第章辦公自動化概論.ppt

辦公自動化 TELail bluklin QQ群 7505185 辦公自動化課程說明 通過本課程的學(xué)習(xí) 了解辦公自動化的基本理論及辦公設(shè)備的基礎(chǔ)知識 較系統(tǒng)地掌握辦公自動化軟件的基本操作方法和技巧 具備較強(qiáng)的文字處理 報表打印 圖形編輯 表格處理等技術(shù)能力 理論聯(lián)系實際 在充分理解辦公自動化的定義 辦公自動化系統(tǒng)的功能和模型等概念的基礎(chǔ)上 掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和利用計算機(jī)進(jìn)行文字處理和數(shù)據(jù)信息處理的方法 第一章辦公自動化概述 第一章辦公自動化概述 本章主要內(nèi)容 1 1辦公自動化1 2辦公自動化系統(tǒng)1 3辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展 1 1 1辦公與辦公自動化 辦公與辦公室辦公 處理公事 處理集體事務(wù) 安排 檢查 落實 辦公室 辦公機(jī)構(gòu)或辦公場所 事務(wù)處理 管理控制 決策處理 辦公自動化 OfficeAutomation 簡稱OA 是建立在辦公室工作基礎(chǔ)上的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和推廣的一門科學(xué) 是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一個綜合性技術(shù) 美國麻省理工學(xué)院M 季斯曼教授對辦公自動化下的定義 辦公自動化就是將計算機(jī)技術(shù) 通信技術(shù) 系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理 且量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項綜合技術(shù) 文中 量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù) 便是指通常的辦公業(yè)務(wù) 通常的辦公業(yè)務(wù)范圍主要有書面和口頭信息 以及這些信息的生成 處理 傳遞與管理 并涉及辦公資源 辦公時間的利用與安排 我國專家在1985年召開的辦公自動化規(guī)劃討論會上形成比較統(tǒng)一的定義是 辦公自動化是利用計算機(jī)技術(shù) 通信技術(shù) 系統(tǒng)科學(xué) 行為科學(xué) 管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù) 不斷使人們的辦公活動物化于各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中 并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成的服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng) 完整的辦公自動化系統(tǒng)包括信息采集 信息加工 信息傳輸和信息管理四個基本環(huán)節(jié)文件處理 事務(wù)處理 文字處理 檔案處理 日程處理 電子郵件 電子報表 數(shù)據(jù)處理 信息管理 決策支持等 辦公自動化內(nèi)涵的變化傳統(tǒng)的辦公自動化多是指字處理系統(tǒng) 輕印刷系統(tǒng) 文檔管理系統(tǒng) 無法實現(xiàn)信息的共享 交換 傳遞 無法實現(xiàn)單位 企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào) 對音頻 視頻 圖形 圖像等多媒體信息難以進(jìn)行有效的處理 現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)認(rèn)為 辦公實際上是人與人 人與部門 部門之間信息的共享 交換 組織 分類 傳遞及處理 活動的協(xié)調(diào) 從而達(dá)到整體目標(biāo)實現(xiàn)的過程 現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)著重于提供辦公信息的共享 交換 組織 傳遞 監(jiān)控功能 提供協(xié)同工作的環(huán)境 辦公自動化利用科學(xué)的管理方法 借助于各種先進(jìn)技術(shù) 改善了辦公環(huán)境和條件 極大地提高辦公效率和質(zhì)量 縮短了辦公周期 提升了管理和決策的科學(xué)化 自動化水平 1 1 2辦公自動化系統(tǒng)的職能 事務(wù)處理級辦公自動化系統(tǒng)信息管理級辦公自動化系統(tǒng)決策型辦公自動化系統(tǒng) 事務(wù)處理級辦公自動化系統(tǒng) 辦公自動化系統(tǒng)的職能 1 辦公事務(wù)處理的主要內(nèi)容是執(zhí)行例行性的日常辦公事務(wù) 涉及大量的基礎(chǔ)性工作 包括文字處理 電子排版 電子表格處理 文件收發(fā)登錄 電子文檔管理 辦公日程管理 人事管理 財務(wù)統(tǒng)計 報表處理 個人數(shù)據(jù)庫等 信息管理級辦公自動化系統(tǒng) 管理型辦公自動化系統(tǒng)是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合的一體化的辦公信息處理系統(tǒng) 它由事務(wù)型辦公系統(tǒng)支持 以管理控制活動為主 除了具備事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全部功能外 主要是增加了信息管理功能 辦公自動化系統(tǒng)的職能 2 決策型辦公自動化系統(tǒng) 決策型辦公自動化系統(tǒng)是在事務(wù)處理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加了決策或輔助決策功能的最高級的辦公自動化系統(tǒng) 辦公自動化系統(tǒng)的職能 3 三者的關(guān)系 事務(wù)型辦公系統(tǒng) 管理型辦公系統(tǒng) 決策型辦公系統(tǒng) 1 1 3辦公自動化技術(shù)的發(fā)展 第一代辦公自動化第二代辦公自動化第三代辦公自動化 第一代辦公自動化是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng) ManagementInformationSystem 簡單的文件數(shù)據(jù)庫管理階段客戶 服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理階段 第一代辦公自動化 第二代辦公自動化是以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)工作流是在業(yè)務(wù)處理過程中每一步的任務(wù) 處理步驟 組織或相關(guān)人員 必須的輸入輸出信息以及需要的工具 第二代辦公自動化 基于工作流的辦公自動化系統(tǒng)的主要任務(wù)是企業(yè)內(nèi)部各種信息的發(fā)布與傳遞 工作流的管理 檔案資料的管理 并承擔(dān)與信息服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行雙向信息交互的任務(wù) 涉及技術(shù)包括協(xié)同工作 文檔數(shù)據(jù)庫與壓縮 工作流管理 安全控制 多媒體 視頻會議及數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容 通過該系統(tǒng) 用戶可以采用全雙向及多媒體形式獲取和發(fā)布信息 通過與Internet的互聯(lián) 實現(xiàn)辦公活動不受時間和空間的限制 從而提高企業(yè)運行的效率和質(zhì)量 第二代辦公自動化 2 第三代辦公自動化是以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng) 它能提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機(jī)制 讓使用者都能隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí) 向企業(yè)知識學(xué)習(xí) 使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變 提升了員工在工作中的地位 從而提高企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力 第三代辦公自動化 第三代辦公自動化系統(tǒng)基于WEB的Internet Intranet方式 其運作模式不同于現(xiàn)在的Server Client 服務(wù)器 客戶機(jī) 模式 由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務(wù)器下載WEB方式的辦公自動化應(yīng)用程序后再運行 也就是瀏覽器 服務(wù)器結(jié)構(gòu)的WEB式辦公自動化系統(tǒng) 具有以下優(yōu)點 對客戶端硬件要求較低 用戶可在保留原有的軟件和硬件的基礎(chǔ)上運行新的應(yīng)用系統(tǒng)只需在服務(wù)器上作配置和維護(hù) 降低系統(tǒng)維護(hù)升級的難度和費用 使實施容易通過瀏覽器訪問 界面友好 易學(xué)易用系統(tǒng)安全 可靠 可擴(kuò)展 第三代辦公自動化 2 1 1 4辦公自動化應(yīng)用簡況 辦公自動化技術(shù)經(jīng)歷了文字處理機(jī) 復(fù)印機(jī) 傳真機(jī)等單機(jī)設(shè)備階段 程控交換機(jī) 文本及語音通信系統(tǒng)設(shè)備 實現(xiàn)了關(guān)鍵部分業(yè)務(wù)自動化的階段 以及利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 多功能工作站 電子郵件系統(tǒng) 綜合業(yè)務(wù)數(shù)字系統(tǒng)等現(xiàn)代辦公自動化的業(yè)務(wù)綜合管理階段 按自動化實現(xiàn)程度可以劃分為以下四類 PC PersonalComputer 辦公初步Intranet局域網(wǎng)辦公EmailIntranet網(wǎng)絡(luò)辦公基于WebInternet的辦公自動化系統(tǒng) 辦公自動化應(yīng)用簡況 2 1 1 5實施辦公自動化建設(shè)的基本條件 決策層具有高度戰(zhàn)略目標(biāo) 提出辦公自動化的目標(biāo)明確辦公業(yè)務(wù)信息來源可靠 業(yè)務(wù)準(zhǔn)備充分 業(yè)務(wù)工作流清晰建立系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)小組 指定專門的系統(tǒng)分析員提供充足的資金支持 1 1 6辦公自動化對現(xiàn)有辦公體制的影響 辦公自動化技術(shù)的引進(jìn) 必將對現(xiàn)有辦公體制中的方方面面帶來一系列的變化 辦公系統(tǒng)與設(shè)備的自動化 促使辦公內(nèi)容 方式 制度的變化辦公信息流的網(wǎng)絡(luò)化 促使辦公組織結(jié)構(gòu)從層次型向網(wǎng)狀型變化辦公新技術(shù)的使用 促使辦公人員知識結(jié)構(gòu)向更高層次的變化辦公自動化系統(tǒng) 促使領(lǐng)導(dǎo)決策向更科學(xué)化和更民主化的變化 辦公自動化應(yīng)用模式的演變 單機(jī)方式主機(jī)終端方式聯(lián)網(wǎng)局域網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)廣域網(wǎng)Internet 辦公自動化信息的安全威脅 伴隨著辦公自動化產(chǎn)品應(yīng)用的發(fā)展 其脆弱性也日益凸顯 主要表現(xiàn)在 電子產(chǎn)品 對抗環(huán)境能力弱數(shù)據(jù)密集 分布少剩磁 電磁泄漏通訊網(wǎng)是不設(shè)防的開發(fā)大系統(tǒng)共享與封閉的矛盾任何新技術(shù)都產(chǎn)生新的安全隱患軟件不可能完美無暇安全在系統(tǒng)設(shè)計中被放在不重要的位置信息處理過程中的脆弱性 1 2辦公自動化系統(tǒng) 辦公自動化系統(tǒng)組成辦公自動化軟件系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 1 2 1辦公自動化系統(tǒng)組成 辦公自動化系統(tǒng) 應(yīng)當(dāng)包括辦公自動化硬件系統(tǒng)和辦公自動化軟件系統(tǒng)兩部分 辦公自動化硬件系統(tǒng) 辦公自動化硬件系統(tǒng)通常有以下幾種劃分方式 按應(yīng)用特性可分為行政辦公 秘書辦公 電子郵件 遠(yuǎn)程通信 按信息在辦公業(yè)務(wù)活動中的信息采集 信息加工 信息存儲 信息傳遞等不同環(huán)節(jié)可分為信息處理設(shè)備 信息復(fù)制設(shè)備 信息演示設(shè)備 信息傳輸設(shè)備 按設(shè)備本身的性能可分為 圖文數(shù)據(jù)處理設(shè)備和圖文數(shù)據(jù)傳送設(shè)備 其中圖文數(shù)據(jù)處理設(shè)備包括計算機(jī)設(shè)備 電子打字機(jī) 打印機(jī) 復(fù)印機(jī) 圖文掃描機(jī) 電子輕印刷系統(tǒng)等 圖文數(shù)據(jù)傳送設(shè)備包括圖文傳真機(jī) 電傳機(jī) 程控交換機(jī)以及各種新型的通信設(shè)備 1 2 2辦公自動化硬件系統(tǒng) 辦公自動化軟件系統(tǒng) 辦公自動化軟件可分為兩大類 基礎(chǔ)軟件應(yīng)用軟件 1 2 3辦公自動化軟件系統(tǒng) 辦公自動化軟件系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 基礎(chǔ)軟件層辦公室環(huán)境軟件層應(yīng)用軟件層 辦公自動化軟件系統(tǒng) 2 1 3辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展 1 3 1國外OA系統(tǒng)的發(fā)展美國是推行辦公自動化最早的國家 其發(fā)展大致經(jīng)歷了4個階段 單機(jī)設(shè)備應(yīng)用階段 1975年以前 主要是在辦公室工作中使用文字處理機(jī) 詞處理機(jī) 復(fù)印機(jī) 傳真機(jī)等設(shè)備 以完成單項辦公業(yè)務(wù)處理 支持事務(wù)處理類工作 局域網(wǎng)階段 1975 1982年 主要是以計算機(jī)和程控交換機(jī)為中心 利用局域網(wǎng)將各種設(shè)備連接起來 實現(xiàn)部分業(yè)務(wù)處理的自動化 一體化階段 1983 1990年 即綜合利用各種技術(shù)與設(shè)備 如計算機(jī) 多功能工作站 傳真機(jī) 縮微設(shè)備 專用或公用的通信網(wǎng)絡(luò)等 建立集成化 一體化的辦公自動化網(wǎng)絡(luò) 實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)綜合管理的自動化 1 3 2我國OA系統(tǒng)的發(fā)展 1 啟蒙與準(zhǔn)備階段 1985年以前 2 初見成效階段 1