管理溝通-案例6.doc

第六章 緊急會議案例概述2005年上半年，翔達(dá)公司在轎車外飾件產(chǎn)品供貨的質(zhì)量和及時性方面受到來自A公司和B公司的巨大壓力，翔達(dá)公司的執(zhí)委聽取多方意見，決定籌建新外飾件生產(chǎn)線。因總投資要2000萬美元，所以7月中旬召開了緊急董事會，最終予以批準(zhǔn)。董事會后，公司馬上行動，任命工程部經(jīng)理張凌飛擔(dān)任新生產(chǎn)線為項目負(fù)責(zé)人。張經(jīng)理經(jīng)執(zhí)委會同意后，馬上召集所有選定的項目組成員召開動員會，在會上項目組成員與張經(jīng)理進(jìn)行了激烈的討論。1、工程部經(jīng)理張凌飛是在怎樣的情況下主持召開有所有項目組成員參加的動員會？當(dāng)時翔達(dá)公司正面臨十分緊急的狀況：如果新生產(chǎn)線不能如期投運(yùn)，將意味著因翔達(dá)公司產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)能力不足的問題，造成A公司和B公司等轎車主機(jī)廠全面停線，甚至間接影響D市在國內(nèi)的影響力。正是在這種十萬火急的情況下，張凌飛被任命為新生產(chǎn)線項目負(fù)責(zé)人，在火速完成的工作計劃書得到執(zhí)委會同意后，張經(jīng)理就召集所有項目組成員召開動員會。2、在會上規(guī)劃組組長王剴為什么反對工程馬上啟動？張經(jīng)理是如何應(yīng)對反對意見？王組長之所以反對是因為他認(rèn)為該項目的前期工作再加上審批的時間至少需要5個月，現(xiàn)在馬上啟動工程是不現(xiàn)實的。張經(jīng)理沒有正面反駁王剴的意見，而是給出了自己的建議，詢問王剴能否將該項目列入D市的審批范圍，同時，張經(jīng)理也表示了上級領(lǐng)導(dǎo)對此事的全力支持，以緩解王剴在審批工作上的壓力。此外，張經(jīng)理更對王剴的工作能力給予了高度肯定，以此來激勵他。3、劉工在會上提出了什么問題？為什么張經(jīng)理在回答時建議會后再細(xì)談？這樣處理有什么好處？劉工作為公司年輕有為的干部，在會上提出了以下問題：1） 據(jù)相關(guān)公司的例子說明公司生產(chǎn)線籌建的歷時（項目周期）太短其他公司生產(chǎn)線項目規(guī)模比我們小還需要15、18個月，而我們要在12個月內(nèi)完成，著實令人擔(dān)心。2） 設(shè)備負(fù)重與廠房的設(shè)計問題亟須解決；3）公司要求在10月份簽訂供貨合同，時間不夠。4） 由于設(shè)備小組需要集中辦公，提出決場所和辦公設(shè)施的相關(guān)，并得到解決張經(jīng)理之所以建議會后再談是因為雖然說劉工的擔(dān)心是正確的，但是張經(jīng)理最希望本次動員會能夠帶給項目成員的是信心，并且會議目的在于制定相關(guān)戰(zhàn)略，而且要保證成員之間的戰(zhàn)略目標(biāo)要一致。具體的戰(zhàn)術(shù)不是本會的目標(biāo)，以及這樣做能帶來以下好處：1）強(qiáng)調(diào)會議目標(biāo)提升信心，制定戰(zhàn)略；2）節(jié)省會議時間，避免會議拖沓，浪費(fèi)時間且沒有效率；3）具體的戰(zhàn)術(shù)討論不需要所有會議成員都參與討論，該是有針對性的，該是和相關(guān)負(fù)責(zé)人一起商討的；4）而且，戰(zhàn)術(shù)應(yīng)該和戰(zhàn)略相一致，現(xiàn)在戰(zhàn)略還沒有制定，并不適合制定戰(zhàn)術(shù)；5) 最后，戰(zhàn)術(shù)討論中會出現(xiàn)一系列將要面臨的困難，會令人對該項目的如期完成產(chǎn)生懷疑，打擊信心。4、試評價張經(jīng)理主持會議的風(fēng)格以及對控制會議進(jìn)程的把握力。張經(jīng)理主持會議的風(fēng)格：獨(dú)裁型1） 張經(jīng)理屬于實權(quán)型人物，握有相當(dāng)?shù)臋?quán)力：公司執(zhí)委會任命工廠工程部經(jīng)理張凌飛擔(dān)心新生產(chǎn)線項目負(fù)責(zé)人，全面掌管整個項目的費(fèi)用、項目進(jìn)度、項目的技術(shù)，包括基建、公用動力、生產(chǎn)線設(shè)備等。2）開會之前已經(jīng)胸有成竹，腹案在先，不容他人質(zhì)疑：a. 張經(jīng)理接受任命，挑選項目組工作人員。一天后，一份項目組工作計劃就到了執(zhí)委們的手中，上面詳細(xì)描述了項目組組織機(jī)構(gòu)和各工作小組人員名單及其工作職責(zé)。經(jīng)得執(zhí)委會同意后，張經(jīng)理就召集所有項目組成員召開動員會。 b. 會上，他首先向與會者做相關(guān)情況的詳細(xì)說明，并且在會議上，雖然他向相關(guān)人員征詢意見，但是并沒有因此而動搖會前的相關(guān)決定，而是對其進(jìn)行引導(dǎo)和激勵，并進(jìn)一步明確了會議目標(biāo)。 c. 從整個過程來看，他召開該會的目的就在于統(tǒng)一大家的戰(zhàn)略目標(biāo)，并沒有真正想征詢意見，他已經(jīng)成竹在胸了，旨在于標(biāo)榜民生。張經(jīng)理對控制會議進(jìn)程的把握力十分恰當(dāng)。1） 最重要的是會議過程始終圍繞會議主要目標(biāo)激勵信息，統(tǒng)一戰(zhàn)略目標(biāo)；2） 就算征詢意見過程中有相關(guān)質(zhì)疑的聲音，也在張經(jīng)理的引導(dǎo)和激勵之下達(dá)成一致；3） 沒有因為任何問題而導(dǎo)致會議的不暢，停滯不前，中斷等等；4） 并且會議在鼓動中圓滿結(jié)束，我想這是張經(jīng)理一開始就已經(jīng)預(yù)期到的結(jié)果。5、談?wù)勀銓h主持者、會議參與者的基本要求的認(rèn)識。長時間的開會是一件費(fèi)時又讓人疲憊的活動，所以對于會議主持者與會議參與者就會有一些基本要求，這對提高會議的效率有著至關(guān)重要的作用。1）會議主持者的一些要求：a. 了解所要討論的項目，并明確會議的目標(biāo)。案例中，張經(jīng)理召開的是動員會，面對項目組成員對項目進(jìn)度的懷疑，張經(jīng)理始終一直在鼓動小組成員，建立他們的信心。b. 能夠控制會議的進(jìn)程，鼓勵與會者積極發(fā)言。當(dāng)張經(jīng)理見大家不再說話，就問大家是否還有問題，希望會議的議題能夠面面俱到。c. 對于與會者提出的問題，給予相應(yīng)的回答，而非含糊其辭。就設(shè)備組組長劉工提出的場所和辦公設(shè)施問題，張經(jīng)理指出公司已經(jīng)考慮到了這個方面，當(dāng)場給出了臨時辦公區(qū)的位置。2）會議參與者的一些要求：a. 能夠按照會議的要求積極發(fā)言。在緊急會議這個案例中，當(dāng)張經(jīng)理向項目組成員征詢意見時，規(guī)劃組組長王剴高工首先積極發(fā)言提出自己的想法。b. 在會后能夠執(zhí)行會議中達(dá)成的計劃，積極實現(xiàn)會議的目標(biāo)。會議參與者的執(zhí)行是項目計劃得以實施最重要的環(huán)節(jié)，這也是在會議結(jié)束時張經(jīng)理鼓動大家振作精神的原因之一。c. 能夠在會后的執(zhí)行階段反饋執(zhí)行情況。執(zhí)行情況的反饋使得項目小組組長及其他成員對項目的進(jìn)度執(zhí)行、成本運(yùn)行狀況有更加清楚的認(rèn)識，有利于項目的質(zhì)量、進(jìn)度與成本管理。6、試述成功召開一次基層各部門領(lǐng)導(dǎo)參與的工作協(xié)調(diào)會應(yīng)該做好哪些準(zhǔn)備？開會是一種既耗時費(fèi)力又令人疲倦的活動，因此要成功的召開一次會議需要做好充分的準(zhǔn)備。1） 明確會議的目的和目標(biāo)在開會之前一定要明確通過這次會議想要達(dá)到什么目的，用書面形式將會議的目的與目標(biāo)記錄下來。尤其是像案例中張經(jīng)理召集了所有項目組成員開會，參與人數(shù)較多，如果沒有明確目標(biāo)的話，很可能會在大家討論你一言我一語中偏離主題，達(dá)不到會議的效果。2） 提前分發(fā)會議備忘錄在會議召開之前，將備忘錄發(fā)放到與會者，讓他們有充足的準(zhǔn)備時間，從而節(jié)約會上思考及準(zhǔn)備時間，提高會議效率，促進(jìn)會議成功召開。案例中的劉工也是因為在會議前了解了會議的主題，所以提前了解了該行業(yè)其他公司生產(chǎn)線籌備時間，才能在會上對本次項目進(jìn)度作出一定的評估，提高了會議的效率。3） 控制好會議進(jìn)程在