時(shí)間管理效率課件(PPT 40頁(yè)).ppt

時(shí)間管理 第一部分時(shí)間管理的基礎(chǔ)與前提 時(shí)間是什么 如何管理時(shí)間 時(shí)間是什么 供給毫無(wú)彈性 無(wú)法蓄積 無(wú)法取代 無(wú)法失而復(fù)得 時(shí)間特性 如何管理時(shí)間 誰(shuí)需要學(xué)習(xí)時(shí)間管理 忙盲茫 看得見(jiàn) 看不見(jiàn)的不會(huì)感到浪費(fèi)能計(jì)算 感覺(jué)不到消失不會(huì)難過(guò)有期限 沒(méi)期限不會(huì)有完成壓力付代價(jià) 不費(fèi)力氣的決不會(huì)珍惜 時(shí)間管理的可視化技巧 時(shí)間管理的三個(gè)層次 把事情做對(duì) 認(rèn)準(zhǔn)方向把事情做好 用對(duì)方法把事情做快 提升效率 第二部分把事情做對(duì) 認(rèn)準(zhǔn)方向 管理時(shí)間的基本原則如何來(lái)管理時(shí)間 管理時(shí)間的基本原則 時(shí)間管理的 3效 四代時(shí)間管理理論重要 緊急時(shí)間象限四類人生命之輪的啟示 如何管理時(shí)間 管理價(jià)值觀管理專注力管理習(xí)慣管理狀態(tài) 不合理的時(shí)間配置 第三部分把事情做好 用對(duì)方法 提升效能的方法 思維導(dǎo)圖高效溝通的方法 金字塔原理設(shè)定目標(biāo)的方法 SMART原則制定計(jì)劃的方法 計(jì)劃六步 道法自然寫(xiě)出心象突出重點(diǎn)掌控全局 思維導(dǎo)圖的特點(diǎn) 為什么學(xué)習(xí)這個(gè)內(nèi)容 如何高效地進(jìn)行溝通 提高溝通的效能 溝通是為了解決問(wèn)題 要有明確和有價(jià)值的思想 提高溝通的效率 溝通要讓對(duì)方準(zhǔn)確快速地理解你的意思 掌握關(guān)鍵點(diǎn) 金字塔原理 Specific明確而具體Measurable可衡量量化Asifnow符合現(xiàn)在時(shí)Realistic切實(shí)而可行Trackable追蹤有時(shí)限 訂立目標(biāo)的SMART法則 具體明確 Specific 做好一件事 比做好幾件事更容易 也更容易成功企業(yè) 要集中 不要盲目多元化個(gè)人 一個(gè)專注的常人比一個(gè)精力分散的天才更有成就軍事學(xué)的第一原則 集中兵力 集中力量 擊中要害 向深處發(fā)展 5W2H法 5W2H法由美國(guó)陸軍兵器修理部首創(chuàng) 誕生于第二次世界大戰(zhàn)中 由于易記 應(yīng)用方便 曾被廣泛用于企業(yè)管理和各項(xiàng)工作中 5W2H都是英文的第一個(gè)字母 即通過(guò)設(shè)問(wèn)來(lái)誘發(fā)人們的創(chuàng)造性設(shè)想 發(fā)問(wèn)的具體內(nèi)容可根據(jù)具體對(duì)象靈活應(yīng)用 1 Why 為什么 為什么需要改革 為什么非這樣做不可 2 What 什么 目的是什么 做哪一部分工作 3 Where 何處 從何入手 何處最適宜 4 When 何時(shí) 何時(shí)完成 何時(shí)最適宜 5 Who 誰(shuí) 誰(shuí)來(lái)承擔(dān) 誰(shuí)去完成 誰(shuí)最適合 6 How 怎樣 怎樣去做 怎樣做效率最高 怎樣實(shí)施 7 Howmuch 多少 要完成多少數(shù)量 成本多少 利潤(rùn)多少 能夠衡量 Measurable 運(yùn)用數(shù)字加以量化營(yíng)業(yè)額 利潤(rùn) 費(fèi)用 成本 資金量化 期限 次數(shù) 天數(shù) 速度 時(shí)間量化 良品率 不良率 回收率 質(zhì)量量化 將不易衡量對(duì)象予以量化客戶滿意度 員工士氣 公司形象利用流程展開(kāi)之步驟 衡量各階段之檢核點(diǎn) 切實(shí)而可行 Realistic A1 Attainable可以達(dá)到的A2 Achievable自力可成的A3 Acceptable可以接受的 切實(shí)而可行的3A要素 A1 可以達(dá)到的 Attainable 依照本身的能力條件依據(jù)內(nèi)外部可用資源依據(jù)市場(chǎng)發(fā)展的情勢(shì)區(qū)分階段按步實(shí)施 Case 我受夠了 我的新同事總是不停的找我 打我的電話 問(wèn)這問(wèn)那 我根本沒(méi)有時(shí)間集中注意力做自己的事情 我的目標(biāo)是我的同事們獨(dú)立一些 A2 自力可成的 Achievable A3 可以接受的 Acceptable 設(shè)定期限的原則 TrackAble 設(shè)定目標(biāo)達(dá)成的時(shí)間期限 在目標(biāo)執(zhí)行過(guò)程設(shè)定中間檢核點(diǎn) 目標(biāo)要寫(xiě)在紙上 自廢武功 依不同期間設(shè)定階段性目標(biāo) 年度 月份 周別 每日目標(biāo) 設(shè)定期限的原則 TrackAble 設(shè)定目標(biāo)達(dá)成的時(shí)間期限在目標(biāo)執(zhí)行過(guò)程 設(shè)定中間檢核點(diǎn)目標(biāo)要寫(xiě)在紙上 自廢武功 依不同期間設(shè)定階段性目標(biāo) 年度 月份 周別 每日目標(biāo) 有效計(jì)劃的6步展開(kāi) Step1 全盤(pán)思考設(shè)定目標(biāo)Step2 收集資訊掌握事實(shí)Step3 狀況評(píng)估分析事實(shí)Step4 創(chuàng)意思考研擬方案Step5 決策分析風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估Step6 行動(dòng)計(jì)劃排除障礙 Step1 全盤(pán)思考設(shè)定目標(biāo) 思考計(jì)劃所要達(dá)成的目的為何 了解公司整體目標(biāo)及方向明確區(qū)分長(zhǎng)短期目標(biāo)將目標(biāo)加以展開(kāi)須考慮機(jī)會(huì)利益和機(jī)會(huì)損失掌握相關(guān)人員的真正意圖 Step2 收集資訊掌握事實(shí) 描繪全貌 決定影響達(dá)成目的要因 依據(jù)要因項(xiàng)目 不要疏漏事實(shí)不要只看表面的事 運(yùn)用 5W2H 重點(diǎn)搜集相關(guān)事實(shí)區(qū)分事實(shí)與意見(jiàn) 并搜集佐證意見(jiàn)的相關(guān)事實(shí)現(xiàn)場(chǎng)走動(dòng) 主動(dòng)訪談 收集資訊運(yùn)用腦力激蕩法 尋求小組成員觀點(diǎn)消除先入為主的偏見(jiàn)考慮本身的使命 立場(chǎng)及能力 Step3 狀況評(píng)估分析事實(shí) 針對(duì)事實(shí) 進(jìn)行整理 區(qū)別及評(píng)估一方面思考因果關(guān)系 一方面深入發(fā)掘問(wèn)題從事實(shí)與事實(shí)產(chǎn)生關(guān)連后 再推斷表面上難以發(fā)現(xiàn)的事實(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題 區(qū)分優(yōu)先性活用演繹及歸納等分析方法須考慮獲取資訊的成本與時(shí)效性 Step4 創(chuàng)意思考研擬方案 激發(fā)創(chuàng)意的方法 平行思考 轉(zhuǎn)換觀點(diǎn) 角度 逆向思考 從結(jié)果點(diǎn)想回來(lái) 反面思考 為什么不 Step5 決策分析風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估 進(jìn)行方案之可行性分析正確性 經(jīng)濟(jì)性 迅速性 安全性如何評(píng)估各方案之可能風(fēng)險(xiǎn)此計(jì)劃對(duì)相關(guān)人員的影響如何 決策時(shí)機(jī)是否適當(dāng) 實(shí)行時(shí)機(jī)是否適當(dāng) 工具 決策樹(shù) DA分析表 Step6 行動(dòng)計(jì)劃排除障礙 依決定方案 發(fā)展具體行動(dòng)計(jì)劃排定計(jì)劃執(zhí)行之時(shí)間表設(shè)定進(jìn)度查核點(diǎn)及查核方式溝通協(xié)調(diào) 整合內(nèi)部努力有效排除工作障礙研擬潛在問(wèn)題分析與后備計(jì)劃變動(dòng)狀況下如何調(diào)整計(jì)劃 第四部分把事情做快 提升效率 堵住時(shí)間的漏洞提升自我生產(chǎn)力 堵住時(shí)間的漏洞 錯(cuò)位的物品 TRAF原則遺忘的事情 好記性不如爛筆頭社交與干擾 學(xué)會(huì)說(shuō) 不 通勤與出差 利用零碎與逆勢(shì)操作電視的誘惑 持續(xù)的改進(jìn) 在旁觀者看來(lái) 不整潔的工作場(chǎng)所除了反映出工作者頭腦混亂以外 不再代表其他 TRAF TossIt ReferIt ActonIt FileIt 針對(duì)凌亂的桌子 TRAF原則 處理文件 毫不遲疑 好記性不如爛筆頭 巧用九宮格做備忘錄 為什么不會(huì)說(shuō) 不 什么時(shí)候應(yīng)該說(shuō) 不 如何說(shuō) 不 給出理由婉轉(zhuǎn)的藝術(shù)轉(zhuǎn)換斬釘截鐵 用有限的時(shí)間做重要的事 避免有求必應(yīng) 逆勢(shì)操作與零碎時(shí)間 小額投資足以致富 上下班路上能做哪些事 六 創(chuàng)作七 反省八 視聽(tīng)休閑九 觀察十 休息 一 寫(xiě)卡片二 打