檔案管理員崗位職責(zé).doc

檔案管理員崗位職責(zé)崗位名稱：檔案管理員直接上級(jí)：辦公室主任本職工作：負(fù)責(zé)全公司的檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理、外來文件管理、特制酒管理工作任職條件：工作責(zé)任：一、檔案室：1. 認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的指示、要求、實(shí)施上級(jí)下達(dá)的有關(guān)檔案工作的條例、規(guī)定及業(yè)務(wù)規(guī)范，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2. 每年初整理當(dāng)年待年檢、換證的證件目錄公示，督促并協(xié)助各部門做好證件年檢、換證等工作。3. 負(fù)責(zé)公司檔案室檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、提供利用，做好利用效果的收集，進(jìn)行檔案的鑒定銷毀工作。4. 認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體的“八防”措施。對(duì)檔案室管理中存在的問題，及時(shí)提出建議。對(duì)所保管檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)。5. 做好檔案室的管理、嚴(yán)守有關(guān)保密制度，不許私自動(dòng)用涂改檔案，不許無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。6. 收集全公司性的大型活動(dòng)、會(huì)議、科研和新產(chǎn)品鑒定會(huì)、內(nèi)外文件、工程竣工驗(yàn)收、引進(jìn)設(shè)備開箱等文書檔案材料及實(shí)物檔案。7. 1-2月裝訂內(nèi)部紅頭文件，3-6月份文書檔案分類，電腦錄上一年文書檔案目錄。8. 榮譽(yù)檔案及時(shí)掃描存電子檔，隨時(shí)跟蹤錄入電子版大事記。9. 月末制作檔案報(bào)表，15號(hào)前提交給管理者。二、印鑒：1.嚴(yán)格保管印鑒，未經(jīng)審批一律不得使用。2.檢查印鑒使用申請(qǐng)表填寫的完整程度，每日收集、統(tǒng)一申報(bào)。3.收集每個(gè)月部門章使用匯總表，統(tǒng)一制作全廠印鑒月報(bào)表。4.蓋公章的重要文件留存?zhèn)浞?。三、辦公用品：1.根據(jù)每月部門申請(qǐng)情況及庫(kù)存情況，于每月5日進(jìn)行統(tǒng)計(jì)申購(gòu)，詢價(jià)原則貨比三家。2.申購(gòu)單填滿必填項(xiàng)，先找財(cái)務(wù)審批，再找執(zhí)行經(jīng)理審批。3.到貨及時(shí)辦理入庫(kù)，發(fā)放原則為以舊換新。4.每半年結(jié)賬一次。5.收集各部門需印制單據(jù)的申請(qǐng)，統(tǒng)一報(bào)給供應(yīng)部。四、文件：1.負(fù)責(zé)對(duì)外來文件按執(zhí)行經(jīng)理指示分發(fā)至相關(guān)部門，做好交接手續(xù)，每季度回收審批執(zhí)行的外來文件。2.接收、整理內(nèi)部質(zhì)量認(rèn)證文件。3.輔助公司各部門紅頭文件制作、發(fā)放。五、特制酒：1.判斷訂貨方是否批量，與技檢部溝通T工藝。2.采取先付款再生產(chǎn)原則。3.特制酒單一式三份，一份銷售下生產(chǎn)，一份技檢部處理酒及檢查，一份辦公室存根。4.隨時(shí)跟蹤訂單完成情況，按客戶要求截止日期或提前交貨。六、其他：1.董事長(zhǎng)辦公室、一樓陳列室、檔案室衛(wèi)生及服務(wù)工作。2.每月底編排下月干部值班表，發(fā)OA，貼一樓公示。3.報(bào)項(xiàng)目。4.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。檔案管理員崗位職責(zé)一、檔案室管理：1、認(rèn)真執(zhí)行公司關(guān)于檔案管理的指示、條例、規(guī)定及業(yè)務(wù)規(guī)范，完善檔案管理工作細(xì)節(jié)；2、及時(shí)整理待年檢、換證的證件，進(jìn)行信息匯總公示，按時(shí)督促并協(xié)助各部門做好此項(xiàng)工作；3、收集全公司性的大型活動(dòng)、會(huì)議、科研和新產(chǎn)品鑒定會(huì)、內(nèi)外文件、工程竣工驗(yàn)收、引進(jìn)設(shè)備開箱等文書檔案材料及實(shí)物檔案，分類整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保存保管工作，以備其他部門查詢借閱；4、紅頭文件、文書檔案等材料分類整理，及時(shí)更新電子版檔案目錄及大事記；5、月度檔案報(bào)表制作，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)前提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。6、按公司規(guī)定文件有效時(shí)限進(jìn)行檔案的銷毀工作；7、對(duì)所保管檔案的安全性、完整性、保密性負(fù)責(zé)。已經(jīng)存檔的檔案，不許私自動(dòng)用、涂改檔案，無關(guān)人員不經(jīng)允許不可進(jìn)入檔案室；8、認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體的“八防”措施。對(duì)檔案室管理中存在的問題，及時(shí)提出建議；二、印鑒管理：1、嚴(yán)格保管印鑒，執(zhí)行印鑒使用流程，未經(jīng)批準(zhǔn)一律不得使用；2、檢查印鑒使用申請(qǐng)表填寫的完整程度，每日匯總、統(tǒng)一申報(bào)；3、收集每個(gè)月部門章使用匯總表，統(tǒng)一制作全廠印鑒月報(bào)表；4、蓋公章的重要文件留存?zhèn)浞荩?、損毀的印鑒要及時(shí)申報(bào)審批備案并進(jìn)行更換。三、文件管理：1.負(fù)責(zé)對(duì)外來