5S實施要點和方法

學習導航通過學習本課程，你將能夠： 掌握5S的實施要點； 學會使用紅牌作戰(zhàn)的方法進行5S管理； 掌握目視管理的特點與實施步驟； 學會使用查檢表。 5S實施要點和方法一、5S的實施要點全面、正確地理解5S的基本概念是企業(yè)順利推行5S活動的基礎，而5S實施的關鍵則是領導和普通員工能夠共同參與，并掌握相應的工作方法與技巧，建立配套的獎罰措施?？傊?S的成功推行，需要處理好整理、整頓、清掃、清潔以及素養(yǎng)等活動，掌握各個步驟的實施要點。1.整理的實施要點整理即將要與不要的物品徹底區(qū)分清楚，并將不要的物品加以處理，是改善生產現(xiàn)場的第一步。 區(qū)分物品要與不要的方法整理的實施要點在于對生產現(xiàn)場擺放的物品進行分類，從而區(qū)分出物品的使用等級。在實際推行中，可以根據物品的使用頻率，將物品劃分為“不用”、“很少用”、“少使用”、“經常用”四個等級。處于不同等級的物品，其處理方式和結果不同。對于“不用”的物品，應及時清理，進行廢棄處理；對于“很少用”或“少使用”的物品，應及時清理，并改放在儲存室中備用；對于“經常用”的物品，應該保留在工作場所附近。如表1所示： 表1 物品的區(qū)分與處理方法區(qū)分等級使用頻率處理結果不用不能使用廢棄處理不再使用很少用可能會再使用（一年內）存放于儲存室6個月到1年使用一次少使用1個月到3個月使用一次經常用每天到每周使用一次存放于工作場所附近 整理的重點對象進行整理工作，除了將現(xiàn)場用剩的材料、半成品、料頭、工具、報廢的設備、工人生活用品等作為清理對象之外，還有需要重點整理的內容，包括：辦公區(qū)及物料區(qū)的物品、辦公桌及文件柜中的物品、過期的表單和文件資料、私人物品以及堆積嚴重的物品。 要點提示整理的重點對象： 辦公區(qū)及物料區(qū)的物品； 辦公桌及文件柜中的物品； 過期的表單和文件資料； 私人物品； 堆積嚴重的物品。 2.整頓的實施要點整頓的實施要點，即按照“三定原則”，對工作現(xiàn)場需要保留的物品進行科學、合理地布置和擺放，并設置明確、有效的標識，以便在最短時間內取得所要之物，在最簡捷的制度和流程下完成事務。 整頓三原則定物。即選出并保留需要的物品，清理或儲存不需要的物品，確?，F(xiàn)場的物品均為必需品。定位。即根據物品的使用頻率和便利性，決定放置場所。一般而言，使用頻率越低的物品，應放置得越遠。定量。即確定需要保留的物品數量，在不影響工作的前提下，數量越少越好。 合理標識對物品進行定物、定位、定量之后，還需要對物品進行合理標識。通過物品擺放位置和標識方法的確定，可以達到工作場所的物品狀態(tài)一目了然的效果。 具體做法與效果在整頓物品時，應盡量騰出作業(yè)空間，為必要物品規(guī)劃恰當的位置和置放方法，并設置醒目標識。這樣，使用者就能夠清楚物品的位置，從而減少選擇的時間。3.清掃的實施要點清掃的實施要點，即通過徹底清掃工作場所，杜絕污染源，同時及時維修異常的設備。清掃過程需要根據整理、整頓的結果，將不需要的物品進行清除或存入倉庫。一般而言，清掃工作需要做到：徹底清掃所有物品、徹底修理機器和工具、定期維護機器設備、杜絕一切污染源。4.清潔的實施要點清潔是在整理、整頓、清掃之后進行認真維護，以保持完美和最佳狀態(tài)。清潔不是表面工作，而是對前三項活動的堅持和深入，同時還是對整理、整頓和清掃的標準化。企業(yè)常用的清潔手法主要有紅牌作戰(zhàn)、目視管理以及查檢表三種。 紅牌作戰(zhàn)即通過張貼“紅牌”警告的方式，糾正并處罰不符合5S要求的現(xiàn)象。 目視管理即利用標準化的標示牌、標示線等對物品的置放和人員的著裝進行標示。 查檢表根據檢查組的定期檢查結果，了解活動執(zhí)行情況，并采取解決措施。5.素養(yǎng)的實施要點5S活動的核心是加強教養(yǎng)、提高素質，使人員養(yǎng)成嚴格遵守規(guī)章制度的習慣和作風。如果員工缺乏遵守規(guī)則的習慣和自發(fā)精神，推行5S活動只能流于形式，難以順利、持久地開展。 自我管理與獎懲措施推行5S管理，需要貫徹“自我管理”的原則，并充分依靠現(xiàn)場人員來改善；同時，在培訓員工時候，還需必要的獎懲措施配合。 【案例】獎懲措施在5S素養(yǎng)推行中的作用廣東某生產型企業(yè)主要依靠日本客戶的訂單生存。該廠工人多數來自內地，素質較低，經常在工作場所隨意丟棄雜物，多次教育仍沒效果。由于日本客戶對工廠環(huán)境的要求非常苛刻，看見這種情況后，提出要求：如果再出現(xiàn)類似情況，就減少一半訂單。為了解決亂扔垃圾的問題，提高員工素養(yǎng)，廠方開始推行5S活動，并采取嚴厲的懲罰措施：一旦發(fā)現(xiàn)某人亂扔垃圾就立刻開除。在正式實施的第一天，3名員工被開除。但自第二天開始，就再沒有因亂扔垃圾被開除的人員，工作場所的環(huán)境也保持得很好。 由此可見，提高素養(yǎng)不僅需要加強培訓，還應注意獎罰結合。只有這樣，才能培養(yǎng)員工良好的工作習慣，營造良好的工作環(huán)境。 進行意識改革5S活動的最終目的是提高企業(yè)的品質，將各種良好的工作習慣轉化為員工的固有素養(yǎng)。提高素養(yǎng)主要通過教育訓練實現(xiàn)，只有員工認同并積極參與到企業(yè)管理中，才能收到良好的效果。素養(yǎng)的實踐始自內心而行之于外，是通過塑造外在表現(xiàn)來塑造內心的過程。因此，在推進5S的過程中，應該時刻關注意識改革，進而提高人員素養(yǎng)。從素養(yǎng)角度分析整理。進行整理的目的是幫助員工養(yǎng)成良好的工作習慣，使員工區(qū)分“應有”與“不應有”的物品，并把“不應有”的物品去除。從素養(yǎng)角度分析整頓。整頓可以培養(yǎng)員工快速尋找物品的習慣，使員工形成“將應有的進行定位”的意識，從而保證工作的有序進行。從素養(yǎng)角度分析清掃。清掃可以幫助員工培養(yǎng)整潔的習慣，使員工形成“徹底清理干凈，不整潔的工作環(huán)境是恥辱”的意識。從素養(yǎng)角度分析清潔。清潔促使員工主動維持清潔的環(huán)境，保持做人處事應有的態(tài)度，從而益于個人工作的展開和社會公德的維護。從素養(yǎng)角度分析素養(yǎng)。素養(yǎng)促使員工自發(fā)追求完美的境界，并將其良好習慣內化為個人素質，從而利于保持穩(wěn)定、良好的工作狀態(tài)。 二、5S實施方法在推行5S活動的具體過程中，推行者應該掌握必要的實施方法和技巧，有效開展活動。1.紅牌作戰(zhàn)紅牌作戰(zhàn)貫穿于5S活動的始終，對預先發(fā)現(xiàn)和徹底解決問題具有十分重要的意義。因此，企業(yè)管理者應該掌握紅牌作戰(zhàn)的方法，并將其靈活運用在5S活動的實施過程中。 作用紅牌作戰(zhàn)就是不斷找出需要改善的事物和過程，用紅色標牌標識出問題的所在，通過不斷增加或減少紅牌的數量，達到發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的目的。紅牌作戰(zhàn)側重于尋找工作場所中存在的問題，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就立即使用紅牌進行標記，直至問題解決才可摘掉紅牌。使用紅牌作戰(zhàn)法，不僅可以防止時間拖延造成的問題遺漏，還能對工作人員起到提醒和督促的作用。 實施辦法紅牌作戰(zhàn)策略可以貫穿應用于整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)五大環(huán)節(jié)，不同階段的具體內容各不相同。整理。在區(qū)分需要與不需要的物品時應用紅牌作戰(zhàn)，主要目的是找出工作場所中有待改善的部分。整頓。在整頓的過程中，按照“三定”原則，針對需要改善的事情、地點和物品，分別用紅牌進行標示，便于明確物品擺放的不合理現(xiàn)象，并提醒工作人員加以改善。清掃。清掃就是針對“紅牌問題”提出有效的改善措施，從而減少紅牌的數量。清潔。對清掃過程中的紅牌標示進行具體分析，尋找問題產生的根源，進而提出解決方法，盡量減少紅牌數量。素養(yǎng)。員工培養(yǎng)良好的工作習慣，提高自身素質，不僅主動尋找需要標示紅牌的事物和場所，還應努力減少紅牌的數量。 注意事項紅牌作戰(zhàn)是一個持續(xù)的過程，伴隨著5S的推行而不斷推進。一般情況下，在5S活動實施的初期，紅牌數量較多，隨著5S活動的推進，紅牌數量應呈現(xiàn)下降的趨勢。使用紅牌作戰(zhàn)策略時，還應注意兩點：第一，在標注問題得以解決后，應及時摘掉紅牌，以防產生混亂；第二，遇到不能立即解決的問題，應采取行動商量的對策，積極尋找解決措施，以最終摘除紅牌。2.目視管理目視管理是利用形象直觀、色彩適宜的視覺信息和感知信息，組織現(xiàn)場生產活動，從而達到提高勞動生產率目的的管理方式。目視管理是一種可視極限化的管理方式，可使工作現(xiàn)場的狀態(tài)更加直觀。 特點目視管理與其他管理方法相比，其特點主要有三個：第一，形象直觀，容易識別，簡單方便，傳遞迅速，因此利于工作效率的提高；第二，實現(xiàn)信息公開化，透明程度高，便于現(xiàn)場人員的協(xié)調配合與相互監(jiān)督；第三，科學改善生產條件和環(huán)境，利于產生良好的生理和心理效應。 圖1 目視管理的直觀圖 關鍵如何靈活運用各種信息順利解決問題，是目視管理的關鍵。一般而言，企業(yè)利用圖表、圖畫、象征等輔助工具可以實現(xiàn)認知、警告、判斷、行動等功能。在信息傳遞階段，可以先將信息轉化成圖表、照片、圖畫、標志等，再輔之以文字批注，不僅方便理解與判斷，還能實現(xiàn)信息共有化和問題透明化。 預期效果通過目視管理，企業(yè)希望達到的預期效果是：可以傳達并告知工作的發(fā)展情況；激勵并促使員工積極參與；使員工達成共識，向共同的目標前進；警告員工，防患于未然；提供判斷標準，促使員工采取正確行動。 常用手段在日常生活中，目視管理的應用實例比比皆是。常見的目視管理手段有標志線、標志牌、顯示裝置、信號燈、指示書以及色彩標志等。表2列舉了目視管理的實例，內容涉及區(qū)域劃線、物品形跡管理、安全庫存量與最大庫存量、儀表的正常與異常標示等方面。 表2 目視管理舉例實例實現(xiàn)的方法產生的作用區(qū)域劃線1.用油漆在地面上刷出線條2.用彩色膠帶貼于地面上形成線條1.劃分通道和工作場所，保持通道暢通2.對工作區(qū)域畫線，確定各區(qū)域功能3.防止物品隨意移動或搬動后不能歸位物品的形跡管理1.在物品放置處畫上該物品的現(xiàn)狀2.標出物品名稱3.標出使用者或借出者4.必要時進行臺賬管理1.明示物品放置的位置和數量2.物品取走后的狀況一目了然3.防止需要時找不到工具的現(xiàn)象發(fā)生安全庫存量與最大庫存量1.明示應該放置何種物品2.明示最大庫存量和安全庫存量3.明示物品數量不足時如何應對1.防止過量采購2.防止斷貨，以免影響生產儀表正、異常標示在儀表指針的正常范圍上標示為 綠色，異常范圍上標示為紅色使工作人員對于儀表的指針是否處于正常范圍一目了然5S實施情況確認表1.設置現(xiàn)場5S責任區(qū)2.設計表格內容1.明確職責，明示該區(qū)域的5S責任人2.明確要求，明示日常實施內容和要求3.監(jiān)督日常5S工作的實施情況 成功要素鼓勵全員參加。企業(yè)經營的目標之一就是實現(xiàn)員工自主性管理，因此全員參與相當重要，是持續(xù)提高效率與不斷進行改善的必要條件。是否一目了然。為了進行管理，企業(yè)必須有明確的目的和管理界限，確保處理突發(fā)情況時有據可依，一方面可以減少管理的主觀程度，另一方面可使人員充分發(fā)揮才能，進而不斷改善并維持良好狀況。充分利用五官。全面運用視覺、味覺、觸覺、聽覺、嗅覺，可提高管理者的敏銳度，有助于盡快掌握感覺和運用經驗。描繪理想狀態(tài)。對于實施目視管理的理想工作場所，規(guī)劃者通過搜集、參考企業(yè)內外部的信息，描繪出理想中的公司形象，并以此為前進方向，努力提高效率和維持形象。投入具體創(chuàng)意。無論何時何地，任何員工都應當擁有管理的自主性和自律性，并將此作為個人有效管理的重要課題，投入到具體創(chuàng)意中。 計劃步驟情報收集。即收集其他公司的相關情報，并以優(yōu)秀企業(yè)的實例為應用指導，對企業(yè)活動的實施狀況進行診斷、教育和宣傳。確定計劃。進一步研討計劃，取得領導層認可，在描繪理想狀態(tài)的同時，對公司現(xiàn)狀進行診斷，進而塑造公司的特色。配置資源。充足的經費和人員配置是計劃實施的前提，因此領導者應該合理配置人力、物力、財力等資源。實施計劃。領導者應該全程管控和監(jiān)督計劃的實施。3.查檢表推行任何活動時，除了需要計劃表作為指導之外，還需要時刻監(jiān)控活動進程與成果。查檢表是對重要項目進行定期檢查時采用的表格，是5S活動執(zhí)行進度的標準。通過定期檢查獲得項目進展的最新資料，并對其進行分析，即可了解項目執(zhí)行是否出現(xiàn)偏誤，以此判斷如何采取相應的修正措施。 特點使用方式。一種是點檢時使用，只記錄好與不好的符號；另一種是用來記錄評鑒的數據。記錄內容。查檢表不僅登錄分數，還要詳細記載具體的改善事項。使用時間。應在5S的推行告一段落后，再使用查檢表。其目的在于：一方面，通過了解活動推行的成果，可以增加對5S活動的信心；另一方面，如果沒有達到預期效果，可以根據具體資料及時修正。相互查檢。查檢表可以作為互相查檢的工具，通過討論、比較與借鑒，明確改善的事項。及時調整。管理者應該根據5S活動的執(zhí)行過程、單位現(xiàn)況等條件，及時調整查檢表的項目，切忌永遠使用同一套表格。 5S中的查檢表實例在5S活動的整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)過程中，查檢表都有不同的查核內容，以下為查檢表在5S活動各個階段的應用舉例。整理的查核內容。查核項目主要包括通道狀況、工作場所的設備和材料、辦公桌及抽屜內部、料架的狀況、倉庫等，各查核項目均有具體等級和相應得分，如表3所示： 表3 查檢表在整理中的使用項次查檢項目得分查檢狀況1通道狀況0很多物品堆積，或環(huán)境臟亂1雖能通行，但要避讓，臺車不能通行2擺放的物品超出通道3超出通道，但有警示牌4不但暢通，而且整潔2工作場所的設備、材料0一個月以上未用的物品雜亂擺放著1在角落放置著不必要的物品2擺放著半個月以后要用的物品，且雜亂3擺放物品為一周內要使用的，且整理得整齊4擺放物品為3日內要使用的，且整理很整齊3辦公桌（作業(yè)臺）上、下及抽屜0不使用的物品雜亂放置1半個月才使用一次的也擺放在上面2一周內要使用，但過量擺放3當日使用，但擺放較雜亂4桌面及抽屜內均最低限度，且整齊4料架狀況0雜亂存放不使用的物品1料架破舊，缺乏整理2擺放不使用的物品，但整齊3料架上的物品整齊擺放4擺放為近日使用的物品，很整齊5倉庫0塞滿物品，人不易行走1物品雜亂擺放2有定位規(guī)定，但沒有嚴格遵守3有定位規(guī)定，也處于管理狀態(tài)，但進出不方便4任何人均能較容易地掌握倉庫情況，退還物品也較簡單小計 整頓的查核內容。查核項目主要包括機器設備、儀器、工具、零件、圖紙、作業(yè)標示書、文件檔案等內容，根據查檢狀況的不同，獲得相應的得分，確定整頓的結果。詳細內容如表4所示： 表4 查檢表在整頓中的使用項次查檢項目得分查檢狀況1設備、機器、儀器0破損不堪，不能使用，雜亂放置1不能使用的集中擺放在一起2能使用但臟亂3能夠使用，并進行了保養(yǎng)，但不整齊4擺放整齊、干凈，處于最佳狀態(tài)2工具0不能用的工具雜亂放置1勉強可用的工具多2均為可用工具，但缺乏保養(yǎng)3工具進行了保養(yǎng)，并進行定位放置4工具采用目視管理3零件0不良品與合格品混亂擺放在一起1不良品雖未進行及時處理，但進行了區(qū)分及標示2只有合格品，但保管方法不合理3在保管中進行了定位標示4保管中進行了定位和標識，任何人都易于了解4圖紙、作業(yè)標示書0過期與使用中的混合擺放在一起1不是最新的，但隨意擺放2是最新的，但隨意擺放3用卷宗夾進行保管，但無次序4具有目錄，按次序整齊擺放，任何人很快能使用5文件檔案0零亂放置，使用時難以找到1雖顯零亂，但可以找到2共同文件被定位，并進行集中保管3以事務機器處理且容易檢索4明確定位，使用目視管理，任何人都能隨時使用小計 清掃的查核內容。查檢項目主要包括通道、作業(yè)場所、辦公桌、作業(yè)臺、墻板、窗戶、天花板、設備儀器和工具等，每個項目均分為5個等級，并有相應的得分，如表5所示： 表5 查檢表在清掃中的使用項次查檢項目得分查檢狀況1通道0有煙蒂、紙屑、鐵屑、其他雜物1雖無臟物，但地面不平整2有水漬和灰塵3早上進行一次清掃4使用拖把，并定期打蠟2作業(yè)場所0有煙蒂、紙屑、鐵屑、其他雜物1雖無臟物，但地面不平整2有水漬和灰塵3零件、材料、包裝物品存放不合理4使用拖把，并定期打蠟3辦公桌、作業(yè)臺0文件、工具、零件臟亂1桌面、作業(yè)臺面滿布灰塵2桌面、作業(yè)臺面雖干凈，但破損未修理3桌面、臺面干凈整齊4除桌面外，椅子及四周均干凈整潔4窗、墻板、天花板0任其破損1破爛但僅為應急進行了簡單處理2亂貼掛不必要的物品3比較干凈4干凈整潔5設備、工具、儀器0銹跡斑斑1雖沒有生銹，但有油垢2有少量灰塵3保持干凈4使用中采取了防止臟亂的措施，并隨時進性清理小計 清潔的查核內容。查核項目主要包括機器設備、儀器、工具、零件、圖紙、作業(yè)標示書、文件檔案