某公司檔案管理辦法.doc

某公司檔案管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司檔案管理，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、企業(yè)檔案管理規(guī)定，并結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 公司檔案是指公司各部門在經(jīng)營(yíng)管理中形成的，具有查考利用價(jià)值和原始憑證作用、并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的各種不同形式的歷史記錄。第三條 檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。公司授權(quán)綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)公司歷年檔案的保管與利用；各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門當(dāng)年文件材料的收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用。部門總經(jīng)理對(duì)本部門檔案管理工作負(fù)有直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，綜合管理部對(duì)公司檔案管理工作負(fù)有監(jiān)督和指導(dǎo)責(zé)任。 第二章 歸檔范圍及分類第四條 公司各種具有保存價(jià)值的文件材料（包括電子文檔）、技術(shù)軟件、音像制品等均屬歸檔范圍。其中，文件包括：公司戰(zhàn)略規(guī)劃、工作計(jì)劃、技術(shù)資料、人事資料、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第五條 檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為四類：管理類、會(huì)計(jì)類、業(yè)務(wù)類、研究類。檔案分類檔案細(xì)分管理類文書檔案（公司發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、總部批復(fù)、各類通知、商務(wù)函件、傳真、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等）人力資源管理檔案（與人事管理相關(guān)的制度與辦法、人事檔案、薪資檔案、勞動(dòng)合同、考核結(jié)果等）會(huì)計(jì)類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)合同正本及其他業(yè)務(wù)類企業(yè)情況介紹、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目可行性報(bào)告、立項(xiàng)文件、審批文件、融資建議書及分析報(bào)告、融資工作計(jì)劃書、分立改制重組方案、財(cái)務(wù)顧問(wèn)合同、會(huì)談紀(jì)要、備忘錄、往來(lái)傳真、項(xiàng)目情況總結(jié)、部門刊物及其他等業(yè)務(wù)類評(píng)級(jí)或評(píng)估企業(yè)的情況、財(cái)務(wù)報(bào)表及經(jīng)營(yíng)情況、企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、評(píng)級(jí)、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議、會(huì)計(jì)師事務(wù)所審核情況、信用評(píng)定記錄、信用等級(jí)證書復(fù)印件及簽發(fā)單、會(huì)議紀(jì)要、部門刊物等研究類專題研究、分析報(bào)告、研究月刊、網(wǎng)絡(luò)信息管理等第三章 文件的收集、整理與歸檔第六條 歸檔文件的收集各部門人員要積極配合檔案管理員的工作。所有的文件材料采取“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)負(fù)責(zé)收集”的原則，所有員工有責(zé)任將本職工作中辦理完畢的、符合歸檔要求的文件材料收集整理齊全，列明清單后交部門檔案管理員；由檔案管理員按歸檔文件的整理原則進(jìn)行整理歸檔，并將所有符合歸檔要求的電子檔案上傳到公司辦公網(wǎng)公共文件柜各部門文件柜，并備份紙制清單存查。第七條 歸檔文件的整理整理原則：遵循歸檔文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理要求：認(rèn)真審核歸檔文件材料的真實(shí)性和完整性；對(duì)已破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或褪變的文件材料應(yīng)予復(fù)印，且復(fù)印件附于原件后一并歸檔。第八條 管理類檔案的歸檔管理類檔案：按文件的種類分別立卷。對(duì)同一年度、同一類別的文件立卷，一般按照文件材料形成時(shí)間的先后順序，正本在前、定稿在后進(jìn)行排序，如有與該文件有密切聯(lián)系的相關(guān)材料應(yīng)依次排列在后。會(huì)計(jì)類檔案：按國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。由財(cái)務(wù)人員按歸檔要求整理歸檔。第九條 業(yè)務(wù)類檔案的歸檔辦理債務(wù)融資、項(xiàng)目融資、企業(yè)改制、重組、兼并收購(gòu)、不良資產(chǎn)處置等財(cái)務(wù)顧問(wèn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的文件材料，按單個(gè)項(xiàng)目組卷，一項(xiàng)一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件按結(jié)論性報(bào)告在前，其它文件按時(shí)間順序依次排列在后。第十條 研究類檔案的歸檔一般按專題組卷，一專題一卷或數(shù)卷。專題內(nèi)文件按結(jié)論性文件在前，其它文件按時(shí)間順序依次排列在后。第十一條 編目編寫頁(yè)碼：卷內(nèi)文件排序后，用阿拉伯?dāng)?shù)字在文件右下角按順序編寫頁(yè)碼。雙面印刷的作為兩頁(yè)編寫頁(yè)號(hào)，翻面的頁(yè)號(hào)編寫在左下角。填寫卷內(nèi)目錄：序號(hào)卷內(nèi)文件的順序號(hào)；文件名稱文件的標(biāo)題；文號(hào)歸檔文件的發(fā)文號(hào)（沒文號(hào)的文件不填）；發(fā)文時(shí)間文件的形成時(shí)間；頁(yè)數(shù)歸檔文件所在的頁(yè)碼；備注注釋文件需說(shuō)明的情況。裝盒：將整理好的歸檔文件按一盒一卷或一盒數(shù)卷裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒背及備考表等項(xiàng)目。檔案盒封面填寫案卷標(biāo)題；盒背填寫檔號(hào)、檔案年度、檔案保存期限及卷內(nèi)文件件數(shù)，其中檔號(hào)是指檔案排列順序號(hào)，它由二部分組成即“檔案形成部門名稱前兩個(gè)字的拼音縮寫”“檔案順序號(hào)”，例如，綜合管理部1號(hào)檔案可用ZH1表示，若同一項(xiàng)目的文件材料需裝多個(gè)檔案盒的可編小號(hào)，如ZHX-1 ZHX-2 ZHX-3。備考表一般置于盒內(nèi)文件之后，包括：盒內(nèi)文件說(shuō)明文件需說(shuō)明的情況，如文件的缺損、修改等需要說(shuō)明的問(wèn)題；整理人負(fù)責(zé)整理卷內(nèi)歸檔文件人員姓名；日期歸檔文件整理完畢日期。編寫案卷目錄：檔號(hào)每卷檔案的順序號(hào)；名稱案卷的標(biāo)題；時(shí)間卷內(nèi)文件的起止時(shí)間；頁(yè)數(shù)卷內(nèi)文件的起止頁(yè)碼；柜號(hào)檔案存放具體柜子的編號(hào)；備注注釋卷內(nèi)需說(shuō)明的情況。第十二條 歸檔時(shí)間。管理類檔案為次年1月31日前歸檔；其它檔案在檔案形成部門保存一年，于第二年1月31日前向綜合部移交。檔案移交時(shí)，必須填寫檔案移交清冊(cè)（附表1），一式兩份，一份留檔案形成部門，一份隨檔案移交綜合管理部。第四章 檔案保管與利用第十三條 檔案要專柜存放，檔案的保管要做到防火、防光、防塵、防蟲蛀、防盜、防有害生物和防潮，確保檔案安全。電子版本檔案統(tǒng)一保存在銀通辦公網(wǎng)上的公共文件柜里，各部門總經(jīng)理要定期查看部門文件柜的檔案的內(nèi)容是否符合歸檔要求、文件數(shù)目是否齊全。網(wǎng)絡(luò)管理員要定期備份電子文檔。第十四條 檔案保存期限：永久保存、十五年保存、五年保存、一年保存。凡反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司建設(shè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案均屬于永久保存范疇。主要包括：公司規(guī)章制度；公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、決策、專題研究、分析報(bào)告、研究月刊、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100 萬(wàn)元以上的合同；處理重要業(yè)務(wù)形成的檔案；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、公司領(lǐng)導(dǎo)人任免；召開重要會(huì)議的文件材料；年度財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿；人事資料；大型活動(dòng)圖片、音像資料等。凡反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案均屬于十五年保存范疇。主要包括：一般工作文件材料、一般會(huì)議的主要文件材料、人事管理工作中形成的一般文件材料、會(huì)計(jì)憑證、評(píng)級(jí)評(píng)估協(xié)議、金額在100 萬(wàn)元以內(nèi)的合同等。凡在較短時(shí)間對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的檔案均屬于五年保存范疇。主要包括：一般事務(wù)性的文件材料；階段性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料；期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項(xiàng)目方案。 凡在短期內(nèi)對(duì)本公司有參考價(jià)值的檔案均屬于一年保存范疇。主要包括：部門工作計(jì)劃及總結(jié)；完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告；一般企業(yè)參考資料及完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要的文件材料。第十五條 檔案的借閱各部門人員因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，均須填寫檔案調(diào)閱單（附表2），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。管理類、業(yè)務(wù)類、研究類非機(jī)密檔案的調(diào)閱須部門總經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須公司分管總經(jīng)理核準(zhǔn)，機(jī)密檔案的調(diào)閱須公司總經(jīng)理核準(zhǔn)。第十六條 檔案管理員必須嚴(yán)格按照檔案調(diào)閱單的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。查閱人未經(jīng)許可不得擅自復(fù)印、拍照，嚴(yán)禁涂改、拆換或?qū)⒃槌?。第十七條 檔案借閱完畢后，檔案管理員要對(duì)檔案進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)借閱人損壞檔案的，要及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并追究當(dāng)事人責(zé)任。第十八條 檔案調(diào)閱單由檔案管理員留存?zhèn)洳椤?第十九條 電子版本檔案的查閱遵照上述規(guī)定執(zhí)行。第六章 檔案的鑒定與銷毀第二十條 超過(guò)保存期，經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。第二十一條 需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)檔案銷毀清單（附表3），經(jīng)檔案形成部門總經(jīng)理審查簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可銷毀。第二十二條 非機(jī)密檔案由分管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)密檔案由公司總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。第二十三條 檔案銷毀清單由綜合管理部永久保存。 第七章 附則第二十四條 本辦法的制定、修改、解釋權(quán)屬于公司。第二十五條 本辦法自印發(fā)之日起實(shí)施。附件1 ：檔案移交清冊(cè)案卷標(biāo)題 案卷數(shù)量 卷卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù) 頁(yè)移交部門 經(jīng)辦人 （簽章）接收部門 經(jīng)