檔案管理_檔案管理培訓教材4

金鷹國際物業(yè)GEPM 檔案管理培訓2006 5 一 概述統(tǒng)一編號統(tǒng)一分類統(tǒng)一管理1 檔案的分類管理處 1 創(chuàng)優(yōu)檔案 九大方面 子公司 2 貫標檔案 ISO9001為主線 工程部 3 基建設備檔案人事部 4 勞資 人事 培訓檔案綜合部 5 文書 聲像檔案財務部 6 會計檔案 金鷹國際物業(yè)GEPM 金鷹國際物業(yè)GEPM 2 檔案編號檔號 1 GW 金物CY 創(chuàng)優(yōu)YZ 揚州101 前1 大類后1 大類順序號01 總的順序號 2 GW GB XZ4 2 3 01 1 3 GW WS ZH 年代 或 分類號 01 13 案卷題名 基礎資料文件控制4 保管期限 短期 0 5年 長期 5 15年 永久 15年以上 5 密級 一般機密絕密6 編制日期7 檢索工具 總帳卷內(nèi)文件目錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 檔號 GE GB HZ 4 2 3 01 01 文件控制 保管期限 長期 密級 一般 編制日期 2006 5 字體 宋體字號 三號效果 加粗 字體 黑體字號 50 5效果 加粗 字體 黑體字號 18 5效果 加粗 以ISO9001為主線4 質(zhì)量環(huán)境安全管理體系4 2 3文件控制4 2 4記錄控制5 管理職責5 5 3內(nèi)部溝通5 6管理評審6 1資源提供6 2人力資源6 3基礎設施6 4工作環(huán)境7 1產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃7 2與相關方有關的過程 金鷹國際物業(yè)GEPM 以ISO9001為主線7 3設計與開發(fā)7 4采購7 5運行控制7 6監(jiān)視和測量裝置控制8 2 1顧客滿意8 2 2內(nèi)部審核8 2 3過程的檢測和測量8 2 4產(chǎn)品的監(jiān)視和測量8 3不合格品 事故 事件和不符合控制8 4數(shù)據(jù)分析8 5 2糾正措施8 5 3預防措施 金鷹國際物業(yè)GEPM 以示范大廈為主線基礎管理房屋管理與維修養(yǎng)護共用設備管理綜合要求供電系統(tǒng)弱電系統(tǒng)消防系統(tǒng)電梯系統(tǒng)給排水系統(tǒng)空調(diào)系統(tǒng) 金鷹國際物業(yè)GEPM 以示范大廈為主線供暖系統(tǒng)共用設施管理保安及車輛管理環(huán)境衛(wèi)生管理綠化管理精神文明建設管理效益 金鷹國際物業(yè)GEPM 金鷹國際物業(yè)GEPM 二 物業(yè)管理檔案的含義物業(yè)管理檔案是指物業(yè)管理企業(yè)在其職能管理活動中形成的具有查考保存價值的各種文字 圖表 音像等各種形式的歷史記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 基本要求1 物業(yè)管理檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分 物業(yè)管理企業(yè)應對物業(yè)管理檔案實行集中統(tǒng)一管理 維護檔案的完整 準確 系統(tǒng)和安全 實現(xiàn)物業(yè)管理檔案的有效利用 2 物業(yè)管理企業(yè)應設立或確定相應的檔案管理機構(gòu) 確定一名負責人分管檔案工作 配備適應檔案管理需要的專 兼 職檔案工作人員 配備必要的檔案裝具設備 設置符合防火 防盜 防光 防塵 防潮濕 防高溫 防有害生物等保管要求的檔案庫房 3 物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作的專 兼 職人員應當參加檔案專業(yè)知識培訓 并取得市檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案管理崗位資格證書 三 基本要求4 物業(yè)管理檔案歸檔要求 1 歸檔的文件材料必須準確地反映物業(yè)管理各項工作的真實情況 符合其形成規(guī)律 保持文件材料之間有機聯(lián)系 并做到齊全完整 2 歸檔文件應做到字跡清楚 圖表清晰 簽署印章完備 以原件為主 3 歸檔文件材料整理完畢向檔案部門移交時 應辦理移交手續(xù) 金鷹國際物業(yè)GEPM 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 基本要求5 物業(yè)管理檔案歸檔時間 1 各項管理方面的文件材料 在形成的第二年六月底之前整理歸檔 2 物業(yè)產(chǎn)權人 業(yè)主 檔案應隨物業(yè)產(chǎn)權人的變化隨時整理歸檔 3 基本建設工程方面的文件材料 開發(fā)建設單位在項目竣工驗收后30日內(nèi) 應向前期物業(yè)管理企業(yè)移交 待物業(yè)管理委員會成立后 前期物業(yè)管理企業(yè)應在10日內(nèi)向物業(yè)管理委員會或經(jīng)物業(yè)管理委員會同意 向其招標選定的物業(yè)管理企業(yè)移交 4 設備儀器及維修等方面的文字材料 在維修任務完成后進行整理歸檔 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 基本要求5 物業(yè)管理檔案歸檔時間 5 會計材料由財會部門保管一年后整理歸檔 6 音像材料在攝錄完畢后整理歸檔 7 物業(yè)管理委員會的文件材料 應隨工作完成情況隨時整理歸檔 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 基本要求6 物業(yè)管理企業(yè)應從實際出發(fā) 根據(jù)本單位物業(yè)管理特點 制定具體的物業(yè)管理檔案分類方案和歸檔范圍及保管期限表 7 物業(yè)管理檔案的整理 編目 鑒定 統(tǒng)計工作應按照國家 省 市有關檔案標準和規(guī)定執(zhí)行 8 物業(yè)管理檔案裝具應采用統(tǒng)一的標準檔案裝具 9 物業(yè)管理企業(yè)應積極開展檔案利用工作 編制必要的檢索工具 努力提高物業(yè)管理檔案的科學化 現(xiàn)代化管理水平 更好地為物業(yè)管理服務 10 物業(yè)管理企業(yè)的任何部門及個人不得私自涂改 偽造 損毀物業(yè)管理檔案 不得將物業(yè)管理檔案據(jù)為己有 對違反規(guī)定 造成損失和影響的 檔案行政管理部門將依據(jù) 檔案法 等有關規(guī)定給予相應的行政處罰 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料1 上級機關及主管部門下發(fā)的有關物業(yè)管理方面的文件材料 2 本企業(yè)及其內(nèi)部職能部門在活動中形成的年度計劃 總結(jié)和有關專題報告 3 本企業(yè)形成的各項管理工作標準 4 有關本企業(yè)機構(gòu)設置 更改名稱 啟用印章 人員編制 組織機構(gòu)設置方面文件材料 5 有關本企業(yè)人員錄用 轉(zhuǎn)正 調(diào)資 定級 職務任免 獎懲等文件材料 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料6 本企業(yè)制定的有關工作條例 章程 管理制度等文件材料 7 有關本企業(yè)職能工作的各種匯總統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料 8 本企業(yè)有關業(yè)務工作的請示與批復文件材料 9 本企業(yè)與有關單位簽訂的各種合同 協(xié)議書等文件材料 10 有關本企業(yè)資質(zhì) 工商注冊 物業(yè)收費 管理委托 小區(qū)驗收等批復 證件材料 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料11 物業(yè)管理質(zhì)量體系認證 達標創(chuàng)優(yōu)等有關文件材料 12 有關信訪 投訴及處理的經(jīng)過 結(jié)果 報告 復函等文件材料 13 有關社區(qū)開展精神文明建設活動的各種公約 協(xié)議 規(guī)章 合同 計劃 組織建設以及各種便民服務活動 文化活動等材料 14 其他有關物業(yè)管理方面的具有保存及查考價值的文件材料 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍物業(yè)產(chǎn)權人委員會形成的文件材料1 物業(yè)產(chǎn)權人委員會召開會議形成的文件材料 主要包括會議籌備 選舉 換屆 變更情況 人員分工情況 會議制定頒布的各種通知 決議 決定 會議形成的各項報告 各種記錄 紀要 簡報 2 物業(yè)產(chǎn)權人委員會采用招投標選聘物業(yè)管理企業(yè)形成的文件材料 主要包括選聘方案 標書 標底 評標結(jié)果 中標協(xié)議書 有關合同 招標會議記錄等 3 物業(yè)產(chǎn)權人委員會綜合管理形成的文件材料 主要包括物業(yè)產(chǎn)權人委員會制定的各項規(guī)章制度 公約 章程等 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍對物業(yè)產(chǎn)權人進行服務管理形成的文件材料1 每戶物業(yè)產(chǎn)權人或使用人的家庭自然情況 2 物業(yè)產(chǎn)權人入住憑證及商品房銷售合同 房屋 車庫 3 物業(yè)公司與物業(yè)產(chǎn)權人簽訂的供暖合同 公共契約 4 房屋裝修 維修有關材料 5 物業(yè)產(chǎn)權人各種交費 權屬變更材料 6 與物業(yè)產(chǎn)權人有關的其他材料 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種建筑物及公共場地基本建設 維修文件材料1 房屋基本建設文件材料 包括物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種住宅房屋 辦公房屋 商用房屋 以及為其服務的鍋爐房 水泵房 供電房 操作間 設備間等各種房屋的各種竣工圖紙和文字材料 其中文字材料部分主要有 項目批準文件 開工報告與圖紙會審變更 原材料合格證與試驗報告單 地基與隱蔽工程記錄 試件強度試驗報告與定位測量記錄 工程質(zhì)量評定與竣工驗收證明等文字材料 圖紙部分主要有 小區(qū)平面規(guī)劃圖 竣工總平面圖 建筑竣工圖 結(jié)構(gòu)竣工圖 上下水竣工圖 暖氣與煤氣竣工圖 通風與空調(diào)竣工圖 電氣與電梯竣工圖 動力與照明竣工圖 地下管網(wǎng)竣工圖 其他竣工圖 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種建筑物及公共場地基本建設 維修文件材料2 公共場地基本建設文件材料 公共場地是指為全體物業(yè)產(chǎn)權人共有并為其服務的場地 包括休閑廣場 文體娛樂場所 小區(qū)道路 花園草坪 綠化場地 停車場地等 公共場地文件材料主要包括圖紙和文字說明等 3 房屋與公共場地維修文件材料 包括房屋大 中 小修 零修 急修的報告 審批材料 維修計劃 材料計劃 預算決算等材料 維修過程中的記錄材料 包括各類責任人 維修設計方案及圖紙 檢查驗收記錄 問訪記錄等 公共場地維護情況 利用情況的文字材料及圖紙 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍公用設備儀器 維修文件材料1 公用設備儀器文件材料 公用設備儀器是指為物業(yè)管理服務的各種交通設備 電器設備 機械設備 通訊設備 辦公設備 消防設備 保安設備 供暖 供水 供電設備等 公用設備儀器的文件材料主要有 設備的開箱驗收證明書 驗收單 設備儀器安裝說明書 使用說明書 產(chǎn)品合格證書 產(chǎn)品原理圖 系統(tǒng)線路圖 配件 備件圖冊及隨機材料 設備儀器安裝 調(diào)試和驗收形成的安裝任務書 試車記錄 安裝調(diào)試驗收單 安裝基礎竣工圖 安裝驗收移交單等材料 2 設備儀器維修文件材料 設備儀器運轉(zhuǎn)情況記錄 維修計劃 維修記錄 更換易損件圖冊 外購備件明細表 修理完工通知單 質(zhì)量檢查記錄 事故報告單及處理結(jié)果材料 設備儀器改裝 報廢形成的材料 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍財會管理方面形成的文件材料財會管理文件材料是指物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種物業(yè)管理服務費 維修維護基金 利息 其他經(jīng)營收入 劃撥等資金收入情況和使用情況的原始材料 包括各種憑證 賬簿 年度預決算報表 計劃審批 會計檔案移交 保管 銷毀清冊等材料 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍各種實物檔案1 獲得國家 省 市的表獎的各類獎杯 獎狀 獎牌 匾 錦旗 證書等實物 2 反映企業(yè)精神標識 徽章等實物 3 其他具有保存價值和紀念意義的實物 4 各級領導及知名人士的題詞 題字 貴賓簽到簿等 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍音像檔案1 反映本企業(yè)概貌的音像材料 2 反映本企業(yè)歷屆領導班子成員基本情況的音像材料 3 反映本企業(yè)重大活動及主要職能活動的音像材料 4 上級領導視察本企業(yè)及物業(yè)管理活動的音像材料 5 本企業(yè)召開各類重要會議的音像材料 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍音像檔案6 本企業(yè)開展各種社區(qū)文化活動的音像材料 7 本企業(yè)開展各種教育培訓的音像材料 8 有關突發(fā)事件和重大事故的音像材料 9 反映物業(yè)管理園區(qū)景觀的音像材料 10 本企業(yè)形成和獲得各種榮譽的實物音像材料 11 其他具有保存價值的音像材料 五 文件控制程序目的對與公司整合型管理體系有關的文件和資料進行控制 確保各有關場地使用有效版本的文件范圍適用于整合型管理體系有關的文件和資料 包括適當范圍的外來文件的控制職責3 1品質(zhì)與發(fā)展部負責公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件的統(tǒng)一管理 并負責組織作業(yè)文件及整合型管理體系有關的文件的編寫 發(fā)放 更改 控制和管理 3 2各部門負責本部門作業(yè)文件的編制 對本部門管理文件及記錄等進行管理和控制 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 文件控制程序工作程序4 1文件和資料的分類 編號及標識4 1 1文件和資料的分類如下4 1 1 1 管理手冊 和 程序文件 4 1 1 2其他第三層次文件 作業(yè)指導書 管理規(guī)定等 和第四層次文件 記錄表格 4 1 1 3專業(yè)技術性文件和有關資料 包括內(nèi)部和外部文件 4 1 2為文件易于識別 清晰可辨 由品質(zhì)與發(fā)展部制定 體系文件編碼規(guī)定 經(jīng)管理者代表批準后執(zhí)行 4 1 3文件發(fā)放時 除管理手冊在封面受控狀態(tài)一欄中加蓋藍色 受控 或 非受控 印章 其他均在有效文件的封面或首頁右上方加蓋藍色 有效版本 印章 并說明分發(fā)號后進行登記編號和簽收 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 文件控制程序4 2文件的編寫4 2 1 管理手冊 程序文件 由管理者代表組織編寫 4 2 2品質(zhì)與發(fā)展部負責組織相關部門編寫技術文件 包括各類工作標準 服務標準 采購范圍 記錄表格等 4 2 3其它各類文件由各部門自行編制 4 2 4各類文件的格式要按 體系文件編寫規(guī)定 執(zhí)行 4 3文件的審批4 3 1 管理手冊 由管理者代表審核 總經(jīng)理批準 程序文件 由各職能部門負責人審核 管理者代表批準 4 3 2專業(yè)技術性文件由各職能部門負責人審核 管理者代表批準 4 3 3其它文件由各部門負責人審核 總經(jīng)理批準 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 文件控制程序4 4文件的發(fā)放4 4 1受控文件和有效文件的發(fā)放由品質(zhì)與發(fā)展部文件管理員按總經(jīng)理或授權人批準的 有效文件一覽表 范圍發(fā)放 發(fā)放時需要填制 文件和資料發(fā)放回收登記表 4 4 2文件領用人在 文件和資料發(fā)放回收登記表 上簽名領取注有分發(fā)號領用人姓名并加蓋相應的印章的文件 每份文件都有不同的分發(fā)號 便于追溯 4 4 3需使用文件的人員未領到文件時 不得借用別人文件復印 要按4 4 2條辦理領用手續(xù) 公司內(nèi)不得使用未加蓋 受控文件 或 有效文件 印章的復印件 一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 文件管理人員有權收回銷毀 4 4 4當文件使用損壞不能使用時 應到文件管理人員處辦理更換手續(xù) 領用新文件 分發(fā)號沿用原文件分發(fā)號 文件管理人員應將破損文件收回銷毀 4 4 5使用人將文件丟失應按4 4 2條辦理補領手續(xù) 但必須說明丟失原因 必要時做出檢討 需授權人批準后文件管理人員發(fā)放新文件 但此時應給新的分發(fā)號 并注明丟失文件的分發(fā)號作廢 4 4 6提供給認證機構(gòu)的文件 按 受控 文件處理 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 文件控制程序4 5文件管理4 5 1文件經(jīng)擬定審核批準后 交文件管理人員填寫 有效文件一覽表 4 5 2需臨時借閱文件者 需填寫 文件 資料 領用 借閱 復印審批單 存檔文件一律不外借 防止丟失損壞 4 5 3文件管理人員在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前 要全面檢查文件的有效性 發(fā)現(xiàn)問題及時處理 4 5 4對發(fā)放到公司外部的文件 為非受控文件 由品質(zhì)與發(fā)展部進行發(fā)放登記 4 5 5文件的貯存 應提供適宜的環(huán)境和設施 防火 防蟲 防潮措施 以防變質(zhì) 損壞 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 文件控制程序4 6文件的更改4 6 1文件更改時 應由文件更改提出人或部門負責人填寫 文件更改申請單 說明更改原因 對重要的技術參數(shù)更改時應附有充分證據(jù) 4 6 2文件更改應得到再次審核和批準 4 6 3文件更改批準后 由文件管理人員辦理更改標記和生效日期 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別 按 文件和資料發(fā)放回收登記表 發(fā)放修改后的文件 同時收回作廢的舊文件 對重要改動應發(fā) 文件更改通知單 告知文件使用人 對局部小更改允許采用劃改方式 并做相應標記和日期等 4 6 4當合同規(guī)定時 文件和資料的更改應得到業(yè)主 顧客 的認可 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 文件控制程序4 7文件的評審每年第一次由品質(zhì)與發(fā)展部組織 各使用部門參加 對現(xiàn)有體系文件的充分性 適宜性進行評審 必要時應進行更改和更新 4 8文件換版與作廢4 8 1程序文件經(jīng)五次以上 不含五次 修改時應換版 原版次文件作廢換發(fā)新版本4 8 2作廢文件 由文件管理人員按 文件和資料發(fā)放回收登記表 收回并記錄 加蓋作廢章 需銷毀時 應填寫 文件 資料 處理申請單 經(jīng)品質(zhì)與發(fā)展部負責人批準后統(tǒng)一銷毀 4 8 3如需保留作廢的文件時 由品質(zhì)與發(fā)展部負責單獨保管 另行存放 并加蓋 作廢留存 印章 需使用者應填寫 文件 資料 處理申請單 由部門負責人簽字后經(jīng)管理者代表批準后方可借閱 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 文件控制程序4 9外部文件的控制4 9 1直接引用各類外部文件 由文件對口部門負責人批準 使用 發(fā)放 管理辦法可參照4 4和4 5執(zhí)行 4 9 2品質(zhì)與發(fā)展部負責公司全部外部文件目錄的匯編和管理 4 9 3品質(zhì)與發(fā)展部負責組織各部門每年一次檢查所用各類標準等外部文件是否為有效版本 及時更換過期文件 引用文件 記錄控制程序 文件編寫規(guī)定 體系文件編碼規(guī)定 記錄 有效文件一覽表 文件和資料發(fā)放回收登記表 文件更改申請單 文件更改通知單 文件更改一覽表 文件和資料發(fā)放范圍清單 文件 資料 領用 借閱 復印登記表 文件 資料 處理申請表 金鷹國際物業(yè)GEPM 六 記錄控制程序 目的對整合型管理體系要求的記錄進行控制和管理 證明產(chǎn)品 服務 符合規(guī)定要求 并確保體系有效運行 范圍適用于公司所有相關的記錄 報告 信息 以及來自供方的有關記錄的控制與管理 職責 品質(zhì)與發(fā)展部負責對記錄進行控制和管理 并負責公司各種記錄的收集 整理 保管 各部門按規(guī)定使用相應的記錄表格 各部門文員負責收集 整理 保管 傳遞本部門的記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 六 記錄控制程序 工作程序 記錄的標識由品質(zhì)與發(fā)展部統(tǒng)一標識備案 編制 記錄一覽表 標識方法見 整合型管理體系文件編碼規(guī)定 記錄的填寫要求 記錄填寫應及時 準確 連續(xù) 字跡清晰 簽字完整 不得隨意涂改 撕 換 頁 如因某種原因不能填寫的項目 應能說明理由 并將該項目用單斜杠劃去 各相關欄目簽字人 負責人 簽名 日期不允許留空 涉及管理體系的重要記錄應使用鋼筆和簽字筆 如因筆誤或計算錯誤需要修改原內(nèi)容 數(shù)據(jù) 不得使用涂改液等手段覆蓋 應采用單杠劃去原數(shù)據(jù) 在其上方改寫更改后的內(nèi)容 加蓋或簽上更改人的印章 或姓名 及日期 金鷹國際物業(yè)GEPM 六 記錄控制程序 記錄的保存 歸檔及保管 各部門文件必須指定專人進行記錄分類 依日期順序整理好 裝訂成冊 登記 提供合適的存儲條件 存放于干燥 無灰 通風的地方 保證保存期內(nèi)不受損壞或丟失 對超過保存期的記錄交給品質(zhì)與發(fā)展部統(tǒng)一處理 品質(zhì)與發(fā)展部根據(jù)記錄的重要程度 確定保存期 有永久保存價值的記錄應永久保存 有重要保存價值的記錄應保存五年 一般記錄應保存一年 公司員工個人的教育培訓資料保存至該員工離開公司之日起 顧客在合同中對有關記錄保存已作規(guī)定的 應按合同規(guī)定進行保存 各部門要不定期檢查本部門記錄使用情況 品質(zhì)與發(fā)展部每季度檢查一次各部門記錄的適用 管理情況 金鷹國際物業(yè)GEPM 六 記錄控制程序 記錄發(fā)放 借閱 復制 記錄的發(fā)放由品質(zhì)與發(fā)展部按 文件控制程序 中的相關條例執(zhí)行 各部門保管的記錄應按照規(guī)定進行編號 標識 分類存放 便于檢索 因內(nèi)部工作需要借閱或復制記錄 由借閱人填寫審批單 經(jīng)相關部門負責人批準后 方可借閱或復制 當顧客在合同中有查閱記錄要求時 可提供顧客及其代表查閱 借閱前應辦理手續(xù) 并經(jīng)品質(zhì)與發(fā)展部負責人批準后方可借閱 但不得復制 金鷹國際物業(yè)GEPM 六 記錄控制程序 記錄的銷毀處理記錄超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時 由品質(zhì)與發(fā)展部填寫 文件 資料 處理申請單 報管理者代表批準后 在授權人監(jiān)督下由專人予以辦理 各類表格由各使用部門負責人編制審定后經(jīng)管理者代表審批后統(tǒng)一標識 編號 發(fā)放 記錄格式優(yōu)先選用國家標準規(guī)范或行業(yè)主管部門推薦的形式 各相關部門可根據(jù)需要提出記錄格式的更改 換 建議 執(zhí)行 文件控制程序 引用文件 文件控制程序 體系文件編碼規(guī)定 文件編寫規(guī)定 記錄 文件 資料 領用 借閱 復印審批單 文件 資料 處理申請表 文件 資料 領用 借閱 復印登記表 記錄一覽表 金鷹國際物業(yè)GEPM 七 關于文件資料的耐久性的文件1 原件2 復印件3 傳真件4 圓珠筆5 鉛筆6 簽字筆7 復寫紙8 純藍墨水和藍黑墨水及碳素墨水 金鷹國際物業(yè)GEPM 八 歸檔登記的必要性九 文件的傳遞要求十 歸檔率 完整率和準確率十一 文件的收集 整理 編目 統(tǒng)計 提供利用 編纂 保護 修復八個基本工作環(huán)節(jié)十二 組卷的要求和方法1 問題2 時間3 名稱4 組織機構(gòu)5 操作者 金鷹國際物業(yè)GEPM 創(chuàng)優(yōu)資料目錄匯編 大廈版 南京金鷹國際集團物業(yè)管理有限公司二 六年四月三十日 金鷹國際物業(yè)GEPM 目錄一 基礎管理 1二 房屋管理與維修養(yǎng)護 5三 共用設備管理 6 一 綜合要求 6 二 供電系統(tǒng) 6 三 弱電系統(tǒng) 7 四 消防系統(tǒng) 7 五 電梯系統(tǒng) 8 六 給排水系統(tǒng) 9 七 空調(diào)系統(tǒng) 10 八 供暖供氣系統(tǒng) 10四 共用設施管理 11五 保安及車輛管理 11六 環(huán)境衛(wèi)生管理 12七 綠化管理 14八 精神文明建設 14九 管理效益 14 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理1 按規(guī)劃要求建設 房屋及配套設施投入使用1 物業(yè)規(guī)劃設計 審查 批準等資料2 國有土地使用證 土地使用出讓合同3 投資許可證 建設工程規(guī)范許可證 紅線圖 開工許可證 總平面圖4 物業(yè)符合城市規(guī)劃等相關文件 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理2 已辦理接管驗收手續(xù)1 物業(yè)工程驗收資料主要有 土地竣工驗收資料 消防竣工驗收證明 水電竣工驗收書 電梯竣工驗收書 電梯準用證 通信系統(tǒng)竣工驗收證明 燃氣系統(tǒng)竣工驗收證明等 2 物業(yè)各系統(tǒng) 設備完整的驗收資料 圖紙 目錄清單等3 物業(yè)交接資料清單及相關記錄主要有 圖紙移交記錄 開發(fā)建設其他資料 如隱蔽工程記錄 移交記錄 接管驗收記錄 鑰匙移交記錄等 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理3 由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理1 物業(yè)管理公司簡介 組織架構(gòu) 資質(zhì) 營業(yè)執(zhí)照 稅務登記證 企業(yè)法人代碼卡等文件2 物業(yè)公司人員狀況 上崗證書 專業(yè)職稱證書 資產(chǎn)及辦公地點等資料3 物業(yè)公司各項收費等文件資料4 停車場營業(yè)執(zhí)照5 管理處管理用房產(chǎn)權資料4 建設單位在租售大廈前 與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽訂物業(yè)管理合同 雙方責權利明確1 建設單位和物業(yè)公司簽訂的前期物業(yè)委托管理合同 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理5 在房屋銷售合同簽定時 購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽訂前期物業(yè)管理服務協(xié)議 雙方責權利明確1 物業(yè)公司和購房人簽定的物業(yè)管理服務合同6 建立維修基金 其管理 使用 續(xù)籌符合有關規(guī)定1 維修基金管理規(guī)定2 物業(yè)維修基金建立情況說明及相關資料3 維修基金使用情況說明及相關資料4 維修基金續(xù)籌情況說明及相關資料 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理7 房屋使用手冊 裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主與使用人公約等各項公眾制度完善1 房屋使用手冊2 物業(yè)裝修管理規(guī)定3 業(yè)主公約4 各項公眾制度等文件 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理8 業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立 并按章程履行職責1 關于申請成立業(yè)主委員會的報告2 成立業(yè)委員會工作日程安排表3 業(yè)主清冊 業(yè)主大會議事規(guī)則 業(yè)主公約 業(yè)主委員會章程 業(yè)主委員會社團法人登記證4 業(yè)主委員會選舉辦法 章程等業(yè)主委員會按規(guī)定成立的全部相關資料如 業(yè)主委員會選舉產(chǎn)生記錄 業(yè)主委員會成立記錄等5 業(yè)主委員會按章履行職責的相關記錄和文件如 業(yè)主委員會召開的屆 次會議紀要 業(yè)主委員會發(fā)布的公告 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理9 業(yè)主委員會與物業(yè)管理企業(yè)簽訂物業(yè)管理合同 責 權 利關系明確1 業(yè)主委員會與物業(yè)管理企業(yè)簽訂的委托管理合同10 物業(yè)管理企業(yè)制訂爭創(chuàng)規(guī)劃和具體實施方案 并經(jīng)業(yè)主委員會同意1 創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃 計劃 和具體實施方案2 經(jīng)業(yè)委會批準同意創(chuàng)優(yōu)的相關文件 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理11 大廈物業(yè)管理建立健全各項管理制度 各崗位工作標準 并制定具體的落實措施和考核辦法1 物業(yè)管理服務工作程序和質(zhì)量保證制度如 公眾管理制度 詳見住戶手冊 所有內(nèi)部管理標準作業(yè)規(guī)程 管理制度 所有內(nèi)部管理的日常質(zhì)量記錄2 物業(yè)收費管理制度3 財務制度4 崗位考核制度5 物業(yè)管理服務各項的制度 各崗工作標準等文件資料6 提供上述制度 標準的具體落實措施和考核辦法的相關文件 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理12 物業(yè)管理企業(yè)的管理人員和專業(yè)技術人員持證上崗 員工統(tǒng)一著裝 佩戴明顯標志 工作規(guī)范 作風嚴謹1 物業(yè)管理人員能力狀況 基本情況一覽表2 物業(yè)管理人員崗位證書復印件3 物業(yè)管理人員畢業(yè)證及職稱證書復印件4 提供物業(yè)從業(yè)人員著裝及標志符合規(guī)定等圖片資料13 物業(yè)管理企業(yè)大廈管理應用計算機 智能化設備等現(xiàn)代化管理手段科學管理 提高管理效率1 物業(yè)管理公司電腦使用情況綜述2 物業(yè)管理軟件簡介3 計算機及智能化設備臺帳4 電腦 監(jiān)控 報警 對講機等系統(tǒng)設備的培訓 考核使用情況等圖片和記錄資料 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理14 物業(yè)管理企業(yè)在收費 財務管理 會計核算 稅收等方面執(zhí)行有關規(guī)定 至少每半年公開一次物業(yè)管理服務費用收支情況1 物業(yè)管理收費管理制度2 在收費 財務管理 會計核算 稅收等方面能執(zhí)行有關規(guī)定的證明材料3 物業(yè)管理費 水電費 停車場收費標準和收費許可證等文件4 近兩年物業(yè)管理公共服務收支報告 每半年向業(yè)主公開一次收支情況的圖片和資料 15 房屋及其共用設施設備檔案資料齊全 分類成冊 管理完善 查閱方便1 物業(yè)房屋及共用設施 設備完整的檔案資料目錄及對應的檢索工具2 房屋總平面圖 地下管網(wǎng)圖3 房屋數(shù)量 種類 用途統(tǒng)計清冊4 房屋及共用設備近兩年大中修記錄等 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理16 建立住用戶檔案 房屋及其配套設施權屬清冊 查閱方便1 住用戶檔案2 房屋及其配套設施權屬清冊3 對應的檢索工具17 建立24小時值班制度 設立服務電話 接受業(yè)主和使用人對物業(yè)管理服務報修 求助 建議 問詢 質(zhì)疑 投訴等各類信息的收集和反饋 并及時處理 有回訪制度和記錄1 物業(yè)管理服務24小時值班制度2 有專用服務電話號碼并向業(yè)主公示含 報修記錄 電話記錄3 有接受業(yè)主和使用人對物業(yè)報修 求助 建議 問詢 質(zhì)疑 投訴等各類信息的收集和反饋的具體規(guī)定4 提供及時處理上述各類信息的記錄資料5 提供回訪制度和相關記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 一 基礎管理18 定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務工作征求意見單 對合理的建議及時整改 滿意率達95 以上1 提供定期向業(yè)主征求意見的相關規(guī)定2 提供近兩年征求意見單及整改處理記錄提供近兩年業(yè)主滿意率統(tǒng)計分析資料19 建立并落實維修服務承諾制 零修及時率100 返修率不高于1 并有回訪制度1 提供落實維修服務承諾制的相關規(guī)定2 提供零修及時率達到100 的統(tǒng)計分析資料3 提供返修率不高于1 的統(tǒng)計分析資料4 回訪制度和回訪記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 二 房屋管理與維修養(yǎng)護1 大廈 棟號 樓層 房號標志明顯 大堂內(nèi)布置合理并設有引路方向平面圖 駐大廈單位各層標識在大堂內(nèi)顯著位置1 標識管理制度含 所有標識復印件2 現(xiàn)場查驗2 無違反規(guī)劃和亂搭建 無擅自改變房屋用途現(xiàn)象1 現(xiàn)場查驗3 大廈外觀完好 整潔 外墻是建材貼面的 無脫落 是玻璃幕墻的 清潔明亮 無破損 是涂料的 無脫落 無污漬 無紙張亂貼 亂畫和亂懸掛現(xiàn)象1 外墻清潔維護計劃2 外墻清潔維護記錄3 現(xiàn)場查驗 金鷹國際物業(yè)GEPM 二 房屋管理與維修養(yǎng)護4 室外招牌 廣告牌 霓虹燈按規(guī)定設置 保持整潔 統(tǒng)一 美觀 無安全隱患和破損1 室外招牌 廣告牌 霓虹燈管理規(guī)定2 室外招牌 廣告牌 霓虹燈一覽表3 室外招牌 廣告牌 霓虹燈定期檢查 維護記錄5 空調(diào)安裝位置統(tǒng)一 冷卻水集中收集 支架無銹蝕1 現(xiàn)場查驗6 封閉陽臺統(tǒng)一有序 色調(diào)一致 不超出外墻面 除建筑設計有要求外不得安裝外廊及戶外防盜網(wǎng) 晾曬架 遮陽篷等1 現(xiàn)場查驗7 房屋裝飾裝修符合規(guī)定 未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象1 房屋裝飾裝修管理規(guī)定2 房屋裝飾裝修管理記錄3 房屋裝飾裝修管理現(xiàn)場檢查 巡視記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 一 綜合要求1 制定設備系統(tǒng)運行 崗位責任制 定期巡回檢查 維修保養(yǎng) 運行記錄 維修檔案等管理制度 并嚴格執(zhí)行1 提供設備安全運行 員工崗位責任制 定期巡回檢查 維護保養(yǎng) 運行記錄管理 維修檔案等管理制度2 提供嚴格執(zhí)行上述各項制度的相關記錄2 設備及機房環(huán)境整潔 無雜物 灰塵 無鼠 蟲害發(fā)生 機站房環(huán)境符合設備要求1 機站房管理規(guī)定2 消殺管理制度及記錄3 機站房環(huán)境標準及要求4 對機站房巡檢和定期檢查記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 一 綜合要求3 配備所需專業(yè)技術人員 嚴格執(zhí)行操作規(guī)程1 專業(yè)技術人員配備情況一覽表包括 所有人員崗位 職能證書 員工檔案 員工績效考評記錄 員工培訓記錄2 嚴格執(zhí)行操作規(guī)程的記錄和文件設備良好 一年內(nèi)無重大管理責任事故1 設備完好率統(tǒng)計分析資料2 設備正常運行記錄等資料 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 二 供電系統(tǒng)1 保證正常供電 限電 停電有明確的審批權限并按規(guī)定時間通知住用戶1 物業(yè)供電系統(tǒng)簡介2 供電協(xié)議書3 限電 停電管理規(guī)定4 停電 送電審批手續(xù)等資5 停電通知書2 制訂臨時用電管理措施與停電應急處理措施并嚴格執(zhí)行1 物業(yè)臨時用電管理措施2 停電應急處理措施3 相關記錄文件資料3 備用應急發(fā)電機可隨時啟用1 應急發(fā)電系統(tǒng)簡介2 應急發(fā)電管理規(guī)定和啟用程序3 備用發(fā)電機定期試驗 檢查記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 三 弱電系統(tǒng)1 按工作標準規(guī)定時間排除故障 保證各弱電系統(tǒng)正常工作1 物業(yè)弱電系統(tǒng)簡介2 弱電系統(tǒng)管理 使用 維修 保養(yǎng)等制度3 弱電排障及時率統(tǒng)計分析4 弱電系統(tǒng)運行 維修保養(yǎng)記錄2 監(jiān)控系統(tǒng)等智能化設施設備運行正常 有記錄并按規(guī)定期限保存1 監(jiān)控系統(tǒng)等智能化設備運行記錄2 記錄一覽表 含記錄保管期限規(guī)定要求 3 監(jiān)控系統(tǒng)運行記錄資料目錄4 監(jiān)控系統(tǒng)等智能化設備運行資料銷毀規(guī)定和記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 四 消防系統(tǒng)1 消防控制中心24小時值班 消防系統(tǒng)設施設備齊全 完好無損 可隨時啟用1 物業(yè)消防系統(tǒng)介紹消防控制中心24小時值班制度消防系統(tǒng)設備臺帳消防系統(tǒng)設備完好率統(tǒng)計分析資料消防系統(tǒng)設備定期試驗 檢查記錄2 消防管理人員掌握消防設施設備使用方法并能及時處理各種問題1 消防管理人員名冊 能力狀況及資質(zhì)情況2 消防管理人員接受培訓 考核資料3 消防管理人員處理消防管理事務等相關記錄3 組織開展消防法規(guī)及消防知識的宣傳教育 明確各區(qū)域防火責任人1 消防法規(guī)及消防知識宣傳培訓計劃及相關記錄2 消防組織機構(gòu)圖 崗位責任制和區(qū)域防火責任人名單 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 四 消防系統(tǒng)4 訂有突發(fā)火災的應急方案 設立消防疏散示意圖 照明設施 引路標識 緊急疏散通道暢通1 消防突發(fā)火災應急方案及演練記錄2 物業(yè)各區(qū)域疏散示意圖3 應急照明設備臺帳 定期試驗 檢查記錄 完好情況統(tǒng)計4 消防各類引路標識一覽表 現(xiàn)場標識圖片資料 完好情況統(tǒng)計5 緊急疏散通道定期檢查記錄5 無火災安全隱患1 消防安全檢查記錄2 消防管理目標實現(xiàn)情況統(tǒng)計分析 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 五 電梯系統(tǒng)1 電梯準用證 年檢合格證 維修保養(yǎng)合同完備1 電梯系統(tǒng)簡介2 提供電梯準用證 年檢合格證 維修保養(yǎng)合同復印件2 電梯按規(guī)定或約定時間運行 安全設施齊全 通風 照明及附屬設施完好1 電梯運行時間規(guī)定和公示情況2 電梯安全設施一覽表3 電梯安全檢查 完好情況維修保養(yǎng)記錄3 轎廂 井道 機房保持清潔1 轎廂 井道 機房定期保養(yǎng) 清潔管理規(guī)定與相關記錄2 電梯井道清潔狀況圖片資料 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 五 電梯系統(tǒng)4 電梯由專業(yè)隊伍維修保養(yǎng) 保養(yǎng)人員持證上崗1 電梯專業(yè)維修保養(yǎng)公司情況介紹及公司資質(zhì) 能力等資料2 專業(yè)維修保養(yǎng)人員名單 對應上崗證書3 年度維修保養(yǎng)計劃和相關記錄5 運行出現(xiàn)故障后 維修人員應在規(guī)定時間內(nèi)到達現(xiàn)場維修1 電梯維保合同2 電梯應急維修記錄3 電梯應急維修及時率統(tǒng)計6 運行出現(xiàn)險情后 應有排除險情的應急處理措施1 電梯險情處理預案2 電梯險情處理記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 六 給排水系統(tǒng)建立大廈用水 供水管理制度 現(xiàn)況 協(xié)助用戶安排合理用水和節(jié)水計劃1 物業(yè)給排水系統(tǒng)簡介2 物業(yè)用水 供水管理制度3 物業(yè)用水計劃指標和物業(yè)節(jié)水計劃4 物業(yè)每月用水統(tǒng)計及節(jié)水計劃執(zhí)行情況分析2 設備 閥門 管道工作正常 無跑冒滴漏1 現(xiàn)場查驗3 按規(guī)定對二次供水蓄水池設施設備進行清潔 消毒 二次供水衛(wèi)生許可證 水質(zhì)化驗單 操作人員健康合格證齊全 水池 水箱清潔衛(wèi)生 無二次污染1 水箱 水池清洗 消毒規(guī)定和記錄2 二次供水衛(wèi)生許可證 二次供水檢疫證明3 水箱 水池水質(zhì)化驗報告4 清洗水箱 水池操作人健康證復印件 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 六 給排水系統(tǒng)4 高壓水泵 水池 水箱有嚴格的管理措施 水箱 水池周圍無污染隱患1 高壓水泵 水池 水箱管理制度2 水箱 水池周圍環(huán)境定期檢查記錄5 限水 停水按規(guī)定時間通知住用戶1 限水 停水管理規(guī)定2 限水 停水通知書復印件及相關記錄6 排水系統(tǒng)通暢 汛期道路無積水 地下室 車庫 設備房無積水 浸泡發(fā)生1 排水系統(tǒng)定期檢查 維保記錄2 現(xiàn)場查驗 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 六 給排水系統(tǒng)7 遇有事故 維修人員在規(guī)定時間內(nèi)進行搶修 無大面積跑水 淹水 長時間停水現(xiàn)象1 事故維修管理要求和相關記錄2 事故維修及時率統(tǒng)計8 制定事故應急處理方案1 事故應急處理方案和相關記錄2 事故應急處理方案培訓 演練記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 七 空調(diào)系統(tǒng)中央空調(diào)系統(tǒng)運行正常 水塔運行正常且噪音不超標 無嚴重滴漏水現(xiàn)象1 中央空調(diào)系統(tǒng)簡介2 中央空調(diào)正常運行記錄3 水塔噪音檢測報告2 中央空調(diào)系統(tǒng)出現(xiàn)故障后 維修人員在規(guī)定時間內(nèi)到達現(xiàn)場維修1 中央空調(diào)維修管理規(guī)定2 中央空調(diào)故障維修及時率統(tǒng)計3 制訂中央空調(diào)發(fā)生故障應急處理方案1 中央空調(diào)突發(fā)故障應急處理方案及相關記錄2 突發(fā)故障應急處理培訓 演練記錄 金鷹國際物業(yè)GEPM 三 共用設備管理 八 供暖供氣系統(tǒng)1 鍋爐供暖設備 煤氣設備 燃氣設備完好 運行正常1 供暖供氣系統(tǒng)簡介2 鍋爐供暖設備 煤氣設備 燃氣設備完好情況統(tǒng)計表3 鍋爐供暖設備 煤氣設備 燃氣設備正常運行記錄2 管道 閥門無跑冒滴漏現(xiàn)象及事故隱患1 管道 閥門定期檢查記錄2 供暖供氣系統(tǒng)定期檢查 校驗 年檢記錄3 北方地區(qū)供暖室內(nèi)溫度不得低于16 1 略 金鷹國際物業(yè)GEPM 四 共用設施管理1 共用配套設施完好 無隨意改變用途1 共用配套設施清單2 公共配套設施維保計劃和記錄3 共用配套設施完好情況統(tǒng)計2 共用管線統(tǒng)一下地或入公共管理 無架空管線 無礙觀瞻1 現(xiàn)場查驗3 道路 樓道 大堂等公共照明完好1 道路 樓道 大堂等公共照明清單2 道路 樓道 大堂公共照明定期檢查保養(yǎng)記錄3 道路 樓道 大堂公共照明完好率統(tǒng)計4 大廈范圍內(nèi)的道路通暢 路面平坦1 現(xiàn)場查驗 金鷹國際物業(yè)GEPM 五 保安及車輛管理1 大廈基本實行封閉式管理1 保安管理情況簡介2 保安布崗圖3 監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)控器分布圖4 保安值班記錄5 監(jiān)控系統(tǒng)運行記錄2 又專業(yè)保安隊伍 實行24小時值班及巡邏制度 保安人員熟悉小區(qū)環(huán)境 文明值勤 訓練有素 言語規(guī)范 認真負責1 物業(yè)保安隊伍基本情況介紹 包括人員名冊 隊員能力狀況2 保安日值班及巡邏記錄3 保安培訓 訓練考核計劃及相關記錄3 結(jié)合大廈特點 制訂安全防范措施1 物業(yè)安全防范措施及相關制度2 物業(yè)安全突發(fā)事件應急措施及培訓演練記錄 金鷹國際物業(yè)