投標業(yè)務流程.doc

. 投標業(yè)務流程 商務部二零零五年二月投標業(yè)務流程一、目的 為了保證公司投標書質量，提高投標書針對性和競爭力，規(guī)范投標項目業(yè)務行為，指導投標項目運作，指引各投標業(yè)務部門進行組織建設和投標規(guī)范的建設。二、適用范圍 適用于所有國內公開招標、邀請招標、議標形式的投標項目。非正規(guī)招投標項目中，凡需要提交技術建議書和報價的，都需按照本流程的相應部分執(zhí)行。三、業(yè)務流程 本程序文件的操作過程由業(yè)務流程圖說明，有關的執(zhí)行要點詳見工作指導。五、工作指導01 獲取項目信息并反饋 片區(qū)/辦事處、技術部、商務部 市場人員通過各種渠道（包括客戶、客戶上級主管部門、設計院等）獲得到投標項目立項或進行前期準備的信息后，應及時將項目信息反饋至公司相關業(yè)務部 門：片區(qū)/辦事處、技術部、商務部。02 成立項目組，任命項目組長 區(qū)/辦事處、技術部、商務部在收到反饋的項目信息后，由各部門組織協(xié)調成立項目組，任命項目組項目組長及項目組成員，確定和區(qū)分項目組各成員工作職責。項目組中項目組長作為該項目全過程的負責人。 03進行標前引導 項目組 項目組成立后對該項目進行積極的標前引導工作，主要工作包括由項目組長組織召開技術研討會、邀請客戶參觀公司、考察樣板點、開好試驗局，技術部 負責對項目招標書進行引導等主要工作。04 獲取招標書及背景資料 項目組長項目組在獲得項目招標正式啟動的信息后，購買招標書或直接接收招標方的招標書，同時把招標書與項目背景資料提交給技術部和商務部，并應詳細通報前期標前引導的相關信息及工作成果。05 接收招標書 技術部 技術部接收招標書及相關背景資料后，對項目進行分解。06 閱讀招標書及標書澄清 技術部、商務部、項目組 技術部在收到招標書及相關背景材料后，會同項目組、商務部通讀招標書，并重點分析其所負責內容的相關條款。 對一般項目，由技術部完成招標書工程與服務部分的閱讀。對招標書中需要澄清的內容，以書面的形式向招標方進行澄清。07 招標書商務超標條款匯總 項目組長 項目組長負責對招標書商務超標條款進行提取、匯總；08 招標書技術超標條款匯總 技術部 網(wǎng)絡設計部會同中研產(chǎn)品線對招標書技術超標條款進行提取、匯總；09 招標書工程與服務超標條款匯總 技術部 技術支援工程管理部負責對招標書工程與服務超標條款進行提取、匯總；10 超標條款分析匯總 項目組長 項目組長結合項目實際情況，負責對07、08、09所匯總的超標條款進行分析，交片區(qū)主管/公司領導填寫審核意見決定是否參與投標。121成立標書設計組 技術部、項目組 若決定參加該項目投標，技術部會同項目組成立標書設計小組并任命小組成員及相關責任人，并將相關文檔移交小組成員，將任命反饋商務部。 項目組長將負責標書設計期間標書制作小組內部的組織、協(xié)調工作。 13 制定投標書制作計劃 項目組長 項目組長根據(jù)招標書要求和項目具體情況安排標書設計進度，確定標書各部分設計責任人。14 制訂總體方案 標書設計組 組織標書設計組成員按照招標書要求并結合標前引導情況，制訂出投標書總體方案。15 總體方案評審 項目組長 由項目組長組織項目組、技術部等部門的技術專家組成項目總體方案評審小組，確定評審小組負責人，并組織對投標書總體方案進行評審；16 投標文件商務部分設計 標書設計組 總體方案評審通過后，由標書設計組根據(jù)總體方案制作商務文件及相關的附件。17 投標文件技術部分設計 標書設計組 由標書設計組根據(jù)總體方案制作技術文件及相關的附件。18 投標文件工程與服務部分設計 標書設計組 由標書設計組根據(jù)總體方案制作工程與服務文件及相關的附件。19 組織投標書質量評審 項目組長 項目組長組織各部分評審人對標書各部分進行質量評審。20 制定商務策略 項目組長/公司領導 項目組長組織片區(qū)主管、公司領導討論并根據(jù)項目實際情況制定投標策略。21 標書匯總 項目組長 根據(jù)超標條款的申請結果，組織修改標書，并組織標書設計小組完成標書技術、商務、工程與服務文件的電子總成。22 商務授權申請 項目項目 由項目組長結合項目實際情況向公司商務部提出商務授權申請，在得到公司商務部審批后，由項目組長制作投標書價格折扣表。23 標書總成、打印、頁簽、裝訂 項目組長/技術部項目組長負責標書的總成、打印、頁簽、裝訂。24 通讀投標書 項目組投標業(yè)務經(jīng)理組織通讀投標書，檢查標書的完整性、一致性。25 標書復印、裝訂 項目組項目經(jīng)理負責組織投標書的復印、裝訂工作。26 檢查封裝 項目組項目經(jīng)理負責投標書遞交前的最后檢查并進行封裝。27 遞交標書 項目組長項目經(jīng)理組織投標項目組成員及時參加開標，作好開標記錄。28 開標結果反饋系統(tǒng)部、投標辦 項目組長 開標儀式結束后，項目組長應及時將開標結果及對開標結果的初步分析情況反饋給公司領導、商務部以及其它必要部門。29 組織標書澄清 技術部、項目組長在招標方對投標書要求進行澄清時，由項目組長、技術部相關人員及標書制作人員進行澄清。 如果招標方要求對投標書進行修改，則由項目組長組織標書制作人員完成相應修改工作。30 中標結果分析并反饋 項目組長 在項目評標活動結束、確定中標人后，項目組長應及時將中標結果反饋給該項目各相關部門及領導。31 中標后的合同談判 項目組 項目中標后由項目組長組織項目組相關人員參加合同談判，并將談判進展情況及時通報各相關業(yè)務部門：片區(qū)/辦事處、技術部、商務部。32 技術方案、配置修改 項目組長 合同談判階段，如招標方要求對技術方案、配置進行修改，項目組長組織完成對技術方案、配置的修改。33 授權申請（商務授權、超標條款）項目組長合同談判階段如技術方案、配置和報價需要修改，項目組長需再次進行商務授權申請。如招標方提出新的超標條款，項目經(jīng)理需再次進行超標條款的申請。 34 合同簽訂 項目組 合同談判達成一致意見后，由項目組長簽訂采購合同。35 項目總結歸檔 商務部/項目組長 項目組長負責安排標書制作過程中投標書相關文本、資料的整理歸檔工作，并對標書制作階段的工作進行總結，填寫投標業(yè)務總結表，見附表。項目組長對整個項目的投標工作進行總結，完成項目總結。六、名詞解釋：項目組長：投標項目全過程的總負責人。七、參考文件 無八、表格與記錄 附表1、招標書超標條款匯總分析表 附表2、投標書制作計劃表 附表3、投標項目總體方案評審表 附表4、投標書質量評審表 附表5、投標書封裝檢查表 附表6、投標業(yè)務總結表附表1招標書超標條款匯總分析表招標方： 招標號： 項 目 名 稱 項 目 經(jīng) 理 發(fā) 標 時 間 截 標 時 間商務超標條款匯總分析： 商務負責人： 年 月 日 技術超標條款匯總分析： 技術負責人： 年 月 日 工程與服務超標條款匯總分析： 工程與服務負責人： 年 月 日 項目組長意見： 年 月 日片區(qū)/辦事處主管或公司領導意見： 年 月 日附表2 投標書制作計劃表招標方： 招標號：項目名稱： 發(fā)標時間： 截標時間：序號項目名稱責任人完成時間審核責任人完成時間1總體方案制作2商務部分2.1商務函件2.2逐點答復2.3資格文件3技術部分3.1技術建議書3.2逐點答復3.3配置報價4工程與服務5標書電子件總成6標書書面件總成7標書遞交8答標澄清注：以上計劃表中的項目可根據(jù)招標書的具體情況進行增減。擬制人： 批準人： 時間： 年 月 日附表3投標項目總體方案評審表招標方： 招標號： 項 目 名 稱 項 目 經(jīng) 理 發(fā) 標 時 間 截 標 時 間一、評審要素： 1、針對性（是否滿足招標書技術要求？） 2、 先進性（是否能夠體現(xiàn)公司產(chǎn)品的賣點？） 3、 競爭性（同競爭對手相比，優(yōu)勢何在？） 4、 可實施性（是否符合公司產(chǎn)品銷售路標？） 5、 風險性（有無規(guī)避措施？） 二、評審意見： 評審人： 年 月 日附表4 投標書質量評審表一、商務部分項目名稱： 評審人： 日期：評審內容標準要求評價意見商務函件齊備性：招標書中所要求的商務函件是否都已提供？格式：當招標書有要求時應采用招標書規(guī)定的格式，當招標書無要求時，應采用公司提供的函件模板。正確性：各函件中的項目名稱、項目經(jīng)理姓名、公司名稱、法人姓名是否準確？另，聯(lián)合投標時有無按規(guī)范提交聯(lián)合投標協(xié)議？商務逐點答復規(guī)范性：當招標書有規(guī)定時應符合招標書，否則應符合公司標書文件規(guī)范規(guī)定的五種答法。正確性：答復是否符合公司有關規(guī)定，超標條款是否經(jīng)過申請審批？針對性：答復是否結合我司特點提供了一個能帶來雙贏的商務方案？報價格式：是否采用三層表？針對性：結合招標書要求和我司實際考慮。資格文件齊備性：招標書中要求提供的附件是否齊全？正確性：附件是否現(xiàn)行有效、內容正確？總分：總體評價意見： 共3頁，第1頁附表4投標書質量評審表二、技術部分項目名稱： 評審人： 日期：評審內容標準要求評價意見技術逐點答復規(guī)范性：當招標書有規(guī)定時應符合招標書，否則應符合公司標書文件規(guī)范規(guī)定的五種答法。正確性：答復是否符合公司產(chǎn)品技術規(guī)格？涉及到招標書對具體性能參數(shù)有要求的條款是否詳細闡明了我司產(chǎn)品的滿足方式（在保守技術機密的前提下）技術建議書齊備性標書文件規(guī)范規(guī)定技術建議應包括總體解決方案、系統(tǒng)配置、產(chǎn)品描述、產(chǎn)品應用實例*、英文縮寫詞表）技術建議書內容工程項目綜述：對招標書的要求理解正確。技術方案：描述正確、清楚、易讀。技術牽引：闡明方案的優(yōu)點。系統(tǒng)配置和報價配置計算正確、報價合理，具有競爭力。產(chǎn)品描述功能結構描述：為保守商業(yè)秘密，不可涉及具體電路和芯片，不要列出技術指標清單。為與競爭對手拉開差距，對公司產(chǎn)品所提供的新功能和性能指標要重點宣傳。對于正在研發(fā)的功能要給出能商用的時間表總分：總體評價意見：共3頁，第2頁附表4投標書質量評審表三、工程與服務部分項目名稱： 評審人： 日期： 評審內容標準要求評價意見逐點答復中的工程服務條款關于系統(tǒng)升級、維護的答復是否符合公司要求保修期答復是否符合公司要求，或經(jīng)過超標條款的審批其它服務承諾是否符合公司規(guī)定、是否體現(xiàn)了我司服務優(yōu)勢工程服務部分工程服務部分文件是否齊全（應有責任界面、技術支援隊伍的介紹、培訓部分、工程計劃等）工程界面責任劃分是否清晰、合理工程計劃是否切實可行服務和培訓的報價是