xx港灣財務電算化管理制度.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡，如有侵權，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632廣西創(chuàng)新港灣財務電算化管理制度 二零零三年九月某管理咨詢公司 根據(jù)公司財務工作的特點，結合公司實際情況,為了確保財務管理信息系統(tǒng)的正常運行，保證財務數(shù)據(jù)的正確性、及時性、安全性，特制訂本制度。本管理制度包括五個方面的內容:組織管理制度、操作使用管理制度、操作記錄制度、帳務系統(tǒng)管理制度、系統(tǒng)維護制度。第一部分 財務電算化組織管理制度為建立與日常運行相適應的組織結構，明確有關人員的職責、設備的配置及分工，明確人機關系、保證人機協(xié)作，制定本制度。一、財務電算化管理職責根據(jù)目前實際情況和實現(xiàn)電算化的需要，財務部需具備如下職責：系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)復核、數(shù)據(jù)管理。二、崗位職責財務部崗位和財務電算化職責對應關系如下:1、系統(tǒng)管理（財務部經(jīng)理） （1）參與制定本公司財務電算化發(fā)展規(guī)劃； （2）根據(jù)財務軟件的特點和本單位業(yè)務發(fā)展實際情況來建立本單位的財務電算化體系和核算方式。會計科目的設置必須符合會計制度與本單位核算管理的要求，報表數(shù)據(jù)格式必須符合財政部門和其他有關部門的要求； （3）負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理工作，并保證和監(jiān)督系統(tǒng)的有效、安全和正常運轉，發(fā)生故障時應及時查明原因，盡快糾正； （4）協(xié)調系統(tǒng)內各類人員之間的關系； （5）負責系統(tǒng)運行環(huán)境的建立、完善以及系統(tǒng)建立中的各項初始化工作； （6）負責系統(tǒng)信息資源（包括設備、軟件及文檔資料等）的調用，提出更新軟件的需求報告； （7）對系統(tǒng)的安全性、正確性負責，并做好上機記錄的整理工作和系統(tǒng)運行情況的總結，按規(guī)定及時歸檔； （8）負責管理上機人員的使用權限。2、系統(tǒng)維護（公司信息管理員） （1）定期或不定期地檢查硬件和軟件的運行情況； （2）負責監(jiān)督系統(tǒng)的安裝和調試工作； （3）按規(guī)定的程序對實施軟件的質量性、適應性和正確性進行維護； （4）除實施數(shù)據(jù)維護外，不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作，實施數(shù)據(jù)維護時不準修改數(shù)據(jù)庫結構。 3、數(shù)據(jù)錄入（會計） （1）執(zhí)行財務部經(jīng)理和信息管理員對數(shù)據(jù)錄入的具體指揮和要求； （2）按規(guī)定標準輸入手工記帳憑證，以生成機制憑證及帳本； （3）及時、準確地為領導提供所需數(shù)據(jù)； （4）嚴格執(zhí)行財務電算化管理中有關操作、使用的各項規(guī)定； （5）發(fā)現(xiàn)問題，及時反映給財務部經(jīng)理和信息管理員。 （6）根據(jù)有關財務規(guī)定，及時進行對帳、結帳、結轉下年等工作 （7）對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)負責，不允許任何人進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作；（8） 注意保管、查閱計算機操作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向信息管理。 4、數(shù)據(jù)復核（財務部經(jīng)理） （1）對輸入計算機的憑證負責質量把關，保證錄入憑證與手工憑證的一致性； （2）對已錄入的憑證及時復核，最遲應在次日復核完畢； （3）發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，分析責任原因，通知有關人員進行修改，財務部經(jīng)理不得擅自修改； （4）復核后的憑證要加蓋本人印章，并對審核結果負責。 員報告并負責操作記錄的整理、裝訂及歸檔。第二部分 財務電算化操作使用管理制度操作使用管理為了避免因誤操作而導致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、糾正，同時保證財務電算化信息資源正確性、完整性和連續(xù)性，現(xiàn)就操作使用制定以下規(guī)定：、財務部經(jīng)理、信息管理員、會計以及其他財務部有關人員有權上機操作本系統(tǒng)。2、上機操作人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄密，操作人員有權修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和信息管理員有不可推卸的責任；3、上機人員必須按照各自的權限進行操作，不得越權，為防止此類情況的發(fā)生，上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；4、應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；5、不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；6、未經(jīng)財務部經(jīng)理和信息管理員批準，不能執(zhí)行格式化和刪除等命令；7、嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件；8、上機操作注意事項參見附錄。附錄 上機操作注意事項一、開機步驟、打開電源開頭；、打開電源開關；、打開打印機開關；、打開顯示器開關；、打開主機開關。二、關機步驟、關上主機開關；2、關上顯示器開關；、關上打印機開關；、關上電源開關；、關上電源開關。三、每次關機后再一次開機要間隔一至二分鐘。四、停電后不間斷電源會發(fā)出警告聲，要及時將數(shù)據(jù)存盤，通過鍵退出。五、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打。第三部分 財務電算化操作記錄制度為更好地完成系統(tǒng)維護任務，及時、全面、準確地了解故障發(fā)生原因、地點、時間以及處理方法和處理結果等情況，為此規(guī)定如下：一、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作人員姓名、操作內容、運行時間行運行情況。二、操作過程中若沒有問題則應在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄，并向信息管理員報告。三、信息管理員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象和處理方法，處理結果都應有明確記錄。對于嚴重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須填寫運行故障報告單，并向總經(jīng)理匯報。四、操作記錄每月裝訂成冊，日常由信息管理員妥善保管，年終整理歸檔。五、要真實完整地填寫操作記錄。對發(fā)生問題不登記者，將根據(jù)問題的嚴重程度，按有關制度予以處理。第四部分 帳務系統(tǒng)管理制度本制度包括操作管理、帳務處理程序、業(yè)務標準等內容。一、操作管理制度、日常業(yè)務管理必須以自己的真實姓名進入帳務系統(tǒng)，工作完畢后要及時退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進行其他操作；不得將口令泄露給他人，并定期修改自己的口令；原始憑證的審核：數(shù)據(jù)錄入人員在收到原始憑證后，應首先根據(jù)公司有關財務制度的規(guī)定審查其真實性和合法性，確認無誤后，錄入系統(tǒng)記帳憑證的審核：財務部經(jīng)理應及時、認真地審核憑證的規(guī)范性、清晰性，會計分錄和數(shù)據(jù)的準確性、合法性。如無誤后再檢查憑證科目的平衡關系，審核制單人是否蓋章。要將審核后的憑證及時交會計復核；憑證錄入的管理：會計錄入憑證時應簡潔、完整地錄入摘要，摘要要反映實際業(yè)務情況；及時進行目錄（包括單位、部門、個人及支票）維護；復核后的記帳憑證必須打印輸出，和原始憑證一起裝訂存檔。、年度結轉會計應依照年初帳務工作流程圖在新會計年度開始后的天內完成年初結轉，根據(jù)公司現(xiàn)行財務制度，運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則，正確地設置、調整全部級次的會計科目，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調整，只能通過記帳憑證進行，會計年度中間可以增刪會計科目，但對于已制單或記帳的會計科目不得修改或刪除，以上操作必須進行書面登記。、其他任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務都必須填制記帳憑證，摘要應簡明規(guī)范。在計算機填制的記帳憑證編號應當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應中斷號后的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明間斷的原因并簽字蓋章。數(shù)據(jù)復核必須在屏幕上直接對計算機存儲的記帳憑證進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑證簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一人，記帳憑證在記帳前，必須打印輸出科目匯總表，沒被匯總的記帳憑證不得登記入帳。出納人員可根據(jù)需要設輔助帳。信息管理員根據(jù)計算機使用和人員分工情況以及工作需要確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業(yè)務全部登記入帳。每月電算化財務信息都都必須進行數(shù)據(jù)備份，備份是通過對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的。備份前應填寫備份數(shù)據(jù)登記簿，每月備份不得少于一次，此項工作由會計執(zhí)行。數(shù)據(jù)備份實行雙備份，備份軟盤應分別存入在兩個地點，一份交會計，一份密封后交秘書存檔。 每年定期對備份數(shù)據(jù)整理，刻錄到光盤上存檔保存。二、嚴格遵循帳務處理程序、日常帳務處理程序見附錄帳務系統(tǒng)工作流程圖、年初帳務處理程序見附錄年初帳務工作流程圖三、關于帳簿打印、總帳及現(xiàn)金和銀行存款帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂。出納人員每天必須將當日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)以庫存日報表的形式打印輸出，并在表上簽字或蓋章后交財務部經(jīng)理，作為歸檔正式資料。、必須將儲存在計算機內的帳簿打印輸出為書面帳簿，打印明細帳進，根據(jù)各明細帳的業(yè)務量滿頁打印，但每年年末必須將全部明細帳簿打印輸出，總帳數(shù)據(jù)必須每月打印。、各業(yè)務經(jīng)辦人員負責其分管明細帳及總帳的打印。會計年度終了時，按檔案交接制度及時交會計保存。、作為正式的帳簿不能有“查詢“字樣，否則為非正式帳簿。、各種輔助帳的打印可視管理上的需要隨時打印。附錄 帳務系統(tǒng)工作流程圖附錄 年初帳務工作流程圖附錄 業(yè)務標準一、備用金、按規(guī)定的要求填制憑證；、及時進行目錄維護，嚴格控制分戶；、定期按部門、經(jīng)辦人、金額等打印欠款金額表；、按借款不超過一個月為限及時催交報銷；、當日業(yè)務不拖至次日；、屬普通帳，統(tǒng)一打印。二、現(xiàn)金、認真核對手工憑證與輸入計算機憑證的一致性；、每天必須結帳，與庫存現(xiàn)金核對；、嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，按庫存限額存儲；、當日業(yè)務不拖至次日；、每日打印庫存日報表，一份交財務部經(jīng)理，一份自己保存，對現(xiàn)金日記帳要求滿頁打印。三、支票管理、新購入支票首先按整本、分帳戶一次錄入，待支票使用時修改日期、限額及用途、使用部門及個人；、報帳時及時核銷支票；、月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細，催交報銷；、作廢支票應隨正式支票一起作為憑證附件。四、銀行存款、隨時錄入銀行對帳單；、根據(jù)銀行結算單及銀行存款的標準摘要，審核未記帳銀行明細帳；、根據(jù)計算機產生的待核銀行帳進行對帳，對帳后打印出余額調節(jié)表；、對于單位未達帳項要求按部門、經(jīng)辦人等明細打印，送交各部門催辦；銀行未達帳，及時送開戶銀行查實；、當日業(yè)務當日錄入。五、預付帳款、應付帳款、按制定的標準正確錄入；、根據(jù)往來單位的變化及時進行目錄維護，每月整理一次，于每月日前交會計錄入；、根據(jù)管理的需要，每月進行一次帳齡分析；、隨時與經(jīng)營部核對應收及預收貨款，及時、準確地提供欠款單位及金額，通知有關部門清理債權、債務；、定期（每月一次）對單位往來帳進行核對；、經(jīng)常與對方單位進行帳目核對；、必須進行參照錄入，嚴格控制往來帳戶分戶；、要對每月發(fā)生的匯款、匯票等支出進行統(tǒng)計，于次月日前交財務部經(jīng)理；、屬普通帳，統(tǒng)一打印。六、費用、按有關規(guī)定正確地錄入憑證；、及時進行部門目錄維護，每月整理一次，并于每月日前交數(shù)據(jù)錄入員；、根據(jù)管理需要，及時進行費用預算分析，按部門、分項目列出節(jié)約與超支數(shù)額；、結合所用電子報表，填好費用分配表，反饋到有關部門；、屬普通帳，統(tǒng)一打印。七、固定資產、及時與固定資產明細帳進行核對；、定期與設備處有關人員核對固定資產增減情況；、帳簿打印按普通帳統(tǒng)一打印。八、在建工程、按資金來源及用途及時進行核對；、通過所用電子報表，建立專項資金管理報表，反映專項資金使用情況；、及時進行工程結轉；、屬普通帳，帳簿統(tǒng)一打印。九、其它總帳科目、嚴格執(zhí)行新會計制度、新稅制，正確設置會計科目；、按標準摘要正確錄入，能準確反映各科目的業(yè)務內容；、及時核對總帳與明細帳，做到帳帳相符；、準確反映企業(yè)應交及已交款數(shù)額；、隨時提供長期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時間、支付利息情況；、按公司投資的構成，掌握“長期投資”科目內容及投資收回情況；、對于普通帳，可統(tǒng)一打印。第五部分 系統(tǒng)維護制度為保證系統(tǒng)硬件設備在發(fā)生故障時能夠及時修復,為增強系統(tǒng)軟件功能,提高軟件對新環(huán)境的適應性而進行