北京市集體合同檔案管理辦法.doc

北京市集體合同檔案管理辦法 北京市集體合同檔案管理辦法(試行)第一章總則第一條為規(guī)范集體合同檔案管理，發(fā)揮集體合同檔案作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國勞動合同法、北京市實(shí)施中華人民共和國檔案法辦法和北京市集體合同條例等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。 第二條本辦法所稱集體合同檔案，是指集體合同訂立、履行、管理、備案過程中直接形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、電子文件等不同形式的歷史記錄。 第三條本市區(qū)縣人力資源和社會保障行政部門(以下簡稱“區(qū)縣人力社保部門”)及其管理的用人單位按照北京市集體合同條例要求提交的備案材料、履行備案手續(xù)時形成的集體合同檔案，適用本辦法。 本市行政區(qū)域內(nèi)依法訂立集體合同的各級工會組織、企業(yè)代表組織、企業(yè)、實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)單位和民辦非企業(yè)單位參照本辦法管理本單位集體合同檔案。 第四條市人力資源和社會保障行政部門、市檔案行政管理部門、市總工會、市企業(yè)聯(lián)合會和市工商業(yè)聯(lián)合會等有關(guān)部門負(fù)責(zé)全市集體合同檔案工作的監(jiān)督、管理和指導(dǎo)。 各區(qū)縣檔案行政管理部門應(yīng)密切與區(qū)縣人力社保部門的聯(lián)系，監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的工會組織和企業(yè)代表組織以及相關(guān)單位做好集體合同檔案管理工作。 第二章文件歸檔、檔案與保管第五條各單位要高度重視集體合同檔案工作，將集體合同檔案作為本單位檔案的重要組成部分，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確管理人員，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保集體合同檔案的齊全完整。 第六條要依據(jù)國家及北京市關(guān)于檔案的法律法規(guī)，建立健全集體合同檔案管理制度，其內(nèi)容主要包括檔案收集、保管、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、移交等。 第七條要認(rèn)真執(zhí)行集體合同文件材料歸檔范圍與檔案保管期限，結(jié)合工作實(shí)際，將集體合同訂立、履行、管理、備案等各階段形成的具有查考利用價值的文件材料歸檔保存。 任何單位、部門和個人不得拒絕歸檔或?qū)n案據(jù)為已有。 第八條應(yīng)采取集中歸檔方式，在每年六月底以前將歸檔文件材料移交本單位檔案部門。 歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、手續(xù)完備、字跡工整、載體和書寫材料符合要求。 第九條集體合同檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為30年、10年。 第十條可依據(jù)北京市實(shí)施歸檔文件規(guī)則細(xì)則進(jìn)行集體合同檔案的分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 第十一條要設(shè)置必要的檔案管理用房與相關(guān)設(shè)施、配備檔案裝具，采用先進(jìn)管理技術(shù)，按照防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等檔案保護(hù)要求，及時消除安全隱患，妥善保管集體合同檔案，確保檔案實(shí)體的安全。 第十二條任何單位、組織和個人嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)公布涉密集體合同檔案信息。 第三章檔案利用、鑒定銷毀與移交第十三條單位和個人對所需查詢業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照集體合同檔案查閱程序提出申請，各有關(guān)單位依法在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)為單位和個人提供檔案信息查詢服務(wù)。 集體合同檔案原則不外借，相關(guān)單位因工作需要進(jìn)行調(diào)查取證或辦理案件時，須持本單位介紹信，經(jīng)檔案形成部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后查閱相關(guān)內(nèi)容。 第十四條集體合同檔案利用形式主要包括檔案閱覽、復(fù)制摘抄、出具檔案證明等。 第十五條各單位成立由單位相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員組成的鑒定小組，對已達(dá)到保管期限的集體合同檔案提出鑒定處理意見，對仍具有保存價值的集體合同檔案，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限，對確無保存價值的集體合同檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)本單位主要負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照有關(guān)規(guī)定予以銷毀。 第十六條嚴(yán)格履行集體合同檔案鑒定銷毀程序，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，禁止擅自銷毀檔案。 銷毀集體合同檔案時，應(yīng)當(dāng)派兩名以上人員監(jiān)督，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀時間、方式。 檔案銷毀清冊須永久保存。 第十七條依據(jù)相關(guān)規(guī)定，將永久、定期30年保存的集體合同檔案自形成之日起滿10年向區(qū)縣檔案館移交。 第十八條對集體合同檔案管理中發(fā)生的違反檔案工作法律法規(guī)行為，檔案行政管理部門會同有