AMT咨詢觀點之房地產(chǎn)行業(yè)會議管理及IT實現(xiàn).docx

AMT咨詢觀點之房地產(chǎn)行業(yè)會議管理及IT實現(xiàn)AMT咨詢觀點之房地產(chǎn)行業(yè)會議管理及IT實現(xiàn)在AMT 咨詢過往的項目經(jīng)驗中我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)高層大約有80%的時間都在開會。然而，高層的時間是寶貴的資源，自己的行程安排經(jīng)常被一些臨時性的會議打亂。每天陷在無盡的會議中，脫不開身不說，而且留給自己單獨思考的時間也少之又少，真是非常痛苦。為了一個月度總經(jīng)理的辦公會，會議組織者提前十多天就開始準(zhǔn)備。確定會議議題，同與會者確認(rèn)需要提交的資料，然后不停地打電話和每個與會者進(jìn)行溝通，確認(rèn)會議時間。忙活了一個上午，好不容易定下來的會議時間，下午，某個老總的秘書卻打來電話，說老總有事無法在參加，能否提前或推遲會議時間。無奈，會議組織者又要接著忙開了，重新打電話，逐一溝通，更改會議時間很難想象，一次這樣的會議組織，協(xié)調(diào)與會者的時間就如此麻煩?？蛇@會議時間一改再改，會議組織者豈不是苦不堪言？ 會議結(jié)束了，眾人離席，一次苦心經(jīng)營的會議終告段落?？苫ㄙM了這樣多心血的會議，誰來監(jiān)督?jīng)Q議是否執(zhí)行了呢？往往是前一次會議遇到的問題，到了下次開會時還是懸而未決，因為會議的決議根本就沒有人跟蹤落實。會議組織者辛苦，可誰又知道老總們的辛苦呢？這邊的會議剛結(jié)束，那邊，沒過一會，老總就接到秘書打過來的電話，說是某某部門召開會議，需要老總參與會議決策。在企業(yè)中，職務(wù)越高的人，往往開會時間占總工作時間的比例就越大，因為許多重要決策都需要高層參加。當(dāng)然，對于業(yè)務(wù)部門來說，當(dāng)他們遇到了棘手的緊急問題需要老總們拍板決定時，就需要打電話給老總的秘書，約定會議時間。如果老總時間已經(jīng)排滿，那就只能另行安排時間。一次次的電話預(yù)約，卻苦于總是約不到老總。這樣的問題一而再，再而三的出現(xiàn)，讓業(yè)務(wù)部門員工也是苦惱不已。也許你會對這些身邊經(jīng)常出現(xiàn)的情景習(xí)以為常，其實，這些問題的發(fā)生并不是不可避免的。問題的矛盾和癥結(jié)都很明了。問題的產(chǎn)生原因都是因為無序的會議管理的結(jié)果。能夠提高會議的計劃性和透明性，讓會議從無序變得有序，進(jìn)而改善會議的決策效率是會議管理的主要目標(biāo)。矛盾和癥結(jié)看似明了，可真正地解決起來，卻不能夠僅依靠個人層面的溝通技巧，而是應(yīng)該將會議安排與管理流程、戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)決策結(jié)合起來，形成企業(yè)有規(guī)律的決策節(jié)拍。一個企業(yè)會議管理的水平，從某種程度上可以反映出該企業(yè)的經(jīng)營管理水平。如果想以最快的速度了解一個公司，那就請參加公司會議吧！因為，在召開會議的方式和水平中，融入了該公司的一切。會議的高效，往往意味著企業(yè)高層個人的高效，同時也意味著企業(yè)的高效。這對于經(jīng)歷快速擴(kuò)張，亟需整合內(nèi)部管理的很多房地產(chǎn)企業(yè)也不例外。一個企業(yè)會議管理的水平，從某種程度上可以反映出該企業(yè)的經(jīng)營管理水平。會議管理是房地產(chǎn)企業(yè)精細(xì)化管理的需求在日益激烈的市場競爭中，歷經(jīng)了快速擴(kuò)張的房地產(chǎn)企業(yè)，當(dāng)內(nèi)部管理逐步由以往的粗放格局向精細(xì)化管理模式邁進(jìn)，借以提升自身管理水平和運營效率之時，該如何以會議管理的視角作為切入點，深入挖掘企業(yè)內(nèi)部有待提高的管理問題，幫助企業(yè)提升效率呢？站在企業(yè)全局的高度，我們應(yīng)該思考：管理者應(yīng)當(dāng)開哪些會？管理者在重要決策事項上如何協(xié)同工作？每一類會議的定位、類型、主要議題、參與者如何界定？對于業(yè)務(wù)運作中的重大議題，管理者在時間上的協(xié)同和工作計劃同步，可以提高企業(yè)的整體決策效率。企業(yè)的會議管理包含兩個個層次的內(nèi)容：一是企業(yè)會議體系的梳理，二是單個會議效率的提升。會議體系的梳理需要明確所有經(jīng)理層以上人員參加的會議，這些會議之間的邏輯關(guān)系，以及每個會議的定位、主要參與人、召開時間、主要議題和上會需要準(zhǔn)備的資料等。單個會議效率的提升需要每個與會者共同的努力，企業(yè)要營造一種高效的會議文化，并通過確定會議規(guī)則來約束個人行為。房地產(chǎn)行業(yè)的會議金字塔從會議產(chǎn)生的動因來看：決策規(guī)律的不同，引發(fā)不同的管理會議類型。會議是企業(yè)決策的一種方式，決策的類型決定了會議的類型。決策有三種觸發(fā)方式：時間觸發(fā)、流程觸發(fā)和事件觸發(fā)，分別對應(yīng)三種會議類型：時間觸發(fā)的會議、流程觸發(fā)的會議和事件觸發(fā)的會議。如圖所示：圖按決策分類的會議類型流程觸發(fā)的房地產(chǎn)行業(yè)的會議分為戰(zhàn)略會議、經(jīng)營管理會議和項目運營會議。其中戰(zhàn)略會議數(shù)量少，但對公司的價值大，決定了公司整體發(fā)展的方向。經(jīng)營管理會議按周期性展開，處理公司日常運營，解決公司重大問題。項目運營會議數(shù)量最多，是項目開發(fā)流程觸發(fā)的一系列項目運營會議，是把控項目開發(fā)節(jié)奏、提升項目管理效率和決策效率的有利工具。三類會議形成了金字塔結(jié)構(gòu)，如圖2所示：圖2 房地產(chǎn)行業(yè)的會議金字塔會議管理的IT實現(xiàn)企業(yè)可以通過信息技術(shù)建立會議管理系統(tǒng)提高會議管理的計劃性和透明性，從而提高會議管理效率。會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)的關(guān)鍵點會議體系和流程的梳理：在企業(yè)建設(shè)會議管理系統(tǒng)之前，要全面梳理企業(yè)的會議體系，為系統(tǒng)上線準(zhǔn)備足夠的初始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)需求分析：要切合企業(yè)實際情況，通過企業(yè)內(nèi)部的訪談?wù){(diào)研，明確會議管理系統(tǒng)的需求，做詳細(xì)的系統(tǒng)需求分析報告。和企業(yè)其他系統(tǒng)的集成：會議管理系統(tǒng)肯定不能是孤立的系統(tǒng)，必須充分考慮和企業(yè)其他信息系統(tǒng)的集成，利用已有資源。例如和企業(yè)門戶系統(tǒng)、OUTLOOK、MSN、文檔管理系統(tǒng)的集成等。會議管理系統(tǒng)的核心功能會議管理系統(tǒng)的核心功能包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能和會議管理功能。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)主要包括：會議類型維護(hù)、會議角色維護(hù)、會議安全級別維護(hù)、會議模板維護(hù)、會議室維護(hù)、會議計劃維護(hù)和會議歸屬維護(hù)等。會議管理功能主要包括會議發(fā)起功能、會議查詢功能、會議資料提交功能、任務(wù)單管理功能、會議決議跟蹤功能、關(guān)閉會議功能和會議統(tǒng)計功能等。如圖3所示：圖3 會議管理系統(tǒng)核心功能通過IT手段可以將會議管理的思想固化在流程里，從而提高會議管理的效率。會議管理系統(tǒng)的價值通過IT手段可以將會議管理的思想固化在流程里，從而提高會議管理的效率。會議管理系統(tǒng)以會議進(jìn)行的流程和員工個人日程安排為核心，建設(shè)覆蓋整個會議始終的信息管理系統(tǒng)，以滿足總辦對會議管理的要求，為提高整個公司會議管理效率提供專業(yè)工具和手段。高效發(fā)起會議利用會議管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)會議發(fā)起的高效，對會議的組織者而言，極其便利，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：會議室閑忙信息透明：在會議系統(tǒng)中發(fā)起會議的流程中，在選擇會議室時，可以預(yù)覽會議室預(yù)定信息，快速方便的預(yù)定空閑會議室。會議室忙閑信息透明，減少了會議組織者發(fā)起會議時，手工查詢會議室狀態(tài)的時間，節(jié)約時間，提高發(fā)起效率。關(guān)鍵參與人占用時間檢查：會議管理系統(tǒng)和OUTLOOK集成，在發(fā)起會議時，可以自動檢測關(guān)鍵參與人在新發(fā)起會議的會議時間內(nèi)是否空閑。如果關(guān)鍵參與人時間空閑，則可以發(fā)起會議，反之，系統(tǒng)提示有時間沖突的關(guān)鍵參與人。傳統(tǒng)的會議發(fā)起流程，要求會議組織者反復(fù)通過電話、郵件或面談方式，逐一的和與會人員確認(rèn)會議時間。關(guān)鍵參與人占用時間檢查，極大地減少了會議組織者和與會人員在確定會議時間上的溝通成本，極大地提高了發(fā)起會議的效率。為了最大效用的利用關(guān)鍵參與人占用時間檢查功能，要求每一個與會者都開放自己的OUTLOOK日程安排，并把自己已經(jīng)確定的日程安排及時地錄入OUTLOOK。自動發(fā)送郵件通知與會人員參會信息：在成功的發(fā)起會議后，會議管理系統(tǒng)自動向所有與會人員發(fā)送郵件通知參會信息。參會信息包括會議的時間、地點、會議名稱、會議主題、會議議題、參與人、匯報人、參與人需要準(zhǔn)備的上會資料、何時提交上會資料等信息，免去了手工發(fā)送會議通知的繁瑣。事先預(yù)置會議模板：在會議管理系統(tǒng)中，可以事先預(yù)置會議模板。在發(fā)起會議時，只要選中相應(yīng)的會議模板，系統(tǒng)自動生成諸如會議名稱、會議主題、會議議題、參與人、匯報人、上會資料等會議信息，組織者能夠快速發(fā)起會議。有效跟蹤會議決議在會議結(jié)束后，會議組織者立即整理會議決議，對會議決議編號，并由專人錄入到會議管理系統(tǒng)。會議決議的跟蹤者把會議決議以任務(wù)單的形式，在會議管理系統(tǒng)中下派任務(wù)單，任務(wù)單中包含任務(wù)單責(zé)任人、需要完成的任務(wù)、最后完成時間等信息。任務(wù)單責(zé)任人完成任務(wù)后，在會議管理系統(tǒng)中，填寫任務(wù)完成情況信息，關(guān)閉任務(wù)單。會議決議的跟蹤者能夠查詢?nèi)蝿?wù)單的狀態(tài)，有效的跟蹤會議決議的完成情況。充分共享會議信息在會議管理系統(tǒng)發(fā)起會議后，召開會議的當(dāng)天，電子顯示板公布開放性會議的召開信息。對那些想列席參加會議橫向?qū)W習(xí)的人，也可以通過會議管理系統(tǒng)查詢到所有開放性會議的召開信息。與會者會前通過會議管理系統(tǒng)，上傳上會資料，讓其他與會者在會前就能夠事前閱讀思考，極大的提高會議的決策效率。會議決議的責(zé)任人，會后通過會議管理系統(tǒng)，上傳會議執(zhí)行情況資料，充分實現(xiàn)信息共享。詳細(xì)提供會議統(tǒng)計報表會議管理系統(tǒng)還可以為企業(yè)管理層提供各種會議統(tǒng)計報表，例如：統(tǒng)計每個項目16級會議召開情況，了解項目進(jìn)程；統(tǒng)計個人參與會議時間，參加各類會議時間的統(tǒng)計，合理安排個人會議時間；統(tǒng)計責(zé)任人任務(wù)單完