物美集團(tuán)大宗采購工作指南.doc

物美集團(tuán)大宗采購工作指南說明：大宗采購是指超過各業(yè)態(tài)公司總銷售額1或全年采購金額超過2000萬人民幣的品項。一、 目的建立和執(zhí)行這個制度是為了建設(shè)物美集團(tuán)高水平的采購環(huán)境，提高供應(yīng)商的素質(zhì)和供貨質(zhì)量，保證商品供貨的穩(wěn)定，防止發(fā)生質(zhì)量意外事故，同時可以降低采購成本，防止采購中的徇私舞弊。但對象可口可樂、寶潔、聯(lián)合利華、花王、達(dá)能、帕爾瑪特這樣物美沒有議價能力的供應(yīng)商，可能也不能采取這套工作指南。這套工作指南的特點是在制度管理部設(shè)置第三方詢價（至少需兩人）和大宗采購監(jiān)督員（至少需三人，其中一人負(fù)責(zé)監(jiān)督計劃制定、監(jiān)督流程控制、監(jiān)督要點設(shè)定；一人負(fù)責(zé)監(jiān)督過程復(fù)核、資料審查；一人負(fù)責(zé)資料收集、檢驗、鑒別。）二、 工作流程圖后備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作規(guī)范，數(shù)據(jù)庫管理操作規(guī)范銷售模塊訂貨訂單處理操作規(guī)范：新品開發(fā)操作規(guī)范：老品補(bǔ)貨老品新合同新品供應(yīng)商資格認(rèn)證操作規(guī)范：認(rèn)證計劃、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證程序、認(rèn)證方法、認(rèn)證結(jié)果處置、認(rèn)證表格匯總新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作規(guī)范：第三方詢價模塊庫存充足采購合同作業(yè)操作規(guī)范：預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準(zhǔn)、簽約、記帳促銷計劃訂貨操作規(guī)范：庫存不足配送模塊配送指令合同執(zhí)行操作規(guī)范：時間、數(shù)量、質(zhì)量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn)流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索預(yù)算模塊結(jié)算支付申請操作規(guī)范：執(zhí)行模塊集團(tuán)信息系統(tǒng)：采購品項數(shù)量和價格、市場價格、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、合同執(zhí)行數(shù)據(jù)、預(yù)算數(shù)據(jù)、結(jié)算數(shù)據(jù)監(jiān)控模塊采購流程圖三、 相關(guān)各方職責(zé)1集團(tuán)總裁（1）。主持供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購合同評審，控制會議進(jìn)程，協(xié)調(diào)各種矛盾和沖突。保證工作按既定程序和標(biāo)準(zhǔn)完成。（2）。聘請供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購合同評審的咨詢專家。（3）。參考各種信息，形成決議，確定合格供應(yīng)商，批準(zhǔn)大宗采購合同的簽約和執(zhí)行。2認(rèn)證委員和評審委員： 主要由四個業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理，四個業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)、集團(tuán)財務(wù)部總監(jiān)、集團(tuán)制度管理部總監(jiān)、集團(tuán)法律事務(wù)部總監(jiān)以及其他聘請人員組成。 根據(jù)咨詢專家調(diào)查報告，評價意見，供應(yīng)商自報材料，第三方詢價報告，其他調(diào)查報告和信息，具體工作人員的現(xiàn)場說明，投票決策。3大宗采購監(jiān)督人員：（1）。執(zhí)行和監(jiān)控的關(guān)鍵點：供應(yīng)商認(rèn)證；合同議價；合同執(zhí)行監(jiān)控。（2）。執(zhí)行和監(jiān)控的內(nèi)容：a. 檢查是否按程序完成工作*.供應(yīng)商認(rèn)證程序：核實文件、實地調(diào)查、資質(zhì)評估、會審、儲備、簽約、汰換等等。*.合同議價程序：預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準(zhǔn)、簽約、記帳等等。*.合同執(zhí)行監(jiān)控程序：時間、數(shù)量、質(zhì)量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn)流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索等等。b. 檢查工作標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)到*.供應(yīng)商認(rèn)證工作標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)模、管理、質(zhì)量、裝備、合作度、價格、能力、競爭力評價等等。*.合同議價工作標(biāo)準(zhǔn)：雙贏，長期合作，附加條件優(yōu)惠，價格理想（市場平均價），其他代價低，風(fēng)險可控等等*.合同執(zhí)行監(jiān)控工作標(biāo)準(zhǔn):完成率，可靠性，異常率等等。c. 檢查預(yù)定工作方法是否執(zhí)行，應(yīng)用的工具是否完整和合格d. 檢查工作是否按時完成*.供應(yīng)商認(rèn)證工作時間表*.合同議價工作時間表*.合同執(zhí)行工作監(jiān)控時間表e. 檢查所附圖、表、單是否規(guī)范、完整*.供應(yīng)商認(rèn)證所附圖、表、單：*.合同議價所附圖、表、單：*.合同執(zhí)行監(jiān)控所附圖、表、單：f. 現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商g. 現(xiàn)場巡查配送、驗收、質(zhì)檢、收貨、運輸、庫存等等、4第三方詢價人員：（1）。定期對樣本商品進(jìn)行市場調(diào)查和網(wǎng)絡(luò)查詢；（2）。協(xié)調(diào)各下屬單位采購與銷售在進(jìn)貨價格高低上的扯皮，以便分清責(zé)任，精確考核；（3）。為監(jiān)督控制采購合同議價提供依據(jù)；（4）。實時掌握競爭對手的經(jīng)營企圖等等。）5大宗采購績效考核人員按物美集團(tuán)績效考核辦法進(jìn)行考核。6大宗采購咨詢專家主要由物美內(nèi)部有經(jīng)驗的采購人員、財務(wù)人員和店鋪銷售人員組成，由集團(tuán)總裁聘請，給一定報酬，定期輪換。主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場調(diào)查供應(yīng)商的資質(zhì)、規(guī)模、質(zhì)量管理水平、衛(wèi)生管理水平、生產(chǎn)管理水平、運營管理水平、配送能力、財務(wù)狀況等等，并作出個人評價，以供集團(tuán)決策。四、 程序和方法1供應(yīng)商資格認(rèn)證（1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備（2）。投寄招標(biāo)文件（3）。檢核投標(biāo)文件（4）。樣品檢驗和評估（5）。供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查（6）。供應(yīng)商資格評估（7）。會審（8）。投寄供應(yīng)商入圍通知2大宗采購合同評審（1）。大宗采購合同評審準(zhǔn)備（2）。供應(yīng)商報價（3）。議價和第三方詢價（4）。其他附加條款（5）。專家審核（6）。會審（7）。核實a. 預(yù)算b. 價格c. 法律（8）。簽約3大宗采購合同執(zhí)行（1）。供貨時間和數(shù)量控制（2）。商品質(zhì)量和衛(wèi)生控制（3）。商品價格、包裝、規(guī)格、品種搭配和品項控制（4）。運輸、配送、保險、返傭和贊助控制（5）。商品促銷計劃控制（6）。商品生產(chǎn)流程控制（7）。異常預(yù)警、汰換（8）。合同修改（9）。退貨和索賠4大宗采購合同支付（1）。單據(jù)核實（2）。對帳（3）。審核a. 預(yù)算b. 第三方詢價c. 質(zhì)檢（4）。傳票（5）。劃款五、 主要表單1供應(yīng)商資格認(rèn)證（1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式（2）。大宗采購招標(biāo)邀請格式（3）。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式（4）。樣品檢驗和評估表格式（5）。對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式（6）。供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表格式2大宗采購合同評審（1）。大宗采購合同評審準(zhǔn)備工作清單格式（2）。大宗采購合同專家審核表格式（3）。簽約程序傳票格式（4）。大宗采購合同要點為降低工作成本和磨合成本，盡量使用物美原來的工作程序和表單，這樣可以盡快的取得成效。附錄：主要表單格式1供應(yīng)商資格認(rèn)證（1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單（1）。完成分店鋪商品規(guī)劃（2）。完成新開店鋪計劃和商品規(guī)劃（3）。完成大宗采購招標(biāo)計劃（4）。印刷大宗采購招標(biāo)邀請書（5）。印刷供應(yīng)商投標(biāo)書（6）。印刷樣品檢驗和評估表（7）。印刷供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單（8）。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表（9）。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證會審表（10）。印刷供應(yīng)商入圍通知（2）。大宗采購招標(biāo)邀請格式物美集團(tuán)大宗采購招標(biāo)邀請書編號;交貨時間：數(shù)量、交貨批次：規(guī)格、包裝：品項：促銷條件：交貨地點：退貨條件：支付條件：支付方式：驗收辦法：衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：初審合格招標(biāo)流程供應(yīng)商提供樣品供應(yīng)商投標(biāo)招標(biāo)邀請對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查樣品合格樣品檢驗和評估專家評估發(fā)入圍通知書認(rèn)證合格供應(yīng)商資格認(rèn)證委員會會審進(jìn)入大宗采購合同談判程序聯(lián)絡(luò)電話：領(lǐng)取投標(biāo)文件地點截標(biāo)時間招標(biāo)時間（3）。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式物美集團(tuán)大宗采購供應(yīng)商投標(biāo)書編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：生產(chǎn)設(shè)備清單質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財務(wù)報表衛(wèi)生檢疫證號產(chǎn)權(quán)證明管理制度配送能力品項、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時間、交貨批次、交貨地點、質(zhì)量保證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結(jié)算要求等等投標(biāo)品項促銷安排返傭、贊助承諾配送承諾報價投標(biāo)日期保證人電話代理人電話投標(biāo)人電話（4）。樣品檢驗和評估表格式物美集團(tuán)大宗采購樣品檢驗和評估表編號：樣品送審公司名稱：公司地址：電話：安全許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：生產(chǎn)許可證：生產(chǎn)工藝：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：送審品項：生產(chǎn)設(shè)備清單質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件主要客戶保質(zhì)期衛(wèi)生檢疫證號檢驗地點、設(shè)備、技術(shù)檢驗時間送審時間品項、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質(zhì)量、衛(wèi)生、保質(zhì)期、成分、有毒物質(zhì)等等檢驗項目結(jié)果檢驗結(jié)論采購監(jiān)督簽名檢驗員簽名專家評分（5）。對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單格式物美集團(tuán)大宗采購對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查清單編號：1 核實營業(yè)執(zhí)照（到當(dāng)?shù)毓ど叹趾藢崳? 核實稅務(wù)登記證（到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局核實）3 核實衛(wèi)生許可證（到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生部門核實）4 核實產(chǎn)權(quán)證明（到當(dāng)?shù)赝恋鼐?、房產(chǎn)局核實，機(jī)器設(shè)備要求供應(yīng)商提供原始發(fā)票，到原生產(chǎn)廠家核實。）5 銀行存款核實，要求供應(yīng)商提供每月隨機(jī)抽取三天得銀行對帳單，共計十二個月，到銀行核實。6 應(yīng)收應(yīng)付要求供應(yīng)商提供清單，發(fā)函或電話核實。7 測試質(zhì)量控制系統(tǒng)的有效性。8 測試衛(wèi)生檢疫控制系統(tǒng)的有效性。9 檢查原料進(jìn)貨渠道。10考察現(xiàn)場管理。11核實目前主要客戶的真實性。12抽查管理制度執(zhí)行的有效性。13評估設(shè)備水平、生產(chǎn)能力。14評估工藝路線和操作方法。15評估設(shè)備、儀器維護(hù)水平。16過去供應(yīng)其他公司是否按期，是其他否有不良記錄。17供應(yīng)商領(lǐng)導(dǎo)的個人評價, 人品、性格;組織能力;計劃能力;執(zhí)行能力;控制能力。18表格a.規(guī)模:.資產(chǎn)及結(jié)構(gòu)，重點是分析資產(chǎn)質(zhì)量b.負(fù)債及結(jié)構(gòu)，重點是分析債權(quán)人結(jié)構(gòu)c.生產(chǎn)設(shè)備和工藝，重點是分析質(zhì)量和產(chǎn)能d.員工人數(shù)及結(jié)構(gòu)，重點是分析管理水平e.行業(yè)水平，重點分析競爭力和發(fā)展?jié)摿.效益、/銷售收入及結(jié)構(gòu)g.經(jīng)營狀況、.庫存結(jié)構(gòu)和時間、.周轉(zhuǎn)率及結(jié)構(gòu)、訂貨量h.管理基礎(chǔ)、員工素質(zhì)i.償債能力j.領(lǐng)導(dǎo)的法律意識調(diào)查時間：采購監(jiān)督簽名：復(fù)核人簽名：調(diào)查人簽名：（6）。供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表格式物美集團(tuán)供應(yīng)商資格認(rèn)證評估表編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：生產(chǎn)設(shè)備質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件三年銷售記錄和主要客戶三年財務(wù)報表衛(wèi)生檢疫證號產(chǎn)權(quán)證明管理制度配送能力管理得分滿分5財務(wù)情況經(jīng)營情況評審分?jǐn)?shù)得分滿分5得分滿分5現(xiàn)場管理得分滿分5組織制度得分得分滿分5滿分10供應(yīng)能力設(shè)備規(guī)模、產(chǎn)能過去是否按期供貨得分滿分5工藝、操作技術(shù)得分滿分20價格價格得分得分滿分10滿分10進(jìn)料控制、生產(chǎn)管理質(zhì)量保證體系質(zhì)量管理得分滿分10成品保管運輸?shù)梅譂M分5設(shè)備維護(hù)得分滿分5檢查標(biāo)準(zhǔn)評估日期采購監(jiān)督簽名評估復(fù)核人簽名評估人簽名2大宗采購合同評審（1）。大宗采購合同評審準(zhǔn)備工作清單格式大宗采購合同評審準(zhǔn)備工作清單（1）。完成分店鋪年度預(yù)算（2）。完成新開店鋪計劃及其大宗采購計劃（3）。完成分店鋪大宗采購計劃（4）。印刷大宗采購制式合同（5）。印刷供應(yīng)商報價書（6）。印刷大宗采購合同專家審核表（7）。印刷簽約程序傳票（2）。大宗采購合同專家審核表格式物美集團(tuán)大宗采購合同專家審核表編號：法人代表：電話：公司地址：公司名稱：生產(chǎn)許可證衛(wèi)生許可證稅務(wù)登記號碼：營業(yè)執(zhí)照號碼：代理許可證：注冊資金：員工人數(shù)：生產(chǎn)工廠：經(jīng)營品項：法人代表：電話：公司名稱：公司地址：合同主要條款摘要同主要條款摘要管理水平水平供應(yīng)能力衛(wèi)生檢疫證號合作潛力質(zhì)量管理配送能力商品條件得分滿分5供貨及時包裝、規(guī)格、品種評審分?jǐn)?shù)得分滿分10得分滿分5品牌得分滿分5市場份額得分得分滿分10滿分10質(zhì)量保證質(zhì)量保證退貨得分滿分5衛(wèi)生保證得分滿分20價格價格得分得分滿分5滿分5贊助返傭附加條款得分滿分5促銷得分滿分10配送得分滿分5保險評估日期采購監(jiān)督簽名評估復(fù)核人簽名評估人簽名（3）。簽約程序傳票格式物美集團(tuán)大宗采購合同簽約程序編號采購金額采購品項供應(yīng)商名稱合同編號集團(tuán)總裁意見評估報告意見評審會議意見合同執(zhí)行時間合同主要條款摘要附件清單：對后面所附大宗采購合同是否同意集團(tuán)制度管理部總監(jiān)：大宗采購監(jiān)督：第三方詢價：業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理：業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)：集團(tuán)財務(wù)部總監(jiān)：集團(tuán)法律事務(wù)部總監(jiān)：店鋪代表意見：專家意見：督辦人：簽約代表：簽約時間：（4）。大宗采購合同要點物美集團(tuán)根據(jù)自己具體情況，對不同的種類的商品，應(yīng)分別制定制式合同。但大宗采購合同有一些要點要注意：a.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。b.商品的質(zhì)量和包裝:合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨，并要封樣待查并要封樣待查。；對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。c.商品的價格和結(jié)算方式:合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。d.交貨期限、地點和發(fā)送方式:交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式（送貨、代運、自提）。e.商品驗收辦法:合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。f.違約責(zé)任：簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：*未按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；*未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；*逾期發(fā)送商品，臨時更改到貨地點等，應(yīng)付違約金或賠償金。g合同的變更和解除條件:在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。除此之外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，更有效力。在我們的實際工作中，發(fā)現(xiàn)大宗采購合同有以下風(fēng)險：a.主體沒