檔案管理指導(dǎo)手冊(cè).doc

集團(tuán)檔案管理指導(dǎo)手冊(cè)一、檔案工作的目的和意義企業(yè)檔案工作，是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)工作之一?？梢哉f，企業(yè)檔案工作水平直接反映了企業(yè)管理水平。 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件；企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。 企業(yè)創(chuàng)立的主要目的是創(chuàng)造財(cái)富和價(jià)值；企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的目標(biāo)是保值增值、追求效益。企業(yè)檔案不僅本身具有信息資源、知識(shí)資產(chǎn)的價(jià)值，而且對(duì)企業(yè)有形資產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、管理和保值、增值具有須臾不可或缺的獨(dú)特作用。因此，有效的企業(yè)檔案管理是為企業(yè)服務(wù)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要活動(dòng)和工作。企業(yè)檔案工作圍繞企業(yè)的中心和發(fā)展目標(biāo)開展，以服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)資產(chǎn)保值增值為中心和目標(biāo)。面對(duì)企業(yè)改革、信息化建設(shè)的新形勢(shì)和新發(fā)展，貫徹落實(shí)企業(yè)檔案工作規(guī)范對(duì)企業(yè)有如下效益： （一）滿足企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理對(duì)企業(yè)核心信息資源的需要； （二）滿足國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生等管理對(duì)檔案記錄要求； （三）滿足國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求； （四）企業(yè)信息資源、知識(shí)資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，企業(yè)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益的保障； （五）保證企業(yè)在關(guān)鍵時(shí)刻及法律糾紛爭(zhēng)議中的正當(dāng)權(quán)益和證據(jù)需求； （六）風(fēng)險(xiǎn)及資產(chǎn)管理的災(zāi)備中確保企業(yè)檔案資源完整的終極手段； （七）企業(yè)信息化建設(shè)中企業(yè)核心信息資源的終極解決方案；（八）企業(yè)基業(yè)常青、歷史傳承和企業(yè)文化的有效保障。歸檔是企業(yè)原始記錄完整、有序、可利用的基礎(chǔ)，歸檔范圍應(yīng)以能夠準(zhǔn)確反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足本企業(yè)各項(xiàng)工作查考利用需要為原則。歸檔工作質(zhì)量的高與低決定了其他環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量，為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案應(yīng)有的作用，必須嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)。2、 文件形成與積累的要求文件的形成與積累是檔案管理的前奏，為保證定期歸檔工作的順利進(jìn)行，各部門對(duì)本部門形成的文件，要注意做好平時(shí)的積累工作。（一）質(zhì)量要求文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。文件一旦以某種格式被記錄下來，并以依附于某種載體的形式生成和發(fā)出，文件的內(nèi)容和記錄方式將被視為不可逆轉(zhuǎn)，因此文件形成時(shí)的記錄載體和記錄方式起著固定文件內(nèi)容和鑒別真?zhèn)蔚闹匾饔?，文件形成時(shí)質(zhì)量的高低直接影響檔案的質(zhì)量和保存使用年限。所以，要求文件形成時(shí)應(yīng)根據(jù)文件類型，特別是對(duì)那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。例如，紙質(zhì)文件材料不應(yīng)使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，而應(yīng)使用字跡、線條和影像的清晰牢固程度均符合永久或長(zhǎng)期保存要求的材質(zhì)印刷。（二）保管要求文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目部或?qū)Ｂ殭n案人員保管。文件的積累是文件形成后到歸檔前的一個(gè)必要工作環(huán)節(jié)。由于集團(tuán)各部門文件的形成者并非文件積累者，所以在各部門設(shè)置兼職檔案員負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件在形成后隨時(shí)收集積累和臨時(shí)保管，以便于部門的預(yù)立卷和按歸檔時(shí)間及時(shí)歸檔，保證應(yīng)歸檔文件的齊全、完整。因此，要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目部或?qū)?、兼職檔案人員保管。三、文件整理方法和文件歸檔要求 文件及各類資料的整理與定期歸檔是將文件資料等轉(zhuǎn)化為檔案的重要工作環(huán)節(jié)。（一）文件整理方法文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系；遵循集團(tuán)歸檔文件整理規(guī)則。1.分類。企業(yè)檔案的分類規(guī)則是：同位類之間互不相容；各子項(xiàng)之和必須窮盡母項(xiàng)；同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；分類必須按層次進(jìn)行不能跳躍。由于企業(yè)涉及范圍的多元化，形成文件相應(yīng)具有多樣性，不同部門中又可分為幾大類。例如，房地產(chǎn)總公司可分為文書、工程（文件、資料、圖紙）、人事、財(cái)務(wù)檔案等大類。2.確定保管期限。不是所有辦理完畢的文件材料都?xì)w檔，也不是所有歸檔保存的文件都具有相同的保存價(jià)值，而是依照國(guó)家、行業(yè)等有關(guān)規(guī)定和企業(yè)的具體需要，結(jié)合立檔單位的實(shí)際情況，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同保管期限。在保持文件有機(jī)聯(lián)系的前提下，整理在一個(gè)保管單位或一個(gè)案卷中文件的保管期限應(yīng)是相同的。具體參照各類文件歸檔基本范圍與保管期限。 3.確定年度。根據(jù)文件形成年度確定。 4.確定文件排列順序。根據(jù)文件形成日期（月、日）確定。一份完整的文件形成過程中，有的會(huì)有若干子文件在不同日期形成，以最后子文件形成日期排序。5.確定文件內(nèi)順序。一份文件內(nèi)子文件的排序遵循形成時(shí)間先后順序。當(dāng)子文件形成時(shí)間與文件的形成規(guī)律相沖突時(shí)，應(yīng)遵從文件形成規(guī)律，便于保管利用。6.對(duì)有字跡不清楚或破損性文件進(jìn)行搶救性修復(fù)。（二）文件歸檔要求集團(tuán)總部及所屬各部門的責(zé)任人應(yīng)履行有關(guān)檔案工作職責(zé)： 首先，注意文件材料的形成；第二，注意文件材料的收集、整理；第三，按單位確定的整理辦法進(jìn)行預(yù)整理；第四，注意將預(yù)整理后的文件材料及時(shí)移交歸檔。1.歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求；2.歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔；3.非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔；4.歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；5.兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 （三）其它檔案與資料的收集、歸檔 參照國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法（檔發(fā)字19986號(hào)）、根據(jù)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)范（集發(fā)201210號(hào)）收集檔案和資料。1.接收集團(tuán)所屬部門因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬于本集團(tuán)所有的檔案；2.集團(tuán)按照資產(chǎn)的紐帶關(guān)系和管理權(quán)限，接收無法人資格的所屬部門檔案，特別是那些不具備長(zhǎng)期保管檔案條件的所屬部門，集團(tuán)總部為保障檔案資源的安全性和完整性，有接收其檔案的權(quán)力和義務(wù)；3.對(duì)于社會(huì)媒體、相關(guān)咨詢?cè)u(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)本企業(yè)的宣傳報(bào)導(dǎo)、新聞簡(jiǎn)訊等資料，集團(tuán)總部相關(guān)部門可根據(jù)需要進(jìn)行收集，以利于企業(yè)自身的宣傳和豐富企業(yè)文化建設(shè)；4.根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要有針對(duì)性的收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的作息和數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)圖書、檔案、情報(bào)等多種信息資源的整合利用，更好地為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)；5.除按規(guī)定必須歸檔的文件材料外，根據(jù)集團(tuán)發(fā)展需要，采取多種形式和途徑向社會(huì)、企業(yè)員工征集不同年代、不同發(fā)展時(shí)期與集團(tuán)相關(guān)的照片、錄音錄像，有一定歷史價(jià)值的手稿、文本等，以豐富集團(tuán)檔案的內(nèi)容，從不同的側(cè)面反映集團(tuán)發(fā)展和員工成長(zhǎng)的歷史全貌。 4、 檔案移交范圍 （一）經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群工作類，上一年度及更早時(shí)間形成的文件材料；（二）科學(xué)技術(shù)研究類、產(chǎn)品生產(chǎn)類；（三）設(shè)備儀器檔案類；（四）項(xiàng)目建設(shè)類；（五）會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類;（六）實(shí)物檔案類；（七）聲像檔案類；（八）電子檔案類。（詳細(xì)參照各類文件歸檔范圍與保管期限 五、檔案移交程序 （一）各立檔單位應(yīng)重視文件材料的歸檔程序，即文件材料歸檔時(shí)，文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案移交登記表（見附表A1）。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)，應(yīng)由項(xiàng)目管理部門就項(xiàng)目概況、項(xiàng)目檔案管理情況等方面編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）交接雙方