會議管理_淺析會議的籌劃與管理

1 會議的籌劃與管理 2 為什么要開會 90 以上的重大決策是通過會議制定的 一夫當(dāng)關(guān)的英雄時(shí)代已經(jīng)過去 我們必須與他人愉快的合作才能順利成事 企業(yè)花在開會上的時(shí)間越來越多開會的頻率越來越高會議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)工作能力 會議正是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式 3 何為會議 集合若干人員一定的場所 以口頭交換各人的意見 想法 情報(bào)并努力去達(dá)到某些共同的結(jié)論 這一活動(dòng)稱為會議 4 會議的意義 會議是一個(gè)集思廣益的渠道 5 會議的種類 6 會議的目的 7 會議的頻率 固定的部門會議 8 會議頻率1 全體會議 9 會議頻率2 處理突發(fā)事件的會議 10 會議頻率3 一對一會議 11 會議時(shí)間安排 12 會議流程與管理 流程管理會議主題會議的成本會議目的會議召開的時(shí)機(jī)議程重要的 緊急的議題決議需要集思廣益的無法私下協(xié)商的 13 會前準(zhǔn)備工作 會議計(jì)劃 1 安排議題 議程 日程2 擬訂與會人員名單3 申請會議所需資金4 會場佈置5 發(fā)出會議通知 14 如何擬定會議計(jì)劃 議題要明確事實(shí)的收集判斷資料的提出自己的想法整理弄清楚會議的目的議題是什么是否要決定是否要協(xié)調(diào)是否一定要開用文書可以嗎 以自己的責(zé)任何權(quán)限可以處理嗎 不開會協(xié)商可以嗎 15 如何擬訂與會人員 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h 送交上級審核了解實(shí)況的人與問題有關(guān)的人對該問題有豐富知識與經(jīng)驗(yàn)而且有協(xié)力性的人 專家 有權(quán)做決定的人 必須取得該人之同意 上下階層的幅度盡量要小重大關(guān)係的人 執(zhí)行者或關(guān)心此會議的人 16 會場布置 選擇會場a 場地大小b 附屬設(shè)施齊全c 適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備d 會場氛圍e 場地不受外界干擾布置會場a 附屬設(shè)施b 準(zhǔn)備會議文件 17 會議通知需知 會議名稱 明確點(diǎn)出主題 使人一目了然 如E MAIL主旨 目的 應(yīng)詳盡說明 方便成員們做相關(guān)的資料搜集時(shí)間 有開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間地點(diǎn)性 公司外要附路線圖議程 應(yīng)包含開會預(yù)定結(jié)束時(shí)間準(zhǔn)備資料 參加者要預(yù)先要整理研究及看法與會人員主辦單位 預(yù)先點(diǎn)檢會議場所的設(shè)備與備品 席位的安排 18 會議通知範(fàn)例 會議名稱 業(yè)務(wù)會議目的 公司本季營業(yè)額嚴(yán)重衰退 本次會議將討論營業(yè)額下降原因 並提出改善對策 時(shí)間 2002 03 18AM10 00地點(diǎn) 大會議室議程 1 現(xiàn)況說明2 各部門報(bào)告3 未來趨勢分析4 振興方案準(zhǔn)備資料 與會各單位相關(guān)報(bào)表 資料與會人員 客服課長 MTQC MT制程 MT技轉(zhuǎn) 設(shè)計(jì)人員主辦單位 營業(yè)部 19 與會者如何準(zhǔn)備 詳細(xì)閱讀會議通知準(zhǔn)備萬全的資料 有準(zhǔn)備但不一定提出 報(bào)告言簡意賅 兩頁成績不足對策 遵守時(shí)間必要時(shí)先溝通盡量避免代理人 20 會議進(jìn)行 簽到安排就座要適合會議性質(zhì)讓報(bào)告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位準(zhǔn)時(shí)開會 并控制號結(jié)束時(shí)間 準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議防止其他時(shí)間阻礙會議的進(jìn)行 避免離席何和接聽電話主席更不該離席要報(bào)備 21 議程重點(diǎn) 由重要到不重要 會議開始時(shí)即討論重要議題 以免延誤時(shí)影響到後面重要議題 由不尖銳到尖銳 將尖銳議題挪后 讓與會人員建立默契和信任感 再接觸尖銳議題 使氣氛不尷尬 由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏 不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感 22 與會人員規(guī)則 要守時(shí) 堅(jiān)持到底要做事前準(zhǔn)備針對主題主動(dòng)發(fā)發(fā)言 簡短扼要對事不對人 不做人身功擊予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發(fā)言用積極的話代替消極發(fā)言以探詢 謙虛代替主觀論斷 23 主席的工作 發(fā)言的促動(dòng) 讓大家想發(fā)言 並說出想表達(dá)的意見 工作分配的促動(dòng) 鼓勵(lì)大家主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)工作 掌握成功的機(jī)會 創(chuàng)意的促動(dòng) 提出一些其他產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn) 激發(fā)大家的創(chuàng)意 將別人的優(yōu)點(diǎn)用於我們的產(chǎn)品上 問題的促動(dòng) 主席應(yīng)提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況 感情的促動(dòng) 主席除了要讓與會者體會到你的關(guān)懷 感恩 自責(zé) 包容 肯定外 還要讓與會者自動(dòng)自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛 24 主席主持人注意事項(xiàng) 獨(dú)占發(fā)言 避免冗長的發(fā)言 占用大家交流意見的時(shí)間 火爆浪子 要能容納他人的發(fā)言 不可情緒化與他人發(fā)生衝突 優(yōu)柔寡斷 要思路清晰 對決議事項(xiàng)要果斷 明確 加入衝突 應(yīng)站在中立的立場來化解衝突 操控議程 應(yīng)依照流程引導(dǎo)會議的進(jìn)行 不可一人操控整個(gè)會議的議程 25 如何開場 背景 除了會議召開的背景 也可讓與會人員自我介紹 並說明對會議的期待 以促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程 會議中欲討論之事項(xiàng)及其先後順序和預(yù)估時(shí)間 會議期待 26 開場舉例說明 近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響 使得本季的營收目標(biāo)達(dá)成率只有70 因此今天召開會議主要討論兩大問題 第一就是如何刺激原市場的買氣 第二討論新市場的擴(kuò)展計(jì)劃 首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況 再由各位一起討論 然後各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案 最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案 本次會議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1 5小時(shí) 希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩 能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計(jì)劃 大家加油 27 如何讓大家願(yuàn)意發(fā)言 塑造會議歡樂 和諧的氣氛 建立包容 安全的討論環(huán)境 保持客觀 對事不對人 不以言立人 不以言廢人 設(shè)置暗樁 帶動(dòng)與會人員的熱烈參與 有拋磚引玉的效果 主動(dòng)出擊 適時(shí)發(fā)問 塑造發(fā)言機(jī)會 且予以正向的肯定與鼓勵(lì) 有效傾聽與良好溝通 28 發(fā)問的技巧傾聽的技巧 注視對方不中途打斷詢問不明之處適當(dāng)歸納不任意表露情緒 開放與封閉空投與指定 29 報(bào)告的種類 工作完成的報(bào)告 你完成了什麼工作 何時(shí)完成 完成的重點(diǎn) 工作異常的報(bào)告 工作的預(yù)定進(jìn)度 現(xiàn)在進(jìn)度 差異進(jìn)度 差異原因 處置對策及何時(shí)會趕上進(jìn)度 請示報(bào)告 背景狀況 建議內(nèi)容 事情的經(jīng)過 需要支援的報(bào)告 什麼事 原因 對策 現(xiàn)況如何 需要哪些支援 30 如何抱怨 抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括 到底發(fā)生了什麼事 這造成何種困擾 希望別人怎麼做或協(xié)助 或可以套用一個(gè)公式來作為抱怨的模式 我了解 只是 它會 是不是可以 另外可以採用更和緩 柔軟的抱怨方式 是從感謝或自責(zé)開始 31 怎樣發(fā)言 積極的發(fā)言主動(dòng)參與創(chuàng)意響應(yīng)明確的發(fā)言想法意見清楚明了尊重的發(fā)言恰當(dāng)?shù)膶Π讣?zé)任者發(fā)問坦承的發(fā)言案件責(zé)任者坦率的承認(rèn)分析客觀的發(fā)言第三方對案件中肯的分析針對主題盡對主題而不言其它 32 決議追蹤與總結(jié) 追蹤什麼事 什麼時(shí)候完成 什麼人負(fù)責(zé) 什麼時(shí)候報(bào)告 如何報(bào)告 總結(jié)宣達(dá)決議激勵(lì)動(dòng)機(jī)評估目標(biāo)達(dá)成過程回顧補(bǔ)充事項(xiàng) 33 記錄的技巧 力求簡潔 固定格式5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主詞 動(dòng)詞 形容詞明確數(shù)字運(yùn)用keyword列點(diǎn)說明 可了解發(fā)言重點(diǎn) 歸納出主題方向一言以蔽之 34 會議記錄范例 35 會議后 盡快編妥會議記錄 分發(fā)至與會人員及相關(guān)單位會議追蹤 下次會議前 平時(shí) 定時(shí) 會議結(jié)果要向下級傳達(dá)對會議的內(nèi)容 在確認(rèn)下列幾點(diǎn)的基礎(chǔ)上 應(yīng)正確的判斷和處理 作為情報(bào) 有哪些向下屬傳達(dá)對工作有好處 傳達(dá)后的會發(fā)生什么明顯的障礙 應(yīng)重新指示命令的是什么 在已發(fā)的指示命令中需要變更的是什么 應(yīng)該把具體化方針宣布到什么程序 對具體對策 應(yīng)與下級討論的是什么 36 會議中的問題1 人身攻擊對策 對雙方進(jìn)行安撫重申議事規(guī)則重提主題進(jìn)行討論 37 離題對策 兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論 請他做歸納或替他做歸納 事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時(shí)間 會議中的問題2 38 爭議不下對策 暫停會議休會20分鐘以上 參與第三者的意見將雙方意見列表比較 進(jìn)行不記名投票 重整雙方意見提出新的方案 重申共同利益 會議中的問題3 39 抱怨對策 同情其不滿的情緒 歸納其不滿的原因 尋求解決的方法 上級指導(dǎo)員發(fā)言過於投入對策 裝傻發(fā)問重新提出問題幽默有技巧的提醒長官 會議中的問題4 40 短話長說對策 適時(shí)的制止發(fā)言 清其具體的想法 時(shí)間不足對策 選擇重要的議題進(jìn)行討論 限制發(fā)言人數(shù) 可事先登記 限制發(fā)言時(shí)間 會議中的問題5 41 爭功諉過對策 主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言 並給予其適當(dāng)?shù)目隙?引導(dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點(diǎn) 讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙?為反對而反對對策 請他提出更好的對策 引導(dǎo)他思考是否有考慮周延 會議中的問題6 42 會議效率不高的原因 43 會議效率的 致命傷 44 開會四大惡習(xí) 1 會而不議會前充分溝通 達(dá)成共議會前充分思考 將看法意見與頂頭上司商量少講話 適機(jī)發(fā)表意見2 議而不決會前良好溝通不一定馬上下決議主席不要充當(dāng) 裁決者 解答者 3 決而不行看實(shí)際內(nèi)涵 才能判斷得失 營私 執(zhí)行段的合理調(diào)整不要堅(jiān)持不合理的地步4 行而不實(shí)品行 獎(jiǎng)懲 45 會議中的禮儀及禁忌事項(xiàng) 1 發(fā)言態(tài)度要良好 發(fā)言者位置須適當(dāng)2 不可長篇大論 須掌握發(fā)言時(shí)間3 不可從頭到尾沉默到底4 不可對發(fā)言者吹毛求疵5 不可有人身攻擊6 不可打斷他人發(fā)言7 不要離題胡扯8 不可取用不正確的資料9 不要盡談期待性的預(yù)測10 不要中途離席 不退場 以免妨礙大家11 要共同確認(rèn)今天的結(jié)論12 要共同遵守散會時(shí)間 46 成功的會議 有效 藉蓍團(tuán)隊(duì)的集思廣益 解決個(gè)人無法完成或突破的問題 有效達(dá)到會議目標(biāo) 和諧 營造和諧的氣氛 使成員對團(tuán)隊(duì)有安全感 信任感 認(rèn)同感 展露個(gè)人才能 參與 參與的人用心關(guān)注 才能讓會議得到健全發(fā)展 效率 當(dāng)一個(gè)會議成功的要素具備后 能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成開會 這就是效率 學(xué)習(xí) 在參與開會的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會 47 補(bǔ)充資料 一杯香茶可贏得交易機(jī)會表演會議期間奉茶的禮儀 48 給客人斟茶的注意事項(xiàng) 當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí) 不要勉強(qiáng)客人收拾整理 而應(yīng)說 茶放這兒行嗎 并等待客人的回答 按客人意愿行事 開會時(shí) 如果出席者眾多 可請同事幫忙 一人端著茶盤 另一人專為客人上茶 49 茶溢出來了 這時(shí)不要驚慌 不忙亂 先道歉 后擦拭 切記 斟茶時(shí) 務(wù)必帶上干凈毛巾 有茶和糕點(diǎn)時(shí) 要先將糕點(diǎn)放在客人