會議管理_會議的籌劃與管理講義

1 第九講會議的籌劃與管理 2 會議的重要性 大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90 以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高 3 會議的籌劃與管理 會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理 4 會前準(zhǔn)備工作 1 安排議題 議程 日程2 擬訂與會人員名單3 申請會議所需資金4 會場布置5 安排食宿和茶水6 發(fā)出會議通知 5 安排議題 議程 議題的收集和篩選議程 6 議程的開頭為會議的日期 時間和地點(diǎn) 每項均有一個起始時間 下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾 7 擬訂與會人員名單 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h送交上級審核 8 申請會議所需資金 確定會議規(guī)格申請經(jīng)費(fèi)口頭書面 9 會場布置 選擇會場a 場地大小b 附屬設(shè)施齊全c 適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備d 會場氛圍e 場地不受外界干擾布置會場a 附屬設(shè)施b 準(zhǔn)備會議文件 10 討論 各種會場的利與弊 11 12 面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時 安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊 主席坐在團(tuán)隊成員之間 13 14 顯示等級如果你希望顯示等級 讓主席坐在長方桌子的頂端 其他與會者座位按資歷遞降順序就坐 主席坐在長桌的頂端 資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處 15 16 17 自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注 在會議中用一張圓桌 主席可坐在任何一個位置上 18 安排食宿和茶水 食宿a 用膳b 住宿茶水 19 一杯香茶可贏得交易機(jī)會 20 角色練習(xí) 表演會議期間奉茶的禮儀 21 給客人斟茶的注意事項 當(dāng)桌子上放有資料文件時 不要勉強(qiáng)客人收拾整理 而應(yīng)說 茶放這兒行嗎 并等待客人的回答 按客人意愿行事 開會時 如果出席者眾多 可請同事幫忙 一人端著茶盤 另一人專為客人上茶 22 茶溢出來了 這時不要驚慌 不忙亂 先道歉 后擦拭 切記 斟茶時 務(wù)必帶上干凈毛巾 有茶和糕點(diǎn)時 要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊 再將茶置于客人正中略偏右手側(cè) 洽談時間較長 在一至一個半小時內(nèi) 應(yīng)更換茶葉 給客人斟茶的注意事項 23 上茶時的七個程序 兩手端茶盤 盤子高度位于胸部敲門 并說 對不起 進(jìn)入接待室止步立正 輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面 24 桌上不能放盤時 則左手拿盤 右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底 兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后 左手拿茶盤 使盤緊靠左腋下 走到門口時 再次向客人點(diǎn)頭致意 退出接待室 上茶時的七個程序 25 會間的組織服務(wù) 1 簽到2 安排就座3 做好會議記錄和錄音4 會場服務(wù) 26 簽到 簽到形式薄式卡片式代簽簽到時的接待工作 27 游戲 會議排座 28 安排就座 要適合會議性質(zhì)讓報告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位 29 做好會議記錄 會議記錄構(gòu)成會議記錄方式會議記錄寫作 30 小組討論 設(shè)計會議記錄表格 5分鐘 31 32 點(diǎn)評 根據(jù)錄像的內(nèi)容 點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧 33 會場服務(wù) 轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況建議休息協(xié)助上司掌握 控制會議進(jìn)程 34 會議的善后處理 1 會場清理2 印發(fā)會議記錄3 資金4 會議的總結(jié)工作 35 會場清理 安排與會人員