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設想很多公司中會發(fā)生的這么一個場景：報銷出差費用。首先員工必須填寫一張出差費用報銷單，自己計算出總金額。同時他必須記住費用報銷的有關規(guī)定。當他填完表單，自己核算一遍，發(fā)現(xiàn)一個計算錯誤，不得不重新填寫一張單子，因為財務規(guī)定單據(jù)不得涂改。然后他把單子交給部門經(jīng)理審批。而此時經(jīng)理正忙于做部門預算，這可比一張幾百元的報銷單重要多了。因此報銷單在經(jīng)理的桌子上擱了一個星期。當他著手處理這張報銷單時，已經(jīng)忘了是為了哪樁業(yè)務而發(fā)生的費用，于是他打電話給員工來確認這件事。這位員工這時正在給一個客戶打電話，于是經(jīng)理給他一個電話留言。最后員工給經(jīng)理回電話說明情況，經(jīng)理在報銷單上簽了字。接著報銷單交到了財務部門的出納手上。出納按慣例全部重新計算一遍，確認沒有任何差錯后，將報銷單放入下一批付款的單據(jù)隊列中。員工一直沒等到錢，擔心會不會出差錯，于是打電話給財務部門，請他們查一查，出納幫他在一大堆單據(jù)里面找了半天，查到了那張報銷單，便告訴員工再等兩天就可以拿到錢了。等員工拿到這筆錢可能已經(jīng)是他開始填報銷單兩個星期以后的事情了。公司在處理這張報銷單上所花費的時間和金錢與區(qū)區(qū)幾百元的報銷金額是不相稱的。然而往往并沒有意識到在這方面的浪費，的確也沒有辦法來知道處理一張報銷單的開銷有多大。報銷是一個很簡單的行政類流程，公司內(nèi)還存在著比報銷復雜得多的流程，在每個流程上浪費的時間金錢累積起來是一個可觀的數(shù)字。工作流自動化軟件將徹底解決這個問題。仍以報銷為例，采用東蘭公司的工作流自動化軟件以后，員工出差回來后，電腦上的任務列表里已經(jīng)有了一張空白報銷單，系統(tǒng)已經(jīng)根據(jù)員工出差前在出差申請流程中輸入的信息將相關輸入項填好，員工只需要輸入他必須提供的信息。系統(tǒng)自動計算出總金額，決無計算差錯。如果員工在規(guī)定的時間里沒有填報銷單，系統(tǒng)會用Email發(fā)出催辦信。填完后員工點擊“確定”按鈕，這張電子化的報銷單立即流轉(zhuǎn)到部門經(jīng)理那里，出現(xiàn)在經(jīng)理的任務列表上。經(jīng)理如果在規(guī)定的日期之前沒有處理，系統(tǒng)會給出警告。經(jīng)理不必打電話問員工為哪樁業(yè)務報銷，因為報銷是出差費用流程的一部分，這張報銷單是系統(tǒng)根據(jù)先前批準的出差申請而生成的。經(jīng)理處理后，報銷單流轉(zhuǎn)到財務部的出納那里，出納不必檢查有沒有計算錯誤，因為肯定是正確的。員工很快就拿到了報銷的錢。這張報銷單的有關數(shù)據(jù)最后自動傳遞給公司的財物軟件。整個過程高效而簡潔，沒有差錯。手工處理的工作流，特別是對于那些需要參與人員閱讀或填寫數(shù)據(jù)的流程，當一個處理者看完或填寫了他對應的部分后，這些資料與數(shù)據(jù)需要手動傳遞到下一個處理者手中。在這種場合中，每一個參與者都必須進行處理流程的培訓。為了了解任務的狀態(tài)，必須挨個詢問，通常很不方便，有時還會發(fā)生丟失資料的情況，處理結果還是以文檔方式歸檔的，給查詢、報表及知識的再利用帶來許多不便，而且因為缺乏處理過程的記錄，處理的周期與成本、員工的效率都很難度量。企業(yè)處理表單中投入的成本如單據(jù)轉(zhuǎn)送、查詢、延誤、遺失、重復填表等，往往造成無形的管理黑洞，吞噬企業(yè)利潤與降低競爭力。許多公司存在著以下一些情況：很多時間與精力浪費在表單的傳遞上；審批過程效率低下，與高效的企業(yè)形象不符；公司有規(guī)定的業(yè)務流程，但常常不能按規(guī)定實施；因沒有處理過程的記錄，使效率低下的狀況得不到改變；數(shù)據(jù)沒有歸檔，知識得不到再利用；處理時間、費用、效率等不容易度量；關鍵業(yè)務流轉(zhuǎn)常常