時間管理效率課件(PPT 40頁).ppt

時間管理 第一部分時間管理的基礎(chǔ)與前提 時間是什么 如何管理時間 時間是什么 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得 時間特性 如何管理時間 誰需要學(xué)習(xí)時間管理 忙盲茫 看得見 看不見的不會感到浪費能計算 感覺不到消失不會難過有期限 沒期限不會有完成壓力付代價 不費力氣的決不會珍惜 時間管理的可視化技巧 時間管理的三個層次 把事情做對 認(rèn)準(zhǔn)方向把事情做好 用對方法把事情做快 提升效率 第二部分把事情做對 認(rèn)準(zhǔn)方向 管理時間的基本原則如何來管理時間 管理時間的基本原則 時間管理的 3效 四代時間管理理論重要 緊急時間象限四類人生命之輪的啟示 如何管理時間 管理價值觀管理專注力管理習(xí)慣管理狀態(tài) 不合理的時間配置 第三部分把事情做好 用對方法 提升效能的方法 思維導(dǎo)圖高效溝通的方法 金字塔原理設(shè)定目標(biāo)的方法 SMART原則制定計劃的方法 計劃六步 道法自然寫出心象突出重點掌控全局 思維導(dǎo)圖的特點 為什么學(xué)習(xí)這個內(nèi)容 如何高效地進行溝通 提高溝通的效能 溝通是為了解決問題 要有明確和有價值的思想 提高溝通的效率 溝通要讓對方準(zhǔn)確快速地理解你的意思 掌握關(guān)鍵點 金字塔原理 Specific明確而具體Measurable可衡量量化Asifnow符合現(xiàn)在時Realistic切實而可行Trackable追蹤有時限 訂立目標(biāo)的SMART法則 具體明確 Specific 做好一件事 比做好幾件事更容易 也更容易成功企業(yè) 要集中 不要盲目多元化個人 一個專注的常人比一個精力分散的天才更有成就軍事學(xué)的第一原則 集中兵力 集中力量 擊中要害 向深處發(fā)展 5W2H法 5W2H法由美國陸軍兵器修理部首創(chuàng) 誕生于第二次世界大戰(zhàn)中 由于易記 應(yīng)用方便 曾被廣泛用于企業(yè)管理和各項工作中 5W2H都是英文的第一個字母 即通過設(shè)問來誘發(fā)人們的創(chuàng)造性設(shè)想 發(fā)問的具體內(nèi)容可根據(jù)具體對象靈活應(yīng)用 1 Why 為什么 為什么需要改革 為什么非這樣做不可 2 What 什么 目的是什么 做哪一部分工作 3 Where 何處 從何入手 何處最適宜 4 When 何時 何時完成 何時最適宜 5 Who 誰 誰來承擔(dān) 誰去完成 誰最適合 6 How 怎樣 怎樣去做 怎樣做效率最高 怎樣實施 7 Howmuch 多少 要完成多少數(shù)量 成本多少 利潤多少 能夠衡量 Measurable 運用數(shù)字加以量化營業(yè)額 利潤 費用 成本 資金量化 期限 次數(shù) 天數(shù) 速度 時間量化 良品率 不良率 回收率 質(zhì)量量化 將不易衡量對象予以量化客戶滿意度 員工士氣 公司形象利用流程展開之步驟 衡量各階段之檢核點 切實而可行 Realistic A1 Attainable可以達到的A2 Achievable自力可成的A3 Acceptable可以接受的 切實而可行的3A要素 A1 可以達到的 Attainable 依照本身的能力條件依據(jù)內(nèi)外部可用資源依據(jù)市場發(fā)展的情勢區(qū)分階段按步實施 Case 我受夠了 我的新同事總是不停的找我 打我的電話 問這問那 我根本沒有時間集中注意力做自己的事情 我的目標(biāo)是我的同事們獨立一些 A2 自力可成的 Achievable A3 可以接受的 Acceptable 設(shè)定期限的原則 TrackAble 設(shè)定目標(biāo)達成的時間期限 在目標(biāo)執(zhí)行過程設(shè)定中間檢核點 目標(biāo)要寫在紙上 自廢武功 依不同期間設(shè)定階段性目標(biāo) 年度 月份 周別 每日目標(biāo) 設(shè)定期限的原則 TrackAble 設(shè)定目標(biāo)達成的時間期限在目標(biāo)執(zhí)行過程 設(shè)定中間檢核點目標(biāo)要寫在紙上 自廢武功 依不同期間設(shè)定階段性目標(biāo) 年度 月份 周別 每日目標(biāo) 有效計劃的6步展開 Step1 全盤思考設(shè)定目標(biāo)Step2 收集資訊掌握事實Step3 狀況評估分析事實Step4 創(chuàng)意思考研擬方案Step5 決策分析風(fēng)險預(yù)估Step6 行動計劃排除障礙 Step1 全盤思考設(shè)定目標(biāo) 思考計劃所要達成的目的為何 了解公司整體目標(biāo)及方向明確區(qū)分長短期目標(biāo)將目標(biāo)加以展開須考慮機會利益和機會損失掌握相關(guān)人員的真正意圖 Step2 收集資訊掌握事實 描繪全貌 決定影響達成目的要因 依據(jù)要因項目 不要疏漏事實不要只看表面的事 運用 5W2H 重點搜集相關(guān)事實區(qū)分事實與意見 并搜集佐證意見的相關(guān)事實現(xiàn)場走動 主動訪談 收集資訊運用腦力激蕩法 尋求小組成員觀點消除先入為主的偏見考慮本身的使命 立場及能力 Step3 狀況評估分析事實 針對事實 進行整理 區(qū)別及評估一方面思考因果關(guān)系 一方面深入發(fā)掘問題從事實與事實產(chǎn)生關(guān)連后 再推斷表面上難以發(fā)現(xiàn)的事實對發(fā)現(xiàn)的問題 區(qū)分優(yōu)先性活用演繹及歸納等分析方法須考慮獲取資訊的成本與時效性 Step4 創(chuàng)意思考研擬方案 激發(fā)創(chuàng)意的方法 平行思考 轉(zhuǎn)換觀點 角度 逆向思考 從結(jié)果點想回來 反面思考 為什么不 Step5 決策分析風(fēng)險預(yù)估 進行方案之可行性分析正確性 經(jīng)濟性 迅速性 安全性如何評估各方案之可能風(fēng)險此計劃對相關(guān)人員的影響如何 決策時機是否適當(dāng) 實行時機是否適當(dāng) 工具 決策樹 DA分析表 Step6 行動計劃排除障礙 依決定方案 發(fā)展具體行動計劃排定計劃執(zhí)行之時間表設(shè)定進度查核點及查核方式溝通協(xié)調(diào) 整合內(nèi)部努力有效排除工作障礙研擬潛在問題分析與后備計劃變動狀況下如何調(diào)整計劃 第四部分把事情做快 提升效率 堵住時間的漏洞提升自我生產(chǎn)力 堵住時間的漏洞 錯位的物品 TRAF原則遺忘的事情 好記性不如爛筆頭社交與干擾 學(xué)會說 不 通勤與出差 利用零碎與逆勢操作電視的誘惑 持續(xù)的改進 在旁觀者看來 不整潔的工作場所除了反映出工作者頭腦混亂以外 不再代表其他 TRAF TossIt ReferIt ActonIt FileIt 針對凌亂的桌子 TRAF原則 處理文件 毫不遲疑 好記性不如爛筆頭 巧用九宮格做備忘錄 為什么不會說 不 什么時候應(yīng)該說 不 如何說 不 給出理由婉轉(zhuǎn)的藝術(shù)轉(zhuǎn)換斬釘截鐵 用有限的時間做重要的事 避免有求必應(yīng) 逆勢操作與零碎時間 小額投資足以致富 上下班路上能做哪些事 六 創(chuàng)作七 反省八 視聽休閑九 觀察十 休息 一 寫卡片二 打