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企業(yè)的項(xiàng)目化管理1 企業(yè)項(xiàng)目化管理的背景任何企業(yè)都會(huì)實(shí)施一些行為,把企業(yè)資本和原料轉(zhuǎn)化為最終產(chǎn)品和服務(wù),以滿足顧客需要,企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)最終在于他們的產(chǎn)品和服務(wù)是否比對(duì)手更好,更快和更便宜。企業(yè)應(yīng)該如何做才能對(duì)資源的組織,運(yùn)用和管理比原來的更好、更快、成本更低,隨著越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)多達(dá)50%企業(yè)的工作以項(xiàng)目的形式進(jìn)行(Tom Peters),企業(yè)采用專業(yè)化的項(xiàng)目管理,在新產(chǎn)品研究開發(fā),市場(chǎng)營(yíng)銷,技術(shù)創(chuàng)新,產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)化升級(jí)及新產(chǎn)品生產(chǎn)線更新等方面的卓越表現(xiàn)超越了對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理的本身,而上升為一種企業(yè)管理思想和操作化模式,這種企業(yè)管理思想模式在實(shí)際工作中被我們稱為企業(yè)全面項(xiàng)目管理或企業(yè)項(xiàng)目化管理。 2 企業(yè)項(xiàng)目化管理的定義 我們將企業(yè)中一次性的、具有明確目標(biāo)、預(yù)算和進(jìn)度要求的,多任務(wù)的活動(dòng)視為項(xiàng)目,并按項(xiàng)目的專業(yè)化技術(shù)和方法進(jìn)行管理,從而比常規(guī)方法更好更快地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的管理實(shí)踐。按照項(xiàng)目的復(fù)雜程度、管理范圍將項(xiàng)目分為三個(gè)級(jí)別,分別是企業(yè)級(jí)、部門級(jí)和小組級(jí)。按照項(xiàng)目的性質(zhì)和創(chuàng)新程度分為保持、改善和創(chuàng)新三類。A區(qū)的項(xiàng)目由于復(fù)雜性和創(chuàng)新性強(qiáng),并具有戰(zhàn)略性,由項(xiàng)目委員會(huì)進(jìn)行管理;B區(qū)的項(xiàng)目由公司總經(jīng)理辦公室采用TPM(Total Progressive Management)改善提案的體系進(jìn)行管理。這樣將重點(diǎn)的、復(fù)雜性高的任務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目化,集中資源和時(shí)間,以避免過多的公司管理活動(dòng)浪費(fèi)在文件和會(huì)議上。例如2001年天士力制藥股份公司的一些項(xiàng)目分類:企業(yè)項(xiàng)目:保持市場(chǎng)營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò) 改善滴丸新生產(chǎn)線、國(guó)際市場(chǎng)開發(fā) 創(chuàng)新ERP、新產(chǎn)品開發(fā)、新劑型生產(chǎn)線部門項(xiàng)目:保持養(yǎng)血清腦顆??谖陡倪M(jìn) 改善提取技術(shù)的升級(jí) 創(chuàng)新彈性薪資方案小組項(xiàng)目:保持非專利專有技術(shù)管理控制體系 改善包裝材料的節(jié)約 創(chuàng)新后處理新工藝3 企業(yè)中活動(dòng)和任務(wù)的項(xiàng)目化項(xiàng)目實(shí)際就是一個(gè)計(jì)劃要解決的問題,或是一個(gè)計(jì)劃要完成的任務(wù),有開始的起點(diǎn)和結(jié)束的終點(diǎn),可以分解為多個(gè)子任務(wù),對(duì)于企業(yè)來說就是在預(yù)定的期限和適當(dāng)?shù)念A(yù)算下要完成的目標(biāo),是一個(gè)涉及到跨部門,跨專業(yè)的團(tuán)隊(duì)的組織活動(dòng)。在實(shí)際工作中,我們把開發(fā)中藥提取新技術(shù),彈性工作制提高生產(chǎn)率及修正水、電設(shè)施減少能耗,新產(chǎn)品的市場(chǎng)調(diào)查,員工對(duì)公司的滿意度,以及激勵(lì)性提案,薪酬改善方案等原來視為管理活動(dòng)和任務(wù)的行動(dòng)進(jìn)行匯集、甄選,最終確認(rèn)為項(xiàng)目,按公司的項(xiàng)目化體系的規(guī)范和流程管理。我們將企業(yè)日常管理中的活動(dòng)和任務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目化的標(biāo)準(zhǔn)有四個(gè):1原由部門負(fù)責(zé),部門經(jīng)理組織的復(fù)雜活動(dòng)項(xiàng)目化;2涉及到跨單位、跨部門的工作項(xiàng)目化;3涉及到多人合作,可分解任務(wù)的工作項(xiàng)目化;4涉及到有確定完成期限的、確定預(yù)算的活動(dòng)項(xiàng)目化。4 項(xiàng)目化管理的組織與運(yùn)作矩陣型結(jié)構(gòu)是職能型組織結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)的混合,在這個(gè)結(jié)構(gòu)中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人即是項(xiàng)目經(jīng)理又是部門經(jīng)理,在領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目時(shí),對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果負(fù)責(zé),同時(shí)又對(duì)職能部門的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)。這種結(jié)構(gòu)有效地利用了公司的資源,減少了部門間工作的沖突,增加了橫向溝通,降低了每個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行成本,使部門經(jīng)理有機(jī)會(huì)通過領(lǐng)導(dǎo)和參與各種項(xiàng)目,獲得更多領(lǐng)域的知識(shí)和技能,豐富多部門、多專業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)和閱歷,使他們的個(gè)人價(jià)值提高能夠勝任未來的高層職務(wù),獲得職業(yè)上的發(fā)展。企業(yè)為了鼓勵(lì)中層經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展,在對(duì)他們的評(píng)價(jià)和考核中除了對(duì)他原先的部門工作的業(yè)績(jī)指標(biāo)考核外,也加入了對(duì)他們所組織領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目的考核。通過公司的各項(xiàng)激勵(lì)機(jī)制,保證在項(xiàng)目工作中的成員有充分的積極性和成就感。 由每個(gè)職能部門經(jīng)理、高級(jí)專業(yè)人員及業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人組成項(xiàng)目委員會(huì),指定項(xiàng)目管理專家(PMP)為負(fù)責(zé)人。 由項(xiàng)目委員會(huì)組織各職能部門、各業(yè)務(wù)單位,提交下一年度的工作和任務(wù)清單。組織項(xiàng)目化會(huì)議將清單中的涉及C(成本)、T(時(shí)間)、S(范圍跨專業(yè)、跨部門)的工作和任務(wù),按項(xiàng)目立項(xiàng)(見表1),報(bào)總經(jīng)理。由總經(jīng)理辦公會(huì)根據(jù)公司的年度工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略,確定各項(xiàng)目的時(shí)間期限、預(yù)算及成果績(jī)效指標(biāo),并指定各項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員。項(xiàng)目委員會(huì)對(duì)項(xiàng)目做出計(jì)劃,發(fā)動(dòng)和啟動(dòng)項(xiàng)目,決定每個(gè)項(xiàng)目的參與者角色,并明確地寫在項(xiàng)目任務(wù)書(見表2)上分發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理,同時(shí)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的監(jiān)督,資源的合理協(xié)調(diào),確保相關(guān)部門之間能夠順暢溝通。各項(xiàng)目經(jīng)理按照項(xiàng)目管理的程序和運(yùn)用各種技術(shù)工具確定項(xiàng)目的目標(biāo)預(yù)算、進(jìn)度、里程碑計(jì)劃、WBS、人員分工及控制和反饋方案,報(bào)委員會(huì)備案。委員會(huì)不定期舉行項(xiàng)目進(jìn)度溝通會(huì),各項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告關(guān)鍵任務(wù)的進(jìn)展情況,關(guān)鍵項(xiàng)目可以每周二次召開碰頭會(huì),討論進(jìn)展情況或問題和障礙,進(jìn)行控制和調(diào)整。5 項(xiàng)目化管理的支持體系:天士力制藥股份有限公司自2000年起,在新建工程、新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)制造、市場(chǎng)營(yíng)銷及工藝改造等方面引進(jìn)項(xiàng)目化管理的思想,實(shí)行按項(xiàng)目管理的工作方式,主要是依賴于我們建立了一套項(xiàng)目化管理的運(yùn)作體系,由項(xiàng)目委員會(huì)統(tǒng)籌管理。隨著項(xiàng)目工作的實(shí)施,工作效率不斷提高,各項(xiàng)管理指標(biāo)不斷改善,客觀上提高了企業(yè)總體的管理水平和創(chuàng)新能力。公司的項(xiàng)目管理工作由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目委員會(huì)協(xié)調(diào)各項(xiàng)目組完成,項(xiàng)目經(jīng)理由職能經(jīng)理擔(dān)任,項(xiàng)目組成員由不同的職能部門工作人員擔(dān)當(dāng)。項(xiàng)目委員會(huì)的主要任務(wù)是收集和提出項(xiàng)目建議,甄選和確認(rèn)項(xiàng)目,審核和控制項(xiàng)目計(jì)劃,管理相關(guān)的文件、報(bào)告和信息。項(xiàng)目委員會(huì)制定項(xiàng)目信息管理和項(xiàng)目會(huì)議制度,設(shè)立專門的信息管理員,協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理召集定期和不定期的會(huì)議,傳達(dá)并存檔會(huì)議紀(jì)要。建立獨(dú)立的項(xiàng)目管理文件體系,規(guī)定了項(xiàng)目管理工作程序和具體方法。采用表單的形式對(duì)立項(xiàng)、項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)檢查、項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)、任務(wù)完成情況、重大突發(fā)性事件、項(xiàng)目變更、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目管理等方面進(jìn)行統(tǒng)一的控制。作為公司管理特色的項(xiàng)目化管理需要具有一定經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)資質(zhì)的項(xiàng)目管理人員,公司非常重視項(xiàng)目管理相關(guān)人才的培養(yǎng)。目前已有3人通過了IPMA專業(yè)人員C級(jí)資格認(rèn)證,同時(shí),通過內(nèi)部培訓(xùn)為項(xiàng)目管理工作建立了堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。鼓勵(lì)全體員工學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的工作方法和工作思路。公司項(xiàng)目委員會(huì)為每位對(duì)項(xiàng)目管理有興趣的員工提供一本成功的項(xiàng)目管理,為每一個(gè)部門提供一本中國(guó)項(xiàng)目管理知識(shí)體系與國(guó)際項(xiàng)目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn),定期為員工提供項(xiàng)目管理方面的輔導(dǎo)和培訓(xùn),大大提高了參與項(xiàng)目工作人員的工作水平。6 項(xiàng)目化管理對(duì)企業(yè)管理的改善1通過項(xiàng)目化活動(dòng),不僅針對(duì)制造方面,而是對(duì)企業(yè)技術(shù)和管理的全面改進(jìn),使技術(shù)的進(jìn)步,管理水平的提升及新產(chǎn)品從R&D到客戶手中的速度更快,成本更低。 2項(xiàng)目化管理,通過與一項(xiàng)工作關(guān)系最為密切的人參與并負(fù)責(zé)該項(xiàng)目,而使員工的責(zé)任的提高改進(jìn)的效果更好。3項(xiàng)目化管理突破原有職能業(yè)務(wù)型組織形式,以創(chuàng)新為導(dǎo)向強(qiáng)調(diào)什么可以改變,而不是約束導(dǎo)向強(qiáng)調(diào)不能改變什么,培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新型文化。4解決項(xiàng)目化過程中的“一個(gè)人,兩個(gè)老板”的現(xiàn)象,是將“兩個(gè)老板”合二為一,將職能經(jīng)理與項(xiàng)目經(jīng) 理由同一個(gè)人擔(dān)當(dāng),并在團(tuán)隊(duì)中加入業(yè)務(wù)專家避免項(xiàng)目經(jīng)理人在“不得不做決定”的時(shí)候缺乏專業(yè)支持。5針對(duì)公司項(xiàng)目進(jìn)行過程中,許多人不想自己做決定的現(xiàn)象,委員會(huì)制定相應(yīng)的激勵(lì)措施,保證勇于提出鮮明觀點(diǎn)和勇于決策的人以不同級(jí)次的回報(bào),同時(shí)保證那些試圖用新辦法但告失敗的人不受懲罰,反而推舉為創(chuàng)新模范。6形成了強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)和相互支持的企業(yè)文化,改進(jìn)了問題的處理和溝通,降低了項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。鼓勵(lì)使用WBS,CPM,PERT等技術(shù)工具,培養(yǎng)了基礎(chǔ)的項(xiàng)目執(zhí)行人員。7員工在參與項(xiàng)目過程中學(xué)會(huì)了怎樣定義一個(gè)清楚的目標(biāo)和問題,提供充分的數(shù)據(jù),解決了以前日常工作 中任務(wù)的無人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象,改善了企業(yè)原來粗放的計(jì)劃方式,學(xué)會(huì)了評(píng)估時(shí)間和成本,使編制出的項(xiàng)目計(jì)劃具有相當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)和深度。 8企業(yè)培養(yǎng)了一種風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí),在項(xiàng)目進(jìn)行前就評(píng)估可能對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響的因素,并開發(fā)出應(yīng)急的計(jì)劃,改變了以前在項(xiàng)目出現(xiàn)重大變化時(shí)的被動(dòng)的亡羊補(bǔ)牢的工作方式,提高了風(fēng)險(xiǎn)管理的技能和意識(shí)。7 項(xiàng)目化管理的實(shí)施成果公司2000年開始實(shí)施項(xiàng)目化管理以后,將標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)與企業(yè)改善創(chuàng)新進(jìn)行有機(jī)整合,使企業(yè)持續(xù)保持學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力,不斷提高企業(yè)的管理水平,使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和效益的持續(xù)提高。2001年公司銷售額8.05億元,同比增長(zhǎng)91.67%,利潤(rùn)1.3億元,同比增長(zhǎng)25%,目前已經(jīng)成為中藥單品種全國(guó)銷量第一、心腦血管藥市場(chǎng)占有率第一及中國(guó)滴丸劑型規(guī)模最大,技術(shù)先進(jìn)的專業(yè)化現(xiàn)代中藥生產(chǎn)企業(yè)。 通過項(xiàng)目管理的實(shí)施,員工學(xué)會(huì)了相互溝通和協(xié)作的團(tuán)隊(duì)精神,培養(yǎng)了一批初級(jí)的項(xiàng)目管理經(jīng)理。不分職務(wù)、等級(jí)的項(xiàng)目討論的方式,營(yíng)造出一種以人為本,尊重人,鼓勵(lì)創(chuàng)新的團(tuán)隊(duì)文化,涌現(xiàn)出了上百個(gè)有價(jià)值的技術(shù)和工藝改進(jìn)項(xiàng)目,同時(shí)降低了勞動(dòng)時(shí)間,進(jìn)一步提高了生產(chǎn)效率。制造方面,啟動(dòng)部門的改善項(xiàng)目、QC小組攻關(guān)項(xiàng)目等58項(xiàng),包裝材料總耗比去年降低了19.8%,原輔材料總耗降低了16.8%,人工工時(shí)由去年的7.04小時(shí)/箱縮短到今年的6.89小時(shí)/箱。全員勞動(dòng)生產(chǎn)率從去年的80.12千元/人/月上升到今年的83.68千元/人/月。物流采購(gòu)方面,實(shí)施物流流程改善項(xiàng)目、現(xiàn)場(chǎng)管理強(qiáng)化項(xiàng)目等,加強(qiáng)三個(gè)滾動(dòng)計(jì)劃的制訂,及時(shí)供貨率大于99%,生產(chǎn)性物料合格率大于95%,分別比上年提高10%和12.5%,使物料周轉(zhuǎn)天數(shù)從去年的109天下降到今年的79天。 質(zhì)量管理方面,實(shí)施質(zhì)量改善項(xiàng)目、零缺陷項(xiàng)目等25項(xiàng),分工更加明確,考核指標(biāo)
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