惠州時代系統(tǒng)流程主要操作說明.doc

惠州時代百貨業(yè)務流程說明文檔廣州融通系統(tǒng)集成有限公司 業(yè)務流程說明文檔目錄1.合同引入流程11.1業(yè)務流程圖11.2系統(tǒng)操作說明12.新商品引入流程22.1業(yè)務流程圖22.2系統(tǒng)操作說明23.商品訂貨流程33.1流程圖33.2系統(tǒng)操作說明34.門店收貨流程44.1流程圖44.2系統(tǒng)操作說明45.供應商退貨流程55.1流程圖55.1.1系統(tǒng)流程圖55.1.2系統(tǒng)操作說明56.商品報損流程66.1流程圖66.2系統(tǒng)操作說明67.調(diào)價流程77.1流程圖77.2系統(tǒng)操作說明7 1997-2006，廣州融通系統(tǒng)集成有限公司。電話：+86-20-22221188傳真：+86-20-82529469電子郵件：- i -1. 合同引入流程1.1 業(yè)務流程圖 1.2 系統(tǒng)操作說明采購文員根據(jù)采購經(jīng)理提交的【采購合同】并有總經(jīng)理審批采購合同，錄入系統(tǒng)。（采購錄入員操作）具體系統(tǒng)操作：1、進業(yè)務中心服務器采購管理子系統(tǒng)合同管理合同編輯（由電腦部人員操作）2、進進業(yè)務中心服務器采購管理子系統(tǒng)合同管理合同財務審核（由財務部操作）3、查看供應商編碼：進業(yè)務中心服務器采購管理子系統(tǒng)合同管理合同查詢 （由電腦部人員操作）注意點：1、電腦部人員錄入合同資料時，必須確認有采購經(jīng)理簽字及財務審核的采購合同單，才能錄入系統(tǒng)2、供應商的結(jié)算方式是否已提供？3、把系統(tǒng)中已下發(fā)的供應商編碼記錄到采購合同單中2. 新商品引入流程2.1 業(yè)務流程圖 2.2 系統(tǒng)操作說明采購錄入員根據(jù)采購經(jīng)理提交的【新品引進單】錄入系統(tǒng)。（采購錄入員操作）具體系統(tǒng)操作：1、進業(yè)務中心服務器采購管理子系統(tǒng)合同管理采購協(xié)議編輯（由錄入員操作）2、進進業(yè)務中心服務器采購管理子系統(tǒng)合同管理采購協(xié)議審核（由錄入員操作）3、查看供應商編碼：進業(yè)務中心服務器采購管理子系統(tǒng)合同管理采購協(xié)議查詢 （由錄入員操作）注意點：1、錄入人員錄入商品資料時，必須確認有采購經(jīng)理簽字及財務審核的新品引進單，才能錄入系統(tǒng)2 檢查提供的商品引進單中商品類別是否正確，或是系統(tǒng)中是否已有商品類別？3 注意條碼類型，進價，售價等信息4、把系統(tǒng)中已下發(fā)的商品編碼記錄到新品引進單中3. 商品訂貨流程3.1 流程圖3.2 系統(tǒng)操作說明采購員根據(jù)采購經(jīng)理提交的商品資料為門店商品進行首次訂貨，錄入【訂貨審批單】。（采購錄入員操作）具體系統(tǒng)操作1、進業(yè)務中心采購管理子系統(tǒng)訂貨作業(yè)訂貨審批單（由錄入員操作）2、進業(yè)務中心采購管理子系統(tǒng)訂貨作業(yè)查詢訂貨審批單（由錄入員操作）注意點：1、錄入員須根據(jù)由采購經(jīng)理簽字確認的手工補貨申請單，才能在系統(tǒng)中錄入訂貨審批單2、錄入系統(tǒng)中，認真確認供應商及訂貨數(shù)量3、打印出訂貨審批單，交由采購員及采購經(jīng)理簽字，并傳真給供應商4. 門店收貨流程4.1 流程圖4.2 系統(tǒng)操作說明第一步：供應商送貨到門店，倉庫人員收貨部審核采購訂單，與供應商進行驗收商品，填寫驗收數(shù)量。（手工操作）第二步：錄入員簽字確認采購訂單，并在系統(tǒng)中找到相對應的驗收單，審核【驗收單】入庫，打印一式三聯(lián)，一聯(lián)交供應商，一聯(lián)交財務，一聯(lián)存檔備查。（錄入員系統(tǒng)操作）具體系統(tǒng)操作1、進門店系統(tǒng)采購管理子系統(tǒng)收貨作業(yè)驗收單（由錄入員操作）注意點：1、錄入員根據(jù)供應商提交來的采購訂單傳真件，在系統(tǒng)中找到相對應的驗收單2、同供應商、防損員、樓面負責人與收貨部人員進行驗收商品，并在采購訂單錄入實際商品數(shù)量，四方簽字確認3、錄入員根據(jù)四方簽字確認的采購訂單上實際驗收數(shù)量，錄入系統(tǒng)，審核單據(jù)。并打印出驗收單，將其中一聯(lián)交給供應商5. 供應商退貨流程5.1 系統(tǒng)流程圖5.2 系統(tǒng)操作說明第一步：理貨員手工填寫退貨申請單，由主管/經(jīng)理/店長審批，采購助理將退貨申請單傳真給供應商，通知供應商辦理退貨 （手工操作）第二步：收貨部與部組將核對好的手工退貨申請單交給錄入員，錄入員根據(jù)退貨申請單上的退貨數(shù)量錄入系統(tǒng)審批數(shù)量具體系統(tǒng)操作：1、進業(yè)務中心采購管理子系統(tǒng)退貨作業(yè)退貨審批單（由錄入員操作）2、進業(yè)務中心采購管理子系統(tǒng)退貨作業(yè)退貨審批單財務審核（由財務經(jīng)理審核）3、進門店系統(tǒng)采購管理子系統(tǒng)退貨作業(yè)退貨單（由門店人員操作）注意點：1、錄入員根據(jù)采購經(jīng)理及店長及收貨部及理貨員簽字確認商品無誤的手工簽字確認的退貨申請單，才能在系統(tǒng)錄入退貨審批單2、財務經(jīng)理須在業(yè)務中心退貨審批單進行財務審核3、供應商到場與收貨部、理貨員進行辦理退貨商品4、錄入員根據(jù)實際要退貨的商品，在系統(tǒng)中錄入實退數(shù)，打印出退貨單，交一聯(lián)給供應商，并由防損員簽字確認6. 商品報損流程6.1 流程圖6.2 系統(tǒng)操作說明理貨員填寫手工報損申請單兩聯(lián)，填寫清楚商品編號、名稱、報損數(shù)量、報損原因等項，經(jīng)過營運部經(jīng)理核查審批簽字確認，貴重商品須由總經(jīng)理簽字確認，經(jīng)過與防損一起清點需報損的商品，由防損員簽字，交由錄入員進行系統(tǒng)錄單，打印出報損單，交由財務部具體操作說明1、進門店系統(tǒng)庫存管理子系統(tǒng)報損作業(yè)報損申請單（由錄入員完成）2、進門店系統(tǒng)庫存管理子系統(tǒng)報損作業(yè)查詢報損單（打?。ㄓ射浫雴T完成）注意點：1、 錄入員需根據(jù)營運經(jīng)理、防損員簽字確認的手工報損申請單，方可在系統(tǒng)中錄單2、在系統(tǒng)中完成報損申請單，注意報損數(shù)量及注明報損原因，并在查詢報損單中打印出報損單，并簽字確認，留底一份。3、防損部根據(jù)打印出來的報損單同收貨部人員整理報損商品，一起銷毀4、每一單報損都必須真實正確填寫報損商品的數(shù)量，都需要經(jīng)防損和總經(jīng)理的簽字。5、生鮮部需報損的商品須當天報損，不得拖到第二天或多日累計報損；6、生鮮商品報損注意事項：生鮮部門商品因其品質(zhì)不符合繼續(xù)銷售要求須及時報損，這不僅是我們的管理需要，也是向顧客做出品質(zhì)保證承諾的具體表現(xiàn)。7. 調(diào)價流程7.1 流程圖7.2 系統(tǒng)操作說明由供應商提出或是營運部、采購部確認需要對商品進行調(diào)價，營運部經(jīng)理簽字確認手工調(diào)價單，錄入員根據(jù)調(diào)價單對系統(tǒng)進行調(diào)價。具體系統(tǒng)操作1、進業(yè)務中心銷售管理子系統(tǒng)調(diào)進（售）作業(yè)調(diào)進（售）價單（可由電腦部或是錄入員操作）注意點：1、調(diào)進價時，電腦部或是錄入員須根據(jù)采購部經(jīng)理簽字確認的調(diào)進價單，才能在系統(tǒng)中錄單，注意進價的變更2、調(diào)售價時，如果是普通商品，電腦部或是錄入員須根據(jù)營運部經(jīng)理簽字確認的調(diào)售價單，才能在系統(tǒng)中錄單，注意售價的變更及調(diào)價類型（永久調(diào)價或是促銷調(diào)價）；如果是貴重商品，還須有總經(jīng)理簽字確認方可錄入系統(tǒng)。8. 財務結(jié)算流程（供應商結(jié)算）8.1 系統(tǒng)流程說明 供應商在規(guī)定的交單日期將所有到結(jié)算期的單據(jù)交給結(jié)算員，結(jié)算員仔細檢查單據(jù)并與供應商交接清楚，特別關注退貨等結(jié)算金額負數(shù)部分的單據(jù)是否齊全。 結(jié)算員進系統(tǒng)查詢該供應商的所有往來單據(jù)，檢查是否有漏交的單。應特別關注本期“退貨單”是否交齊；并在系統(tǒng)中完成單據(jù)核對。 結(jié)算員根據(jù)采購合同，查詢本期扣項信息及該供應商的相關銷售在系統(tǒng)中錄入結(jié)算申請單，并在結(jié)算審批單處打印 財務部經(jīng)理在結(jié)算審批單上簽字，表示同意付款； 結(jié)算審批單單交總經(jīng)理審批簽字，確認是否付款； 財務經(jīng)理確認可付款； 出納付款，供應商簽字確認。8.2 流程圖9. 財務結(jié)算流程（專柜）9.1 流程說明 專柜提出結(jié)算申請； 財務部結(jié)算員根據(jù)專柜的申請，查詢打印當期的專柜銷售匯總，根據(jù)合同查詢本期扣項信息。結(jié)算員與相關采購進行溝通，明確其他扣款及專柜促銷信息； 結(jié)算員與專柜進行核對，若匯總數(shù)據(jù)存在差異，則進一步查詢明細數(shù)據(jù)，對差異進行協(xié)商調(diào)整； 結(jié)算員在系統(tǒng)中填寫結(jié)算審批單并打??； 結(jié)算審批單交采購經(jīng)理簽字； 財務部經(jīng)理在結(jié)算審批單上簽字，表示同意付款； 結(jié)算審批單交總經(jīng)理審批簽字； 財務經(jīng)理確認可付款； 出納付款。9.2 流程圖 * * * * * * * * * * * * 文 檔 內(nèi) 容 結(jié) 束 * * * * * *