淺議辦公室工作計劃的制訂原則.doc

淺議辦公室工作計劃的制訂原則摘要：辦公室工作計劃是進(jìn)行管理的第一步，為組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制的前提，是為了更好地貫徹和落實領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示，確立辦公人員與整個環(huán)境之間的持續(xù)協(xié)調(diào)。制定辦公室工作計劃要貫徹統(tǒng)籌、重點、連鎖、穩(wěn)定和發(fā)展等原則。關(guān)鍵詞：辦公室；計劃；原則為了把領(lǐng)導(dǎo)的指示落實下去，為了使決策付諸實施，預(yù)先進(jìn)行的行動安排就是計劃，它包括對事項的敘述、目標(biāo)和指標(biāo)的排列、所采取手段的選擇，以及進(jìn)度的規(guī)定等。計劃內(nèi)容通常用“5w1h”來表示：即why為什么做？原因和目的；what做什么？活動與內(nèi)容；who誰去做？人員；where在什么地方做？地點；when在什么時間做？時間；how怎樣做？手段和安排。一個企業(yè)面對未來不確定性和環(huán)境的變化，要時刻保持正確的航向，明白目前的位置和處境，以免在變化面前和瑣雜事務(wù)中迷失方向。對辦公室工作來講，不論情況發(fā)生了怎樣的改變，辦公室人員都要將主要的注意力集中在目標(biāo)上，集中在領(lǐng)導(dǎo)的工作上。計劃就是使所有的行動能夠保持同一方向，促使目標(biāo)實現(xiàn)。完整地制訂一個工作計劃，需要考慮計劃的各個方面：統(tǒng)籌、重點、穩(wěn)定性、期限性等。計劃的各個方面之間常常存在著各種關(guān)系模式，影響計劃的成功實施與最終績效獲得。制定工作計劃時的原則應(yīng)從考慮這些相關(guān)因素。如，長期綜合計劃是高層管理部門和辦公室負(fù)責(zé)人主要關(guān)心的問題，而這種計劃常牽涉到復(fù)雜的多方面的問題，所產(chǎn)生的戰(zhàn)略計劃通常十分靈活，并能適應(yīng)變化的情況。而短期的經(jīng)營計劃在范圍上將受到更多的限制，一般均屬于下級管理部門和辦公室人員的職責(zé)，并且通常都是比較固定的。統(tǒng)籌原則。在制定計劃時，要全面考慮到計劃對象這個系統(tǒng)內(nèi)所有的各個構(gòu)成部分及其相互關(guān)系，同時還要考慮到計劃對象和相關(guān)系統(tǒng)的關(guān)系，按照系統(tǒng)內(nèi)外的必然聯(lián)系，進(jìn)行統(tǒng)一籌劃。這是因為：計劃的目的是要通過系統(tǒng)整體的最優(yōu)化實現(xiàn)決策目標(biāo)，而系統(tǒng)整體的最優(yōu)化的關(guān)鍵在于系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的有序和合理，在于系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)系與系統(tǒng)外部關(guān)系的協(xié)調(diào)。在制訂計劃時，要留有充分余地，各種因素尤其是正向作用的因素不能估計太高，否則，環(huán)境稍有變化就可能前功盡棄。因此，工作計劃的統(tǒng)籌原則是基本原則。重點原則。在制定計劃時，不僅要堅持統(tǒng)籌原則，全面考慮問題，認(rèn)清它們的地位和作用，同時還要分清主次輕重，抓住主要矛盾。還要根據(jù)時間、地點和條件的不同具體應(yīng)用。重點原則并不是說只顧重點，不及其他，而是要主攻重點，兼顧一般，協(xié)調(diào)發(fā)展，整體推進(jìn)。只是在工作計劃中把重點工作放在計劃的中心位置，重點工作的解決有可能推動整個工作的前進(jìn)，從整體上獲取最大的效益。確定重點一定要十分慎重，要充分調(diào)查、研究和論證。辦公室負(fù)責(zé)人要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，化大力氣研究自己工作的重點，明確辦公室的主要目標(biāo)。確定重點必須有科學(xué)的態(tài)度。做到以下幾點：1.對辦公室工作有透徹了解。如自身的基礎(chǔ)條件，人員實力等，確定重點工作實現(xiàn)的可行性等。2.對環(huán)境要有透徹了解?，F(xiàn)代辦公室不可能脫離環(huán)境獨立存在與發(fā)展。對有關(guān)環(huán)境因素徹底了解，才能準(zhǔn)確確定重點工作。3.對未來發(fā)展趨勢徹底了解。未來充滿著許多可變的因素，不可能有固定的答案，這就需要在對現(xiàn)有因素的分析上盡可能做出準(zhǔn)確的預(yù)測。預(yù)測既不能過于穩(wěn)妥，失去發(fā)展機會，也不能冒進(jìn)，過于承擔(dān)風(fēng)險。對重點工作確定的準(zhǔn)確與否，取決于對未來因素判斷分析的透徹程度。連鎖原則。制定計劃要充分考慮對象系統(tǒng)中內(nèi)部結(jié)構(gòu)各個因素間以及其他相關(guān)系統(tǒng)之間的相互作用、相互反饋的因果連鎖關(guān)系。因為在系統(tǒng)內(nèi)，一種因素的變化必然引起其他因素的連鎖反應(yīng)，相關(guān)系統(tǒng)的變化也一定會影響本系統(tǒng)的變化。而且，這種連鎖反應(yīng)一般是復(fù)雜的、多向的、多變量的。在制定規(guī)劃或計劃時，如果不充分注意到這一點，計劃的內(nèi)容就難以實現(xiàn)。譬如，辦公室與其他職能部門的關(guān)系，辦公室人員之間的相互配合和相互作用等。另外，系統(tǒng)外部因素的變化也會對系統(tǒng)目標(biāo)的實現(xiàn)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。穩(wěn)定原則。政策在制定后在相當(dāng)一段時間內(nèi)是穩(wěn)定的、持續(xù)的，在政策的指導(dǎo)下，所制定的工作計劃也呈現(xiàn)出一定的穩(wěn)定性，不能朝令夕改，失去信用。工作計劃中的某些執(zhí)行步驟、操作流程及某些細(xì)節(jié)表現(xiàn)出重復(fù)和持續(xù)的特點。但計劃從制定到最終執(zhí)行也不可能一成不變，在某些數(shù)量和質(zhì)量上可稍加改變，但這種變化不能在短時間內(nèi)表現(xiàn)劇烈。為非重復(fù)性問題定的計劃，既一次性計劃規(guī)定出適合某一具體情況的行動方案，當(dāng)目標(biāo)達(dá)到后即可廢棄，如辦公室對某一突發(fā)事件的處理方案。這是與持續(xù)性計劃相反的，而持續(xù)性計劃具有持續(xù)的用途。一次性計劃有一個等級次序，可以分為主要規(guī)劃、項目條件、特殊任務(wù)、細(xì)節(jié)計劃。在企業(yè)中，主要規(guī)劃如一個快速運輸系統(tǒng)的設(shè)計、試制和建造等。先進(jìn)的工藝技術(shù)要求對大規(guī)模規(guī)劃進(jìn)行長期計劃。一個主要規(guī)劃的成功取決于對總系統(tǒng)內(nèi)的特殊項目所制定的更加詳細(xì)的一次性計劃。這些一次性計劃應(yīng)全部納入總的計劃等級體系。為重復(fù)行動定的計劃常常稱為持續(xù)性計劃。它們包括為了解決企業(yè)經(jīng)常面臨的各種各樣的重復(fù)問題的方法、標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)程序。這些計劃對任何已建立的企業(yè)來說都是重要的，甚至那些非正式的群體也都要制定計劃。而對比較正式的群體來說，持續(xù)性計劃是把各個分系統(tǒng)連接起來的主要內(nèi)聚力。政策是最廣泛的持續(xù)性計劃，在辦公室工作計劃中是人們行為的一般指南。在戰(zhàn)略層，政策通常為今后的計劃活動確定出大量前提和限制條件。政策是在進(jìn)行辦公室的作業(yè)活動中指導(dǎo)其成員的總的行動計劃。每個大型組織、集團(tuán)都有大量不同形式的指導(dǎo)政策，這些政策通常都形成了書面文字。即使在政策未形成書面文字的情況下，辦公室也應(yīng)有為其成員所知曉并理解的政策。這些非正式政策都是既定的，因為在辦公室工作遇到一系列類似問題時會產(chǎn)生決策的慣用模式。期限原則。計劃是以過去歷史、當(dāng)前情況和對未來的估計為基礎(chǔ)。人們對長期計劃給予很大關(guān)注，因其與戰(zhàn)略層的管理部門制定目標(biāo)的職責(zé)密切相關(guān)。企業(yè)戰(zhàn)略計劃決定了企業(yè)在相當(dāng)長一段時間內(nèi)的競爭能力、技術(shù)創(chuàng)新、人力和物力等資源的分配。辦公室工作中的長期計劃就必須與之相適應(yīng)，因此，戰(zhàn)略性計劃的規(guī)范性更顯得重要。短期和中期作業(yè)計劃是以戰(zhàn)略計劃為基礎(chǔ)并被納入戰(zhàn)略計劃中。辦公室工作的戰(zhàn)略或長期計劃不是單獨類型的計劃，而是總計劃中的一個組成部分，在這個范圍內(nèi)，可以建立起更詳細(xì)的行動步驟和作業(yè)計劃。長期和中期計劃為主要涉及當(dāng)前工作的短期計劃規(guī)定了范圍，規(guī)定了具體工作完成的時間段，使計劃設(shè)想有了大致明確的空間與時間范圍。辦公室工作計劃應(yīng)該通過長期、中期和短期計劃的有機結(jié)合，形成既包括明確的戰(zhàn)略指向，又含有若干數(shù)字化計劃的比較合理計劃體系。發(fā)展原則。計劃的時間有長有短，但無論長短都是對未來做出的安排。發(fā)展原則有兩層含義：一是辦公室工作計劃要有遠(yuǎn)見，注重自身的發(fā)展。制定計劃時要依據(jù)自身現(xiàn)狀，本著不斷進(jìn)步、不斷發(fā)展的思路。既不能好高騖遠(yuǎn)，不顧領(lǐng)導(dǎo)工作實際狀況，不顧自身條件