行政辦公室操作實務(doc 28頁).doc

海天酒店管理模式系統(tǒng)設計與操作實務 第二篇 第二章 行政辦公室第 二 章 行政辦公室操作實務行政辦公室是酒店的行政管理機構，其職責可概括為“三服務”和“四作用”，即為酒店領導服務、為各部門服務、為員工服務；起到上傳下達、聯(lián)系協(xié)調、溝通信息、參謀咨詢的作用。行政辦公室由辦公室、海天報編輯部、醫(yī)療中心和員工美發(fā)室組成。行政辦公室主要負責酒店與地方政府、新聞機構的對外聯(lián)絡；文件的領取、登記、送店領導傳閱、發(fā)送；政務的協(xié)調、督辦；酒店公章和介紹信的使用與管理；海天報的編輯、出版、內部發(fā)行；為客人和員工提供醫(yī)療服務；酒店的計劃生育管理；員工美發(fā)室的管理。第一節(jié) 部門組織機構圖行政辦公室主任 文書秘書行政管理員醫(yī)療中心主任海天報編輯總經理秘書兼職訓導員員工美發(fā)師員工 更衣櫥和勞保用品管理員醫(yī)療保險業(yè)務員主治醫(yī)師兼計生主治醫(yī)師第二節(jié) 行政辦公室 行政辦公室是酒店的行政管理中心，主要負責酒店與地方政府、新聞機構的對外聯(lián)絡；文件的領取、登記、送店領導傳閱、發(fā)送；政務的協(xié)調、督辦等工作。一、崗位工作說明（一） 行政辦公室主任【工作關系】直接上級：董事長、總經理直接下級：秘書、醫(yī)療中心主任、行政管理員、海天報主編內部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：中央、省、市各有關部門【崗位描述】對辦公室的工作負全責，確保董事長、總經理及各公司領導的指令暢通和辦公室各項工作有條不紊地進行。【工作內容】1、 組織安排好董事會會議，根據(jù)董事長指令，督促董事會決議的實施。2、 做好上傳下達，左右協(xié)調工作。及時向各部門傳達領導的指示和要求，并抓好催辦；同時向領導反映各部門的意見和建議，搞好信息反饋。3、 做好組織計劃工作，綜合情況，研究政策，積極提出改進工作的意見和建議，為領導提供決策依據(jù)，當好領導的參謀和助手。4、 根據(jù)領導的意圖，組織安排好各種會議，并督導會議精神的貫徹、落實。5、 組織秘書草擬各類文稿，并負責文稿的審定。6、 主動與經營部門保持經常性聯(lián)系，掌握經營情況，組織擬寫經營月報，適時向公司董事會成員和各方股東通報情況。7、 根據(jù)酒店工作安排和領導的指示，負責組織對重點工作進行調查研究，并及時口頭或書面向領導匯報。8、 負責辦公室工作安排，制定、修訂辦公室的工作制度。負責所屬人員的調配，對其進行思想教育，組織業(yè)務培訓，抓好監(jiān)督、檢查、考核工作。9、 檢查辦公室人員考勤、工資、獎金、勞保福利用品的發(fā)放。10、 負責對外聯(lián)系，處理好酒店與各級政府部門和社會各界的關系。11、 組織所屬人員做好海天報編輯、行政管理和衛(wèi)生防疫等工作。12、 完成領導交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：大專以上工作經驗：（1）具有五年以上行政管理工作經驗；（2）具有較高的政治素養(yǎng)，有強烈的事業(yè)心和責任心；（3）熟悉酒店管理和接待服務工作；（4）掌握國家、地方的政策、法規(guī)；（5）具有較強的語言文字能力，可撰寫公文和報告；（6）具有一定的組織協(xié)調和整體控制能力。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）掌握酒店管理專業(yè)知識；（2）具有文秘學、社會學、管理學等方面的知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準。（二） 總經理秘書【工作關系】直接上級：行政辦公室主任內部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市各有關部門【崗位描述】為總經理服務，按時完成領導交辦的各項工作任務?！竟ぷ鲀热荨?、 記錄總經理的指示，打印、復印各種文件、資料和信函。2、 按總經理的意圖撰寫信函、電報、電話稿件，寫好并核對無誤后，交總經理簽署、發(fā)出。3、 拆閱和處理總經理的文電、信函，并進行分類整理。4、 對總經理批閱后的內、外部文件及時上傳下達，并定期歸類整理、裝訂成冊。5、 參加總經理辦公會議和行政會議，做好會議記錄并檢查議定事項的貫徹、執(zhí)行情況，及時了解和反饋信息。6、 及時承辦各部門遞交總經理批閱的請示、報告等，并按批示的意見及時處理。7、 加強與各部門的聯(lián)系，掌握經營管理和服務情況，以便迅速答復總經理查詢。8、 匯集各部門的營業(yè)報表以報總經理審閱。9、 經常向行政辦公室主任匯報工作。10、 完成總經理、行政辦公室主任臨時交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：大專以上工作經驗：（1）具有一年以上酒店管理工作經驗；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務特點和部門之間的關系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務活動情況，能準確反映情況；（5）有較強的判斷、理解及表達能力；（6）有一定的協(xié)調能力，善于與同事保持良好的工作關系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務知識和管理知識； （2）具有文秘學、社會學、管理學等知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準；（4）外語水平達到酒店標準A級。（三） 秘書【工作關系】直接上級：行政辦公室主任內部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市各有關部門【崗位描述】為領導服務，及時完成各項工作任務。【工作內容】1、 在行政辦公室主任的領導和組織下，草擬酒店工作計劃、總結、報告、簡報、董事會文件及其它公文。2、 根據(jù)辦公室主任的安排，組織并參加酒店召開的大型或專題會議，并做好會議記錄，寫出紀要，催辦會議決定事項的落實，做好信息反饋工作。3、 負責外聯(lián)和宣傳工作，與媒體和各協(xié)會保持聯(lián)系。4、 根據(jù)酒店領導的指示和辦公室主任的要求，辦理須上級或政府部門批準的項目審批手續(xù)。5、 辦理營業(yè)執(zhí)照年檢。6、 負責酒店大事記的收集、記載。7、 負責酒店的報刊征訂和字畫交接。8、 完成領導交辦的其它工作。【任職資格】性別：男女不限 學歷：大專以上工作經驗：（1）具有一年以上酒店管理工作經驗；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務特點和部門之間的關系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務活動情況，能準確反映情況；（5）有較強的判斷、理解及表達能力；（6）有一定的協(xié)調能力，善于與同事保持良好的工作關系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務知識和管理知識；（2）具有文秘學、社會學、管理學等知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準；（4）外語水平達到酒店標準A級。（四） 兼職訓導員【工作關系】直接上級：行政辦公室主任、質量管理部主任、培訓部主任內部聯(lián)系：培訓部、質管部、各部門訓導員、部門各級人員【崗位描述】負責協(xié)助行政辦公室主任負責協(xié)調部門經理在部門內貫徹、實施酒店培訓體系、質量體系、確保酒店培訓體系、質量體系的有效運行；負責部門員工培訓、質量管理工作的監(jiān)督、檢查、組織、協(xié)調；作為溝通上下級的渠道和紐帶，對培訓體系、質量體系的保持和改進起參謀作用。【工作內容】1、 根據(jù)公司的培訓計劃、質量活動以及部門的經營情況、員工素質，制定部門的中、長期培訓計劃和年度質量活動方案，并組織實施。2、 接受部門經理、培訓部主任、質管部主任的指示，負責本部門質量標準、質量文件、操作標準、管理制度及相關業(yè)務知識的培訓。3、 根據(jù)培訓計劃和質量檢查標準，負責部門各項培訓計劃的落實和質量體系運行的監(jiān)督、檢查工作。4、 協(xié)調和配合各崗位開展培訓活動，監(jiān)督和控制各崗位培訓活動的進展情況。5、 定期檢查部門員工執(zhí)行酒店標準、制度的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見、開展針對性的培訓，并對糾正預防措施的實施效果進行跟蹤、驗證。6、 負責部門工作質量、服務質量、日常培訓的監(jiān)督、檢查，編寫每日檢查記錄，形成績效考核資料。7、 負責收集部門賓客信息，并按照賓客信息管理系統(tǒng)的要求對收集的賓客信息進行統(tǒng)計、分析、開發(fā)、利用及做好客戶檔案的管理工作。8、 與部門各崗位管理人員密切配合，在部門內推行管理的PDCA循環(huán)活動，實現(xiàn)部門工作的持續(xù)改進。9、 參加酒店人員培訓、質量管理方面的分析會議，及時、全面的了解酒店在培訓、管理方面的新思路、新動態(tài)。10、 定期收集部門培訓體系、質量體系運行記錄的收集、分類、整理和保管工作。11、 負責承接外來人員業(yè)務培訓的接待、聯(lián)系及實施，確保外來人員業(yè)務培訓的質量和培訓效果。12、 適時征詢員工對質量管理、人員培訓方面的意見、建議和要求，向部門、酒店反映，并及時向員工傳達和解釋領導關于質量方面的方針、政策和意圖。13、 按照酒店的要求負責本部門各崗位工作程序、操作標準、管理制度等方面文件的編寫、修訂及相關組織、協(xié)調工作。14、 完成部門經理、培訓部主任、質管部主任交辦的其它工作和任務?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：高中以上工作經驗：（1）具有兩年以上酒店管理工作經驗；（2）了解工作部門設備設施、服務功能及各崗位工作狀況；（3）具有員工培訓、質量管理方面的工作經驗。體能要求：身體健康知識技能：（1）接受過酒店管理方面的專業(yè)知識培訓；（2）熟悉并掌握本部門各崗位的職責、程序、標準；（3）熟悉并掌握有關質量標準、酒店質量文件；（4）具有較好的文字處理能力和語言表達能力；（5）外語水平達到酒店標準B級以上；（6）熟練使用計算機，熟悉各種辦公軟件的操作。其它：勤奮好學、品行端正、作風正派、原則行強。（五）文書【工作關系】直接上級：行政辦公室主任內部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市委市府辦公廳、市僑辦、市旅游局【崗位描述】為領導服務，及時完成各項工作任務?！竟ぷ鲀热荨?、 負責上級文件、酒店內部文件及經營報表的送閱、呈批、傳遞。2、 負責接聽和轉接領導電話，處理領導文電、信函等。3、 負責董事會成員、股東和酒店領導來客的迎送、接待，做好禮品、紀念品的準備，飛機、車票辦理與報銷等工作。4、 負責編排酒店夜班、節(jié)假日部門經理值班表。5、 負責辦公室資產管理及物品采購計劃的擬訂。6、 負責領導報刊、資料的整理。7、 負責酒店傳呼機、電池、膠卷等日常辦公用品的管理。8、 完成領導交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：大專以上工作經驗：（1）具有一年以上酒店管理工作經驗；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務特點和部門之間的關系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務活動情況，能準確反映情況；（5）有較強的判斷、理解及表達能力；（6）有一定的協(xié)調能力，善于與同事保持良好的工作關系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務知識和管理知識； （2）具有文秘學、社會學、管理學等知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準；（4）外語水平達到酒店標準A級。（六）海天報主編【工作關系】直接上級：行政辦公室主任兼海天報副總編直接下級：海天報編輯內部聯(lián)系：各部門外部聯(lián)系：新聞單位、出版局、新聞出版處、報刊協(xié)會、印刷單位、同行等【崗位描述】負責海天報的采編、印刷及對外交流等工作?！竟ぷ鲀热荨?、 加強內部建設，努力提高采編水平，使海天報成為企業(yè)文化的重要組成部分。2、 策劃、編排每期海天報。3、 負責酒店重大活動的采訪，并對基層的經營、培訓業(yè)務進行報道。4、 負責及時對外報道酒店重大活動，樹立企業(yè)的良好形象。5、 負責組織對海天報通訊員的培訓。6、 兼任青島市僑辦系統(tǒng)的信息員及中國名酒店組織會刊的通訊員。7、 負責報紙的對內發(fā)行以及對外與兄弟單位的交流，參加中國旅游報刊協(xié)會和中國旅游飯店協(xié)會定期組織的年會，促進相互之間的交流。8、 完成領導交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：男女不限 學歷：大專以上工作經驗：（1）覺悟高、作風正派并有三年以上報刊編輯工作經驗；（2）有較強的寫作能力和文字處理能力；（3）熟悉酒店各部門業(yè)務特點及部門之間的關系；（4）工作積極主動，表達能力強，善于處理各種人際關系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）熟悉報刊編輯專業(yè)知識；（2）具有酒店管理與服務業(yè)務知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準。（七）行政管理員【工作關系】 直接上級：行政辦公室主任 內部聯(lián)系：各部門員工 外部聯(lián)系：市有關行政管理部門【崗位描述】 負責酒店行政管理事務，酒店員工自管房上市手續(xù)的核查、辦理，檔案管理及店外單身宿舍的日常管理等工作?！竟ぷ鲀热荨?、 負責辦理酒店自管房產權變更等有關事宜。2、 負責住房公積金、住房補貼等事宜。3、 負責酒店自管房和員工住房上市等有關手續(xù)的辦理。4、 負責酒店員工宿舍的檔案管理，對酒店員工宿舍的維修、維護提供幫助。5、 負責酒店員工宿舍的管理。6、 負責對員工更衣櫥和勞保用品管理員及美容美發(fā)師工作的管理。7、 負責公司有關行政事務。8、 完成領導交辦的其它工作。【任職資格】性別：男女不限 學歷：大專以上 工作經驗：（1）具有二年以上酒店管理工作經驗； （2）有較強的公關協(xié)調能力； （3）社會經驗豐富，善于處理各種糾紛； （4）熟悉國家、省、市有關房產及房改的政策、法規(guī)； （5）了解有關行政審批事項的申辦程序； （6）工作認真細致，辦事果斷穩(wěn)妥； （7）熟練使用計算機。體能要求：身體健康、無傳染性疾病知識技能：（1）具有酒店服務一般知識；（2）掌握與酒店有關經營活動的行政法規(guī)；（3）具有房產管理知識；（4）熟悉本部門各崗位的工作職責、程序、標準。（八）員工更衣櫥和勞保用品管理員【工作關系】 直接上級：行政管理員 內部聯(lián)系：各部門【崗位描述】負責員工更衣櫥的管理服務工作和勞保用品的計劃與發(fā)放工作?！竟ぷ鲀热荨?、 負責員工更衣櫥的管理，做好更衣櫥的分配、調換工作。2、 負責員工勞保用品的計劃、發(fā)放工作。3、 完成領導交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：女 學歷：職高以上 工作經驗：（1）具有三年以上酒店后勤服務工作經驗；（2）具備酒店勞保用品的計劃、管理能力；（3）熟悉各部門業(yè)務特點；（4）工作熱情主動，責任心強。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有酒店服務一般知識；（2）具有員工福利基層管理知識；（3）熟悉本崗位的工作職責、程序、標準。（九）美發(fā)室理發(fā)師【工作關系】 直接上級：行政管理員【崗位描述】 負責員工美發(fā)服務工作。【工作內容】1、對理發(fā)技術精益求精，按員工要求精心修剪。2、按衛(wèi)生防疫站的有關規(guī)定對理發(fā)工具經常消毒，毛巾、圍布一客一更換；使用專用工具為患有皮膚病的員工理發(fā)。3、隨時清理工作場地，保證室內清潔衛(wèi)生。4、及時維修保養(yǎng)好設備設施及工具，保證其使用方便、運行完好。5、按實際需要申請購置理發(fā)所需物料和器具，做好月消耗統(tǒng)計及成本核算工作。6、員工至上，做到來有迎聲、去有送語，交談時聲音適中有禮貌，為員工提供優(yōu)質理發(fā)服務。7、完成領導交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：男 學歷：高中以上工作經驗：（1）三年以上理發(fā)工作經驗；（2）熟悉理發(fā)、染發(fā)、燙發(fā)程序，技術嫻熟。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有酒店服務、理發(fā)按摩專業(yè)知識；（2）熟悉本崗位的工作職責、程序、標準。二、工作程序與標準（一）公司董事會及酒店大型會議安排的工作程序與標準：程序標準1、會前準備 確認會期、時間、地點、內容； 發(fā)出會議通知； 準備會議材料； 預定會議室； 安排會議日； 準備文件袋、筆記本等； 會議橫幅印制、桌簽、座次安排； 開會前一天檢查會場。2、參加會議 提前到會。 發(fā)放會議文件及資料。 做好會議記錄。 協(xié)助會議中心做好會議服務工作。 草擬會議決議、紀要等。3、會后工作 印發(fā)會議決議、紀要等； 會議精神傳達后收集情況，寫出簡報。（二） 董事會成員、股東來店及公司領導來客接待的工作程序與標準：程序標 準1、接待準備 確認來店客人名單、航班（車、船）時間； 安排好客人食宿； 確定VIP待遇，在客房擺放鮮花、水果、領導名片； 客人抵達前檢查準備情況； 準備禮品、紀念品。2、迎接 確定并通知領導前往迎接； 安排迎賓，通知領導在大堂迎接； 送客人進房間。3、接待 向客人報告接待安排； 引導客人進餐或娛樂； 安排客人參觀。4、送行 為客人辦理機（車、船）票； 確認客人離店日期和時間； 請酒店領導按時在大堂等候或前往送行。5.后續(xù)工作收取客人機（車、船）票據(jù)并辦理報銷。(三)文件打印的工作程序與標準：程序標 準1、審批凡以酒店名義上報、下發(fā)的文件或以董事會名義發(fā)往各股東的文件等，均由擬稿人填寫發(fā)文稿紙，連同原稿一并報主管領導審批。2、打印 發(fā)稿批準后，視其重要程度由打字員統(tǒng)一編號、登記； 打印時盡可能做到無錯漏，文本清晰，排列整齊；打印完畢及時通知起草人校稿，按照起草人校對后的草稿修改定稿； 印好后通知起草人取回定稿。3、存檔定稿留一份存檔，同時將打印的文件存放在電腦中專門目錄保管；每周須做一次軟盤拷貝，并將需保存的文件在拷貝軟盤上標明文件名后，入檔案柜保管。(四)復印文件、資料的工作程序與標準：程序標 準1、審批 凡復印酒店內部文件或資料，復印人需持部門經理簽字的復印單到機要室復??； 密級性文件、資料不準復印，確需復印的，須經領導簽字批準。2、復印 按復印單審批的份數(shù)進行復??； 復印完后，注明實際份數(shù)、紙型、經手人，月底匯總報財務部記入各部門費用。 (五)收文的工作程序與標準：程序標 準1、收文主管部門隨信函發(fā)來的文件、接上級部門通知領取的文件、各部門參加會議帶回的文件均納入收文范圍。2、登記 收到文件后于當日在收文本上登記，寫明來文編號、收文日期、文件份數(shù)、內容提要、來文機關等； 填寫文件傳閱單，附在文件封面上，帶密級的文件單獨編號。3、傳閱 文件登記后放入文件傳閱夾交行政辦公室主任（急件放在上面，并標上記號）； 行政辦公室主任審閱后，在文件傳閱單上寫明建議和“請領導批閱”以及簽閱日期后，呈酒店領導傳閱； 急件或重要文件，須在第一時間送行政辦公室主任簽閱，必要時應送董事長或總經理簽閱意見； 密級文件須交領導手中，并做好傳閱記錄。4、批示處理 文件返回后翻閱每份文件傳閱單，檢查領導批示； 有批示的按批示辦理，并在傳閱單上注明處理結果及日期，做到傳辦及時，催辦有結果，防止積壓誤事； 無批示的文件按類別歸檔； 上級主管部門要求回收的文件須在指定時間交回，并辦理相應手續(xù)。(六)發(fā)文的工作程序與標準：程序標 準1、發(fā)文范圍 以合營公司名義上報下發(fā)的文件； 發(fā)往董事會成員及各股東的文件及財務報表； 以酒店領導名義發(fā)出的信函。2、登記 將要發(fā)出的文件須在發(fā)文登記本上登記，并注明時間、發(fā)往單位、內容提要及份數(shù)； 檢查文稿是否加蓋公章或負責人簽字。3、發(fā)送 文件經領導簽發(fā)后，須在兩天內發(fā)出； 急件用“航空”發(fā)出； 重要文件須掛號發(fā)出； 底稿、正式文稿、批件歸檔，年終統(tǒng)一立卷。(七)印鑒管理的工作程序與標準：程序標 準1、保管公司印章由機要室專人保管，未經領導批準，印章保管人不準委托他人代管或攜帶出辦公室使用。2、審批以公司名義對外行文、簽署的合同、協(xié)議書均須董事長或執(zhí)行董事、總經理簽字后方可蓋印；介紹信、各種報表、信件等蓋印須經申請部門經理簽請印單后方可蓋印。3、要求印跡清晰，位置合乎要求，蓋印后須做好印章使用記錄；酒店刻制公章須經董事長批準，并留印模存查；作廢的公章須及時收回封存。 (八)行政介紹信管理的工作程序與標準：程序標 準1、審批因公出差、聯(lián)系業(yè)務等需出據(jù)介紹信的，須事先由部門或個人提出申請，由部門經理審閱同意后，送行政辦公室主任審批。2、開信機要人員按申請所示地點、時間、聯(lián)系單位、事由填寫介紹信后，加蓋公章，并做好登記。介紹信上的字跡須清晰，公章須清晰地蓋在指定的位置。3、其它嚴禁開具空白介紹信，特殊情況需要空白介紹信時，須經公司領導批準。(九)BP機的申領與管理的工作程序與標準：程序標 準1、申請 由使用部門提出書面申請； 申請中須寫明所需崗位、原因及申領數(shù)量； 使用部門的經理須在申請上簽字； 使用部門須將申請上報行政辦公室主任審批。2、發(fā)放 行政辦公室主任審批后方可將BP機發(fā)放給使用部門； 使用部門要明確使用人或使用崗位，并在發(fā)放單上簽字； 行政辦公室通知總機開通BP機號碼。3、管理 如使用人發(fā)生工作變動，須將BP機交還行政辦公室； 如使用部門因內部工作需要調整BP機使用人，調整前須報行政辦公室同意； 如BP機損壞，使用者須及時向本部門經理報告，填寫維修單，送工程部修理； 如發(fā)生BP機丟失或由工程部鑒定不能修復的，使用部門須書面向行政辦公室報告，由行政辦公室視情處理； 由于個人原因丟失BP機的，須按值賠償；如需修理，按所需修理費收取費用，將賠款交財務部，收據(jù)交行政辦。（十）海天報編輯出版的工作程序與標準：程序標準1、擬訂提綱明確報道主題。2、采編稿件及時、深入、全面反映酒店經營活動的各個側面。3、版式設計各版?zhèn)戎攸c不同，但整體要嚴肅、活潑，加強知識性、趣味性。4、領導審批出版內容須經領導進行審查，確保正確的輿論導向。5、激光排版及核對確保文字差錯控制在萬分之二以內。6、印刷發(fā)放除內部發(fā)放外，同時發(fā)至上級、業(yè)務主管部門和有關酒店。7、總結提高由總編主持，每月開一次編輯部會議，總結每一期出版經驗，取長補短，不斷改進，使海天報越辦越好。(十一) 員工美發(fā)室服務的工作程序與標準：程序標準1、迎接客人禮貌地歡迎客人，請客人入座。2、修剪按照客人要求的發(fā)型、發(fā)式進行修剪，做到前后對稱、兩邊相等、層次均勻、厚薄適中。3、清除發(fā)渣修剪完成后，將客人頭上、身上的發(fā)渣清除、清洗干凈。4、送離客人向客人致意，禮貌地送客人離開。5、登記將客人姓名、部門、理發(fā)時間等做好登記。三、質量記錄(一)發(fā)文登記表發(fā)文登記表青島海天大酒店有限公司 編號 ： 序號文件編碼文件名稱受控編碼收入日期發(fā)文部門備注(二)收文登記表青島海天大酒店有限公司收文登記表 編號：序號文件編碼文件名稱受控編碼收入日期發(fā)文部門備注(三)作廢文件處理記錄單 青島海天大酒店有限公司作廢文件處理記錄單 編號：序 號文 件 名 稱份 數(shù)張 數(shù)文 件 版 本 號備 注(四)歸檔文件清單 青島海天大酒店有限公司歸檔文件清單 編號：序號文件編號文 件 名 稱頁 數(shù)份 數(shù)版 本歸 檔 日 期備 注 (五)受控文件清單青島海天大酒店有限公司受控文件清單編號：序號文件編碼文件名稱受控狀態(tài)版本備注編制： 批準： 日期：(六)文件更改記錄單 青島海天大酒店有限公司文件更改記錄單編號：文件名稱文件編碼文件更改理由：申請部門： 年 月 日文件更改明細：文件編制部門： 年 月 日更改性質：更改人：日期：審核：日期：審批：日期：(七)文件借閱登記表 青島海天大酒店有限公司文件借閱登記表 編號：序 號文件編號文 件 名 稱數(shù) 量借閱人借閱日期歸還人歸還日期(八)文件補發(fā)申請表 青島海天大酒店有限公司文件補發(fā)申請表編號：文件名稱文件編碼文件丟失原因：申請人： 年 月 日補發(fā)文件理由：文件管理主管部門：年 月 日補發(fā)文件分發(fā)號：作廢文件分發(fā)號：(九)文件復印審批表 青島海天大酒店有限公司文件復制審批表 （復印委托單） 年 月 日委托部門：部門經理：紙 號：數(shù) 量：文件名稱備注(十)受控文件發(fā)放范圍審批表 青島海天大酒店有限公司受控文件發(fā)放范圍審批表 編號：文件名稱文件編碼文件發(fā)放范圍：份數(shù)： 制定文件部門：審批意見： 主管領導：日期：(十一)部門文件發(fā)放登記表部門文件發(fā)放登記表序號文件名稱文件編碼發(fā)放號發(fā)文日期收文部門收文人收文日期備注四、管理制度（一）海天大酒店印信管理與使用規(guī)定為了加強酒店的印信管理，保證其使用安全、規(guī)范、準確、及時，特制定本規(guī)定：1、 各部門印章須按政府主管部門規(guī)定的式樣、尺寸統(tǒng)一刻制，并須保留印模查存。2、 新印章在使用前，由各部門根據(jù)工作需要向有關單位發(fā)送啟用通知。3、 下列情況可使用印章：（1）對外發(fā)出的公文；（2）對外聯(lián)系、商洽業(yè)務工作的介紹信、證明信等；（3）與有關單位簽署的合同、協(xié)議等；（4）酒店員工辦理私事，確需酒店出據(jù)證明信等。4、使用酒店印章須經酒店領導書面批準，使用部門印章須經部門領導書面批準；文件用印，以簽發(fā)該文件的領導人簽字為準；常規(guī)用印由部門經理批準，印信管理人員審核后辦理。5、印章管理人員須對需要蓋印的文件、信函等進行檢查，須有相關領導的簽發(fā)或簽署，文件、信函格式須合適、文字須通順、無錯漏字，標點符號須妥當?shù)?。開具印制好的介紹信時，須確認已將存根所列項目填寫清楚；如需領導簽字的，須有相關領導在“批準人”一欄簽字，一切合格后方可蓋??；使用信箋開信，須按領導批準的底稿抄清后再蓋印。6、蓋章須講求質量，印油正紅、適宜、用力適度，蓋印端正，字跡清晰，防止歪、倒、斜、偏、糊。7、行政辦公室對用印有監(jiān)督、監(jiān)印權，對于不合手續(xù)的用印，有權提出異議并拒絕蓋印。8、由印章管理人員進行用印登記，登記內容包括用印人、事由、批準人、經手人、印數(shù)、時間等。 9、酒店各部門的印章，須由各部門經理指定專人保管；印章保管人員未經領導批準，不準委托他人代為保管印章。10、印章須妥善保管，隨用隨取，用后立即存于原處，并及時上鎖，嚴禁將印章攜出辦公室。11、各部門作廢的印章須及時上交行政辦公室封存。12、本規(guī)定由行政辦公室督導實施。（二）海天大酒店經理值班管理制度1、 為切實確保將酒店安全和24小時為賓客提供優(yōu)質服務納入有效管理，酒店各部門經理須參加夜間值班。值班經理負責接待夜間的VIP客人、處理夜間客人的投訴與建議及突發(fā)緊急事務，并代表總經理對各部門夜間員工的出勤、崗位責任、服務質量等實行督導、檢查。2、 酒店經理值班采取值宿輪流制。每月由行政辦公室編制值班經理排班表，并提前分發(fā)各部門經理。3、 值班經理須在值班開始前半小時，到行政辦公室領取值班室鑰匙，并于值班結束前半小時交還鑰匙。4、 值班經理須認真填寫值班經理值班檢查記錄表所規(guī)定的各項檢查內容，記錄夜間發(fā)生的突發(fā)與緊急情況及處理結果，并參加次日的總經理辦公晨會，匯報值班情況；晨會結束后，須將值班經理值班檢查記錄表交行政辦公室存放，以備交接使用。5、 值班經理在值班期間，因公務需要有權使用萬能鑰匙，并監(jiān)督各部門按規(guī)定程序正確使用。6、 值班經理在值班期間，可以在原則上不低于當期最低優(yōu)惠房價的前提下，給予客人折扣或減租；也可以在營業(yè)場所簽單，但事后須向總經理報告并予以確認。7、 值班期間若發(fā)生緊急情況，值班經理須妥善處理，重要情況須報告總經理；來不及報告的特殊情況，可先處理后補報；不能及時處理的投訴、報修、委托等遺留問題，須由值班經理填寫在值班經理值班檢查記錄表中，將問題移交相應責任部門處理。 8、 值班經理在值班期間須嚴格履行相關制度，無故不準離開酒店，不準做與當班工作無關的事情。9、 值班經理如有特殊急事不能值班時，須值班前找好其它部門經理代替其值班，并須及時通知行政辦公室。以上各條款，各值班經理須嚴格執(zhí)行。 （三）更衣柜及勞動保護用品管理規(guī)定1、更衣柜管理規(guī)定（1）須憑人事部門填發(fā)的員工入店通知給入店員工配發(fā)更衣柜，并詳細記錄員工部門、所用更衣柜的種類、柜號、押金收取情況，最后輸入電腦并備份。（2）臨時工、實習生每柜須收取押金，正式、試用員工免收更衣柜押金。（3）每日下午由專人到更衣室巡視、檢查更衣柜的使用情況，發(fā)現(xiàn)更衣柜破損的，須及時與有關部門聯(lián)系維修。（4）因個人原因（如遺失、自撬等）須更換更衣柜門鎖的，須先到財務部交更換門鎖費，再憑財務部的收款收據(jù)辦理換鎖手續(xù)；對于自然損壞等原因需換鎖的，可免費為其辦理換鎖手續(xù)。（5）員工離店時，須憑人事部門的員工離店通知回收離店員工的更衣柜。（6）回收更衣柜時，須先與離店員工本人到更衣室檢查其更衣柜的使用情況，更衣柜有損壞現(xiàn)象者，視損壞情節(jié)，扣罰相應的現(xiàn)金；對更衣柜完好無損的，當即退還押金。（7）對離職逾期5天不辦手續(xù)的員工更衣柜（依據(jù)人事部門提供的離職時間），須在保安部門的監(jiān)督下，清理并清點出離職人員更衣柜內的物品，并做好詳細記錄；清理、清點出的店服等酒店物品須上交酒店有關部門，個人物品須予以妥善保管。上述工作做好后，其未辦離職手續(xù)員工的更衣柜可視為空柜，可再次發(fā)放、使用。（8）員工更衣柜備用鑰匙作為酒店有關部門不定期抽查和檢查更衣柜之用，其管理與員工的財物安全息息相關，因此須由專人妥善保管，保管者嚴禁外借給他人私用。2、勞保用品管理規(guī)定 勞保用品是公司根據(jù)員工勞動環(huán)境、工種發(fā)放給個人的勞動保護用品，其管理辦法為：（1）勞保用品的采購計劃須根據(jù)酒店員工的工種、人數(shù)及人事部門核定的發(fā)放標準提出，經計劃財務部審核，報總經理批準后，由采購部購入并辦理入庫手續(xù)；（2）勞保用品的領用須由使用部門根據(jù)其工種、人數(shù)（含人員名單）及發(fā)放標準，填寫酒店物品領用單（一式三份），經部門經理批準簽字，報勞保用品管理員審核后，由中心庫發(fā)放；（3）勞保用品于每季度末領用；（4）勞保用品的管理實行由員工所在部門管理，并由部門為員工建帳、建卡的管理辦法；（5）員工變換工種時，其勞保用品的發(fā)放標準須隨之變化；離店員工須憑人事部門的離店通知，其所在部門須停領、停發(fā)離店員工的勞保用品，同時其所在部門須銷帳、銷卡。（四）員工美發(fā)室衛(wèi)生制度1、 理發(fā)工具一客一消毒，使用紫外線消毒20分鐘。2、 理發(fā)用毛巾、圍布一客一消毒，送交洗衣房漂洗消毒。3、 對有皮膚病的客人要使用專用工具。4、 理發(fā)員要勤洗澡、勤剪指甲、勤換工作服，保持良好的精神狀態(tài)。第三節(jié) 醫(yī)療中心 醫(yī)療中心是酒店的服務與管理部門，其主要職責是：24小時為來店賓客、員工提供醫(yī)療、按摩服務；負責酒店的計劃生育管理工作；協(xié)助政府衛(wèi)生管理部門督查客房和餐飲衛(wèi)生，為員工辦理健康證，宣傳食品衛(wèi)生知識；負責酒店的滅“四害”工作。一、崗位工作說明（一）醫(yī)療中心主任【工作關系】直接上級：行政辦公室主任直接下級：主治醫(yī)師內部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市衛(wèi)生局、衛(wèi)生防疫站、各大醫(yī)院【崗位描述】確保住店客人和員工的身體健康，負責酒店的衛(wèi)生防疫工作?！竟ぷ鲀热荨?、負責制定和實施醫(yī)療中心工作職責、程序、標準和 制度。2、參與醫(yī)療工作，做好對住店客人和員工的醫(yī)療服務。3、掌握藥品使用情況，審核進銷帳目；審查、簽報員工的醫(yī)藥費用；搞好增收節(jié)支。4、積極宣傳、認真落實食品衛(wèi)生法和公共場所衛(wèi)生管理條例，定期對酒店各部門進行衛(wèi)生、防疫工作的督導、檢查。5、 組織、協(xié)調各部門做好衛(wèi)生防疫及滅“四害”等工作。6、 協(xié)助計生辦做好計劃生育工作。7、 完成領導交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：不限 學歷：大專以上 工作經驗：（1）具有五年以上醫(yī)療工作經驗，含一年以上酒店醫(yī)療工作經驗；（2）具有一定的醫(yī)療技術操作能力，能從事急診的處理工作；（3）熟悉各種藥品，能熟練使用各種醫(yī)療儀器；（4）能指導有關人員開展防病治療工作；（5）掌握衛(wèi)生行政管理、藥品管理等衛(wèi)生法規(guī)；（6）具有一定的組織、協(xié)調和管理能力。體能要求：身體健康知識技能：（1）掌握有關的醫(yī)學基礎知識和臨床知識； （2）掌握常見病、多發(fā)病及其它門診服務專業(yè)知識；（3）具有醫(yī)師任職資格證書；（4）熟悉酒店各部門的工作職責、程序、標準；（4）外語水平達到酒店標準C級。（二）主治醫(yī)師【工作關系】直接上級：醫(yī)療中心主任直接下級：護士【崗位描述】做好住店客人和員工的醫(yī)療服務工作?！竟ぷ鲀热荨?、精心為住店客人和員工提供醫(yī)療服務。2、負責酒店食品衛(wèi)生和公共場所衛(wèi)生檔案的整理、保存。3、協(xié)助執(zhí)法部門對全店進行衛(wèi)生檢查，重大活動時到現(xiàn)場督察食品加工的衛(wèi)生防疫工作。4、負責酒店員工的食品、公共場所衛(wèi)生知識的培訓和考核，協(xié)助執(zhí)法部門做好酒店從業(yè)人員的查體辦證工作。5、提出購藥計劃，對購入的藥品進行驗收、記帳，保證藥品不積壓、不過期。6、負責全店計劃生育工作的宣傳與管理，并做好統(tǒng)計報表和檔案的管理工作。7、了解酒店女工孕情并進行指導，發(fā)現(xiàn)計劃外懷孕者立即采取有效措施。8、按規(guī)定為員工辦理結婚登記和獨生子女待遇等手續(xù)。8、 每年組織酒店已婚女員工進行婦科檢查，做好已婚女員工的身體保健工作。9、 完成領導交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：不限 學歷：大專以上 工作經驗：（1）具有二年以上醫(yī)療工作經驗，含一年以上酒店醫(yī)療工作經驗；（2）有一定的醫(yī)療技術操作能力，能從事急診的處理工作；（3）熟悉各種藥品，能熟練使用各種醫(yī)療器械；（4）掌握衛(wèi)生行政管理、藥品管理等衛(wèi)生法規(guī)。體能要求：身