如何進(jìn)行公文修改

精選文庫第五節(jié) 怎樣進(jìn)行公文的修改一、為什么要重視修改環(huán)節(jié)修改是對(duì)初稿進(jìn)行審查，予以推敲、調(diào)整、核實(shí)、刪改、增補(bǔ)，直至定稿的一種思維活動(dòng)和行為過程。初稿，大致可分為雛形式初稿和定局式初稿。所謂“雛形式初稿”，就是根據(jù)提綱，把自己的構(gòu)思草創(chuàng)成文，通常稱之為“草稿”，它存在著較多較大的“病癥”，需要進(jìn)行修改的“大手術(shù)”，有時(shí)甚至需要全部推倒重來。其原因不是自己的認(rèn)識(shí)水平與領(lǐng)導(dǎo)意圖不符，便是寫作水平與自己的愿望有著較大的距離。所謂“定局式初稿”，就是文章材料的處理、安排和對(duì)寫作竭力的表述已基本定局，無須進(jìn)行“大手術(shù)”，只需對(duì)存在的疏漏、表述不周等進(jìn)行推敲、修正和增補(bǔ)。文稿修改的重要性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）修改是提高公文質(zhì)量的有效途徑文章是客觀事物的反映，而客觀事物是復(fù)雜曲折的，人們對(duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)不是一次就能完成的，它決定了文章不可能一下子就反映得全面、深刻無誤。要反映得準(zhǔn)確、恰當(dāng)，需要有一個(gè)反復(fù)思索、逐步深化和去粗取精、去偽存真的認(rèn)識(shí)過程。公文寫作更不同于其他文章。其他文章的作用，所寫的大多是自己所熟悉的事物；而公文的作者，由于工作的需要，即使是不熟悉的也得寫。因此，公文的作者對(duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)更難免存在這樣或那樣的不足之處，更需要對(duì)事物進(jìn)行再思索、再認(rèn)識(shí)。對(duì)文章進(jìn)行修改即是對(duì)事物的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步明確、深刻、全面的過程，也是對(duì)所寫文章的表現(xiàn)形式趨于完善的過程。對(duì)修改的重要性和必要性，中外許多寫作大家都有過論述。（二）修改是提高寫作水平的重要途徑要提高寫作水平，通常說“多讀多寫”，其中“寫”，其實(shí)就包含修改。只有對(duì)自己文章不斷進(jìn)行修改，才能發(fā)現(xiàn)自己在寫作中的長(zhǎng)處和不足。對(duì)其優(yōu)點(diǎn)，加以總結(jié)，積累經(jīng)驗(yàn)，予以發(fā)揚(yáng)；對(duì)其缺點(diǎn)，找出原因，進(jìn)行改正。這樣，每修改一次，就有一次的提高，不斷修改的過程，也就是不斷提高寫作水平的過程。在習(xí)作中，提倡一題多作，反復(fù)修改，目的就在于逐步提高寫作能力，以求寫出比較好的文章。此外，修改也是制文者對(duì)受文機(jī)關(guān)、對(duì)工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。特別是寫行政公文，要以黨和國(guó)家的方針政策為指導(dǎo)，要在實(shí)際工作中產(chǎn)生效應(yīng)，如果有錯(cuò)誤或不當(dāng)之處，都會(huì)給受文機(jī)關(guān)帶來執(zhí)行或運(yùn)輸?shù)睦щy，而貽誤工作，造成損失。因此，對(duì)初稿進(jìn)行認(rèn)真修改，是寫作者事業(yè)心和責(zé)任感的體現(xiàn)。二、公文修改的一般要求（一）要遵守公文修改的邏輯程序尤其是公文的初稿，一般應(yīng)按照主題、材料、結(jié)構(gòu)、語言的順序，由主到次、從大到小地逐一進(jìn)行修改。公文中主題的變更，往往“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，材料、結(jié)構(gòu)、語言等都需進(jìn)行相應(yīng)的修改。如果不首先考慮公文大的方面，而先精雕細(xì)刻語言，那么，一旦主題、材料等有所變更的話，語言必然要重新進(jìn)行調(diào)整，甚至有的層次和段落將整個(gè)兒地被刪去。這樣勢(shì)必使部分已經(jīng)完成的修改變成徒勞，從而影響公文寫作的效率。因此，強(qiáng)調(diào)公文修改的程序是十分重要的。（二）要立足公文整體進(jìn)行局部修改有的人修改公文，往往缺乏系統(tǒng)、整體的觀念，津津樂道于公文局部、細(xì)處的雕琢，因此有的修改常常成為公文的贅疣。一個(gè)詞，一個(gè)句甚至一個(gè)段，孤立地看也許很美，如果放錯(cuò)了地方，它就會(huì)起相反的作用。公文是個(gè)有機(jī)的整體，全體協(xié)調(diào)勻稱才算美。只有孤零零的一處美，就會(huì)破壞協(xié)調(diào)，失去整體的美。我們修改公文時(shí)，一定要用宏觀、全局的眼光，去進(jìn)行微觀、局部的修改。哪怕某一局部、細(xì)處再生動(dòng)形象、富于文采，只要同公文整體不和諧，也要忍痛割愛。（三）要具有一絲不茍的精神公文修改從某種意義上說，比起公文起草更為艱巨。有的人公文寫完后一擱了事，就是不愿意修改，這樣的公文怎么能精益求精。不斷提高質(zhì)量呢？現(xiàn)在流傳下來的古文名篇，其字字句句都滲透者古人一絲不茍的精神?，F(xiàn)在社會(huì)節(jié)奏加快了，我們不可能對(duì)一篇公文進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的反復(fù)修改，但古人寫文章那種一絲不茍，刻意修改的認(rèn)真負(fù)責(zé)精神。還是值得我們好好學(xué)習(xí)的。寫作是一項(xiàng)艱苦的腦力勞動(dòng)，修改更需付出心血。我們要思想重視，態(tài)度認(rèn)真，不斷提高自己的公文寫作水平。三、修改的要領(lǐng)一：看觀點(diǎn)是否正確修改公文要注意文稿的基本觀點(diǎn)是否符合馬列主義毛澤東思想，是否符合辯證唯物主義。如有片面的、絕對(duì)化的，不符合馬列主義思想原則觀點(diǎn)的內(nèi)容務(wù)必要糾正。文中所提的要求、號(hào)召、措施等也必須符合黨和國(guó)家的方針、政策、法令，否則必須修改。四，修改的要領(lǐng)二：看主題是否明確一篇公文在制寫前就必須有十分明確的目的，要說明和解決什么問題，務(wù)必表述清楚。修改時(shí)首先要看主題是否集中、明確、前后一致，還要檢查公文所表達(dá)的思想觀點(diǎn)與現(xiàn)行的法律法規(guī)方針政策是否一致、看看材料能否為主旨或觀點(diǎn)服務(wù)，寫作意圖是否表達(dá)清楚，對(duì)錯(cuò)誤的.模糊的和膚淺的地方要進(jìn)行修正?，F(xiàn)實(shí)生活中對(duì)公文主題把握不好造成的錯(cuò)誤很多，在這里略舉一二。比如，由于寫作人員對(duì)公文主題的把握不準(zhǔn)確，使標(biāo)題偏離了主題。一份簡(jiǎn)報(bào)想反映某市根據(jù)農(nóng)副產(chǎn)品市場(chǎng)供應(yīng)情況，有計(jì)劃地提高了一部分農(nóng)副產(chǎn)品的收購價(jià)格，全市農(nóng)副產(chǎn)品收購價(jià)格總水平比上年上升16.1%、從而調(diào)動(dòng)了京郊農(nóng)民發(fā)展農(nóng)副產(chǎn)品的生產(chǎn)積極性。原標(biāo)題這樣擬寫：1987年某市農(nóng)副產(chǎn)品收購價(jià)格總水平上升16.1%，很明顯這個(gè)標(biāo)題只反映了該文的一部分內(nèi)容，而該文的主要內(nèi)容卻沒能概括進(jìn)去，這份簡(jiǎn)報(bào)被采用時(shí)，將標(biāo)題改為某市運(yùn)用價(jià)格杠桿促進(jìn)農(nóng)副產(chǎn)品生產(chǎn)，這就比較準(zhǔn)確地概括了全文的意思。要想檢驗(yàn)是否明確主題，首先看文稿是否抓住了重點(diǎn)問題，并針對(duì)重點(diǎn)問題做出了明確的回答，全文是否句句段段都圍繞這一重點(diǎn)問題展開。這是大問題，如果文稿中這方面有問題，一定要全面認(rèn)真改稿。其次要注意一篇公文只能有一個(gè)中心，不能什么都寫，并列一起。什么問題都想一起解決，這樣會(huì)始誤主要問題的解決。因此，發(fā)現(xiàn)這樣的問題要?jiǎng)h去多余的，堅(jiān)特只在主要問題上下功夫。再次要注意考慮所選材料是否能說明問題，如果材料與主題不符將會(huì)鬧笑話、會(huì)大大減弱公文的說服力，因此所選材料要典型，否則就必須更換。有了重點(diǎn)問題、有了充分的能說明問題的材料，還要有充分的科學(xué)的分析論證，使觀點(diǎn)與材料融為一體、使材料、事例緊扣觀點(diǎn)、充分論證，觀點(diǎn)鮮明有論有據(jù)。五，修改的要領(lǐng)三：看格式是否符合規(guī)定國(guó)家行政公文處理辦法對(duì)格式、標(biāo)準(zhǔn)有明確的規(guī)定可以參照?qǐng)?zhí)行，但人們?cè)诰唧w行文中仍出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤。排版規(guī)格不當(dāng)。如公文標(biāo)題應(yīng)在紅色（黑色）反線下空2行處，函的公文標(biāo)題在發(fā)文字號(hào)下空2行處，居中排布，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)傷宋體字，一般每頁排22行，每行排25個(gè)字。如果字?jǐn)?shù)偏多、則分行排列，分行時(shí)不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)，可視字?jǐn)?shù)少居中排成一行或二至三行，不得將兩個(gè)字以上的詞拆開排在不同行的首尾，要做到語意完整、排列對(duì)稱、間距恰當(dāng)，而人們?cè)趯?shí)際操作中往往是各行其是，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。這里有一個(gè)公文標(biāo)題排列不恰當(dāng)?shù)睦?，某某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會(huì)關(guān)于解決京廣鐵路沿線武漢域區(qū)段部分景墻建設(shè)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示為加快京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治步伐，美化鐵路沿線景觀，根據(jù)京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治規(guī)劃，經(jīng)市政府研究同意在興建的景墻。這份請(qǐng)示，要求解決修建沿鐵路干線幾個(gè)城區(qū)段景墻建設(shè)經(jīng)費(fèi)問題。但是這里的標(biāo)題排列是城區(qū)段與部分相連，兩者復(fù)指、即部分就是城區(qū)段，城區(qū)段等于部分，這樣理解就成了要求解決的是某的城區(qū)段部分的全部景墻的建設(shè)經(jīng)費(fèi)問題。正確的排列是：某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會(huì)關(guān)干解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段部分景墻建設(shè)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示六、修改的要領(lǐng)四：看材料是否可靠公文寫作要求材料真實(shí)、典型和充實(shí)。公文不是小說，材料與實(shí)際情況必須完全吻合。因?yàn)楣闹械牟牧鲜怯^點(diǎn)賴以生存的關(guān)鍵，材料不實(shí)，觀點(diǎn)站不住腳。文稿也就全軍覆沒了。因此要檢查公文是否翔實(shí)，有沒有多余的材料，詳略是否得當(dāng)。同時(shí)還要審核材料的真實(shí)性和典型性。對(duì)不真實(shí)，不典型，也就是那些多余的、無價(jià)值的、與主題無關(guān)的材料要剔除，對(duì)缺少的材料要適當(dāng)增補(bǔ)。七、修改的要領(lǐng)五：看結(jié)構(gòu)是否清晰好的公文結(jié)構(gòu)完整、嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明、首尾圓合、迂曲多變，主題能明確地表達(dá)出來，形成一個(gè)完美的藝術(shù)整體、如果結(jié)構(gòu)松池，層次混亂，賓主無序，就必須修改。公文寫作也要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完整和有條理。因此，要檢查公文的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，是否符合文體要求，不合理的、不符合要求的應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。除此外還要檢查公文層次是否清楚，是否符合大多數(shù)人的思維習(xí)慣；段與段的聯(lián)系是否緊密，首尾是否照應(yīng)，過渡是否自然，有沒有重復(fù)或與全文中心脫節(jié)之處，如有以上結(jié)構(gòu)上的問題，必須逐一改正。八、修改的要領(lǐng)六：看語言是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、流暢公文語言首先要準(zhǔn)確，模棱兩可的公文讓人看了不知所謂。因此，在修改時(shí)發(fā)現(xiàn)有概念含混不清、容易產(chǎn)生歧義的必須修改。比如“免職”不含貶義寫成含貶義等。再比如公文中的數(shù)量詞要準(zhǔn)確。如果把樹的粗細(xì)寫成“碗口粗”或“兩抱粗”都不行，必須寫成幾年生的樹，按年輪科學(xué)計(jì)算。錘煉語言、推敲煉字是中國(guó)作家的優(yōu)秀傳統(tǒng)，特別是公文的語言講究精確，其每一個(gè)詞、每一個(gè)句子必須保持意思的唯一性，還要簡(jiǎn)潔和通俗。因此要反復(fù)推敲語言。有沒有廢話、錯(cuò)字、白字、病句等，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確，是否符合文體要求。對(duì)語言的推敲不能滿足于沒有錯(cuò)誤，而要追求妥帖完美。九、公文修改常用的幾種方法文件起草完畢，要經(jīng)過仔細(xì)的檢查和認(rèn)真的修改，起草人員要反復(fù)閱讀文稿，逐字逐句地檢查和認(rèn)真修改。觀點(diǎn)表述不夠鮮明的要重新措辭，材料敘述緊簡(jiǎn)失當(dāng)?shù)囊右詣h除或補(bǔ)充，結(jié)構(gòu)安排不妥的要進(jìn)行調(diào)整，內(nèi)容重復(fù)和可有可無的文字要舍棄，事件數(shù)字要檢查核實(shí)，文中的錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)?shù)囊?。具體來說公文可以采用這樣的方法（一）四字法刪：沒價(jià)值、不典型、與主題無關(guān)的材料刪掉。補(bǔ)：材料少、內(nèi)容不充分，要添補(bǔ)材料。調(diào)，首尾段層不嚴(yán)密、不合理要調(diào)整使布局更合理、主題更突出。換：觀點(diǎn)，語言等方面不當(dāng)、不優(yōu)的更換成更理想的。（二）熱改法即通常所說的“進(jìn)熱打鐵”，一旦文稿起章完畢馬上進(jìn)行修改。此時(shí)：寫作者對(duì)寫作的整體構(gòu)思依然十分熟悉，對(duì)一些具體問題的思考也還記憶猶新，因此這時(shí)進(jìn)行修改，可以及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)行文過程中的某些遺漏。同時(shí)，寫作者在起章過程中往往會(huì)有一些為了不打斷行文思路而暫時(shí)擱置的問題，例如某個(gè)材料是否需要調(diào)換，以及某些語言的運(yùn)用尚待深入推敲，等等，都需要在完稿之后再從全局出發(fā)統(tǒng)籌考慮，妥善處理。（三）暫擱法暫擱法，就是寫好初稿后，如果不需要其他人參與審核、修改，就不要馬上改，而是暫時(shí)放一放，過些時(shí)候再修改。因?yàn)閯傄煌旮?，作者的思想感情往往還處在興奮的狀態(tài)之中，思路還停留在原有的基礎(chǔ)上，這時(shí)忙于提筆修改，也難于發(fā)現(xiàn)同題。而在放一放的過程中，作者對(duì)所寫的東西，就能做出進(jìn)一步思考，會(huì)有新信息輸人腦中，冷靜一下大腦，思想會(huì)更清醒，思路會(huì)更明晰，認(rèn)識(shí)會(huì)更深刻，技巧會(huì)更成熟，語言會(huì)更豐富，修改效果會(huì)更好。（四）自讀自改法每寫一份公文，最好自己朗讀或默讀幾遍，在朗讀或默讀中，遇有語意不暢的地方，隨手改正，這是一種自我移位體驗(yàn)。公文中的毛病，光靠目閱，有時(shí)不容易發(fā)現(xiàn)，一讀，別扭而不暢達(dá)的地方，就立即出現(xiàn)。公文是實(shí)用文，使用范圍廣泛，總要使人讀起來順暢明白，否則.會(huì)影響工作效率。在基本定稿后，還要捧著稿子把文章從頭到尾朗讀一遍。思索哪些地方拗口，哪些句子不通順，然后再仔細(xì)推敲斟酌做認(rèn)真的潤(rùn)色修改。（五）比較法用不同的字、詞、句以及新的材料等，同初稿中感覺不妥的部分加以比較，然后進(jìn)