業(yè)務(wù)流程圖與數(shù)據(jù)流程圖的區(qū)別與聯(lián)系.doc

一、業(yè)務(wù)流程圖與數(shù)據(jù)流程圖的區(qū)別 1. 描述對(duì)象不同 業(yè)務(wù)流程圖的描述對(duì)象是某一具體的業(yè)務(wù); 數(shù)據(jù)流程圖的描述對(duì)象是數(shù)據(jù)流。 業(yè)務(wù)是指企業(yè)管理中必要且邏輯上相關(guān)的、為了完成某種管理功能的一系列相關(guān)的活動(dòng)。在系統(tǒng)調(diào)研時(shí), 通過了解組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)功能, 我們對(duì)系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)有了一個(gè)大概的認(rèn)識(shí)。但由此我們得到的對(duì)業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)是靜態(tài)的, 是由組織部門映射到業(yè)務(wù)的。而實(shí)際的業(yè)務(wù)是流動(dòng)的, 我們稱之為業(yè)務(wù)流程。一項(xiàng)完整的業(yè)務(wù)流程要涉及到多個(gè)部門和多項(xiàng)數(shù)據(jù)。例如, 生產(chǎn)業(yè)務(wù)要涉及從采購(gòu)到財(cái)務(wù), 到生產(chǎn)車間, 到庫(kù)存等多個(gè)部門; 會(huì)產(chǎn)生從原料采購(gòu)單, 應(yīng)收 付 賬款, 入庫(kù)單等多項(xiàng)數(shù)據(jù)表單。因此, 在考察一項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)我們應(yīng)將該業(yè)務(wù)一系列的活動(dòng)即整個(gè)過程為考察對(duì)象, 而不僅僅是某項(xiàng)單一的活動(dòng), 這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的全面認(rèn)識(shí)。將一項(xiàng)業(yè)務(wù)處理過程中的每一個(gè)步驟用圖形來(lái)表示, 并把所有處理過程按一定的順序都串起來(lái)就形成了業(yè)務(wù)流程圖。如圖 1 所示, 就是某公司物資管理的業(yè)務(wù)流程圖。 數(shù)據(jù)流程圖是對(duì)業(yè)務(wù)流程的進(jìn)一步抽象與概括。抽象性表現(xiàn)在它完全舍去了具體的物質(zhì), 只剩下數(shù)據(jù)的流動(dòng)、加工處理和存儲(chǔ); 概括性表現(xiàn)在它可以把各種不同業(yè)務(wù)處理過程聯(lián)系起來(lái),形成一個(gè)整體。從安東尼金字塔模型的角度來(lái)看, 業(yè)務(wù)流程圖描述對(duì)象包括企業(yè)中的信息流、資金流和物流, 數(shù)據(jù)流程圖則主要是對(duì)信息流的描述。此外, 數(shù)據(jù)流程圖還要配合數(shù)據(jù)字典的說明, 對(duì)系統(tǒng)的邏輯模型進(jìn)行完整和詳細(xì)的描述。 2. 功能作用不同 業(yè)務(wù)流程圖是一本用圖形方式來(lái)反映實(shí)際業(yè)務(wù)處理過程的“流水帳”。繪制出這本流水帳對(duì)于開發(fā)者理順和優(yōu)化業(yè)務(wù)過程是很有幫助的。業(yè)務(wù)流程圖的符號(hào)簡(jiǎn)單明了, 易于閱讀和理解業(yè)務(wù)流程。繪制流程圖的目的是為了分析業(yè)務(wù)流程, 在對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組, 產(chǎn)生新的更為合理的業(yè)務(wù)流程。通過除去不必要的、多余的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié); 合并重復(fù)的環(huán)節(jié); 增補(bǔ)缺少的必須的環(huán)節(jié); 確定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要處理的環(huán)節(jié)等重要步驟, 在繪制流程圖的過程中可以發(fā)現(xiàn)問題, 分析不足, 改進(jìn)業(yè)務(wù)處理過程。 數(shù)據(jù)流程分析主要包括對(duì)信息的流動(dòng)、傳遞、處理、存儲(chǔ)等的分析。數(shù)據(jù)流程分析的目的就是要發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)流通中的問題, 這些問題有: 數(shù)據(jù)流程不暢, 前后數(shù)據(jù)不匹配, 數(shù)據(jù)處理過程不合理等。通過對(duì)這些問題的解決形成一個(gè)通暢的數(shù)據(jù)流程作為今后新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程。數(shù)據(jù)流程圖比起業(yè)務(wù)流程圖更為抽象, 它舍棄了業(yè)務(wù)流程圖中的一些物理實(shí)體, 更接近于信息系統(tǒng)的邏輯模型。對(duì)于較簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù), 我們可以省略其業(yè)務(wù)流程圖直接繪制數(shù)據(jù)流程圖。 3. 基本符號(hào)不同 對(duì)數(shù)據(jù)流程圖的基本符號(hào)解釋如下: 外部實(shí)體表示數(shù)據(jù)流的始發(fā)點(diǎn)或終止點(diǎn)。原則上講, 它不屬于數(shù)據(jù)流程圖的核心部分, 只是數(shù)據(jù)流程圖的外圍環(huán)境部分。在實(shí)際問題中它可能是人員、計(jì)算機(jī)外設(shè)、系統(tǒng)外部的文件等。在圓形框中用文字注明外部實(shí)體的編碼屬性和名稱。 數(shù)據(jù)流是用箭頭線及其上的數(shù)據(jù)表示數(shù)據(jù)流動(dòng)的方向, 數(shù)據(jù)流由一個(gè)或一組數(shù)據(jù)項(xiàng)組成。 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)表示邏輯意義上的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié), 不考慮存儲(chǔ)的物理介質(zhì)和技術(shù)手段的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)。它用一個(gè)右邊開口的長(zhǎng)方形條來(lái)表示, 圖形右部填寫存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)集的名字, 左邊填寫該數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的標(biāo)志。 處理邏輯 加工 也稱為處理或功能, 它包括兩方面的內(nèi)容:一是改變數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu); 二是在原有數(shù)據(jù)內(nèi)容基礎(chǔ)上增加新的內(nèi)容,形成新的數(shù)據(jù)。一般用一個(gè)長(zhǎng)方形表示處理邏輯, 圖形下部填寫處理的名字, 上部填寫該處理的標(biāo)志。 關(guān)于業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的基本符號(hào)很多教材上都不完全一致, 還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如, 有的教材上用圓形表示外部實(shí)體, 有的用矩形表示外部實(shí)體。二者所使用的符號(hào)不同, 但代表的含義都相同。業(yè)務(wù)流程圖中的業(yè)務(wù)處理和存儲(chǔ)這兩個(gè)符號(hào)和數(shù)據(jù)流程圖中的相應(yīng)的符號(hào)基本一致; 業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖中都有箭頭線的符號(hào), 但含義不同: 業(yè)務(wù)流程圖中的箭頭線表示信息流向, 它沒有名稱; 數(shù)據(jù)流程圖中的箭頭線表示某一數(shù)據(jù)流, 它有名稱, 通常寫在數(shù)據(jù)流的上方。 4. 繪制過程不同 業(yè)務(wù)流程圖就是用一些規(guī)定的符號(hào)及連線來(lái)表示某個(gè)具體務(wù)處理過程。業(yè)務(wù)流程圖的繪制是根據(jù)系統(tǒng)詳細(xì)調(diào)查過程中所得的資料, 按業(yè)務(wù)實(shí)際處理過程, 用規(guī)定的符號(hào)將它們繪制在同一張圖上。它的繪制無(wú)嚴(yán)格的規(guī)則, 只需簡(jiǎn)明扼要地如實(shí)反映實(shí)際業(yè)務(wù)過程。在繪制過程中一般也遵循“自頂向下”的原則。 數(shù)據(jù)流程圖的繪制方法較為復(fù)雜, 它是按照“自頂向下, 逐層求精”的方法進(jìn)行的, 也就是將整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)成一個(gè)處理功能,畫出它和周圍實(shí)體的數(shù)據(jù)聯(lián)系過程, 即一個(gè)粗略的數(shù)據(jù)流程圖( 頂層數(shù)據(jù)流程圖),然后逐層向下分析, 直到把系統(tǒng)分解為詳細(xì)的低層次的數(shù)據(jù)流程圖。如圖A是一個(gè)高等學(xué)校學(xué)藉管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖。 繪制數(shù)據(jù)流程圖的注意事項(xiàng): 數(shù)據(jù)流程圖的繪制一般是從左到右進(jìn)行。從左側(cè)開始標(biāo)出外部實(shí)體, 然后畫出由外部實(shí)體產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流, 再畫出處理邏輯、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等元素及其相互關(guān)系, 最后在流程圖的右側(cè)畫出接收信息的系統(tǒng)外部實(shí)體。 父圖與子圖的平衡。子圖是對(duì)父圖中處理邏輯的詳細(xì)描述, 因此父圖中數(shù)據(jù)的輸入和輸出必須在子圖中反映。父圖與子圖的平衡是數(shù)據(jù)流守恒原則的體現(xiàn), 即對(duì)每一個(gè)數(shù)據(jù)處理功能來(lái)說, 要保證分解前后的輸入數(shù)據(jù)流與輸出數(shù)據(jù)流的數(shù)目保持不變。 數(shù)據(jù)流至少有一端連接處理框。數(shù)據(jù)流不能直接從外部實(shí)體直接傳送到數(shù)據(jù)存儲(chǔ), 也不能從數(shù)據(jù)存儲(chǔ)直接傳送到外部實(shí)體。 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)輸入/輸出協(xié)調(diào)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)必定有輸入數(shù)據(jù)流和輸出數(shù)據(jù)流, 缺少任何一個(gè)則意味著遺漏了某些加工。 數(shù)據(jù)處理流入/流出協(xié)調(diào)。只有流入沒有流出, 則數(shù)據(jù)處理無(wú)需存在; 只有流出沒有流入的數(shù)據(jù)處理不可能滿足。 合理命名, 準(zhǔn)確編號(hào)。對(duì)數(shù)據(jù)流程圖的基本元素進(jìn)行編號(hào), 這樣有利于編寫數(shù)據(jù)字典及方便系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員和用戶的閱讀與理解。 二、業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的聯(lián)系 1. 業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖都是從流程的角度動(dòng)態(tài)地去考察分析對(duì)象, 都是用圖形符號(hào)抽象地表示調(diào)查結(jié)果。 2. 數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)的聯(lián)系具體表現(xiàn)在: 數(shù)據(jù)流是伴隨著業(yè)務(wù)過程而產(chǎn)生的, 它是業(yè)務(wù)過程的衍生物; 數(shù)據(jù)資料基本上也是按組織結(jié)構(gòu)或業(yè)務(wù)過程收集的; 在數(shù)據(jù)匯總時(shí), 我們也是以業(yè)務(wù)流程為單位, 將同一業(yè)務(wù)的不同處理步驟中的數(shù)據(jù)加以集中; 數(shù)據(jù)流程圖的繪制遵照業(yè)務(wù)處理的全過程。 3. 數(shù)據(jù)流程圖和業(yè)務(wù)流程圖存在一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系。由業(yè)務(wù)流程圖可以導(dǎo)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)流程圖。有兩種思路: 一種是先按業(yè)務(wù)流程圖理出的業(yè)務(wù)流程順序, 然后將相應(yīng)調(diào)查過程中所掌握的數(shù)據(jù)、表單分離出來(lái), 接下來(lái)考查數(shù)據(jù)的流向, 加工處理過程和存儲(chǔ), 把它們串起來(lái)就繪制成一完