北京金福地物業(yè)財務部工作手冊.doc

房地產(chǎn)E網(wǎng)-房地產(chǎn)物業(yè)管理資料庫北京金福地物業(yè)財務部工作手冊二零零八年八月 47質(zhì)量體系文件目錄序號文件編號文 件 名 稱文件性質(zhì)01FD-CW-001備用金管理制度02FD-CW-002代收備用金管理制度03FD-CW-003財務報表作業(yè)04FD-CW-004催繳作業(yè)05FD-CW-005發(fā)票收據(jù)管理制度06FD-CW-006資產(chǎn)管理制度07FD-CW-007收款作業(yè)流程08FD-CW-008請款及付款管理制度09FD-CW-009工程物品采購制度10FD-CW-010押金申請申退作業(yè)流程11FD-CW-011預算作業(yè)12FD-CW-012緊急采購作業(yè)13FD-CW-013交通費使用標準14FD-CW-014招待費使用標準15FD-CW-015職務代理人作業(yè)16FD-CW-016工程物品采購流程17FD-CW-017工程物品驗收制度18FD-CW-018請采購流程房地產(chǎn)E網(wǎng)-房地產(chǎn)物業(yè)管理資料庫質(zhì)量記錄表格目錄序號表格編號名 稱備 注1FD-H-001備用金申請表2FD-H-002備用金保管收據(jù)3FD-H-003備用金報銷單4FD-H-004個人備用金報銷明細表5FD-H-005備用金報銷明細表6FD-H-006代收備用金申請單7FD-H-007代收備用金報銷明細表8FD-H-008代收備用金保管收據(jù)9FD-H-009資產(chǎn)負債表10FD-H-010損益表11FD-H-011預算對比表12FD-H-012收支表13FD-H-013固定資產(chǎn)明細表14FD-H-014應收賬款明細表15FD-H-015應付賬款明細表16FD-H-016預收賬款明細表17FD-H-017其他應收款明細表18FD-H-018其他應付款明細表19FD-H-019預提費用明細表20FD-H-020待攤費用明細表21FD-H-021低值易耗品明細表22FD-H-022管理費收款明細表23FD-H-023應交稅金明細表24FD-H-024管理費催繳明細表25FD-H-025催繳通知單26FD-H-026寄發(fā)律師函明細表27FD-H-027提請訴訟申請表28FD-H-028發(fā)票、收據(jù)申請單29FD-H-029發(fā)票記錄本FD-H-030資產(chǎn)登記卡FD-H-031資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請單FD-H-032資產(chǎn)遺失申報單FD-H-033資產(chǎn)報廢申報單FD-H-034資產(chǎn)清冊FD-H-035資產(chǎn)盤點清冊FD-H-036付款通知單FD-H-037收款日報表FD-H-038車位管理費等收款清單FD-H-039物業(yè)管理費收款清單FD-H-040其他收入收款清單FD-H-041代收項目收款清單（一）FD-H-042代收項目收款清單（二）FD-H-043押金收款清單FD-H-044費用申請單FD-H-045物料請購單FD-H-046物料采購單FD-H-047物料驗收單FD-H-048付款明細表FD-H-049支票付款記錄FD-H-050付款日報表FD-H-051工程物品請購單FD-H-052工程物品采購單FD-H-053工程物品驗收單FD-H-054廚房用品請購單FD-H-055押金收取申退收據(jù)FD-H-056押金收據(jù)遺失證明FD-H-057押金退款簽收單FD-H-058啟動預算表FD-H-059年度預算表FD-H-060緊急采購報告單（一）FD-H-061緊急采購報告單（二）FD-H-062市內(nèi)交通費報銷單FD-H-063招待費預先申請單FD-H-064招待費報銷單FD-H-065月度報銷單程序文件文件名稱編號：FD-CW-001財務部備用金管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共2頁簽發(fā)日期編制一 備用金額度依據(jù)每個項目規(guī)格經(jīng)公司物業(yè)部與財務部審核后根據(jù)標準存放一定金額的備用金。二 備用金保管人 各項目出納三 備用金使用范圍1、 使用上限以10000元為限。2、 使用項目為郵資、日常用品、員工車費（僅限于各項目一般員工）及一般小額雜項。3、 零用金每月補發(fā)一次，物業(yè)總經(jīng)理必須于額度內(nèi)加強控管使用。四 備用金使用程序負責執(zhí)行人員使用表單說 明時 點備用金設置物業(yè)總經(jīng)理備用金申請表依各駐點現(xiàn)場情況提報總部。駐點成立或設置必要時備用金發(fā)放駐點出納備用金保管收據(jù)1). 由出納人員保管并簽署備用金保管收據(jù)。2). 保管人員應設置現(xiàn)金流水帳，以記錄各項備用金收支情形。備用金投入時使用申請使用人 備用金報銷單 個人備用金報銷明細表備用金申請人填寫備用金報銷單及“個人備用金報銷明細表”，并附發(fā)票。每周一程序文件文件名稱編號：FD-CW-001財務部備用金管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共2頁簽發(fā)日期編制 主管簽核物業(yè)總經(jīng)理1). 物業(yè)總經(jīng)理審核支出的必要性及數(shù)據(jù)實際購入的品目，數(shù)量，金額是否準確。每周一支付備用金項目出納1). 出納人員核對憑證及簽署權限。2). 支付備用金并要求領款簽章。每周一備用金撥補手續(xù)項目出納備用金報銷明細表1). 出納人員根據(jù)當月所有支出編制“備用金報銷明細表”。2). 由物業(yè)總經(jīng)理依據(jù)請款程序申請補發(fā)，并由總部物業(yè)經(jīng)理、財務部審核。備用金不足時備用金撥補入帳公司出納/項目出納1). 由總部出納撥發(fā)備用金。程序文件文件名稱編號：FD-CW-002財務部代收備用金管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共2頁簽發(fā)日期編制一、 前言為配合項目現(xiàn)場申退各項押金及代付款項而設置一定金額的“代收備用金“二、 代收備用金額度設置依據(jù)項目實際狀況，由物業(yè)總經(jīng)理申報，并財務部主管核準確認后，存放一定金額與現(xiàn)場。 三、 代收備用金保管人項目出納保管備用金，但物業(yè)總經(jīng)理需承擔監(jiān)督保管責任。 四、 代收備用金使用范圍申退各項押金1. 出入證押金2. 車位證押金3. 裝修押金4. 其他押金五、 相關規(guī)定1、 代付項目如可評估或明確應付項目金額，應采用月結方式申請，以支票或現(xiàn)金支付。2、 代收備用金每月補發(fā)一次，物業(yè)總經(jīng)理應于額度內(nèi)控管使用。程序文件文件名稱編號：FD-CW-002財務部代收備用金管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共2頁簽發(fā)日期編制六、 代收備用金管理程序負責執(zhí)行人員使用表單說明時點申請物業(yè)總經(jīng)理 財務部主管代收備用金申請單1). 由物業(yè)總經(jīng)理依據(jù)現(xiàn)場實際狀況提出申請。2). 經(jīng)總公司總經(jīng)理及財務部主管審核。設置發(fā)放出納，物業(yè)總經(jīng)理*代收備用金保管收據(jù)1).由出納人員及物業(yè)經(jīng)理簽 署代收備用金收據(jù)。設置備用金時代收備用金使用出納*收據(jù)*押金收據(jù)遺失證明單1).依據(jù)“押金收取/申退作業(yè)“執(zhí)行退款。申退當日代收備用金補發(fā)手續(xù)出納*代收備用金報銷明細表1).出納人員根據(jù)當月所有申 退及付款編制“代收備用 金報銷明細表“。2).應依據(jù)報銷程序申請補 發(fā)，并由物業(yè)部主管，財 務部主管簽核。備用金不足時代收備用金補登入帳公司出納1).由公司補發(fā)出納補發(fā)代收 備用金。程序文件文件名稱編號：FD-CW-003財務部財務報表作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共2頁簽發(fā)日期編制一、項目1. 月財務報表制作提報每月各項財務分析表至主管及業(yè)主委員會/發(fā)展商2. 年度財務報表制作提報年度各項財務分析表至會計事務所 二、制作程序負責執(zhí)行人員使用表單說明報表編制項目會計月報表1.資產(chǎn)負債表2.損益表3.預算對比表4.收支表5.固定資產(chǎn)明細表6.應收物業(yè)管理費明細表7.應付賬款明細表8.預收賬款明細表9.其他應收款明細表10.其他應付款明細表11. 預提費用明細表12.待攤費用明細表13.低值易耗品明細表14.管理費收款明細表15.應交稅金明細表月報表：1） 收入項目結至30日/31日2） 支出項目結至30日/31日3） 會計人員依當月收入支出情形，編制報表程序文件文件名稱編號：FD-CW-003財務部財務報表作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共2頁簽發(fā)日期編制年度報表：1.資產(chǎn)負債表2.損益表3.現(xiàn)金流量表年度報表：1)所有賬目結至12月31日每年1月31日 財報復核公司財務經(jīng)理同上以備提報會計事項查賬月報表1)將各項財報送交公司財務經(jīng)理復核。2)送公司物業(yè)部主管簽核。年度財報1)將年度財報送公司財務經(jīng)理復核2)送公司物業(yè)部主管簽核。每月6日每月8日每年2月1日業(yè)主委員會/發(fā)展商審核物業(yè)總經(jīng)理/項目會計同上月報表1)業(yè)主要求情形，應將財報提報業(yè)主委員會/發(fā)展商參閱。年度財報1)原則上須呈報業(yè)主委員會/發(fā)展商 每月10日公告及存檔物業(yè)總經(jīng)理/項目會計1） 物業(yè)管理處收支費用表2） 物業(yè)管理處管理費收繳情況1) 視業(yè)主委員會要求可將財報公布于該管理中心2) 審核之財務報表正本應存公司財務部，副本應存管理中心以便查閱。每月15日程序文件文件名稱編號：FD-CW-004財務部催繳作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共2頁簽發(fā)日期編制為維護項目正常運作, 對逾期未繳物業(yè)管理費之用戶需按下列流程于不同階段實施不同催繳作業(yè)，唯電話及口頭催繳在任何階段都應持續(xù)進行。負責執(zhí)行人員使用表單說明時點親自拜訪電話催款物業(yè)總經(jīng)理/客服人員1). 物業(yè)總經(jīng)理及客戶服務人員應主動以電話或登門拜訪方式提醒業(yè)主催繳物業(yè)管理費。逾繳費通知單上之繳費期限制作催繳單物業(yè)總經(jīng)理/會計/客服人員1) 管理費催繳明細表2）催繳通知單1)依據(jù)未繳款資料等制作“催繳明細表”。2)依據(jù)“催繳明細表”依次制作催繳通知單第一次催繳通知單第二次催繳通知單第三次催繳通知單逾繳費通知單上之繳費期限（如管理有約定，則根據(jù)管理合約約定的日期催繳）年收第1月15日 第2月15日第3月15 日程序文件文件名稱編號：FD-CW-004財務部催繳作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共2頁簽發(fā)日期編制催繳通知單之寄發(fā)客服人員催繳通知單記錄表1)由物業(yè)總經(jīng)理統(tǒng)籌寄發(fā)2)郵寄應以掛號方式寄出3)物業(yè)總經(jīng)理將處理情形記錄于住戶催繳明細表，并附于財務報表上。4)（催繳通知單影本），郵寄掛號信證明單，連同本次催繳明細表應一并存檔。寄發(fā)律師函物業(yè)部物業(yè)經(jīng)理/物業(yè)總經(jīng)理1) 寄發(fā)律師函明細表2)律師函3)郵寄記錄表1)物業(yè)總經(jīng)理應對多次催繳仍不繳納者，申請寄發(fā)律師函2). 編制寄律師函明細表，經(jīng)物業(yè)部物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)。3). 并應提報業(yè)主委員會/發(fā)展商同意寄發(fā)4). 律師函內(nèi)容由律師出具。5). 郵寄掛號信證明，寄發(fā)律師函明細表連同律師函影印本應一并存檔。視管理合約之規(guī)定催繳期限提請法院訴訟物業(yè)部物業(yè)經(jīng)理/物業(yè)總經(jīng)理提請訴訟申請表訴訟函1)物業(yè)總經(jīng)理應就惡意不繳納者提報業(yè)主委員會經(jīng)業(yè)主大會（業(yè)主代表大會，發(fā)展商）決議同意授權后執(zhí)行。（首次決議）2)所有訴訟函資料應留底存檔。3). 申請法院就債務人財產(chǎn)1、 凍結財產(chǎn)2、 拍賣財產(chǎn)，以便清算欠繳管理費滿半年者依法院判決程序程序文件文件名稱編號：FD-CW-005財務部發(fā)票收據(jù)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共2頁簽發(fā)日期編制一、 發(fā)票1、 發(fā)票使用范圍一般有以下各項收入時必須開具發(fā)票：物業(yè)管理費收入，車位管理費收入，清潔收入（有償服務部份）及其他必須繳納稅收的各項收入。2、 發(fā)票領用1) 項目設置發(fā)票管理員，負責領用，保管，使用發(fā)票。2) 項目所開具的發(fā)票均需向總公司領用，并統(tǒng)一加蓋公司發(fā)票章，不得私自購買發(fā)票使用。3) 如需向總部申請領用發(fā)票時，應提前二天以書面形式向總部申請。（見附表）3、 發(fā)票填寫1） 物業(yè)管理處應在收訖業(yè)主繳納的現(xiàn)金，支票或其他收款憑證后向業(yè)主開具發(fā)票。2） 發(fā)票填寫時，應做到按號碼順序開具。3） 發(fā)票三聯(lián)一次填寫，內(nèi)容需完全一致。必須填寫的內(nèi)容包括：業(yè)主名稱及單元號，開具日期，收費項目，金額（大小寫金額需保持一致），開票人。收取物業(yè)管理費時，開具的發(fā)票上應明確是收取物業(yè)管理費的日期。4） 發(fā)票不得隨意涂改，如發(fā)現(xiàn)開錯現(xiàn)象，應三聯(lián)同時復寫“作廢”字樣，重新開具正確發(fā)票。并在發(fā)票封面上填寫作廢張數(shù)。4、 開具紅字發(fā)票1） 發(fā)票核銷后，或隔月發(fā)現(xiàn)發(fā)票開具錯誤，需重新開具發(fā)票時，必須先收回原發(fā)票，開具紅字發(fā)票以抵消開具錯誤的發(fā)票。紅字發(fā)票的填寫項目應與原開具發(fā)票所有項目一致。2） 各項目出納在開具紅字發(fā)票時必須向項目會計或總部會計申請備案，不得隨意開具。程序文件文件名稱編號：FD-CW-005財務部發(fā)票收據(jù)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共2頁簽發(fā)日期編制5、 發(fā)票的核銷1） 項目應備有發(fā)票記錄，核銷本。（見附件）2） 發(fā)票記錄本上應明確填寫發(fā)票號，每張發(fā)票所開具的內(nèi)容等項目，每本發(fā)票使用結束后應及時上繳公司總部以換取新發(fā)票，并請公司總部會計核銷，簽字確認。二、 收據(jù)1、 收據(jù)的使用范圍稅務局統(tǒng)一印制的收據(jù)一般使用于各代收代付項目，收取出入證押金外購收據(jù)一般用于維修費，復印費等小額收費。注：收據(jù)的使用，填寫，紅字收據(jù)的開具，收據(jù)的核銷均與發(fā)票相同。程序文件文件名稱編號：FD-CW-006財務部資產(chǎn)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共3頁簽發(fā)日期編制一、 前言固定資產(chǎn)是物業(yè)運作的基礎。為配合各項業(yè)務的拓展，需購置、更新各種物品及設備。其項目繁多，故應通過公司行政部管理及使用單位妥善管理，才能更好發(fā)揮資產(chǎn)之效能。二、 固定資產(chǎn)的定義固定資產(chǎn)于財務上與行政上有不同之定義：財務上：固定資產(chǎn)指單筆金額超過2,000元人民幣，且使用年限超過兩年以上的有形資金。并按照稅法規(guī)定于若干年期間內(nèi)提列折舊。行政上：1.上述帳上資產(chǎn)2.帳上已盡折舊之資產(chǎn)，但事實上仍繼續(xù)使用之資產(chǎn)。3.金額未達一定標準 (2,000) ，但可供長期使用，雖然于帳務上未列作資產(chǎn)，仍應管理記錄。4.業(yè)主移交或受贈而來，雖無成本記錄，仍需使用保管者。三、 固定資產(chǎn)的分類1. 辦公設備：電腦軟硬件、復印機、傳真機、影印機、裝訂器、打卡鐘、計算器等。2. 辦公家具：辦公桌椅、檔案柜、白板、辦公廳隔間設備等。3. 電器設備：冰箱、微波爐、冷氣機、電視機、風扇、飲水機、錄影機等。4. 通訊設備：電話機組、無線電機組、對講機等。5. 保安設備：電機棒、手電筒、巡邏鐘等。6. 機電設備：儀器設備、機電工具等。7. 其他設備：未列入上述分類之各項設備、器具、工具。四、 資產(chǎn)管理權責的劃分財務部：負責資產(chǎn)成本的記錄，折舊的攤提，依據(jù)稅務規(guī)定編制資產(chǎn)清單。行政部：負責資產(chǎn)之購置、分類編號、登錄造冊、使用分配、變動登記、實地盤點、報廢拍賣等。為資產(chǎn)之廣泛管理者。使用部門：物業(yè)總經(jīng)理應為業(yè)主委員會資產(chǎn)負最高的管理責任，須妥善保管使用。程序文件文件名稱編號：FD-CW-006財務部資產(chǎn)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共3頁簽發(fā)日期編制五、 固定資產(chǎn)購置程序作業(yè)流程負責執(zhí)行人員使用報表說明提出需求需求單位請購單請依照“請購作業(yè)程序”執(zhí)行清查資產(chǎn)可否移轉(zhuǎn)使用Y 行政部門資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申請單N評估作業(yè)后依采購作業(yè)辦理采購行政部門采購單1.請依照“采購作業(yè)程序”執(zhí)行2.電腦設備應由公司IT人員協(xié)助購買驗收使用單位或工程主管或采購人員驗收單請依照“驗收作業(yè)程序”登錄“資產(chǎn)登記卡”行政部門資產(chǎn)登記卡資產(chǎn)清冊提列折舊財務部固定資產(chǎn)清單記錄成本、利息于帳上。程序文件文件名稱編號：FD-CW-006財務部資產(chǎn)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第3頁 共3頁簽發(fā)日期編制六、 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移由移出單位填寫“資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申報單”經(jīng)移入單位確認后并簽收，送交行政部門于資產(chǎn)登記卡上做更改記錄、移轉(zhuǎn)保管責任。資產(chǎn)如未經(jīng)核準，不得外借他用。不同業(yè)主之轉(zhuǎn)移須取得業(yè)主同意的書面文件，才可執(zhí)行轉(zhuǎn)移。七、 資產(chǎn)遺失由資產(chǎn)使用人（保管人）填寫“資產(chǎn)遺失申報單”送交行政部門簽核，并由行政部門至現(xiàn)場查明原因，對疏失之使用人（保管人）追究其責任，申報單位經(jīng)部門核準后。由財務部報銷資金，并送財務部依稅法規(guī)定辦理。八、 資產(chǎn)報廢資產(chǎn)因使用年限已至，老舊過時，意外損壞等因素致使功能降低或喪失，不堪使用。應由資產(chǎn)使用人填寫“資產(chǎn)報廢申報單”，經(jīng)部門主管核準后，由行政部門及財務部門依規(guī)定報廢。對于仍有部分功能或仍具剩余價值者，應由行政部門得以集中進行拍賣、出售。九、 資產(chǎn)之保養(yǎng)作業(yè)資產(chǎn)使用人（保管人）應善盡資產(chǎn)保管維護之責任。如有重大損壞，需回報行政部門，提出修繕申請。經(jīng)行政部門主管同意后進行修繕。十、 資產(chǎn)折舊之提列財務部門依稅法規(guī)定逐年提列折舊，并應于每年稅務申報后，將上年度折舊提列清單送交行政部門，以便行政部門更新資產(chǎn)登記卡資料。十一、 資產(chǎn)盤點行政部門應定期（每年至少一次），依據(jù)資產(chǎn)清冊進行實地盤點，以掌握資產(chǎn)之實際狀況并對于變動項目，作資料之更新。編制“資產(chǎn)盤點清冊”，記錄數(shù)量的變動，對于變動數(shù)量，查明原因后會同財務部門依規(guī)定辦理。程序文件文件名稱編號：FD-CW-007財務部收款作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共2頁簽發(fā)日期編制一. 收款項目1.物業(yè)管理費2.車位管理費3.各項租金收入4.各項維修收入5.有償清潔費收入6.其他業(yè)務收入二. 收款流程負責執(zhí)行人員使用表單說明時點編制付款通知單物業(yè)總經(jīng)理，客戶服務人員，出納管理費分攤表車位維護分攤表其他相關資料付款通知單1）應隨時更新各項分攤表，以確保付款通知單的準確性。2）付款通知單應一式二聯(lián)。3）各項費用分攤表應每月提供給財務部以便帳務管理及查對。每上一收款期的25日以前發(fā)送付款通知單客戶服務人員付款通知單1).應在付款通知單上加蓋物業(yè)管理處印章。2).將正聯(lián)郵寄或發(fā)送至住戶 處。3).副聯(lián)應妥善保管以便查核，并保存至收到款項為止。每期25日程序文件文件名稱編號：FD-CW-007財務部收款作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共2頁簽發(fā)日期編制收取款項并開出發(fā)票（收據(jù)）出納發(fā)票，收據(jù)1).住戶繳款方式： * 現(xiàn)金 * 電匯* 支票2).處各項管理費收入以外應包含現(xiàn)場提供的各項服務收入。3).經(jīng)辦人應于發(fā)票或收據(jù)“開票人”處簽名，以便核查。收款時填寫收款清單出納*物業(yè)管理費收 款清單*車位管理費收 款清單*其他收款清單*傳真，復印服 務收費登記表1).應于收款當日填寫各項收款清單以便日后查核。2).傳真“現(xiàn)金解款單“至財務部。收款當日現(xiàn)金管控帳務沖銷出納會計公司會計主管收款日報表1).將每日收取的現(xiàn)金，支票應于當日存入銀行。2).填寫收款日報表并傳真至財務部以便于查核。3).公司會計應每日核查“現(xiàn)金解款單“之準確性。收款當日駐場會計公司會計應收賬款明細表1).依據(jù)出納提供的報表明細，經(jīng)核查確認后，即登入賬簿并沖銷相關科目.收款當日程序文件文件名稱編號：FD-CW-008財務部請款及付款管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共2頁簽發(fā)日期編制一 請款項目1. 各類外包合約項目請款（如清潔，工程維護等）2. 根據(jù)采購流程規(guī)定辦理驗收的非合約廠商請款（指金額超備用金使用上限的）3. 公用事業(yè)費用：水費，電費，電話費，煤氣費等。三 付款方式1. 合約及非合約廠商按下列程序請款，開立書明抬頭，禁止轉(zhuǎn)讓，劃線的支票支付。2. 公用事業(yè)費用以銀行自動扣款繳納。四 請款及付款程序付款申請負責執(zhí)行人員使用表單說明時點費用申請人費用申請單請購申請單采購單物料驗收單工程驗收單1)附相關單據(jù)（發(fā)票，工程材料請購請附付款申請單，請購申請單，采購單，物料驗收單，工程驗收單）每日付款審核物業(yè)總經(jīng)理1)物業(yè)總經(jīng)理依據(jù)合約內(nèi)容， 請采購流程及實施狀況，核實付款內(nèi)容。每日匯總當月費用項目出納付款明細表1)項目出納根據(jù)當月所有經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理簽核的申請單，編制“付款明細表。每月25日程序文件文件名稱編號：FD-CW-008財務部請款及付款管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共2頁簽發(fā)日期編制總部審核物業(yè)經(jīng)理/物業(yè)部主管/財務部付款明細表1)公司總部逐筆審閱費用申請單項目及金額，并簽核。次月2日 開立支票總部會計/出納1)總部出納根據(jù)付款明細表開立支票。2)總部會計，財務經(jīng)理審核蓋章。次月5日領取支票項目出納1)項目出納人員至公司總部領取支票。次月6日供應商領款項目出納支票付款記錄 1)項目出納向供應商發(fā)放支票，并由領款人簽署“支票付款記錄本“。程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共4頁簽發(fā)日期編制采購作業(yè)分為二類：1.物料采購2.工程施工采購（包括外判維護合同，購置設備，大型工具）一物料采購（2000）1.先由公司挑選供應商，并經(jīng)過“供應商評估表”，經(jīng)評為A級供應商，且同意配合公司付款辦法，則簽到合同，列入公司執(zhí)行采購物料的配合供應商。2.每年度必需針對配合供應商重新執(zhí)行“供應商評估表”以淘汰提供服務品質(zhì)較差的供應商并加入新廠商。3.一般物料則由采購人員從公司指定“配合供應商”中執(zhí)行采購作業(yè)。4.如采購物料項目特殊，無法由公司“配合供應商”購得，則需視同為“工程采購”，執(zhí)行工程采購制度。二工程采購作業(yè)（2000） （包括各類外判合同，購置設備，大型工具）（一） 采購價格介于2001至5000者，按以下程序執(zhí)行采購1.擬標：由采購人員及工程部主管擬定采購內(nèi)容，包括工程方案，施工要求及維護保養(yǎng)，清潔等要求。2.報價采購人員應采用電話或書面形式邀請供應商或承包商報價。3.議價在采購部門收到至少3家（含）以上的供應商報價后，由采購人員進行議價，且將議價結論，填寫“工程采購單”并附各項報價，送交主管進行權限簽核并核定中標供應商。4.簽訂合同將“工程采購單”經(jīng)權限主管簽核及核定中標供應商。由采購人員及工程主管進行合約內(nèi)容商定并進行合約簽署程序。程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共4頁簽發(fā)日期編制簽發(fā)日期編制（二）采購價格介于5001-10000者，按以下程序執(zhí)行采購1.擬標由采購人員及工程部主管共同擬定標書內(nèi)容，包括（視需要）項目名稱，地址，改建或新建工程方案，施工范圍，維護保養(yǎng)，技術資料，驗收標準，免費保修及投標權限要求。2.招標由采購人員將標書向3家（含）以上供應商或承包商發(fā)出邀請函。若需要應會同工程部主管至現(xiàn)場說明。3.投標所有標書應用A4信封，膠封且無任何破損，直接寄至采購部門4.揭標及議價由采購人員會同采購部主管共同啟封投標書，經(jīng)議價后裁定中標供應商，并填寫“工程采購單”進行簽核。5.簽訂合約 由采購人員，工程主管及核定供應商或承包商商討合約條款，并送至發(fā)展商（業(yè)主委員會）確定確認，將合同及相關采購證明文件送至公司進行合約簽署程序。（三）采購價格高于10000元者，按以下程序執(zhí)行采購1.擬標由采購人員及工程部主管共同擬定標書內(nèi)容，包括（視需要）項目名稱，地址，技術規(guī)格，改建或新建工程方案，施工范圍，維修保養(yǎng)，技術資料，驗收標準，免費保修，投標期限及培訓要求，擬定后送公司審閱。2.招標由采購人員將標書向3家（含）以上供應商或承包商發(fā)出邀請函。若需要應會同工程部主管至現(xiàn)場說明。3.投標所有標書應用A4信封，膠封且無任何破損，直接寄至采購部門。4.議標由采購人員及采購主管共同啟封標簽，若需要可同工程主管召集投標供應商或承包商召開投標說明會，并裁定2家作為中標供應商。5.揭標由采購人員與中標供應商進行洽談及標價，在裁定中標供應商后填寫“工程采購單”進行簽核。6.簽訂合同由采購人員，工程部主管與中標供應商商討具體合約條款送發(fā)展商（業(yè)主委員會）代表確認，由采購人員附投標說明等相關文件及發(fā)展商確認證明送交公司，進行合約簽署程序。程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第3頁 共4頁簽發(fā)日期編制簽發(fā)日期編制（四）若該外判工程為發(fā)展商（業(yè)主委員會）指定承包商，而無法按上述規(guī)定執(zhí)行時，需注意如下事項：1.需有發(fā)展商（業(yè)主委員會）書面通知或指示。2.若由于種種原因無法獲得發(fā)展商（業(yè)主委員會）書面證明，可以以會議紀要形式，但需發(fā)展商（業(yè)主委員會）簽收確認。3.發(fā)展商（業(yè)主委員會）的正式簽字或簽收的證明或會議紀要原件與合同正本一同送公司審核，批準及簽署。4.對發(fā)展商（大業(yè)主）一般工作人員推薦的承包商，將視作一般的投標單位處理，若價格及其他條件相同，可優(yōu)先考慮。 三其他類合同（一）基本參照工程類合同的簽署程序。（二）所參與的人員，除了公司負責人員，采購部及總部工程主管之外，還包括負責該合同所涉事宜的專職人員。（三） 書內(nèi)容則根據(jù)外判項目的類別而定。例如，日常清潔標書內(nèi)容包括：合約期限，合約范圍，清潔工作基本要求，清潔用具，清潔費收取方式，對清潔人員之要求，合約轉(zhuǎn)包及修改的要求，賠償，合約中止及工作細則等。四采購單核準金額核準金額 工程部主管 采購人員 采購主管 財務 發(fā)展商（業(yè)主）0-2000 會 審 核2000以上 會 審 審 核 視管理合約規(guī)定02000 會 審 審 核 2001以上 會 審 審 審 核程序文件文件名稱編號：FD-CW-009財務部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第4頁 共4頁簽發(fā)日期編制簽發(fā)日期編制五、采購流程簽訂合同特殊規(guī)定項目開發(fā)商業(yè)主委員會財務部進行采購程序：分為1 一般物料采購2 工程采購工程部主管采購人員20002000采購主管開發(fā)商業(yè)主委員會程序文件文件名稱編號：FD-CW-010財務部押金收取申退作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共3頁簽發(fā)日期編制一、押金項目1) 出入證押金2) 裝修押金3) 車位證押金4) 其他項目押金二 押金收款規(guī)定1. 出納應依申請人申請的項目，分別收取押金金額。2. 出納應開立“高力公司印制之收據(jù)”并加蓋“公司發(fā)票章”。第一聯(lián)保留于收據(jù)本上由管理中心歸檔留存，以便于申退押金時核對。 第二聯(lián)交由申請人保管，作為申退押金的收據(jù)第三聯(lián)交會計用于做帳。三 押金退款規(guī)定1. 申退人應憑收據(jù)第二聯(lián)收據(jù)，連同身份證復印件至管理處出納處辦理申退。2. 如申退人遺失收據(jù)或收據(jù)損壞無法辨認，則出納應不予接受申退。3. 上述第二項規(guī)定，如有特殊狀況必需申退押金時，則應讓申退人簽立“押金收據(jù)遺失證明”并附身份證復印件。4. 出納應取出原收據(jù)本第三聯(lián)，依據(jù)證件退款處理方式退款。5. 出納將押金退還，并同時請申請人簽收。6. 出納應將申請人繳回的第二聯(lián)或申請人簽署的“押金收據(jù)遺失證明單”裝訂回原收據(jù)上。 程序文件文件名稱編號：FD-CW-010財務部押金收取申退作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共3頁簽發(fā)日期編制四 押金收款流程 負責執(zhí)行人員使用表單說明時點申請證件申請人保安人員客戶人員1)由保安或客戶服務人員確認申請人的需求后，帶至出納處辦理申請作業(yè)。收取押金出納，物業(yè)總經(jīng)理*收據(jù)1).開立收據(jù)并填寫相關資 料。2).加蓋“公司財務”章。3).出納應于“收款人”簽名 現(xiàn)金管控出納會計公司會計*收款款日報表*押金收款清單1).應將收款金額全數(shù)填入銀 行。2).填寫“收款日報表”并傳真 至財務部，以便查核。收款當日帳務處理會計公司會計*押金收款清單1).根據(jù)出納提供報表明細， 經(jīng)查核明細，經(jīng)查核無 誤，即登入賬簿。程序文件文件名稱編號：FD-CW-010財務部押金收取申退作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共3頁簽發(fā)日期編制五 押金退款流程 負責執(zhí)行人員使用表單說明時點退證申請人*身份證*第二聯(lián)1)由申退人攜帶身份證及相關收據(jù)至物業(yè)管理處辦理。退回押金出納，物業(yè)總經(jīng)理*收據(jù)第一聯(lián)*押金收據(jù)遺失證明1).核對相關單據(jù)及身份證原 件。2).申退人遺失申退收據(jù)時， 應簽署“押金收據(jù)”遺失 證明單“并檢附身份證復 印件。3).由“代收備用金“項下執(zhí) 行退款?，F(xiàn)金管控出納會計公司會計*付款日報表*押金收款清單1).于“押金收款清單“注銷。2).填寫“付款日報表”并傳真 至財務部，以便查核。帳務沖銷會計公司會計*押金收據(jù)余額清單1).依據(jù)出納提供報表，經(jīng)查 核并沖銷相關科目。歸檔*押金收取/申退收據(jù)第一，二聯(lián)。*押金遺失證明單1). 將相關文件裝訂一起。程序文件文件名稱編號：FD-CW-011財務預算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共3頁簽發(fā)日期編制一. 目的1.維持業(yè)主委員會財務收支及資金管理。2.嚴格掌握各項支出適度，并依其必要性規(guī)劃各項工程實施順序。二項目1. 開盤預算作業(yè)（物業(yè)管理費啟動預算，物業(yè)管理費收支預算）2.年度預算作業(yè)。三. 開盤預算作業(yè)程序負責執(zhí)行人員使用表單說明時點 提列預算物業(yè)總經(jīng)理預算科目表物業(yè)管理啟動預算物業(yè)管理收支預算1）依項目實際維修項目提列預算2）依項目實際人員要求提列預算3）考慮項目財務狀況提列必要建議。提報管理合約之前1個月公司FDD部審核物業(yè)經(jīng)理/部門主管 1)需送FDD部門主管及物業(yè)經(jīng)理審核其支出之必要性及金額，預算基礎之合理性，及建議之可行性。提報管理合約之前3周程序文件文件名稱編號：FD-CW-011財務部預算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁 共3頁簽發(fā)日期編制公司財務部，人事行政部財務主管行政主管1)預算需送財務部審核其費用之合理性及預算科目之準確性2)需送人事行政部審核其人事費用之合理性。提報管理合約之前2周業(yè)主委員會，發(fā)展商審核業(yè)主委員會/發(fā)展商/物業(yè)總經(jīng)理1)物業(yè)總經(jīng)理將公司審核完畢的預算及建議報告提送發(fā)展商或業(yè)主委員會2)業(yè)主委員會或發(fā)展商審核并確認預算提報管理合約之前1周編冊存檔物業(yè)總經(jīng)理/會計1)將經(jīng)業(yè)主委員會或發(fā)展商審核確認的預算編制成冊，妥善保管2)及時送公司總部FDD部，財務部，行政人事部執(zhí)行控管。收樓預算差異核對物業(yè)總經(jīng)理/會計每月收支預算表1)每月由會計編制預算差異分析表，并由物業(yè)總經(jīng)理填列差異原因次月5日程序文件文件名稱編號：FD-CW-011財務部預算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第3頁 共3頁簽發(fā)日期編制五 年度預算作業(yè)程序負責執(zhí)行人員使用表單說明時點公司FDD部審核物業(yè)總經(jīng)理1). 預算需送FDD物業(yè)經(jīng)理及部門主管審核其支出之必要性及金額，預算基礎之合理性，及建議之可行性。每年11月16日至20日公司財務部，人事行政部財務主管行政主管1). 預算需送財務部審核其費用之合理性及預算科目之準確性2). 需送人事行政部審核其人事費用之合理性。每年11月21日至30日業(yè)主委員會，發(fā)展商審核業(yè)主委員會/發(fā)展商/物業(yè)總經(jīng)理1). 物業(yè)總經(jīng)理將公司審核完畢的預算及建議報告提送發(fā)展商或業(yè)主委員會2). 業(yè)主委員會或發(fā)展商審核并確認預算每年12月1日至15日編冊存檔物業(yè)總經(jīng)理/會計1). 將經(jīng)業(yè)主委員會或發(fā)展商審核確認的預算編制成冊，妥善保管2). 及時送公司總部FDD部，財務部，行政人事部執(zhí)行控管。每年12月16日至31日預算差異核對物業(yè)總經(jīng)理/會計每月收支預算表1). 每月由會計編制預算差異分析表，并由物業(yè)總經(jīng)理填列差異原因次月5日程序文件文件名稱編號：FD-CW-012財務部緊急采購作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁 共3頁簽發(fā)日期編制一適用條件二廠商之選用三相關規(guī)定說明四付款方式五流程六相關表單一適用條件1. 適用于突發(fā)狀況，并嚴重影響正常運作之特殊情形。2. 在執(zhí)行此辦法前，物業(yè)總經(jīng)理必需取得物業(yè)部門主管及采購部門主管口頭核準，立可執(zhí)行。二廠商之選用1. 原則皆應采用公司配合之廠商為主。2. 如無法使用公司配合廠商，駐廠經(jīng)理應提出相關說明。三相關規(guī)定及說明1. 物業(yè)總經(jīng)理應于第2個工作日內(nèi)，提報緊急采購報告。2. 緊急采購報告單-代替原“請