某藥業(yè)公司信息化工程實(shí)施方案(doc 55頁(yè)).doc

英克科技有限公司INCA TECH Co. Ltd.實(shí)施方案武漢大藥房連鎖有限公司武漢大藥房連鎖有限公司信息化工程實(shí)施方案北京英克科技有限公司目 錄前 言3第一部分 組織機(jī)構(gòu)描述5第二部分 崗位職責(zé)描述6第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡(luò)方案10第四部分 系統(tǒng)設(shè)置方案12第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案15首營(yíng)品種管理15首營(yíng)供應(yīng)商管理15首營(yíng)客戶管理16基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的日常管理17采購(gòu)計(jì)劃管理17進(jìn)貨合同管理18采購(gòu)入庫(kù)管理18付款管理20預(yù)付款管理21退貨出庫(kù)管理22銷售出庫(kù)管理23銷售回款管理25預(yù)收款管理25銷退入庫(kù)管理25特殊藥品管理26價(jià)格類型管理27調(diào)價(jià)管理27移庫(kù)管理28盤點(diǎn)管理28報(bào)損管理29報(bào)溢管理30商品狀態(tài)調(diào)整31庫(kù)存明細(xì)調(diào)整31效期報(bào)警管理32GSP管理32業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)32請(qǐng)貨和配送34門店收貨34門店退貨35中心鋪貨36店間調(diào)貨36門店銷售收款37顧客退貨37日結(jié)38門店顧客管理38門店藥品的分類管理38拆零藥品銷售38飲片管理38門店促銷管理39醫(yī)?？ㄤN售管理39飲片廠業(yè)務(wù)管理39第六部分 數(shù)據(jù)方案42編碼方案42靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案42動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案46第七部分 數(shù)據(jù)復(fù)制方案48第八部分 系統(tǒng)維護(hù)方案49第九部分 統(tǒng)計(jì)分析53實(shí)施方案確認(rèn)55前 言本實(shí)施方案是在調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合大藥房連鎖有限公司關(guān)于信息化建設(shè)的具體要求，為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而制定的信息系統(tǒng)的框架描述及對(duì)各種流程的描述。實(shí)施方案力圖向企業(yè)展現(xiàn)采用計(jì)算機(jī)管理后的業(yè)務(wù)運(yùn)作藍(lán)圖，是整個(gè)項(xiàng)目過程中綱領(lǐng)性的指導(dǎo)文檔。實(shí)施方案既是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作流程的總體規(guī)劃，也是對(duì)下一步具體實(shí)施工作的目標(biāo)和范圍界定。實(shí)施方案主要解決系統(tǒng)切換以及操作流程化等問題，具體上機(jī)操作則需要通過相關(guān)的崗位培訓(xùn)和操作規(guī)范來解決。本方案敘述的主線是業(yè)務(wù)流程，而不是部門，因?yàn)榱鞒淌强绮块T的，如果以部門為主線必然造成流程的斷裂。本實(shí)施方案希望達(dá)到的目標(biāo)：1.業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、自動(dòng)化，避免在操作過程中物流、資金流、信息流通道的冗長(zhǎng)。2.高效性：做到票據(jù)在流通過程中的自然或必然鏈接。力求減少單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中不必要的環(huán)節(jié)。3.可控制性：管理系統(tǒng)的重點(diǎn)是在于強(qiáng)調(diào)管理，此方案在編寫流程中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了流轉(zhuǎn)過程中的控制，使得管理形成控制閉環(huán)，建立可導(dǎo)向的反饋機(jī)制。4.可操作性：這是管理思想和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)融合統(tǒng)一的基礎(chǔ)，任何脫離實(shí)際，與企業(yè)的管理現(xiàn)狀及人員素質(zhì)、資源配置等不相稱的設(shè)想都是不可取的。5改善部門間的溝通，提高整體工作效率；6加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，提高業(yè)務(wù)的總體管理水平；7完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)工作，提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化水平；8細(xì)化財(cái)務(wù)核算管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督管理工作；9 .業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化,使得業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)不再割裂；10加強(qiáng)對(duì)批號(hào)管理，提供批號(hào)業(yè)務(wù)全程跟蹤；11規(guī)范報(bào)表的數(shù)據(jù)來源，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，使得報(bào)表分析成為可能。系統(tǒng)把人員從繁重的統(tǒng)計(jì)和帳務(wù)登記中解放出來，使其更關(guān)注業(yè)務(wù)過程的跟蹤和環(huán)節(jié)的控制。系統(tǒng)提供的細(xì)致的操作權(quán)限分配嚴(yán)密了企業(yè)管理的內(nèi)部控制，詳細(xì)的業(yè)務(wù)信息為管理層進(jìn)行深入分析服務(wù)，高效的網(wǎng)絡(luò)資源共享更加快了管理信息的處理、分析和反饋速度。為了保證項(xiàng)目實(shí)施的順利進(jìn)行，雙方應(yīng)在深入討論的基礎(chǔ)上，對(duì)方案進(jìn)行確認(rèn)并簽字，作為雙方進(jìn)行實(shí)施的原則性文本，以指導(dǎo)具體的實(shí)施工作。第一部分 組織機(jī)構(gòu)描述公司組織機(jī)構(gòu)圖董事會(huì)監(jiān)事會(huì) 總經(jīng)理副總經(jīng)理質(zhì)量總監(jiān)總經(jīng)理助理飲片加工廠辦公室配送中心財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部采購(gòu)部門店管理部信息中心質(zhì)量管理部 組織結(jié)構(gòu)說明:武漢大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠是兩個(gè)單獨(dú)的核算單元，各自有單獨(dú)的財(cái)務(wù)帳套；兩者之間是買賣關(guān)系。第二部分 崗位職責(zé)描述以下的崗位職責(zé)描述是指系統(tǒng)切換后，與計(jì)算機(jī)操作有關(guān)聯(lián)的崗位描述，沒有關(guān)聯(lián)的部分如行政管理，不在此描述。 說明:可以一人多崗。一、信息中心1.系統(tǒng)高級(jí)管理工程師 負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)核心部分的管理，同時(shí)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的授權(quán)。2.系統(tǒng)維護(hù)工程師 負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟件硬件和網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)。3.系統(tǒng)開發(fā)工程師 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的二次開發(fā)工作。4.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員 負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的新增、停用、變更等工作。二、采購(gòu)部1. 采購(gòu)業(yè)務(wù)根據(jù)銷售、庫(kù)存情況、缺貨率情況，結(jié)合目前國(guó)家對(duì)醫(yī)藥行業(yè)的政策和醫(yī)藥市場(chǎng)的變化趨勢(shì)、季節(jié)因素等制定合理的單品上下限庫(kù)存數(shù)量； 根據(jù)庫(kù)存報(bào)警生成的采購(gòu)計(jì)劃，并在此基礎(chǔ)制定比較合理的采購(gòu)計(jì)劃；根據(jù)與供貨商的洽談結(jié)果在系統(tǒng)中填寫合同； 負(fù)責(zé)采購(gòu)、退貨業(yè)務(wù)洽談和退貨通知。2.付款申請(qǐng) 負(fù)責(zé)進(jìn)貨發(fā)票和進(jìn)貨單數(shù)量金額的核對(duì)，根據(jù)付款條款打印出付款審批表交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時(shí)跟蹤付款情況。3.首營(yíng)審批企業(yè)、品種申請(qǐng) 負(fù)責(zé)收集首營(yíng)資料信息，并交給相關(guān)部門審批。4.統(tǒng)計(jì)和分析 對(duì)進(jìn)貨情況、退貨、換貨、銷售情況、庫(kù)存情況、付款情況、缺貨率等進(jìn)行查詢和分析。 三、配送中心 1.開票員 負(fù)責(zé)根據(jù)門店的要貨計(jì)劃和庫(kù)存情況，生成配送單，打印配送單； 負(fù)責(zé)勾對(duì)門店的配送退貨單生成配退入庫(kù)單，并打印； 負(fù)責(zé)根據(jù)客戶的要貨計(jì)劃，填制銷售單，打印銷售單； 2.登錄員 負(fù)責(zé)進(jìn)貨驗(yàn)收后的進(jìn)貨單的填制和打??；負(fù)責(zé)進(jìn)貨退出單的填制； 付款前查詢是否有不合格品； 商品入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)與財(cái)務(wù)對(duì)帳； 3.養(yǎng)護(hù)員 負(fù)責(zé)商品的日常養(yǎng)護(hù)和相應(yīng)單據(jù)的填制。 4.保管員 負(fù)責(zé)商品的保管和記賬； 負(fù)責(zé)依據(jù)相關(guān)出庫(kù)單據(jù)進(jìn)行揀貨； 負(fù)責(zé)打印盤點(diǎn)表，并進(jìn)行盤點(diǎn)；根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整庫(kù)存明細(xì)信息；對(duì)代管商品作代管入庫(kù)和代管出庫(kù)。5.批號(hào)效期管理定時(shí)的進(jìn)行報(bào)表查詢，對(duì)在庫(kù)商品的批號(hào)和效期進(jìn)行管理。6.報(bào)表查詢和管理對(duì)庫(kù)存情況、出入庫(kù)情況、批號(hào)效期情況和是否付款情況進(jìn)行報(bào)表查詢和統(tǒng)計(jì)分析。四、財(cái)務(wù)部1.存貨和成本管理月底進(jìn)行成本核算、對(duì)存貨傳票進(jìn)行記賬，生成存貨明細(xì)帳和匯總帳。2.業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，依據(jù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)方案，由業(yè)務(wù)傳票生成財(cái)務(wù)臨時(shí)憑證，轉(zhuǎn)到金算盤系統(tǒng)中。3.付款員根據(jù)審批過的付款申請(qǐng)和付款憑證，在系統(tǒng)中勾對(duì)進(jìn)貨結(jié)算單生成進(jìn)貨付款單，生成傳票，負(fù)責(zé)應(yīng)付帳的管理。4.收款員根據(jù)收款憑證，在系統(tǒng)中勾對(duì)銷售結(jié)算單生成銷售收款單，生成傳票，負(fù)責(zé)應(yīng)收帳的管理。5.報(bào)表查詢和管理對(duì)銷售情況、回款情況、進(jìn)貨情況、付款情況、往來帳情況、成本毛利等進(jìn)行報(bào)表查詢和統(tǒng)計(jì)分析，并核對(duì)配送中心和門店庫(kù)存。五、質(zhì)管部1.驗(yàn)收員對(duì)來貨進(jìn)行清點(diǎn)后驗(yàn)收，把結(jié)果交給登錄員。2.質(zhì)管員依據(jù)GSP要求對(duì)藥品進(jìn)行日常的質(zhì)量管理工作；對(duì)新引進(jìn)的品種進(jìn)行編碼。3.首營(yíng)管理員對(duì)首營(yíng)商品和單位的資質(zhì)進(jìn)行核查并初審。4.損溢管理對(duì)與質(zhì)量問題有關(guān)的報(bào)損報(bào)溢的商品進(jìn)行質(zhì)檢后，對(duì)損溢申請(qǐng)進(jìn)行質(zhì)量審批。5.報(bào)表查詢和管理對(duì)質(zhì)量管理相關(guān)報(bào)表進(jìn)行查詢。6.GSP事務(wù)管理負(fù)責(zé)GSP規(guī)定的相關(guān)事務(wù)。六、價(jià)格管理1.訂價(jià)管理 對(duì)新品種進(jìn)行定價(jià)，包括:批發(fā)價(jià)、零售價(jià)和例外價(jià)。2.調(diào)價(jià)管理 依據(jù)國(guó)家價(jià)格政策、廠家價(jià)格政策和公司價(jià)格政策對(duì)商品的牌價(jià)和業(yè)務(wù)價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。 3.對(duì)新引進(jìn)的品種的進(jìn)銷差價(jià)進(jìn)行分析，從預(yù)期利潤(rùn)的角度判斷是否應(yīng)該引進(jìn)新品；4. 報(bào)表查詢和管理 對(duì)訂價(jià)和調(diào)價(jià)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。七、門店管理1.請(qǐng)貨員根據(jù)庫(kù)存、銷售以及市場(chǎng)情況，填寫請(qǐng)貨單，并上傳配送中心2.驗(yàn)收員對(duì)配送商品進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收，在系統(tǒng)中勾對(duì)配送單生成入庫(kù)單。3.營(yíng)業(yè)員負(fù)責(zé)導(dǎo)購(gòu)，對(duì)于柜組銷售模式的門店還需要填寫手工的銷售小票。4.收銀員依據(jù)銷售小票，進(jìn)行錄入和收款，如果需要?jiǎng)t打印收款小票。5.報(bào)表查詢和管理對(duì)門店的銷售情況和收款情況進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、飲片加工廠1. 飲片廠倉(cāng)庫(kù)保管 負(fù)責(zé)原藥材和飲片的出庫(kù)、入庫(kù)和庫(kù)內(nèi)管理。2.車間物料管理 負(fù)責(zé)車間領(lǐng)料的入庫(kù)、車間物料消耗、以及產(chǎn)成品的出庫(kù)。第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡(luò)方案本章主要描述大藥房連鎖有限公司使用PM系統(tǒng)后的硬件軟件和網(wǎng)絡(luò)總體規(guī)劃。網(wǎng)絡(luò):公司總部、飲片加工廠之間建立10/100M的局域網(wǎng)。公司總部和門店之間采用實(shí)時(shí)的寬帶連接。公司總部和飲片廠共用數(shù)據(jù)服務(wù)器。計(jì)算機(jī)終端放置要求：質(zhì)量管理各崗位、進(jìn)貨部門各崗位、配送中心各崗位、保管員崗位、財(cái)務(wù)部各崗位、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理崗位、系統(tǒng)管理員崗位、門店各崗位、各領(lǐng)導(dǎo)崗位均要設(shè)置終端，對(duì)于查詢各點(diǎn)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。硬件:服務(wù)器: IBMx370以上，至少1g內(nèi)存，硬盤raid，至少兩個(gè)cpu；Pc: 關(guān)鍵用戶CPU1.7g以上(包括:配送中心、門店)，內(nèi)存最少128M,門店內(nèi)存建議256M 其他用戶CPU1g以上，內(nèi)存最少128M打印機(jī): 總部票據(jù)和報(bào)表打印:epsonlq1600k系列 門店票據(jù)打印:epson tm200系列熱敏打印機(jī),報(bào)表打印epson300k系列.Ups: 建議8小時(shí)。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備: 路由器、交換機(jī)；軟件:服務(wù)器端:操作系統(tǒng)使用windows2000 server數(shù)據(jù)庫(kù)使用oracle816 server客戶端:操作系統(tǒng)使用windows2000 professional數(shù)據(jù)庫(kù)使用oracle816 client門店:操作系統(tǒng)使用windows2000 professional數(shù)據(jù)庫(kù)使用oracle816 server第四部分 系統(tǒng)設(shè)置方案系統(tǒng)設(shè)置主要涉及到所有與業(yè)務(wù)相關(guān)帳的設(shè)置，包括財(cái)務(wù)帳的設(shè)置及非財(cái)務(wù)帳的設(shè)置；財(cái)務(wù)帳的設(shè)置包括核算單元的設(shè)置、存貨帳、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳、采購(gòu)帳、預(yù)收帳、預(yù)付帳等；非財(cái)務(wù)帳的設(shè)置包括業(yè)務(wù)帳和保管帳。設(shè)置的原則是充分考慮到將來大藥房連鎖有限公司可能的擴(kuò)展內(nèi)容。第一節(jié) 非財(cái)務(wù)帳設(shè)置 此部分帳是指導(dǎo)業(yè)務(wù)進(jìn)行相關(guān)工作。1，業(yè)務(wù)帳設(shè)置設(shè)置如下：采購(gòu)部業(yè)務(wù)帳：指導(dǎo)采購(gòu)部作進(jìn)貨計(jì)劃；飲片廠采購(gòu)業(yè)務(wù)帳: 指導(dǎo)飲片廠作進(jìn)貨計(jì)劃；配送業(yè)務(wù)帳: 用于對(duì)門店進(jìn)行配送。說明：業(yè)務(wù)帳是實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)時(shí)反映。 業(yè)務(wù)帳數(shù)量 當(dāng)前保管帳數(shù)量 到貨未記保管帳數(shù)量 開票未記保管帳數(shù)量。2，保管帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房保管帳 配送中心中藥飲片庫(kù)保管帳配送中心特殊藥品庫(kù)保管帳 配送中心中西成藥庫(kù)保管帳 配送中心退貨庫(kù)保管帳 配送中心不合格品庫(kù)保管帳 大藥房代管庫(kù)保管帳 各門店保管帳 飲片廠保管帳飲片廠原藥材庫(kù)保管帳 飲片廠成品庫(kù)保管帳 飲片廠車間保管帳 飲片廠代管庫(kù)保管帳 第二節(jié) 財(cái)務(wù)帳設(shè)置1，核算單元設(shè)定武漢大藥房連鎖有限公司為法人核算單元。設(shè)定飲片加工廠為獨(dú)立核算單元。分別核算武漢大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠的業(yè)務(wù)情況及財(cái)務(wù)情況。2，存貨帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房存貨帳(核算級(jí))配送中心存貨帳各門店存貨帳飲片廠存貨帳(核算級(jí))存貨的成本核算方法是月底加權(quán)平均。同一個(gè)商品在一個(gè)核算單元內(nèi)成本相同。3，應(yīng)收帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房應(yīng)收帳 飲片廠應(yīng)收帳 每個(gè)應(yīng)收帳均核算到單位、銷售人員。4，應(yīng)付帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房應(yīng)付帳 飲片廠應(yīng)付帳 應(yīng)付帳核算到單位； 5，預(yù)收帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房預(yù)收帳 飲片廠預(yù)收帳 對(duì)于設(shè)定的每個(gè)預(yù)收帳均核算到單位6，預(yù)付帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房預(yù)付帳 飲片廠預(yù)付帳 預(yù)付帳設(shè)置為按單位進(jìn)行核算；7，采購(gòu)帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房采購(gòu)帳 飲片廠采購(gòu)帳 采購(gòu)帳核算到單位和商品；余額方向?yàn)橘J方。第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案首營(yíng)品種管理采購(gòu)員在新品引進(jìn)之前，要盡可能詳細(xì)地了解該品種的情況，之后提出首營(yíng)申請(qǐng)，交相關(guān)部門審批。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后就可以正式經(jīng)營(yíng)該品種了。流程圖相關(guān)部門對(duì)某個(gè)新品種提出首營(yíng)申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)商品的基礎(chǔ)信息質(zhì)管部從質(zhì)管的角度對(duì)新品進(jìn)行資質(zhì)審查物價(jià)員從進(jìn)銷差價(jià)的角度對(duì)首營(yíng)進(jìn)行審批、定出零售價(jià)流程圖說明首營(yíng)商品的尋找、信息的收集、包括對(duì)首營(yíng)的審批在系統(tǒng)中并不做記錄，只是當(dāng)某個(gè)商品的首營(yíng)申請(qǐng)被批準(zhǔn)之后，才由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員將商品的基礎(chǔ)信息通過“商品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。崗位職責(zé)說明1采購(gòu)員：收集資料，填寫首營(yíng)審批單。2質(zhì)管人員：對(duì)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營(yíng)品種進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審核通過后的首營(yíng)品種的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。4. 物價(jià)員:在系統(tǒng)中對(duì)首營(yíng)品種進(jìn)行訂價(jià)。首營(yíng)供應(yīng)商管理采購(gòu)員在供應(yīng)商首營(yíng)審批之前，要盡可能詳細(xì)地了解供應(yīng)商的情況，之后提出首營(yíng)申請(qǐng)，交公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后，質(zhì)管部門對(duì)首營(yíng)申請(qǐng)進(jìn)行資質(zhì)檢查，然后就可以跟該供應(yīng)商進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)。流程圖 質(zhì)管部進(jìn)行資格審查相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)供應(yīng)商信息采購(gòu)部提出首營(yíng)申請(qǐng)流程圖說明錄入供應(yīng)商數(shù)據(jù)之前的審批工作在系統(tǒng)中并不做記錄。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應(yīng)商管理”功能錄入新供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。崗位職責(zé)描述1采購(gòu)員：收集供應(yīng)商信息，填寫首營(yíng)審批單。2質(zhì)管人員：對(duì)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營(yíng)供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審查和領(lǐng)導(dǎo)審核通過的首營(yíng)供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。首營(yíng)客戶管理 銷售業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)新客戶后填寫審批單交有關(guān)部門審核后錄入系統(tǒng)。流程圖確定價(jià)格類型銷售部經(jīng)理審核意見銷售業(yè)務(wù)員提出增加新客戶申請(qǐng)質(zhì)管部作資格審查領(lǐng)導(dǎo)審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員把客戶信息錄入系統(tǒng)流程圖說明錄入客戶數(shù)據(jù)之前的審批工作在系統(tǒng)中并不做記錄。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。崗位職責(zé)銷售業(yè)務(wù)員：收集客戶資料，填寫首營(yíng)審批單交領(lǐng)導(dǎo)，質(zhì)管部審批后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的日常管理 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到INCA系統(tǒng)后，需要專門設(shè)立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員崗位對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，管理流程如下:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更申請(qǐng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)變更信息部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)崗位職責(zé)描述:1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員:響應(yīng)各部門對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)要求。采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)員根據(jù)系統(tǒng)提供的單品銷量情況、配送率情況，同時(shí)結(jié)合市場(chǎng)情況、季節(jié)因素等，維護(hù)一個(gè)合理的上下限庫(kù)存數(shù)量，系統(tǒng)根據(jù)庫(kù)存上下限報(bào)警自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃主要包括:品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購(gòu)數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后進(jìn)價(jià)、最低進(jìn)價(jià)、最后一次的供貨商等參考信息以指導(dǎo)采購(gòu)員與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談。采購(gòu)員根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃打印采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)員維護(hù)商品的上下限信息查詢庫(kù)存報(bào)警崗位職責(zé)1、 采購(gòu)員：維護(hù)上下限信息、打印采購(gòu)計(jì)劃 單據(jù)說明 采購(gòu)計(jì)劃單:用于指導(dǎo)采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)，打印后可以調(diào)整采購(gòu)信息，主要包括: 品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購(gòu)數(shù)量等信息；可以沒有價(jià)格信息，在填制合同時(shí)再確定價(jià)格。進(jìn)貨合同管理進(jìn)貨合同的管理包括:合同的填制、審批、生效幾個(gè)環(huán)節(jié)。流程圖合同管理流程如下：采購(gòu)員根據(jù)洽談結(jié)果，在系統(tǒng)中填制臨時(shí)的采購(gòu)合同合同變成正式合同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行審批轉(zhuǎn)到采購(gòu)入庫(kù)流程流程圖說明 采購(gòu)員根據(jù)與供貨商洽談的情況，在系統(tǒng)中維護(hù)臨時(shí)的合同，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后變成正式合同，作為后續(xù)的入庫(kù)流程的前提。采購(gòu)入庫(kù)管理采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)包括以下環(huán)節(jié)：收貨、驗(yàn)收、勾對(duì)合同生成進(jìn)貨單、記保管帳。流程圖入庫(kù)流程如下：合格，登錄員勾對(duì)合同生成進(jìn)貨單。打印單據(jù)質(zhì)檢員驗(yàn)收，并在隨貨同行上簽字如果有合同，收貨員根據(jù)隨貨同行進(jìn)行收貨保管員入庫(kù)記保管帳如果不合格則作拒收單據(jù)傳給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳和采購(gòu)帳單據(jù)傳到采購(gòu)部登錄員填寫代管入庫(kù)單轉(zhuǎn)到付款流程流程圖說明收貨員在收貨之前要在系統(tǒng)中查詢是否有合同，如果沒有則通知采購(gòu)部補(bǔ)合同否則作拒收處理；根據(jù)隨貨同行進(jìn)行清點(diǎn)商品，同時(shí)質(zhì)管人員作驗(yàn)收，然后在隨貨同行上簽字并填寫實(shí)收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應(yīng)商。對(duì)于合格商品，則交給登錄員填寫進(jìn)貨單，不合格的作拒收，入代管庫(kù)。登錄員需要核對(duì)進(jìn)貨單的價(jià)格與對(duì)方隨貨同行的價(jià)格是否一致，如果不一致則通知采購(gòu)部作處理。登錄員在勾對(duì)合同時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量，則通知采購(gòu)員補(bǔ)合同，否則對(duì)多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾對(duì)，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。登錄員填寫進(jìn)貨單時(shí)，如果此次進(jìn)價(jià)高于上一次進(jìn)價(jià)，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)提示，同時(shí)打印的單據(jù)上會(huì)出現(xiàn)審批信息，待審批的單據(jù)由采購(gòu)員報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能傳到相關(guān)部門。保管員根據(jù)進(jìn)貨單記保管帳。登錄員填寫進(jìn)貨單時(shí)會(huì)自動(dòng)生成缺省貨位，保管員在入庫(kù)時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)貨位進(jìn)行調(diào)整。單據(jù)說明1.進(jìn)貨單，一式四聯(lián): 制單聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、采購(gòu)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)；進(jìn)貨單上打印對(duì)方單據(jù)號(hào)。制單聯(lián)由登錄員留存；倉(cāng)庫(kù)聯(lián)隨貨傳給保管員，倉(cāng)庫(kù)保管員進(jìn)行入庫(kù)記賬；另外兩聯(lián)分別傳給采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部，對(duì)方的隨貨同行聯(lián)傳給財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部根據(jù)財(cái)務(wù)聯(lián)及對(duì)方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購(gòu)帳。2.隨貨同行聯(lián) 三聯(lián)，驗(yàn)收員簽字后，兩聯(lián)交給供應(yīng)商，一聯(lián)交給采購(gòu)部。說明:由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進(jìn)貨單與隨貨同行進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤并整理好后，傳給各個(gè)部門。付款管理付款流程包括以下環(huán)節(jié):發(fā)票與進(jìn)貨單的核對(duì)、付款申請(qǐng)和審批、付款。流程圖財(cái)務(wù)部專人審核生成臨時(shí)的結(jié)算單，打印進(jìn)貨結(jié)算單采購(gòu)員核對(duì)稅票和進(jìn)貨單財(cái)務(wù)部對(duì)臨時(shí)結(jié)算單進(jìn)行確定，即付款。領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部對(duì)傳票記賬流程圖說明收到供應(yīng)商的稅票后，付款申請(qǐng)員將稅票和進(jìn)貨單相對(duì)應(yīng)，核對(duì)價(jià)格數(shù)量等信息，如果有異議則通知供貨商，如果沒有，則在系統(tǒng)中生成臨時(shí)的結(jié)算單并打印臨時(shí)的進(jìn)貨結(jié)算單和進(jìn)貨補(bǔ)差單，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，把四張單據(jù)(進(jìn)貨單、稅票、進(jìn)貨補(bǔ)差單、進(jìn)貨結(jié)算單)捏在一起傳給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)部對(duì)臨時(shí)的結(jié)算單進(jìn)行確認(rèn)后系統(tǒng)執(zhí)行付款。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務(wù)。說明:1.如果發(fā)票價(jià)格與進(jìn)貨單價(jià)格不同，則系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)貨補(bǔ)差單 2.如果一張單據(jù)要分多次付款(可以到單品的數(shù)量)，則對(duì)進(jìn)貨單進(jìn)行復(fù)印。 單據(jù)說明進(jìn)貨單，是在商品入庫(kù)后由倉(cāng)庫(kù)傳到采購(gòu)部的；(參見進(jìn)貨入庫(kù)流程)稅票，來自于供貨商；進(jìn)貨補(bǔ)差單，是由采購(gòu)部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對(duì)庫(kù)存金額進(jìn)行修正。付款申請(qǐng)單，是由采購(gòu)部付款申請(qǐng)員打印的，上面記錄發(fā)票號(hào)；隨貨同行聯(lián),由供應(yīng)商提供，且需要質(zhì)檢員簽字。崗位職責(zé)1、 采購(gòu)付款申請(qǐng)員：整理進(jìn)貨發(fā)票和相對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單，作付款申請(qǐng)。 2、 財(cái)務(wù)付款員：根據(jù)審批過的付款申請(qǐng)作付款。3、 往來會(huì)計(jì)：付款后對(duì)傳票記帳。特殊問題1.進(jìn)貨補(bǔ)差單可能會(huì)導(dǎo)致成本異常,從而對(duì)考核造成影響。在月底，如果進(jìn)貨補(bǔ)差單的數(shù)量大于當(dāng)前存貨庫(kù)存的數(shù)量，可能導(dǎo)致成本異常，對(duì)于這種情況，可以在月底對(duì)多出的數(shù)量金額作銷售出庫(kù)調(diào)整，財(cái)務(wù)作處理以調(diào)整損溢。 預(yù)付款管理企業(yè)要以預(yù)付款的形式將合同中規(guī)定的款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。結(jié)算付款的時(shí)候可以選擇用預(yù)付款來支付應(yīng)付款中的一部分或者全部。流程圖財(cái)務(wù)部確定預(yù)付款單，即付款進(jìn)貨結(jié)算時(shí)可以用預(yù)付抵應(yīng)付。付款申請(qǐng)員填寫預(yù)付申請(qǐng)單，并打印相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批流程圖說明付款申請(qǐng)員使用系統(tǒng)的“進(jìn)貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫一張預(yù)付款單（付款性質(zhì)選擇“預(yù)付款”），并打印出“預(yù)付款申請(qǐng)單”，交領(lǐng)導(dǎo)審批。如果審批不通過，付款申請(qǐng)員可以在系統(tǒng)中作廢該預(yù)付款單，也可以在進(jìn)行修改之后再打印并報(bào)批。如果審批通過，往來會(huì)計(jì)在“進(jìn)貨付款單管理”功能中查詢到該預(yù)付款單，并使用該功能的“確定”操作來確認(rèn)該預(yù)付款單，系統(tǒng)自動(dòng)記預(yù)付款帳。同時(shí)，出納直接支付預(yù)付款。單據(jù)說明1、 預(yù)付款單：即預(yù)付款性質(zhì)的付款單，并且不對(duì)應(yīng)到具體的商品信息。2、 預(yù)付款申請(qǐng)單：在“進(jìn)貨付款單管理”功能中根據(jù)臨時(shí)的預(yù)付款單由系統(tǒng)自動(dòng)生成并被打印出來的單據(jù)，用來報(bào)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行預(yù)付款審批。 崗位職責(zé)1付款申請(qǐng)員：填寫預(yù)付款申請(qǐng)單報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。特殊問題1.預(yù)付款的記錄：只能指定到供應(yīng)商，不能指定商品。退貨出庫(kù)管理由于市場(chǎng)、政策或者其他方面的原因，由相關(guān)部門提出退貨的申請(qǐng)，采購(gòu)員和供應(yīng)商洽談退貨事宜，在供應(yīng)商同意退貨并且退貨方案得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)之后，可以進(jìn)行退貨的具體業(yè)務(wù)操作。流程圖銷售部或者其他部門提出退貨養(yǎng)護(hù)員把貨移到退貨庫(kù)，并打印移庫(kù)單轉(zhuǎn)到配送退貨流程采購(gòu)部通知門店登錄員填寫進(jìn)貨退貨單，打印單據(jù)供貨商在退貨單上簽字或者開出紅字送貨單財(cái)務(wù)記商品帳保管員根據(jù)退貨單作出庫(kù)，并記保管帳流程圖說明商品的退貨價(jià)格由登錄員在系統(tǒng)中查找原進(jìn)貨單來確定，如果由于特殊原因無(wú)法確定的由采購(gòu)部或者財(cái)務(wù)部提供。單據(jù)說明1、 移庫(kù)單：由養(yǎng)護(hù)員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉(cāng)庫(kù)各一聯(lián)。2、 進(jìn)貨退出單:由登錄員打印，必須有對(duì)方簽收，一式四聯(lián): 制單聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、采購(gòu)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)制單聯(lián)留存隨貨同行聯(lián)給供應(yīng)商另外兩聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)分別傳給采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳進(jìn)貨退出單上記錄并打印原單ID。崗位職責(zé)1.采購(gòu)員，負(fù)責(zé)通知門店管理部退貨到配送中心，并確定退貨價(jià)格2.養(yǎng)護(hù)員, 負(fù)責(zé)根據(jù)退貨通知，把相應(yīng)的商品移到退貨庫(kù)3. 登錄員，負(fù)責(zé)填寫退貨單4.保管員，根據(jù)退貨單退貨出庫(kù)，并記保管帳。特殊問題如果把當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量退為零，可能出現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量為零而庫(kù)存金額不為零的情況，對(duì)于這種情況財(cái)務(wù)可以根據(jù)此商品是否會(huì)繼續(xù)經(jīng)營(yíng)做出相應(yīng)的處理。銷售出庫(kù)管理銷售出庫(kù)包括:業(yè)務(wù)員填寫要貨計(jì)劃、開票員開票、結(jié)算、倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)等環(huán)節(jié)。流程圖財(cái)務(wù)作結(jié)算倉(cāng)庫(kù)保管員發(fā)貨系統(tǒng)作信譽(yù)額度的檢查開票員填制銷售單業(yè)務(wù)員填寫手工的要貨計(jì)劃打印銷售發(fā)票倉(cāng)庫(kù)記保管帳財(cái)務(wù)在月底記存貨帳財(cái)務(wù)記應(yīng)收帳流程圖說明銷售開票:開票的主要工作是確定客戶、商品、數(shù)量及價(jià)格，形成一個(gè)交易，除了這些必要的信息外，系統(tǒng)可根據(jù)預(yù)先定義好的客戶屬性，在銷售單上自動(dòng)填上這些對(duì)后續(xù)流程有用的信息，如發(fā)票類型、客戶對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)部門等；開票時(shí)可以由開票員確定批號(hào)也可以由系統(tǒng)自動(dòng)按照效期近先出的原則進(jìn)行配貨；開票時(shí)系統(tǒng)作信譽(yù)額度的審查，如果超過則不讓開票。在保存銷售單時(shí)打印出銷售單。銷售結(jié)算：財(cái)務(wù)人員依據(jù)收到的銷售單生成銷售結(jié)算單，并確定銷售結(jié)算單。確定銷售結(jié)算單的目的在于從財(cái)務(wù)角度確認(rèn)銷售業(yè)務(wù)，即記應(yīng)收帳或收現(xiàn)款，記銷售商品帳；倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨和出庫(kù):保管員根據(jù)銷售單的提貨聯(lián)進(jìn)行揀貨，復(fù)核出庫(kù)后在系統(tǒng)中做記保管帳操作。單據(jù)銷售單，一式四聯(lián):顧客聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、提貨聯(lián)、隨貨同行聯(lián)顧客聯(lián)，交給顧客財(cái)務(wù)聯(lián)，交財(cái)務(wù)部記賬提貨聯(lián)，交給倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨隨貨同行聯(lián)，隨貨走。銷售回款管理銷售回款是指對(duì)掛帳方式的銷售進(jìn)行收款，包括: 銷售收款、記往來帳等環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)根據(jù)回款憑證填寫銷售收款單生成傳票分錄、記應(yīng)收帳流程說明略。預(yù)收款管理預(yù)收款，包括:銷售收款(預(yù)收)、記往來帳等環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)根據(jù)回款憑證填寫銷售收款單生成傳票分錄、記應(yīng)收帳流程說明略。銷退入庫(kù)管理銷退入庫(kù)包括:業(yè)務(wù)確認(rèn)、領(lǐng)導(dǎo)審批、驗(yàn)收、開票( 紅字)、倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)等環(huán)節(jié)。流程圖銷售部、采購(gòu)部審批驗(yàn)收員進(jìn)行驗(yàn)收開票填制紅字銷售票領(lǐng)導(dǎo)審核客戶或者銷售業(yè)務(wù)員提出銷退申請(qǐng) 財(cái)務(wù)作結(jié)算倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)記保管帳流程圖說明 在銷售退貨時(shí)，一般要求必須找出一張?jiān)N售單與其對(duì)應(yīng)，在勾對(duì)原銷售單時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)以原銷售單的單價(jià)作為退貨價(jià)格，但也可以修改。在倉(cāng)庫(kù)環(huán)節(jié)，與銷售相反，執(zhí)行入庫(kù)流程。確定銷售退貨單時(shí)，自動(dòng)生成銷售退貨的結(jié)算單，確定銷退結(jié)算單，記應(yīng)收帳紅字。生成傳票分錄、記應(yīng)收帳財(cái)務(wù)根據(jù)回款憑證填寫銷售收款單單據(jù):1.銷退單，由開票員打印，一式四聯(lián):倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、制單聯(lián)、顧客聯(lián)倉(cāng)庫(kù)聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)保管員用來作入庫(kù)記賬財(cái)務(wù)聯(lián)，財(cái)務(wù)用來記應(yīng)收帳和存貨帳特殊藥品管理特殊藥品是指精神藥品、毒麻藥等需要單獨(dú)存放、單獨(dú)銷售的品種。這些品種在經(jīng)營(yíng)過程中必須遵循專人專管的原則，非此類藥品管理人員不能從事與該類藥品相關(guān)的業(yè)務(wù)。說明此類藥品在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的進(jìn)貨、銷售、庫(kù)房管理的流程和一般藥品沒有區(qū)別。但為保證嚴(yán)格區(qū)分，單獨(dú)為這類藥品設(shè)置保管帳、存貨帳，并且除這些專人外，不為其他人設(shè)置對(duì)這類保管帳、存貨帳的管理權(quán)限。價(jià)格類型管理門店銷價(jià)分成以下幾種類型:零售價(jià)和例外價(jià)，其中零售價(jià)為具有例外價(jià)外的門店所共有，對(duì)于例外價(jià)，不同的門店需要單獨(dú)定義一種價(jià)格類型，以便于單獨(dú)調(diào)價(jià)。甚至可以為每一家門店定義一種價(jià)格類型。調(diào)價(jià)管理調(diào)價(jià)包括:確定調(diào)后價(jià)、填寫調(diào)價(jià)單、批準(zhǔn)、執(zhí)行。調(diào)價(jià)根據(jù)策動(dòng)點(diǎn)不同可以分兩種情況:1. 業(yè)務(wù)管理部門主動(dòng)調(diào)價(jià)2. 門店申請(qǐng)調(diào)價(jià)流程圖：調(diào)價(jià)業(yè)務(wù)流程如下：物價(jià)員填寫調(diào)價(jià)單領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)調(diào)價(jià)單物價(jià)員執(zhí)行訂價(jià)單業(yè)務(wù)管理部門為商品調(diào)價(jià)門店修改價(jià)簽相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)物價(jià)員填寫調(diào)價(jià)單門店提出調(diào)價(jià)申請(qǐng)門店執(zhí)行門店修改價(jià)簽流程圖說明業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)市場(chǎng)的變化、廠家的政策，同時(shí)參考最近進(jìn)價(jià)，對(duì)商品銷價(jià)進(jìn)行調(diào)整。單據(jù)說明調(diào)價(jià)單：由物價(jià)部門根據(jù)調(diào)價(jià)原則對(duì)商品進(jìn)行調(diào)價(jià)，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批審批通過后錄入計(jì)算機(jī)。移庫(kù)管理移庫(kù)不同于移位，前者指貨物在不同的保管帳之間移動(dòng)，后者指貨物在帳內(nèi)移動(dòng)，前者需要走出庫(kù)和入庫(kù)的流程，而后者不需要。移庫(kù)有兩種情況:1.針對(duì)不合格品的移庫(kù)，當(dāng)養(yǎng)護(hù)員發(fā)現(xiàn)了不合格品(不合格品的管理流程見商品狀態(tài)調(diào)整流程)，經(jīng)過質(zhì)管部門審批后，就可以通過移庫(kù)功能把不合格品移到不合格品庫(kù)。2.針對(duì)待退商品的移庫(kù)，當(dāng)倉(cāng)庫(kù)接到退貨通知后，就需要通過移庫(kù)功能把待退商品移到退貨庫(kù)。單據(jù)1.移庫(kù)單，包含了源保管帳、目標(biāo)保管帳、商品相關(guān)信息、數(shù)量、單位等信息，一式兩聯(lián)，源保管帳和目標(biāo)保管帳各留一聯(lián)。盤點(diǎn)管理系統(tǒng)提供兩種盤點(diǎn)方法：靜盤和動(dòng)盤，前者對(duì)當(dāng)前所有庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，后者對(duì)某一段時(shí)間內(nèi)（可以由用戶自定義，一般指上一次盤點(diǎn)到本次盤點(diǎn)這一段時(shí)間）發(fā)生過動(dòng)銷的商品進(jìn)行盤點(diǎn)。公司應(yīng)該制定相應(yīng)的盤點(diǎn)制度，建議每天作動(dòng)盤，一個(gè)月作一次靜盤。流程圖倉(cāng)庫(kù)或者門店處理完所有業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)下發(fā)盤點(diǎn)通知打印盤點(diǎn)表實(shí)盤對(duì)差異進(jìn)行處理查找差異原因流程圖說明盤點(diǎn)之前，庫(kù)房或者門店要處理完相關(guān)的出入庫(kù)業(yè)務(wù)，確保在庫(kù)參與盤點(diǎn)的商品的準(zhǔn)確性。崗位操作規(guī)范1保管員，打印盤點(diǎn)表，進(jìn)行盤點(diǎn)，并把盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)送配送中心，由配送中心報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。報(bào)損管理 報(bào)損的原因有很多：質(zhì)量不合格、過了效期等等，但報(bào)損的時(shí)機(jī)和數(shù)量要由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)管部以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同決定。流程圖報(bào)損流程如下：財(cái)務(wù)記存貨帳倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)記保管帳相關(guān)部門進(jìn)行審批養(yǎng)護(hù)員填寫報(bào)損單流程圖說明報(bào)損的商品一般來自于不合格品庫(kù)，但也可以來自于正常的庫(kù)房。養(yǎng)護(hù)員根據(jù)采購(gòu)部的要求在系統(tǒng)中錄入報(bào)損單并打印報(bào)損報(bào)告單，報(bào)損報(bào)告單經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，走出庫(kù)流程后由專人銷毀。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報(bào)損單管理，報(bào)損單有兩種狀態(tài)：臨時(shí)和確定，確定就相當(dāng)于審批的過程。審批的權(quán)力在系統(tǒng)中通過崗位授權(quán)來設(shè)定。對(duì)于門店需要報(bào)損的商品，需要退到配送中心，由配送中心統(tǒng)一處理，損失由門店承擔(dān)。單據(jù)說明1 報(bào)損單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財(cái)務(wù)部記商品帳、一聯(lián)給倉(cāng)庫(kù)記保管帳。崗位操作規(guī)范1養(yǎng)護(hù)員，用到報(bào)損單管理，填寫報(bào)損單，并打印報(bào)損審批單。2質(zhì)量管理員，在報(bào)損審批單上簽字3. 財(cái)務(wù)人員，在報(bào)損審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在系統(tǒng)中確認(rèn)報(bào)損單。3. 保管員，出庫(kù)記賬。報(bào)溢管理 報(bào)溢的原因主要是由于盤點(diǎn)多出.流程圖流程如下：財(cái)務(wù)記存貨帳倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)記保管帳相關(guān)部門進(jìn)行審批養(yǎng)護(hù)員填寫報(bào)溢單流程圖說明配送中心養(yǎng)護(hù)員或者門店人員根據(jù)盤點(diǎn)的結(jié)果在系統(tǒng)中錄入報(bào)溢單并打印報(bào)溢報(bào)告單，報(bào)溢報(bào)告單經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，走入庫(kù)流程。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報(bào)溢單管理，報(bào)溢單有兩種狀態(tài)：臨時(shí)和確定，確定就相當(dāng)于審批的過程。審批的權(quán)力在系統(tǒng)中通過崗位授權(quán)來設(shè)定。對(duì)于門店商品報(bào)溢的情況，必須得到質(zhì)管部、財(cái)務(wù)部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。需要說明的是，盡管不在系統(tǒng)中管理贈(zèng)品，但是可以在配送中心對(duì)贈(zèng)品進(jìn)行報(bào)溢處理以變成正常的商品，但是會(huì)影響成本單價(jià)，這與不在系統(tǒng)中管理贈(zèng)品是不矛盾的。單據(jù)說明2 報(bào)溢單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財(cái)務(wù)部記商品帳、一聯(lián)給倉(cāng)庫(kù)記保管帳。崗位操作規(guī)范1養(yǎng)護(hù)員，用到報(bào)溢單管理，填寫報(bào)溢單，并打印報(bào)溢審批單。2質(zhì)量管理員，在報(bào)溢審批單上簽字3. 財(cái)務(wù)人員，在報(bào)溢審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在系統(tǒng)中確認(rèn)報(bào)溢單。4. 保管員，入庫(kù)記賬。商品狀態(tài)調(diào)整商品的狀態(tài)包括：質(zhì)量狀態(tài)和銷售狀態(tài)。前者指是否合格，后者指是否可銷。兩者都直接影響到商品是否可以銷售。狀態(tài)的調(diào)整來源于質(zhì)量問題、政策原因、效期等。流程圖商品狀態(tài)調(diào)整的流程如下所示：采購(gòu)部給出處理意見后作相應(yīng)處理質(zhì)管進(jìn)行質(zhì)量檢查，并填寫商品狀態(tài)調(diào)整單養(yǎng)護(hù)員填寫質(zhì)量報(bào)告單流程圖說明1.庫(kù)房養(yǎng)護(hù)員日常養(yǎng)護(hù)時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或者外包裝破損，填寫質(zhì)量報(bào)告單，質(zhì)管員對(duì)這些商品進(jìn)行檢驗(yàn)，如不合格，則在系統(tǒng)中填寫商品質(zhì)量調(diào)整單，調(diào)整在庫(kù)商品質(zhì)量狀態(tài)，采購(gòu)部在商品質(zhì)量調(diào)整單上給出處理意見，養(yǎng)護(hù)員在系統(tǒng)中填寫移庫(kù)單，把這些商品移到相應(yīng)倉(cāng)庫(kù)。2.業(yè)務(wù)部門也可以要求倉(cāng)庫(kù)把某些商品的銷售狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整，以使之可銷或者不可銷單據(jù)說明商品狀態(tài)調(diào)整單：記錄商品在庫(kù)狀態(tài)變化的單據(jù)。其保存后直接對(duì)當(dāng)前可銷庫(kù)存產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫(kù)單。崗位職責(zé)1 養(yǎng)護(hù)員：依據(jù)日常庫(kù)房商品養(yǎng)護(hù)情況手工填寫質(zhì)量報(bào)告單，并將其傳遞給質(zhì)管部門。庫(kù)存明細(xì)調(diào)整庫(kù)存明細(xì)信息包括：貨位、批號(hào)、包裝等。庫(kù)存明細(xì)調(diào)整來源于：1.盤點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)的庫(kù)存明細(xì)的錯(cuò)誤 2.日常的養(yǎng)護(hù)。 GSP要求批號(hào)全程跟蹤，所以最好不要調(diào)整批號(hào)；在庫(kù)商品批號(hào)的調(diào)整用到功能:庫(kù)存明細(xì)調(diào)整，但是對(duì)于已經(jīng)出庫(kù)的商品不能調(diào)整批號(hào)。單據(jù)說明庫(kù)存明細(xì)調(diào)整單：記錄商品在庫(kù)明細(xì)信息變化的單據(jù)。其保存后直接對(duì)當(dāng)前庫(kù)存（批號(hào)庫(kù)存、貨位庫(kù)存）產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫(kù)單。崗位操作規(guī)范 庫(kù)存明細(xì)調(diào)整，由養(yǎng)護(hù)員完成，用于調(diào)整在庫(kù)商品的明細(xì)信息。效期報(bào)警管理配送中心根據(jù)藥品效期管理制度，定期對(duì)藥品效期情況進(jìn)行查詢，對(duì)近效期的藥品做出相應(yīng)處理。報(bào)表說明1效期報(bào)警報(bào)表，包含了品名、品規(guī)、廠牌、批號(hào)、貨位、生產(chǎn)日期、失效日期、供應(yīng)商等信息。說明:如果對(duì)應(yīng)多于一個(gè)供應(yīng)商，則取最近的一個(gè)。崗位操作規(guī)范1查詢效期報(bào)警報(bào)表，由倉(cāng)庫(kù)人員操作。GSP管理系統(tǒng)有專門的GSP管理模塊，建議只對(duì)與業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容通過系統(tǒng)來管理，主要包括:證照管理、入庫(kù)驗(yàn)收臺(tái)帳、出庫(kù)復(fù)核記錄等。GSP模塊主要由質(zhì)管部的相關(guān)人員來操作。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)的功能從總體上劃分為兩類：1、初始設(shè)置部分 包括這樣幾個(gè)功能：業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)方案設(shè)置、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)帳科目合并設(shè)置、臨時(shí)憑證字段數(shù)據(jù)來源定制和為其它財(cái)務(wù)軟件提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)憑證的接口設(shè)置功能。初始設(shè)置主要完成這樣的功能：業(yè)務(wù)中的什么樣的數(shù)據(jù)怎樣轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)中的哪個(gè)帳套、哪個(gè)科目中去。2、日常使用部分 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)日常使用包括三個(gè)功能：業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時(shí)憑證、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)臨時(shí)憑證編輯和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)一致性檢查。前兩個(gè)功能主要是把業(yè)務(wù)系統(tǒng)中傳票中的數(shù)據(jù)按照設(shè)置轉(zhuǎn)到相應(yīng)帳套的相應(yīng)科目中去，同時(shí)填寫憑證的其它信息。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)一致性檢查用于對(duì)業(yè)務(wù)的余額與財(cái)務(wù)相關(guān)科目的余額的對(duì)帳功能提供簡(jiǎn)單sql輔助生成以及對(duì)帳功能實(shí)現(xiàn)。BMS3傳票 臨時(shí)憑證編輯業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時(shí)憑證財(cái)務(wù)軟件初始設(shè)置 （其中實(shí)線表示必須執(zhí)行此步，虛線表示任選）流程圖如下:存貨類傳票進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)，生成臨時(shí)憑證輸出到金算盤財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)貨結(jié)算類傳票進(jìn)貨結(jié)算付款流程傳票記賬銷售結(jié)算類傳票和存貨類傳票銷售結(jié)算收款流程存貨類傳票報(bào)損、報(bào)溢流程業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的財(cái)務(wù)傳票，記賬后通過業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成臨時(shí)的財(cái)務(wù)憑證，然后通過專門開發(fā)的接口程序把臨時(shí)憑證轉(zhuǎn)到金算盤軟件中。說明:1. 建議業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)工作在月底進(jìn)行，因?yàn)樵碌浊皹I(yè)務(wù)單據(jù)可能會(huì)發(fā)生變化；2. 結(jié)賬的日期，可以每個(gè)月單獨(dú)設(shè)置，但要求與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一致。請(qǐng)貨和配送請(qǐng)貨流程一般由門店自己驅(qū)動(dòng),門店請(qǐng)貨員根據(jù)門店的實(shí)際庫(kù)存情況、銷售情況，直接填寫請(qǐng)貨計(jì)劃。對(duì)于還未切換的門店的請(qǐng)貨，由開票員在系統(tǒng)中代填請(qǐng)貨單。配送中心開票根據(jù)門店的請(qǐng)貨情況，在系統(tǒng)中作配送，配送的過程是由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行的。流程圖手工填寫請(qǐng)貨計(jì)劃啟動(dòng)dbcopy復(fù)制數(shù)據(jù)確認(rèn)請(qǐng)貨保管員出庫(kù)，記賬確定臨時(shí)配送，打印配送單配送決策流程圖說明配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。確認(rèn)請(qǐng)貨的過程可以由系統(tǒng)自動(dòng)完成。只有確認(rèn)狀態(tài)的請(qǐng)貨單，配送中心才能在系統(tǒng)中看到。崗位職責(zé)及操作門店請(qǐng)貨，由門店的請(qǐng)貨人員操作，用于生成請(qǐng)貨計(jì)劃配送決策, 由配送中心開票員操作，生成配送單。門店收貨門店收到配送中心的來貨后，要在系統(tǒng)中作收貨，同時(shí)增加門店的庫(kù)存流程圖 商品上架增加門店的庫(kù)存門店按照配送單對(duì)來貨進(jìn)行清點(diǎn)，并對(duì)配送單進(jìn)行勾對(duì)收貨流程圖說明默認(rèn)配送中心的送貨沒有問題，按照配送單上的商品數(shù)量作收貨入庫(kù)處理，24小時(shí)內(nèi)如果有數(shù)量或者質(zhì)量上的問題，門店與配送中心協(xié)商后作如下處理:1. 如果是數(shù)量少了，可以由配送中心補(bǔ)配，不用在系統(tǒng)處理；2. 如果批號(hào)錯(cuò)了，可以由雙方在系統(tǒng)中分別進(jìn)行批號(hào)的調(diào)換；3. 如果有破損或者其他質(zhì)量問題，由門店提出配退申請(qǐng)，經(jīng)配送中心同意后走配退流程；4.如果門店收貨時(shí)作當(dāng)面清點(diǎn)，門店可以直接填寫實(shí)際收貨數(shù)量，有問題的商品由配送員帶回配送中心，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生配送退回單，增加配送中心庫(kù)存。崗位職責(zé)及操作門店收貨員: 勾對(duì)配送單生成門店的入庫(kù)單，增加門店庫(kù)存門店退貨采購(gòu)部通知門店退貨或者門店提出退貨申請(qǐng)，門店填寫配送退貨單，由采購(gòu)部審批后生效貨退到配送中心倉(cāng)庫(kù)，然后作驗(yàn)收和入庫(kù)。驗(yàn)收員作驗(yàn)收，填寫手工的驗(yàn)收單采購(gòu)部審批開票員生成退貨入庫(kù)單門店退貨申請(qǐng)保管員入退貨庫(kù)，記賬單據(jù)說明配送退貨單，在配送中心產(chǎn)生，包括商品信息、門店信息。分四聯(lián)：制單聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、門店聯(lián)。崗位職責(zé)及操作門店退貨員員，填寫配送退貨單；開票員，根據(jù)驗(yàn)收的實(shí)際情況，勾對(duì)配送退貨單生成退貨入庫(kù)單。保管員,根據(jù)退貨入庫(kù)單作入庫(kù)記賬操作。 中心鋪貨中心鋪貨，主要指新品的鋪貨。執(zhí)行鋪貨，打印配送單開票填寫主動(dòng)鋪貨單與門店請(qǐng)貨流程類似，不同點(diǎn)在于配送的策動(dòng)點(diǎn)在配送中心。單據(jù)說明配送單，格式同前面談到的配送單崗位職責(zé)及操作開票員，填寫庫(kù)存調(diào)整單。店間調(diào)貨為了規(guī)范門店間的調(diào)貨行為，避免批號(hào)的混亂，應(yīng)該禁止門店之間的借貨行為。出向門店填寫單向移出單，減少庫(kù)存，打印單據(jù)入向門店，填寫單向移入單，增加庫(kù)存說明為了規(guī)范調(diào)貨行為，調(diào)入店必須在移出單上簽字，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)每月提供調(diào)貨的報(bào)表供核對(duì)之用。考慮到門店的設(shè)備情況，移庫(kù)單不打印而用手工單據(jù)代替。門店銷售收款顧客取貨收款員收款并打印收款小票顧客根據(jù)銷售單交款營(yíng)業(yè)員開出銷售單顧客選購(gòu)商品流程圖說明營(yíng)業(yè)員開出小票中應(yīng)該包含以下信息:商品id、批號(hào)、數(shù)量等。上述流程也可以改成超市模式的，即省略掉營(yíng)業(yè)員開銷售單的過程，顧客直接拿著商品去交款，這就要求門店柜臺(tái)上的每個(gè)商品上都必須貼上商品id，流程圖如下:顧客取貨收款員收款并打印收款小票顧客拿著商品去交款顧客選購(gòu)商品收銀員輸入的信息包括:商品id、數(shù)量、價(jià)格和會(huì)員卡號(hào)，輸入會(huì)員卡號(hào)后自動(dòng)帶出此顧客對(duì)應(yīng)的折扣。單據(jù)收款小票顧客退貨顧客退貨必須拿原單，而且必須勾原單退貨，切換前的商品建議不讓退。退貨的審核包括：是否是本門店的銷售，商品的質(zhì)量是否合格，批號(hào)是否正確營(yíng)業(yè)員收貨打印小票，退錢收款員勾原單退貨店長(zhǎng)審核顧客退貨要求日結(jié)每天門店的營(yíng)業(yè)結(jié)束之后，門店要作日結(jié)，日結(jié)之前要保證所有收貨都已經(jīng)作了入庫(kù)記賬日結(jié)時(shí)，系統(tǒng)要作物流日結(jié)、帳務(wù)日結(jié)和銷售匯總同時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生下一個(gè)邏輯日同時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的報(bào)表。門店顧客管理門店顧客的管理包括: 顧客基本信息、顧客的分類、顧客的銷售和積分統(tǒng)計(jì)分析、顧客的折扣定義等。系統(tǒng)提供了門店顧客基本信息管理的功能；對(duì)于顧客的分類管理，可以通過對(duì)顧客進(jìn)行分類編碼即可顧客的銷售統(tǒng)計(jì)和積分累計(jì)，可以通過報(bào)表解決，但要求門店銷售時(shí)需要輸入顧客的卡信息。門店藥品的分類管理即陳列管理，系統(tǒng)中可以定義貨位，通過對(duì)貨位的細(xì)分達(dá)到藥品分類管理的目的。拆零藥品銷售對(duì)于需要拆零銷售的藥品，門店銷售采取小數(shù)的形式，如果除不盡可以靈活處理。 飲片管理飲片所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都應(yīng)該管理到單品；飲片不管到產(chǎn)地，即同一品名和規(guī)格的飲片只有一個(gè)產(chǎn)地；飲片的基本單位定義成克，門店銷售時(shí)以10克為單位進(jìn)行銷售，而采購(gòu)和批發(fā)以公斤為單位；建議不要在系統(tǒng)中管理中藥處方，因?yàn)檫@樣會(huì)導(dǎo)致速度很慢；門店促銷管理主要有以下幾種形式1. 買贈(zèng)形式，因?yàn)橘?zèng)品不屬于正常的存貨，系統(tǒng)不管理；2. 會(huì)員形式，系統(tǒng)維護(hù)會(huì)員信息，門店銷售時(shí)系統(tǒng)能夠帶出折扣信息，通過報(bào)表可以統(tǒng)計(jì)積分；3. 前臺(tái)折扣形式，后臺(tái)定義最高折扣限制和低于成本檢查；4. 后臺(tái)調(diào)價(jià)的形式，這種促銷形式必須由總部執(zhí)行。醫(yī)?？ㄤN售管理流程如下:然后在醫(yī)保系統(tǒng)中作刷卡先在INCA系統(tǒng)中進(jìn)行銷售說明:在INCA系統(tǒng)中作銷售時(shí)，收款形式選擇醫(yī)?？?，通過報(bào)表統(tǒng)計(jì)每天的醫(yī)保刷卡金額，財(cái)務(wù)部通過報(bào)表作應(yīng)收帳。飲片廠業(yè)務(wù)管理飲片廠的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括:原藥材的采購(gòu)和入庫(kù)、車間的領(lǐng)料和加工、產(chǎn)成品的移庫(kù)、產(chǎn)成品的銷售幾個(gè)環(huán)節(jié)。帳設(shè)置:原藥材保管帳、車間保管帳、產(chǎn)成品保管帳；飲片廠采購(gòu)帳、飲片廠應(yīng)付帳、飲片廠應(yīng)收帳。原藥材的采購(gòu)和入庫(kù)采購(gòu)流程與普通藥品的流程相同車間領(lǐng)料和加工車間領(lǐng)料和加工，要經(jīng)過以