銷售及應(yīng)收款管理制度.doc

XXXXXX畜牧有限公司企業(yè)內(nèi)部控制制度銷售及應(yīng)收款管理制度第一章 總 則1. 為了加強(qiáng)對銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售、市場推廣行為，防范銷售過程中的差錯(cuò)和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，制定本制度。2. 本制度所稱銷售，主要是指企業(yè)銷售生豬并取得貨款的行為。3. 企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)主要為減低銷售業(yè)務(wù)的下列風(fēng)險(xiǎn)至可控制水平：i. 銷售行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失。ii. 銷售未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。iii. 銷售政策和信用政策管理不規(guī)范、不科學(xué)，可能導(dǎo)致資產(chǎn)損失或資產(chǎn)運(yùn)營效率低下。iv. 合同協(xié)議簽訂未經(jīng)正確授權(quán)，可能導(dǎo)致資產(chǎn)損失、舞弊和法律訴訟。v. 應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)管理不善，賬齡分析不準(zhǔn)確，可能由于未能收回或未能及時(shí)收回欠款而導(dǎo)致收入流失和法律訴訟。vi. 對應(yīng)收款項(xiàng)的客戶信用和償還能力評估不足，導(dǎo)致壞賬準(zhǔn)備計(jì)提不足。4. 企業(yè)在建立與實(shí)施銷售內(nèi)部控制中，對下列關(guān)鍵方面或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制：i. 職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)當(dāng)明確規(guī)范，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。ii. 銷售政策和信用管理應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理，銷售與發(fā)貨控制流程應(yīng)當(dāng)規(guī)范嚴(yán)密。iii. 應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)有效管理，及時(shí)催收；往來款項(xiàng)應(yīng)當(dāng)定期核對，如有差錯(cuò),及時(shí)改正。iv. 銷售的確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的規(guī)定。第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)1. 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制建立起銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不兼容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離有助于防止各種有意或無意的錯(cuò)誤。2. 業(yè)務(wù)歸口辦理：i. 銷售部門 (或崗位) 主要負(fù)責(zé)處理訂單, 執(zhí)行銷售政策, 須及時(shí)了解和掌握銷售行情信息，做好銷售市場調(diào)研工作，開發(fā)銷售市場，建立客戶檔案，評價(jià)客戶信用，管理銷售過程中的所有事宜。ii. 運(yùn)輸人員主要負(fù)責(zé)運(yùn)送生豬及簽收確認(rèn)出欄的數(shù)量, 豬車的管理, 如消毒保養(yǎng)等, ；iii. 財(cái)務(wù)部門(或崗位)主要負(fù)責(zé)銷售款項(xiàng)的結(jié)算和紀(jì)錄、監(jiān)督管理貨款回收；iv. 銷售收據(jù)和發(fā)票由財(cái)務(wù)部門指定專人開具，銷售人員應(yīng)避免接觸銷售現(xiàn)款v. 門衛(wèi)室主要負(fù)責(zé)出門管理, 嚴(yán)格憑出門條放行，每月出門條應(yīng)裝訂成冊，妥善保管，公司不定期派人檢查門衛(wèi)是否盡責(zé)履行門衛(wèi)責(zé)職。3. 銷售與收款不兼容崗位包括：i. 客戶信用管理、與銷售合同協(xié)議的審批、簽訂。ii. 銷售合同協(xié)議的審批、簽訂與辦理發(fā)貨。iii. 銷售貨款的確認(rèn)、回收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。iv. 銷售退回貨品的驗(yàn)收、處置與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。v. 銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理。vi. 壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提與審批、壞賬的核銷與審批。4. 公司的銷售主要由銷售部負(fù)責(zé)。有關(guān)銷售的架構(gòu)如下, 其崗位職責(zé)列于內(nèi)控制度之內(nèi)控環(huán)境中:第三章 銷售與發(fā)貨控制公司的銷售主要有仔豬及種豬銷售, 有關(guān)之流程及控制制度如下:i. 每天上班時(shí)，銷售定價(jià)員根據(jù)市場實(shí)際情況擬定生豬價(jià)格, 銷售價(jià)格會(huì)經(jīng)總經(jīng)理審批后交銷售代表及財(cái)務(wù)部作為執(zhí)行依據(jù)。ii. 每一天，各基地及代養(yǎng)農(nóng)戶應(yīng)將當(dāng)天可售生豬頭數(shù)告知農(nóng)戶管理部。iii. 銷售代表應(yīng)和長期合作的客戸訂立書面銷售合同, 定立銷售條款如貨期等交由總經(jīng)理審批。iv. 客戶會(huì)以電話方式或傳真向銷售代表提出銷售請求。v. 銷售代表應(yīng)查閱過往簽定的銷售合同及遵從銷售合同的條款進(jìn)行交易。如客戶為新客戶時(shí)，客戶專員應(yīng)上報(bào)銷售經(jīng)理備案，并制定合作協(xié)議書供客戶進(jìn)行確認(rèn)。vi. 銷售代表根據(jù)銷售請求,銷售合同及銷售價(jià)格的條款編制客戶訂貨單, 如已簽定合同可賒銷的, 需在客戶訂貨單上注明, 銷售代表亦需查看逾期欠款表確定能否與客戶確認(rèn)訂單。vii. 客戶訂貨單需交予銷售部經(jīng)理簽處核實(shí), 如有任何問題，銷售代表應(yīng)修改后再給銷售部經(jīng)理簽處核實(shí)。viii. 經(jīng)核實(shí)之訂貨單需交予農(nóng)戶管理部并安排指定基地或代養(yǎng)農(nóng)戶備貨以應(yīng)付需求。ix. 確認(rèn)后的客戶訂貨單一式四聯(lián)，一聯(lián)銷售部存根，二聯(lián)財(cái)務(wù)部，三聯(lián)養(yǎng)殖場, 四聯(lián)運(yùn)輸。x. 養(yǎng)殖場收到客戶訂貨單后安排出欄，養(yǎng)殖場通知運(yùn)輸人員安排豬車至出欄區(qū)，運(yùn)輸人員必須確保豬車已經(jīng)按消毒制度消毒及記錄在消毒登記薄上。xi. 養(yǎng)殖場安排出欄并記錄出欄豬的類形及數(shù)量在出欄單, 出欄單備注欄注明客戶訂貨單號(hào)。出欄單作為養(yǎng)殖場發(fā)出產(chǎn)品的憑證。xii. 運(yùn)輸人員需根據(jù)出欄單數(shù)量對應(yīng)客戶訂貨單數(shù)量, 點(diǎn)算無誤后簽處確認(rèn)。xiii. 出欄單一式三聯(lián)，一聯(lián)財(cái)務(wù)，二聯(lián)倉庫，三聯(lián)收貨單位及四聯(lián)銷售部。出欄單填錯(cuò)的不能丟棄，應(yīng)填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出欄單全部聯(lián)次按月裝訂成冊保管。xiv. 運(yùn)輸人員收到已簽處的出欄單后運(yùn)送豬只至侍運(yùn)區(qū)。xv. 銷售員收到已簽處的出欄單, 后按照客戶訂貨單的單價(jià)計(jì)算總金額并編制結(jié)算單, 結(jié)算單須記錄出欄單編號(hào)(如一次銷售需要多于一次豬車運(yùn)載), 經(jīng)銷售經(jīng)理簽處確認(rèn)后交至客戶, 客戶到財(cái)務(wù)付款。結(jié)算單一式三聯(lián)，一聯(lián)財(cái)務(wù)部，二聯(lián)客戶, 三聯(lián)銷售部。xvi. 財(cái)務(wù)部人員將客戶訂貨單, 出貨計(jì)量單, 結(jié)算單互相核對，核對正確后向客戶收款, 每一筆收款都必須開具收款收據(jù),備注欄注明結(jié)算單號(hào)及由出納, 及客戶簽收確認(rèn)。收款實(shí)施兩人控制制度, 一位負(fù)責(zé)收款及編制現(xiàn)金日報(bào)表, 另一位財(cái)務(wù)出納應(yīng)將當(dāng)天收到的現(xiàn)金存入銀行戶口 (如當(dāng)天的銷售現(xiàn)金款未能存款, 應(yīng)在后一天早上存款)。 如屬賒銷的, 財(cái)務(wù)部先核實(shí)是否可賒銷, 并于結(jié)算單上, 簽處并注明賖銷銷售。xvii. 收款收據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)財(cái)務(wù)存根，二聯(lián)客戶, 三聯(lián)辨公室。xviii. 客戶憑已簽處的結(jié)算單或收款收據(jù)到侍運(yùn)區(qū)將豬只轉(zhuǎn)至自備之車輛, 而辨公室人員根據(jù)已簽處的結(jié)算單或收款收據(jù)點(diǎn)算豬只數(shù)量, 確認(rèn)并開出出門單。 出門單應(yīng)注明結(jié)算單或收款收據(jù)號(hào), 車牌號(hào)碼號(hào)，出門單需經(jīng)辦公室指定人員簽名確認(rèn)并加蓋出門專用章方為有效。xix. 出門單一式兩聯(lián)，一聯(lián)辨公室存根，二聯(lián)門衛(wèi)室。xx. 門衛(wèi)室工作人員，對出門商品應(yīng)檢查是否提有合法、有效的出門單，如沒有不得放行, 門衛(wèi)室工作人員簽處確認(rèn)出門單并放行客戶車輛。出門單填錯(cuò)的不能丟棄，應(yīng)填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出門單全部聯(lián)次（即一聯(lián)及二聯(lián)都必須留存，不得丟棄）按月裝訂成冊保管。xxi. 銷售部門根據(jù)銷售流程建立銷售臺(tái)帳，每天填制銷售臺(tái)帳日報(bào)表（包括所有單據(jù)除收款收據(jù)外）。xxii. 外部代養(yǎng)豬場發(fā)生之銷售需于每周未, 把所有關(guān)單據(jù)裝訂并交回總部財(cái)務(wù)復(fù)核及記賬。xxiii. 出門單、出門專用章實(shí)行專人專管制度及收發(fā)登記制度。xxiv. 一切產(chǎn)品銷售禁止客戶直接到生產(chǎn)線領(lǐng)取產(chǎn)品。xxv. 當(dāng)天15點(diǎn)前收到的現(xiàn)金銷售款應(yīng)于當(dāng)天存入公司指定銀行帳戶或交存總部出納。對于直接將現(xiàn)金移交總部出納的，場部出納應(yīng)向總部出納索取收款收據(jù)，以便明確責(zé)任。每月初5號(hào)前應(yīng)填制銷售臺(tái)帳月報(bào)表提交財(cái)務(wù)部對數(shù), 任何采購賬目上的差誤都要分析, 解釋和調(diào)整。xxvi. 監(jiān)磅員當(dāng)天下班前在稱磅軟件上打印銷售稱磅明細(xì)表，按周提交財(cái)務(wù)部復(fù)核帳務(wù)。i. 公司的銷售主要有商品豬 (小育肥及大育肥)，有關(guān)之流程及控制制度如下：ii. 屠宰場客戶會(huì)以電話或傳真向銷售部提出銷售請求。iii. 銷售部應(yīng)查閱過往簽定的銷售合同及遵從銷售合同的條款進(jìn)行交易。iv. 銷售部根據(jù)銷售請求，銷售合同及銷售價(jià)格審批的條款編制客戶訂貨單，如已簽定可賒銷合同，需在客戶訂貨單上注明，銷售部亦需查看逾期欠款表確定能否與客戶確認(rèn)訂單。v. 客戶訂貨單需交予銷售部經(jīng)理簽署核實(shí)，如有任何問題，銷售部應(yīng)修改后再給銷售部經(jīng)理簽署核實(shí)。vi. 經(jīng)核實(shí)訂單需交予農(nóng)戶管理部并安排指定代養(yǎng)農(nóng)戶欄以應(yīng)付訂單需求。vii. 指定農(nóng)戶需安排出欄并編制代養(yǎng)出欄單記錄出欄豬的類形及數(shù)量, 代養(yǎng)出欄單備注欄注明客戶訂貨單號(hào)。代養(yǎng)出欄單作為養(yǎng)殖場發(fā)出產(chǎn)品的憑證。viii. 客戶運(yùn)輸人員會(huì)根據(jù)代養(yǎng)出欄單數(shù)量對應(yīng)客戶訂貨單數(shù)量, 點(diǎn)算無誤后簽處確認(rèn)。ix. 代養(yǎng)出欄單一式三聯(lián)，一聯(lián)財(cái)務(wù)部，二聯(lián)代養(yǎng)農(nóng)戶，三聯(lián)倉庫(農(nóng)戶管理部)。出欄單填錯(cuò)的不能丟棄，應(yīng)填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出欄單全部聯(lián)次（即一、二、三聯(lián)都必須留存，不得丟棄）按月裝訂成冊保管。x. 客戶運(yùn)輸人員會(huì)運(yùn)送豬只至公眾過磅臺(tái)施磅 (而本廠的會(huì)在本廠的過磅臺(tái)施磅), 運(yùn)輸人員將出欄單交至施磅員,稱磅實(shí)施兩人控制制度，施磅員根據(jù)系統(tǒng)的記錄打印出貨計(jì)量單，打印出貨計(jì)量單后由施磅員、監(jiān)磅員即銷售代表公眾過磅單(商品豬從代養(yǎng)農(nóng)戶出欄是根據(jù)) 作銷售重量依據(jù)。xi. 一同簽名確認(rèn)。出貨計(jì)量單備注欄注明出欄單號(hào)。xii. 出貨計(jì)量單一式三聯(lián)，一聯(lián)銷售代表，二聯(lián)財(cái)務(wù)部，三聯(lián)客戶。xxvii. 銷售員收到已簽處的出貨計(jì)量單、出欄單, 后按照客戶訂貨單的單價(jià)計(jì)算總金額并編制結(jié)算單, 結(jié)算單須記錄所有有關(guān)的出貨計(jì)量單或出欄單編號(hào), 經(jīng)銷售經(jīng)理簽處確認(rèn)后交至客戶, 客戶到財(cái)務(wù)付款。結(jié)算單一式三聯(lián)，一聯(lián)財(cái)務(wù)部，二聯(lián)客戶, 三聯(lián)銷售部。xiii. 財(cái)務(wù)部人員將客戶訂貨單, 出貨計(jì)量單(或公眾過磅單), 結(jié)算單互相核對，核對正確后向客戶收款, 每一筆收款都必須開具收款收據(jù),備注欄注明結(jié)算單號(hào)及由出納, 及客戶簽收確認(rèn)。收款收據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)財(cái)務(wù)存根，二聯(lián)客戶, 三聯(lián)辨公室。xiv. 本廠客戶憑已簽處的結(jié)算單或收款收據(jù)到侍運(yùn)區(qū)將豬只轉(zhuǎn)至自備之車輛, 而辨公室人員根據(jù)已簽處的結(jié)算單或收款收據(jù)點(diǎn)算豬只數(shù)量, 確認(rèn)并開出出門單. 出門單應(yīng)注明結(jié)算單或收款收據(jù)號(hào), 車牌號(hào)碼號(hào)，出門單需經(jīng)辦公室指定人員簽名確認(rèn)并加蓋出門專用章方為有效。xv. 出門單一式兩聯(lián)，一聯(lián)辨公室存根，二聯(lián)門衛(wèi)室。xvi. 門衛(wèi)室工作人員，對出門商品應(yīng)檢查是否提有合法、有效的出門單，如沒有不得放行, 門衛(wèi)室工作人員簽處確認(rèn)出門單并放行客戶車輛。出門單填錯(cuò)的不能丟棄，應(yīng)填寫“作廢”字樣。有效及“作廢” 出門單全部聯(lián)次（即一聯(lián)及二聯(lián)都必須留存，不得丟棄）按月裝訂成冊保管。xvii. 銷售部門根據(jù)銷售流程建立銷售臺(tái)帳，每天填制銷售臺(tái)帳日報(bào)表（包括所有單據(jù)除收款收據(jù)外）。xviii. 外部代養(yǎng)豬場發(fā)生之銷售需于每周末, 把所有關(guān)單據(jù)裝訂并交回總部財(cái)務(wù)復(fù)核及記賬。第四章 應(yīng)收帳款管理制度i. 本公司之應(yīng)收帳風(fēng)險(xiǎn)是相對較低的, 因本公司對于長期合作的客戶才會(huì)批準(zhǔn)賖銷的行為, 所有新客戶及小客戶都必須遵守先付款后發(fā)貨的制度。而本公司批準(zhǔn)給客戶的帳期亦不會(huì)超于7天。ii. 應(yīng)收帳款管理由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé), 財(cái)務(wù)收到銷售的結(jié)算單后, 如是賒銷的, 財(cái)務(wù)人員根據(jù)客戶名稱, 銷售日期, 銷售金額及應(yīng)收到款項(xiàng)日期編制應(yīng)收帳款日報(bào)表。iii. 每天上班時(shí), 財(cái)務(wù)員將應(yīng)收帳款日報(bào)表提交至財(cái)務(wù)經(jīng)理, 財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)應(yīng)收到款項(xiàng)日期一欄, 讓出納確認(rèn)還未收款, 再讓銷售代表催收客戶貨款。iv. 如客戶逾期付款, 財(cái)務(wù)人員將編制逾期欠款表列明逾期欠款明細(xì)并交于銷售部備案, 如有逾期欠款的, 銷售部不應(yīng)再與此客戶確認(rèn)客戶訂貨單。v. 所有賒銷必須要求客戶轉(zhuǎn)賬至公司指定銀行帳戶, 會(huì)計(jì)經(jīng)理應(yīng)每天查核網(wǎng)上銀行資料, 確認(rèn)銀行已收到款項(xiàng), 再與客戶確認(rèn)后出納發(fā)出收款收據(jù)至客戶及一聯(lián)存檔。vi. 當(dāng)收到款后, 財(cái)務(wù)應(yīng)在應(yīng)收帳款日報(bào)表更新并注明收款