OA辦公系統(tǒng)管理制度.doc

Q/CT湖北東神楚天化工有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Q/CTGL-XX-002-2014OA辦公系統(tǒng)管理規(guī)定2014-03-20發(fā)布 2014-04-01實(shí)施湖北東神楚天化工有限公司 發(fā)布OA辦公系統(tǒng)管理規(guī)定（試行）1. 范圍本規(guī)定適用于湖北東神楚天化工有限公司各部門在日常工作中信息采集、加工、傳遞、存取及業(yè)務(wù)流程規(guī)范處理等工作。2.術(shù)語和定義 OA辦公管理系統(tǒng)： 利用現(xiàn)代通信技術(shù)、辦公自動化設(shè)備和電子計算機(jī)系統(tǒng)或工作站來實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理、信息管理和決策支持的綜合自動化，英文縮寫OA。實(shí)現(xiàn)辦公自動化的系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是建立在計算機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的一種分布式信息處理系統(tǒng)，所以又稱辦公信息系統(tǒng)。OA系統(tǒng)是一種人機(jī)系統(tǒng)，其核心設(shè)備是電子計算機(jī)系統(tǒng)或OA工作站。OA系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取等四個基本環(huán)節(jié)（以下簡稱OA系統(tǒng)）。3.OA辦公系統(tǒng)部門管理職責(zé)3.1公司黨政辦是OA系統(tǒng)的主管部門，是系統(tǒng)公文處理的中樞，負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)試運(yùn)行的組織、協(xié)調(diào)和督辦，確保OA系統(tǒng)試運(yùn)行工作有序進(jìn)行；負(fù)責(zé)保障公司網(wǎng)絡(luò)的暢通和安全，以及系統(tǒng)的調(diào)試安裝、功能完善、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持和服務(wù)，保障OA系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)；負(fù)責(zé)辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子公文及其他電子材料的歸檔、整理、監(jiān)控工作。3.2公司各部門必須明確一名OA辦公系統(tǒng)負(fù)責(zé)人，確定本部門所配備的每臺電腦的管理人員或操作人員，并指定涉及OA系統(tǒng)的操作人員，負(fù)責(zé)本部門數(shù)據(jù)信息的操作，確保數(shù)據(jù)錄入、審核、審批等工作程序正常進(jìn)行，從而確保本部門操作人員正確使用系統(tǒng)。3.3所有參與OA辦公系統(tǒng)操作的人員，必須經(jīng)過公司黨政辦組織的培訓(xùn)，掌握操作程序，確保正確操作該系統(tǒng)。3.4 OA辦公系統(tǒng)日常維護(hù)由黨政辦副主任、計算機(jī)管理員負(fù)責(zé)，各部門在操作過程中出現(xiàn)的問題，及時向黨政辦計算機(jī)管理員反饋。3.5公司管理督察部將每周或不定期對試運(yùn)行階段OA系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行檢查考核、并及時將檢查考核結(jié)果公示。3.6在試運(yùn)行階段，各部門主管總經(jīng)理或副總是推行OA系統(tǒng)的第一責(zé)任人，對本制度所列舉的第一批試運(yùn)行工作流程的推動全面負(fù)責(zé)。具體責(zé)任流程項(xiàng)目見OA系統(tǒng)工作流程項(xiàng)目統(tǒng)計表。4.試運(yùn)行時間根據(jù)公司安排，OA系統(tǒng)于2013年11月14日起運(yùn)行，各部門自此啟動日起，必須按本制度的“工作要求”開始操作該系統(tǒng)。5.工作要求5.1 各部門于11月20日前將分管OA系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人及涉及OA系統(tǒng)操作人員的名單報送黨政辦備案（規(guī)定運(yùn)行OA系統(tǒng)的電腦必須注明責(zé)任人，如為公用電腦，必須確定該電腦管理責(zé)任人）。5.2 試運(yùn)行初期，各部門必須核對本部門相關(guān)信息，如有變動修改，請及時報黨政辦。5.3 試運(yùn)行階段，公文運(yùn)轉(zhuǎn)以電子文件為主，第一批通過OA系統(tǒng)處理的公文（第一批試用公文項(xiàng)目見表OA辦公系統(tǒng)試用項(xiàng)目表），采取紙質(zhì)和OA辦公系統(tǒng)電子版并行辦理（先在OA辦公系統(tǒng)上操作）；對于此次非試用項(xiàng)目，涉及相關(guān)部門的，可以自己試用，則以紙質(zhì)傳遞為主，暫不嚴(yán)格要求在OA系統(tǒng)中操作。在此次正式啟用的OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目目錄內(nèi)的，如遇系統(tǒng)故障等異常情況，各單位可暫時以紙質(zhì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)，確保正常辦公，待故障排除后，再將相關(guān)文件補(bǔ)錄到系統(tǒng)中。5.4 各部門負(fù)責(zé)人及涉及OA辦公系統(tǒng)操作的人員，上班時間必須登錄OA系統(tǒng)，及時處理系統(tǒng)中的公文。同時，為促進(jìn)辦公方式和習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，操作人員在系統(tǒng)上完成規(guī)定操作(發(fā)送到下一節(jié)點(diǎn))后,應(yīng)及時通知相關(guān)人員、領(lǐng)導(dǎo)。5.5 OA系統(tǒng)中的正文使用Word文件格式，不得采用其他文件格式；附件文件一般采用Word文件格式，也可使用掃描的PDF文件格式。個別文件附件頁數(shù)太多且不方便電子化的，附件可按紙質(zhì)文件報送運(yùn)轉(zhuǎn)，正文及處理單仍通過OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，發(fā)文的附件需進(jìn)行審批修改的，一并粘貼至正文處。5.6某些關(guān)于經(jīng)費(fèi)審批的文件，在文件通過OA系統(tǒng)辦結(jié)后，有關(guān)部門可到相應(yīng)文件管理崗位獲取由主管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽名的紙質(zhì)文件到財務(wù)處辦理相關(guān)手續(xù)。5.7 以公司名義向公司外發(fā)送的公文，在文件通過OA系統(tǒng)辦結(jié)后，有關(guān)單位可到黨政辦的發(fā)文管理崗位獲取紙質(zhì)文件辦理報送手續(xù)。6. 考核標(biāo)準(zhǔn)6.1 在上班期間沒及及時登錄OA辦公系統(tǒng)的，是中層及以上管理干部的，扣1分，辦公室員工，扣20元。如電腦系部門公用的，則考核到部門，由部門再考核到責(zé)任人。6.2 OA辦公系統(tǒng)每個節(jié)點(diǎn)操作不得超過一天，如因出差等原因，可委托他人辦理（OA系統(tǒng)的“事務(wù)委托”可進(jìn)行操作），未按規(guī)定時間操作的，若是中層及以上干部的扣1分，每延遲一天，加扣0.5分,若是普通員工,扣20元,每延遲一天加扣10元;如果上一級節(jié)點(diǎn)因工作緊急,提出有特別時間要求的,則按此時間要求操作,未在規(guī)定時間內(nèi)完成操作的, 若是中層及以上干部的扣1分，每延遲一天，加扣0.5分, 若是普通員工,扣20元,每延遲一天加扣10元;若因此影響了相關(guān)部門工作的,則按上述考核的雙倍執(zhí)行,若因此工作未按規(guī)定完成,影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動,上報公司經(jīng)理辦公會處理.6.3如因出差,出差人員必須在OA辦公系統(tǒng)中辦理事務(wù)委托,如未辦理此手續(xù)，視作未按規(guī)定操作，按上述第二條比照考核；如辦理的事務(wù)委托，則受委托人有義務(wù)按規(guī)定操作，否則受委托人將按上述第二款比照考核執(zhí)行。6.4 在試運(yùn)行階段，第一批試運(yùn)行的項(xiàng)目，必須是先以O(shè)A辦公系統(tǒng)操作后，再以紙質(zhì)傳遞辦理，否則，每發(fā)生一次未按此規(guī)定操作行為，扣除責(zé)任人20元。6.5 對于內(nèi)、外招待費(fèi)申報，必須按先有OA辦公系統(tǒng)申報手續(xù)，黨政辦才在紙質(zhì)單據(jù)上審批，否則，申請招待人因違規(guī)扣20元；如外招因故不能及時在OA辦公系統(tǒng)上提交的，則應(yīng)于招待費(fèi)發(fā)生之日起二天內(nèi)在OA辦公系統(tǒng)上提交，否則，若是中層及以上干部的，扣1分，普通員工的，扣20元；若是因公出差在外發(fā)生的招待費(fèi)，必須于出差回公司上班的二日內(nèi)在OA辦公系統(tǒng)上提交，否則，若是中層及以上干部的，扣1分，普通員工的，扣20元。6.6 對于黨政辦組織的OA辦公系統(tǒng)專項(xiàng)培訓(xùn)，未參加的，每次扣款50元。6.7 未在規(guī)定時間之前向黨政辦報送本制度的工作要求第一款之規(guī)定內(nèi)容的，否決部門主管副總及部門經(jīng)理各1分，報送備案資料內(nèi)容不符合要求的，扣款部門經(jīng)理30元。7. 附則7.1本制度由黨政辦制定。7.2 本制度自發(fā)布之日起試行。7.3 附OA辦公系統(tǒng)試用項(xiàng)目表7.4 附OA系統(tǒng)工作流程項(xiàng)目統(tǒng)計表 OA系統(tǒng)工作流程項(xiàng)目操作簡要說明表（第一批試運(yùn)行）序號類別項(xiàng)目提請人審核人審批人其它11生產(chǎn)計劃申請表制造部門辦事員制造部門經(jīng)理生產(chǎn)部門經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可2輔助材料采購計劃申請表生產(chǎn)部、各制造部門經(jīng)理或副經(jīng)理生產(chǎn)副總主要用于維修配件等，審核人及審批人按程序逐級操作即可3原材料采購計劃申請單材料倉庫保管員主要用于生產(chǎn)用原、輔材料等，審核人及審批人按程序逐級操作即可4產(chǎn)成品周報表黨政辦統(tǒng)計員生產(chǎn)副總總經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可5生產(chǎn)任務(wù)臨時調(diào)節(jié)單市場部業(yè)務(wù)員內(nèi)勤員市場部經(jīng)理或副經(jīng)理、生產(chǎn)部門經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可6安全隱患整改通知單生產(chǎn)安全部經(jīng)理副經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可72原輔材料試驗(yàn)及實(shí)驗(yàn)申請單市場部采購員劉副總經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可8原輔材料入庫檢驗(yàn)報告單市場部采購員技術(shù)開發(fā)部質(zhì)檢員技術(shù)開發(fā)部副經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可93員工上崗?fù)ㄖ獑吸h政辦人力資源管理員黨政辦主任審核人及審批人按程序逐級操作即可10培訓(xùn)實(shí)施記錄及評價表黨政辦人力資源管理員黨政辦主任執(zhí)行總經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可114招待申請單發(fā)生招待的部門人員部門經(jīng)理、副總黨政辦副主任副總分內(nèi)招和外招，必須選擇；審核人及審批人按程序逐級操作即可12公文稿紙發(fā)文申請表需發(fā)紅文等文件的部門部門經(jīng)理、副總黨政辦副主任副總主要用于紅頭文件發(fā)文前的審核13辦公用品采購申請單綜合部內(nèi)勤員、相關(guān)部門經(jīng)理部門經(jīng)理、副總總經(jīng)理各部門購非常規(guī)辦公用品可提此單；審核人及審批人按程序逐級操作即可145資金計劃申請表各部門辦事員或內(nèi)勤員部門經(jīng)理、副總計財部經(jīng)理分臨時計劃、月度計劃、匯總計劃必須選擇；審核人及審批人按程序逐級操作即可156產(chǎn)成品出庫單市場部內(nèi)勤員部門經(jīng)理副經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級操作即可167OA系統(tǒng)的“協(xié)同工作”各部門中層及以上導(dǎo)部門經(jīng)理及副總定向傳遞信息、溝通平臺17OA系統(tǒng)的