軟考-高級項目經理-信息系統(tǒng)項目管理師論文-溝通管理.docx

溝通管理 -信息系統(tǒng)項目管理師論文2013年5月，我作為項目經理參與了 XX 市第一人民醫(yī)院PACS/RIS項目的建設，該項目投資共 80 萬元人民幣，建設工期為 3個月，通過該項目的建設，構建了該醫(yī)院醫(yī)學影像的存儲、通訊及全影像科室信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)學影像信息數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡化的運行和管理；實現(xiàn)醫(yī)學影像信息與醫(yī)院現(xiàn)有的跨系統(tǒng)信息集成及流程管理；最終達到全部影像資料的數(shù)字化存儲與歸檔管理，實現(xiàn)影像軟閱讀、無片化的院內動作模式。，該項目于 2013年 8 月， 通過了業(yè)主方的驗收， 贏得了用戶的好評。 本文結合作者的實際經驗， 以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的溝通管理，主要從如下幾個方面進行了闡述： 編制溝通管理計劃、信息分發(fā)、績效報告、項目干系人管理。2013 年 5 月，我作為項目經理參與了XX市第一人民醫(yī)院PACS/RIS項目的建設，該項目投資共 80 萬元人民幣，建設工期為 3個月 ，通過該項目的建設，構建了該醫(yī)院醫(yī)學影像的存儲、通訊及全影像科室信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)學影像信息數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡化的運行和管理；實現(xiàn)醫(yī)學影像信息與醫(yī)院現(xiàn)有的跨系統(tǒng)信息集成及流程管理；最終達到全部影像資料的數(shù)字化存儲與歸檔管理，實現(xiàn)影像軟閱讀、無片化的院內動作模式。該系統(tǒng)采用C+語言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用sql server 2008 R2，采用C/S架構，兩臺IBM X3850服務器采用windows 2008 R2雙機cluster群集架構。由于本項目涉及一個管理科室，五個業(yè)務科室，因此，溝通管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經理，除了對其余管理領域進行嚴格把控外，特別對溝通管理從如下幾個方面進行了管理。1、 編制溝通管理計劃作為一名合格的項目管理者，做任何事情之前都應該做好計劃，由于該項目涉及干系人較多，所以在指定項目溝通計劃之前，我首先對項目干系人進行了分類，并對其各自的特點進行了分析：該項目的主要干系人包括：客戶方的領導管理層?？蛻舴降膶嶋H業(yè)務操作人員、我公司高層領導、項目開發(fā)團隊成員。各類人員均有其不同的特點，同時也有著不同的溝通需求。客戶方的領導管理層是整個項目的關鍵干系人，必須對他們提車的需求予以高度重視，溝通方式也要比較正式，溝通文檔要規(guī)范化。對于項目團隊的成員，他們的技術水平高，創(chuàng)造性槍，但同時也擁有一定的個性。因此在溝通過程中，更應注重他們的特點，并且溝通方式要靈活多樣，這樣才能保障信息傳遞的高效和準確。而作為我方公司的高層領導，他們所需要得到的信息則更偏向成本、效益方面；所以對于他們而言，簡明扼要的項目匯報材料、績效報告就是與他們實現(xiàn)有效的溝通，并取得他們對項目的支持與信任的有效手段。比如：由于此次項目甲方的負責科室是信息科，我們平時也是和信息科的人員溝通，所以在做計劃時，把信息科主任作為甲方的第一溝通對象，進行整個項目工作詳細的溝通，其他五個業(yè)務科室都各挑選一名科室管理員，進行項目實施的溝通，但是信息科和下面科室是平級的，可能在協(xié)調事情時，下面科室會不配合，所以特意把主管信息這塊的院長也列入到計劃中，遇到難以協(xié)調的問題到時可以讓其幫助協(xié)調。并計劃每周都要和信息科主任溝通項目的進展情況以及需要協(xié)調的事宜，并且要在每周五下班前，將整理好的項目周報，以電子郵件的方式發(fā)給信息科主任。2、 信息的分發(fā)信息分發(fā)是向各項目干系人及時的提供所需要的信息。隨著項目的推進，每到一個關鍵節(jié)點，我都會要求項目團隊整理好各干系人需要的相關項目信息，經過我審核確認無誤后，按不同的干系人分別羅列不同的信息，比如，將整個項目的進度情況及需要醫(yī)院配合的信息打印出來，找信息科主任當面溝通，并讓他簽收，還會通過電子郵件再發(fā)送給信息科主任，抄送給主管信息院長。其他醫(yī)技科室就把他們本科室的項目進展與科室管理員進行溝通。我還建立了一個項目QQ群，把我們項目小組的成員，以及醫(yī)院相關的項目干系人都加進來了，平時也能實時溝通交流，醫(yī)院有些人由于從未接觸過PACS/RIS，對一些專業(yè)用語不太了解，所以我們溝通時盡量把一些難懂的專業(yè)術語口語化解釋。而公司內部我也會將每周項目周報，通過郵件發(fā)送給部門總監(jiān)以及此項目的銷售人員。3、 績效報告項目小組每周一都要召開項目周例會，各小組成員都要在會議上對照工作計劃，核對有無按照計劃完成應該完成的工作，如果有工作未按計劃完成，需解釋具體原因，大家一起研究如何解決問題，并指定相關負責人，限期完成。檢查已完成的工作，并預測項目的進展。會后整理好績效報告，按各干系人的需求發(fā)送給他們，起初各科室管理員認為這些績效報告對他們無用，他們并不會去看這些文檔，并有些排斥，認為是在浪費他們的時間。我發(fā)現(xiàn)后，及時的與他們溝通，告訴他們這個績效報告能讓他們充分了解項目進行情況，以及他們科室申請的變更狀態(tài)，這樣才能讓項目有序的進行。通過我多次溝通后，他們都能理解這么做的原因，并且有時還會主動過來與我們溝通項目情況。4、 項目干系人的管理本項目干系人較多，而且各干系人的立場都不相同，為了平衡各干系人的期望，干系人的管理就尤為重要。在項目實施的過程中，由于從他們之前使用的系統(tǒng)更換成我們的系統(tǒng)，難免會產生一些需求，用戶提出需求后，我們會積極與他們溝通，如果是一些不合理的需求，我們也會和他解釋，為什么不能這樣修改。比如我們系統(tǒng)有一個手工登記的功能，沒收費的病人也可以錄入系統(tǒng)，并能發(fā)出報告，院長認為這樣會是個漏洞，方便醫(yī)技科室給熟人做免費的檢查，影響醫(yī)院的收入，院長想從管理的角度，限制這種情況，提出必須要收費的檢查，我們系統(tǒng)才能錄入并出報告。經過與各科室溝通，平時會有一些非常緊急的病人，必須要先檢查，出報告后再去補費，如果限制了手工登記，則此部分特殊病人將無法及時檢查，會影響到醫(yī)生及時診斷，耽誤治療。最后各方商討出一個方案，通過賬號權限管理，每個醫(yī)技科室都有一部分醫(yī)生有手工登記的權限，這樣的話，能盡量減少科室醫(yī)生給熟人做檢查的情況，也能讓緊急病人正常就診。并且月底會將此部分手工錄入的檢查與醫(yī)院收費系統(tǒng)逐一核對，如果手工錄入的報告無法找到對應的收費，則會追溯到此份報告的書寫醫(yī)生，進行處理。院長也認可這個方案，最后這個矛盾順利解決。經過我們團隊的努力，項目如期通過甲方的驗收，建成了醫(yī)院醫(yī)學影像的存儲、通訊及全影像科室信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化了醫(yī)技檢查的流程，方便了臨床醫(yī)生快速的調閱病人的診斷報告和檢查影像，也方便了病人做檢查。得到了醫(yī)院各科室的一致好評。本項目的成功得益于本人成功的溝通管理，當然，本項目中，還有一些不足之處，比如：在項目的實施過程中，由于醫(yī)