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EXCEL電子表格使用技巧大全如果我們在用ExcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時，不注意講究技巧和方法的話，很可能會花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來快速輸入信息就成為各個ExcelXP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個數(shù)字時，我們會把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時，我們再按照上面的方法輸入的話，每次輸入數(shù)字時都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實(shí)，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點(diǎn)自動定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動定位功能時，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對話框中選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時您需要將這些數(shù)據(jù)制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個個復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時間。沒關(guān)系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時，您只要在ExcelXP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會彈出一個文本導(dǎo)入向?qū)υ捒?，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費(fèi)好長時間，而且還比較容易出錯。你可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除：首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序，然后刪去列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對不同單元格中字號進(jìn)行調(diào)整在使用ExcelXP編輯文件時，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調(diào)整的話，工作量將會變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來減輕字號調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個工作簿，并選中需要ExcelXP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時，如果輸入的數(shù)據(jù)長度超過了單元格的寬度，ExcelXP能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動增大或縮小字號，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對這些單元格原設(shè)置的字體字號大小則保持不變。7、快速輸入多個重復(fù)數(shù)據(jù)在使用ExcelXP工作表的過程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助ExcelXP的“宏”功能,來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時,計(jì)算機(jī)就會重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣訉λM(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個工作表有時我們需要在ExcelXP中打開多個工作表來進(jìn)行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時刻我們只能對一個工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個必要同時打開多個工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r打開多個工作表的目的就是要減輕處理多個工作表的工作量的，那么我們該如何實(shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift鍵或“Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置”，將選中的多個工作表設(shè)成相同的頁面模式；再通過“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。問：在Excel中如何給單元格重新命名？答：Excel給每個單元格都有一個默認(rèn)的名字，其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo)，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，只要用鼠標(biāo)單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當(dāng)前的名字，再用鼠標(biāo)選中名字，就可以輸入一個新的名字了。問：如何去掉默認(rèn)的表格線(網(wǎng)線)？答：單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，再單擊對話框中的“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效(將左邊的“”去掉)。問：怎樣才能給工作表命名？答：雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱即可。問：我在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時，能顯示為“不及格”，輸入60以上的分?jǐn)?shù)時，顯示為“及格”。請問怎樣才能夠?qū)崿F(xiàn)？答：用IF函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。假設(shè)分?jǐn)?shù)在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級：=if(b3=60,“不及格”，“及格”)分“不及格”和“及格”兩個等級=if(b3=60,“不及格”，if(b3=90,“及格”，“優(yōu)秀”)分三個等級=if(b3=60,“不及格”，if(b3=70,“及格”，if(b390,“良好”，“優(yōu)秀”)分為四個等級注意：符號為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。問：怎樣跨表操作數(shù)據(jù)？答：設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的三張工作表，現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容。則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式：=Sheet1!D840Sheet2!B860。問：我的工作表中有一些重要數(shù)據(jù)或計(jì)算公式不希望被別人修改或刪除，想僅僅對這一區(qū)域加密保護(hù)，不知道有什么方法？答：方法如下：1.加密：選擇“格式單元格保護(hù)”，選定“鎖定”項(xiàng)，“確定”后返回。然后選擇“工具保護(hù)保護(hù)工作表”，根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。此時再想修改選定區(qū)域中的單元格，將提示該單元格已被保護(hù)的信息。2.解密：依次選擇“工具保護(hù)撤消工作表保護(hù)”，輸入保護(hù)口令后，“確認(rèn)”退出即可。問：請問如何連續(xù)打開多個工作簿？答：可按如下步驟進(jìn)行：選取菜單“文件打開文件”，按住Ctrl鍵后用鼠標(biāo)選定你欲打開的文件，選“確定”退出，此時你選中的文件將同時被打開。問：我同時打開多個工作簿時，它們一般都會疊在一起，如何才能夠方便地激活工作簿？答：可以用快捷鍵CtrlF6嘛，它可以依此激活各工作簿。問：怎樣同時操作多個工作簿？答：同時打開多個工作簿時，可對窗口進(jìn)行重排以達(dá)到同時操作多個工作簿的目的，方法如下：選取菜單“窗口重排窗口”，可根據(jù)自己的愛好分別選取“層疊”、“水平并排”或“垂直并排”方式，以后用戶只需單擊工作簿上方的藍(lán)條即可激活相應(yīng)的工作簿。問：我想Excel一啟動即裝入自己的工作簿，不知有何高招？答：可按下述方法進(jìn)行：方法一：將自己的工作簿拷入Excel的啟動目錄excel5xlstart中；方法二：用戶自定義啟動目錄，具體操作是：選取“工具選項(xiàng)常規(guī)”，在“替補(bǔ)啟動目錄”中輸入自己的工作目錄(c:mytoolmywork)，“確定”即可。問：我在用Excel時它沒有正確計(jì)算出結(jié)果而顯示了一個錯誤信息#，請問這是怎么回事？答：這可能是你輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，在單元格中顯示不下了，可以通過調(diào)整列標(biāo)之間的邊界來修改列的寬度來解決。還有可能就是你對日期和時間做減法時格式不正確：Excel中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產(chǎn)生了負(fù)值，將在整個單元格中顯示。如果仍要顯示這個數(shù)值，請單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后選定一個不是日期或時間的格式。問：在Excel中快速輸入大寫中文數(shù)字有何簡便方法？答：好辦，步驟為：1.將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。2.利用數(shù)字小鍵盤在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字（如123.45）。3.右擊該單元格，并從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“設(shè)置單元格格式”命令。4.從彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。5.從“分類”列表框中選擇“特殊”選項(xiàng)；從“類別”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項(xiàng)。6.單擊“確定”按鈕，用戶輸入的123.45就會自動變?yōu)椤耙及圪E拾叁點(diǎn)肆伍”效果不錯吧!問：當(dāng)我在某個單元格中輸入計(jì)算公式后，Excel只會顯示數(shù)據(jù)方式，我想查看原始的計(jì)算公式，那怎樣在公式和結(jié)果之間進(jìn)行切換呢？答：若想查看原始的計(jì)算公式，只需單擊“Ctrl”鍵（后撇號，鍵盤上浪線符的小寫方式），Excel就會在計(jì)算公式和最終計(jì)算結(jié)果之間進(jìn)行切換。不過此功能僅對當(dāng)前活動工作簿有效，若擬將所有工作簿都設(shè)置為只顯示公式，則應(yīng)采用如下方法：1.執(zhí)行“工具”菜單的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框。2.單擊“視圖”選項(xiàng)卡。3.復(fù)選“窗口選項(xiàng)”欄中的“公式”選項(xiàng)。4.單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“選項(xiàng)”對話框。問：在Excel中怎樣才能夠自動為表格添加序號？答：舉個例來說吧：要實(shí)現(xiàn)諸如“第1欄”、“第2欄”“第10欄”之類的數(shù)據(jù)填充工作，具體步驟為：1.在A1、B1單元格中分別輸入“第1欄”、“第2欄”字樣。2.用鼠標(biāo)將A1:B1單元格定義為塊。3.為它們設(shè)置適當(dāng)?shù)淖煮w、字號及對齊方式（如居中、右對齊）等內(nèi)容。4.將鼠標(biāo)移至B1單元格的右下角，當(dāng)其變成十字形時，拖動鼠標(biāo)向右移動，直至J1欄為止。5.放開鼠標(biāo)，則A1J1欄就會出現(xiàn)諸如“第1欄”、“第2欄”“第10欄”的欄號，且它們的格式、排列位置都完全相同。當(dāng)然，我們也可采用同樣的辦法在Excel表格中自動設(shè)置F1、F2或第1行、第2行之類的行號或序號，操作也十分方便。問：我在Excel中輸入數(shù)據(jù)時，數(shù)據(jù)與單元格的寬度經(jīng)常不匹配，可以讓數(shù)據(jù)與單元格自動相匹配嗎？答：Excel具備有“縮小字體填充”功能，它可自動讓單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)與單元格的寬度相匹配，我們只需利用這一功能即可實(shí)現(xiàn)由系統(tǒng)自動調(diào)節(jié)單元格內(nèi)的字號大小、并實(shí)現(xiàn)與單元格的寬度相適應(yīng)的目的，十分方便。具體使用步驟為：1.將希望具備有該功能的單元格定義為塊。2.執(zhí)行Excel“格式”菜單的“單元格”命令，系統(tǒng)彈出“單元格”對話框。3.在“單元格”對話框中選擇“對齊”選項(xiàng)卡。4.復(fù)選“文本控制”框中的“縮字體填充”選項(xiàng)。5.單擊“確定”按鈕。這樣，被選定單元格