如何委派工作.ppt

如何委派工作 高級(jí)培訓(xùn)師 狄振鵬 2 課程大綱 委派的認(rèn)知和評(píng)估委派前的準(zhǔn)備工作委派工作具體步驟提高完善委派技巧 3 一 委派的認(rèn)知和委派技能 委派工作的定義委派工作的意義錯(cuò)誤的委派認(rèn)知委派與授權(quán)分工委派的技能評(píng)估 4 1 委派工作的定義 將工作職責(zé)與職權(quán)賦予指定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì) 使該個(gè)人或團(tuán)隊(duì)對(duì)組織產(chǎn)生承諾 歸屬感和參與感 提升其工作價(jià)值和組織貢獻(xiàn)度 并使自己從日常事務(wù)中解脫出來 專心致力于影響組織更重要更多價(jià)值的核心工作 5 委派工作與管理工作 管理者必須掌握委派技能 即需要了解部門的目標(biāo) 以及何時(shí)達(dá)成 如何運(yùn)用組織資源去達(dá)成目標(biāo) 應(yīng)該以一種有計(jì)劃 深思熟慮的方式去分派工作 委派就是把工作交給別人去做 管理則是通過個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的工作來實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo) 兩者合二為一 不進(jìn)行委派的管理者是不合格的 6 委派工作的本質(zhì) 委派工作是管理 而非管理風(fēng)格 管理者必須掌握委派工作的技能 這樣可以幫助自己從繁雜的事務(wù)里解脫出來 又可以讓下屬得到鍛煉 不少基層主管在晉升時(shí) 并沒有受到正式系統(tǒng)的管理技能培訓(xùn) 習(xí)慣于根據(jù)自己的性格 愛好和經(jīng)驗(yàn)來辦事 覺得委派工作就是交待一件事讓別人去干 很簡(jiǎn)單 沒有什么特別的 有一些主管對(duì)委派工作不以為然 認(rèn)為這只不過是工作風(fēng)格的問題 其實(shí)委派工作是管理人員所必須熟練掌握的最基本的工作 而非管理風(fēng)格 7 委派工作對(duì)員工的影響 委派能充分體現(xiàn)員工的工作價(jià)值 每位員工都會(huì)因此而充滿工作的熱情 委派也使員工得到很多的鍛煉機(jī)會(huì) 使他們具有承擔(dān)責(zé)任和行使職權(quán)的意識(shí)和自信心 委派還能使員工的潛能得到開發(fā) 員工對(duì)職業(yè)發(fā)展有信心 8 委派工作對(duì)管理者的影響 委派可以讓組織團(tuán)隊(duì)有序運(yùn)行 各負(fù)其職 合理分工 相互協(xié)作 共同完成組織的整體目標(biāo) 委派還可以使自己能從繁瑣的日常業(yè)務(wù)中脫離出來 能有更多機(jī)會(huì)看到下屬真實(shí)的工作能力和在不同方面的特長(zhǎng) 9 委派工作對(duì)公司的影響 委派可以使公司的業(yè)務(wù)流程通暢平滑 使得公司內(nèi)部的信息 服務(wù) 物資 財(cái)務(wù)等供應(yīng)鏈在各個(gè)環(huán)節(jié)都清晰順暢 各級(jí)管理者的向下委派工作 能夠人盡其責(zé) 控制有力 檢查到位 提高了執(zhí)行力 因?yàn)橄聦僭谖傻墓ぷ髦械玫搅隋憻?學(xué)習(xí)和成長(zhǎng) 當(dāng)公司部門發(fā)展時(shí) 不會(huì)感到后繼無人 10 2 委派工作的意義 真正的管理者是通過別人來工作的 委派工作可以更好的提升組織管理效能 能夠讓下屬得到更多的工作鍛煉和綜合技能成長(zhǎng) 讓下屬有好的工作興趣 得到更多尊重和激勵(lì) 激發(fā)下屬的工作潛能 體現(xiàn)下屬的工作價(jià)值和人生價(jià)值 11 委派對(duì)管理者的用處 能夠完成更多的工作 并且能夠更加容易地在最后期限之前完成 下屬們會(huì)更加專心和投入 分派特定的責(zé)任和權(quán)力 從而更加容易地進(jìn)行控制 促進(jìn)下屬們的進(jìn)步和發(fā)展 能夠更加充分地利用人力資源 提高生產(chǎn)效率 各種補(bǔ)償以及技能的提高能夠更加直接地與個(gè)人績(jī)效相關(guān)聯(lián) 12 委派對(duì)管理者的用處 有效地管理多種產(chǎn)品 業(yè)務(wù)和人員 能夠以較少的旅行和壓力去管理距離遠(yuǎn)的部門 增加下屬的滿意度和認(rèn)可度 經(jīng)理可以有時(shí)間用于計(jì)劃 組織 激勵(lì)和控制 經(jīng)理可以去做那些只有他或她才能做的工作 13 委派對(duì)管理者的用處 管理者希望團(tuán)隊(duì)的業(yè)績(jī)能大幅度地得到提高 注重團(tuán)隊(duì)的結(jié)果 如果沒有委派 那么團(tuán)隊(duì)就變成了個(gè)人 個(gè)人代表團(tuán)隊(duì) 只有通過合理的委派 才能讓團(tuán)隊(duì)一起齊心協(xié)力地工作 通過大家的共同努力提高工作效率 眾人拾柴火焰高 管理者還可以通過委派工作考察員工的工作能力 找到得力的助手 可以先把一些瑣碎 沒有頭緒的事委派給比較好的下屬 看看他們能不能解決 如果他們確實(shí)能很好地解決 然后再對(duì)他們委派比較重要的工作 考察他們是否可以承擔(dān)一些責(zé)任和職責(zé) 14 委派對(duì)員工的好處 體現(xiàn)員工的工作價(jià)值 提高員工工作熱情 讓員工敢于承擔(dān)責(zé)任 意識(shí)到自己是企業(yè)的主人 激發(fā)員工的潛能 鍛煉員工的工作能力 能促使下屬員工建立對(duì)工作的自信 從而獲得滿足感和成就感 15 對(duì)企業(yè)的好處 企業(yè)最關(guān)心的是經(jīng)營(yíng)得到更大的回報(bào) 獲得最大的銷售利潤(rùn)和經(jīng)濟(jì)效益 給股東最大的回報(bào) 要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo) 需要提高產(chǎn)能 儲(chǔ)備人才 通過委派工作 提高員工的積極性 效率得到提高 企業(yè)的產(chǎn)出自然也相應(yīng)地就提高了 現(xiàn)代社會(huì)在人才上的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈 通過委派工作 還能有效地挖掘到有能力的人才 鍛煉人才 為企業(yè)儲(chǔ)備人才 16 3 錯(cuò)誤的委派認(rèn)知 委派就是將我的任務(wù)分解委派就是讓下屬擁有我的一部分權(quán)力委派了 責(zé)任也就隨之而分出去了委派的工作如果做錯(cuò)了 就有了替罪羊委派就是將所有的工作都讓下屬完成 自己正好落得清閑委派了就要信任下屬員工 就一切都別再插手委派只不過是給下屬提供一些鍛煉的機(jī)會(huì)罷了 17 正確的委派認(rèn)知 委派是讓下屬承擔(dān)他的工作應(yīng)負(fù)的相應(yīng)的責(zé)任委派是讓下屬也享有完成其工作所需的適當(dāng)?shù)臋?quán)限委派人同樣會(huì)對(duì)委派出去的工作負(fù)責(zé)委派出去的工作如果做錯(cuò)了 委派人也要承擔(dān)責(zé)任委派是將應(yīng)由下屬完成的工作讓他們來承擔(dān) 委派人只起監(jiān)督指導(dǎo)的作用委派了 就要信任 但也要進(jìn)行過程中的檢查委派不只是給下屬提供鍛煉的機(jī)會(huì) 是讓他們具備完成工作的能力 18 4 委派與授權(quán)分工 委派和授權(quán)既相互聯(lián)系 又有所區(qū)別 嚴(yán)格地說 委派是授權(quán)工作中的一部分 例如 主管經(jīng)常要向下屬委派工作 但是不一定經(jīng)常有授權(quán)的過程 授權(quán)是將現(xiàn)有的任務(wù)分解 并根據(jù)團(tuán)隊(duì)的分工 讓適當(dāng)?shù)娜巳ネ瓿蛇m當(dāng)?shù)墓ぷ?使每一位成員都有最大限度的恰如其分的自由度 以最高的效率和最佳的方式完成工作 委派是授權(quán)中的分配工作的那一部分 日常工作中最常應(yīng)用的技巧 19 委派與授權(quán)分工 委派工作是在一種低級(jí)的授權(quán)階段所做的工作 即四級(jí)授權(quán)中的較低級(jí) 而授權(quán)則更充分 委派工作的任務(wù)通常是下屬的工作職責(zé)范圍 而授權(quán)是上級(jí)與下屬職責(zé)的相關(guān)結(jié)合部 委派工作絕不是簡(jiǎn)單的分工 20 5 委派工作的技能評(píng)估 我的下屬都知道我對(duì)他們的具體期望和要求 我讓下屬參與到設(shè)定目標(biāo) 解決問題 自我評(píng)估和提高生產(chǎn)力的活動(dòng) 我總是把個(gè)人工作的重心放在計(jì)劃組織和控制方面 而不是一般常規(guī)雜務(wù)工作上 在分派工作時(shí) 我會(huì)精心挑選受托人 并確保每個(gè)人都知道誰是負(fù)責(zé)人 當(dāng)委派工作出現(xiàn)問題時(shí) 我能夠給適當(dāng)機(jī)會(huì)讓受托人自行解決問題 21 委派工作的技能評(píng)估 委派工作時(shí)我會(huì)針對(duì)細(xì)節(jié)問題做簡(jiǎn)要說明 我認(rèn)為委派可以幫助下屬改進(jìn)和提高技能 并按此分派工作 在緊急情況下我會(huì)支持幫助員工 但不親自參與其具體工作中或替其完成 在分派工作時(shí) 我會(huì)強(qiáng)調(diào)所期望的結(jié)果 并要求下屬對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé) 而不是如何去完成工作和推卸責(zé)任 委派工作時(shí) 我會(huì)根據(jù)客觀需要和成員經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行平衡權(quán)力和工作量 22 常見的錯(cuò)誤表現(xiàn) 他們的工作非常忙碌 緊張 工作缺乏計(jì)劃或計(jì)劃常常得不到實(shí)施 因?yàn)樗麄兇蟛糠謺r(shí)間 精力都放在處理細(xì)節(jié)上 他們對(duì)下屬很不放心 擔(dān)心下屬做不好工作 擔(dān)心下屬濫用職權(quán) 所以 他們事事親力親為 但是效率很低 23 優(yōu)秀者的正確表現(xiàn) 他們對(duì)自己的能力有充分的自信 懂得時(shí)間管理 重視主要職責(zé) 在具體工作中 會(huì)根據(jù)下屬的能力而授予不同的責(zé)任和權(quán)限 提供指導(dǎo)性意見 而非指示性意見 幫助下屬更有效的工作 而不是干預(yù) 24 為什么不肯委派工作 全能的謬論 我自己能夠做得更好 擔(dān)心員工抗拒 不愿意給員工增加麻煩 對(duì)員工缺乏信心 害怕出錯(cuò) 沒有培訓(xùn) 下屬想了解問題的答案 其實(shí)只想討論的 我自己做會(huì)比教員工更快 自己喜歡且擅長(zhǎng) 可以顯示自己的業(yè)務(wù)權(quán)威 25 各層級(jí)管理者的工作內(nèi)容 高層管理者中層管理者一線管理者 30 70 90 10 委派 操作 26 案例1 忙碌的新主管 小趙是一名能干熱情的工程師 新晉升為項(xiàng)目小組的主管 小趙希望自己的專業(yè)技能必須超過下屬 能夠比他們更快更好完成工作 先集中精力完成工作 以后再培訓(xùn)他們 小趙沒有分派重要工作給下屬 總是親自完成部門有價(jià)值的工作 下屬只得到簡(jiǎn)單平常的工作 不了解項(xiàng)目的重大事項(xiàng) 其中有一名骨干因工作缺乏挑戰(zhàn)性和個(gè)人成長(zhǎng)而辭職 而小趙卻經(jīng)常加班加點(diǎn) 項(xiàng)目組不可或缺 無可替代 27 二 委派前的準(zhǔn)備工作 分析委派工作決定委派工作制訂委派計(jì)劃選擇合適人選讓下屬做準(zhǔn)備 28 委派工作前的準(zhǔn)備 什么事 你找出什么是需要干的 以及看它是不是完成了 讓誰來干 著牽涉到誰能干什么這個(gè)問題 在你決定了讓誰干什么之后 你就要有意識(shí)地培養(yǎng)他們做好相應(yīng)的工作能力 怎么干 這就看你如何運(yùn)用委派的藝術(shù)去創(chuàng)造一個(gè)融洽且富有效率的工作氛圍了 29 委派工作前你應(yīng)該 分析一下你自己的工作擔(dān)子有多重 分析一下你們部門里可以利用的資源 人力和物力 有多少 考慮 分析一下你所有可能的選擇 挑出那些你直覺上感覺不錯(cuò)的 邏輯上也行得通的選擇 開始做他們 而且是當(dāng)一項(xiàng)工作來完成 找出結(jié)果來 30 分析委派工作 審視自己的權(quán)利 義務(wù)和責(zé)任分析自己所要做的工作 承擔(dān)的義務(wù)和職責(zé) 以及將要采取的行動(dòng)及后果重新確立部門的首要目標(biāo) 保證正確的方向性突出必不可少的結(jié)果 以及如何衡量檢查目前的工作負(fù)荷來篩選優(yōu)先排序自己的工作 31 哪些工作可以委派 只能由你這個(gè)主管來做的事情 這些事情不能委派給別人來做 比如 對(duì)工作的回顧 馬上就可以委派給某一個(gè)受過這方面訓(xùn)練的人來做的工作 只要你花上一點(diǎn)時(shí)間訓(xùn)練一下某個(gè)人 就可以將工作委派下去 應(yīng)該委派給別人去做的工作 但手邊卻沒有合適的人可以來做它 32 決定委派工作 需要頻繁做決定或例行公事的常規(guī)工作那些處于上級(jí)的技術(shù)或?qū)ｉL(zhǎng)內(nèi)的工作上級(jí)最不勝任的專業(yè)任務(wù)和項(xiàng)目上級(jí)不喜歡 下級(jí)卻喜歡的工作能夠?yàn)閱T工提供經(jīng)驗(yàn)的工作能給常規(guī)工作添加變化的任務(wù)使得某個(gè)崗位更加全面的活動(dòng) 33 熱土豆 式工作 切記不要把 熱土豆 式的工作委派出去 熱土豆 式工作是指那些處于最優(yōu)先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作 例如 你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是 熱土豆 式工作 這種工作要你親自去做 非常保密的工作也不要委派給別人去做 如果某項(xiàng)工作涉及到只有你才應(yīng)該了解的特殊信息 就不要委派出去 34 五個(gè)層次的工作 只有我才能做的工作我應(yīng)該做的工作 但其他人可以提供必要的幫助我能夠做的工作 但如果給予機(jī)會(huì)其他人也能夠做其他人應(yīng)該做的工作 但在需要時(shí)你能夠幫助他們其他人必須做的工作 35 制訂委派計(jì)劃 委派應(yīng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是什么關(guān)鍵的完成日期是何時(shí)需要達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)是什么必須做哪些決策將委派多少職權(quán)受托人的權(quán)力范圍 36 制訂委派計(jì)劃 預(yù)算是多少受托人的聯(lián)系渠道需要提供哪些信息希望參與哪些工作需要何時(shí)得到哪些反饋信息讓誰來跟進(jìn)了解進(jìn)度委派需要告知哪些人 37 委派工作的計(jì)劃 預(yù)期結(jié)果 底線結(jié)果 時(shí)間期限需要達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn) 預(yù)算 完成人檢查人 所需資源 反饋渠道 頻率 38 選擇合適人選 該工作屬于某一特定職位的職責(zé)嗎 誰會(huì)有承擔(dān)該工作的興趣和能力 誰會(huì)認(rèn)為該項(xiàng)工作充滿挑戰(zhàn)性 該工作將使誰全力以赴并幫助其成長(zhǎng) 在過去的委派中誰曾被忽略 誰有時(shí)間 誰正在為一項(xiàng)新工作或晉升做準(zhǔn)備 39 選擇勝任委派的人員 對(duì)下屬進(jìn)行完整的評(píng)價(jià)對(duì)工作職責(zé)的了解程度完成工作的效率 效能不同的時(shí)間價(jià)值程度對(duì)他的培養(yǎng)發(fā)展價(jià)值 40 進(jìn)行委派前的評(píng)估 需要完成哪些工作 可以并應(yīng)該委派哪些工作 與每個(gè)人的能力 興趣相匹配的工作是什么 該工作將有助于發(fā)展誰 目前誰能夠?yàn)槲易鲞@件工作 誰能夠通過培訓(xùn)來完成工作 該員工目前的工作負(fù)荷和績(jī)效水平如何 41 秘書助理的十件事 分檢郵件并分發(fā)給相關(guān)的人 聯(lián)絡(luò)相關(guān)人員做信息傳達(dá)和必要溝通起草需要你簽字的信件和會(huì)議稿 準(zhǔn)備必要的文字資料和素材合理安排你的時(shí)間和約會(huì) 確保期限要求跟蹤了解各種報(bào)告和設(shè)定期限的工作 做預(yù)警和提醒 并報(bào)告這些工作的進(jìn)度情況協(xié)調(diào)各種會(huì)議組織工作 替你組織和籌辦會(huì)議 做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作和后勤工作 42 秘書助理的十件事 收集制定決策所需要的基礎(chǔ)信息和資料保管有關(guān)文件 文檔資料 人事記錄和檔案及機(jī)密檔案過濾 篩選和處理來訪電話 信件和電子郵件 將錯(cuò)誤電話和信件轉(zhuǎn)至適當(dāng)?shù)牡胤綄?duì)下一步的工作項(xiàng)目和重點(diǎn)工作進(jìn)行初步研究 作好充分的準(zhǔn)備全天候暢通的電話聯(lián)絡(luò)站和接待處 及時(shí)處理簡(jiǎn)單常規(guī)的外部需求和緊急問題 43 讓下屬做好準(zhǔn)備 與每位員工一起比較實(shí)際與期望的結(jié)果 共同討論和確定培訓(xùn)計(jì)劃了解個(gè)人發(fā)展目標(biāo) 通過委派給予支持提前與被選出參加培訓(xùn)者溝通 強(qiáng)調(diào)培訓(xùn)對(duì)完成本職和受托任務(wù)的重要安排好參加培訓(xùn)者的工作 使其更專心 44 讓下屬做好準(zhǔn)備 幫助制定行動(dòng)計(jì)劃 把培訓(xùn)知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐技能評(píng)估培訓(xùn)結(jié)果是否適合團(tuán)隊(duì)其他成員委派工作與培訓(xùn)學(xué)習(xí)的技能相關(guān)聯(lián)員工在運(yùn)用所掌握的新技能時(shí) 要及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和鼓勵(lì) 45 明確下屬的角色 下屬也是組織的一員 日常工作中必須不厭其煩地告知下屬其各自的立場(chǎng) 地位 角色 任務(wù) 在交付工作時(shí) 更應(yīng)具體 明確 不讓下屬明白自己扮演的 角色 所擔(dān)負(fù)的 任務(wù) 就無法產(chǎn)生責(zé)任感 只會(huì)頻頻發(fā)生怠慢 疏忽錯(cuò)誤 越權(quán)行為 不平 不滿等情形 46 案例2 失敗的委派變革 方民最近掌管了公司電子部門的系統(tǒng)小組后 決心要改變工作環(huán)境 改變員工的觀念 因?yàn)榍叭慰偸怯H力親為 不善于委派下屬 方民很快便開始委派那些曾經(jīng)由前任親自承擔(dān)的工作 并給予相當(dāng)大的職權(quán) 但下屬認(rèn)為這是強(qiáng)加給他們的主管該做的工作 既沒有增加報(bào)酬又缺少必要的技能 他們還是習(xí)慣于把問題交給主管來解決 也無法理解方民所言 不要給我問題 我只要結(jié)果 47 案例3 預(yù)算又超支了 李斯是一位不錯(cuò)的管理者 可是近期的績(jī)效檢查中顯示他總是超出預(yù)算 即使由他親自制定預(yù)算并進(jìn)行了嚴(yán)格的控制 問題依然存在 現(xiàn)在上級(jí)已經(jīng)下達(dá)最后通牒 控制好預(yù)算 不然采取嚴(yán)厲措施 李斯的行政助理有著良好的財(cái)務(wù)背景 有一些預(yù)算經(jīng)驗(yàn) 愿意提供幫助 一線主管也希望分擔(dān)部分預(yù)算工作 但李斯認(rèn)為部門預(yù)算是一件很重要的工作 是他的職責(zé) 必須由他親自承擔(dān) 那么 預(yù)算工作能委派嗎 48 三 委派工作具體步驟 按計(jì)劃進(jìn)行委派分配委派工作的溝通交流進(jìn)行必要的技能訓(xùn)練檢查反饋下屬的進(jìn)展檢查和評(píng)價(jià)委派系統(tǒng) 49 1 按計(jì)劃進(jìn)行委派分配 必須完成的目標(biāo)完成期限必須達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)委派的權(quán)利大小預(yù)算資源和幫助確認(rèn)反饋機(jī)制其他參與人員和角色過去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和注意事項(xiàng) 50 委派工作之前的溝通 把為什么選他完成某項(xiàng)工作的原因講清楚 強(qiáng)調(diào)積極因素 因?yàn)樗奶厥獠拍苓m合完成此項(xiàng)工作 必須強(qiáng)調(diào)你對(duì)他的信任 欣賞和重視 讓下屬知道他對(duì)完成工作任務(wù)所負(fù)的重要責(zé)任 讓他知道完成工作任務(wù)對(duì)他目前和今后在組織中的地位會(huì)有直接影響 51 委派工作的方式 委派工作的最好時(shí)間是在下午面對(duì)面地委派工作是最好的一種委派方法 這樣委派工作便于回答下屬提出的問題 獲得及時(shí)的信息反饋 充分利用面部感情和動(dòng)作等形式強(qiáng)調(diào)工作的重要性 次要的工作可使用留言條的形式進(jìn)行委派 在委派工作上花點(diǎn)時(shí)間 可使下屬被新的工作所促進(jìn)和激勵(lì) 寫留言條委派工作 可能快并且容易做到 但它不會(huì)給人以深刻和重要的印象 52 告知下屬應(yīng)做的工作 對(duì)于經(jīng)驗(yàn)不足的下屬 如果讓其分析過復(fù)雜的內(nèi)容 或同時(shí)說明若干事例 則會(huì)造成混亂 在對(duì)下屬說明其任務(wù)時(shí) 宜單純明快 你應(yīng)該做的事就是這些 所謂就是 這些 是指 交付的工作 給予適當(dāng)?shù)墓ぷ鳁l件 達(dá)成目的 獲得預(yù)期或更好的效果 如果暖昧不明 下屬自然無法掌握辦法準(zhǔn)則 結(jié)果必然不佳 53 舉例 這個(gè)月接受500萬元以上的定貨 總經(jīng)理預(yù)算是20萬元 這是你的目標(biāo) A必須在本周內(nèi)完成這份報(bào)表 今天即使是加班也要修理好B商店的車子 明確指示下屬 并促使其徹底了解應(yīng)做的工作 應(yīng)達(dá)成的目標(biāo) 這件事需要快點(diǎn)辦 是對(duì)工作的解釋不充分 54 舉例 如果希望獲得更好的效果 則應(yīng)說明交待工作的理由 此項(xiàng)工作如果不能完成 則影響到你的加薪 你一定在這周末以前交上報(bào)表 B商店的老板說明天一定要用到車子 如果完全不予說明 只是下命令式的交待工作 不但無法獲得下屬的合作 在培育下屬方面亦會(huì)有負(fù)面的影響 55 2 委派工作的溝通交流 委派過程的核心是進(jìn)行委派時(shí)上下級(jí)之間的相互交流 這是一項(xiàng)關(guān)鍵步驟溝通交流應(yīng)以下屬作出承諾和上級(jí)確信能夠?qū)崿F(xiàn)最終結(jié)果而結(jié)束委派不僅僅是下放工作 其實(shí)是在磋商和安排工作 溝通交流需要技巧 融洽和信任 才會(huì)理解和鼓勵(lì) 56 委派的溝通交流步驟 盡可能詳細(xì)描述該工作任務(wù)的目標(biāo) 全部信息及其預(yù)期結(jié)果 其他參與的人員和各自角色 職責(zé) 確立工作范圍就績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)和完成時(shí)間達(dá)成一致 制定合理的工作時(shí)間進(jìn)度表確定需要哪些特別幫助或技能培訓(xùn) 何時(shí)提供這些培訓(xùn)和幫助 57 委派的溝通交流步驟 界定可獲得的各種參數(shù)和資源 預(yù)算等明確說明你所期望的反饋信息 反饋方式 反饋量和頻率明確說明所委派職權(quán)的大小 應(yīng)根據(jù)下屬的能力 對(duì)其信任程度 任務(wù)復(fù)雜程度 向其他人通報(bào)的必要性等權(quán)衡告知與其他參與者的溝通方式和渠道 58 3 進(jìn)行必要的技能訓(xùn)練 根據(jù)計(jì)劃布置 展開設(shè)置多種細(xì)致方案 考慮多種環(huán)節(jié)與要點(diǎn) 對(duì)沒有把握或難度大的細(xì)節(jié)進(jìn)行預(yù)演 找到需要的卻缺乏的能力進(jìn)行訓(xùn)練 根據(jù)要開展的戰(zhàn)爭(zhēng)進(jìn)行針對(duì)性練兵和演習(xí)是有利于取勝的 59 技能訓(xùn)練流程 PESOS 準(zhǔn)P 準(zhǔn)備 準(zhǔn)備怎么做E 說明 介紹怎么做S 示范 示范怎么做O 演練 嘗試怎么做S 督導(dǎo) 糾正怎么做總結(jié)怎么做 60 4 檢查反饋下屬的工作進(jìn)展 檢查和評(píng)價(jià)委派工作進(jìn)展情況是有技巧的 檢查太勤會(huì)浪費(fèi)時(shí)間 對(duì)委派出去的工作不聞不問 也會(huì)導(dǎo)致災(zāi)禍 對(duì)不同工作 檢查計(jì)劃也有所不同 主要取決于工作的難易程度 職員的能力及完成工作需要時(shí)間的長(zhǎng)短 如果某項(xiàng)工作難度很大并且是最優(yōu)先的 就要時(shí)常檢查進(jìn)展情況 每一兩天檢查一次 保證工作成功而又不花費(fèi)太多時(shí)間 61 檢查下屬的工作進(jìn)展 除了定期檢查工作以外 還要豎起耳朵傾聽下屬的意見和報(bào)告工作進(jìn)展的情況 要讓下屬知道你對(duì)他的工作很關(guān)心并愿意隨時(shí)和他一道討論工作中遇到的各種問題 一般而言 委派下屬工作就要相信他能勝任這項(xiàng)工作 每周檢查一次工作也就足夠了 但要鼓勵(lì)下屬在有問題時(shí)隨時(shí)來找你 還要讓他們懂得你不鼓勵(lì)不必要的打擾 62 評(píng)價(jià)下屬的工作進(jìn)展 評(píng)價(jià)工作進(jìn)展的方法必須明確 要求下屬向你報(bào)告工作是怎樣做的 還有多少工作沒有做完 讓他告訴你工作中遇到的問題和他是怎樣解決這些問題的 你要用堅(jiān)定的口氣向下屬指明 必須完成工作的期限和達(dá)到要求的行動(dòng)方案 促使下屬繼續(xù)努力工作 63 反饋下屬的工作進(jìn)展情況 隨時(shí)給下屬提供信息反饋 準(zhǔn)確且客觀 一般來說 正式評(píng)估每半年一次或一年一次 間隔時(shí)間不宜過長(zhǎng) 不能僅靠正式的評(píng)估就對(duì)下屬的表現(xiàn)做評(píng)估 要及時(shí)地對(duì)下屬的工作表現(xiàn)做出反饋 以指導(dǎo)他們的工作 64 對(duì)下屬的工作要做出及時(shí)的反饋 是正面的反饋還是負(fù)面的反饋 只有及時(shí)才是有效的 值得稱贊的事情需要及時(shí)得到表?yè)P(yáng)時(shí) 電子郵件可被做有效的媒介 及時(shí)的反饋要比年終總結(jié)或半年工作評(píng)估的總反饋要好得多 65 要對(duì)下屬做出及時(shí)的反饋 能夠及時(shí)地與腦海里還沒忘掉的事聯(lián)系起來 就將從錯(cuò)誤中吸取更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 多數(shù)人都不喜歡在正式工作評(píng)估時(shí)間聽到一大堆的批評(píng)意見 反饋的內(nèi)容是你不滿意或你認(rèn)為不理想的行為時(shí) 務(wù)必要及時(shí) 積攢了許多此類需要反饋的信息并一次性地將它告知當(dāng)事人時(shí) 易遭致當(dāng)事人的不滿和憤怒 66 反饋要有針對(duì)性 例 一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的管理者可能會(huì)說 我讀了你交的關(guān)于擴(kuò)大生產(chǎn)的建議 這個(gè)提案不錯(cuò) 但缺少你通常所具備的創(chuàng)造力 你提到的每種產(chǎn)品的建議都已被其他競(jìng)爭(zhēng)者考慮到了 這種有針對(duì)性的反饋比那些泛泛之談可取 例如 你的報(bào)告沒有達(dá)到水平 就很不明確 如果先提供有針對(duì)性的反饋 籠統(tǒng)的反饋才會(huì)有效 例如 我給你指出的這個(gè)例子說明這個(gè)季度你沒有上個(gè)季度做得好 67 在反饋中聽取下屬的自我評(píng)價(jià) 他們本人對(duì)這個(gè)季度的工作表現(xiàn)有何看法 工作表現(xiàn)上升的人可能會(huì)說 是的 我的業(yè)績(jī)上升了 那要部分地歸公于我們這個(gè)部門本季度整體的出色工作 和贏家在一起工作也會(huì)幫助我自己成為一個(gè)贏家 而工作表現(xiàn)下降的人可能會(huì)說 的確 這個(gè)季度我在這個(gè)部門的工作表現(xiàn)有所下降 但我對(duì)公司的整體貢獻(xiàn)都比上個(gè)季度大了許多 你可能還記得我同時(shí)被安排到另外兩個(gè)項(xiàng)目兼職 所以花在這個(gè)部門的精力自然就少了 得到下屬關(guān)于自身成敗的解釋將有助于你成為一名好的管理者 因?yàn)閮?yōu)秀的管理者總是努力幫助他人更好地剖析自己成敗的原因 68 5 檢查和評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng) 當(dāng)委派出去的工作完成以后 你要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)ξ晒ぷ飨到y(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià) 以求不斷改進(jìn) 組織一個(gè)評(píng)估小組 小組中的每個(gè)成員都可以評(píng)價(jià)和批評(píng)他們?cè)谕瓿晌晒ぷ髦械谋憩F(xiàn) 最好要求大家用書面形式把意見寫出來 然后召開一個(gè)短會(huì)對(duì)這些書面意見進(jìn)行討論 69 檢查和評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng) 評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng)需要解決這樣一些問題 工作是否按期完成 工作的目標(biāo)是否達(dá)到 下屬是否創(chuàng)造出了完成工作的新方法 他們是否從工作中學(xué)到了一些新東西或得到了某種益處 把這些問題作為評(píng)價(jià)委派系統(tǒng)工作情況的基礎(chǔ) 邀請(qǐng)下屬進(jìn)行評(píng)論 實(shí)踐證明 最準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)和最要害的批評(píng)往往來自下屬 因?yàn)樗麄兪侨蝿?wù)的執(zhí)行者 對(duì)評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng)要比管理者更有發(fā)言權(quán) 70 檢查和評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng) 評(píng)價(jià)過程中的一個(gè)重要方面是要實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì) 怎樣獎(jiǎng)勵(lì)一個(gè)工作做得好的助手 但管理者 獎(jiǎng)勵(lì) 給下屬的往往是更多更重要的工作 鞭打快牛 如果有才能有責(zé)任心的下屬覺得他工作成功的獎(jiǎng)賞只是更多的工作負(fù)擔(dān) 特別是當(dāng)他所做的工作是其他人的兩倍而報(bào)酬卻沒有相應(yīng)增加時(shí) 他便很難受到促進(jìn) 71 檢查和評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng) 尊敬和賦予新的工作責(zé)任是對(duì)下屬的獎(jiǎng)勵(lì) 但一味地加重工作負(fù)擔(dān)則不在此列 即使你從內(nèi)心里認(rèn)為對(duì)下屬的信賴是一種極大的獎(jiǎng)賞和促進(jìn) 比較好的辦法是 向他們透露點(diǎn)個(gè)人或內(nèi)部的事情 如你對(duì)其他有關(guān)工作的的反對(duì)意見 批評(píng)和評(píng)論等 這類內(nèi)部信息表明你對(duì)他的真正信任和尊敬 會(huì)鼓勵(lì)他更有效地工作 72 委派六個(gè)步驟 由美國(guó)管理學(xué)家李 皮爾斯提出了有效委派 確定委派工作的時(shí)間 條件和方法 選定能夠勝任工作的人 把計(jì)劃達(dá)到的目的寫出來 給職員一份 自己留下一份備查 委派工作 與下屬溝通交流 檢查下屬的工作進(jìn)展情況 檢查和評(píng)價(jià)委派工作系統(tǒng) 73 案例4 究竟哪里出了差錯(cuò) 張山是一家公司的客戶服務(wù)中心的主任 接受外部客戶的投訴處理 其下屬大多有著豐富經(jīng)驗(yàn) 盡管大部分投訴是一些小型常規(guī)問題 偶爾會(huì)出現(xiàn)較大的投訴案件 張山會(huì)指派具經(jīng)驗(yàn)的專人去處理 讓其收集信息 提出備選方案和處理行動(dòng) 但是重大投訴處理得不是很完善 總是在關(guān)鍵信息上出問題 盡管在外部提供信息時(shí)張山總是親自接待 并努力地準(zhǔn)確傳遞這些信息 但問題依舊 張山已經(jīng)組織討論幾次 員工卻有抵觸情緒 74 四 提高完善委派技巧 委派工作的六個(gè)層次提供委派工作的協(xié)助常見的委派問題及處理提高委派改善的建議用好管理變革的工具 75 1 委派的六個(gè)層次 1 調(diào)查情況 收集所有的情報(bào)信息 并向我匯報(bào) 由我來決定做什么 下屬初接觸 2 分析識(shí)別問題 考慮可選擇的多種解決方法以及每種方案的優(yōu)缺點(diǎn) 推薦其中一個(gè)報(bào)我批準(zhǔn) 下屬在接受培訓(xùn) 3 檢查各種問題 讓我知道你打算做什么 在與我商量之前不要采取行動(dòng) 對(duì)工作部分限制 信任下屬 76 委派的六個(gè)層次 4 自行決定解決問題的方法和定期匯報(bào) 讓我知道你打算做什么 然后去做 除非我說不要做 尊重下屬的能力 行動(dòng)前的檢查 5 馬上采取必要和積極行動(dòng)解決問題 同時(shí)讓我知道你做了什么 充分的信任和放權(quán) 行動(dòng)之前不需要磋商 6 獨(dú)立采取行動(dòng) 沒有必要再與我進(jìn)一步聯(lián)系 完全信任 充分的行動(dòng)權(quán)力 不需匯報(bào) 77 2 提供委派工作的協(xié)助 在委派工作時(shí) 需要清晰地表明工作的原則和權(quán)限范圍 明確要完成的目標(biāo) 以正式的組織渠道公告委派工作內(nèi)容 以幫助下屬獲得配合及減少?zèng)_突 委派工作后 對(duì)工作方法給予一定的必要的指導(dǎo) 審核或商定委派工作的進(jìn)度 計(jì)劃和意外情況 突發(fā)事件的處理預(yù)案 對(duì)問題要積極溝通和協(xié)助處理 幫助克服困難 提供必要的支持及資源 78 保障委派工作的達(dá)成 建立暢通的溝通 匯報(bào)渠道 了解工作的進(jìn)度和基本情況 必要的監(jiān)督 保證按照計(jì)劃和進(jìn)度執(zhí)行 確保職權(quán)不被濫用 對(duì)下屬的工作任務(wù)負(fù)責(zé) 但不要時(shí)時(shí)或過于控制或牽制 增強(qiáng)下屬的責(zé)任感 對(duì)下屬完成工作的成績(jī)給予及時(shí)肯定 并有相應(yīng)的文字記錄和績(jī)效評(píng)分 79 3 常見的委派問題及處理 意義不大的瑣事下屬接受委派工作 但聲稱不會(huì)做下屬說太忙重復(fù)性工作對(duì)于上級(jí)要求我簽署的發(fā)票 發(fā)貨單等處置辦法擔(dān)心項(xiàng)目搞砸下屬同樣能完成任務(wù) 擔(dān)心公司不要我上級(jí)希望我能親自做 80 潛在的委派問題 委派工作過多 擔(dān)心將失去相關(guān)的技能如果所有的工作都委派出去 我將無事可做對(duì)工作不能充分熟悉 不能有效控制它 不能對(duì)執(zhí)行的好壞做出正確的判斷承擔(dān)委派任務(wù)的下屬 不斷回來尋求建議和幫助有些下屬工作量過大 有些則工作量不足 81 潛在的委派問題 下屬不能理解組織的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)雇員沒有按照我的方式去做