大學學生會活動策劃部工作手冊.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡，如有侵權，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除溫州大學2012-2013學年第一學期活動策劃部工 作手冊2012年10月目錄部門介紹3活動策劃部通訊錄4部門制度51、例會制度：52、簽到制度：53、財務管理制度5大中型活動經(jīng)費支出程序5日常報銷程序6資金預借6其他6財務報銷相關細則7財務報銷的要求和具體手續(xù)8財務結(jié)算方式的有關要求95.檔案管理制度10活動策劃部內(nèi)部人員工作安排表11各部門聯(lián)系：11部門內(nèi)部工作安排：11學院聯(lián)系：12場地規(guī)模及申請流程13生 活 園 區(qū)13一、A B C 生活園區(qū)場地申請：13二、D E 生活園區(qū)場地申請：13多功能廳申請13演藝廳申請14會展中心15第四、五、六會議室16409會議室申請單17城市學院報告廳17南、北校音樂廳17部門介紹 精彩，因為創(chuàng)新；創(chuàng)新，因為年輕。溫州大學學生會活動策劃部，在溫大80周年校慶的背景下應運而生，承擔著豐富校園文化生活建設的重任，秉承著將校學生會活動做強做精的理念，堅持成長為校園文化建設的工程師。本部門現(xiàn)有成員11名，我們將攜手共進，在摸索中進步，在成長中成功。或許我們暫時無法獨立承擔策劃這項任務，但是我們相信，我們將用熱忱感動溫大學子，為學校與學子間的溝通架起橋梁。本部門將在本學期開展首屆校園廣場達人秀等校級大型活動，以豐富溫大學子的課余生活。此外，我部門將協(xié)助其他部門做好學生會內(nèi)部培訓，爭取與學生會其他部門在各方面互幫互助，協(xié)調(diào)發(fā)展，共創(chuàng)學生會的美好明天。我們，正在路上?；顒硬邉澆客ㄓ嶄浶彰麑W院班級寢室長短號QQ王玨建筑與土木工程學院10建筑學A5-60415067753100408810617653100董曉蕓人文學院11廣本C綜-122618257755898442928984535898范漢杰建筑與土木工程學院11土本四A11-60218767709878935900871519878胡旻物理與電子信息工程學院12物本A5-40318367810702412633055640702趙錦男人文學院12廣本一E3-31718367827513474054649647513姚春嵐美術與設計學院12服工一E3-50618367826210408306001696210韓琪國際合作學院12中丹二E2-20313736706988547872290676988劉琪機電工程學院12機械二A3-406B183678263321300752539686332高波物理與電子信息工程學院12電氣一A12-61518367826026602376006部門制度1、例會制度：活動策劃部平時在星期五晚上舉行部門例會，討論布置本周的工作，及時做好上周的工作總結(jié)，分享大家對策劃編寫的感想和意見。同時開展各種形式的策劃書寫培訓，讓成員們及時掌握各種文檔書寫方式，使成員們可以把更加創(chuàng)新合理的想法融入到策劃的編寫當中去，以便更好的執(zhí)行部門工作。2、簽到制度：任何會議或活動全體成員必須準時出席。無故遲到者須說明理由。并有會議記錄本做記錄，記錄到場時間和簽名，若有事不能來，應及時向部長請假，經(jīng)同意后方可不到。3、財務管理制度大中型活動經(jīng)費支出程序（一）每項活動舉辦前一個星期，由活動負責人在初步合理的預算基礎上詳細列出開支項目及金額提交指導老師審批。（二）活動結(jié)束后，將發(fā)票統(tǒng)一整理制成清單交與老師進行報銷 （三）報銷結(jié)束后，請各部門將活動預算、實際使用清單進行整理制成檔案交與辦公室存檔。日常報銷程序（一）每月可進行兩次報銷：15號、30號。（二）需要報銷的人員請在當月15號或30號以前任意一天到202填寫報銷單（需要部門負責人的簽字），并在15號或30號將發(fā)票交與辦公室財務管理員。（三）17號、下月2號財務員進行報銷公示，請相關人員進行審查|核對。如若無誤，19號、下月6號進行資金返還。資金預借（一）預借款須到團委財務處領取預借單填寫后經(jīng)校團委書記或副書記簽字同意后方可辦理。其他 （一）資金的報銷只依據(jù)發(fā)票，收據(jù)、小票不予報銷。因此請到有發(fā)票的地點購買物品。（二）在藍蝸牛簽單的項目若要向?qū)W生會報銷，需向藍蝸牛索要發(fā)票。（三）打字、復印物品請盡量到學校文印室簽單。步驟：1.到辦公室202領取并填寫簽單2.至學生會指導老師處簽字 3.到文印室進行打字、復印4.大型活動所需的問題用品請先到屠老師處領取，根據(jù)需要可再到宜思進行簽單購買。盡量不要在外購買。宜思聯(lián)系電話思地址：溫州大學創(chuàng)業(yè)園區(qū)C-2035.在報銷日期間，請各部門需要報銷的人員主動聯(lián)系辦公室，以免耽誤報銷公示單的制作。6.報銷單請于辦公室202領取，填寫完畢后交予辦公室成員。財務報銷相關細則外來原始憑證的要求（1） 外來原始憑證是指稅務發(fā)票和事業(yè)收據(jù)：稅務發(fā)票必須印制有稅務機關發(fā)票制章，并加蓋開票單位發(fā)票專用章；事業(yè)收據(jù)必須有省或市財政部門統(tǒng)一印制的收據(jù)監(jiān)制章并加蓋財務專用章。對小規(guī)模經(jīng)營者、個體工商戶等確實無法開出合法票據(jù)的，可由當?shù)囟悇詹块T代開，開出的票據(jù)必須蓋有稅務部門監(jiān)制章并加蓋開稅票機關的印章。（2） 外來發(fā)票或收據(jù)的填寫要求1 發(fā)票或收據(jù)必須注明單位名稱、日期、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額、填制人等。2 發(fā)票（收據(jù)）戶名必須是“溫州大學”，不能寫個人名字（住宿費、機票、科研通訊費、學費、培訓費票據(jù)可除外）3 發(fā)票（收據(jù)）總計金額必須與數(shù)量，單價的乘積相符或和各項金額累計相加相符；發(fā)票（收據(jù)）的大小寫金額必須相符。（3） 因特殊情況無法取得正規(guī)票據(jù)的處理 因特殊情況確像個人收購農(nóng)副產(chǎn)品而無法取得正規(guī)票據(jù)時（如在農(nóng)貿(mào)市場上采購試驗用的動植物），可填制“溫州大學領款憑證”，詳細注明物品數(shù)量、單價、金額及用途，由本校經(jīng)辦人、實物驗收人簽字，經(jīng)費審批人簽字后，方可報銷。（4） 一些小金額的外來原始憑證為各類人員經(jīng)費發(fā)放表（如出租車票，公交車等）報銷等，應使用“溫州大學原始憑證粘貼單”按經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容進行分類粘貼，具體粘貼方法參照“溫州大學原始憑證粘貼單”上的提示?！皽刂荽髮W原始憑證粘貼單”不能作為經(jīng)費審批單使用，具體的審批簽字必須使用“溫州大學經(jīng)費報銷審批單”。 財務報銷的要求和具體手續(xù)（1） 任何經(jīng)費報銷至少要有兩個人簽字即經(jīng)辦人和經(jīng)費審批人簽字;涉及到單筆金額500以上（含500元）的購置實物（如辦公用品，材料，元器件，配件，低值易耗品，耐用品，圖書資料，設備等）或工程項目的，還需有簽收人簽字。經(jīng)辦人，驗收人，審批人不能為同一人。（2） 各類票據(jù)在報銷時必須在票據(jù)上注明支出用途或事由。（3） 各種報銷憑證上的購物名稱須清楚明了，不能籠統(tǒng)填寫“辦公用品”，“文具”?！半娔X配件”，“消耗品”，“試劑”等字樣；購物品較多，發(fā)票無法一一寫明的，須附供貨單位的銷貨清單，清單應加該處的出票單位公章。財務結(jié)算方式的有關要求（1） 除下列情況可以采用現(xiàn)金支付的方式外，其余結(jié)算一律采用銀行轉(zhuǎn)賬的形式支付?，F(xiàn)金的開支范圍1、 教職工工資，津貼；2、個人勞動報酬包括教師酬金，課題勞務費，稿酬，外聘人員酬金等；3、根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個人的科學技術、文化藝術、體育等各種獎金、學生獎學金、勤工助學勞務費、生活困難補助等；4、各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對莫個人的其他支出；5、向個人求購弄過副產(chǎn)品和其他物資的價款；6、在同一單位消費累計金額不超過2000元的零星開支（同天、同地點、連號的票據(jù)視為同一筆業(yè)務）；7、出差人員必須隨身攜帶的差旅費；8、中國人民銀行規(guī)定需要支付現(xiàn)金的其他支出。5.檔案管理制度1、黨建資料的整理：整理并更新部門每個成員的黨建資料，并及時上交辦公室存檔。2、資料收集和制作工作手冊3、收集本學期活動的資料：收集本學期活動的所有資料，包括文本版和電子版，整理好后統(tǒng)一交與辦公室。4.注意事項：檔案內(nèi)容應包括：活動紅頭、活動策劃書、活動過程的資料（如宣傳單、報名表、打分表、簽到表等）、活動過程照片、活動申請表（如活動是各學院承辦）、活動通訊、活動總結(jié)等重要材料，并配一份相應電子版光盤材料。部門上交資料應備份，一份交至辦公室存檔，一份由本部門資料負責人保存（電子稿件必須齊全）。上交資料需按要求以統(tǒng)一規(guī)格存檔（普通文章 標題二號宋體加粗 正文 四號宋體 通知及申請 標題二號宋體加粗 正文 三號仿宋）檔案需在活動結(jié)束后一周內(nèi)上交，上交時必須由辦公室負責人當場進行檢查驗收。5.檔案借閱借閱有關檔案，須經(jīng)辦公室負責人同意并登記后方可借閱，且不得帶出辦公室?；顒硬邉澆績?nèi)部人員工作安排表各部門聯(lián)系：1、 辦公室：胡旻2、 人力資源部：谷雄鵬3、 學術科技部：劉琪4、 宣傳部：趙錦男5、 實踐外聯(lián)部：趙陽6、 體育部：韓琪7、 權益部： 劉琪8、 網(wǎng)絡信息部：谷雄鵬9、 生活部：高波10、 文藝部：姚春嵐部門內(nèi)部工作安排：1、 日常財務：董曉蕓、韓琪、劉琪2、 檔案管理：董曉蕓、胡旻、姚春嵐3、 場地申請：范漢杰、趙錦男、趙陽、高波4、 物資管理：范漢杰、谷雄鵬學院聯(lián)系：趙錦男：人文學院、教師教育學院、法政學院姚春嵐：美術與設計學院、化學與材料工程學院；超豪學區(qū)韓琪：國際合作學院、建筑與土木工程學院；溯初學區(qū)劉琪：機電工程學院、生命與環(huán)境科學學院；步青學區(qū)高波：商學院、體育學院、成人繼續(xù)教育學院胡旻：物理與電子信息工程學院、城市學院趙陽：甌江學院、外國語學院谷雄鵬：數(shù)學與信息工程學院、音樂學院場地規(guī)模及申請流程生 活 園 區(qū)一、A B C 生活園區(qū)場地申請：（一）填寫一份公寓場地申請單 （二）在證明的落款處蓋上溫州大學學生會的章。（三）至大學生活動中心A405室楊立淮老師處，并在證明上簽名。（四）將申請單交到南校行政樓321室。二、D E 生活園區(qū)場地申請：（一）至D E生活園區(qū)4號樓104室宿管部老師處登記場地借用單。多功能廳申請（一）填寫好溫州大學共享會議（接待）場所預約單（202領取）（二）在申請單上蓋上溫州大學學生會的專用章。（三）至大學生活動中心A405室楊立淮老師處，并在申請單上簽名。（四）至大學生活動中心A407室陳琪老師處，并在申請單上簽名。（五）將申請單上交至多功能廳負責人（見申請單）。設備:音響、話筒 椅子（可用）：129張 折疊桌（可用）：76張 大窗戶：24個 窗簾：16個 前臺音響：4個 鋼琴：1架 前臺幕布：2塊安全出口：3個（其中2個不常用） 前臺燈：17只 其它照明燈：65只 前臺高：約30厘米 前臺面積：約15平方米 總面積：約320平方米 中間黑色舞臺區(qū)域 面積約64平方米（正方形） 圓形區(qū)域半徑約3.85米演藝廳申請（一）至大學生活動中心A407室陳琪老師處填寫演藝廳申請單。（二）至大學生活動中心A405楊立淮老師處，并在申請單上簽名。（三）至404室蓋上共青團溫州大學委員會的專用章。（四）將申請單交回A407陳琪老師處，進行確認。（五）所擁有設備：音響、話筒、追光燈（六）長：16米寬：18米高：8米臺口：16米噴繪：7米橫幅：16米座位：1143個特點：舞臺空間大，有升降臺，功能設備齊全性質(zhì)：校園十佳歌手，個人專場以及大型會議在此舉行會展中心（一）填寫好溫州大學共享會議（接待）場所預約單。（202領?。ǘ┰谏暾垎紊仙w上學生會專用章。（三）至大學生活動中心A405室楊立淮老師處，并在申請單上簽名。（四）至A404室蓋上共青團溫州大學委員會的專用章。（五）將申請單交到南校行政樓9樓校黨辦辦公室，讓老師簽字。（六）將申請單交至會展中心一樓徐老師處。一、雁山廳：（一）所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒（二）座位數(shù)：348個（三）橫幅長度：10米二、步青廳：（一）所擁有設備：音響、話筒（二）座位數(shù)：486個（三）橫幅長度：12米三、白鹿廳：（一）所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒（二）座位數(shù)：100個（三）橫幅長度：11米第四、五、六會議室（一）填寫好溫州大學共享會議（接待）場所預約單。（辦公室202領?。ǘ┰谏暾垎紊仙w上溫州大學學生會的專用章。（三）至大學生活動中心A405室楊立淮老師處，并在申請單上簽名。（四）至A404室蓋上共青團溫州大學委員會的專用章。（五）將申請單交到南校區(qū)行政樓9樓校黨辦辦公室，讓老師簽字。（六）將申請單交至北校行政樓一樓湯老師處。一、第四會議室（3樓）：（一）所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒（二）座位數(shù)：78個二、第五會議室（2樓）：（一）所擁有設備：音響、話筒（二）座位數(shù)：50三、第六會議室（1樓）：（一）所擁有設備：音響、話筒（二）座位數(shù)：48個409會議室申請單（一）填寫409會議室申請單。（二）交至403團委辦公室負責人。城市學院報告廳（一）填寫報告廳使用申請單。（二）在申請單上蓋上學生會的專用章。 （三）至大學生活動中心A405室楊立淮老師處，并在申請單上簽名。（四）將申請單交到城市學院1號樓3樓董老師處。（五）所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒（六）一號報告廳：座位數(shù)450人，橫幅長16米，寬1.21.5米噴繪可調(diào)動型，可以3*4米，也可5*6米九號報告廳：座位數(shù)650人橫幅長16米。寬1.21.6米噴繪最大為3*4米，只可小不可大。南、北校音樂廳（一）填寫申請單，至A405楊立淮老師，并在申請單上簽字。（二）至A404室蓋上共青團溫州大學委員會專用章。（三）將申請單交至南校行政樓9樓校黨辦辦公室，讓老師簽字。（四）將申請單上交到音樂廳管理員處。一、南校音樂廳：（一）所擁有設備：音響、話筒（二）座位數(shù)：450（三）橫幅長度：15米二、北校音樂廳：（一）所擁有設備：音響、話筒（二）座位數(shù)：400（三）橫幅長度：12米（四）舞臺高度：4米（五）后臺橫杠：12米（六）噴繪：長8米，寬4米（七）燈光色彩：為白、黃、紅、綠、藍、橙、粉、淺藍。溫州大學團委409會議室申請表申請單位會議名稱與會人員人數(shù)會議時間年 月 日 星期開始時間結(jié)束時間申請人聯(lián)系電話備注申請條件：1.與會人員須在15人以上。2.各部門內(nèi)部會議原則上不予申請3.申請資格被取消的必須有部門或組織負責人簽字才能繼續(xù)申請。場地使用注意事項：4.會議開始前必須將此表格交給校團委辦公室同學，并領取會議室鑰匙。 5.進入會議室后點清會議室內(nèi)各項資產(chǎn)并填寫會議室內(nèi)會議室使用情況表格。6.會議室使用期間必須保證會議室資產(chǎn)完整無缺，沒有團委老師或辦公室同學同意，任何人（包括非與會人員）不得隨意動用會議室資產(chǎn)。如有缺失由申請人負責追回。7.會議室使用完畢后會議室鑰匙須在約定時間內(nèi)交還，并對會議室進行必要的整理。8.會議室使用期間出現(xiàn)下列情況的部門將被取消申請資格資產(chǎn)缺失難以追回會議室使用后沒有整理，多次指出不予改正會議室鑰匙沒有及時歸還沒有如實填寫會議室使用情況表格，多次指出不予改正。9.以上情況一學期出現(xiàn)3次以上，部門所在組織將被取消申請資格。溫州大學共享會議（接待）場所使用預約單申 請 單 位會議時間會 議 內(nèi) 容參 會 人 數(shù)主 持 人備 注申 請 人聯(lián)系電話申請單位領導意見會 議 地 點會場管理人員聯(lián) 系 電 話黨校辦行政科意見注：1、請?zhí)崆疤顚懖⑾螯h校辦行政科預約，以便統(tǒng)籌安排。2、請?zhí)崆耙惶焖徒粫龉芾砣藛T。3、使用期間的安全衛(wèi)生問題由申請單位負責。溫州大學共享會議（接待）場所使用預約單申 請 單 位會議時間會 議 內(nèi) 容參 會 人 數(shù)主 持 人備 注申 請 人聯(lián)系電話申請單位領導意見會 議 地 點會場管理人員聯(lián) 系 電 話黨校辦行政科意見注：1、請?zhí)崆疤顚懖⑾螯h校辦行政科預約，以便統(tǒng)籌安排。2、請?zhí)崆耙惶焖徒粫龉芾砣藛T。3、使用期間的安全衛(wèi)生問題由申請單位負責。報告廳使用申請單 NO：部 門申請人聯(lián) 系 電 話人 數(shù)使用時間報告廳位置會議主題所需設備及其它：申請主管部門意見 ： 簽字（蓋章）：院辦審批意見： 簽字： 年 月 日備注：備注：請將附件提前兩天送至實驗實訓中心吳勝光老師（9號樓）；何宇華老師（1號樓）處。聯(lián)系電話及地址：661939，9A202（吳）；662091，8B314（何） 報告廳使用申請單 NO：部 門申請人聯(lián) 系 電 話人 數(shù)使用時間報告廳位置會議主題所需設備及其它：申請主管部門意見 ： 簽字（蓋章）：院辦審批意見： 簽字： 年 月 日備注：備注：請將附件提前兩天送至實驗實訓中心吳勝光老師（9號樓）；何宇華老師（1號樓）處。聯(lián)系電話及地址：661939，9A202（吳）；662091，8B314（何）溫州大學大學生活動中心場所使用預約單(留團委)申請單位使用時間(注明早上、下午、晚上)使用內(nèi)容申請地點參與人數(shù)主 持 人備 注申 請 人聯(lián)系電話申請單位領導意見(蓋章)活動中心管委會意見注：1、請?zhí)崆疤顚懖⑾蛐F委陳琪老約以便統(tǒng)籌安排,原則上使用時間以半天為宜包括布置場地；2、此表提前三天送交場地管理人員：大學生活動中心演藝廳(1137人)王老大學生活動中心多功能廳(A201、300人)：陳鋼137777826843、申請流程：與校團委電話確認使用時間地點到團委網(wǎng)或群下載申請單填好蓋章送校團委407書面確認送場地管理人員安排落實4、使用期間的安全衛(wèi)生問題由申請單位負責，不得在場區(qū)范圍內(nèi)使用泡沫膠等物品破壞現(xiàn)場。溫州大學大學生活動中心場所使用預約單(送場地管理人員)申請單位使用時間(注明早上、下午、晚上)使用內(nèi)容申請地點參與人數(shù)主 持 人備 注申 請 人聯(lián)系電話申請單位領導意見(蓋章)活動中心管委會意見注：1、請?zhí)崆疤顚懖⑾蛐F委陳琪老約以便統(tǒng)籌安排,原則上使用時間以半天為宜包括布置場地；2、此表提前三天送交場地管理人員：大學生活動中心演藝廳(1137人)王老大學生活動中心多功能廳(A201、300人)：陳鋼137777826843、申請流程：與校團委電話確認使用時間地點到團委網(wǎng)或群下載申請單填好蓋章送校團委407書面確認送場地管理人員安排落實4、使用期間的安全衛(wèi)生問題由申請單位負責，不得在場區(qū)范圍內(nèi)使用泡沫膠等物品破壞現(xiàn)場。溫州大學學生公寓區(qū)場地使用審批表活動名稱參加人數(shù)主要內(nèi)容使用時間地 點申 請 人聯(lián)系電話申請單位蓋章或負責人簽字主管單位意見審批意見保衛(wèi)處：注：1.學校內(nèi)的學生個人、學生組織以及非建制的各類組織申請使用學生公寓區(qū)場地須有主管單位的意見。2.凡參加人數(shù)超過20人的活動或開展商業(yè)性的活動，還須同時經(jīng)保衛(wèi)處和后勤集團同意。3.學生處授權各公寓區(qū)輔導員辦公室行使部門審批職責。時間部門經(jīng)手人聯(lián)系電話辦公室接手人人數(shù)活動內(nèi)容溫州大學學生會人員調(diào)配預約單注：1.各部門如需調(diào)人請?zhí)崆耙蝗张c辦公室成員聯(lián)系，并填寫好調(diào)人預約表。2.未預約者，不予調(diào)人。時間部門經(jīng)手人聯(lián)系電話辦公室接手人份數(shù)蓋章內(nèi)容溫州大學學生會蓋章預約單注：1 部門如需蓋章請?zhí)崆耙蝗张c辦公室成員聯(lián)系，并填寫好蓋章預約表。2 任何人員不得私自蓋章，未預約者，不予蓋章。資料打印、復印處理流程（一）填寫“溫州大學后勤集團印務中心收件登記清單資料打印申請單”（辦公室202領?。粶刂荽髮W后勤集團印務中心收件登記清單資料打印申請單委托部門資料名稱送印時間收件時間審批人原告送印人聯(lián)系方式（二）將文本版或電子版資料原稿交由部長和學生會指導老師處予以審核，并由老師在后“溫州大學后勤集團印務中心收件登記清單資料打印申請單”上簽字蓋章；（三）將“溫州大學后勤集團印務中心收件登記清單”和資料原稿交由北校文印室處予以打印或復??；（四）kt板、橫