重要資料管理辦法.doc

重要文件、資料管理辦法為防止我行文件、數(shù)據(jù)、紙質(zhì)公文憑證、電子、影像、光盤等資料的外泄，建設(shè)銀行泰州分行特制定本辦法。適用范圍：本辦法適用各市支行、城區(qū)各支行、市分行各部室全體員工。二、公司重要資料的保管21 集團(tuán)各部門、各分公司個(gè)人辦公用電腦必須設(shè)置屏保密碼；22 重要崗位人員（人事、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷）的重要文件，需單獨(dú)加設(shè)文件密碼保護(hù)； 23 各單位在使用綜合管理部筆記本電腦進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)，不得將匯報(bào)內(nèi)容下載至電腦桌面；24 在有效期內(nèi)的重要資料，各分公司（部門）應(yīng)安排專人妥善保管。三、重要文件的交接各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員對(duì)其所屬工作的交接負(fù)全責(zé)，必須責(zé)任到人,切實(shí)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理秩序。31各公司應(yīng)理順工作流程，減少不必要的中轉(zhuǎn)手續(xù)。所有涉及公司機(jī)密文件、印鑒、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的憑證、單據(jù)及其它重要文件資料，不得由經(jīng)辦部門直接以郵寄或托人捎帶的方式轉(zhuǎn)交收件人，而應(yīng)由交、接雙方認(rèn)真填寫文件交接確認(rèn)單所需填寫各個(gè)要素簽字確認(rèn)后予以交接。32特殊情況需郵寄文件由部門所在分公司行政人事部進(jìn)行傳遞（見附圖），異地傳遞的務(wù)必使用EMS。同一城市的轉(zhuǎn)交，應(yīng)認(rèn)真填寫文件交接確認(rèn)單所需填寫各個(gè)要素。待所需轉(zhuǎn)交文件送到目標(biāo)單位或個(gè)人后，收件人須認(rèn)真填寫回執(zhí)聯(lián)，文件傳遞的完成與否以送件人員是否收到收件人的回執(zhí)聯(lián)為準(zhǔn)；32 文件交接確認(rèn)單填寫確認(rèn)完畢后，存根與確認(rèn)單的交接內(nèi)容要保持一致，存根由移交單位保存，確認(rèn)單由接收單位保存。雙方不得擅自更改工作交接內(nèi)容；四、重要文件的銷毀公司在日常經(jīng)營(yíng)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的涉及公司內(nèi)部信息和商業(yè)機(jī)密的紙質(zhì)文件或電子文檔，此類文件資料在一定時(shí)限后已不在公司日常管理中使用，但又不能隨意丟棄，應(yīng)作相應(yīng)的銷毀處理。41 應(yīng)當(dāng)銷毀的失效紙質(zhì)文件或電子文檔包括（但不僅限于）：411企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法人身份證等復(fù)印件。412對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同、標(biāo)書、說明、承諾書等法律文書的原件和復(fù)印件。413 帶有企業(yè)形象標(biāo)識(shí)或蓋有公章的各類文件資料。414財(cái)務(wù)報(bào)表、工資表、提成獎(jiǎng)金表等涉及公司內(nèi)部信息的各類文件資料。415 客戶檔案資料、招錄人員資料、員工個(gè)人資料等。416 其他有損于企業(yè)利益或有可能造成企業(yè)秘密信息外泄的資料。42 文件資料的銷毀：421上述重要資料在有效期內(nèi)的各分公司（部門）應(yīng)安排專人妥善保管。已失效并不再使用的資料應(yīng)當(dāng)予以銷毀，不得隨意丟棄；422 已失效的電子文檔由各分公司行政部或部門負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)核刪除并清空回收站（或直接粉碎文件）；423 已失效的紙質(zhì)文件由各分公司行政部或部門負(fù)責(zé)人指定專人將文件資料送至集團(tuán)綜合管理部審核集中銷毀；424 集團(tuán)綜合管理部根據(jù)送審資料的時(shí)限、重要程度等情況判定該資料是否做銷毀處理。如不需要銷毀的將由送審單位取回再利用；如需要銷毀的由綜合管理部組織銷毀；425綜合管理部應(yīng)安排品行正直、責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)銷毀，并另行安排人員負(fù)責(zé)監(jiān)督工作。銷毀時(shí)必須采用碎紙機(jī)，務(wù)必干凈徹底銷毀，不得使用其他方法銷毀；426 對(duì)已完成閉環(huán)的文件交接確認(rèn)單進(jìn)行封存保管，每?jī)赡赇N毀一次。五、獎(jiǎng)罰管理：51 對(duì)于公司重要文件的交接，如發(fā)現(xiàn)有直接托人轉(zhuǎn)交的情況發(fā)生，將對(duì)雙方相關(guān)責(zé)任人予以重處，由此產(chǎn)生的一切損失由其本人承擔(dān)。集團(tuán)綜合管理部將不定期對(duì)此項(xiàng)工作予以檢查；52 公司所有單位文件交接必須使用文件交接確認(rèn)單，發(fā)現(xiàn)未使用一次對(duì)各單位負(fù)責(zé)人（分公司總經(jīng)理、總部部門經(jīng)理）處罰人民幣20元/次（有據(jù)可查時(shí)按次處罰）；53 對(duì)已完成閉環(huán)的文件交接確認(rèn)單封存保管，每?jī)赡赇N毀一次。否則按20元/次（單）予以經(jīng)濟(jì)處罰；54 若接收單位負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人離職造成的責(zé)任不明確，則由當(dāng)時(shí)任職的直接上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任，依次類推至?xí)r任的部門經(jīng)理、分公司經(jīng)理承擔(dān)責(zé)任；55 文件接收完畢后，若交接確認(rèn)單無交辦單位負(fù)責(zé)人作最后的簽字確認(rèn)所造成的一切后果或被查出無簽字的，對(duì)接收辦單位負(fù)責(zé)人給予20元/次（單）的處罰；56 如因工作疏漏造成泄漏公司機(jī)密事故，將按照甘肅萬華實(shí)業(yè)集團(tuán)事故等級(jí)認(rèn)定與登記通報(bào)制度中的相關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰；57 對(duì)于公司重要資料的保管和銷毀工作由各分公司總經(jīng)理或集團(tuán)各部門負(fù)責(zé)人負(fù)主要責(zé)任。若因保管不當(dāng)或隨意丟棄等原因造成公司關(guān)鍵信息或商業(yè)秘密外泄的，將由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)一切損失并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)相應(yīng)責(zé)任人處以20-500元不等的經(jīng)濟(jì)處罰；58文件資料的審查和銷毀工作由集團(tuán)綜合管理部負(fù)全責(zé)。如果因?yàn)閷彶椴粐?yán)或其他人為因素造成應(yīng)當(dāng)銷毀而未銷毀的，將由綜合管理部相應(yīng)責(zé)任人承擔(dān)一切損失，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)相應(yīng)責(zé)任人處以20-500元不等的經(jīng)濟(jì)處罰。59各級(jí)行政人事部將交接工作管理標(biāo)準(zhǔn)作為新員工始業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容，對(duì)今后新入職員