淺談如何更好地發(fā)揮辦公室職能作用.doc

淺談如何更好地發(fā)揮辦公室的職能作用【摘要】辦公室是單位的樞紐部門，起著上傳下達聯(lián)系的橋梁紐帶作用。辦公室的工作紛繁復雜，包括辦文辦會、信息調研、督查督辦、文檔管理、信訪接待等?？傊?，辦公室工作就是服務，為領導服務，為機關服務，為基層服務，發(fā)揮著參謀助手作用、綜合協(xié)調作用、督辦督查作用、信息調研作用。本文就如何更好地發(fā)揮好辦公室的職能作用進行簡要分析?！娟P鍵字】辦公室；發(fā)揮；職能作用一、如何發(fā)揮好橋梁紐帶作用（一）對上：充分發(fā)揮好參謀助手作用。辦公室最重要的作用就是領導的參謀部作用，可以說辦公室主任相當于單位的“管家”、“秘書長”、文秘人員則是領導的秘書。有句話說“辦公室是領導的大腦”，作為參謀助手，辦公室還不能僅僅滿足于“領導出題目，秘書做文章，簡單地當領導的傳聲筒”，而是應該搶占先機，對影響單位發(fā)展的重要事項要有前瞻性和預見性，做領導已想到的事，想領導還沒想的事。尤其是當領導交給一個難題時，絕對不能說“我不會”，只能說“我試試看”，努力去將這件事做好。（二）對中：充分發(fā)揮“傳話筒”作用。辦公室處理機關日常工作承上啟下，是一個機關的中樞。就“對中”而言，最重要的是將領導交給的任務進行二次分配，需要辦公室綜合協(xié)調，將各項工作落實到實處。尤其是督辦工作更是體現(xiàn)了這一點，在督辦的時候難免出現(xiàn)有的部門做晚了等特殊情況，這也需要辦公室去和領導及時匯報，讓領導掌握即時信息，將工作根據(jù)實際情況重新安排，保證單位運作正常。（三）對下：充分發(fā)揮好“司令部”作用。辦公室承擔了服務、指導、聯(lián)系基層的職能，有時候基層同志對領導布置的工作有不懂的地方，不便找領導就來咨詢辦公室，這就需要辦公室發(fā)揮好“司令部”作用，經(jīng)過和領導有效溝通后，代表領導發(fā)號施令，傳達和貫徹上級的決策。（四）對外：充分發(fā)揮好窗口門面作用。辦公室工作聯(lián)結內外，是一個單位的“窗口”和“門面”。單位的精神面貌、服務態(tài)度、工作作風和效率都可以從辦公室反映出來。辦公室人員的一言一行都體現(xiàn)機關的形象。辦公室在日常接待中要做到有禮有節(jié)、不卑不亢，給上級單位留下良好的印象；對待上訪群眾時要誠懇熱情，謙遜和氣，以真誠的服務贏得口碑，贏得理解，營造地稅良好的外部環(huán)境。二、做好辦公室工作需要具備的條件（5 c) y6 I/ N) F一）要把領導重視作為搞好辦公室工作的先決條件。辦公室是領導的參謀部，辦公室員工要主動爭取領導的關心和重視，一方面要勤請示、多匯報，讓領導心中有數(shù)，支持有方。另一方面要緊貼領導思路，不折不扣地落實領導決策，為領導分憂解難，以卓有成效的工作贏得領導信任。（二）要把勤奮學習作為辦公室自身建設的第一要務。一是要博學。辦公室上管天文地理，下管雞毛蒜皮。各方面的知識都要有所涉獵，尤其在當今國家推行多讀書的大形勢下，應該精通自己單位所有業(yè)務的基礎上，學習哲學、歷史、法律等知識，不求精通，但要粗通。二是要會學?，F(xiàn)在的出版物汗牛充棟、良莠不齊，所以要分辨出哪些是好書，要有選擇地學習與本單位業(yè)務、辦公室密切相關的知識，當然不僅要從書本上學，還要從實踐中學，在工作中學，向領導和同事學。三是要多思?！皩W而不思則罔”，在學習的時候要養(yǎng)成邊學邊思考的習慣，結合自己的工作需要，將所學的知識轉化為為領導參謀、服務的能力。四是要會用。學以致用是學習的根本目的，以讀書的領悟來提高自己的思想政治覺悟和業(yè)務能力，對指導實踐工作具有重要意義。（+ o4 g- j+ o ?5 0 三）要把樂于奉獻作為辦公室人員必須具備的職業(yè)精神。辦公室事情多、矛盾多、時間緊、任務重。辦公室的事，看起來都是小事，實際上都是大事，做好了都是小事，沒做好就是大事。從事辦公室工作的同志，既要做有為才有位的努力，又要做有為而無位的思想準備，要吃得了苦，受得了累，不僅要甘于為領導一心一意地服務，而且要甘于為各部門奉獻，更要甘于為基層單位奉獻，無論到哪只有俯下身子，才能得到更準確、更真實的信息。（- ! F; D7 2 X: B1 j/四）要把綜合協(xié)調作為辦公室人員必須具備的重要能力。辦公室的組織能力是非常重要的。辦公室對上要安排領導活動和會議，對內要協(xié)調各部門工作，對下要指導和督辦各項中心工作，工作千頭萬緒，任務繁重。在辦公室工作，必須學會“彈鋼琴”，將事情分出輕重緩急，建議每天都做工作筆記，在筆記中標記出各項工作的重要程度，同時清晰地記錄當天所做的工作（包括已經(jīng)完成的和未完成的）和明天的工作計劃，保證在繁忙的工作中能做到頭腦冷靜、思路清晰、統(tǒng)籌兼顧、忙而不亂。（0 S# O3 _/ Z6 M9 X五）要把寫作能力作為辦公室人員的立身之本。辦公室工作以政務為主，從一定角度看，政務工作又以文字為主，所以寫材料是辦公室工作的重中之重，寫作能力是文秘人員的看家本領。辦公室每天接收大量的上級文件，同時在領導的帶領下起草、修改各類材料最為頻繁，所以說領悟領導意思能力最強，應該發(fā)揮好這項優(yōu)勢，不斷總結自身不足，力爭寫出最有深度、最有思想的材料。三、結語辦公室工作人員要增強大局意識和責任意識，保持“四心”，即辦公用心、辦事上心、辦文細心和辦會精心，要善于學習，勤于積累