赴某市檔案局考察報(bào)告[范本]

赴某市檔案局考察報(bào)告5月11日至18日，我們省直機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)班的部分學(xué)員赴最早倡導(dǎo)、推行以“件”為單位立卷方法改革的*市檔案局進(jìn)行了實(shí)地考察。一、*市檔案局推行以“件”為單位立卷方法改革的情況1、 推行新立卷方法的背景*市是我國改革開放以后發(fā)展起來的新興城市，檔案工作起步晚，專業(yè)人員少流動(dòng)性強(qiáng)，而其所轄區(qū)域內(nèi)，企業(yè)類型多，情況復(fù)雜，其中僅直屬市局的企業(yè)就有59家，其余的大多為民營、合資企業(yè)，且不少企業(yè)尚無專職檔案人員，所以，不論是企業(yè)本身檔案文件的立卷工作，還是檔案部門的檔案整理和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，以“案卷”為單位操作起來均非常棘手；再者，隨著計(jì)算機(jī)在*市的普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，“案卷”繁瑣、復(fù)雜的組織形式，反而給檔案的信息化、檔案管理的自動(dòng)化造成了困難，這種情況下，簡化整理工作程序就成了當(dāng)務(wù)之急。鑒于此，*市檔案局于1998年國家檔案局在南京召開的文件級(jí)管理中心會(huì)議上提出了以“件”為單位的歸檔文件整理方法改革議案，經(jīng)與會(huì)代表論通過，并被國家檔案局認(rèn)可后，*市檔案局本著“簡化整理，深化改革”的指導(dǎo)思想，制定了*市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)則，首先在市紀(jì)委、市政協(xié)辦公廳、市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等14個(gè)單位進(jìn)行了試點(diǎn)，開始了新的立卷方法改革。2、新的立卷方法的主要內(nèi)容傳統(tǒng)的立卷方法是按照“六個(gè)特征”相結(jié)合使用的原則進(jìn)行文件組合組成“案卷”，而新的立卷方法則取消了“案卷”的概念，將歸檔文件以“件”為單位立卷。具體做法是：(1)分類：先分年度，再按黨群、人事、行政管理、業(yè)務(wù)、后勤、基建、會(huì)計(jì)、設(shè)備等九大不同的職能分類；(2)確定保管期限：將每份文件按其保存價(jià)值劃分出永久、長期、短期三種保管期限；(3)裝訂：將永久、長期件除去金屬物，每份文件用不銹鋼夾子或回形針固定，短期件則不予拆釘處理；(4)排序：把每年的文件以保管期限職能時(shí)間結(jié)合事由、重要程度的順序分別排列，具體到每一份文件，則是：正本在前，定稿在后，正件在前，附件在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，復(fù)文在前，來文在后；(5)編制件號(hào)：依照分類方案及排列順序逐件編號(hào)，不再編寫頁碼；(6)加蓋歸檔章：在文件首頁右上端加蓋歸檔章，并填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等相關(guān)項(xiàng)目；(7)裝盒：將文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，并在盒的封面填寫立檔單位名稱，背脊填寫全宗號(hào)、保管期限、年度、起止件號(hào)；(8)編目：不再編制案卷目錄，而通過計(jì)算機(jī)輸出歸檔文件目錄，其主要項(xiàng)目有：文件順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、備注等。實(shí)際工作中，形成兩種立卷形式，一種是集中立卷，即每個(gè)立檔單位可以在第二年上半年對(duì)前一年度的文件進(jìn)行集中整理；一種是平時(shí)立卷，即平時(shí)可以在文件辦理完畢隨時(shí)輸入計(jì)算機(jī)后歸檔立卷。*市檔案局與之配套開發(fā)出了文檔一體的計(jì)算機(jī)軟件SDXX檔案管理系統(tǒng)，兼顧新舊兩種整理方法，可以實(shí)行文件條目或全文式管理，并能自動(dòng)生成歸檔文件目錄、分類目錄及專題目錄等，更便于通過多種途經(jīng)、多種方式對(duì)檔案進(jìn)行全方位檢索。*市檔案局試點(diǎn)成功后，于XX年初正式印發(fā)了*市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位歸檔文件整理方法，在全市區(qū)范圍內(nèi)推行新的歸檔文件整理方法。目前，已有98%以上的市級(jí)單位按新方法整理文件，甚至一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村也按新方法執(zhí)行。3、施行新的立卷方法后的成效近幾年來，*市檔案局加大改革力度，成績顯著。1998年就晉升為國家一級(jí)館，1999年又被國家人事部和國家檔案局評(píng)為“全國檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體”，特別是新的立卷方法的試點(diǎn)成功及其在檔案工作中不斷突破的舉措，引起了國際檔案理事會(huì)秘書長阿爾巴達(dá)的格外關(guān)注，稱贊其為“國際檔案工作領(lǐng)域中的一顆明星”?，F(xiàn)在*市檔案局又被吸收為國際檔案理事會(huì)城市檔案部成員，*市檔案工作從此融入了國際檔案組織體系之中。二、新的立卷方法對(duì)檔案館工作提出更高的要求以“件”為單位進(jìn)行文件整理，無疑是檔案工作的一項(xiàng)重大改革，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案整理方法的否定，這項(xiàng)改革不僅將牽動(dòng)我國現(xiàn)行文檔系統(tǒng)的運(yùn)作規(guī)程，而且對(duì)我國檔案館工作也提出了更高的要求。1接收工作。立卷方法改革后，檔案室向檔案館移交的到期檔案或撤銷機(jī)關(guān)的檔案，由于各單位可能使用的軟件不統(tǒng)一，肯定會(huì)給檔案館接收工作帶來不便與麻煩，所以，檔案館應(yīng)提前采取相應(yīng)的措施，盡可能地統(tǒng)一所使用的軟件，以避免進(jìn)館文件的二次整理，若進(jìn)館的軟件不統(tǒng)一，也須著手研制轉(zhuǎn)化軟件的程序。2整理工作?！鞍妇怼备拍畹南В喕藲w檔文件的整理工作程序，客觀上避免了進(jìn)館文件的反復(fù)整理。改革后的整理工作，不能再像以往僅搞一些“館藏介紹、利用指南”等二次信息加工產(chǎn)品，而應(yīng)通過計(jì)算機(jī)整理出一些三次、四次信息加工產(chǎn)品，如點(diǎn)擊“迎澤大橋”這一關(guān)鍵詞，有關(guān)這一工程的申報(bào)、批文、設(shè)計(jì)、使用情況等方面的信息即可全部羅列出來，并能顯示相關(guān)信息的藏所。3鑒定工作。優(yōu)化館藏的關(guān)鍵是搞好檔案的鑒定，以“件”為單位的鑒定工作與以“卷”為單位的鑒定工作相比，雖然工作量加大，但卻能保證每份文件的準(zhǔn)確身價(jià)，避免了以“卷”為單位鑒定時(shí)魚目混珠的現(xiàn)象。但實(shí)際著手進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)加大對(duì)文件鑒定工作的指導(dǎo)力度，盡量將鑒定工作完成在文件進(jìn)館前，同時(shí)，保管期限表等有關(guān)鑒定方面的規(guī)范性文件應(yīng)更進(jìn)一步細(xì)化和更具有操作性。本世紀(jì)，不管是以“件”還是以“卷”為單位鑒定，鑒定工作仍然是整個(gè)檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。4保管工作。新的立卷方法勢(shì)必產(chǎn)生新的保管格局。在有限的檔案儲(chǔ)存空間內(nèi)如何銜接新舊兩種模式的檔案，是改革后不能回避的實(shí)踐和理論問題。5統(tǒng)計(jì)工作。以“件”為單位統(tǒng)計(jì)與以“卷”為單位統(tǒng)計(jì)大不相同。舊的方法要求統(tǒng)計(jì)案卷的卷數(shù)，而新的方法需要統(tǒng)計(jì)件數(shù)，那么兩種統(tǒng)計(jì)結(jié)果如何協(xié)調(diào)？實(shí)事求是地講，以改革為界前后兩種統(tǒng)計(jì)結(jié)果并存，這是客觀歷史現(xiàn)象，不必耗費(fèi)精力去將“卷”拆之為“件”統(tǒng)計(jì)，搞埋沒歷史的大統(tǒng)一。6利用工作。新的立卷方法在計(jì)算機(jī)的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大增加了檔案館的利用工作量，利用的深度、廣度、查全、查準(zhǔn)及利用效果也會(huì)得到明顯提高，但對(duì)今后的利用工作提出了更高的要求，即：首先，必須從思想上真正認(rèn)識(shí)到利用者的中心地位，處處考慮利用者的需求，提供服務(wù)要超前、信息要系統(tǒng)。其次，檔案館需利用計(jì)算機(jī)、光盤、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段，逐步完善檔案館信息功能，使檔案館真正成為信息利用中心。除此而外，新的立卷方法對(duì)檔案館工作人員的科技水平和檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施等都提出了更高的要求。三、如何在我省推行以“件”為單位立卷的方法*市檔案局推行的以“件”為單位立卷方法改革，是一種可貴的探索和實(shí)踐，比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需考慮“六大特征”，不必組卷、編寫卷號(hào)與頁碼、擬寫案卷題名、編制案卷目錄及裝訂，也無需顧及案卷的厚薄、卷內(nèi)文件的重要程度、屬類交叉等，避免了以往由于“卷”的工作帶來的組卷不合理、案卷題名擬寫不準(zhǔn)確或不能完全揭示案卷內(nèi)所有文件的內(nèi)容等負(fù)面效應(yīng)，節(jié)省了花在案卷質(zhì)量上諸如“對(duì)歸檔文件的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合、分析”的技術(shù)勞動(dòng)，適應(yīng)了計(jì)算機(jī)管理檔案的需要，大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟(jì)、高效的原則。目前，由于我省經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后、人們的思想觀念陳舊、檔案人員的科技知識(shí)與技能跟不上形勢(shì)的發(fā)展、配套的硬件設(shè)施設(shè)置尚不完善等原因，雖新的立卷方法好處很多，但短時(shí)間內(nèi)在我省全面推行是非常困難的。竊認(rèn)為，以我省情況而論，應(yīng)具體問題、具體對(duì)待，需有組織、分階段、分步驟逐步推行。第一步，為了將來穩(wěn)妥地在我省全面推行立卷方法改革，需在政策上、思想上、實(shí)際工作中做以下準(zhǔn)備：1、 更新觀念，增強(qiáng)檔案人員的現(xiàn)代化意識(shí)?！耙庾R(shí)”的現(xiàn)代化很重要，檔案人員應(yīng)該改變過去“看門守?cái)偂笔降慕┗枷牒蜕鐣?huì)參與意識(shí)淡薄的陳舊觀念，應(yīng)當(dāng)意識(shí)到“現(xiàn)代化”已經(jīng)介入檔案工作的各個(gè)工作流程，必須增強(qiáng)“現(xiàn)代化”意識(shí)、強(qiáng)化“現(xiàn)代化”知識(shí)與技術(shù)，才能不落伍、不被淘汰。2、實(shí)際工作中，必須開拓創(chuàng)新。現(xiàn)在，開拓與創(chuàng)新更成為一種時(shí)代要求，我省檔案人員應(yīng)當(dāng)徹底走出傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，開辟新途徑、鉆研新技術(shù)方法、探索新問題、走出新路子。這一點(diǎn)，*市檔案局同仁開拓創(chuàng)新的精神很值得我們學(xué)習(xí)，他們不僅改革了歸檔文件的整理方法，而且拓寬了檔案業(yè)務(wù)工作的路子，如他們直接、主動(dòng)面向市場(chǎng)，開展檔案的咨詢、代存、代管、代整理等業(yè)務(wù)活動(dòng)，截至去年底，已接受了46家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及公民個(gè)人的寄存檔案62605卷，而我省在此項(xiàng)工作上尚未突破。3、提高檔案人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。以“件”為單位的檔案立卷方式要求每個(gè)檔案人員不僅要懂得如何分類、排列等檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，而且更重要的是必須懂得計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的操作技能，掌握檔案管理現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)、辦公自動(dòng)化知識(shí)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識(shí)等。所以，我省一方面應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的科技知識(shí)和先進(jìn)設(shè)備操作技能的培訓(xùn)；另一方面亟須吸納掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的專門人才來充實(shí)我省檔案部門；第三，應(yīng)對(duì)人才資源進(jìn)行合理配置，做到人盡其才。4、加大對(duì)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。管理單元的細(xì)化，必將引起管理方式的變革。新的立卷方法，使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)離不開計(jì)算機(jī)、監(jiān)控器以及縮微設(shè)備等先進(jìn)設(shè)施，為了使整個(gè)檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須加大對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的投入，以必要的技術(shù)手段和設(shè)置來保證新的立卷方法實(shí)施的可行性、有效性。如果投入不夠，設(shè)置不完善，這項(xiàng)改革將難以開展。5、走出去，請(qǐng)進(jìn)來，加強(qiáng)館際、網(wǎng)際交流。開展經(jīng)驗(yàn)交流，從各方面不斷吸取新的經(jīng)驗(yàn)，將增強(qiáng)自身的戰(zhàn)斗力，且避免走彎路、錯(cuò)路。第二步，選擇“試點(diǎn)”單位推行改革。因?yàn)樾碌牧⒕矸椒ㄋ蟮挠矖l件有兩個(gè)：一是檔案人員科技素質(zhì)高，二是現(xiàn)代化的配套設(shè)備相對(duì)完善即基本實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。所以，“試點(diǎn)”單位首先應(yīng)選擇至少具備這兩個(gè)條件的單位。具體確定每一個(gè)“試點(diǎn)”單位時(shí)，要考慮到“它”的代表性，即：既要有機(jī)關(guān)，又要有企事業(yè)單位；既要有大中型企業(yè)，又要有小型企業(yè)；既要有國營企業(yè)，還應(yīng)有合資企業(yè)和私營企業(yè)；既要有新成立或成立時(shí)間不長的單位，也要有歷史相對(duì)較長包袱較重的單位。這樣選擇，便于積累不同類型單位不同情況下實(shí)施立卷方法改革時(shí)所產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而為今后局部或全面推行新的立卷方法改革提供依據(jù)。第三步，總結(jié)“試點(diǎn)”工作經(jīng)驗(yàn)，開始局部范圍內(nèi)推行立卷方法改革 “試點(diǎn)”工作結(jié)束后，新的立卷方法應(yīng)在省直機(jī)關(guān)、省屬企事業(yè)單位和部分具備條件的地、縣屬機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位范圍內(nèi)有條不紊地予以推行。第四步，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、觀念更新以及檔案人員素質(zhì)的提高，最終，新的立卷方法在全省范圍內(nèi)全面推廣以“件”為單位的立卷方法改革，是繼30年代行政效率運(yùn)動(dòng)之后文檔工作的第二次變革，它將推動(dòng)我國檔案工作發(fā)展進(jìn)程，但因這項(xiàng)改革受制于人員素質(zhì)、科技發(fā)展和經(jīng)濟(jì)實(shí)力等因素，所以我省只能在一些經(jīng)濟(jì)實(shí)力較強(qiáng)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位推行，不能盲目地在全省范圍內(nèi)實(shí)施，而且在具體推行立卷方法改革時(shí)也應(yīng)注意：政策