倉庫部-ERP系統(tǒng)操作手冊.doc

江門瑞怡樂甜味廠有限公司ERP系統(tǒng)操作手冊文檔作者：古世文創(chuàng)建日期：2013-11-17確認日期：文檔編碼：ATTN-SUNLIKE-CHIC-002當前版本：V1.0審批簽字:天心公司項目經(jīng)理 瑞怡樂公司項目經(jīng)理 拷貝數(shù)量_文檔控制更改記錄日期作者版本更改參考2013-11-17古世文V1.0文檔建立審閱姓名職位簽字分發(fā)人員編碼姓名地點和位置引言前期通過對江門瑞怡樂甜味廠有限公司（以下簡稱瑞怡樂）的需求調(diào)研、系統(tǒng)配置、操作培訓、流程優(yōu)化等階段，現(xiàn)對這些階段所在ERP系統(tǒng)里實現(xiàn)的功能進行詳細描述，構成了該操作手冊。其中重點描述瑞怡樂的銷售方面、財務方面、電商方面、生產(chǎn)方面、采購方面、倉庫方面和物流方面的業(yè)務流程、組織形式在ERP系統(tǒng)里的操作方式，同時該文檔也列示一些ERP系統(tǒng)的關鍵性操作和功能要點。該方案中，我們將明確：系統(tǒng)基本功能各業(yè)務流程的系統(tǒng)操作關鍵性操作說明業(yè)務報表反映參考相關文檔：通用性快捷鍵使用l 在系統(tǒng)里，打開任何單據(jù)時，可以提供以下的快捷鍵使用： F1 打開當前單據(jù)的系統(tǒng)說明，以便操作員可以查看該單據(jù)的欄位說明和操作方法； F2 “新增”單據(jù)按鈕快捷鍵； F3 “速查”窗口快捷鍵； F4 “刪除”單據(jù)快捷鍵，是對整張單據(jù)內(nèi)容進行刪除； CTRL+D 組合鍵，對單據(jù)其中一行內(nèi)容進行刪除； CTRL+A 組合鍵，對單據(jù)內(nèi)容完全復制變?yōu)樾碌膯螕?jù)； CTRL+I 組合鍵，對單據(jù)任兩行之間插入一行； F8 “存盤”單據(jù)快捷鍵； F7 “打印”單據(jù)快捷鍵；單據(jù)臨時保存l 操作員在進行單據(jù)錄入時，有時單據(jù)還沒有完全錄入完畢，但有其它事情要進行處理，如果此時保存了該單據(jù)，則單據(jù)會自動進入下一流程環(huán)節(jié)，就會提供了不完整的單據(jù)信息。系統(tǒng)提供可以不用保存單據(jù)，只需將此單據(jù)存入臨時數(shù)據(jù)庫，操作員也可以將系統(tǒng)退出，下次再登錄時，將此臨時的單據(jù)調(diào)出即可，如下的操作： 在單據(jù)表頭右邊的空白位置點鼠標右鍵，如下圖標示：在此空白區(qū)域點鼠標右鍵 在空白區(qū)域點鼠標右鍵后，會出現(xiàn)如下圖所示的菜單： 在出現(xiàn)的菜單列表里選擇“當前數(shù)據(jù)存入臨時表”，出現(xiàn)如下圖的窗口： 系統(tǒng)會自動在“單號”欄位生成一張臨時記錄的單號，以便下次調(diào)出臨時數(shù)據(jù)時使用，操作員也可以在備注欄位內(nèi)輸入一些信息，以便查詢，然后點“確定”即可。 下次登錄系統(tǒng)時，則同樣可以在單據(jù)的表頭空白處點鼠標右鍵調(diào)出菜單列表，選擇“從臨時表導入數(shù)據(jù)”，在彈出的窗口里選擇已經(jīng)保存了的臨時數(shù)據(jù)即可。單據(jù)默認值設定l 操作員在操作單據(jù)，對于一些每次都必須輸入且是相同數(shù)值的欄位時，系統(tǒng)提供設定單據(jù)的默認，減輕輸入量。比如請購單，表頭的采購部門、請購部門、請購人員這幾個欄位都是要求必輸入的，則可以對其設定默認值。同樣在單據(jù)表頭的空白區(qū)域內(nèi)點鼠標的右鍵，在彈出的菜單列表里選擇“表頭欄位設定缺省值”，如下圖所示：l 選擇菜單后，彈出如下圖的窗口：l 在“設定默認值”窗口里，對要設定默認值的欄位里選擇上內(nèi)容，然后確定即可。操作員以后每次打開此單據(jù)時，已設定默認值的欄位都不用再重新輸入。貨品查詢l 操作員在做單的時候，必須錄入貨品資料，而在系統(tǒng)里如何能快速快速查找到自己所需的資料呢？系統(tǒng)提供以下三種查詢方式，以請購單為例：1. 默認查詢單據(jù)下方屬性里的貨品查詢方式選為“1.默認查詢”，如下圖所示：將鼠標放在“品號”欄位內(nèi)，如下圖所示：然后在“品號”欄位內(nèi)直接輸入該物料的編碼或名稱關鍵詞或關鍵詞的拼單首字母（助記碼），系統(tǒng)會將根據(jù)輸入的關鍵詞進行過濾，會將包含該關鍵詞的內(nèi)容顯示出來，如下圖所示：此種過濾方式，因考慮到顯示資源的問題，所以系統(tǒng)只會顯示出前50筆包含此關鍵詞的資料。2. 組合查詢組合查詢的方式可以同時根據(jù)編碼、名稱、規(guī)格等幾個欄位信息一起過濾，前提是要在單據(jù)下方的“屬性”里將貨品查詢方式選為“2.組合查詢”，如下圖所示：然后在單據(jù)里的品號欄位里，點擊欄位里右邊的按鈕，會彈出如下的窗口：這樣可以在相應的過濾欄位里選擇或輸入內(nèi)容，系統(tǒng)會根據(jù)這樣的多級過濾條件進行查詢，如下圖所示：系統(tǒng)會將所含有該關鍵詞的內(nèi)容全部過濾出來，只需在對所需的物料前面的“選擇”欄位進行雙擊，可以多選。然后再點右下角的確定即可。 欄位說明：大類：編碼的總歸類，分為制成品、半成品、原料、物料；中類：請參閱編碼原則文檔；品號：物料編碼，請參考編碼原則文檔；品名：物料名稱，可以輸入其中某一關鍵詞。3. 默認模糊查詢單據(jù)下方屬性里的貨品查詢方式選為“1.默認查詢”，如下圖所示：然后在單據(jù)里的品號欄位里，點擊欄位里右邊的按鈕，會彈出如下的窗口：第一次打開此窗口時，系統(tǒng)會將操作員權限內(nèi)的所有貨品資料過濾出來。然后在窗口上方的“條件”菜單里選擇“查找”，如下圖所示：選擇“查找”菜單后，會出現(xiàn)如下圖所示的窗口：然后操作員可以在左邊的查詢欄位內(nèi)容輸入關鍵內(nèi)容查詢過濾，如下圖：此種方法是比較高效的查詢方式，系統(tǒng)會自動將本次操作的過濾關鍵詞保存，下次再進入此窗口時，顯示速度會加快。建議在所有單據(jù)里查詢貨品時都采購此方式。我的工作臺l 用戶每次登錄系統(tǒng)時，都會自動顯示“我的工作臺”界面，如下圖：如此選項沒有勾上時，進入系統(tǒng)時不會自動顯示我的工作臺l 如登錄系統(tǒng)時，沒有顯示“我的工作臺”，則可以直接在系統(tǒng)左上角的菜單框里輸入“我的工作臺”拼音首字母，也可以直接帶出菜單，如下圖：或可以直接點擊此快捷圖標l 對于操作用戶，可以直接在左邊的“我的單據(jù)”里查詢有哪些單據(jù)（需審核的）已經(jīng)被審核或還是在審核中的，如下圖說明：未審單據(jù)：當前操作員輸入的需走審核流程且“未審核”的單據(jù)；在審單據(jù)：當前操作員輸入的需走審核流程且未終審、但已進入審核過程的單據(jù)；終審單據(jù)：當前操作員輸入的需走審核流程且已終審的單據(jù)；退審單據(jù)：當前操作員輸入的需走審核流程的但被退審的單據(jù)； 在查詢未審核單據(jù)、終審單據(jù)、退審核單據(jù)等信息時，如顯示內(nèi)容不齊全，則要注意下方的過濾設置條件查詢窗口里的日期有沒有選擇正確，如下圖：l 對于部門經(jīng)理、公司領導或職能部門，需要對單據(jù)進行審核時，可以在“我的工作臺”上點選“我的審核”，如下圖：l 要查看有哪些單據(jù)需要審核時，則點擊“待審核”按鈕，會出現(xiàn)如下圖：l 對于待審核單據(jù)的詳細內(nèi)容，可以直接雙擊單據(jù)號碼欄位里的單據(jù)號，系統(tǒng)會自動跳轉(zhuǎn)到該單據(jù)的詳細信息，比如現(xiàn)在雙擊單據(jù)號碼為：SO3B240001這張單，結果顯示如下圖：l 如對該單據(jù)是審核同意或是不同意時，可以點擊下面的“審核”，如下圖：l 此時選擇“同意”或“不同意”，系統(tǒng)會再次彈出提供輸入留言窗口，如下圖： l 如有備注信息輸入后，確定即可。l 要查看已經(jīng)審核了哪些單據(jù)，或要對某張單據(jù)進行反審核時，則可以在“我的工作臺”左邊選擇“已審核”，如下圖：l 可以雙擊該單據(jù)號碼進行后，再在下方點選“反審核”，也可以在此頁面上的“同意/不同意”上單擊右鍵選擇“反審核”。如果要反審核之前已經(jīng)審核通過的單據(jù)時，前提該單據(jù)還沒有流轉(zhuǎn)到下一流程.l 系統(tǒng)提供記錄操作員近期時間內(nèi)操作過的單據(jù)，以便操作員可以快速打開單據(jù)進行作業(yè)，則在“我的工作臺”左邊選擇“最近的工作”，如下圖：l 有部分操作員開通了預警提示，不同的操作員有不同的內(nèi)容。這部分操作員進入“我的工作臺”后，可以在左邊的菜單中選擇“我的預警”，如下圖所示：l 此時對于顯示紅色的內(nèi)容，可以雙擊進入查看即可?？梢愿鶕?jù)這些預警的信息進行后續(xù)單據(jù)處理。 對于“我的工作臺”更詳細的操作說明，請參閱文檔Sunlike+ERP+系統(tǒng)維護操作手冊。整體流程圖倉庫部倉庫部流程圖涉及單據(jù)和用途單據(jù)別用途進貨送檢單采購收料貨品進入倉庫時需經(jīng)過QC檢驗，用倉庫人員送檢暫估單經(jīng)過QC檢驗合格貨品倉庫入庫轉(zhuǎn)暫估單（代替以前的進貨單）進貨驗收退回經(jīng)過QC檢驗不合格貨品倉庫入庫轉(zhuǎn)進貨驗收退回，退回給供應商繳庫單生產(chǎn)的成品經(jīng)過QC檢驗合格貨品倉庫入庫轉(zhuǎn)繳庫單生產(chǎn)領料單生產(chǎn)上的原料領用，來源于生產(chǎn)部的生產(chǎn)領料申請生產(chǎn)退料單生產(chǎn)上的原料退用，來源于生產(chǎn)部的生產(chǎn)退料申請生產(chǎn)補料單生產(chǎn)上的原料補料，來源于生產(chǎn)部的生產(chǎn)補料申請出庫單倉庫送貨前做的備貨動作，來源單為客戶訂單銷貨單貨品出庫，來源單為出庫單（備貨單）庫存調(diào)撥單倉庫對貨品庫位進行轉(zhuǎn)移，來源單為庫存調(diào)撥進貨送檢此單適用用采購收料送檢1、打開“進貨送檢”的菜單如下： 2、打開“進貨送檢”后，系統(tǒng)會跳出如下的窗口所示：1、點擊【新增】2、點擊【轉(zhuǎn)入單號】3、由于進貨送檢是要經(jīng)過采購單轉(zhuǎn)入的，所以在表頭的“轉(zhuǎn)入單號”欄位選擇“從采購單轉(zhuǎn)入”，如下圖所示：3、輸入查詢條件6、點擊選取5、雙擊點選單號4、點擊【查詢】4、在彈出的窗口里，在“采購單號”欄位選擇要轉(zhuǎn)入的單號PO3C020001，然后點“查詢”，系統(tǒng)會將此采購單的明細物料清單顯示出來，如下圖所示：8、點擊【選取】7、雙擊勾選Y5、在窗口里選擇對應的貨品代號后，打勾確定后，系統(tǒng)會將此選擇的內(nèi)容帶到進貨送檢單的表身，如下圖所示：9、確定無誤，點擊存盤6、轉(zhuǎn)入對應的采購單內(nèi)容后，再次核對送檢單內(nèi)容，確認無誤后，點存盤即可。涉及單據(jù)和審核單據(jù)別必輸欄位制單人審核人代理審核人TI進貨送檢日期、采購單號、品號、數(shù)量轉(zhuǎn)暫估單1、每次登錄系統(tǒng)時或者直接打開,系統(tǒng)都會彈出“我的工作臺”界面，主要是顯示有哪些待辦事項和是否有待審核的單據(jù)等信息，如下圖：1、點擊【我的工作臺】2、點擊左邊菜單欄中的“我的預警”，即會過濾出有哪些要自己處理的事項信息 如下圖：3、以上圖顯示的信息來看，其中“檢驗未轉(zhuǎn)單”這項有數(shù)值顯示，代表QC部門提交了驗收單，但倉庫還沒入庫或者進貨退回處理的； 4、要查看有哪些是檢驗未轉(zhuǎn)單的，可以點擊“檢驗未轉(zhuǎn)單”，進入如下圖的界面：5、然后點擊按鈕，出現(xiàn)如下圖的過濾界面：6、在上圖的過濾窗口中，如果要查看全部的進貨送檢未轉(zhuǎn)單的，則可以在下方的“單據(jù)種類列示”里的“進貨驗收”打上勾，然后點擊“確定”即可，系統(tǒng)會將全部進貨送檢但沒轉(zhuǎn)單的物料過濾出來，如下圖：7、在過濾出來的結果中，可以看到“驗收單號”、入庫單號、合格數(shù)量、不合格數(shù)量、驗貨數(shù)量等信息。8、要對某一張驗收單號進行檢驗時，則可以雙擊前面的“選擇”欄位，雙擊后，系統(tǒng)會標上“Y”字符，如下圖：9、選擇上要檢驗的物料后，在下方的下拉欄位里選擇上“2.轉(zhuǎn)暫估”，然后再點擊旁邊的按鈕，系統(tǒng)會帶將勾選的物料轉(zhuǎn)到“驗收單轉(zhuǎn)暫估處理”，并彈出如下的窗口：10、再次確認要驗收的物料無誤后，點擊“選取”按鈕，系統(tǒng)會將這些物料全部轉(zhuǎn)入到暫估單，如下圖：11、確定檢驗結果錄入無誤后，點單據(jù)下面的“存盤”即可。涉及單據(jù)和審核單據(jù)別必輸欄位制單人審核人代理審核人ZG暫估單日期、采購單號、品號、數(shù)量進貨驗收退回1、每次登錄系統(tǒng)時或者直接打開,系統(tǒng)都會彈出“我的工作臺”界面，主要是顯示有哪些待辦事項和是否有待審核的單據(jù)等信息，如下圖：1、點擊【我的工作臺】2、點擊左邊菜單欄中的“我的預警”，即會過濾出有哪些要自己處理的事項信息，如下圖：3、以上圖顯示的信息來看，其中“檢驗未轉(zhuǎn)單”這項有數(shù)值顯示，代表QC部門提交了驗收單，但倉庫還沒入庫或者進貨退回處理的； 4、要查看有哪些是檢驗未轉(zhuǎn)單的，可以點擊“檢驗未轉(zhuǎn)單”，進入如下圖的界面：5、然后點擊按鈕，出現(xiàn)如下圖的過濾界面：6、在上圖的過濾窗口中，如果要查看全部的進貨送檢未轉(zhuǎn)單的，則可以在下方的“單據(jù)種類列示”里的“進貨驗收”打上勾，然后點擊“確定”即可，系統(tǒng)會將全部進貨送檢但沒轉(zhuǎn)單的物料過濾出來，如下圖：7、在過濾出來的結果中，可以看到“驗收單號”、入庫單號、合格數(shù)量、不合格數(shù)量、驗貨數(shù)量等信息。8、要對某一張驗收單號進行檢驗時，則可以雙擊前面的“選擇”欄位，雙擊后，系統(tǒng)會標上“Y”字符，如下圖：9、選擇上要檢驗的物料后，在下方的下拉欄位里選擇上“5.轉(zhuǎn)進貨驗收退回”，然后再點擊旁邊的按鈕，系統(tǒng)會帶將勾選的物料轉(zhuǎn)到“驗收單轉(zhuǎn)進貨驗收退回處理”，并彈出如下的窗口：10、再次確認要驗收的物料無誤后，點擊“選取”按鈕，系統(tǒng)會將這些物料全部轉(zhuǎn)入到進貨驗收退回單，如下圖：11、確定檢驗結果錄入無誤后，點單據(jù)下面的“存盤”即可。涉及單據(jù)和審核單據(jù)別必輸欄位制單人審核人代理審核人YB退回單號日期、采購單號、品號、數(shù)量生產(chǎn)領料生產(chǎn)領料單用于定額物料的領料，來源單是生產(chǎn)部的生產(chǎn)領料申請單。1、打開“生產(chǎn)領料”的菜單如下： 2、打開“生產(chǎn)領料”后，系統(tǒng)會跳出如下的窗口所示：2、點擊【過濾】1、點擊【新增】3、由于生產(chǎn)領料單是要經(jīng)過生產(chǎn)領料申請單轉(zhuǎn)入的，所以在表頭的“過濾”進入篩選界面，如下圖所示： 5、點擊【過濾】4確認已經(jīng)勾選【申請單】3、輸入查詢條件4、在彈出的窗口里，在“申請單號”欄位選擇要轉(zhuǎn)入的單號QL3C020001，然后點“查詢”，系統(tǒng)會將此申請的明細物料清單顯示出來，如下圖所示：6、雙擊勾選Y7、點擊【選取】5、在窗口里選擇對應的貨品代號后，打勾確定后，系統(tǒng)會將此選擇的內(nèi)容帶到生產(chǎn)領料單的表身，如下圖所示：9、確定無誤，點擊存盤6、轉(zhuǎn)入對應的申請單內(nèi)容后，再次核對生產(chǎn)領料單內(nèi)容，確認無誤后，點存盤即可。涉及單據(jù)和審核單據(jù)別必輸欄位制單人審核人代理審核人ML生產(chǎn)領料單日期、申請單號、品號、數(shù)量生產(chǎn)退料當生產(chǎn)部所領走的定額物料需要退回倉庫的情況下，可以通過生產(chǎn)退料單處理，來源單是生產(chǎn)部的生產(chǎn)退料申請單。1、打開“生產(chǎn)退料”的菜單如下： 2、打開“生產(chǎn)退料”后，系統(tǒng)會跳出如下的窗口所示：2、點擊【過濾】1、點擊【新增】5、點擊【過濾】3、輸入查詢條件4確認已經(jīng)勾選【申請單】3、由于生產(chǎn)退料單是要經(jīng)過生產(chǎn)退料申請單轉(zhuǎn)入的，所以在表頭的“過濾”進入篩選界面，如下圖所示： 4、在彈出的窗口里，在“申請單號”欄位選擇要轉(zhuǎn)入的單號Q23C030001，然后點“查詢”，系統(tǒng)會將此申請的明細物料清單顯示出來，如下圖所示：7、點擊【選取】6、雙擊勾選Y9、確定無誤，點擊存盤5、在窗口里選擇對應的貨品代號后，打勾確定后，系統(tǒng)會將此選擇的內(nèi)容帶到生產(chǎn)退料單的表身，如下圖所示： 6、轉(zhuǎn)入對應的申請單內(nèi)容后，再次核對生產(chǎn)退料單內(nèi)容，確認無誤后，點存盤即可。涉及單據(jù)和審核單據(jù)別必輸欄位制單人審核人代理審核人M2生產(chǎn)退料單日期、申請單號、品號、數(shù)量生產(chǎn)補料當生產(chǎn)部對于定額已領完，并發(fā)生超額領用時，可以通過生產(chǎn)補料單處理，來源單是生產(chǎn)部的生產(chǎn)補料申請單。1、打開“生產(chǎn)補料”的菜單如下： 2、打開“生產(chǎn)補料”后，系統(tǒng)會跳出如下的窗口所示：2、點擊【過濾】1、點擊【新增】3、由于生產(chǎn)補料單是要經(jīng)過生產(chǎn)補料申請單轉(zhuǎn)入的，所以在表頭的“過濾”進入篩選界面，如下圖所示： 4確認已經(jīng)勾選【申請單】5、點擊【過濾】3、輸入查詢條件4、在彈出的窗口里，在“申請單號”欄位選擇要轉(zhuǎn)入的單號Q33C030001，然后點“查詢”，系統(tǒng)會將此申請的明細物料清單顯示出來，如下圖所示：7、點擊【選取】6、雙擊勾選Y9、確定無誤，點擊存盤5、在窗口里選擇對應的貨品代號后，打勾確定后，系統(tǒng)會將此選擇的內(nèi)容帶到生產(chǎn)補料單的表身，如下圖所示： 6、轉(zhuǎn)入對應的申請單內(nèi)容后，再次核對生產(chǎn)補料單內(nèi)容，確認無誤后，點存盤即可。涉及單據(jù)和審核單據(jù)別必輸欄位制單人審核人代理審核人M3生產(chǎn)補料單日期、申請單號、品號、數(shù)量出庫單此單適用倉庫備貨1、打開“出庫單”的菜單如下： 2、打開“出庫單”后，系統(tǒng)會跳出如下的窗口所示：1、點擊【新增】2、點擊【受訂單轉(zhuǎn)入】3、由于備貨單是要經(jīng)過受訂單轉(zhuǎn)入的，所以在表頭的“轉(zhuǎn)入單號”欄位選擇“從受訂單轉(zhuǎn)入”，如下圖所：6、點擊選取4、點擊【查詢】5、雙擊點選單號3、輸入查詢條件 4、在彈出的窗口里，在“受訂單”欄位選擇可以輸入篩選單號，然后點“查詢”，系統(tǒng)會將此受訂單的明細物料清單顯示出來，如下圖所示：8、點擊【選取】7、雙擊勾選Y5、在窗口里選擇對應的貨品代號后，打勾確定后，系統(tǒng)會將此選擇的內(nèi)容帶到出庫單的表身，如下圖所示：9、確定無誤，點擊存盤 6、轉(zhuǎn)入對應的受訂單內(nèi)容后，再次核對出庫單內(nèi)容，確認無誤后，點存盤即可。涉及單據(jù)和審核單據(jù)別必輸欄位制