會議服務(wù)方案(1).ppt

Serviceprogramme 2018年全省教育局長和教師信息化應(yīng)用培訓(xùn)活動 服務(wù)方案 2018年12月 會議背景 為貫徹落實 教育信息化 十三五 規(guī)劃 和 教育信息化2 0行動計劃 按照教育部 2018年教育信息化和網(wǎng)絡(luò)安全工作要點 的部署 全面統(tǒng)籌陜西省教育信息化的規(guī)劃與發(fā)展 加強教育信息化管理者專業(yè)隊伍建設(shè) 全面保障我省教育大數(shù)據(jù)及智慧校園建設(shè)相關(guān)工作的高效開展 重點提升教育大數(shù)據(jù)和智慧校園的應(yīng)用能力和規(guī)劃能力 管理能力 建設(shè)能力 服務(wù)能力 保障各層面信息化管理與服務(wù)工作的有效實施 擬定于西安舉辦全省教育局長和教師信息化應(yīng)用及培訓(xùn)活動 目錄 CONTENTS 服務(wù)團隊建立 總體職責分配 會前工作準備 會中支撐保障 會后收尾工作 服務(wù)團隊建立 根據(jù)活動要求組建專業(yè) 完善的策劃運營團隊 人在一起的叫聚會 心在一起叫團隊 服務(wù)團隊名單 服務(wù)人員素質(zhì)要求 3 擁有熟練的專業(yè)技能及多方面專業(yè)技能 4 具備專業(yè)的客戶服務(wù)電話接聽技巧 3 心里素質(zhì) 情緒的自我掌控及調(diào)節(jié)能力 4 積極進取 永不言敗的良好心態(tài) 3 忍耐與寬容是優(yōu)秀客戶服務(wù)人員的一種美德 4 擁有博愛之心 真誠對待每一個客戶 3 善于思考 有各種問題的分析解決能力 4 善于協(xié)調(diào)同事間關(guān)系提高工作效率的協(xié)調(diào)能力 職責分配計劃安排 組建專業(yè) 完善的策劃運營團隊并制定活動進度計劃 活動職責分工 1 會務(wù)接待 會務(wù)期間招待 安排及接待工作 做到態(tài)度熱情 服務(wù)周到 食宿安全 4 會場服務(wù) 負責會議開始前 進行中結(jié)束后的現(xiàn)場接待 會議服務(wù) 秩序維護 場地清理等工作 2 會場布置 會議會場布置和組織工作 負責組織 協(xié)調(diào) 會務(wù)的方案設(shè)計 各種票證的制作和物料采購 6 餐飲住宿 組織好會務(wù)期間賓館 餐廳 和會議室的使用時間 壬寅溝通等保障工作 3 組織聯(lián)絡(luò) 做好出席會議嘉賓 講師的組織聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作 5 車輛接待 做好賓客的迎送 住宿 乘車 考察活動等具體接待事宜 人在一起的叫聚會 心在一起叫團隊 服務(wù)進度和計劃安排 服務(wù)進度和計劃安排 會前工作準備 根據(jù)團隊需要 按照職責分工不同安排相關(guān)工作任務(wù) 會前具體工作任務(wù) 確定參會人數(shù) 姓名 性別 職務(wù) 聯(lián)絡(luò)方式等信息表格 并進行會議相關(guān)時間流程安排的通知 確定會議議程 時間 溝通會議各環(huán)節(jié)細節(jié) 根據(jù)會務(wù)組具體要求確定最終會議可實施方案及分工安排 聯(lián)系酒店 確定房間類型 價格 數(shù)量 配套設(shè)施及要求 根據(jù)統(tǒng)計與會報名人數(shù)進行房間預(yù)訂及分配工作 確定酒店餐廳地點 就餐形式 早中晚三餐的菜品及茶點 費用標準 做好提前預(yù)訂及 準備會議簽到臺及培訓(xùn)資料 書寫筆 草稿紙 禮品等發(fā)放 負責會議到場人員的簽到登記工作 會場桌椅擺放 文具擺放 橫幅懸掛 歡迎牌 指引牌 座位牌等確認是否到位 會議場地投影 音響 燈光等設(shè)備調(diào)試 暖場音樂選擇等 并進行提前排練 議資料準備與收集 電子版資料 包括會議議程 會議指引 外部 回執(zhí) 會議使用文檔初稿 會場布置 資料整理 會中支撐保障 根據(jù)會議議程及現(xiàn)場安排保障會議順利進行 第一條會議指引 會議地點指引 根據(jù)需要分配簽到員和座位引導(dǎo)員 安排參會人員座位 引導(dǎo)與會人員到會議地點參加會議 第二條場內(nèi)負責人 檢查會場情況 桌椅擺放 文具及資料擺放 橫幅懸掛 歡迎牌 指引牌 桌位牌 茶水 禮品是否到位 每次會議開始前10分鐘會場重新梳理布置 第三條設(shè)備 1 設(shè)備就緒 檢查會議使用電腦 投影設(shè)備 音響設(shè)備 網(wǎng)線等是否就緒2 設(shè)備協(xié)助 查看會場中攜帶筆記本是否需要充電器 網(wǎng)線等 通知管理處接待人員協(xié)助第四條攝影攝像 根據(jù)需要安排攝影 攝像人員 與專業(yè)攝影攝像人員溝通場景拍攝 照片效果把關(guān) 現(xiàn)場抓拍會場情況 第五條茶水 根據(jù)需要安排人員準備會議茶水和就餐 接待人員負責現(xiàn)場倒茶或飲水機到位 由專人負責領(lǐng)導(dǎo)席和講師的茶水供給到位 會中工作安排 第六條會場收拾 清潔整理會場 恢復(fù)會場衛(wèi)生 設(shè)備設(shè)施維護 是否有物品遺漏 第七條場外負責人 提神飲料 水果 食品的準備和緊急事件的協(xié)調(diào)處理 第八條會場秩序 根據(jù)需要安排考核人員維持會場秩序 安排會議記錄人員 記錄參會人員會議中不良表現(xiàn) 第九條會場氣氛 主持人根據(jù)會議情況決定是否在會議中調(diào)節(jié)氣氛 提高會議人員參與度第十條就餐服務(wù) 會務(wù)組人員安排人員到指定地點就餐 并確定有無飯菜不足現(xiàn)象 參與人員離開后 會務(wù)組人員輪班就餐 會后收尾工作 活動圓滿結(jié)束后負責清場及相關(guān)費用結(jié)算等工作 會后工作安排 4 費用結(jié)算 3 送站安排 會議結(jié)束后 與會者要返回 組織送站工作 與接站工作相同要掌握與會者各自乘坐的交通工具 時間 車次 并制作成表便于協(xié)調(diào)指揮 同時要安排好送站的車輛 5 評估總結(jié) 在會議結(jié)束后 應(yīng)當總結(jié)梳理會議各項工作 確認工作完成情況 處理存在的遺留問題 對整個會議流程進行評估并進行匯總匯報 會議結(jié)束后 要適時做好善后工作 讓會議善始善終 圓滿落幕 會議結(jié)束后需要進行的以下幾點收尾工作 1 會場清理 1 要取走在會議現(xiàn)場剩下的與會議有關(guān)的文件資料 會議文件在會后應(yīng)收回 以免遺失 2 收回在會議現(xiàn)場的一些布置物品 如橫幅等 3 關(guān)閉會議現(xiàn)場的視聽設(shè)備 督促會議現(xiàn)場的工作人員將其收好 4 退還現(xiàn)場一些租借的物品和材料 2 資料歸檔 正規(guī)的組織 會將會議的一些資料進行歸檔整理 例如現(xiàn)場的會議記錄 與會者名單 發(fā)言稿原件和打印件 會議決議等文字資料 與會議的一些現(xiàn)場錄音錄像資料一起 統(tǒng)一歸入整理 1 落實租借設(shè)備的費用和購買供應(yīng)品的費用 2 為大會請來的相關(guān)專家 貴賓支付酬金或旅費 3 為與會者結(jié)清會議費用 并開具相關(guān)票據(jù) 以便報銷 活動案例介紹 往期已舉辦活動案例情況介紹 經(jīng)典案例1 2018年8月承接并籌備實施 陜西校園安全監(jiān)控防控體系建設(shè)座談會 組織陜西省教育廳安全處 信保處率領(lǐng)全省個市縣教育局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及陜西電信業(yè)務(wù)人員共約60人至青島市考