行政辦公管理制度范本.doc

精品文檔行政辦公管理制度第一條 為使公司的辦公工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化，進一步加強管理和協(xié)調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)及各項業(yè)務的發(fā)展，制定本制度。第二條 公司辦公室負責本制度的組織實施和管理監(jiān)督。公司辦公區(qū)管理規(guī)定第一條 為加強公司辦公區(qū)的管理，創(chuàng)造文明的辦公環(huán)境，維護正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，提高辦公效率，有利于公司各項工作的開展，特制定本規(guī)定。第二條 公司職工應嚴格遵守作息規(guī)定。第三條 上班后不得外出吃早點或辦私事。第四條 午休后應準時上班。第五條 不得將與工作無關的物品帶入公司。第六條 各類車輛要服從保安人員指揮，按指定車位停放。自行車要停放到指定位置，不得亂放。第七條 公司職工上班時必須衣著整潔、得體。女士不得穿著過于艷麗花哨或過于暴露的服裝；男士不得穿背心、拖鞋。男女職工不準穿著與工作環(huán)境不相符、不協(xié)調的服裝和佩戴不協(xié)調的飾物上班。第八條 辦公時間不得因私會客；午休時間不得在辦公區(qū)內搞文體娛樂活動；因私打電話必須簡短。第九條 辦公區(qū)嚴禁大聲喧嘩、嬉笑打鬧、聚堆聊天；不得使用不文明語言。第十條 辦公區(qū)及公共區(qū)域應保持環(huán)境整潔，辦公用品擺放整齊。上班時間嚴禁吃零食或嚼口香糖；嚴禁隨地吐痰。第十一條 按規(guī)定時間到員工食堂用餐。第十二條 下班或辦公室無人時，須關閉所有電器，公文、印章、票據(jù)及貴重物品、現(xiàn)金等須鎖入保險柜或抽屜內，關窗、鎖門后方可離開。第十三條 遵守保密紀律，保存好各種文件及技術資料，不得泄露公司機密。第十四條 各樓層會議室由公司統(tǒng)一管理安排。第十五條 墻壁不得亂刻亂畫、加釘。剩茶水只準倒入洗手間的茶漏中。第十六條 文明用廁，注意保潔。第十七條 本制度由公司辦公室負責解釋。會議管理制度第一條 為了提高公司內各種會議質量和效率，改善工作作風，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司各種會議。第三條 本制度由辦公室制定與修改，并負責解釋。第四條 會議安排1、 公司要減少會議的數(shù)量，提高會議效率，部門之間能夠協(xié)調解決時不要開會，能在會外協(xié)調解決的事不要在會上討論。2、 公司會議需列入例會管理的，由總經(jīng)理批準，各部門例會由負責人批準，由公司發(fā)文公布并報辦公室備案。3、 有重大事項需要多個部門及公司職能部門討論決定或協(xié)調解決時，公司副總經(jīng)理以上人員可提議臨時召開公司工作協(xié)調會。第五條 會議通知1、 公司會議由公司辦公室負責通知；專業(yè)性會議由會議組織部門或請辦公室負責通知；例會不能按期召開時由辦公室提前通知。2、 會議通知必須明確會議召開時間、地點、出席人員、會議主要內容及需要準備的資料。3、 通知分電話通知和書面通知，重大會議盡量以書面形式通知。第六條 會議準備1、 會議組織者應在會議召開前把會議室準備好，必要的設施（如音響系統(tǒng)、投影儀等）必須調試完備，同時做好會議的其他準備工作。2、 參會人員應根據(jù)會議主題提前準備好書面的發(fā)言稿及匯報材料，并根據(jù)通知要求按時送會議組織部門。第七條 會議紀律1、 與會人員按約定時間提前入場，不得曠會。確有原因無法出席會議時，應在會議前及時向會議組織者辦理請假手續(xù)。2、 與會人員應主動在會議簽到表上簽名。3、 參會人員應在開會前把手機振鈴設在振動檔上或關機，會議中如有重要的電話需接聽，應盡量降低聲音講話或走出會議室接聽。4、 開會期間不允許交頭接耳，私下議論，如有異議，可經(jīng)主持人同意后發(fā)言。5、 中途不得無故退會，如有特殊原因經(jīng)主持人批準后方可離開會場。第八條 會后總結1、 會議組織者應在會后及時將會議記錄整理歸檔，并形成會議紀要。2、 會議上做出的決定、決議等，應盡快形成文件發(fā)至相關部門。相關部門要將承辦結果及時報送會議組織者。3、 與會者應把會議上需向下傳達的精神及時傳達給自己下屬，無需向下屬傳達或需保密的內容，與會者不得向外透露。公司形象工作管理規(guī)定第一條 為了更好地加強與完善公司形象的建設管理工作，結合公司具體情況，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所指公司形象工作內容包括：廣告宣傳、促銷活動、會議、廠區(qū)美化等。第三條 公司形象工作管理原則 對外宣傳統(tǒng)一口徑、對外形象統(tǒng)一風格、宣傳載體統(tǒng)一籌劃、制作方案統(tǒng)一審核、批量物品統(tǒng)一制作。第四條 項目申報1、 各部門根據(jù)實際工作需要，提出有關企業(yè)形象建設工作（如會議、宣傳、促銷等）的計劃申請，申請上必須說明申請事項、原由、經(jīng)費估算、時間及申請人等內容。2、 各部門計劃申請經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由公司辦公室組織實施，費用情況提出書面報告呈總經(jīng)理審批。第五條 方案審核 為保證公司形象宣傳的一致性，根據(jù)企業(yè)形象工作管理原則，每次公司形象工作方案（包括文字底稿、圖片、樣品、效果圖）必須報公司辦公室審核并簽字確認，未經(jīng)審核通過的項目，財務不準報銷。第六條 工作實施1、 有關工作申請經(jīng)批準后，即可按申請內容實施，辦公室負責對工作的指導、監(jiān)督、檢查。2、 對與形象策劃、噴繪、印刷、制作等主要項目有關的工作原則上必須進行招標、且由中標單位承制。3、 特殊情況需要另外招標的業(yè)務項目，公司辦公室操作招標過程，報公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。4、 每項業(yè)務必須簽訂合同，合同上各要素要填寫清楚。第七條 結算用于企業(yè)形象建設項目的費用結算時，必須具有以下單據(jù)，各公司財務部門方可予以結算，下列要素不全者，公司財務部門必須一律拒絕報銷，違者以違反財務紀律追究責任。1、 有效的申請原件；2、 有效的制作合同原件或復印件；3、 驗收部門確認質量、數(shù)量完好后的入庫憑證；4、 按合同要求提供的有效發(fā)票。第八條 備案 每次公司形象工作的申請（帶批示）、實施方案（帶審核意見）、合同、項目報告、費用清單、發(fā)票復印件等材料，在工作結束后必須報公司辦公室備案。第九條 違規(guī)處罰方法違反上述程序者，一切費用由違規(guī)操作者自理，財務部門不得給其結算報銷；越權批準執(zhí)行者，將追究領導人的經(jīng)濟及領導責任。計算機管理制度第一條 總則 為保證公司計算機系統(tǒng)能夠安全、有效運轉，提高公司現(xiàn)代化管理水平，按照公司管理規(guī)范化、程序化原則，特制定本制度。第二條 管理原則 公司按集中與分散相結合原則，各部門配備計算機。全公司建立計算機內部網(wǎng)絡系統(tǒng)，計算機系統(tǒng)建設應綜合考慮成本、費用、效率、效果、先進性、適用性，選擇最優(yōu)實施方案。第三條 計算機選型及采購1、 公司計算機統(tǒng)一采購。2、 計算機選型和采購必須在其價格、性能經(jīng)廣泛的市場調研基礎上進行。3、 采購過程中，做好硬件的驗機工作和軟件測試工作，確保計算機的穩(wěn)定可行性。第四條 計算機使用和管理1、 公司落實計算機管理員，負責全公司的計算機設備管理工作。2、 建立計算機管理臺帳，臺帳由各部門負責管理，報公司辦公室備案。3、 嚴禁上班時間在計算機上做與工作無關的事情。第五條 計算機維護1、 部門指定專人負責本部門計算機系統(tǒng)的日常管理。2、 每個計算機使用人員負責自己的資料、數(shù)據(jù)的維護、備份和安全管理。3、 需要上網(wǎng)（互聯(lián)網(wǎng)）的機器，必須經(jīng)各單位負責人審批、批準后，并建立有效的防范措施，防止感染病毒和泄露機密。4、 出現(xiàn)計算機故障時，如果專業(yè)經(jīng)驗不足，不得強行處理，應聯(lián)系銷售或生產(chǎn)商的系統(tǒng)工程師，以防止故障的擴大，避免更大損失。5、 未經(jīng)許可不得更改系統(tǒng)配置，不得私自拆卸或裝接各種硬件設施。第六條 計算機保密 依據(jù)公司保密管理辦法，計算機管理應建立相應的保密制度：1、 不同密級文件存放于計算機中，須設置進入計算機的密碼。2、 為保密需要，定期或不定期地更好不同保密方法或密碼口令。3、 經(jīng)特殊申報批準才能查詢、打印有關計算機保密資料。第七條 光盤管理制度1、 系統(tǒng)軟件、工具光盤集中存放，由公司辦公室統(tǒng)一建檔保管。2、 各資料盤由各部門指定專人負責保管，建立借用制度，未經(jīng)部門主管人員批準不得隨意帶離公司。3、 辦公室統(tǒng)一添置空白盤，員工不得隨意外購空白盤。各部門領用光盤均需向辦公室登記借用。損壞的要報損，以舊換新。第八條 下班時應檢查設備是否關機，管好門窗，關閉電源。網(wǎng)絡使用管理制度第一條 總則 網(wǎng)絡資源只能用于工作。個人由于一般業(yè)務學習、新聞、娛樂等而需用網(wǎng)絡的必須在業(yè)余時間進行。為規(guī)范公司網(wǎng)絡的管理，確保網(wǎng)絡資源高效安全地用于工作，特制定本制度。第二條 范圍 本制度涉及的網(wǎng)絡范圍包括公司各辦公地點的局域網(wǎng)、Internet出口以及網(wǎng)絡上提供的各類服務如Internet電子郵件、代理服務、notes辦公平臺等。第三條 主管部門 公司辦公室作為公司網(wǎng)絡的規(guī)劃、設計、建設和管理部門，有權對公司網(wǎng)絡運行情況進行監(jiān)管和控制。第四條 任何人均不得在網(wǎng)絡上從事與工作無關的事項，違反者將受到處罰。同時也不允許任何與工作無關的信息出現(xiàn)在網(wǎng)絡上，否則要追查責任。第五條 公司網(wǎng)絡結構由公司辦公室統(tǒng)一規(guī)劃建設并負責管理維護，任何部門和個人不得私自更改網(wǎng)絡結構，各部門如需要安裝集線器等必須事先與網(wǎng)絡管理員取得聯(lián)系。個人電腦及實驗環(huán)境設備等所用IP地址必須按所在地點網(wǎng)絡管理員制定的方式設置，不可擅自改動，擅自改動者將受到處分。第六條 嚴禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網(wǎng)絡的正常運行，或竊取公司網(wǎng)上的保護信息。第七條 公司網(wǎng)上服務如DNS、DHCP、WINS等由公司辦公室統(tǒng)一規(guī)劃，任何部門和個人不得在網(wǎng)上傳送超大文件。第八條 嚴禁任何部門和個人在網(wǎng)上私自設立BBS、NEWS，個人主頁、WWW站點，F(xiàn)IP站點及各種文件服務器，嚴禁在上班時間在公司網(wǎng)絡上玩任何形式的網(wǎng)絡游戲等各種與工作無關的內容，違反都將受到處分。第九條 任何部門和個人應高度重視保護公司的技術秘密和商業(yè)秘密。對于需要上網(wǎng)的各類保密信息必須保證有嚴密的授權控制。第十條 處罰規(guī)定1、 對于蓄意破壞網(wǎng)絡正常運行，蓄意竊取網(wǎng)上秘密信息的個人，作辭退處理，并依法追究法律責任。2、 對于在公司網(wǎng)上散布的淫穢的、破壞社會秩序的或政治性評論內容的個人，作辭退處理。情節(jié)嚴重者將移交司法機關處理。3、 對于私自設立BBS、NEWS、個人主頁、WWW站點、FTP站點等各種形式網(wǎng)絡服務的責任人，或上班時間玩網(wǎng)絡游戲的個人，第一次發(fā)現(xiàn)嚴重警告，第二次發(fā)現(xiàn)將其調離崗位，第三次作辭退處理。4、 對各種工作用文件服務器的申請，需經(jīng)系統(tǒng)主管審核，由管理工程部批準后方可設立，擅自申請者將處以嚴重警告的處罰。5、 對于在網(wǎng)上設立各種形式的網(wǎng)絡游戲服務的責任人，處以嚴重警告直至辭退的處理。6、 對于由管理不善引起公司秘密泄露的責任人，處以罰款、降薪、等處理。7、 對于私自更改網(wǎng)絡結構，私自設置DNS、WINS等服務的責任人，處以罰款、降薪等處罰。8、 任何員工在上班時間通過公司網(wǎng)絡查閱工作無關的內容，一次降薪一級。9、 對于其他任何利用網(wǎng)絡資源從事與工作無關的行為，將對其處以罰款、降薪等處理。第十一條 制度從發(fā)布之日起實行。企業(yè)檔案管理實施細則一、 總則第一條 根據(jù)公司頒發(fā)的企業(yè)檔案管理制度要求，為了規(guī)范各部門在檔案管理中的日常工作，特制定本細則。第二條 本細則適用于公司檔案室及各部門的檔案材料的管理。第三條 本細則由公司辦公室負責制定，解釋權歸公司辦公室二、 文件材料的形成與歸檔第四條 文件歸檔的基本要求1、 歸檔的文件材料必須完整、真實地反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營（施工）活動及各項管理工作的內容和過程。2、 歸檔的文件材料必須層次分明，盡量是原件。3、 歸檔的文件材料必須符合規(guī)定的文件格式。4、 相關單位歸檔的技術類檔案底圖須符合國家制圖標準。5、 對立卷歸檔后又發(fā)現(xiàn)應歸檔的文件材料，可按立卷原則進行插卷。第五條 本公司文件歸檔范圍1、 特別重要檔案：企業(yè)資產(chǎn)、對外重大合同、工商登記、重要工程施工檔案等作為特別檔案另行歸檔。2、 重要的會議材料，包括會議的通知、報告決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議紀要等。3、 相關行政主管部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。4、 本公司對外的正式發(fā)文第六條 平時歸卷1、 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專人集中統(tǒng)一保管。2、 各部門應根據(jù)本單位的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。3、 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導批存的文件材料收集齊全，加以整理，送交歸卷。4、 檔案管理人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件夾內，并在收發(fā)登記薄上注明。第七條 歸檔立卷1、 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門配合，檔案室檔案管理人員負責組卷、編目。2、 歸檔案卷必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，區(qū)別不同日期、價值，便于保管和利用。3、 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。一般文件材料歸檔一份；重要的文件材料和利用頻繁的文件材料歸檔一式二份。4、 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請求與批復、轉發(fā)文件與原件等，分別立在一起，不等分開；絕密文件單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。5、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請求和批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷。其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。6、 卷內文件材料應區(qū)別不同類別進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。7、 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁碼。8、 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。9、 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人，檢查人的姓名和時間填上。10、 卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。11、 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。12、 訂好的案卷依次裝入卷盒，置于檔案柜內保存。三、 檔案管理第八條 檔案編目與編制檢索工具1、 本公司檔案分類、編號及標識按檔案分類編號管理規(guī)則、2、 公司的檔案分別編制案卷目錄，1-3大類分別編制全引目錄，產(chǎn)品底圖編制底圖目錄。公司辦公管理制度監(jiān)督檢查細則第一條 為貫徹公司有關辦公制度的精神，特制定本細則。第二條 本細則適用于公司全體職工。第三條 為對公司辦公制度的執(zhí)行情況進行全面的監(jiān)督和檢查，辦公室獨自或組織其他管理部門或專業(yè)公司人員組成檢查小組對各部門的衛(wèi)生保持、遵守辦公秩序、文件管理、印章使用、車輛維護保養(yǎng)、大樓物業(yè)管理等情況進行定期和不定期的全面檢查。第四條 各單項檢查具體內容如下：衛(wèi)生保持情況：包括桌面、地面的潔凈等。遵守辦公秩序情況：包括物品擺放、電話、電腦等辦公設備的使用、遵守禮貌和著裝要求、執(zhí)行辦公區(qū)域有關規(guī)定等。文件發(fā)放情況：包括文件是否齊全、是否按要求組織學習、貫徹落實情況等。印章使用情況：包括是否按規(guī)定及印章使用程序使用印章。車輛維護保養(yǎng)情況：包括車輛清潔情況、車內設備維護、保養(yǎng)情況。大樓物業(yè)管理情況：包括公共場合的衛(wèi)生整潔和保持、樓內設備的維護與保養(yǎng)、維修是否及時、食堂衛(wèi)生等。第五條 檢查實行打分制，設立好、較好、一般、較差、差五個等級，分別對應為5分、4分、3分、2分、1分。連續(xù)4次保持單項平均5分者，予以通報表揚，一年內始終保持單項平均5分的單位，提請總經(jīng)理給予物質獎勵。單項平均分數(shù)在2分及以下的第一次給予警告、通報批評；第二次處罰當事人100元；第三次處罰當事人300元；四次以上者，提請人力資源部給予降職、降工作級別的處分。確屬各部門負責人教育不力、管理不嚴的，按照管理規(guī)章制度有關獎罰的規(guī)定辦理。第六條 各部門制定衛(wèi)生值班制度，每日一人；負責本單位當日桌面衛(wèi)生并負責保持本單位辦公場所的衛(wèi)生整潔。 檢查當日如出現(xiàn)2分及以下情況，追究衛(wèi)生值日人員的責任，并將其視為當事人。第七條 車輛應指定專人管理，負責維修、保養(yǎng)車輛，并負責保持車輛內外清潔。檢查當日出現(xiàn)2分以下的情況，追究指定負責人的責任，視為當事人。第八條 各單位未制定衛(wèi)生值日制度，按照集團有關職工獎罰的規(guī)定追究各單位負責人領導責任。第九條 本細則由公司辦公室負責解釋。辦公室人員管理制度第一條 為嚴肅工作紀律，改變工作作風，提高辦公效率，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于公司所有人員及公司部門辦公室人員。第三條 考勤與跟蹤1、 部門科室工作人員應嚴格按照公司規(guī)定工作時間上下班、遲到、早退按公司相關制度處罰。2、 部門科室工作人員外出，市內應向部門負責人說明去向、工作內容、大致時間。市外出差及市內超出8小時外出應經(jīng)主管副總（或總經(jīng)理）同意后方可外出，外出期間行程發(fā)生變化應及時通知本部門負責人，相關部門將隨時對外出人員跟蹤查詢，如有不符且不能說明原因，將予紀律處分。3、 部門科室工作人員請事假，連續(xù)兩天以內由部門負責人簽批，兩天以上由總經(jīng)理或分管副總簽批，請假前應將工作有所安排，并有可靠的通訊方式進行聯(lián)系。第四條 工作計劃及進程總結制度 部門科室工作人員應每月對本月工作的完成情況進行總結：完成多少，什么原因沒有完成，存在什么問題等，總結交部門負責人作為年終考核、評比的依據(jù)之一。第五條 部門科室工作紀律1、 工作時間嚴禁吃零食、閑聊、串崗和做與工作無關的其它事情。2、 縮短電話占用時間，接私人電話應簡明扼要，時間不超過1分鐘；為不影響他人工作，在辦公室內請不要用免提方式撥、接電話。3、 除查詢工作所需資料信息外，工作時間不準上互聯(lián)網(wǎng)進行游戲等其它活動，一切網(wǎng)絡資源都應為工作服務。4、 嚴格遵守保密制度，反不屬于公布、公開的內容，一律不準外傳，否則將承擔所帶來的一切后果；妥善保管自己使用的重要文件、資料，防止因遺失而泄密。5、 不論接聽內外電話，接待內外人員，都要文明用語，言行得體，態(tài)度熱情。妥善處理各種問題和矛盾，及時向上級領導反映所發(fā)現(xiàn)的問題，并提出相應的改進措施、建議。6、 除有特殊招待任務之外，上班時間（早、中餐）一律不準喝酒。7、 上班時間必須著裝整潔，不準穿拖鞋、背心、短褲進入辦公室。第六條 部門科室全體人員應以身作則，給其他部門做出表率，圓滿完成各項工作，杜絕一切不負責任、推諉、懶散、低效率工作現(xiàn)象。公文管理規(guī)定第一條 為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關規(guī)定，特制定鎮(zhèn)江長江爆破工程有限公司行文管理規(guī)定。第二條 行文種類：第一類：公司文件第一級 公司文件使用范圍：以公司名義頒布公司董事長指示、任免令，公司總經(jīng)理辦公會決議、決定；以公司名義頒發(fā)的規(guī)定、制度和其它文告；以公司名義向上級或平級單位正式行文。簽發(fā)：由公司總經(jīng)理審批后蓋公司公章。第二級 公司辦公室文件使用范圍：公司辦公室代表公司向公司內部各部門發(fā)布的一般性行政事務指示、通知、通報，對外無效。簽發(fā)：上述文件由部門負責人審核、主管領導審批，蓋部門章，人事任命文件由公司總經(jīng)理簽字。此類文件統(tǒng)一使用公司文件紙。第二類：公司部門文件第一級 部門文件使用范圍：以部門名義向上報告或向下和平級單位發(fā)布工作文件，包括通知、通報、報告、聯(lián)系函件等，可對外行文。簽發(fā)：部門文件由部門主管審批簽字。第二級 部門內部文件使用范圍：在本部門工作范圍內以本部門名義向上報告或向下發(fā)布有關內容。此類文件統(tǒng)一使用公司文件紙。第三條 行文格式1、 行文用紙：文件紙，