理系統(tǒng)那樣有共用的計(jì)算機(jī)軟件來(lái)統(tǒng)一管理企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)核算及備品備件。而企業(yè)檔案部門利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)也僅僅是為了輔助手工管理檔案信息，雖已建立了案卷級(jí)的目錄標(biāo)引，但還做不到企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)全部檔案的文件級(jí)的著錄標(biāo)引，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)僅僅起到了一個(gè)輔助查找的作用。由于認(rèn)識(shí)上和技術(shù)上的一系列問(wèn)題，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面存在著多方面的問(wèn)題，特別是二級(jí)單位缺乏溝通造成了人力物力上的浪費(fèi)，使計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的功能發(fā)揮受到了極大的限制。有的重視計(jì)算機(jī)軟件和硬件的投入、有的片面追求目標(biāo)管理、有的重視了數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)數(shù)量而降低了數(shù)據(jù)質(zhì)量，有的認(rèn)為檔案信息量太大，要把它們?nèi)枯斎氲接?jì)算機(jī)難度太大等等。為了達(dá)到企業(yè)檔案管理信息資源共享，提高企業(yè)檔案行業(yè)的集約度，為了避免各二級(jí)單位在檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化上低水平的重復(fù)建設(shè)，推進(jìn)企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)刻不容緩。二、建立文件中心實(shí)現(xiàn)文檔一體化，為企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)做準(zhǔn)備文檔一體化是指在企業(yè)內(nèi)部將相對(duì)獨(dú)立分散的文件管理與檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，即按照文件生命周期理論進(jìn)行文件和檔案信息資源管理，從源頭開(kāi)始，在登記、鑒定、整理、著錄、保護(hù)和利用等環(huán)節(jié)做到規(guī)范化。設(shè)立專門管理文件與檔案的行政中心，將二級(jí)單位半現(xiàn)行文件脫離形成單位直接由文件中心管理。文件中心負(fù)責(zé)檔案管理工作，并對(duì)文件管理運(yùn)行過(guò)程進(jìn)行有效地指導(dǎo)與監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部的二級(jí)機(jī)構(gòu)無(wú)須再設(shè)立文件及檔案的保管部門。這樣能做到人員專業(yè)化、經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)化、設(shè)備專門化、管理科學(xué)化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節(jié)省人力、物力、財(cái)力，又能減少檔案部門的工作壓力，既能實(shí)施科學(xué)的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案部門接收文件的質(zhì)量，同時(shí)還可以有效地聯(lián)接文件形成機(jī)構(gòu)與檔案管理機(jī)構(gòu)的交接通暢，確保文件轉(zhuǎn)化為檔案后文件級(jí)的著錄標(biāo)引及全文檢索，有效地整合和利用企業(yè)文檔信息資源，將企業(yè)檔案管理工作真正按其規(guī)律納入科學(xué)管理軌道。文件中心的突出優(yōu)勢(shì)是依法增強(qiáng)檔案的透明度、公開(kāi)性和檔案信息資源的共享度，保障企業(yè)職工充分享有利用檔案的權(quán)利，符合高效、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則，能將松散的“小而全”的二級(jí)單位檔案管理模式迅速向具有集約化、科學(xué)化、社會(huì)化、規(guī)?；臋n案管理模式轉(zhuǎn)化，大大提高工作質(zhì)量，為檔案工作更廣泛地為社會(huì)服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)打好基礎(chǔ)。文件中心還可以通過(guò)各二級(jí)單位的局域網(wǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到資源共享，并可為今后電子文件網(wǎng)絡(luò)傳輸做好準(zhǔn)備。文檔一體化管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行，有利于推動(dòng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化管理。 三、集中統(tǒng)一綜合性的信息一體化的管理模式，是企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)建設(shè)的保證企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理是指檔案部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其優(yōu)點(diǎn)是便于維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全；企業(yè)檔案綜合管理是指按照檔案集中統(tǒng)一管理原則，由企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)各門類的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理和開(kāi)發(fā)利用，其優(yōu)點(diǎn)是有利于企業(yè)檔案的全面建設(shè)，能充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能；信息一體化管理是指對(duì)企業(yè)檔案、圖書、情報(bào)工作實(shí)行一體化的管理，其優(yōu)點(diǎn)是有利于形成統(tǒng)一的檔案、信息利用中心。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)需要大量的、動(dòng)態(tài)的、新穎的市場(chǎng)信息、產(chǎn)品信息、技術(shù)信息等，集中統(tǒng)一綜合的信息一體化的管理模式有利于滿足企業(yè)日益增長(zhǎng)的信息需求。檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)模式的核心問(wèn)題是以計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)處理為中心來(lái)代替手工管理的檔案工作。但現(xiàn)有的檔案計(jì)算機(jī)管理模式只是手工管理同計(jì)算機(jī)管理進(jìn)行的簡(jiǎn)單疊加，形不成一種體系，既不能提高工作效率，也不能減少人力的投入。解決問(wèn)題的出路就是檔案部門盡快加入到企業(yè)計(jì)算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)中去，將檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)納入到企業(yè)計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的集MIS、DSS和OA于一體的企業(yè)管理信息集成系統(tǒng)中，使之成為其中的一個(gè)子系統(tǒng)，才有可能建立真正意義上的企業(yè)檔案工作計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的管理體系。集中統(tǒng)一綜合性集成的信息一體化系統(tǒng)主要由企業(yè)范圍內(nèi)的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理、工藝流程管理、科研設(shè)計(jì)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理等等 MIS系統(tǒng)；包括收發(fā)文管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、會(huì)議通知等功能的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。信息綜合查詢系統(tǒng)可制定用戶使用權(quán)限來(lái)分級(jí)別檢索所需要的綜合數(shù)據(jù)進(jìn)行信息分析。企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為其中一個(gè)子系統(tǒng)或功能模塊而存在。建立企業(yè)綜合性集成信息系統(tǒng)，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息共享和傳輸?shù)臄?shù)字化，并可通過(guò) CERNET實(shí)現(xiàn)與國(guó)家主管機(jī)關(guān)、各企業(yè)之間的信息交流。由于電子文件的傳遞與處理是通過(guò)格式化的標(biāo)準(zhǔn)文件(數(shù)據(jù))交換完成的，一切是快速、規(guī)范、透明、公開(kāi)的。這有助于解決紙質(zhì)文件條件下的一系列弊端。它給企業(yè)管理帶來(lái)了新的變革，可以提供一個(gè)公正的、公開(kāi)的社會(huì)環(huán)境，有利于進(jìn)行公平競(jìng)爭(zhēng)和提高工作效率，對(duì)企業(yè)管理體制的改革，對(duì)促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行，對(duì)企業(yè)管理走向規(guī)范化起到了重要的促進(jìn)作用。集中統(tǒng)一綜合性的信息一體化管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)檔案部門來(lái)說(shuō)是一個(gè)真正意義上的夢(mèng)寐以求的檔案計(jì)算機(jī)管理體系，它將文件轉(zhuǎn)化為檔案的“無(wú)縫交接”，徹底擺脫了重復(fù)的手工勞動(dòng)的困擾，它以網(wǎng)絡(luò)為起點(diǎn)，信息由文件形成部門一次性輸入，以全文形式存在于網(wǎng)絡(luò)上，可多向、多次輸出，實(shí)現(xiàn)了檔案工作以計(jì)算機(jī)管理及處理檔案數(shù)據(jù)為核心，使檔案工作人員由過(guò)去的“裝訂工人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⒎ü佟薄?所以說(shuō)企業(yè)檔案工作的集中統(tǒng)一綜合性的信息一體化管理，為企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)建設(shè)提供了保證。四、制訂檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，打造企業(yè)自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)檔案信息管理與檔案實(shí)體管理的明顯區(qū)別在于信息載體的特殊性。檔案信息管理的基本內(nèi)涵包括三方面的內(nèi)容：一是檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、二是檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化、三是檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由檔案行政管理部門統(tǒng)一制定、統(tǒng)一頒布與施行。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等方面的內(nèi)容。檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化要求檔案信息在著錄與標(biāo)引時(shí)，要嚴(yán)格按照中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、檔案著錄規(guī)則、CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求以及其他相關(guān)的法規(guī)進(jìn)行。檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化是指在將檔案信息全文轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行存貯時(shí)所應(yīng)該采取的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化意味著檔案的載體材料和記錄方式產(chǎn)生了巨大的變化，是對(duì)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式的根本變革。數(shù)字檔案是利用計(jì)算機(jī)通過(guò)輸入、掃描等方式，將單純的文字、圖形、影像等載體變成數(shù)字信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改、并且可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞。檔案存儲(chǔ)數(shù)字化大大提高了檔案的利用效率，并降低了檔案管理的成本。檔案信息存儲(chǔ)必須制定統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，如果在存儲(chǔ)過(guò)程中隨心所欲，那么就會(huì)降低檔案所反映的信息價(jià)值，會(huì)造成檔案管理的混亂。檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化則主要體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個(gè)方面。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，一個(gè)難以解決的問(wèn)題就是：各二級(jí)單位的局域網(wǎng)管理體制、管理方式、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)配置、軟件功能設(shè)置等等不能統(tǒng)一，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)檔案管理部門要抓住機(jī)遇，全面推進(jìn)企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)，要建立健全適應(yīng)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下的有序發(fā)展，完善、調(diào)整和擴(kuò)展企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的接收范圍，建立電子文件的歸檔辦法，建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度。開(kāi)發(fā)檔案信息資源，擴(kuò)大檔案收集對(duì)象和收集范圍，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，主動(dòng)進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)必須分出層次以決定利用檔案信息的范圍，保障檔案信息的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及安全利用。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息和網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)都需要標(biāo)準(zhǔn)化，二者統(tǒng)一才能使網(wǎng)絡(luò)信息快速、準(zhǔn)確地傳輸和使用。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，它的技術(shù)層面涉及到數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的選擇、數(shù)據(jù)接口的選擇等，還涉及到檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，包括檔案的著錄標(biāo)引、檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、文件格式的轉(zhuǎn)換等等。企業(yè)檔案系統(tǒng)要培養(yǎng)自己的專業(yè)技術(shù)人材，這些專業(yè)技術(shù)人材既懂得計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展的最新技術(shù)，又要熟悉檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而持久的工作，檔案部門要合理規(guī)劃，循序漸進(jìn)，杜絕短期行為的發(fā)生，并建立建全數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制體系，如數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性檢查、著錄標(biāo)引的核對(duì)檢查等來(lái)把好檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)，這樣建立起來(lái)的檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)才能經(jīng)受住歷史的檢驗(yàn)。另外，企業(yè)檔案工作者自身要有緊迫感，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，摸清家底，超前介入企業(yè)信息管理流程，將自身融入到信息系統(tǒng)，全方位參與到企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)，盡快使現(xiàn)有的全部檔案數(shù)字化，為檔案信息共享做好鋪墊。企業(yè)檔案管理部門要在最短的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部檔案管理的軟件功能設(shè)置，并對(duì)已經(jīng)歸檔的同一類型不同版本的檔案數(shù)據(jù)做好升級(jí)轉(zhuǎn)換工作，要收集和保管好相關(guān)的應(yīng)用程序和歷史數(shù)據(jù)，以便日后能夠?yàn)槠髽I(yè)各有關(guān)部門的查閱和利用，為企業(yè)現(xiàn)代化管理的升級(jí)換代做準(zhǔn)備。企業(yè)檔案部門要與企業(yè)的業(yè)務(wù)、技術(shù)部門搞好協(xié)調(diào)，避免企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在低水平上重復(fù)。海檔案事業(yè)正在建設(shè)以公共檔案館為主體的檔案服務(wù)體系，以新頒上海檔案條例為依據(jù)的檔案行政管理體系和以信息技術(shù)為跨越式發(fā)展手段的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系。上海檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的目標(biāo)，就是要在全市范圍內(nèi)，構(gòu)建一個(gè)各級(jí)各類檔案部門上下聯(lián)通，檔案信息資源共建共享的，連接各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、面向社會(huì)的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系。它的基本內(nèi)涵就是三網(wǎng)并進(jìn)，建設(shè)上海檔案信息資源總庫(kù)。它主要包括以下三個(gè)方面內(nèi)容：第一，檔案局（館、室）內(nèi)部局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，按各自所處的地位和性質(zhì)又分為涉密網(wǎng)和非涉密網(wǎng)二種；第二，檔案局（館、室）之間城域?qū)＞W(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)。目前，主要是運(yùn)用電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，通過(guò)上海市公務(wù)網(wǎng)和市、區(qū)縣二級(jí)政務(wù)網(wǎng)開(kāi)展檔案應(yīng)用項(xiàng)目，其中，涉密檔案信息的加工、傳輸、采集和共享，通過(guò)上海市公務(wù)網(wǎng)檔案應(yīng)用項(xiàng)目加以實(shí)現(xiàn)；第三，檔案局（館、室）廣域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，由各級(jí)各類檔案部門依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)面向公眾的檔案信息網(wǎng)站，形成相互鉤鏈的檔案信息網(wǎng)站群。一檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中的地位和作用主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：第一，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用、資源共享的必然途徑?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，使世界變成了“地球村”。信息資源的開(kāi)發(fā)利用，已不再停留在原有一人、一時(shí)、一地的利用方式和手段，網(wǎng)絡(luò)化的利用水平愈來(lái)愈高。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，必然要與之相適應(yīng)。由于歷史的原因，檔案部門在檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的網(wǎng)絡(luò)化方面，起步較晚，水平不高，網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)還不是十分明確。隨著檔案信息化的深入發(fā)展，特別是城市信息化和電子政務(wù)水平的不斷提高，公務(wù)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相繼建成，為檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)提供了條件，檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的網(wǎng)絡(luò)化已成必然趨勢(shì)。第二，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的系統(tǒng)工程，它包括許多方面，其中，既有數(shù)字化的繁重任務(wù)，標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工程，也有網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用體系；既有人才隊(duì)伍建設(shè)，也有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建與實(shí)施資金的投入。從整體來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，是檔案信息化不可缺少的重要組成部分。第三，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)是檔案信息化作用的直接體現(xiàn)。檔案信息的數(shù)字化是檔案信息化的重要前提，沒(méi)有數(shù)字化，信息資源的開(kāi)發(fā)利用就成為無(wú)米之炊。但僅有數(shù)字化是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)化的利用，數(shù)字化的作用就難以充分發(fā)揮，數(shù)字化建設(shè)將會(huì)迷失方向。從這個(gè)意義上講，數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，而網(wǎng)絡(luò)化則是數(shù)字化的前進(jìn)方向，對(duì)數(shù)字化起著指導(dǎo)和決定性的影響。在檔案信息化建設(shè)中，如果沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)思想作為指導(dǎo)，不考慮各種網(wǎng)絡(luò)利用的需求，埋頭數(shù)字化，到頭來(lái)，就有可能造成不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，就有可能事倍功半，就不能充分而有效地發(fā)揮檔案數(shù)字化應(yīng)有的作用。第四，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)是檔案信息化水平高低的重要標(biāo)志。檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系好比交通運(yùn)輸中的高速公路網(wǎng)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系愈完備，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施愈好，網(wǎng)絡(luò)帶寬愈寬，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)愈先進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)速度愈快，網(wǎng)絡(luò)布點(diǎn)愈多，網(wǎng)絡(luò)管理愈可靠，檔案信息化水平就愈高?？梢哉f(shuō)，檔案信息化的水平，主要是通過(guò)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化利用水平體現(xiàn)出來(lái)的。檔案信息資源貴在活，如果網(wǎng)絡(luò)層次不分，性質(zhì)不明，功能不全、體系不完備、甚至利用不暢，檔案信息化就永遠(yuǎn)是低水平的。第五，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)也是檔案信息化的主要目的。信息化是一種技術(shù)手段而不是目的，檔案信息化的根本目的，在于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。但這一目標(biāo)是通過(guò)檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)得以最終體現(xiàn)的。因此，檔案信息化從一開(kāi)始就是以網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)的，是以能否提供網(wǎng)絡(luò)化檔案信息利用為目的的。通過(guò)檔案信息化，就是要讓任何人在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，能夠有效地進(jìn)行有權(quán)限控制地檔案信息查詢和利用。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，能夠共享的檔案信息應(yīng)暢通無(wú)阻，依申請(qǐng)利用的檔案信息要及時(shí)提供；不能查閱的檔案信息能有效控制，這是檔案信息化建設(shè)的理想目標(biāo)，也是根本目的。二上海檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)現(xiàn)階段的基本任務(wù)是要建設(shè)一個(gè)“三網(wǎng)并舉，互聯(lián)互通”的網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)。所謂“三網(wǎng)并舉”，就是要在檔案系統(tǒng)同時(shí)開(kāi)展局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三大網(wǎng)絡(luò)體系及其檔案應(yīng)用項(xiàng)目建設(shè)。所謂“互聯(lián)互通”，就是要在全市各級(jí)各類檔案部門，通過(guò)不同性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)，上下左右連成一片，形成檔案目錄中心和信息樞紐，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案系統(tǒng)的局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系應(yīng)用任務(wù)主要是兩個(gè)方面，其一，是檔案信息的查詢與利用；其二，是檔案業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化。從層次上看，目前主要有三種類型：第一種類型：上海市檔案局（館）。由于業(yè)務(wù)工作需要，上海市檔案局（館）在新、老兩館均分別獨(dú)立建設(shè)了局域網(wǎng)，既是查檔需要，也是檔案工作業(yè)務(wù)管理需要。隨著該局域網(wǎng)整網(wǎng)接入上海市公務(wù)網(wǎng)后，網(wǎng)絡(luò)性質(zhì)也發(fā)生了變化。這是一個(gè)按照有關(guān)保密要求建立的安全可靠的局域網(wǎng)。從檔案館擁有的檔案信息資源特性來(lái)看，這應(yīng)是檔案館局域網(wǎng)的發(fā)展方向，但目前限于條件，省市以下檔案館尚難以做到。第二種類型：區(qū)縣檔案館和其他類型的檔案館。這些檔案館的局域網(wǎng)，多數(shù)也是專門獨(dú)立建設(shè)的。但是，一方面由于建設(shè)資金的限制，另一方面，更是由于這些單位局域網(wǎng)要便于與區(qū)縣政府和相關(guān)職能部門辦公業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，因而，這些單位的檔案局域網(wǎng)尚不能完全嚴(yán)格按照有關(guān)保密要求建設(shè)成為涉密可靠的局域網(wǎng)。但是，隨著館藏涉密檔案信息的數(shù)字化及其網(wǎng)絡(luò)利用需求的提出，這類局域網(wǎng)性質(zhì)也應(yīng)逐步隨條件的改善而發(fā)生變化。最終，檔案館的局域網(wǎng)應(yīng)該屬于涉密網(wǎng)范疇。第三種類型：各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室（或信息中心）。這一類型的檔案機(jī)構(gòu)，絕大多數(shù)是非獨(dú)立單位，檔案保管機(jī)構(gòu)多數(shù)也不是單獨(dú)在外，而是從屬和依附在各單位內(nèi)部。因此，它們一般不具備也沒(méi)有必要單獨(dú)構(gòu)建檔案局域網(wǎng)，它們應(yīng)該也必須成為各單位局域網(wǎng)建設(shè)中的一個(gè)重要終端，其檔案信息化完全是與本單位辦公自動(dòng)化和本行業(yè)信息化緊密相聯(lián)的，檔案信息資源通過(guò)本單位網(wǎng)絡(luò)體系和政務(wù)網(wǎng)與檔案局（館）溝通。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化程度和水平，只能取決于本單位信息化的程度和水平，這是檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)中的一個(gè)明顯的局限性。檔案系統(tǒng)的局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系具有以下三個(gè)特點(diǎn)：一是涉密性，即館（室）藏檔案信息一旦數(shù)字化，首先是在局域網(wǎng)提供利用，不可避免地具有涉密檔案信息；二是管理性，即局館業(yè)務(wù)工作，包括辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)流程，是局域網(wǎng)的主要應(yīng)用項(xiàng)目，檔案管理工作與信息服務(wù)利用相結(jié)合；三是一體化，即各單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與本單位局域網(wǎng)建設(shè)融為一體，真正成為文檔一體化。檔案系統(tǒng)的局域網(wǎng)檔案應(yīng)用項(xiàng)目及其主要功能模塊有：1、“檔案館檔案綜合管理系統(tǒng)”，其主要功能模塊是：著錄功能、檢索功能、借閱功能以及整理、統(tǒng)計(jì)、編研、編目打印、系統(tǒng)管理等輔助功能。2、“機(jī)關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)”，其主要功能模塊是：公文收發(fā)文登記和流轉(zhuǎn)功能、電子公文的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)和承辦功能、電子公文歸檔功能、檔案著錄功能、檢索和借閱功能以及整理、統(tǒng)計(jì)、編研、編目打印、系統(tǒng)管理等輔助功能。這一管理系統(tǒng)是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的重要組成部分，一般由機(jī)關(guān)辦公室牽頭，檔案室組織實(shí)施，是目前各單位檔案室較為理想的管理系統(tǒng)。3、“檔案室電子公文歸檔及其管理系統(tǒng)”，其主要功能模塊是電子公文的歸檔功能、檔案著錄功能、整理、統(tǒng)計(jì)、編研、編目打印、系統(tǒng)管理等輔助功能。這一管理系統(tǒng)必須與本單位文檔一體化管理系統(tǒng)或辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)以及其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)相銜接。這是檔案室在原有單機(jī)管理模式基礎(chǔ)上，為適應(yīng)本機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)化管理，接收電子公文歸檔和管理的需要而專門開(kāi)發(fā)的，是上述機(jī)關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)在缺乏公文歸檔管理和檔案室管理功能的情況下的一種補(bǔ)充。4、“館（室）藏檔案數(shù)字化加工掃描管理系統(tǒng)”，其主要功能模塊是：檔案文件的全文掃描功能、全文信息的編輯、整理、著錄功能、全文檢索功能等。這些功能多數(shù)是掃描系統(tǒng)隨帶但需要加以應(yīng)用性的修改和補(bǔ)充。該管理系統(tǒng)既可獨(dú)立使用，也可以嵌在上述檔案館（室）綜合管理系統(tǒng)中，成為一個(gè)既有聯(lián)系，又相對(duì)獨(dú)立的應(yīng)用模塊。三檔案系統(tǒng)的城域?qū)＞W(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系應(yīng)用任務(wù)，主要是兩個(gè)方面：其一，上海市公務(wù)網(wǎng)；其二，上海市政務(wù)外網(wǎng)。上海市公務(wù)網(wǎng)也可以說(shuō)是政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，它是市、區(qū)縣二級(jí)黨政機(jī)關(guān)高速寬帶的涉密專網(wǎng)，但在區(qū)縣應(yīng)用上尚不普及。上海市政務(wù)應(yīng)用外網(wǎng)，雖名稱未定，但在區(qū)縣電子政務(wù)建設(shè)中已經(jīng)先行一步，網(wǎng)絡(luò)化程度足以使區(qū)縣檔案部門應(yīng)接不暇。開(kāi)展政務(wù)外網(wǎng)檔案應(yīng)用項(xiàng)目研究和建設(shè)已刻不容緩。檔案部門在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的應(yīng)用項(xiàng)目基本相同，網(wǎng)絡(luò)覆蓋和聯(lián)接的單位也基本一致，但是，由于網(wǎng)絡(luò)性質(zhì)不同，因而在檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系中，它們的功能和定位也就各不相同。公務(wù)網(wǎng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的特點(diǎn)主要集中在以下幾點(diǎn)：一是系統(tǒng)的安全性，這是公務(wù)網(wǎng)應(yīng)用的最大特點(diǎn)，也是主要優(yōu)點(diǎn)。檔案信息，包括目錄和全文，均涉及黨和國(guó)家機(jī)密或個(gè)人隱私等，目前，在鑒定和劃密等基礎(chǔ)工作相對(duì)薄弱的情況下，上網(wǎng)信息受到很大牽制，而公務(wù)網(wǎng)是目前最安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，較好地解決了涉密檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用問(wèn)題。二是信息的完整性。公務(wù)網(wǎng)雖是涉密網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)要求和管理非常嚴(yán)格，但其覆蓋面卻很廣泛，上海300多家市級(jí)機(jī)關(guān)、所有區(qū)縣和部分大型企事業(yè)單位均已聯(lián)通，區(qū)縣二級(jí)匯入層正向區(qū)縣所屬處級(jí)機(jī)關(guān)延伸。市和區(qū)縣檔案館作為首批接入單位，已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)并正在開(kāi)展檔案應(yīng)用項(xiàng)目建設(shè)，其中主要應(yīng)用項(xiàng)目就是要建立上海市檔案目錄中心和上海市檔案信息資源總庫(kù)。它們將包含了所有涉密與非涉密檔案目錄信息乃至全部數(shù)字化了的檔案信息資源，為全市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)提供服務(wù)。三是服務(wù)性，即在目前條件下，公務(wù)網(wǎng)檔案應(yīng)用項(xiàng)目以提供檔案信息利用服務(wù)為主，主要為黨政機(jī)關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是班子主要領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行專門的檔案信息查詢和直接利用。政務(wù)外網(wǎng)的檔案應(yīng)用項(xiàng)目則又有其不同的特點(diǎn)，這里所說(shuō)的政務(wù)外網(wǎng)是指與上海市公務(wù)網(wǎng)物理隔離的非涉密的黨政機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)，其特點(diǎn)也有三點(diǎn)：一是普及性。因?yàn)槭欠巧婷芫W(wǎng)，所以，其接入點(diǎn)要求以及各終端應(yīng)用要比公務(wù)網(wǎng)普及得多，為各級(jí)檔案部門的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理提供了條件；其二是業(yè)務(wù)性。政務(wù)外網(wǎng)主要是辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)，應(yīng)用程度高，各種業(yè)務(wù)應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，是檔案部門進(jìn)行電子文件歸檔和歸檔后電子文件向檔案館移交的主要應(yīng)用平臺(tái)；其三是管理性。即檔案局館可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)聯(lián)網(wǎng)單位的電子文件歸檔、檔案著錄、移交接收和查詢利用等工作實(shí)行統(tǒng)一管理。把檔案信息化，特別是電子文件的歸檔與接收融入電子政務(wù)建設(shè)之中，與政務(wù)網(wǎng)應(yīng)用項(xiàng)目統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一軟件，這就是長(zhǎng)寧區(qū)電子文件統(tǒng)一管理的基本經(jīng)驗(yàn)。檔案系統(tǒng)的公務(wù)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)檔案應(yīng)用項(xiàng)目及其主要功能有：1、“電子文件歸檔與接收管理系統(tǒng)”。它有兩大功能：一是供各聯(lián)網(wǎng)單位電子文件歸檔，二是將歸檔電子文件向檔案館移交與接收。兩大功能可分可合，如果各聯(lián)網(wǎng)單位均統(tǒng)一使用同一個(gè)OA系統(tǒng)，在統(tǒng)一系統(tǒng)平臺(tái)的情況下，應(yīng)將此兩大功能合一，即直接歸檔至檔案館統(tǒng)一管理。但如果聯(lián)網(wǎng)單位OA系統(tǒng)各不相同，所產(chǎn)生的電子文件種類與格式互不兼容，則必須將該系統(tǒng)一分為二。除電子文件歸檔系統(tǒng)與前述檔案室應(yīng)用項(xiàng)目一致外，還需開(kāi)發(fā)一個(gè)電子檔案移交與接收進(jìn)館的管理系統(tǒng)，其主要功能是歸檔電子檔案的報(bào)送移交與接收轉(zhuǎn)換、永久保管和全文檢索利用等。2、“檔案目錄中心系統(tǒng)和檔案信息資源總庫(kù)管理系統(tǒng)”。這是一個(gè)管理系統(tǒng)的二個(gè)發(fā)展階段，即先目錄，后全文，最終形成為檔案信息數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。在政務(wù)外網(wǎng)，除了一部分涉密信息以外，其他功能與公務(wù)網(wǎng)的應(yīng)用完全一致。上述系統(tǒng)的主要功能有：目錄著錄、目錄報(bào)送功能、目錄轉(zhuǎn)換與接收功能、目錄檢索、統(tǒng)計(jì)打印和利用功能和全文信息的掃描和掛接功能、電子文件的報(bào)送移交功能等。電子檔案的接收轉(zhuǎn)換功能，永久保管和全文檢索利用功能等。四檔案系統(tǒng)的廣域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)任務(wù)就是指各級(jí)各類檔案部門（主要是檔案館），依托互聯(lián)網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，并通過(guò)主流網(wǎng)站，如“上海檔案信息網(wǎng)”，在網(wǎng)上鉤鏈成地區(qū)性的檔案信息網(wǎng)站群，進(jìn)而形成公共檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系?；ヂ?lián)網(wǎng)網(wǎng)站建設(shè)是檔案部門信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)中起步較早、應(yīng)用較廣的信息化項(xiàng)目，其特點(diǎn)如下：一是雙重性。檔案網(wǎng)站具有鮮明的雙重性特征，即同時(shí)具有政府行政管理職能和檔案文化服務(wù)職能兩個(gè)方面，是檔案局和檔案館的工作在網(wǎng)站中的同時(shí)體現(xiàn)。檔案局網(wǎng)站內(nèi)容是政府門戶網(wǎng)站的組成部分;檔案館網(wǎng)站內(nèi)容是文化事業(yè)性質(zhì)的。由于檔案部門局館合一的管理體制，這兩大職能及其工作內(nèi)容在檔案網(wǎng)站中都不可或缺。不管是分是合，其網(wǎng)站性質(zhì)仍屬于一種專業(yè)網(wǎng)站。二是開(kāi)放性，網(wǎng)站內(nèi)容不涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私，特別是杜絕涉密檔案信息網(wǎng)上查詢、瀏覽和利用，僅提供開(kāi)放檔案和已公開(kāi)現(xiàn)行文件以及政府公開(kāi)信息的查找與利用。三是廣泛性，網(wǎng)站面向廣大檔案工作者，面向社會(huì)公眾，面向全球，任何人、任何地點(diǎn)、任何時(shí)間均可通過(guò)網(wǎng)站獲取相關(guān)信息。由此可見(jiàn)，網(wǎng)站系統(tǒng)的功能主要是：開(kāi)放檔案與公開(kāi)文件等信息查詢、利用功能，檔案業(yè)務(wù)宣傳、交流、培訓(xùn)功能，各種信息發(fā)布、展示功能和各種相關(guān)服務(wù)（如：交互平臺(tái)、電子信箱和身份認(rèn)證）等功能。這是檔案部門面向社會(huì)服務(wù)百姓的主要網(wǎng)絡(luò)化手段，各級(jí)各類檔案局館應(yīng)該逐步明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，在統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理下，不斷豐富內(nèi)容，擴(kuò)大數(shù)據(jù)容量，并相互有機(jī)鉤鏈，互通有無(wú)，盡快建立在分布式數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上進(jìn)行一門式查詢和利用的高級(jí)全文檢索系統(tǒng)，以達(dá)到方便查找、資源共享的目標(biāo)。根據(jù)以上不同網(wǎng)絡(luò)體系的應(yīng)用特點(diǎn)，不同的檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)在研制開(kāi)發(fā)和網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)中應(yīng)有不同的風(fēng)格要求。局域網(wǎng)應(yīng)用項(xiàng)目，要求專業(yè)化程度高，業(yè)務(wù)綜合性強(qiáng)，工作流程力求分工明確、科學(xué)合理，各項(xiàng)功能周到齊全;公務(wù)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)應(yīng)用項(xiàng)目，界面設(shè)計(jì)要求突顯檔案部門形象，規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、直觀、明了;而互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站系統(tǒng)設(shè)計(jì)，則要求鮮明、靈活、生動(dòng)活潑、豐富多彩，要增加可讀性，力求大眾化，提高點(diǎn)擊率。五上海檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)還要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：（一）各種檔案應(yīng)用系統(tǒng)的整合問(wèn)題不同網(wǎng)絡(luò)體系中各個(gè)檔案應(yīng)用項(xiàng)目和管理系統(tǒng)，在功能和模塊上既有區(qū)別，又有聯(lián)系。有些項(xiàng)目雖定位不同，側(cè)重角度不同，建設(shè)時(shí)間也有先后，但在功能上有相同或相似之處，既可分，又可合，這就需要各單位在檔案信息化建設(shè)中統(tǒng)盤考慮、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、分步實(shí)施，把各網(wǎng)絡(luò)體系的檔案應(yīng)用項(xiàng)目和管理系統(tǒng)整合為一個(gè)系統(tǒng)工程，有的叫“數(shù)字檔案館”，上海正在提出建設(shè)