目標(biāo)管理與時(shí)間管理培訓(xùn)課件(PPT 71頁).ppt

目標(biāo)管理與時(shí)間管理 個(gè)人發(fā)展類培訓(xùn) 第一部分 目標(biāo)管理 目標(biāo)管理的意義目標(biāo)的設(shè)定如何達(dá)成目標(biāo) 一 目標(biāo)管理的意義 愛麗絲的故事 請你告訴我 我該走哪條路 那要看你想去哪里 貓說 去哪兒無所謂 愛麗絲說 那么走哪條路也就無所謂了 貓說 摘自 愛麗絲漫游奇境記 點(diǎn)評 這個(gè)故事講的是人要有明確的目標(biāo) 當(dāng)一個(gè)人沒有明確的目標(biāo)的時(shí)候 自己不知道該怎么做 別人也無法幫到你 天助先要自助 當(dāng)自己沒有清晰的目標(biāo)方向的時(shí)候 別人說的再好也是別人的觀點(diǎn) 不能轉(zhuǎn)化自己的有效行動(dòng) 設(shè)定目標(biāo)的好處有哪些呢 設(shè)定目標(biāo)的十大好處 1 目標(biāo)產(chǎn)生積極的心態(tài)2 目標(biāo)使我們看清使命 產(chǎn)生動(dòng)力3 目標(biāo)使我們覺得生存的意義和價(jià)值4 目標(biāo)使我們把重點(diǎn)轉(zhuǎn)到結(jié)果5 目標(biāo)有助于我們分清輕重緩急 把握重點(diǎn)6 目標(biāo)使我們集中精力 把握現(xiàn)在7 目標(biāo)能提高激情有助于評估進(jìn)展8 目標(biāo)使人自我完善永不停步9 目標(biāo)產(chǎn)生信心勇氣和膽量10 目標(biāo)使你成為一個(gè)成功的人 來自耶魯大學(xué)的調(diào)查 今天的生活狀態(tài)不由今天所決定 它是我們過去生活目標(biāo)的結(jié)果 游泳的故事 1952年7月4日清晨 加利福尼亞海岸下起了濃霧 在海岸以西21英里的卡塔林納島上 一個(gè)43歲的女人準(zhǔn)備從太平洋游向加州海岸 她叫費(fèi)羅倫絲 查德威克 那天早晨 霧很大 海水凍得她身體發(fā)麻 她幾乎看不到護(hù)送他的船 時(shí)間一個(gè)小時(shí)一個(gè)小時(shí)的過去 千千萬萬人在電視上看著 有幾次 鯊魚靠近她了 被人開槍嚇跑了 15小時(shí)之后 她又累 又凍得發(fā)麻 她知道自己不能再游了 就叫人拉她上船 她的母親和教練在另一條船上 他們都告訴她海岸很近了 叫她不要放棄 但她朝加州海岸望去 除了濃霧什么也沒看不到 人們拉她上船的地點(diǎn) 離加州海岸只有半英里 后來她說 令她半途而廢的不是疲勞 也不是寒冷 而是因?yàn)樗跐忪F中看不到目標(biāo) 查德威克小姐一生中就只有這一次沒有堅(jiān)持到底 點(diǎn)評 這個(gè)故事講的是目標(biāo)要看的見 夠得著 才能成為一個(gè)有效的目標(biāo) 才會(huì)形成動(dòng)力 幫助人們獲得自己想要的結(jié)果 管理者在和下屬制定目標(biāo)的時(shí)候 經(jīng)常會(huì)犯一個(gè)錯(cuò)誤 就是認(rèn)為目標(biāo)定的越高越好 認(rèn)為目標(biāo)定的高了 即便員工只完成了80 也能超出自己的預(yù)期 實(shí)際上 這種思想是有問題的 持有這種思想的管理者過分依賴目標(biāo) 認(rèn)為只要目標(biāo)制定了 員工就會(huì)去達(dá)成 實(shí)際上 制定目標(biāo)是一回事 完成目標(biāo)又是另外一回事 制定目標(biāo)是明確做什么 完成目標(biāo)是明確如何做 與其用一個(gè)高目標(biāo)給員工壓力 不如制定一個(gè)合適的目標(biāo) 并幫助員工制定行動(dòng)計(jì)劃 共同探討障礙 并排除 幫助員工形成動(dòng)力 另外 目標(biāo)不是唯一的激勵(lì)手段 目標(biāo)只有與激勵(lì)機(jī)制相匹配 才會(huì)形成更有效的動(dòng)力機(jī)制 所以 除了關(guān)注目標(biāo)之外 管理者還要關(guān)注配套的激勵(lì)措施 最后 合適的目標(biāo)是員工可以跳一跳能夠得著的目標(biāo) 當(dāng)員工經(jīng)過努力之后可以達(dá)成目標(biāo) 目標(biāo)才會(huì)對員工有吸引力 否則 員工寧可不做 也不愿意費(fèi)了很大力氣而沒有完成 人際關(guān)系 健康休閑 事業(yè) 學(xué)習(xí)成長 家庭生活 財(cái)富 2 1六大目標(biāo)領(lǐng)域 二 目標(biāo)的設(shè)定 事業(yè)目標(biāo)你有什么樣的夢想 你想做什么事情達(dá)到什么結(jié)果 你的工作目的是什么 什么結(jié)果會(huì)讓你感到最安全 做什么事會(huì)給你帶來無比的快樂 財(cái)富目標(biāo)如果用金錢來衡量 二十年 十年 五年 三年 我應(yīng)該達(dá)到的個(gè)人收入是多少 銀行存款是多少 投資回報(bào)多少 數(shù)字越明確越好 家庭生活目標(biāo)家庭是溫暖人心的港灣 是我們實(shí)現(xiàn)事業(yè) 財(cái)富目標(biāo)的有力支持 我們不能一味追求事業(yè)而忽略了我們的家庭 事業(yè)家庭和諧發(fā)展才是我們?nèi)松鷪A滿的追求 學(xué)習(xí)成長目標(biāo)在校求學(xué)階段所獲得的知識充其量不過是他一生所需的10 而另外90 以上的知識都必須在以后的學(xué)習(xí)成長中不斷獲取 在一個(gè)競爭異常激烈的現(xiàn)代社會(huì) 學(xué)習(xí)成長目標(biāo)是事業(yè)成功 財(cái)富積累的源泉 人際關(guān)系目標(biāo)人脈中幾乎蘊(yùn)藏著你所需要的一切 制定和維護(hù)好你的人脈資源 某種意義上就在維護(hù)人們不斷朝著目標(biāo)外進(jìn)的補(bǔ)給線 健康休閑目標(biāo)如果財(cái)富目標(biāo)給我們增添了無數(shù)個(gè) 0 沒有最前面的 1 我們也是一無所有 健康休閑目標(biāo)就是這個(gè) 1 2 2展望未來 看清起點(diǎn) 你的起點(diǎn)在哪里 你的優(yōu)勢和劣勢各是什么 知道自己掌握了什么管理理念 擁有什么專業(yè)技術(shù) 自己的長處在哪里 如何更好地發(fā)揮 自己的短處在哪里 如何學(xué)習(xí)提升 你打算采取什么具體的行動(dòng)來達(dá)成你的目標(biāo) 用幾年的時(shí)間 需要多少人力 財(cái)力等來達(dá)成目標(biāo) 當(dāng)前可以采取的具體措施是什么 認(rèn)真回答一下問題 為你的遠(yuǎn)大目標(biāo)找到支點(diǎn) 1 從現(xiàn)在展望未來 你想飛多高你想飛多遠(yuǎn) 記住 要敢于做夢 2 回到當(dāng)下 你的起點(diǎn)在哪里 你的優(yōu)勢和劣勢是什么 3 你要學(xué)習(xí)什么 你要提升什么 4 你要用什么方法才能達(dá)成你的目標(biāo) 2 3設(shè)定目標(biāo)的五項(xiàng)原則 明確具體 量化衡量 具有挑戰(zhàn) 長短結(jié)合 完成時(shí)限 五項(xiàng)原則 保險(xiǎn)銷售員的故事 有個(gè)同學(xué)舉手問老師 老師 我的目標(biāo)是想在一年內(nèi)賺100萬 請問我應(yīng)該如何計(jì)劃我的目標(biāo)呢 老師便問他 你相不相信你能達(dá)成 他說 我相信 老師又問 那你知不知到要通過哪行業(yè)來達(dá)成 他說 我現(xiàn)在從事保險(xiǎn)行業(yè) 老師接著又問他 你認(rèn)為保險(xiǎn)業(yè)能不能幫你達(dá)成這個(gè)目標(biāo) 他說 只要我努力 就一定能達(dá)成 我們來看看 你要為自己的目標(biāo)做出多大的努力 根據(jù)我們的提成比例 100萬的傭金大概要做300萬的業(yè)績 一年 300萬業(yè)績 一個(gè)月 25萬業(yè)績 每一天 8300元業(yè)績 老師說 每一天 8300元業(yè)績 大既要拜訪多少客戶 老師接著問他 大概要50個(gè)人 那么一天要50人 一個(gè)月要1500人 一年呢 就需要拜訪18000個(gè)客戶 這時(shí)老師又問他 請問你現(xiàn)在有沒有18000個(gè)A類客戶 他說沒有 如果沒有的話 就要靠陌生拜訪 你平均一個(gè)人要談上多長時(shí)間呢 他說 至少20分鐘 老實(shí)說 每個(gè)人要談20分鐘 一天要談50個(gè)人 也就是說你每天要花16個(gè)多小時(shí)在與客戶交談上 還不算路途時(shí)間 請問你能不能做到 他說 不能 老師 我懂了 這個(gè)目標(biāo)不是憑空想象的 是需要憑著一個(gè)能達(dá)成的計(jì)劃而定的 點(diǎn)評 目標(biāo)不是孤立存在的 目標(biāo)是計(jì)劃相輔相成的 目標(biāo)指導(dǎo)計(jì)劃 計(jì)劃的有效性影響著目標(biāo)的達(dá)成 所以在執(zhí)行目標(biāo)的時(shí)候 要考慮清楚自己的行動(dòng)計(jì)劃 怎么做才能更有效地完成目標(biāo) 是每個(gè)人都要想清楚的問題 否則 目標(biāo)定的越高 達(dá)成的效果越差 2 4設(shè)定目標(biāo)的四個(gè)步驟 醞釀目標(biāo) 分析目標(biāo) 尋找支持 將目標(biāo)視覺化 2 4 1醞釀目標(biāo) 你要一個(gè)什么樣的人生 你要一個(gè)什么樣的事業(yè)和家庭 你想擁有什么樣的財(cái)富 你想成為一個(gè)什么樣的人 假如不會(huì)失敗 盡情地去做夢 每個(gè)人都有做夢的權(quán)利 把夢想寫下來 就變成了你的目標(biāo) 而是你想要什么條件 從你的人生的終點(diǎn)往回設(shè)想 你60歲以后 在人生的六大領(lǐng)域 事業(yè) 財(cái)富 家庭生活 學(xué)習(xí)成長 人際關(guān)系 健康休閑方面 你的夢想是什么 對每一個(gè)目標(biāo) 捫心自問 這真的是我的目標(biāo)嗎 會(huì)使我快樂嗎 我真的熱切希望嗎 會(huì)使我更健康嗎 這個(gè)目標(biāo)是否有違良心 會(huì)使我滿足嗎 與其他目標(biāo)有矛盾和沖突嗎 會(huì)使我交到更多的朋友嘛 我是否樂意全身心地投入 會(huì)使我更有安全感嗎 能否想象達(dá)成這個(gè)目標(biāo)的情形 會(huì)使我和別人相處得更愉快嗎 分析你的起始點(diǎn)沒有理想 就沒有前進(jìn)的方向 沒有起始點(diǎn) 就無從規(guī)劃自己的航程 有了地圖和指南針 仍然會(huì)無可奈何地迷失方向 只有當(dāng)你明確知道自己現(xiàn)在所處的位置時(shí) 地圖和指南針才能發(fā)揮作用 制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限沒有期限 就沒有目標(biāo) 就永遠(yuǎn)達(dá)不到成功的彼岸 期限 衡量目標(biāo)的進(jìn)展 激發(fā)向目標(biāo)不斷前進(jìn)的動(dòng)力 2 4 2分析目標(biāo) 我究竟有什么才干和天份 我的主題優(yōu)勢是什么 我最明顯的缺點(diǎn)和劣勢是什么 我曾有過的成功記錄 我所處的時(shí)代和環(huán)境對我有什么機(jī)遇 我與什么人物來往 確認(rèn)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的障礙人不是為了痛苦而活著 是為了幸福才活著 然而痛苦卻伴隨著人生 確認(rèn)障礙 是為了有備無患 從容不迫 同時(shí)要記住 障礙時(shí)來幫助我們學(xué)習(xí)成長的 而不是來阻礙我們的 達(dá)成目的的過程 其實(shí)就是克服障礙的過程 確認(rèn)達(dá)成目標(biāo)需要的知識和技能要分析你自己的起始點(diǎn) 和你現(xiàn)在所處的境況和條件 達(dá)成這個(gè)目標(biāo)都需要哪些專業(yè)知識 你已經(jīng)具備了哪些知識 你還需要哪些專業(yè)知識 如何獲得這些知識 并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)和計(jì)劃 每次學(xué)習(xí)完 都要做總結(jié) 你學(xué)到了什么 如何應(yīng)用到現(xiàn)在的工作中去 不斷完善自己 為你的目標(biāo)達(dá)成作充分的準(zhǔn)備 確認(rèn)對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有幫助的人和團(tuán)體要確認(rèn)對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有幫助的人或團(tuán)體 充分調(diào)動(dòng)一切可以調(diào)動(dòng)的力量和因素 來幫助自己實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 比如專業(yè)協(xié)會(huì) 行業(yè)協(xié)會(huì) 專家老師 業(yè)內(nèi)成功人士 想辦法讓該領(lǐng)域內(nèi)較成功的專業(yè)人士來幫助你 同時(shí) 獲得家人的支持也是快速達(dá)成目的的有效動(dòng)力 制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施與找出解決障礙的方法要為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)制定詳細(xì)的措施和解決障礙的方法 關(guān)鍵性障礙應(yīng)找出不少于五個(gè)解決方案 其他每個(gè)障礙都要找出相應(yīng)的解決方法 2 4 3尋找支持 2 4 4將目標(biāo)視覺化 有這么一個(gè)有趣的試驗(yàn) 三組人分別向十公里以外的三個(gè)村子步行 第一組不知道村莊的名字 也不知道路程有多遠(yuǎn) 只是跟著向?qū)ё?剛走了兩三公里就有人抱怨 走了一半時(shí)有人幾乎憤怒了 甚至坐在路邊不愿走了 而且越往后走情緒越低落 第二組的人知道村莊的名字和路程 但路邊沒有里程碑 他們只能憑經(jīng)驗(yàn)妒忌行程 時(shí)間 走了一段路后 比較有經(jīng)驗(yàn)的人說 大概走了一半的路程 于是大家又向前走 當(dāng)走到全程的四分之三時(shí) 大家情緒低落 覺得疲憊不堪 而路程似乎還很漫長 第三組人不僅知道村莊的名字 路程 而且公路上每一公里就有一塊里程碑 人們邊走邊看里程碑 每縮短一公里大家便有一小陣的快樂 行程中他們用歌聲和笑聲來消除疲勞 情緒一直很高漲 很快 他們就到達(dá)了目的地 這個(gè)實(shí)驗(yàn)告訴我們 沒有目標(biāo) 便會(huì)失去方向 太遠(yuǎn)的目標(biāo)會(huì)讓人覺得遙不可及 同樣會(huì)讓人感到疲憊失去動(dòng)力 因此 再遠(yuǎn)大的目標(biāo)也要化解為具體可實(shí)現(xiàn)的階段目標(biāo) 三 如何達(dá)成目標(biāo) 美國有一位名叫羅伯 舒樂的博士 在自己身無分文的情況下 卻立志要在加州建造一座水晶大教堂 這座教堂的預(yù)算造價(jià)為700萬美元 舒樂博士在一張白紙上 寫下了自己實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的奇特計(jì)劃 尋找1筆700萬美元的捐款 尋找7筆100萬美元的捐款 尋找14筆50萬美元的捐款 尋找28筆25萬美元的捐款 尋找70筆10萬美元的捐款 尋找100筆7萬美元的捐款 尋找140筆5萬美元的捐款 尋找280筆2 5萬美元的捐款 尋找700筆1萬美元的捐款 他把700萬美元這個(gè)大目標(biāo) 一次又一次地分割成更小的目標(biāo) 最終分割到1萬美元 每次募捐1萬美元 這個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)起來就容易多了 就這樣 他1萬美元1萬美元地募捐 一點(diǎn)一滴的籌集 歷時(shí)12年 一座最終造價(jià)2000萬美元 可容納1萬多人的水晶大教堂竣工了 這座大教堂成為世界建筑史上的奇跡與經(jīng)典 也成為世界各地前往加州的人必去的游覽勝景 如何募捐700萬美元 第一步 規(guī)劃你的人生藍(lán)圖 第二步 設(shè)定你的中期和近期目標(biāo) 第三步 設(shè)定你的年度目標(biāo) 第四步 把年度目標(biāo)拆分到月 第五步 把月度目標(biāo)拆分到周 第六步 把周目標(biāo)拆分到日 3 1分解目標(biāo) 一些大目標(biāo)看似難以實(shí)現(xiàn) 但把它分割成無數(shù)個(gè)小目標(biāo) 實(shí)現(xiàn)起來就不再是什么難事了 每天實(shí)現(xiàn)一個(gè)小目標(biāo) 日積月累 你就會(huì)收獲人生的大成功 我們的主人翁叫趙峰 男性 今年32歲 年輕有為 是某教育集團(tuán)的營銷副總 讓我們來看看 趙峰是如何規(guī)劃自己的人生藍(lán)圖表的 3 1 1第一步 規(guī)劃你的人生藍(lán)圖表 現(xiàn)在你已經(jīng)了解了目標(biāo)設(shè)定得五大過程 接下來我們將開始具體分析目標(biāo) 在你開始規(guī)劃自己的人生藍(lán)圖之前 先來參考一個(gè)真實(shí)的案例 按上面的方法 思考設(shè)定一下你的人生藍(lán)圖 趙峰設(shè)定了他的終極目標(biāo) 60歲以后 開始往回設(shè)想 制定了他的遠(yuǎn)期目標(biāo) 10年 中期目標(biāo) 5年 和近期目標(biāo) 1 3年 參考趙峰的目標(biāo) 設(shè)想一下每個(gè)階段你希望達(dá)成的目標(biāo) 把他們一一寫下來 3 1 2第二步 設(shè)定你的中期和近期目標(biāo) 評估月目標(biāo)完成情況1 對應(yīng)你的月初目標(biāo) 來評估本月目標(biāo)完成情況 如果完成了 分析完成的原因與成果 并把好的方法進(jìn)行總結(jié)優(yōu)化 為下個(gè)月的目標(biāo)達(dá)成積累成功經(jīng)驗(yàn) 2 找出未完成的目標(biāo) 仔細(xì)思索未完成的原因和障礙 3 找出克服障礙的對策與方法 通過自我學(xué)習(xí)或向別人請教 為以后的目標(biāo)達(dá)成做準(zhǔn)備 4 看看本月有沒有創(chuàng)新與收獲 繼續(xù)保持 3 1 3第三步 設(shè)定你的年度目標(biāo) 3 1 4第四步 把年度目標(biāo)拆分到月 3 1 5第五步 把月度目標(biāo)拆分到周 3 1 6第六步 把周目標(biāo)拆分到日 3 2達(dá)成目標(biāo) 3 2 1每周總結(jié) 矯正目標(biāo) 一周結(jié)束后 我們要對應(yīng)周目標(biāo) 評估完成的情況 思考沒有完成目標(biāo)的原因和障礙 找到克服障礙的對策和方法 并且總結(jié)本周有無創(chuàng)新和收獲 3 2 2循環(huán)往復(fù) 天天修煉 1 頭一天晚上設(shè)定明日目標(biāo)2 上周五前設(shè)定下周目標(biāo)3 上月30日前設(shè)定下月目標(biāo)4 上年度11月30日前設(shè)定明年目標(biāo)一年365天 天天目標(biāo)評估 反省改進(jìn) 日積月累 沒有完不成的目標(biāo) 目標(biāo)設(shè)定完后 就要嚴(yán)格地貫徹執(zhí)行 說到做到 堅(jiān)守承諾 哪怕是很小的目標(biāo)都要堅(jiān)持完成 不然 你的心態(tài)管理就要打零分了 只有完成每天的目標(biāo) 才能完成每周的目標(biāo) 才能完成每月的目標(biāo) 每年的目標(biāo) 最后實(shí)現(xiàn)你終極的人生規(guī)劃 冠軍夢 1984年 在東京國際馬拉松邀請賽中 名不經(jīng)傳的日本選手山田本一出人意料地奪得了世界冠軍 當(dāng)記者采訪他時(shí) 他告訴了眾人這樣的一個(gè)成功的秘訣 我剛開始參加比賽時(shí) 總是把我的目標(biāo)定在四十多公里外終點(diǎn)線上的那面旗幟上 結(jié)果我跑到了十幾公里時(shí)就疲憊不堪了 我被前面那段遙遠(yuǎn)的路程給嚇倒了 后來 我改變了做法 每次比賽之前 我都要乘車把比賽的路線仔細(xì)地看一遍 并把沿線比較醒目的標(biāo)志畫下來 比如第一個(gè)標(biāo)志是銀行 第二個(gè)標(biāo)志是一棵樹 第三個(gè)標(biāo)志是一座紅房子 這樣一直畫到賽程的終點(diǎn) 比賽開始后 我就以百米的速度奮力向第一個(gè)目標(biāo)沖去 到達(dá)以后 我又以同樣的速度向第二個(gè)目標(biāo)沖去 一個(gè)接一個(gè)的目標(biāo)沖刺中 四十多公里的賽程輕松跑完了 目標(biāo)制定要以終為始 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)則要從最基礎(chǔ)的開始做起 一年365天 天天目標(biāo)評估 反省改進(jìn) 日積月累 沒有完不成的目標(biāo) 第二部分 時(shí)間管理 認(rèn)識時(shí)間管理時(shí)間管理無效的原因如何提高你的工作效率 小游戲 拿出一張紙 假設(shè)你可以活到100歲 把這張平均分成10份 每份代表10年 假如你20歲開始工作 計(jì)劃 歲退休 請把這一部分撕掉 另外還剩下大約30 40年 其中你有1 3的時(shí)間用于睡覺 還有1 3的時(shí)間用于吃飯 娛樂和休息 那么你還剩下多少時(shí)間用于工作呢 相比你的人生 你要用多少時(shí)間來養(yǎng)活其他的時(shí)間呢 一 認(rèn)識時(shí)間管理 把事情很快地做完 叫做效率 把事情很快又很對地做完 叫做效能 時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣 以令自己更富績效 更富效能 什么是時(shí)間管理 一年有365天 其中雙休日共 天 法定假日 天 公司帶薪休假 天 帶薪病假 天 實(shí)際工作約 天 共 小時(shí) 研究表明 有效工作時(shí)間為 全年有效工作時(shí)間為 小時(shí) 算算我們時(shí)間 一年有365天 其中雙休日共 104 天 法定假日 10 天 公司帶薪休假 10 天 帶薪病假 0 天 實(shí)際工作約241 天 共 1928 小時(shí) 研究表明 有效工作時(shí)間為 20 30 全年有效工作時(shí)間為 385 578 小時(shí) 算算我們時(shí)間 時(shí)間的機(jī)會(huì)成本 時(shí)間 金錢一小時(shí)看電視 一小時(shí)不閱讀報(bào)紙一小時(shí)與人閑談 少了一小時(shí)的工作機(jī)會(huì)成本與個(gè)人成就機(jī)會(huì)成本與機(jī)構(gòu)成效 您的時(shí)間值多少錢 時(shí)間管理的構(gòu)架 時(shí)間管理的本質(zhì)是選擇管理80 的效益來自于20 的工作 掌握關(guān)鍵 我沒有時(shí)間 其實(shí)只是一個(gè)藉口 時(shí)間管理的本質(zhì) 二 時(shí)間管理無效的原因 缺乏計(jì)劃缺乏組織缺乏分配缺乏控制 電話干擾 不能集中工作別人打擾 要放下重要的工作工作優(yōu)先次序不明 重要工作未能按時(shí)完成工作設(shè)施不足 引起不便 拖慢工作進(jìn)度人手不足 工作不能妥善分配不妥善處理文件 造成資料遺失無力拒絕要求 不能兼顧個(gè)人工作拖延工作 把重要工作押后 影響工作進(jìn)度時(shí)間估計(jì)不切實(shí)際 未能有足夠時(shí)間完成工作信息不足 不正確 延誤溝通失誤 不足 猶豫不決缺乏自律 急于求成 原因分類 做了根本不需要做的事做了能夠由別人做 應(yīng)該由別人做的事因考慮不周而耗時(shí)過多不能慣徹 致使重復(fù)工作缺乏計(jì)劃 組織 授權(quán) 控制沒有人愿意承認(rèn)浪費(fèi)了別人的時(shí)間 無效的根源 三 如何提高你的工作效率 1了解自己每天工作時(shí)段的特性 并加以利用2分布周一到周五的工作性質(zhì)3保持良好的體力 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4身心均衡的發(fā)展 培養(yǎng)良好的嗜好 3 1工作時(shí)段分配法則 3 2每周工作性質(zhì)分配法則 51 處理電話干擾改善拖延的習(xí)慣整理文件整理E mail 3 3改善工作習(xí)慣 有效地打電話 像準(zhǔn)備會(huì)議一樣準(zhǔn)備你的電話集中打電話 如果一個(gè)號碼占線 試完其他號碼再重?fù)馨凑找欢ǖ膬?yōu)先順序打電話掌握并主導(dǎo)交談簡短 節(jié)省自己和他人的時(shí)間 結(jié)束電話 在我走之前 還有什么需要討論的嗎 我有一個(gè)電話要接 以后再回電給你行嗎 進(jìn)一步的問題可以下次再談我得去開會(huì)了 老板在等我呢我得走了 同事正招呼我呢 如何改善拖延的習(xí)慣 工作計(jì)劃貫徹完成定期檢討化整為零 目標(biāo)管理 備忘錄和宣傳品放在電腦上 重要聯(lián)系人名單貼在電腦上 電話機(jī)被紙張淹沒了 廢紙溢出未清理 廢紙撒落在地上 閱讀文件塞入文檔中被遺忘了 文件數(shù)量在膨脹 卻未隨時(shí)更新 文件柜中充斥著無關(guān)的資料 整理文件 從清理辦公桌開始 只打開正在使用的文件 發(fā)函文件經(jīng)常清理 只保留當(dāng)前的來函文件 文件都是最新的 最頻繁使用的文檔極易拿到 電話伸手可及 常用文檔靠近辦公桌 無用的東西及時(shí)清除 清理辦公桌 整理文件 緊急 立即處理不緊急 待處理只擺放目前手頭需要處理的文件每天都清理 扔掉 存檔已處理文件 整理E mail 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍 然后做分類養(yǎng)成習(xí)慣 一天只有三個(gè)時(shí)段看E mail除了急件以外 集中時(shí)段回信 3 44D原則 Doitnow 親自做 不能丟掉不管 不能拖一拖再辦 不能授權(quán)的事 按照優(yōu)先順序自己親自去完成 Delegateit 授權(quán) 學(xué)會(huì)授權(quán) 將能派出去的事盡量派給他人干 這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作 Doitlater 稍后再辦 把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動(dòng) 次要的工作 信息資料不全的工作 暫時(shí)掛在一邊 待有空時(shí)再去處理 Don tdoit 丟掉不管 把一些與目標(biāo)無關(guān)的事 無效益的事 應(yīng)差的事丟掉不管 3 580 20法則 花最少的力氣 獲得最多的效益 你所完成的工作里 80 的成果 來自于20 的時(shí)間 瑣碎的多數(shù)事物 重要的少數(shù)事物 80 時(shí)間 20 時(shí)間 20 成效 80 成效 3 6時(shí)間管理的建議 設(shè)立有挑戰(zhàn)但可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)設(shè)定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛時(shí)做最用腦力的工作不要推遲你不喜歡但重要的事情不重要的事遲一點(diǎn)做分析你在時(shí)間管理方面的障礙確立你不希望被打擾的時(shí)間一次只做一件事如果你開始做一件事 盡可能做完它 3 6時(shí)間管理的建議 11 做好電話溝通的計(jì)劃12 在工作效率低時(shí)做幾次小休的安排13 用固定的時(shí)間 會(huì)議與下屬討論日常事宜14 有選擇 要學(xué)會(huì)拒絕15 在同一地方收集你所有的想法16 定時(shí)檢討時(shí)間的運(yùn)用 永遠(yuǎn)尋找更大發(fā)揮時(shí)間價(jià)值的方法17 如不能確定你會(huì)做什么就避免帶作業(yè)回家18 弄清問題才去做19 把事情做得足夠好 避免過份的完美主義20 養(yǎng)成記筆記組織思路的習(xí)慣 Page 63 處方 1 做好事前控制2 做好過程監(jiān)控3 做好結(jié)果反饋 一切為了高效 計(jì)劃 Page 64 Why What Who When Where Howto 1 做好事前控制 5W3H 一站式 工作思維 5W3H 任務(wù)如何做 可以借助類似的成功先例嗎 哪種方式最有可能達(dá)成目標(biāo) 可能會(huì)遇到的問題是什